Проанализируем ситуацию: работнику на Госуслуги пришло уведомление о явке в военный комиссариат для уточнения данных воинского учета. Явка пришлась на рабочий день. Сотрудник сначала работал, затем на пригородном автобусе поехал в военкомат, прибыл туда к 14:00 и получил расписку о прибытии. Вопрос работодателя сводится к трем блокам: как отразить это время в табеле, как оплатить сотруднику неотработанную часть смены, нужно ли компенсировать проезд и можно ли затем предъявить эти суммы к возмещению военкомату.
Короткий вывод такой: оформите отсутствие как исполнение государственных обязанностей, оплатите по среднему заработку только то рабочее время, которое сотрудник не отработал из-за явки в военкомат, включая разумное время дороги. Фактически отработанные часы оплатите как обычную работу. Расходы на проезд возместите при наличии подтверждающих документов. Затем подготовьте пакет документов в военкомат для компенсации расходов работодателя.
Рассмотрим правовую основу. Статья 170 ТК РФ обязывает работодателя освобождать работника от работы с сохранением места работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей, если такие обязанности должны исполняться в рабочее время. Явка в военный комиссариат по вопросам воинского учета относится именно к таким обязанностям.
Дополнительно применяем пункт 1 статьи 6 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ. По этой норме граждане освобождаются от работы на время медицинского освидетельствования, медицинского обследования, лечения для решения вопросов воинского учета, призыва, поступления на военную службу, призыва на военные сборы, а также на время исполнения других обязанностей, связанных с воинским учетом. За ними сохраняется место постоянной работы и выплачивается средний заработок по месту работы.
Уточнение данных воинского учета — это обязанность, связанная с воинским учетом. Поэтому не оформляйте это время как отпуск без сохранения заработной платы, прогул, административный день или личное отсутствие. Правильная квалификация — выполнение государственных обязанностей.
Отдельно разберем уведомление через Госуслуги. Если работник получил именно повестку или электронное уведомление с требованием явиться в военкомат в конкретную дату, время и место, такое основание используем для освобождения от работы. Если же на Госуслуги пришло только информационное уведомление о внесении сведений в реестр воинского учета без требования явиться, само по себе оно не подтверждает обязанность отсутствовать на работе. В рассматриваемой ситуации работник фактически явился, а военкомат выдал расписку о прибытии, поэтому основание для оформления отсутствия есть.
Разберем ключевой момент. Если сотрудник в день явки в военкомат часть смены отработал, не оплачивайте весь день полностью по среднему заработку автоматически. Разделите день на две части:
Фактически отработанное время оплатите по обычным правилам: оклад, тарифная ставка, часовая ставка, сменная оплата, сдельная оплата — в зависимости от системы оплаты труда работника.
Время отсутствия из-за военкомата оплатите по среднему заработку. В это время включите не только нахождение в военкомате, но и необходимое время дороги от места работы или места жительства до военкомата и обратно.
Например, у сотрудника смена с 08:00 до 20:00. Он работал с 08:00 до 12:30, затем поехал на автобусе в военкомат, прибыл к 14:00, находился там до 15:00 и вернулся к месту работы или домой к 16:15. В таком случае рассмотрим оплату так:
с 08:00 до 12:30 — обычная оплата за фактически отработанное время;
с 12:30 до 16:15 — оплата по среднему заработку как время исполнения государственной обязанности, включая дорогу;
с 16:15 до 20:00 — оплачиваем как обычную работу, если сотрудник вернулся и работал, либо оформляем другим основанием, если он не возвращался и это время уже не связано с военкоматом.
Не расширяйте период оплаты по среднему заработку без документов и разумного обоснования. Если военкомат находился рядом, а работник после отметки не вернулся на работу без согласования, оставшееся время смены не становится автоматически временем выполнения государственной обязанности. Но если возвращение было невозможно или нецелесообразно из-за графика транспорта, расстояния, окончания приема в военкомате, режима смены или распоряжения работодателя, зафиксируйте это документально.
В теме проблема именно в этом: работнику выдали расписку, что он прибыл в военкомат в 14:00, но не указали, сколько он там находился. Разберем, как действовать аккуратно.
Идеальный подтверждающий документ — справка военного комиссариата, где указаны дата, время прибытия и время убытия. Если такой справки нет, попросите работника обратиться в военкомат за уточняющей справкой. В заявлении можно попросить указать фактическое время пребывания в военкомате и цель явки: уточнение данных воинского учета.
Если военкомат не выдает справку с временем убытия, используйте совокупность документов. Сформируйте доказательственную базу из нескольких элементов:
копия повестки, электронного уведомления или распечатка сведений из личного кабинета, где указаны дата, время и причина вызова;
расписка или справка военкомата о прибытии работника;
заявление работника с пояснением, когда он покинул рабочее место, каким транспортом добирался, сколько находился в военкомате и когда вернулся;
билеты, чеки, маршрутные квитанции, банковские чеки, подтверждающие оплату проезда;
при необходимости — расписание пригородного автобуса или иной документ, подтверждающий реальное время дороги;
отметки руководителя подразделения о времени ухода работника с рабочего места и, если применимо, о времени возвращения.
Такой комплект не так надежен, как справка военкомата с временем прибытия и убытия, но он позволяет работодателю обоснованно определить период оплачиваемого отсутствия. Для последующего возмещения из военкомата лучше все же запросите у работника более полную справку, потому что военкомат при рассмотрении компенсации может попросить подтвердить именно период отсутствия.
Практический подход: не задерживайте оплату работнику только из-за того, что в расписке нет времени убытия. Оцените документы, возьмите письменное пояснение работника, оформите период отсутствия приказом или распоряжением и оплатите подтвержденное время. Одновременно попросите работника получить уточненную справку для пакета на возмещение.
Разберем по шагам кадровое оформление. Нам нужно подтвердить, что работник отсутствовал не по личной причине, а из-за государственной обязанности.
Получите от работника заявление или служебную записку. В заявлении укажите, что работник просит освободить его от работы на время явки в военкомат для уточнения данных воинского учета. Если явка уже состоялась, пусть работник укажет фактическое время ухода, время прибытия в военкомат, время окончания приема, время дороги и приложит подтверждающие документы.
Приложите подтверждение вызова. Это может быть повестка, электронное уведомление, распечатка из личного кабинета, расписка или справка военкомата.
Оформите распоряжение об освобождении от работы. В распоряжении укажите дату, период отсутствия, основание и порядок оплаты: сохранить средний заработок за время исполнения государственной обязанности.
Отразите день в табеле. За фактически отработанные часы поставьте явку, за время военкомата — код выполнения государственных обязанностей.
Рассчитайте средний заработок. Для сменного графика и почасового учета используйте расчет по часам, если оплачивается только часть смены.
Компенсируйте проезд. Примите авансовый отчет или заявление на возмещение расходов, приложите билеты и чеки.
Подготовьте документы на возмещение. После выплаты работнику направьте в военкомат сведения о фактических расходах и банковские реквизиты организации.
Формулировку приказа можно сделать простой: «Освободить Иванова И.И. от работы 15.05.2026 с 12:30 до 16:15 в связи с явкой в военный комиссариат для уточнения данных воинского учета. За указанное время сохранить средний заработок. Основание: уведомление о явке, расписка военного комиссариата, заявление работника».
Посмотрим на табель. Для выполнения государственных обязанностей обычно используют буквенный код «Г» или цифровой код «23». Если применяете унифицированные формы Т-12 или Т-13, ориентируйтесь на эти обозначения. Если в организации утверждены собственные формы табеля, используйте код, закрепленный в локальном нормативном акте.
При частичной явке в течение смены важно отразить оба вида времени. Например, смена 12 часов, из них 5 часов сотрудник работал, 3 часа 45 минут отсутствовал из-за военкомата, а остальное время снова работал. В таком случае в табеле желательно показать:
часы явки — как обычное рабочее время;
часы исполнения государственных обязанностей — кодом «Г» или «23»;
общую продолжительность по каждому виду времени — в часах.
Если программа или табельная форма не позволяет удобно разделить один день на два кода, настройте отражение через почасовой учет или используйте дополнительную строку табеля. Главное — чтобы расчет зарплаты не оплатил одни и те же часы дважды: и как явку, и как средний заработок.
Разберем расчет. Средний заработок рассчитываем по статье 139 ТК РФ и действующему Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. С 1 сентября 2025 года применяется Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Старое Постановление № 922 уже не используем для текущих расчетов после указанной даты.
Общий расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором за работником сохраняется средний заработок. Учитываем выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, и исключаем периоды и суммы, которые по правилам среднего заработка не включаются в расчет.
Для работника со сменным графиком и суммированным учетом рабочего времени практически важно считать не «день», а часы. Если оплачиваем только часть 12-часовой смены, рассчитайте средний часовой заработок:
Средний часовой заработок = выплаты, учитываемые в расчетном периоде / фактически отработанные часы в расчетном периоде.
Затем определите сумму оплаты за военкомат:
Оплата за время исполнения государственной обязанности = средний часовой заработок × количество рабочих часов отсутствия по графику.
Посмотрим на пример. Допустим, за расчетный период работнику начислено 960 000 руб., фактически отработано 1 920 часов. Средний часовой заработок составит 500 руб. Работник отсутствовал из-за явки в военкомат 3 часа 45 минут, то есть 3,75 часа. Тогда сумма среднего заработка за это время составит 1 875 руб. Одновременно фактически отработанные часы этой смены оплатите по обычным правилам.
Если в организации учет ведется не в часах, а по дням, но работник отсутствовал только часть смены, все равно разберите ситуацию отдельно. При смене 08:00–20:00 оплата целого дня по среднему заработку при фактической работе части смены приведет к завышению выплаты и может осложнить возмещение из военкомата. Поэтому для таких случаев лучше организовать внутрисменный учет отсутствия.
Да, рассмотрим компенсацию проезда отдельно. Пункт 1 статьи 6 Закона № 53-ФЗ предусматривает возмещение расходов, связанных с оплатой проезда от места жительства, работы или учебы и обратно, а также расходов на наем жилья и командировочных расходов, если они возникли в связи с исполнением обязанностей по воинскому учету.
В рассматриваемой ситуации сотрудник ехал на пригородном автобусе. Поэтому возместите стоимость проезда при наличии подтверждающих документов. Подтверждением могут быть:
бумажные билеты на автобус;
электронные билеты или маршрутные квитанции;
кассовые чеки;
банковская выписка или чек оплаты, если из него видно назначение платежа;
заявление работника с описанием маршрута, если билет не содержит всех сведений.
Возмещайте только документально подтвержденные и экономически обоснованные расходы. Если работник поехал от места работы до военкомата и затем вернулся домой, зафиксируйте маршрут в заявлении. Если смена продолжалась и работник должен был вернуться на работу, логично компенсировать дорогу до военкомата и обратно к месту работы. Если возвращение на работу было невозможно или не требовалось по согласованию с работодателем, укажите это в документах.
Если билетов нет, ситуация становится спорной. Можно попросить работника восстановить подтверждение у перевозчика, представить чек банковской оплаты или иные документы. Без подтверждения расходов работодатель рискует не получить возмещение из военкомата. Поэтому для целей последующей компенсации лучше не ограничиваться устным объяснением.
Да, разберем порядок возмещения. Постановление Правительства РФ от 01.12.2004 № 704 устанавливает правила компенсации расходов, понесенных организациями и гражданами в связи с реализацией Закона № 53-ФЗ. По этим правилам компенсации подлежат расходы, связанные с вызовом военным комиссариатом для решения вопросов воинского учета, призыва, обязательной подготовки к военной службе, военных сборов и других связанных мероприятий.
Работодатель вправе обратиться в военкомат за возмещением:
суммы начисленного среднего заработка за время исполнения работником государственной обязанности;
страховых взносов, начисленных на сумму среднего заработка;
подтвержденных расходов на проезд, если работодатель возместил их работнику;
иных расходов, предусмотренных правилами, если они действительно возникли и подтверждены документально.
НДФЛ не заявляйте как отдельный расход работодателя. Работнику начисляется средний заработок, из него удерживается НДФЛ в общем порядке. В заявлении на компенсацию обычно отражают начисленный средний заработок и начисленные страховые взносы. НДФЛ — это удержание из дохода работника, а не самостоятельный расход организации сверх начисленного заработка.
Для получения компенсации подготовьте письмо в военкомат на официальном бланке организации. Укажите сведения о фактических расходах и банковские реквизиты счета для перечисления компенсации. К письму приложите заверенные копии документов.
Практический комплект документов может быть таким:
письмо работодателя о компенсации расходов;
копия повестки, электронного уведомления или иного документа о вызове;
копия справки, расписки или иного подтверждения явки в военкомат;
заявление работника с указанием фактического времени отсутствия и маршрута;
копия приказа или распоряжения об освобождении от работы;
копия табеля учета рабочего времени с кодом «Г» или «23»;
расчет среднего заработка;
документы о начислении и выплате среднего заработка;
расчет страховых взносов на сумму среднего заработка;
копии билетов, чеков и документов о возмещении проезда работнику;
банковские реквизиты организации.
Учитывайте практический нюанс: военкоматы на местах могут просить свой формат заявления или дополнительные документы. Поэтому после подготовки базового пакета уточните в конкретном военкомате, какие формы они принимают. Но не заменяйте внутреннее кадровое оформление только устной договоренностью с военкоматом.
Теперь посмотрим, как оформить это в 1С. В типовой логике 1С:ЗарплатаИУправлениеПерсоналом отсутствие с сохранением среднего заработка обычно отражается документом ОтсутствиеСохранениемОплаты. Для табеля используем вид времени ВыполнениеГосударственныхОбязанностей, который соответствует коду «Г».
Разберем настройку по шагам.
Откройте раздел Настройка и перейдите в Начисления.
Проверьте, есть ли начисление для оплаты времени выполнения государственных обязанностей. Если его нет, создайте новое начисление, например «Оплата времени выполнения государственных обязанностей».
В назначении начисления выберите ОплатаВремениСохраняемогоСреднегоЗаработка.
На вкладке учета времени укажите вид времени ВыполнениеГосударственныхОбязанностей.
Если нужно оплатить не полный день, а несколько часов внутри смены, настройте начисление как часовое неотработанное время, если такая возможность доступна в вашей версии и настройках программы.
Создайте документ ОтсутствиеСохранениемОплаты через раздел кадровых отсутствий или начислений, выберите сотрудника, дату и период отсутствия.
На вкладке оплаты выберите начисление по среднему заработку для государственных обязанностей.
Проверьте расчет среднего заработка и количество оплачиваемых часов.
Сформируйте Табель и убедитесь, что часы работы и часы кода «Г» не задвоились.
Если в документе ОтсутствиеСохранениемОплаты нет флага для внутрисменного отсутствия или поле для часов не отображается, проверьте настройки начисления. Часто поле для неполного дня появляется только после того, как для начисления указан подходящий вариант учета времени, например часовое неотработанное время. Также проверьте функциональные настройки кадрового учета и учета внутрисменных отсутствий.
Не оформляйте весь день документом отсутствия, если сотрудник часть смены работал. Иначе программа может начислить средний заработок за всю смену, а затем дополнительно оплатить фактически отработанные часы. После проведения документа обязательно сформируйте расчетный листок и табель за день явки.
Если в вашей базе невозможно корректно оформить внутрисменное отсутствие типовым документом, используйте один из вариантов:
обновите конфигурацию до актуального релиза, где доступен учет почасовых отсутствий с сохранением среднего заработка;
настройте отдельное начисление по среднему заработку с учетом часов;
отразите рабочие часы и часы государственных обязанностей через табельный учет;
при необходимости оформите ручную корректировку начисления, но обязательно приложите расчет и пояснение к расчетным документам.
Для компенсации проезда в 1С не смешивайте выплату среднего заработка и возмещение расходов. Средний заработок — это начисление работнику. Проезд — это компенсация документально подтвержденных расходов. В зависимости от учетной политики и используемой конфигурации отразите проезд отдельным документом расчетов с сотрудником, авансовым отчетом или прочей выплатой компенсационного характера. Главное — сохраните связь выплаты с подтверждающими документами и будущим требованием к военкомату.
Разберем именно ситуацию из вопроса. Работник начал смену в 08:00, затем уехал в военкомат на пригородном автобусе и прибыл к 14:00. Военкомат подтвердил только время прибытия.
Действуйте так:
Зафиксируйте, до какого времени работник фактически работал. Например, руководитель подразделения подтверждает, что сотрудник работал до 12:40.
Определите разумное время дороги до военкомата. Например, автобус отправился в 13:00, дорога заняла около часа, прибытие подтверждено распиской в 14:00.
Попросите работника указать, когда он закончил действия в военкомате. Если справки нет, возьмите письменное пояснение и предложите получить уточнение в военкомате.
Определите время обратной дороги. Если сотрудник вернулся на работу, зафиксируйте время возвращения. Если не вернулся, выясните причину и оформите ее документально.
Оплатите обычным способом фактически отработанные часы.
Оплатите по среднему заработку период с момента ухода с работы до момента разумного возвращения или до окончания подтвержденного периода исполнения обязанности.
В табеле разделите время на явку и выполнение государственных обязанностей.
Например, если работник работал с 08:00 до 12:40, ехал с 13:00 до 14:00, находился в военкомате с 14:00 до 15:00, возвращался с 15:10 до 16:10 и затем работал до 20:00, то день можно разделить так:
08:00–12:40 — явка, обычная оплата;
12:40–16:10 — выполнение государственных обязанностей, средний заработок;
16:10–20:00 — явка, обычная оплата.
Если после военкомата сотрудник не вернулся на работу, хотя мог вернуться и смена продолжалась, не относите автоматически время до 20:00 к государственным обязанностям. Разберите причину. Если работодатель заранее разрешил не возвращаться, оформите соответствующее решение. Если транспортное сообщение не позволяло вернуться в разумное время, приложите подтверждение расписания. Если уважительной причины нет, оставшееся время нужно квалифицировать отдельно.
Проанализируем типичные ошибки, чтобы не создавать риски при проверке и при обращении за возмещением.
Оформляют отпуск за свой счет. Это неправильно, потому что работник исполняет обязанность, связанную с воинским учетом, а не решает личный вопрос.
Оплачивают весь день по среднему заработку, хотя часть смены отработана. Это может привести к переплате и отказу в возмещении части расходов.
Не включают время дороги. Время, необходимое для проезда к месту исполнения обязанности и обратно, включайте в оплачиваемый период, если оно приходится на рабочее время и подтверждено разумными документами.
Не компенсируют проезд при наличии билетов. Расходы на проезд подлежат возмещению, если они связаны с явкой и подтверждены.
Не требуют подтверждающие документы. Для выплаты работнику достаточно разумного комплекта документов, но для возмещения из военкомата лучше иметь справку о периоде пребывания, табель, расчет среднего заработка и платежные документы.
Смешивают в 1С явку и отсутствие. Проверьте, чтобы одни и те же часы не были оплачены одновременно как работа и как средний заработок.
Заявляют к возмещению НДФЛ отдельной строкой. НДФЛ удерживается из дохода работника. Отдельно заявляйте средний заработок и страховые взносы, а не налог как расход сверх начисления.
Средний заработок за время выполнения государственных обязанностей является доходом работника. Поэтому удержите НДФЛ в общем порядке и начислите страховые взносы. Для работодателя важно, что правила компенсации через военкомат предусматривают возмещение среднего заработка с учетом соответствующих начислений на фонд оплаты труда. Поэтому страховые взносы включите в расчет возмещения.
Компенсацию проезда оформляйте отдельно от среднего заработка. Это не оплата труда, а возмещение расходов, связанных с исполнением обязанности. Для подтверждения используйте билеты, чеки и заявление работника. При подготовке налогового и бухгалтерского учета дополнительно проверьте настройки вашей учетной политики и вид операции в программе, чтобы компенсация проезда не попала в оплату труда ошибочно.
Соберем решение в рабочий алгоритм.
Проверьте основание явки: повестка, электронное уведомление, расписка или справка военкомата.
Возьмите у работника заявление с описанием времени ухода, дороги, нахождения в военкомате и возвращения.
Попросите уточняющую справку из военкомата с временем прибытия и убытия, если первоначальная расписка содержит только время прибытия.
Оформите приказ или распоряжение об освобождении от работы на конкретный период.
Разделите смену на фактически отработанное время и время выполнения государственных обязанностей.
Отразите в табеле рабочие часы как явку, а часы военкомата и дороги — кодом «Г» или «23».
Рассчитайте средний заработок за часы отсутствия. При сменном графике используйте средний часовой заработок, если оплачивается часть смены.
Выплатите средний заработок работнику вместе с ближайшей выплатой зарплаты или в установленный организацией срок для таких начислений.
Компенсируйте проезд при наличии подтверждающих документов.
Подготовьте письмо в военкомат о возмещении расходов и приложите заверенные копии документов.
Главная логика решения: не спорим с самим фактом явки, если военкомат подтвердил прибытие работника. Но оплачиваем не абстрактный «день военкомата», а конкретное рабочее время, которое сотрудник не мог отработать из-за исполнения обязанности по воинскому учету. Для смены 08:00–20:00 это особенно важно, потому что работник мог часть смены отработать до поездки и, возможно, часть смены после возвращения.
Чтобы кадровая служба и бухгалтерия действовали одинаково, закрепите внутри организации простой комплект документов для таких случаев:
заявление работника об освобождении от работы или объяснение после явки;
копия повестки или электронного уведомления;
справка, расписка или иной документ военкомата о явке;
отметка руководителя о времени ухода и возвращения;
приказ об освобождении от работы;
табель с разделением часов;
расчет среднего заработка;
документы по возмещению проезда;
письмо в военкомат на компенсацию расходов.
Такой подход позволит одновременно соблюсти трудовые гарантии работника, корректно начислить зарплату в 1С и подготовить доказательства для возмещения расходов за счет средств федерального бюджета.
Информация носит справочный характер