Проанализируем ситуацию: организация перечислила деньги контрагенту, но банк не завершил платеж и вернул сумму обратно на расчетный счет. Причина возврата связана не с обычной ошибкой в реквизитах, а с тем, что у банка возникли подозрения по требованиям Федерального закона № 115-ФЗ. В банковской выписке появляется поступление денег обратно, и возникает вопрос: каким документом отразить это поступление в 1С, чтобы не исказить взаиморасчеты, доходы, расходы, НДС и аналитику по контрагенту.
Основное решение: если ранее платеж поставщику уже был отражен в 1С как оплата или аванс, то возврат денег отразите документом Поступление на расчетный счет с видом операции Возврат от поставщика. В назначении платежа или комментарии обязательно укажите реальную причину: банк вернул платеж, операция не исполнена из-за претензий к контрагенту по 115-ФЗ.
Рассмотрим подробнее логику учета. Когда организация перечисляет деньги поставщику, в 1С обычно формируется списание с расчетного счета. Если это предоплата, программа отражает аванс поставщику. Например, в бухгалтерском учете появляется проводка по дебету счета 60.02 и кредиту счета 51. То есть программа считает, что у организации возникла дебиторская задолженность поставщика: поставщик должен либо поставить товар, выполнить работу, оказать услугу, либо вернуть деньги.
Если затем деньги возвращаются обратно, нам нужно не признавать новый доход, а закрыть ранее возникший аванс. Поэтому используйте операцию Возврат от поставщика. Она корректно связывает поступление денег с расчетами по поставщику и позволяет получить ожидаемую проводку: дебет 51, кредит 60.02. В результате аванс поставщику обнуляется, а взаиморасчеты становятся понятными.
Важно понимать: формулировка банка о 115-ФЗ объясняет, почему платеж не прошел, но не меняет экономический смысл операции. Деньги вернулись не потому, что организация получила доход, не потому, что банк что-то оплатил организации, а потому, что ранее перечисленная сумма не дошла до поставщика или не была принята к исполнению. Значит, отражайте возврат как возврат ранее перечисленной оплаты.
Посмотрим на стандартный порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8. Названия отдельных полей могут немного отличаться в зависимости от релиза и настроек интерфейса, но общая логика остается одинаковой.
Откройте раздел Банк и касса.
Перейдите в Банковские выписки.
Найдите строку поступления, которая была загружена из клиент-банка как возврат денег.
Если документ уже создан автоматически, откройте его и проверьте вид операции. Если документ еще не создан, нажмите Поступление.
В поле Вид операции выберите Возврат от поставщика.
В поле Плательщик укажите того поставщика, которому изначально перечислялись деньги. Даже если в банковской выписке технически отображается банк как отправитель возврата, для взаиморасчетов в 1С обычно важно закрыть расчеты именно с поставщиком.
Укажите тот же договор, по которому был выполнен первоначальный платеж.
Проверьте сумму поступления. Она должна совпадать с возвращенной суммой по выписке банка.
Проверьте счета расчетов. Как правило, для поставщиков используются 60.01 и 60.02. Если возвращается аванс, ключевым будет счет авансов 60.02.
В поле Погашение задолженности выберите подходящий вариант: Автоматически или По документу.
В назначении платежа или комментарии укажите причину возврата.
Проведите документ и проверьте сформированные проводки.
Разберем этот момент отдельно, потому что именно от него часто зависит, правильно ли закроется аванс.
Если в базе мало документов по этому поставщику и программа без ошибок определяет первоначальную оплату, выберите вариант Автоматически. В этом случае 1С сама подберет задолженность или аванс по указанному контрагенту и договору.
Если по поставщику много оплат, несколько договоров, несколько счетов или есть частичные возвраты, лучше используйте вариант По документу. Тогда вручную укажите документ, которым была отражена первоначальная оплата поставщику. Это может быть документ Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику. Такой вариант надежнее, потому что программа закроет именно нужный платеж.
Вариант Не погашать в рассматриваемой ситуации обычно не подходит. Если выбрать его без необходимости, сумма может зависнуть в расчетах, и аванс поставщику не закроется. Используйте этот вариант только тогда, когда вы осознанно хотите оставить задолженность открытой и потом закрыть ее другим документом или ручной корректировкой.
Рассмотрим практическую часть. В сообщении с форума предложено сделать возврат от поставщика и в примечании написать причину, чтобы потом было понятно, почему так получилось. Это правильный подход: через несколько месяцев бухгалтер, руководитель или аудитор должны увидеть не просто поступление денег, а понятную историю операции.
В назначении платежа или комментарии можно указать, например:
«Возврат ранее перечисленных денежных средств по платежному поручению № ___ от __.__.____. Платеж не исполнен банком в связи с ограничениями/проверкой операции по 115-ФЗ в отношении контрагента. Доходом организации не является».
Можно использовать и более короткую формулировку:
«Возврат оплаты поставщику по платежному поручению № ___ от __.__.____. Операция возвращена банком, причина — проверка контрагента по 115-ФЗ».
Если банк в выписке указал собственную формулировку, сохраните ее смысл, но дополните учетным пояснением. Например:
«Возврат денежных средств по неисполненному платежу поставщику. Основание: отказ/возврат банком операции по причинам, связанным с 115-ФЗ. Отражено как возврат аванса поставщиком».
Такая запись помогает избежать ошибки, когда поступление ошибочно принимают за прочий доход. Также она полезна для внутреннего контроля: по комментарию будет понятно, почему деньги сначала ушли, а затем вернулись.
Посмотрим на типовой пример. Организация перечислила поставщику 120 000 рублей в качестве предоплаты. В 1С был проведен документ Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику. Если это аванс, программа сформировала проводку:
Дт 60.02 Кт 51 — перечислена предоплата поставщику.
Затем банк вернул деньги. Мы создаем документ Поступление на расчетный счет с видом операции Возврат от поставщика. Ожидаемая проводка:
Дт 51 Кт 60.02 — возвращена ранее перечисленная предоплата поставщику.
В результате счет 60.02 по этому поставщику и договору должен закрыться. В оборотно-сальдовой ведомости по счету 60 не должно остаться необоснованного аванса, если вся сумма вернулась полностью.
Если возвращается не аванс, а оплата по уже отраженной кредиторской задолженности, программа может использовать счет 60.01. Поэтому всегда проверяйте не только вид операции, но и аналитику: контрагент, договор, документ расчетов, счет расчетов и счет авансов.
Разберем важный нюанс. В выписке отправителем возврата может быть не поставщик, а банк. Например, банк отправителя или банк получателя возвращает платеж как неисполненный. Формально поставщик мог вообще не получить деньги. Но в 1С у нас уже мог появиться аванс поставщику, потому что исходящее списание было отражено как оплата поставщику.
В такой ситуации ориентируйтесь на то, что нужно закрыть в учете. Если первоначальное списание сформировало задолженность по поставщику, то возврат лучше привязать к тому же поставщику через Возврат от поставщика. Это позволит закрыть аванс и не оставлять искусственную дебиторскую задолженность.
При этом в комментарии обязательно поясните, что фактический возврат выполнен банком по неисполненному платежу. То есть в аналитике расчетов укажите поставщика, а в текстовом основании сохраните банковскую причину возврата. Такой способ удобен для бухгалтерского учета и последующей сверки.
Если же первоначальный платеж еще не был отражен в 1С, а в выписке банка нет фактического списания, то создавать возврат не нужно. Нет списания — нет аванса, который нужно закрывать. В этом случае достаточно хранить банковское уведомление или отказ банка в документах по контрагенту.
Рассмотрим альтернативный вариант. Иногда бухгалтеры загружают возврат из банка, и 1С автоматически ставит вид операции Прочее поступление. В большинстве случаев для возврата оплаты поставщику это не лучший вариант, потому что такое поступление может попасть на счета прочих расчетов или даже доходов, если его неправильно настроить.
Используйте Прочее поступление только тогда, когда возврат действительно не относится к расчетам с поставщиком. Например, если банк вернул комиссию, ошибочно списанную сумму, техническое зачисление или операцию, которую вы изначально отражали не через счет 60, а через другой счет расчетов.
Если же деньги сначала были отражены как оплата поставщику, а затем вернулись, выбирайте Возврат от поставщика. Это основное и наиболее понятное решение.
Проанализируем еще одну частую ситуацию. Первоначальный платеж поставщику могли отразить не как Оплата поставщику, а как Прочее списание. Тогда возврат через Возврат от поставщика может не закрыть нужную аналитику, потому что аванс на счете 60.02 не был создан.
Разберем по шагам, что сделать:
Откройте исходный документ списания денег.
Проверьте поле Вид операции.
Если платеж был поставщику, установите Оплата поставщику.
Укажите правильного контрагента, договор, счет расчетов и счет авансов.
Перепроведите исходный документ.
После этого откройте документ поступления денег обратно.
Установите Возврат от поставщика.
Укажите тот же договор и при необходимости тот же документ расчетов.
Перепроведите возврат.
После исправления сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60 с детализацией по контрагенту и договору. Если платеж вернулся полностью, сальдо по этой операции должно закрыться.
Выясним причину возможной ошибки. Когда деньги поступают на расчетный счет, программа или пользователь иногда воспринимает это как доход. Но в нашей ситуации деньги возвращаются организации обратно. Это не продажа, не оказание услуг, не получение штрафа, не безвозмездное поступление и не прочий доход.
Возврат ранее перечисленных собственных денег не является доходом сам по себе. Он восстанавливает остаток денежных средств на расчетном счете и закрывает ранее отраженный аванс или расчет с поставщиком.
Поэтому не отражайте такую операцию как Прочие доходы на счете 91.01, если нет отдельного основания для признания дохода. Если ошибочно поставить счет доходов, бухгалтерская отчетность будет искажена: доходы увеличатся, а расчеты с поставщиком останутся незакрытыми.
Рассмотрим подробнее НДС. Здесь нужно разделить две ситуации.
Ситуация 1. НДС с аванса поставщику к вычету не принимали. Например, поставщик не выставлял авансовый счет-фактуру, или организация не заявляла вычет. В этом случае возврат денег обычно не требует восстановления НДС, потому что восстанавливать нечего. Отразите только возврат денег и закрытие аванса.
Ситуация 2. НДС с перечисленного аванса был принят к вычету. Если организация получила от поставщика авансовый счет-фактуру и приняла НДС к вычету, то при расторжении или изменении условий договора и возврате аванса НДС нужно восстановить. То есть возврат денег влияет не только на банковскую выписку, но и на книгу продаж.
В 1С проверьте, был ли зарегистрирован документ Счет-фактура полученный на аванс. Если вычет по авансу отражался, выполните операции по восстановлению НДС в том налоговом периоде, в котором произошел возврат аванса. Обычно для этого используют помощник по учету НДС и регламентные документы, связанные с формированием записей книги продаж.
Практически действуйте так:
Проверьте исходный аванс поставщику.
Проверьте, был ли зарегистрирован авансовый счет-фактура от поставщика.
Проверьте, был ли НДС с аванса принят к вычету.
Если вычет был, восстановите НДС при возврате аванса.
Сформируйте книгу продаж и проверьте, что восстановление НДС отражено корректно.
Если организация применяет УСН и не является плательщиком НДС в общем порядке, порядок будет другим: чаще всего вопрос восстановления НДС с аванса не возникает. Но все равно проверьте настройки налогового учета и применяемый режим налогообложения.
Теперь посмотрим на ситуацию не только как на проводку, но и как на документальное подтверждение. 115-ФЗ связан с противодействием легализации доходов и финансированию терроризма. Банки по внутреннему контролю могут приостанавливать операции, запрашивать документы, отказывать в выполнении распоряжения клиента или возвращать платеж, если операция выглядит подозрительной.
Для бухгалтерии важно сохранить не только банковскую выписку, но и документы, объясняющие экономический смысл платежа. Сформируйте комплект подтверждений:
Договор с поставщиком.
Счет на оплату или спецификацию.
Платежное поручение, по которому деньги перечислялись поставщику.
Банковскую выписку со списанием денег.
Банковскую выписку с возвратом денег.
Уведомление банка, сообщение клиент-банка или иной документ, где указана причина возврата.
Переписку с поставщиком, если она есть.
Претензию к поставщику или внутреннюю служебную записку, если организация решила отказаться от дальнейшей работы с этим контрагентом.
Акт сверки с поставщиком после возврата денег.
Такой комплект поможет объяснить, почему платеж был возвращен, почему поступление не признано доходом и почему расчеты с поставщиком закрыты.
Разберем вопрос претензии. Если банк вернул деньги только из-за собственных процедур контроля, а поставщик не нарушал договор и вы планируете оплатить ему повторно после уточнения ситуации, отдельная претензия может не потребоваться. Достаточно сохранить уведомление банка и переписку с поставщиком.
Если же у организации действительно возникли претензии к контрагенту: поставщик не предоставляет документы, не выходит на связь, не подтверждает реальность операции, отказывается заменить реквизиты или есть риск недобросовестности, оформите претензионные документы. Это может быть письмо поставщику, требование предоставить документы, уведомление о приостановке оплаты или решение о расторжении договора.
В 1С сама банковская операция все равно отражается как возврат денег. Претензия нужна не для проводки по банку, а для подтверждения управленческого и юридического основания: почему организация больше не перечисляет деньги этому поставщику или почему договор расторгается.
После проведения документа не ограничивайтесь тем, что сумма появилась в банковской выписке. Разберем контрольные действия.
Откройте документ Поступление на расчетный счет и нажмите просмотр движений.
Убедитесь, что проводка сформирована по счету 51 и счету расчетов с поставщиком, обычно 60.02.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60.
Включите детализацию по контрагентам и договорам.
Найдите поставщика, по которому был возврат.
Проверьте, что аванс закрылся полностью или на сумму фактического возврата.
Сформируйте карточку счета 60.02 по этому контрагенту и убедитесь, что исходная оплата и возврат связаны логически.
Проверьте банковскую выписку за дату списания и дату возврата.
Если применяете НДС и был вычет с аванса, проверьте восстановление НДС.
Если после проведения возврата на счете 60.02 остался аванс, значит, документ возврата не закрыл исходный платеж. Чаще всего причина в разных договорах, разных документах расчетов, неправильном виде операции или неверном счете расчетов.
Посмотрим на пример с частичным возвратом. Организация перечислила поставщику 300 000 рублей, а банк вернул только 200 000 рублей. В этом случае в 1С создайте поступление на фактически возвращенную сумму. Не меняйте исходный платеж на 200 000 рублей, если по выписке было списано 300 000 рублей. Учет должен соответствовать банковским движениям.
После проведения возврата на счете 60.02 останется аванс 100 000 рублей. Далее разберитесь, что произошло с остатком: он дошел до поставщика, завис в банке, был удержан как комиссия, возвращен другой датой или требует отдельного разбирательства. По оставшейся сумме не делайте искусственное закрытие без документов.
Иногда при возврате платежа банк может удержать комиссию. Тогда в выписке может быть несколько операций: возврат основной суммы и списание комиссии. Разберем их отдельно.
Возврат основной суммы отражайте как Возврат от поставщика, чтобы закрыть аванс. Комиссию банка отражайте отдельным документом списания с расчетного счета с видом операции, предназначенным для банковских услуг или прочего списания, в зависимости от настроек базы. Обычно банковская комиссия относится на расходы организации, например через счет 91.02 или другой счет, предусмотренный учетной политикой.
Не уменьшайте сумму возврата от поставщика на комиссию, если по банковской выписке это отдельные операции. В 1С лучше сохранить структуру выписки: сколько вернулось, сколько списал банк, какая сумма фактически осталась на расчетном счете.
Рассмотрим ситуацию, когда банк вернул платеж, но после проверки документов организация продолжает работать с поставщиком. Тогда сначала отразите возврат денег, чтобы закрыть неисполненный платеж. После этого создайте новый документ Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику на повторную оплату.
Не пытайтесь просто изменить старый платеж, если он уже есть в банковской выписке и по нему было фактическое движение денег. В учете должны быть видны обе операции: первое списание, возврат и новое списание. Это соответствует банковской выписке и делает историю прозрачной.
В назначении нового платежа желательно указать корректные реквизиты и основание оплаты. Если банк ранее запрашивал документы, подготовьте договор, счет, акт сверки, пояснение экономического смысла операции и документы, подтверждающие реальность сделки.
Если после возврата денег организация решила не работать с поставщиком, также отразите возврат через Возврат от поставщика. Затем оформите управленческие и юридические документы: письмо о расторжении договора, претензию, внутреннее решение о замене поставщика или служебную записку.
В 1С дополнительно проверьте, не остались ли незакрытые заказы, счета, поступления или договорные обязательства. Если в базе используется подсистема заказов поставщикам, проверьте документы Заказ поставщику и их статусы. Если поставка отменяется, отразите это в учетной логике, принятой в вашей конфигурации.
Проанализируем типовые ошибки, чтобы сразу их избежать.
Ошибка 1: отражают возврат как прочий доход. Это искажает финансовый результат. Деньги вернулись организации обратно, поэтому дохода нет, если нет отдельного основания.
Ошибка 2: указывают банк как контрагента расчетов вместо поставщика. В результате аванс поставщику не закрывается. В выписке банк может быть техническим отправителем, но в расчетах нужно закрыть того контрагента, которому была перечислена оплата.
Ошибка 3: не заполняют договор. Если договор не указан или указан другой договор, возврат может не закрыть исходный платеж.
Ошибка 4: выбирают «Не погашать» без причины. После этого задолженность остается открытой, и в отчетах появляется лишнее сальдо.
Ошибка 5: не пишут комментарий. Через некоторое время невозможно понять, почему деньги вернулись и почему операция связана с 115-ФЗ.
Ошибка 6: забывают про НДС с аванса. Если НДС с перечисленного аванса был принят к вычету, при возврате аванса нужно проверить восстановление НДС.
Ошибка 7: исправляют банковскую выписку вручную так, что она перестает соответствовать банку. Не удаляйте реальные движения денег. Отражайте списание и возврат так, как они прошли по расчетному счету.
Посмотрим на пример. Организация перечислила ООО «Поставщик» 150 000 рублей по договору поставки. Банк вернул платеж из-за подозрений по 115-ФЗ в отношении получателя. В 1С уже есть документ списания с расчетного счета.
Заполните документ поступления так:
Вид операции — Возврат от поставщика.
Плательщик — ООО «Поставщик».
Договор — тот же договор поставки, по которому перечислялась оплата.
Сумма — 150 000 рублей.
Счет расчетов — 60.01, если программа требует заполнения счета расчетов.
Счет авансов — 60.02, если возвращается предоплата.
Погашение задолженности — По документу, если нужно выбрать конкретное исходное списание, или Автоматически, если программа корректно закрывает аванс сама.
Назначение платежа — «Возврат оплаты по платежному поручению № ___ от __.__.____. Платеж не исполнен банком по причине проверки/ограничений по 115-ФЗ в отношении контрагента».
После проведения проверьте, что сформирована проводка Дт 51 Кт 60.02. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60.02 и убедитесь, что аванс закрылся.
В конфигурациях 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация логика похожая, но документы и аналитика могут быть подробнее. Обычно используйте банковский документ поступления безналичных денежных средств с операцией возврата от поставщика или возврата оплаты. Важно заполнить партнера, контрагента, договор, заказ или документ расчетов, если расчеты ведутся по заказам.
Если расчеты ведутся по заказам поставщикам, обязательно привяжите возврат к тому заказу, по которому была предоплата. Иначе заказ может остаться оплаченным, хотя деньги фактически вернулись. После проведения проверьте отчет по расчетам с поставщиками, состояние заказа и взаиморасчеты по партнеру.
Если используется казначейство и заявки на расходование денежных средств, дополнительно проверьте статус исходной заявки. Если платеж был возвращен и повторная оплата не планируется, заявку можно закрыть или отменить по правилам, установленным в организации. Если оплата будет повторяться, создайте новую платежную операцию или повторно проведите процесс оплаты в соответствии с настройками казначейства.
Часто операция попадает в 1С через загрузку банковской выписки. Программа может определить вид операции неправильно, особенно если в назначении платежа указано «возврат», «отказ банка», «115-ФЗ», «операция не исполнена» или отправителем указан банк.
В этом случае не создавайте второй документ вручную, если один уже загружен. Откройте загруженный документ поступления и исправьте его реквизиты:
Поменяйте вид операции на Возврат от поставщика.
Укажите поставщика как контрагента расчетов.
Укажите договор.
Выберите исходный документ оплаты, если требуется.
Заполните комментарий.
Проведите документ.
Так вы сохраните связь с банковской выпиской и одновременно исправите учетную аналитику.
Рассмотрим полезную практику. Если сумма существенная или операция может вызвать вопросы у руководства, аудитора, налогового консультанта или банка, подготовьте короткое внутреннее пояснение. Его можно хранить в папке документов по контрагенту или прикрепить к документу в 1С, если в базе используется возможность присоединенных файлов.
В пояснении укажите:
дату первоначального платежа;
номер платежного поручения;
контрагента;
договор или счет;
сумму;
дату возврата;
причину возврата по данным банка;
решение организации: повторить оплату, запросить документы, расторгнуть договор или заменить поставщика;
порядок отражения в 1С.
Такое пояснение особенно полезно, если в выписке отправителем возврата указан банк, а в 1С операция закрыта через поставщика. В пояснении можно прямо указать, что поставщик выбран для корректного закрытия расчетов по первоначальному платежу.
После возврата денег запросите или сформируйте акт сверки с поставщиком. Если поставщик фактически не получил деньги, в акте сверки не должно быть задолженности поставщика перед вашей организацией по этому платежу. Если в вашей базе был отражен аванс и затем возврат, акт сверки после проведения обеих операций также должен показывать нулевой результат по этой оплате.
Если поставщик не признает возврат или считает, что деньги поступили ему, нужно дополнительно разбираться с банком и платежными документами. В этом случае не закрывайте расчеты искусственно без подтверждений. Проверьте банковскую выписку, статус платежного поручения, уведомление банка и документы от поставщика.
Если возврат денег связан не только с банковской проверкой, но и с реальными претензиями к поставщику, рассмотрим варианты учета. Сама претензия не всегда формирует бухгалтерскую проводку. Проводка возникает, когда появляется признанная задолженность, штраф, неустойка, возврат товара, расторжение договора или другой хозяйственный факт.
Если поставщик просто не получил оплату, а деньги вернулись, достаточно закрыть аванс. Если же поставщик нарушил договор и организация начисляет штрафные санкции, это уже отдельная операция. Ее не нужно смешивать с возвратом платежа по банку. Отразите возврат денег отдельно, а претензию, штраф или неустойку — отдельным документом после появления основания для признания дохода или требования.
Например, если поставщик признал неустойку, можно отражать расчеты по претензиям через счет 76.02 или другой счет, предусмотренный учетной политикой. Но это уже не банковский возврат по 115-ФЗ, а самостоятельный участок учета претензий.
Соберем итоговый порядок в один алгоритм:
Проверьте, был ли в 1С отражен первоначальный платеж поставщику.
Если платеж отражен как оплата или аванс поставщику, возврат денег оформите через Поступление на расчетный счет.
Вид операции выберите Возврат от поставщика.
Контрагентом укажите поставщика, по которому нужно закрыть расчеты.
Укажите тот же договор и при необходимости исходный документ расчетов.
В комментарии напишите, что платеж возвращен банком из-за проверки или ограничений по 115-ФЗ.
Проверьте проводку Дт 51 Кт 60.02 или другую проводку по соответствующему счету расчетов.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60 и убедитесь, что аванс закрылся.
Если НДС с аванса принимался к вычету, проверьте восстановление НДС.
Сохраните банковское уведомление и документы, подтверждающие причину возврата.
В рассматриваемой ситуации действуйте так: отразите поступление денег в банковской выписке как Возврат от поставщика, а не как прочий доход. В документе укажите поставщика, договор и исходный платеж, чтобы закрыть аванс или задолженность. В комментарии подробно зафиксируйте причину: банк вернул платеж, потому что операция не была исполнена из-за претензий или проверки по 115-ФЗ в отношении контрагента.
После проведения документа обязательно проверьте взаиморасчеты по счетам 60.01 и 60.02, а также НДС, если ранее был принят вычет с перечисленного аванса. Основная цель — не просто загрузить банковскую выписку, а добиться правильной картины учета: деньги вернулись на расчетный счет, аванс поставщику закрыт, доход не завышен, причина операции понятна по документам.
Информация носит справочный характер