Проанализируем ситуацию: зарплата за апрель начислена 30.04.2026, но фактически перечислена сотруднику 05.05.2026. Вопрос возникает из-за того, что в учете есть две разные даты: дата начисления зарплаты и дата ее выплаты. Для уведомления об исчисленных суммах НДФЛ ключевой является не дата начисления зарплаты, а дата, когда налоговый агент фактически выплатил доход сотруднику и удержал НДФЛ.
Правильный ответ: НДФЛ с такой зарплаты включите в уведомление за период с 1 по 22 мая 2026 года. Подайте уведомление не позднее 25.05.2026.
Разберем по шагам, почему именно так. Зарплата начислена 30.04.2026, но денег сотрудник в этот день не получил. Значит, удержать НДФЛ 30.04.2026 работодатель не мог. Удержание налога происходит при фактической выплате дохода. В рассматриваемой ситуации доход перечислен сотруднику 05.05.2026, поэтому именно 05.05.2026 возникает удержанный НДФЛ, который нужно показать в уведомлении.
Рассмотрим подробнее логику учета НДФЛ. Начисление зарплаты за апрель 30.04.2026 показывает, что организация рассчитала сумму оплаты труда за отработанный месяц. Но само начисление еще не означает, что сотрудник получил доход в денежной форме. Пока деньги не перечислены на банковский счет сотрудника или не выданы из кассы, у работодателя нет фактической выплаты, из которой можно удержать налог.
Для целей уведомления важно определить период, в котором НДФЛ стал одновременно исчисленным и удержанным. По зарплате, выплаченной 05.05.2026, налог удерживается в день выплаты — 05.05.2026. Эта дата попадает в интервал с 1 по 22 мая 2026 года. Следовательно, уведомление нужно подать по первому майскому периоду.
Не подавайте уведомление по этой зарплате как по апрельскому удержанию. Если зарплата только начислена 30.04.2026, но не выплачена, то 30 апреля удержанного НДФЛ еще нет. Значит, включать эту сумму в уведомление по периоду с 23 по 30 апреля не нужно.
Разберем по шагам, как определить срок уведомления:
Определите дату выплаты зарплаты сотруднику. В нашей ситуации это 05.05.2026.
Определите дату удержания НДФЛ. Налог удерживается при фактической выплате дохода, поэтому дата удержания также 05.05.2026.
Определите, в какой расчетный интервал попала дата удержания. Дата 05.05.2026 относится к периоду с 1 по 22 мая.
Выберите срок подачи уведомления. По НДФЛ, удержанному с 1 по 22 число месяца, уведомление представляют не позднее 25 числа этого же месяца.
Получаем итог: уведомление по НДФЛ нужно представить не позднее 25.05.2026. Так как 25 мая 2026 года приходится на понедельник, переноса срока из-за выходного дня в этой ситуации нет.
Также посмотрите на срок уплаты налога. НДФЛ, удержанный с 1 по 22 мая 2026 года, перечислите в бюджет в составе единого налогового платежа не позднее 28.05.2026. То есть для рассматриваемой выплаты получается такая связка: зарплата выплачена 05.05.2026, уведомление подаем до 25.05.2026, налог перечисляем до 28.05.2026.
Посмотрим на реквизиты уведомления. Поскольку НДФЛ удержан 05.05.2026, его нужно отразить в уведомлении за майский период с 1 по 22 число. Для мая 2026 года это второй месяц второго квартала, поэтому в уведомлении используйте код отчетного периода 31/02.
В уведомлении укажите:
год — 2026;
отчетный период — 31/02;
сумму НДФЛ — общую сумму налога, исчисленного и удержанного по соответствующему КБК и ОКТМО за период с 01.05.2026 по 22.05.2026;
КБК — тот, который соответствует ставке и виду НДФЛ;
ОКТМО — по месту учета налогового агента или обособленного подразделения, если выплата относится к нему;
КПП — организации или обособленного подразделения, по которому отражается обязанность.
Важно: в уведомление включайте не одну конкретную выплату, а всю сумму НДФЛ, удержанную за соответствующий период по одинаковым реквизитам обязанности. Поэтому если с 1 по 22 мая организация выплачивала не только зарплату за апрель, но и отпускные, больничные, премии, аванс или другие доходы, по которым был удержан НДФЛ, их нужно собрать в одном уведомлении по соответствующим КБК, ОКТМО и КПП.
Теперь разберем, как действовать в 1С. В типовом учете важно не вручную «привязать» зарплату к апрелю для уведомления, а корректно отразить документы начисления и выплаты. Тогда программа сможет определить период удержания НДФЛ по дате выплаты.
Если вы работаете в 1С:Зарплата и управление персоналом 8, обычно используйте документы Начисление зарплаты и взносов, Ведомость в банк, Ведомость в кассу или другой документ выплаты. Для передачи удержанного НДФЛ в бухгалтерскую базу используйте документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете. После синхронизации с 1С:Бухгалтерия предприятия 8 на основании этих данных формируется документ Сведения об удержанном НДФЛ, а затем документ Уведомление об исчисленных суммах налогов.
Разберем последовательность действий:
Начислите зарплату за апрель документом Начисление зарплаты и взносов за месяц апрель 2026 года. Дата начисления может быть 30.04.2026.
Оформите выплату зарплаты документом Ведомость в банк или Ведомость в кассу с датой выплаты 05.05.2026.
Проверьте, что НДФЛ удержан именно в документе выплаты. Для уведомления важна дата удержания 05.05.2026.
Сформируйте документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете за майский период. В нем должны попасть суммы НДФЛ, удержанные с 01.05.2026 по 22.05.2026, со сроком перечисления 28.05.2026.
Передайте данные в бухгалтерскую программу, если зарплатная база и бухгалтерская база ведутся отдельно.
В 1С:Бухгалтерия предприятия 8 сформируйте Уведомление об исчисленных суммах налогов по НДФЛ за период 31/02.
Проверьте сумму, КБК, ОКТМО, КПП, отчетный период и год.
Отправьте уведомление не позднее 25.05.2026.
Если вы ведете учет только в 1С:Бухгалтерия предприятия 8, используйте зарплатные документы конфигурации: Начисление зарплаты, Ведомость в банк, Ведомость в кассу, а затем формируйте Уведомление об исчисленных суммах налогов через раздел, связанный с единым налоговым счетом. В разных версиях интерфейса путь может отличаться, но обычно документ доступен через раздел Операции, блок Единый налоговый счет, журнал Уведомления или через задачи организации.
Если программа не включает НДФЛ по зарплате, выплаченной 05.05.2026, в уведомление до 25.05.2026, выясним причину. Чаще всего ошибка связана не с самим уведомлением, а с документами начисления, выплаты или передачи удержанного налога.
Проверьте следующие моменты:
Дата выплаты в ведомости. Убедитесь, что документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу проведен датой 05.05.2026. Если дата выплаты ошибочно стоит 30.04.2026, программа может отнести НДФЛ к другому периоду.
Факт проведения ведомости. НДФЛ становится удержанным в учете 1С после проведения документа выплаты. Если ведомость не проведена, уведомление может не увидеть удержанный налог.
Период документа отражения удержанного НДФЛ. В Отражение удержанного НДФЛ в бухучете выберите май 2026 года и проверьте, что в табличную часть попали суммы с датой удержания 05.05.2026.
Срок перечисления налога. Для удержаний с 01.05.2026 по 22.05.2026 срок перечисления должен быть 28.05.2026. Если программа показывает другой срок, проверьте дату выплаты и актуальность релиза.
КБК и ОКТМО. Если суммы разделены по разным КБК, ставкам НДФЛ, ОКТМО или КПП, в уведомлении должны быть отдельные строки.
Синхронизацию между ЗУП и БП. Если зарплата ведется в ЗУП, а уведомление отправляется из БП, убедитесь, что обмен выполнен после проведения Отражение удержанного НДФЛ в бухучете.
Актуальность релиза и патчей. Для НДФЛ особенно важно использовать актуальную версию конфигурации, потому что правила уведомлений, сроки и контрольные алгоритмы менялись.
Для контроля используйте отчеты по НДФЛ. В ЗУП полезно сформировать отчет Удержанный НДФЛ. Также можно использовать аналитические отчеты по данным для отражения удержанного НДФЛ в бухучете. Сравните дату удержания, срок перечисления и сумму налога. Наша цель — увидеть, что налог по выплате 05.05.2026 попал в период с 01.05.2026 по 22.05.2026.
Посмотрим на простой пример. Организация начислила зарплату за апрель 30.04.2026. Сумма зарплаты к выплате сотруднику перечислена 05.05.2026. НДФЛ с зарплаты составил 13 000 руб.
В этом случае действуйте так:
В зарплатном учете начислите зарплату за апрель датой 30.04.2026.
Выплатите зарплату 05.05.2026.
Удержите НДФЛ 13 000 руб. на дату выплаты 05.05.2026.
Включите 13 000 руб. в уведомление по НДФЛ за период с 01.05.2026 по 22.05.2026.
Укажите код периода 31/02 и год 2026.
Подайте уведомление до 25.05.2026.
Перечислите НДФЛ до 28.05.2026.
Вывод по примеру: несмотря на то что зарплата относится к апрелю, в уведомление она попадет по майскому удержанию, потому что фактическая выплата и удержание НДФЛ произошли 05.05.2026.
Рассмотрим подробнее ситуацию, когда в мае есть несколько выплат. Допустим, организация:
05.05.2026 выплатила зарплату за апрель и удержала НДФЛ 13 000 руб.;
15.05.2026 выплатила отпускные и удержала НДФЛ 4 000 руб.;
20.05.2026 выплатила аванс за май и удержала НДФЛ 6 000 руб.
Все три удержания попадают в один интервал — с 1 по 22 мая 2026 года. Значит, в уведомлении до 25.05.2026 нужно показать общую сумму НДФЛ 23 000 руб., если у всех выплат одинаковые КБК, ОКТМО и КПП.
Если же одна часть относится к одному ОКТМО, а другая — к другому, сформируйте отдельные строки уведомления. Налоговая обязанность в уведомлении детализируется не по сотрудникам и не по документам выплаты, а по реквизитам: КБК, ОКТМО, КПП, отчетный период, год и сумма.
Теперь посмотрим на другую ситуацию, чтобы закрепить правило. Допустим, зарплата начислена 30.04.2026, но выплачена не 05.05.2026, а 25.05.2026. Тогда дата удержания НДФЛ — 25.05.2026. Эта дата уже не попадает в период с 1 по 22 мая. Она относится к периоду с 23 по последнее число мая.
В таком случае уведомление по НДФЛ нужно было бы подать не до 25 мая, а не позднее 03.06.2026. Срок уплаты НДФЛ пришелся бы на 05.06.2026. Код периода был бы уже другим — для второй части мая применяется код второго периода месяца квартала.
Вывод: всегда начинайте не с месяца начисления зарплаты, а с даты выплаты. Именно дата выплаты показывает, в какой интервал попал удержанный НДФЛ.
Иногда возникает вопрос: если зарплата начислена 30.04.2026, но не выплачена, нужно ли подать уведомление за апрель с нулевой суммой или показать там начисленный налог? Разберем этот момент отдельно.
Уведомление по НДФЛ подается по суммам налога, которые были исчислены и удержаны налоговым агентом за конкретный период. Если в период с 23 по 30 апреля 2026 года по этой зарплате не было фактической выплаты, то не было и удержанного НДФЛ. Значит, по этой зарплате в апрельском уведомлении отражать нечего.
Нулевое уведомление подавать не нужно, если в соответствующем периоде не было выплат и не было НДФЛ к уплате. Если же в этот же период были другие выплаты сотрудникам, например отпускные или премии, по которым НДФЛ был удержан, тогда уведомление подается по этим фактическим удержаниям.
Для правильного решения задачи важно не смешивать три понятия. Разберем их в практическом смысле.
Начисленная зарплата — это сумма оплаты труда, рассчитанная за месяц. В нашем случае зарплата начислена за апрель 2026 года документом начисления от 30.04.2026.
Исчисленный НДФЛ — это рассчитанная сумма налога с дохода. В программах 1С расчет НДФЛ может выполняться в документе начисления, но для уведомления важно, чтобы налог был привязан к фактической выплате и стал удержанным.
Удержанный НДФЛ — это налог, который работодатель удержал из дохода сотрудника при выплате. Именно удержанный налог участвует в уведомлении по соответствующему периоду.
Поэтому в нашей ситуации не делайте вывод только по дате документа Начисление зарплаты и взносов. Проанализируйте документ выплаты. Если выплата проведена 05.05.2026, то НДФЛ относится к майскому периоду удержания.
Рассмотрим ситуацию, когда бухгалтер ошибочно включил НДФЛ с зарплаты, выплаченной 05.05.2026, в уведомление за апрельский период. Ошибка может возникнуть, если ориентироваться на дату начисления 30.04.2026, а не на дату выплаты.
В этом случае проанализируйте, какие именно реквизиты и суммы были указаны неверно. Общий подход такой:
Если неверно указана только сумма по конкретной обязанности, подайте новое уведомление с теми же реквизитами и правильной суммой.
Если неверно указан период, КБК, ОКТМО или другой реквизит, сначала обнулите ошибочную строку, указав по прежним неверным реквизитам сумму 0.
Затем добавьте новую строку с правильными реквизитами: для нашей ситуации — майский период 31/02, год 2026 и правильная сумма удержанного НДФЛ.
В 1С корректировку лучше выполнять после проверки исходных документов выплаты. Сначала убедитесь, что в программе дата выплаты стоит 05.05.2026 и удержанный НДФЛ относится к правильному сроку перечисления. Затем формируйте корректное уведомление. Если ошибка возникла из-за неверной даты в ведомости, исправьте первичный документ учета зарплаты, перепроведите связанные документы и только после этого обновляйте уведомление.
Проанализируем типовые ошибки, которые встречаются при такой задаче.
Ориентируются на дату начисления зарплаты. Бухгалтер видит 30.04.2026 и пытается включить НДФЛ в апрельский период. Это неверно, если выплата была 05.05.2026.
Не проводят документ выплаты. Зарплата начислена, ведомость создана, но не проведена. В результате НДФЛ может не считаться удержанным для уведомления.
Указывают неправильную дату выплаты в ведомости. Например, ведомость датирована 30.04.2026, хотя фактическое перечисление было 05.05.2026. Тогда программа может определить неправильный период удержания.
Формируют уведомление раньше проведения всех майских выплат. Если уведомление создается до отражения всех выплат с 1 по 22 мая, сумма может быть неполной.
Не выполняют синхронизацию между ЗУП и БП. В ЗУП налог удержан, но в БП данные еще не попали. В результате уведомление в бухгалтерской базе не заполняется или заполняется не полностью.
Не обновляют конфигурацию 1С. Уведомления по НДФЛ чувствительны к изменениям сроков, кодов периодов и алгоритмов заполнения. На старых релизах возможны некорректные периоды или сроки.
Перед отправкой уведомления выполните контроль. Рассмотрим удобный порядок проверки:
Сформируйте список всех выплат физическим лицам за период с 01.05.2026 по 22.05.2026.
Проверьте по каждой выплате сумму удержанного НДФЛ.
Сгруппируйте суммы по КБК, ОКТМО и КПП.
Сравните полученные суммы с табличной частью документа Уведомление об исчисленных суммах налогов.
Проверьте код периода 31/02 и год 2026.
Проверьте срок уплаты — 28.05.2026.
Убедитесь, что зарплата, выплаченная 05.05.2026, не попала в апрельский период.
Если используете ЗУП, дополнительно сформируйте отчет Удержанный НДФЛ. В отчете посмотрите дату удержания, документ выплаты и срок перечисления. По нашей ситуации должна прослеживаться цепочка: зарплата за апрель начислена 30.04.2026, выплата проведена 05.05.2026, НДФЛ удержан 05.05.2026, срок перечисления 28.05.2026, уведомление до 25.05.2026.
Чтобы быстро определить срок уведомления в подобных ситуациях, используйте простой алгоритм:
Найдите дату фактической выплаты дохода сотруднику.
Считайте эту дату датой удержания НДФЛ.
Если дата удержания попала с 1 по 22 число месяца, подайте уведомление до 25 числа этого же месяца.
Если дата удержания попала с 23 числа по последнее число месяца, подайте уведомление до 3 числа следующего месяца.
Для выплаты 05.05.2026 выберите первый вариант: уведомление до 25.05.2026.
Этот алгоритм помогает не ошибиться, когда зарплата начислена в одном месяце, а выплачена в следующем. Месяц начисления важен для расчета зарплаты, но для уведомления по НДФЛ решающим становится месяц и день удержания налога.
В рассматриваемой ситуации зарплата начислена 30.04.2026, а перечислена сотруднику 05.05.2026. НДФЛ удерживается при фактической выплате дохода, поэтому дата удержания — 05.05.2026. Эта дата входит в период с 1 по 22 мая 2026 года.
Значит, НДФЛ с этой зарплаты отразите в уведомлении, которое подается не позднее 25.05.2026.
В уведомлении укажите майский период 2026 года: 31/02. НДФЛ перечислите не позднее 28.05.2026. В 1С проверьте дату выплаты в ведомости, проведение документа выплаты, документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете, документ Сведения об удержанном НДФЛ и итоговое Уведомление об исчисленных суммах налогов.
Главное правило: для уведомления по НДФЛ ориентируйтесь на дату удержания налога, а не на дату начисления зарплаты. Если зарплата за апрель выплачена 05.05.2026, показываем НДФЛ в майском уведомлении до 25.05.2026.
Информация носит справочный характер