Разберем ситуацию, когда организация ошибочно сдала расчет 6-НДФЛ и справки о доходах сотрудников по обособленному подразделению с неправильным КПП, затем само подразделение закрыла, но в уточненном расчете обнулила только показатели расчета, а справки о доходах, то есть бывшие справки 2-НДФЛ, остались в базе налоговой. В результате у сотрудников появились задвоенные сведения: одни справки прошли по правильному обособленному подразделению, другие — по закрытому подразделению с другим КПП.
В такой ситуации важно правильно понять, что именно просит налоговая. Когда инспекция говорит «обнулить справки», обычно речь идет не о том, чтобы поставить нули в доходах и налоге внутри каждой справки. Нужно подать уточненный расчет 6-НДФЛ с аннулирующими справками о доходах по тем физическим лицам, по которым сведения были ошибочно представлены за закрытое обособленное подразделение.
Рассмотрим подробнее, как действовать, какие реквизиты указать на титульном листе, какой номер корректировки поставить, как заполнить приложение 1 к расчету и куда отправить корректировочный отчет после снятия обособленного подразделения с учета.
Проанализируем ситуацию по шагам. У организации было зарегистрировано два обособленных подразделения по одному адресу, но с разными КПП. В расчете 6-НДФЛ за 2025 год ошибочно указали данные того обособленного подразделения, которое планировали закрыть. Затем ошибку обнаружили и подали корректировку. Сам расчет по ошибочному подразделению обнулили, но приложение 1 к годовому расчету, то есть справки о доходах и суммах налога физических лиц, не аннулировали.
Из-за этого в налоговой базе остались сведения по физическим лицам за ошибочное подразделение. Если по этим же сотрудникам уже были сданы корректные сведения по действующему обособленному подразделению, налоговая видит задвоение: доходы и НДФЛ отражены по одному адресу, но под разными КПП.
Главная причина ошибки состоит в том, что годовой расчет 6-НДФЛ включает не только разделы самого расчета, но и приложение 1 со справками о доходах. Если обнулить только разделы 1 и 2, но оставить ранее сданные справки, сведения по физическим лицам не исчезнут из базы налогового органа.
Поэтому для полного исправления нужно отдельно отработать справки. В годовом уточненном расчете по ошибочному КПП должны быть аннулирующие справки по каждому сотруднику, сведения по которому нужно убрать.
В рассматриваемой ситуации нужно подготовить уточненный расчет 6-НДФЛ за 2025 год по закрытому обособленному подразделению. В этом уточненном расчете нужно:
На титульном листе указать очередной номер корректировки расчета. Если первичный расчет был с номером 000, первая корректировка была с номером 001, то новая корректировка должна быть с номером 002. Если корректировок было больше, укажите следующий порядковый номер.
Заполнить титульный лист как расчет за закрытое обособленное подразделение: с кодом места представления 223, кодом закрытия обособленного подразделения 9, ОКТМО закрытого подразделения и ИНН/КПП закрытого подразделения в специальном поле.
В разделах расчета указать нулевые показатели, если по закрытому ошибочному подразделению не должно быть доходов, исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ.
В приложение 1 включить только те справки, которые нужно отменить. По каждой такой справке укажите прежний номер справки и номер корректировки сведений 99.
В аннулирующих справках заполнить общую часть и раздел 1 с данными физического лица. Разделы с доходами, вычетами и суммами налога не заполняйте.
Разберем важный момент. Номер корректировки на титульном листе расчета и номер корректировки сведений в справке — это разные реквизиты. На титульном листе может стоять 002, потому что это вторая корректировка расчета. А внутри каждой аннулирующей справки в приложении 1 должен стоять код 99, потому что именно этот код означает аннулирование ранее представленной справки.
Не ставьте в справках нулевые доходы и нулевой налог вместо аннулирования. Если справка была подана ошибочно и ее нужно убрать без замены на другую справку в этом же расчете, используйте аннулирующую справку с кодом 99. Нули в доходах не равны аннулированию справки.
Теперь разберем главный вопрос: куда отправлять уточненный расчет, если обособленное подразделение уже снято с учета.
Если обособленное подразделение еще не снято с учета, расчет за него обычно представляют в налоговый орган по месту учета этого подразделения. В этом случае на титульном листе указывают КПП обособленного подразделения, код налогового органа по месту учета подразделения, код по месту нахождения 220 и ОКТМО подразделения.
Но в нашей ситуации подразделение уже закрыто и снято с учета. Поэтому корректировочный расчет по закрытому обособленному подразделению нужно представить в налоговый орган по месту учета головной организации.
На титульном листе такого расчета укажите:
ИНН — ИНН организации.
КПП — КПП головной организации по месту ее учета.
Представляется в налоговый орган — код ИФНС по месту учета головной организации.
По месту нахождения учета код — 223. Этот код применяется, когда организация представляет расчет за закрытое обособленное подразделение по месту нахождения организации.
Форма реорганизации ликвидации код / закрытие обособленного подразделения код — 9.
ИНН/КПП реорганизованной организации / ИНН/КПП закрытого обособленного подразделения — ИНН организации и КПП закрытого обособленного подразделения, по которому нужно отменить ошибочные сведения.
Код по ОКТМО — ОКТМО закрытого обособленного подразделения, по которому ранее ошибочно сдали сведения.
Отчетный период — для годового расчета за 2025 год укажите код 34 или код периода, который предусмотрен используемой формой и настройками программы для годового расчета. Если программа при закрытии ОП использует специальный код периода, проверьте его по актуальной форме отчета и контрольным соотношениям.
В практической работе чаще всего ошибка возникает именно в титульном листе. Бухгалтер пытается отправить уточненку как обычный отчет по закрытому подразделению и указывает КПП закрытого ОП в верхнем поле «КПП». После снятия ОП с учета так делать не нужно. В верхнем поле титульного листа указывайте КПП головной организации, а КПП закрытого подразделения указывайте в специальном поле для закрытого обособленного подразделения.
Итог по направлению отчета: после снятия ОП с учета отправляйте уточненный 6-НДФЛ в ИФНС головной организации, но внутри отчета обязательно сохраните ОКТМО и КПП закрытого подразделения в предназначенных для этого реквизитах.
Рассмотрим вопрос автора: если первая корректировка уже была подана по месту учета обособленного подразделения, а теперь отчет нужно отправить по месту учета головной организации, не возникнет ли проблема из-за того, что программа «не увидит» первую корректировку?
Здесь нужно разделить две вещи: учет в программе и учет в налоговой. Налоговая рассматривает корректировки по реквизитам расчета, периоду, организации, ОКТМО, КПП закрытого подразделения и другим идентификаторам. Если первая корректировка была принята, следующая корректировка должна иметь следующий порядковый номер. То есть если уже был отчет 000 и корректировка 001, подавайте новую корректировку с номером 002.
Если в 1С программа не подтягивает предыдущую корректировку автоматически, это не означает, что нужно снова ставить 001. Укажите номер корректировки вручную. Для налогового органа важно, чтобы номер корректировки шел по порядку относительно ранее принятых расчетов.
В рассматриваемой ситуации логично поставить номер корректировки 002, если ранее уже была принята первая корректировка за этот же период и по этому же ошибочному обособленному подразделению.
При этом внутри приложения 1 по каждой аннулирующей справке укажите номер корректировки сведений 99. Не путайте эти реквизиты:
002 на титульном листе — это номер корректировки всего расчета 6-НДФЛ.
99 в приложении 1 — это признак аннулирующей справки по конкретному физическому лицу.
Теперь посмотрим, что делать с показателями самого расчета. Если доходы сотрудников не должны относиться к закрытому ошибочному подразделению, то в уточненном расчете по этому подразделению показатели разделов должны быть нулевыми.
Заполните расчет так, чтобы по ошибочному КПП не осталось сумм дохода, исчисленного НДФЛ, удержанного НДФЛ и сумм к перечислению. В зависимости от версии формы и программы поля могут называться немного по-разному, но общий смысл такой: в расчете по ошибочному закрытому подразделению не должно остаться налоговой базы и сумм налога.
Особенно проверьте строку с количеством физических лиц, получивших доход. Если по ошибочному подразделению все сведения отменяются, количество физических лиц также должно быть равно нулю. В старой логике заполнения это была строка 120 раздела 2. В актуальной форме ориентируйтесь на соответствующее поле раздела, где отражается количество физических лиц, получивших доход.
Если оставить количество физических лиц больше нуля, а справки аннулировать, может возникнуть несоответствие между разделами расчета и приложением 1. Поэтому перед отправкой выполните проверку отчета в 1С-Отчетности и внимательно просмотрите контрольные соотношения.
Если по закрытому подразделению действительно были какие-то доходы до даты закрытия, которые должны остаться именно за этим ОП, полностью обнулять расчет нельзя. Тогда нужно разделить сведения: ошибочные справки аннулировать, а реальные доходы по закрытому подразделению оставить. Но в описанной ситуации речь идет о задвоении из-за ошибочного КПП, поэтому рабочий вариант — нулевые показатели расчета и аннулирующие справки по всем сотрудникам, ошибочно попавшим в закрытое ОП.
Приложение 1 к годовому расчету 6-НДФЛ — это справки о доходах и суммах налога физических лиц. В разговорной речи их часто продолжают называть справками 2-НДФЛ, хотя в отчетности они являются приложением к расчету.
Чтобы убрать ошибочно сданную справку из базы налоговой, сформируйте аннулирующую справку. Для каждой такой справки выполните следующие действия:
Укажите тот же номер справки, который был в первичном или ранее принятом ошибочном отчете. Это принципиально важно: налоговая должна понять, какую именно ранее принятую справку нужно отменить.
В поле Номер корректировки сведений укажите 99. Это специальный код аннулирующей справки.
Заполните данные физического лица в разделе 1: ФИО, ИНН при наличии, дату рождения, статус налогоплательщика, гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, и другие обязательные персональные данные.
Не заполняйте разделы с доходами, вычетами, налоговой базой, исчисленным, удержанным и перечисленным налогом.
Не ставьте нули в доходных разделах справки, если формат и программа позволяют оставить эти разделы незаполненными. Для аннулирующей справки важен сам признак 99, а не нулевые суммы.
Рассмотрим пример. В первичном годовом расчете за 2025 год по ошибочному КПП была справка по Иванову И.И. с номером 15. Эту справку нужно отменить. В корректировочном расчете по закрытому подразделению в приложении 1 создайте справку по Иванову И.И., укажите номер справки 15, номер корректировки сведений 99, заполните персональные данные Иванова И.И. и не заполняйте доходы и налог.
Если таких сотрудников 40, то в приложении 1 должно быть 40 аннулирующих справок. Каждая справка должна иметь свой прежний номер, который совпадает с номером ранее ошибочно представленной справки.
Не включайте в этот уточненный расчет правильные справки по действующему обособленному подразделению. В этом отчете решается только задача отмены ошибочных справок по закрытому ОП. Правильные сведения должны находиться в расчете по правильному КПП и ОКТМО.
Посмотрим, как выполнить задачу в 1С. Конкретные названия команд могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но общая логика одинакова для 1С:Зарплата и управление персоналом 8, 1С:Бухгалтерия предприятия 8 и других решений, где используется регламентированный отчет 6-НДФЛ.
Откройте раздел Отчетность, справки.
Перейдите в 1С-Отчетность.
Создайте новый регламентированный отчет 6-НДФЛ за 2025 год.
Выберите организацию и налоговый период, за который нужно исправить ошибку.
Установите номер корректировки на титульном листе. Если это вторая корректировка, укажите 002.
Проверьте реквизиты титульного листа. После закрытия ОП укажите налоговый орган головной организации, КПП головной организации, код места представления 223, код закрытия ОП 9, ОКТМО закрытого подразделения и ИНН/КПП закрытого подразделения в специальном поле.
Заполните отчет автоматически, если программа корректно подбирает данные.
Если программа не формирует аннулирующие справки автоматически, добавьте их в приложение 1 вручную.
По каждой справке в приложении 1 установите номер корректировки сведений 99 и проверьте, что номер справки совпадает с номером ранее сданной ошибочной справки.
Очистите разделы с доходами, вычетами и налогом в аннулирующих справках, если они были заполнены автоматически.
Выполните проверку отчета встроенными средствами 1С-Отчетности.
Выгрузите или отправьте отчет в налоговый орган по месту учета головной организации.
Если отчет формируется в 1С:ЗУП, дополнительно проверьте настройки регистрации в налоговом органе. Для этого откройте карточку организации и сведения об обособленных подразделениях. В базе должны быть корректно указаны КПП, ОКТМО и налоговый орган по каждому подразделению. Если закрытое подразделение уже не выбирается в отчете, заполните титульный лист вручную и проверьте XML-файл перед отправкой через оператора ЭДО.
Если программа автоматически подставляет налоговый орган закрытого подразделения, вручную замените его на налоговый орган головной организации. После снятия ОП с учета расчет должен уходить именно туда. При этом ОКТМО закрытого подразделения не меняйте на ОКТМО головной организации, иначе налоговая может не сопоставить корректировку с ошибочными сведениями.
В этой задаче чаще всего используются не программные функции и не код 1С, а стандартные объекты учета и регламентированной отчетности. Обратите внимание на следующие объекты и разделы:
1С-Отчетность — основной раздел для создания, проверки и отправки корректировочного расчета.
6-НДФЛ — регламентированный отчет, в котором формируется уточненный расчет.
Приложение 1 — раздел отчета, где находятся справки о доходах и суммах налога физических лиц.
Организации — справочник, где проверяются ИНН, КПП головной организации и регистрация в налоговом органе.
Подразделения — справочник, где проверяются сведения об обособленных подразделениях.
Регистрации в налоговом органе — сведения, которые влияют на заполнение КПП, ОКТМО и ИФНС в отчетах.
Операция учета НДФЛ — документ, который может использоваться для ручной корректировки учета НДФЛ, если ошибка связана не только с отчетом, но и с регистрами налогового учета.
Перерасчет НДФЛ — документ, который может понадобиться, если нужно пересчитать суммы НДФЛ в учетной базе.
Если корректные сведения уже сданы по правильному обособленному подразделению, обычно достаточно подготовить отчетную корректировку по закрытому ошибочному ОП. Но если в учетных регистрах 1С доходы и НДФЛ до сих пор числятся за неправильной регистрацией в налоговом органе, автоматическое заполнение будет снова подтягивать ошибочные данные. В этом случае сначала исправьте учетные данные, а затем формируйте уточненный расчет.
Для исправления учетных данных проверьте историю кадровых переводов, подразделение сотрудника, регистрацию подразделения в ИФНС, документы начисления и выплаты зарплаты, а также регистры налогового учета по НДФЛ. Если ошибка только отчетная, не создавайте лишние перерасчеты НДФЛ без необходимости.
Рассмотрим подробнее опасение автора: «если сейчас поставить корректировку 2 и отправить по месту учета головной организации, программа не увидит первую корректировку и налоговая может не принять отчет».
Сама по себе ситуация, когда 1С не видит предыдущую корректировку, не является основанием ставить неверный номер корректировки. В программе могли не сохраниться статусы отправки, отчет мог быть создан в другой базе, отправлен через другого оператора или по другому направлению. Но если первая корректировка была принята налоговым органом, следующая корректировка должна иметь следующий номер.
Действуйте так:
Найдите подтверждение приема первичного отчета и первой корректировки. Это может быть квитанция о приеме, извещение о вводе или другой подтверждающий документ оператора ЭДО.
Проверьте, какой номер корректировки был принят последним. Если последней была корректировка 001, новый отчет формируйте с номером 002.
Если в списке отчетов 1С нет предыдущего отчета, создайте новый отчет вручную и укажите номер корректировки самостоятельно.
Заполните титульный лист как отчет за закрытое обособленное подразделение после снятия с учета.
Перед отправкой проверьте не только номер корректировки, но и реквизиты, по которым налоговая сопоставит отчет: период, ИНН, КПП головной организации, КПП закрытого ОП в специальном поле, ОКТМО закрытого ОП, код места представления 223, код закрытия 9.
Если налоговая все равно вернет отказ с формулировкой, что первичный расчет не найден, значит, скорее всего, не совпали идентифицирующие реквизиты. В первую очередь проверьте ОКТМО, КПП закрытого подразделения, код налогового органа, код места представления и отчетный период. Также сравните реквизиты с тем расчетом, который налоговая просит исправить.
Не решайте проблему простым изменением номера корректировки на 001, если корректировка 001 уже была принята. Это может создать новую путаницу. Корректнее сохранить последовательность и устранить расхождение в реквизитах.
Теперь разберем частый практический вопрос. Если по действующему обособленному подразделению с правильным КПП справки уже сданы и приняты, нужно ли подавать их заново?
Нет, если правильные справки уже приняты и в них нет ошибок, повторно включать их в корректировку по закрытому подразделению не нужно. Ваша задача — убрать ошибочный дубль. Для этого подайте аннулирующие справки только по закрытому ОП с неправильным КПП.
После приема уточненного расчета по закрытому ОП в базе налоговой должны остаться только корректные справки по действующему подразделению. Ошибочные справки по закрытому подразделению должны быть аннулированы.
Если же правильные справки по действующему подразделению еще не были сданы, тогда задача состоит из двух частей:
Сначала отмените ошибочные справки по закрытому подразделению через уточненный расчет с аннулирующими справками.
Затем сдайте правильный расчет или корректировку по действующему обособленному подразделению с верными справками.
Не пытайтесь в одном и том же отчете одновременно аннулировать справки по одному КПП и подать правильные справки по другому КПП. Для налоговой это разные комплекты отчетности, потому что они относятся к разным регистрационным реквизитам налогового агента.
Один из самых важных этапов — сверка номеров справок. Аннулирующая справка должна ссылаться на ранее представленную справку через тот же номер. Если номер будет отличаться, налоговая может не отменить нужную справку.
Разберем порядок проверки:
Откройте первичный расчет или ранее принятую ошибочную корректировку по закрытому подразделению.
Выгрузите список справок из приложения 1 или сформируйте печатную форму.
Составьте перечень сотрудников, по которым нужно отменить сведения.
Для каждого сотрудника зафиксируйте номер справки, ФИО, ИНН, дату рождения и документ, удостоверяющий личность.
В новой корректировке проверьте, что у каждого сотрудника номер справки совпадает с ранее сданным номером.
Проверьте, что в каждой такой справке указан номер корректировки сведений 99.
Если по одному сотруднику было несколько справок из-за разных ставок НДФЛ или разных блоков сведений, проверьте каждую справку отдельно. Аннулировать нужно именно те справки, которые были ошибочно сданы по закрытому подразделению.
Не ориентируйтесь только на ФИО сотрудника. Для налоговой важны номер справки и идентификационные реквизиты. Если номер справки не совпадет, аннулирование может не сработать так, как ожидается.
Посмотрим на пример заполнения для ситуации, когда подразделение уже закрыто.
Допустим, у организации есть головной офис с КПП 770101001. Ошибочно сданные сведения прошли по закрытому обособленному подразделению с КПП 770145002. ОКТМО закрытого подразделения — 45382000. Подразделение уже снято с учета, поэтому корректировку отправляем в ИФНС головной организации.
Тогда на титульном листе укажите:
Верхнее поле ИНН — ИНН организации.
Верхнее поле КПП — 770101001, то есть КПП головной организации.
Номер корректировки — 002, если это вторая корректировка.
Налоговый период — 2025 год.
Представляется в налоговый орган — код ИФНС головной организации.
По месту нахождения учета код — 223.
Форма реорганизации ликвидации код / закрытие обособленного подразделения код — 9.
ИНН/КПП закрытого обособленного подразделения — ИНН организации и КПП 770145002.
Код по ОКТМО — 45382000, то есть ОКТМО закрытого обособленного подразделения.
После этого в разделах расчета укажите нулевые показатели, если по этому закрытому КПП не должно быть доходов. В приложении 1 создайте аннулирующие справки по всем сотрудникам, чьи сведения нужно убрать.
Рассмотрим пример справки. В ошибочном отчете по закрытому ОП была справка:
Сотрудник — Иванов Иван Иванович.
Номер справки — 27.
Номер корректировки сведений в первичной справке — 00.
Доход был ошибочно отражен по закрытому КПП.
В уточненном расчете для аннулирования заполните справку так:
Номер справки — 27.
Номер корректировки сведений — 99.
Раздел 1 — заполните персональные данные Иванова И.И.
Разделы с доходами, налоговой базой, вычетами и суммами НДФЛ — не заполняйте.
Именно такая справка сообщает налоговой: ранее представленную справку с номером 27 нужно отменить. Если вместо этого создать справку с новым номером, например 105, налоговая может не связать ее с ошибочной справкой 27.
В некоторых базах 1С при автоматическом заполнении корректировочного отчета программа подтягивает доходы и налог в приложение 1. Для аннулирующей справки это неправильно. Разберем, что сделать.
Проверьте, что в справке установлен номер корректировки сведений 99.
Удалите из справки строки с доходами, налоговой базой, вычетами и налогом, если программа позволяет это сделать штатно.
Если строки не удаляются, проверьте, не нужно ли сначала исправить учетные регистры НДФЛ, чтобы программа перестала считать эти доходы относящимися к закрытому ОП.
Если ошибка только отчетная, используйте ручную корректировку приложения 1 в регламентированном отчете.
После ручной корректировки обязательно выполните проверку отчета и выгрузки.
Если отчет не проходит проверку в 1С, не начинайте сразу редактировать XML-файл вручную. Сначала проверьте актуальность релиза конфигурации и внешней формы регламентированной отчетности. Для закрытых обособленных подразделений в разные периоды были важные изменения в заполнении титульного листа, поэтому старая форма отчета может формировать файл некорректно.
Ручное редактирование выгруженного файла допустимо только как крайняя мера и только при понимании формата выгрузки. В типовой ситуации лучше добиться корректного формирования отчета штатными средствами 1С или через актуальную внешнюю форму регламентированной отчетности.
Если налоговая или оператор ЭДО возвращает отказ, связанный с КПП закрытого подразделения, проверьте, не указан ли КПП закрытого ОП в верхнем поле КПП титульного листа. После снятия подразделения с учета в верхнем поле должен стоять КПП головной организации.
КПП закрытого подразделения должен быть указан не в верхнем поле титульного листа, а в поле ИНН/КПП закрытого обособленного подразделения. Именно этот реквизит позволяет налоговой понять, что расчет подается за закрытое ОП.
Также проверьте код места представления. Для расчета после закрытия подразделения используйте код 223. Если оставить код 220, файл может восприниматься как отчет по действующему обособленному подразделению, а не как отчет за закрытое ОП, подаваемый головной организацией.
Проверьте и ОКТМО. В расчете за закрытое ОП нужно указывать ОКТМО закрытого подразделения, а не ОКТМО головной организации. Если заменить ОКТМО на головное, налоговая может не сопоставить уточненку с ошибочными сведениями.
В рассматриваемой ситуации уже есть правильное действующее обособленное подразделение по тому же адресу, но с другим КПП. Поэтому нужно отдельно проверить, есть ли принятый расчет по правильному КПП.
Если правильный расчет и справки по действующему ОП уже приняты, дополнительных действий по правильному КПП не требуется, если в суммах и персональных данных нет ошибок.
Если же правильный расчет не был сдан, после аннулирования ошибочных справок по закрытому ОП нужно сдать расчет по действующему ОП. В зависимости от того, были ли ранее отчеты по правильному КПП, это может быть:
Первичный расчет с номером корректировки 000, если по правильному КПП за этот период отчет еще не подавался.
Уточненный расчет с очередным номером корректировки, если отчет по правильному КПП уже подавался, но требует исправления.
Не смешивайте два направления. По закрытому ошибочному ОП сдаем уточненку с аннулирующими справками. По действующему правильному ОП сдаем правильные сведения, если они еще не сданы или требуют корректировки.
После отправки корректировочного расчета не ограничивайтесь статусом «отправлено». Дождитесь подтверждения приема от налогового органа. Затем проверьте, что отчет принят без ошибок.
Рекомендуем выполнить такую проверку:
Получите квитанцию о приеме уточненного расчета.
Проверьте протокол обработки, если он доступен у оператора ЭДО.
Убедитесь, что в принятом файле на титульном листе указан код 223, код закрытия 9, КПП головной организации в верхнем поле и КПП закрытого ОП в специальном поле.
Проверьте, что в приложении 1 по всем нужным сотрудникам есть справки с кодом 99.
Сверьте количество аннулирующих справок с количеством ошибочно сданных справок.
После обработки налоговой проверьте, исчезло ли задвоение сведений по сотрудникам.
Если налоговая продолжает видеть задвоение, запросите у инспектора перечень справок, которые остались неаннулированными. Чаще всего причина в том, что по части сотрудников не совпали номера справок или были аннулированы не все ранее сданные справки.
Разберем типовые ошибки, которые приводят к отказу или к тому, что задвоение не исчезает.
Ставят нули в справках вместо кода 99. Нулевая справка и аннулирующая справка — не одно и то же. Для отмены ранее ошибочно представленных сведений используйте номер корректировки сведений 99.
Указывают новый номер справки. Аннулирующая справка должна иметь тот же номер, что и ранее представленная ошибочная справка.
Отправляют отчет в ИФНС закрытого подразделения после снятия ОП с учета. После закрытия подразделения расчет сдавайте по месту учета головной организации.
Указывают КПП закрытого ОП в верхнем поле КПП. После закрытия ОП в верхнем поле ставьте КПП головной организации, а КПП закрытого подразделения указывайте в специальном поле.
Меняют ОКТМО закрытого подразделения на ОКТМО головной организации. В корректировке за закрытое ОП оставляйте ОКТМО закрытого подразделения.
Используют неверный номер корректировки расчета. Если первая корректировка уже была принята, следующая должна быть с номером 002, а не снова 001.
Включают в уточненку все справки подряд. В корректировочный расчет включайте только те справки, которые исправляются или аннулируются. Если правильные справки по действующему ОП уже приняты, не дублируйте их в отчете по закрытому ОП.
Не проверяют актуальность формы отчета. Перед формированием уточненки обновите конфигурацию и внешние формы регламентированной отчетности.
Соберем решение в один рабочий алгоритм.
Поднимите первичный расчет и первую корректировку по ошибочному закрытому обособленному подразделению.
Составьте список сотрудников, по которым справки были ошибочно сданы по КПП закрытого ОП.
Зафиксируйте номера ранее представленных справок по каждому сотруднику.
Создайте новый уточненный расчет 6-НДФЛ за 2025 год.
Поставьте на титульном листе номер корректировки 002, если до этого уже была принята корректировка 001.
Заполните титульный лист как расчет за закрытое обособленное подразделение после снятия с учета: КПП головной организации, ИФНС головной организации, код места 223, код закрытия 9, ОКТМО закрытого ОП, ИНН/КПП закрытого ОП в специальном поле.
В разделах расчета оставьте нулевые показатели, если все сведения по этому закрытому ОП были ошибочными.
В приложении 1 создайте аннулирующие справки по всем сотрудникам, сведения по которым нужно убрать.
В каждой аннулирующей справке укажите прежний номер справки и номер корректировки сведений 99.
Заполните в аннулирующих справках только персональные данные физлиц, а разделы с доходами, вычетами и налогом не заполняйте.
Проверьте отчет в 1С-Отчетности.
Отправьте отчет в ИФНС по месту учета головной организации.
Дождитесь квитанции о приеме и проверьте, что налоговая обработала аннулирующие справки.
Таким образом, в вашей ситуации нужно сдавать не новый первичный отчет и не обычную корректирующую справку с исправленными суммами, а именно уточненный годовой 6-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению с аннулирующими справками в приложении 1. Отправлять его нужно в налоговую инспекцию по месту учета головной организации, потому что обособленное подразделение уже снято с учета.
Ключевое правило: расчет обнуляем по показателям закрытого ошибочного ОП, а справки не заполняем нулями, а аннулируем кодом 99 с сохранением прежних номеров справок.
Информация носит справочный характер