Рассмотрим ситуацию: строительная организация ведет работы по разным тендерам, хочет учитывать затраты отдельно по каждому проекту и настраивает учетную политику в 1С. Возникает практический вопрос: какой счет выбрать для учета затрат — 20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы». На первый взгляд кажется, что нужно выбрать один счет. Но для строительной организации правильнее разложить затраты по экономическому смыслу: прямые затраты собираем на счете 20, производственные косвенные расходы — на счете 25, административные и управленческие расходы — на счете 26.
Разберем по шагам. Если учет ведется по тендерам, объектам или проектам, то основной счет для затрат, которые можно прямо отнести к конкретному строительному объекту, — это счет 20. Именно на нем удобно собирать себестоимость работ по каждому объекту строительства, договору, тендеру, этапу или проекту. Счет 26 не предназначен для детализации прямой себестоимости конкретного объекта. Он нужен для управленческих расходов организации в целом.
В учетной политике строительной организации для учета прямых затрат по тендерам и проектам выбирайте счет 20 «Основное производство». На этот счет относите затраты, которые можно прямо связать с конкретным объектом строительства или конкретным договором: строительные материалы, зарплату рабочих, страховые взносы по рабочим, услуги субподрядчиков, аренду техники под конкретный объект, доставку материалов на конкретный объект, работы сторонних организаций по конкретному тендеру.
Счет 26 выбирайте не вместо счета 20, а для административных и управленческих расходов. На счет 26 относите расходы, которые относятся ко всей организации в целом: зарплата директора, бухгалтера, юриста, офис-менеджера, аренда офиса, связь, интернет, канцтовары, бухгалтерские программы, консультационные услуги, банковское обслуживание, общеадминистративные расходы.
Счет 25 используйте для общепроизводственных расходов. Это производственные расходы, которые связаны со строительной деятельностью, но не относятся напрямую к одному объекту. Например, зарплата прораба, который ведет несколько объектов, содержание общего склада строительных материалов, расходы на производственный транспорт, который обслуживает разные объекты, расходы на общую строительную технику, если она работает по нескольким тендерам.
Проанализируем ситуацию подробнее. В строительной организации есть минимум три уровня затрат:
Прямые производственные затраты — относятся к конкретному объекту, тендеру, договору, этапу работ. Их собираем на счете 20.
Общепроизводственные затраты — относятся к производству в целом или к нескольким объектам сразу. Их собираем на счете 25, а затем распределяем на счет 20.
Общехозяйственные затраты — относятся к управлению всей организацией. Их собираем на счете 26 и списываем по правилам учетной политики.
Поэтому вопрос «20 или 26?» лучше переформулировать так: какие расходы являются прямыми по объекту, какие являются производственными косвенными, а какие являются управленческими. После этого счет выбирается не произвольно, а по назначению расхода.
Если организация выполняет строительные работы по тендерам, то учет по проектам лучше строить через счет 20. Именно он показывает себестоимость выполняемых работ. Если все затраты относить на 26, себестоимость конкретного объекта будет искажена: материалы, рабочие, субподрядчики и техника потеряют связь с конкретным тендером. В результате будет сложно понять, какой проект прибыльный, какой убыточный, где перерасход материалов, а где завышена стоимость субподрядчиков.
Рассмотрим подробнее счет 20. В строительстве это основной счет для накопления затрат по объектам работ. На нем собираем все расходы, которые можно прямо отнести к конкретному объекту, заказу или тендеру.
На счет 20 относите:
Строительные материалы, которые списаны на конкретный объект: бетон, арматура, кирпич, кабель, трубы, сухие смеси, крепеж, отделочные материалы, расходные материалы.
Зарплату рабочих, занятых на конкретном объекте: монтажники, отделочники, электрики, сварщики, бетонщики, разнорабочие, бригады по конкретному объекту.
Страховые взносы с зарплаты рабочих, если зарплата этих работников относится к конкретному строительному объекту.
Услуги субподрядчиков, если они выполняют работы по конкретному тендеру или объекту.
Аренду спецтехники, если техника использовалась на конкретном объекте: кран, экскаватор, автовышка, погрузчик, бетономешалка, компрессор.
Транспортные расходы, если можно определить, что доставка материалов относится к конкретному объекту.
Проектные, сметные, геодезические, лабораторные и экспертные работы, если они связаны с конкретным строительным объектом.
Расходы на временные сооружения и подготовку площадки, если они относятся к конкретному объекту.
Командировочные расходы производственного персонала, если командировка связана с конкретным объектом или тендером.
Прочие прямые расходы, которые можно документально связать с конкретным проектом.
Посмотрим на пример. Организация выиграла тендер на ремонт здания школы. Для этого объекта купили плитку, клей, кабель и светильники, наняли электромонтажную бригаду и арендовали подъемник на три дня. Все эти расходы можно прямо связать с объектом «Ремонт школы». Значит, их нужно учитывать на счете 20 с аналитикой по этому объекту.
В 1С для таких расходов используйте документы Поступление (акты, накладные, УПД), Требование-накладная, Расход материалов, Списание материалов, Отражение зарплаты в бухучете, Оказание производственных услуг, Реализация (акты, накладные, УПД). В строках затрат указывайте счет 20.01, статью затрат, подразделение и аналитику по объекту или номенклатурной группе.
Теперь разберем счет 25. Это счет для общепроизводственных расходов. Такие расходы связаны со строительной деятельностью, но не всегда могут быть напрямую отнесены к одному объекту. Их нужно сначала накопить, а затем распределить между объектами по выбранной базе.
На счет 25 относите:
Зарплату прораба, если он ведет несколько объектов одновременно и невозможно корректно отнести его зарплату сразу на один объект.
Страховые взносы с зарплаты производственного управленческого персонала: прорабов, мастеров, начальников участков, инженеров производственного отдела.
Содержание общего склада строительных материалов, если склад обслуживает несколько объектов.
Расходы на производственный транспорт, если один автомобиль развозит материалы на разные объекты.
Зарплату водителя, если водитель обслуживает несколько строительных объектов.
Аренду и обслуживание производственной техники, если техника используется на нескольких объектах и нет точной привязки по каждому объекту.
Расходы на охрану производственной базы, если база используется для нескольких объектов.
Амортизацию производственного оборудования, если оборудование используется в строительной деятельности по разным объектам.
Общие расходы производственного участка, которые нужно распределять между объектами строительства.
Рассмотрим пример. У организации есть один прораб, который одновременно контролирует три тендера: ремонт офиса, монтаж инженерных сетей и отделку помещения. Его зарплату нельзя без расчета полностью отнести на один объект. Поэтому такую зарплату можно учитывать на счете 25, а в конце месяца распределять между объектами по выбранной базе: например, пропорционально прямым затратам, зарплате рабочих, выручке или сметной стоимости работ.
Счет 25 в конце месяца обычно закрывается на счет 20. В 1С это делает регламентная операция Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 в обработке Закрытие месяца. После закрытия месяца общепроизводственные расходы распределяются на объекты, работы или номенклатурные группы, если правильно настроена учетная политика и заполнена аналитика.
Теперь посмотрим на счет 26. Это счет для общехозяйственных расходов. Он не предназначен для учета себестоимости конкретного тендера напрямую. Счет 26 показывает расходы на управление организацией в целом.
На счет 26 относите:
Зарплату директора, заместителя директора, главного бухгалтера, бухгалтера, кадровика, юриста, офисного администратора.
Страховые взносы с зарплаты административного персонала.
Аренду офиса, коммунальные услуги по офису, уборку офиса, охрану офиса.
Связь, интернет, почтовые расходы, если они относятся к управлению организацией в целом.
Канцтовары, офисную бумагу, хозяйственные товары для офиса.
Бухгалтерское, юридическое, кадровое и консультационное обслуживание.
Расходы на программное обеспечение: 1С, электронная отчетность, справочно-правовые системы, сервисы ЭДО, облачные сервисы для офиса.
Банковское обслуживание, если оно относится к деятельности организации в целом.
Общие управленческие расходы, которые нельзя связать с конкретным объектом строительства.
Посмотрим на пример. Бухгалтер ведет учет всей организации: начисляет зарплату, сдает отчетность, обрабатывает документы по всем объектам. Его зарплата не является прямой себестоимостью конкретного тендера. Поэтому ее относим на счет 26. То же самое касается аренды офиса, где сидит администрация.
В учетной политике нужно определить, как будут закрываться общехозяйственные расходы. В типовой 1С счет 26 может закрываться на управленческие расходы, например на счет 90.08, либо распределяться на счет 20 в зависимости от настроек, метода учета и принятой учетной политики. Для строительной организации чаще логично разделять управленческие расходы и производственную себестоимость, чтобы видеть отдельно себестоимость объектов и отдельно расходы на управление бизнесом.
Разберем практический ответ для настройки 1С. Если программа спрашивает, какой счет использовать для учета затрат по выполнению работ и оказанию услуг, для строительной организации выбирайте счет 20 «Основное производство». Это позволит собирать себестоимость строительных работ по объектам.
При этом не пытайтесь все расходы загнать только на один счет. Настройте учет так:
Счет 20 — для прямых затрат по конкретным тендерам, объектам, договорам, этапам работ.
Счет 25 — для производственных косвенных расходов, которые нужно распределить между объектами.
Счет 26 — для административных и общехозяйственных расходов организации.
В 1С проверьте раздел Главное — Учетная политика — блок Учет затрат. Для строительной организации, которая выполняет работы заказчикам, важно включить функциональность выполнения работ или оказания услуг. В зависимости от конфигурации и релиза настройка может называться по-разному, но смысл один: программа должна понимать, что организация не просто покупает и продает товары, а выполняет работы с накоплением себестоимости.
Также проверьте настройки в разделе Главное — Функциональность. Включите возможности, связанные с производством, выполнением работ, оказанием услуг, учетом затрат, если они доступны в вашей базе. Без этих настроек часть документов и реквизитов может быть скрыта.
Теперь разберем главную практическую задачу автора: учет должен идти по разным тендерам отдельно, с привязкой к проекту. Для этого недостаточно просто выбрать счет 20. Нужно правильно настроить аналитику.
В 1С для строительной организации можно использовать несколько вариантов аналитики:
Номенклатурные группы — один из самых распространенных вариантов в 1С:Бухгалтерия 8. Создайте отдельную номенклатурную группу на каждый объект, тендер или вид строительных работ.
Подразделения — используйте, если у вас есть строительные участки, бригады, направления или производственные подразделения.
Статьи затрат — используйте для классификации расходов: материалы, зарплата рабочих, страховые взносы, субподряд, аренда техники, доставка, прочие прямые расходы.
Договоры с заказчиками — используйте для связи затрат и выручки по конкретному договору.
Заказы покупателей — используйте, если в вашей конфигурации включен учет по заказам и есть возможность связывать документы затрат с заказом.
Дополнительные реквизиты — используйте, если в типовой базе нет отдельного реквизита «Проект». Можно добавить дополнительный реквизит «Проект», «Тендер» или «Объект строительства» к документам и справочникам.
Справочник проектов — используйте, если работаете в конфигурации, где проектный учет предусмотрен типовыми средствами, например в управленческих решениях 1С.
Для типовой 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 часто применяют практичный вариант: каждый объект строительства или тендер заводят как отдельную номенклатурную группу. Например:
Тендер 001 — ремонт офиса ООО Альфа;
Тендер 002 — отделка склада ООО Бета;
Тендер 003 — монтаж инженерных сетей;
Объект — школа № 15;
Объект — торговый павильон.
Далее при отражении затрат на счете 20 обязательно выбирайте нужную номенклатурную группу. Тогда в оборотно-сальдовой ведомости и анализе счета можно будет увидеть затраты по каждому объекту отдельно.
Рассмотрим подробнее справочник Статьи затрат. Он нужен, чтобы видеть структуру себестоимости. Если просто относить все расходы на счет 20 без детализации по статьям, организация увидит общую сумму затрат по объекту, но не поймет, из чего она состоит.
Создайте статьи затрат, например:
Материалы строительные;
Материалы отделочные;
Зарплата производственных рабочих;
Страховые взносы производственных рабочих;
Услуги субподрядчиков;
Аренда спецтехники;
ГСМ по объектам;
Доставка материалов на объект;
Проектные работы;
Геодезические работы;
Прочие прямые расходы по объекту;
Общепроизводственные расходы;
Общехозяйственные расходы.
Для каждой статьи затрат проверьте вид расхода и способ отражения в налоговом учете. Если организация на ОСНО, важно правильно разделять прямые и косвенные расходы для налога на прибыль. Если организация применяет УСН, детализация также полезна для управленческого анализа и подтверждения расходов.
Не смешивайте материалы, зарплату и субподряд в одной статье «Прочие расходы». В строительстве это быстро приводит к потере контроля над себестоимостью. Лучше сразу настроить статьи затрат так, чтобы по каждому объекту можно было увидеть структуру затрат.
Если вы используете счет 25, нужно определить базу распределения общепроизводственных расходов. Рассмотрим возможные варианты.
Пропорционально прямым затратам. Это удобный вариант, когда по всем объектам есть прямые расходы на счете 20. Чем больше прямых затрат по объекту, тем большую часть общепроизводственных расходов он получит.
Пропорционально зарплате производственных рабочих. Такой вариант подходит, если труд рабочих является основным фактором себестоимости.
Пропорционально материальным затратам. Подходит, если основная нагрузка связана с материалами и производственная инфраструктура обслуживает прежде всего материалоемкие объекты.
Пропорционально выручке. Этот вариант можно использовать, но осторожно. Если по объекту в месяце нет выручки, распределение может не сработать так, как ожидается. В строительстве выручка часто признается этапами, а затраты возникают раньше.
Пропорционально сметной стоимости или плановой себестоимости. Этот вариант удобен для управленческого учета, если в программе есть возможность настроить такую базу или использовать доработку.
Для строительной организации с проектным учетом часто практично выбирать распределение счета 25 пропорционально прямым затратам или пропорционально зарплате производственных рабочих. Если выбрать выручку, могут возникнуть проблемы: объект еще выполняется, прямые затраты уже есть, а реализации в текущем месяце еще нет. Тогда общепроизводственные расходы могут распределиться не на те объекты или остаться незакрытыми.
Разберем пример. В месяце есть три объекта. По объекту А прямые затраты 500 000 рублей, по объекту Б — 300 000 рублей, по объекту В — 200 000 рублей. На счете 25 накоплено 100 000 рублей зарплаты прораба и расходов на общий склад. Если база распределения — прямые затраты, то объект А получит 50 000 рублей общепроизводственных расходов, объект Б — 30 000 рублей, объект В — 20 000 рублей.
Теперь рассмотрим счет 26. В учетной политике нужно решить, как общехозяйственные расходы будут закрываться. Есть два основных подхода.
Списывать счет 26 на управленческие расходы периода. В этом случае общехозяйственные расходы не включаются в себестоимость конкретных объектов, а списываются на финансовый результат периода. В 1С это часто связано со счетом 90.08.
Распределять счет 26 на счет 20. В этом случае управленческие расходы включаются в себестоимость работ по объектам через выбранную базу распределения.
Какой вариант выбрать? Для строительной организации, которая хочет видеть производственную себестоимость каждого тендера, часто удобнее не смешивать управленческие расходы с прямой себестоимостью объектов. Тогда счет 26 закрывается на расходы периода, а прибыльность проектов анализируется отдельно: выручка минус прямые и общепроизводственные затраты. Управленческие расходы анализируются отдельно как нагрузка на бизнес в целом.
Но если по вашей учетной политике и управленческой модели нужно получать полную себестоимость объекта с долей административных расходов, можно распределять 26 счет на объекты. В этом случае обязательно закрепите базу распределения в учетной политике: выручка, прямые затраты, зарплата, сметная стоимость или другой экономически обоснованный показатель.
Главное правило: выбранный порядок должен быть закреплен в учетной политике и применяться последовательно. Нельзя в одном месяце закрывать счет 26 на финансовый результат, а в другом произвольно распределять его на объекты только потому, что так удобнее показать прибыльность тендера.
Посмотрим на частую строительную операцию: купили материалы и списали их на объект. В 1С это обычно оформляется в два этапа.
Поступление материалов от поставщика отражайте документом Поступление (акты, накладные, УПД). Материалы приходят на счет 10.
Передачу материалов на объект отражайте документом Требование-накладная, Расход материалов или аналогичным документом списания материалов в зависимости от конфигурации.
При списании материалов указывайте:
счет затрат — 20.01;
подразделение — строительный участок или основное подразделение;
номенклатурную группу — конкретный тендер или объект;
статью затрат — например Материалы строительные;
при необходимости — заказ, проект или дополнительный реквизит объекта.
Если материал используется сразу на нескольких объектах, не списывайте всю сумму на один объект. Разделите списание по объектам или используйте счет 25, если расход невозможно надежно распределить в момент списания. Но в строительстве по материалам чаще всего можно определить объект, поэтому материалы обычно идут сразу на счет 20.
Разберем зарплату. Здесь важно разделить производственных рабочих и производственное управление.
Если рабочий трудился на конкретном объекте, его зарплату относите на счет 20. Например, бригада отделочников весь месяц работала на объекте «Ремонт офиса». Зарплату этой бригады и страховые взносы относите на счет 20.01 с аналитикой по этому объекту.
Если рабочий в течение месяца работал на нескольких объектах, используйте табель, наряды, сменные задания или внутренний расчет распределения. Зарплату можно распределить между объектами пропорционально отработанным часам, объему выполненных работ или другим подтвержденным показателям.
Если прораб ведет несколько объектов, его зарплату чаще относим на счет 25, а затем распределяем между объектами. Если же прораб закреплен только за одним объектом и его работа полностью связана с этим объектом, можно учитывать его зарплату на счете 20.
В 1С проверьте справочник Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете. Для производственных рабочих настройте способ отражения на счет 20.01 с нужной статьей затрат. Для прорабов и мастеров, работающих по нескольким объектам, настройте счет 25. Для директора, бухгалтера и административного персонала настройте счет 26.
Услуги субподрядчиков в строительстве чаще всего относятся напрямую к конкретному объекту. Поэтому их обычно учитываем на счете 20.
Например, субподрядчик выполнил электромонтажные работы по тендеру «Монтаж инженерных сетей». Поступил акт выполненных работ. В документе Поступление (акты, накладные, УПД) укажите:
счет затрат — 20.01;
номенклатурную группу — объект или тендер;
статью затрат — Услуги субподрядчиков;
подразделение — строительный участок;
договор с поставщиком-субподрядчиком;
при необходимости — заказ или проект.
Если субподрядчик оказывает услуги сразу по нескольким объектам, попросите его разделять акты по объектам или хотя бы указывать расшифровку в приложении к акту. Это поможет корректно отнести затраты на счет 20. Если разделить акт невозможно, используйте внутренный расчет распределения и закрепите метод распределения в учетной политике или внутреннем регламенте.
Аренда спецтехники может относиться на счет 20 или 25 в зависимости от фактического использования.
Если техника работала на конкретном объекте, относите расходы на счет 20.
Если техника обслуживала несколько объектов и нет точной детализации по каждому объекту, используйте счет 25 с последующим распределением.
Если техника используется для административных нужд, что в строительстве бывает реже, расходы могут относиться на счет 26.
Рассмотрим пример. Экскаватор арендован на один день для котлована по объекту «Складской комплекс». Расход относится на счет 20 по этому объекту. Другой пример: грузовой автомобиль весь месяц возит материалы на разные объекты без точной разбивки по рейсам. Тогда расходы на содержание автомобиля и зарплату водителя можно учитывать на счете 25 и распределять между объектами.
Чтобы не спорить в конце месяца, ведите путевые листы, заявки на технику, сменные рапорты, ведомости работы машин и механизмов. Эти документы помогут обосновать распределение затрат между тендерами.
Отдельно разберем расходы, связанные с участием в тендерах: обеспечение заявки, банковская гарантия, услуги электронной площадки, подготовка документации, услуги специалиста по тендерам.
Здесь нужно смотреть экономический смысл расхода:
Если расход связан с конкретным выигранным тендером и в дальнейшем относится к выполнению конкретного договора, его можно рассматривать как расход по проекту, если это соответствует учетной политике и документально подтверждено.
Если расход связан с участием в тендерах в целом и не привязан к конкретному объекту, его логичнее учитывать на счете 26 как общехозяйственный расход.
Если расход относится к производственной подготовке конкретного объекта, например обследование объекта перед началом работ по заключенному договору, его можно учитывать на счете 20.
Рассмотрим пример. Организация оплачивает доступ к электронной торговой площадке, через которую участвует в разных тендерах. Такой расход обычно относится к управлению и коммерческой работе организации в целом, поэтому его можно учитывать на счете 26. Если же оплачена экспертиза или обследование по конкретному объекту после победы в тендере, такой расход может быть включен в затраты по объекту на счете 20.
Теперь посмотрим на настройку проектного учета. В типовой бухгалтерской базе не всегда есть полноценный справочник Проекты, поэтому используем доступные аналитики.
Для учета по тендерам можно выбрать один из вариантов:
Тендер как номенклатурная группа. Это самый простой вариант для 1С:Бухгалтерия 8. Все затраты и выручку по объекту отражаем с одной номенклатурной группой.
Тендер как договор с заказчиком. Подходит, если на каждый тендер заключен отдельный договор. Но счет 20 не всегда удобно анализировать только по договорам, поэтому договор лучше использовать вместе с номенклатурной группой.
Тендер как заказ покупателя. Подходит, если включен учет по заказам и документы можно связать с заказом.
Тендер как дополнительный реквизит. Подходит, если нужно видеть проект в документах, но типовая аналитика счета не позволяет использовать его напрямую.
Тендер как подразделение. Такой вариант возможен, но не всегда удобен. Подразделение лучше использовать для строительных участков или бригад, а не для каждого договора, если тендеров много.
Для большинства небольших и средних строительных организаций практично использовать связку: номенклатурная группа = объект строительства или тендер, статья затрат = вид расхода, подразделение = строительный участок. Тогда можно получить аналитику по объектам и структуре затрат без сложной доработки программы.
Рассмотрим пример настройки.
Организация выполняет три проекта:
Тендер 01 — ремонт административного здания;
Тендер 02 — монтаж вентиляции;
Тендер 03 — отделка торгового помещения.
В справочнике Номенклатурные группы создаем три элемента с такими названиями. Далее при списании материалов на первый объект указываем счет 20.01, статью затрат Материалы строительные и номенклатурную группу Тендер 01 — ремонт административного здания.
При отражении услуг субподрядчика по монтажу вентиляции указываем счет 20.01, статью затрат Услуги субподрядчиков и номенклатурную группу Тендер 02 — монтаж вентиляции.
При начислении зарплаты отделочной бригаде по третьему объекту указываем счет 20.01, статью затрат Зарплата производственных рабочих и номенклатурную группу Тендер 03 — отделка торгового помещения.
Зарплату прораба, который контролировал все три объекта, относим на счет 25. В конце месяца счет 25 распределяем между этими тремя номенклатурными группами, например пропорционально прямым затратам.
Зарплату директора, бухгалтера и аренду офиса относим на счет 26. Эти расходы не привязываем к конкретному тендеру, если учетная политика не предусматривает распределение общехозяйственных расходов на объекты.
После отражения затрат и выручки выполните закрытие месяца. В 1С используйте обработку Закрытие месяца. В составе этой обработки важна регламентная операция Закрытие счетов 20, 23, 25, 26.
Разберем общий порядок:
Проверьте, что все документы поступления, списания материалов, зарплаты, услуг субподрядчиков и реализации проведены.
Проверьте, что во всех документах затрат заполнены Счет затрат, Статья затрат, Подразделение, Номенклатурная группа.
Проверьте, что по объектам есть выручка или выбран корректный порядок учета незавершенного производства, если работы еще не закрыты заказчику.
Запустите Закрытие месяца.
Проверьте выполнение операции Закрытие счетов 20, 23, 25, 26.
Сформируйте справки-расчеты по себестоимости и распределению косвенных расходов.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 20, Анализ счета 20, Анализ счета 25, Анализ счета 26.
Проверьте остатки по счету 20. Если работы не завершены, остаток может означать незавершенное производство. Если работы закрыты и реализация отражена, проверьте, должна ли себестоимость списаться.
Если счет 20 не закрывается, проверьте аналитику. Частая причина — затраты отражены по одной номенклатурной группе, а реализация работ — по другой. Например, материалы списали на Тендер 01, а реализацию оформили по номенклатурной группе Строительные работы. Для программы это разные аналитики, поэтому закрытие может пройти некорректно.
В строительстве часто бывает так: затраты по объекту уже есть, а акт заказчику еще не подписан. В этом случае себестоимость не всегда должна полностью списываться в текущем месяце. Часть затрат может оставаться как незавершенное производство на счете 20.
Рассмотрим пример. В июне организация закупила материалы и выполнила часть работ по объекту, но заказчик подпишет акт только в июле. Затраты июня могут остаться на счете 20 как незавершенное производство. Когда в июле будет отражена реализация работ, себестоимость будет списана на финансовый результат.
В 1С для контроля используйте документы и отчеты, связанные с незавершенным производством. В зависимости от настроек это может быть Инвентаризация НЗП или автоматическое накопление затрат до момента реализации работ. Важно не пытаться закрыть все затраты любой ценой в конце месяца, если объект фактически не завершен и работы заказчику еще не сданы.
Для проектного строительства наличие остатка на счете 20 на конец месяца не всегда ошибка. Ошибка возникает тогда, когда объект завершен, реализация отражена, а затраты не списались из-за неправильной аналитики или настроек закрытия.
После настройки учета регулярно проверяйте аналитику. Для этого используйте стандартные отчеты 1С:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 20 — покажет остатки и обороты по объектам, статьям затрат и подразделениям.
Анализ счета 20 — поможет увидеть, откуда пришли затраты и куда они списались.
Карточка счета 20 — позволит детально проверить документы по конкретному объекту.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 25 — покажет, закрылись ли общепроизводственные расходы.
Анализ счета 26 — покажет административные расходы и порядок их списания.
Справка-расчет распределения косвенных расходов — поможет проверить, как счет 25 распределился между объектами.
Справка-расчет себестоимости — поможет проверить расчет фактической себестоимости выполненных работ.
Проверку лучше делать не только в конце года, а ежемесячно. В строительстве ошибки аналитики накапливаются быстро. Если несколько месяцев подряд материалы списывались на неправильную номенклатурную группу, потом восстановить себестоимость по тендерам будет сложно.
Проанализируем частые ошибки.
Все расходы относят на счет 26. В результате организация не видит себестоимость конкретных объектов. Это неправильно для материалов, зарплаты рабочих, субподрядчиков и техники по объектам.
Все расходы относят на счет 20. В результате в себестоимость объектов попадает зарплата директора, бухгалтера, аренда офиса и другие управленческие расходы без понятного распределения.
Не используют счет 25. Из-за этого расходы прорабов, общего склада и производственного транспорта либо ошибочно попадают на один объект, либо уходят на 26, хотя по смыслу они производственные.
Не заполняют номенклатурные группы. Затраты есть, но по тендерам они не разделяются. Потом невозможно определить прибыльность каждого проекта.
Затраты и выручку отражают по разной аналитике. Например, затраты по объекту идут на одну номенклатурную группу, а реализация работ — на другую. Это мешает корректному закрытию счета 20.
Выбирают базу распределения счета 25 по выручке, хотя выручка признается нерегулярно. В строительстве это может привести к некорректному распределению общепроизводственных расходов.
Не закрепляют порядок учета в учетной политике. Даже если в 1С все настроено технически, порядок учета должен быть описан в учетной политике организации.
Рассмотрим, какие формулировки и решения нужно закрепить в учетной политике.
Укажите, что прямые затраты по строительным работам учитываются на счете 20 «Основное производство».
Опишите состав прямых затрат: материалы, зарплата рабочих, страховые взносы, субподрядчики, аренда техники по объекту, доставка материалов на объект, прочие расходы, прямо связанные с объектом.
Укажите, что аналитический учет по счету 20 ведется по объектам строительства, тендерам, договорам или номенклатурным группам.
Определите, что общепроизводственные расходы учитываются на счете 25.
Опишите состав общепроизводственных расходов: зарплата прорабов по нескольким объектам, содержание общего склада, производственный транспорт, общая техника, расходы производственного участка.
Установите базу распределения счета 25: например, пропорционально прямым затратам, зарплате рабочих или иной экономически обоснованной базе.
Укажите, что общехозяйственные расходы учитываются на счете 26.
Опишите состав общехозяйственных расходов: зарплата администрации, аренда офиса, связь, бухгалтерские услуги, программы, канцелярия, юридическое сопровождение.
Определите порядок закрытия счета 26: списание на управленческие расходы периода или распределение на себестоимость работ.
Опишите порядок учета незавершенного производства по объектам строительства.
Закрепите порядок распределения расходов, которые относятся к нескольким объектам одновременно.
Определите первичные документы, которыми подтверждается распределение затрат: табели, наряды, путевые листы, заявки на технику, акты субподрядчиков, ведомости списания материалов.
Такой порядок поможет не только правильно настроить 1С, но и обосновать учет перед руководителем, аудитором, налоговым консультантом или проверяющими.
Теперь применим вывод к исходной ситуации. Организация строительная, учет будет по разным тендерам отдельно, с привязкой к проекту. Значит, основным счетом для учета затрат по проектам должен быть счет 20.
Настройте учет так:
В учетной политике для выполнения строительных работ используйте счет 20.01 как счет основных затрат.
Каждый тендер или объект строительства заведите как отдельную Номенклатурную группу либо используйте другой доступный разрез аналитики проекта.
Для прямых расходов по объектам выбирайте счет 20: материалы, рабочие, субподрядчики, техника, доставка на объект.
Для расходов, связанных с несколькими объектами, используйте счет 25: прораб на несколько объектов, общий склад, производственный транспорт, общая техника.
Для административных расходов используйте счет 26: директор, бухгалтерия, офис, связь, программы, канцелярия.
В учетной политике задайте базу распределения счета 25. Для строительства обычно удобно распределять по прямым затратам или зарплате производственных рабочих.
Решите, как закрывать счет 26: на управленческие расходы периода или распределять на объекты. Для анализа прибыльности тендеров часто удобнее не включать 26 в производственную себестоимость, а анализировать его отдельно.
После каждого месяца выполняйте Закрытие месяца и проверяйте операцию Закрытие счетов 20, 23, 25, 26.
Контролируйте результат через Оборотно-сальдовую ведомость по счету 20, Анализ счета 20 и справки-расчеты себестоимости.
Если строительная организация хочет учитывать затраты по разным тендерам и проектам отдельно, выбирайте для прямых затрат счет 20 «Основное производство». Именно он нужен для формирования себестоимости конкретных строительных работ.
Счет 26 «Общехозяйственные расходы» используйте только для административных и управленческих затрат, которые относятся ко всей организации, а не к конкретному строительному объекту. Счет 25 «Общепроизводственные расходы» используйте для производственных расходов, которые относятся сразу к нескольким объектам и должны распределяться между ними.
В 1С настройте учет по проектам через Номенклатурные группы, Статьи затрат, Подразделения, договоры, заказы или дополнительные реквизиты. Для каждого документа затрат обязательно указывайте счет, статью затрат и аналитику объекта. Тогда по каждому тендеру можно будет увидеть материалы, зарплату, субподряд, технику, общепроизводственные расходы, себестоимость и финансовый результат.
Информация носит справочный характер