Рассмотрим ситуацию: организация на ОСНО открыла обособленное подразделение 04.05.2026 и в этот же день перевела туда часть работников из головной организации. Затем 08.05.2026 этим работникам выплачена зарплата за апрель 2026 года. Разберем, по каким КПП и ОКТМО отражать доходы и НДФЛ в форме 6-НДФЛ и в уведомлении об исчисленных суммах налогов.
Основной практический вывод: если зарплата за апрель выплачена 08.05.2026, то для целей НДФЛ доход считается полученным в мае 2026 года, то есть на дату фактической выплаты. На эту дату работники уже переведены во вновь открытое обособленное подразделение. Поэтому безопасный рабочий вариант — отразить эту выплату и удержанный с нее НДФЛ по КПП и ОКТМО нового обособленного подразделения.
При этом ситуация действительно может трактоваться неоднозначно, потому что зарплата начислена за апрель, когда работники еще числились в головной организации. Поэтому разберем не только основной вариант, но и возможный альтернативный подход, а также посмотрим, как проверить заполнение в 1С.
Начнем с главного правила. Для НДФЛ сейчас важно не только то, за какой месяц начислена зарплата, но и когда она фактически выплачена работнику. С 2023 года зарплата для целей НДФЛ признается доходом на дату выплаты, а не на последний день месяца, за который она начислена.
В нашей ситуации зарплата начислена за апрель 2026 года, но выплачена 08.05.2026. Значит, для НДФЛ это доход мая 2026 года. НДФЛ нужно исчислить и удержать при выплате дохода 08.05.2026.
Разделим два разных понятия:
Месяц начисления зарплаты — апрель 2026 года. Это важно для бухгалтерского учета, расчета зарплаты, отражения затрат и кадровой аналитики.
Дата фактического получения дохода для НДФЛ — 08.05.2026. Это важно для 6-НДФЛ, уведомления об исчисленных суммах налогов, срока перечисления НДФЛ и распределения налога по периоду удержания.
Поэтому не делайте вывод только по названию выплаты «зарплата за апрель». Для НДФЛ смотрим дату выплаты. Если деньги перечислены работникам 08.05.2026, то НДФЛ удержан в период с 1 по 22 мая 2026 года.
Теперь разберем вопрос с КПП и ОКТМО. Организация, у которой есть обособленные подразделения, уплачивает НДФЛ не только по месту нахождения головной организации, но и по месту нахождения каждого обособленного подразделения. Сумма НДФЛ по обособленному подразделению определяется исходя из доходов, начисляемых и выплачиваемых работникам этого подразделения.
В рассматриваемой ситуации на дату выплаты 08.05.2026 работники уже переведены в новое обособленное подразделение. Поэтому применяем такую логику:
зарплата выплачена после открытия обособленного подразделения;
на дату выплаты работники уже относятся к новому обособленному подразделению;
НДФЛ исчислен и удержан на дату выплаты;
в уведомлении и 6-НДФЛ отражаем выплату по КПП и ОКТМО нового обособленного подразделения.
Практическое решение для вопроса: зарплату за апрель, выплаченную 08.05.2026 после перевода работников в ОП, отразите в отчетности по НДФЛ по новому обособленному подразделению. То есть используйте КПП и ОКТМО нового ОП в соответствующих строках 6-НДФЛ и в блоке уведомления об исчисленных суммах налогов.
При этом сохраните внутреннее обоснование выбранного подхода. В учетной справке можно указать, что дата фактического получения дохода для НДФЛ — 08.05.2026, на эту дату работники числятся в обособленном подразделении, поэтому НДФЛ отражен по месту нахождения этого подразделения.
Проанализируем причину неоднозначности. С одной стороны, НДФЛ по зарплате сейчас привязан к дате выплаты. На дату выплаты работник уже находится в ОП. Поэтому доход и налог логично отражать по новому подразделению.
С другой стороны, сама зарплата начислена за апрель, а в апреле работники трудились в головной организации. Из-за этого может возникнуть вопрос: не нужно ли отнести апрельскую зарплату к головной организации, потому что именно там работники выполняли трудовые обязанности в расчетном месяце?
Прямого универсального разъяснения именно для ситуации, когда зарплата за период до перевода выплачена уже после перевода в новое ОП, на практике может не быть. Поэтому основной подход строится на действующих правилах НДФЛ: доход признается на дату выплаты, налог удерживается при выплате, а на дату выплаты работники уже относятся к новому ОП.
Если сумма существенная или ваша инспекция ранее требовала иной подход, получите письменное мнение своей ИФНС. Это особенно важно, если головная организация и ОП относятся к разным налоговым инспекциям или разным муниципальным образованиям.
Теперь разберем уведомление. Зарплата выплачена 08.05.2026, значит НДФЛ удержан в период с 1 по 22 мая 2026 года. По общему правилу уведомление по НДФЛ за этот период нужно представить не позднее 25.05.2026, а перечислить налог — не позднее 28.05.2026.
Для выплаты 08.05.2026 используйте период уведомления, соответствующий НДФЛ, удержанному с 1 по 22 мая 2026 года. В 2026 году для этого периода применяется код 31/02, потому что май — второй месяц второго квартала, а период с 1 по 22 число относится к первой части месяца.
Разберем заполнение уведомления по шагам:
В верхней части уведомления укажите реквизиты организации. Как правило, в поле КПП вверху формы указывают КПП головной организации по месту ее учета.
В разделе с данными по налогам заполните отдельный блок по сумме НДФЛ, удержанной с доходов работников нового ОП.
В этом блоке укажите КПП, который соответствует обособленному подразделению, через которое отражается НДФЛ.
Укажите ОКТМО нового обособленного подразделения.
Укажите КБК по НДФЛ налогового агента.
Укажите отчетный период 31/02 для НДФЛ, удержанного с 1 по 22 мая 2026 года.
Укажите сумму НДФЛ, удержанную 08.05.2026 с зарплаты этих работников.
Если в этот же период организация выплачивала доходы и работникам головной организации, и работникам ОП, не смешивайте их в одну строку с одним КПП и ОКТМО. Заполните отдельные блоки:
по головной организации — с КПП и ОКТМО головной организации;
по новому ОП — с КПП и ОКТМО обособленного подразделения.
Важно: уведомление подается по организации в целом, но внутри уведомления суммы НДФЛ нужно разделить по КПП и ОКТМО тех подразделений, по которым налог должен быть распределен на ЕНС.
Теперь посмотрим на 6-НДФЛ. Зарплата за апрель, выплаченная 08.05.2026, относится к отчетному периоду полугодие 2026 года, потому что дата фактического получения дохода и дата удержания НДФЛ приходятся на май.
Если применяем основной подход, то эта выплата включается в расчет 6-НДФЛ по новому обособленному подразделению. На титульном листе расчета по ОП укажите:
ИНН организации;
КПП нового обособленного подразделения;
код налогового органа по месту учета ОП;
код места нахождения учета для обособленного подразделения;
ОКТМО нового обособленного подразделения.
В самом расчете 6-НДФЛ по ОП отразите:
сумму зарплаты за апрель, выплаченную 08.05.2026;
исчисленный НДФЛ с этой выплаты;
удержанный НДФЛ с этой выплаты;
сумму налога, подлежащую перечислению за период удержания с 1 по 22 мая 2026 года;
сведения о физлицах в годовом расчете в составе справок о доходах, если по итогам года эти доходы относятся к данному ОП.
Если у этих работников в 2026 году были выплаты до перевода, которые фактически выплачивались до 04.05.2026 по головной организации, такие доходы остаются в 6-НДФЛ головной организации. То есть один и тот же работник в течение года может попасть в отчетность по разным КПП и ОКТМО, если часть доходов отражена до перевода по головной организации, а часть после перевода — по ОП.
Разберем важное разграничение. Не нужно переносить в новое ОП все доходы работников за весь год только потому, что они были переведены 04.05.2026. Смотрите дату фактической выплаты дохода и то, к какому подразделению относится работник на эту дату.
Применим такую схему:
Доход выплачен до 04.05.2026. Отражайте по головной организации, если на дату выплаты работник числился в головной организации.
Доход выплачен 04.05.2026 или позже после перевода. Отражайте по новому ОП, если на дату выплаты работник уже относится к обособленному подразделению.
Доход начислен за период до перевода, но выплачен после перевода. По основному подходу отражайте по новому ОП, потому что для НДФЛ доход признается на дату выплаты.
Доход начислен и выплачен после перевода. Отражайте по новому ОП.
Посмотрим на пример. Если аванс за апрель был выплачен 20.04.2026, то НДФЛ с этого аванса удержан в апреле, когда работники еще числились в головной организации. Такой аванс отражайте по головной организации. Если окончательный расчет за апрель выплачен 08.05.2026, то по основному подходу он отражается уже по новому ОП.
Если зарплата за май выплачивается в июне, то доход и НДФЛ по ней отражайте исходя из подразделения, к которому относятся работники на дату выплаты и по которому программа формирует налоговую регистрацию. Если работники весь период после 04.05.2026 числятся в ОП, то майская зарплата обычно должна попасть в 6-НДФЛ и уведомление по ОП.
В исходном вопросе зарплата выплачена за апрель, а ОП открыто только 04.05.2026. Поэтому делить саму апрельскую зарплату между головной организацией и ОП по дням апреля не нужно: в апреле ОП еще не было.
Главная развилка здесь не в делении апрельской зарплаты по дням, а в выборе налоговой регистрации для всей выплаты 08.05.2026. Основной вариант — отнести выплату к ОП, потому что доход для НДФЛ возник на дату выплаты, а на эту дату работники уже переведены.
Деление может понадобиться в другой ситуации: если работник в одном месяце реально трудился в разных подразделениях и зарплата начислена по разным подразделениям. Например, часть месяца сотрудник работал в головной организации, а затем переведен в ОП, и расчет зарплаты в программе разбит по подразделениям начисления. Тогда дополнительно проверьте, как 1С распределила доход и НДФЛ по налоговым регистрациям.
Но для конкретной выплаты 08.05.2026 за апрель главный ориентир — дата выплаты и статус работника на эту дату.
Рассмотрим альтернативное решение, которое иногда могут предлагать из-за того, что зарплата начислена за апрель, когда работники еще не были переведены в ОП. По этому подходу апрельская зарплата относится к головной организации, потому что трудовые обязанности в апреле выполнялись там.
Такой вариант может выглядеть логичным с точки зрения кадровой и управленческой аналитики, но для НДФЛ он спорный. НДФЛ по зарплате возникает на дату выплаты, а на дату выплаты работники уже относятся к ОП. Поэтому применять альтернативный подход без подтверждения своей инспекции рискованно.
Если вы хотите использовать этот вариант, действуйте так:
Получите письменное разъяснение или хотя бы рабочую позицию своей ИФНС.
Закрепите выбранный подход во внутренней учетной справке.
Проверьте, чтобы уведомление и 6-НДФЛ были заполнены одинаково: если в уведомлении указана головная организация, то и 6-НДФЛ должен отражать эту выплату по головной организации.
Проверьте, чтобы платежи по НДФЛ были распределены на ЕНС по тому же КПП и ОКТМО.
Не допускайте ситуации, когда уведомление подано по одному ОКТМО, а 6-НДФЛ показывает сумму по другому ОКТМО.
Практическая рекомендация: без отдельного подтверждения инспекции используйте основной подход — отражайте выплату 08.05.2026 по новому ОП. Альтернативный вариант применяйте только после согласования, потому что он может конфликтовать с правилом о дате фактического получения дохода.
Теперь разберем работу в 1С. Важно не просто вручную исправить отчет, а правильно настроить подразделение и кадровый перевод, чтобы доходы, НДФЛ, уведомления и 6-НДФЛ формировались согласованно.
В 1С:Зарплата и управление персоналом или в зарплатном блоке 1С:Бухгалтерия проверьте следующие элементы:
Организации — проверьте основную организацию, ее ИНН, КПП и налоговую регистрацию.
Подразделения — создайте или проверьте новое обособленное подразделение.
Регистрации в налоговых органах — укажите КПП и ОКТМО нового ОП.
Кадровый перевод — оформите перевод работников с 04.05.2026 в новое подразделение.
Начисление зарплаты и взносов — проверьте начисление зарплаты за апрель.
Ведомость в банк или Ведомость в кассу — проверьте дату выплаты 08.05.2026.
Уведомление об исчисленных суммах налогов — сформируйте уведомление и проверьте КПП, ОКТМО и период.
6-НДФЛ — сформируйте расчет за полугодие 2026 года отдельно по нужным налоговым регистрациям.
Особое внимание уделите дате кадрового перевода. Если документ Кадровый перевод проведен датой 04.05.2026, а ведомость на выплату зарплаты за апрель проведена датой 08.05.2026, программа должна видеть, что на дату выплаты работник уже относится к новому ОП. Но результат зависит от настроек, версии конфигурации и порядка заполнения документов.
Перед отправкой уведомления и 6-НДФЛ обязательно проверьте расшифровки. В 1С используйте стандартные отчеты по НДФЛ:
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — проверьте дату получения дохода, сумму дохода, исчисленный и удержанный налог.
Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода — проверьте, в каком месяце налогового периода отражена апрельская зарплата, выплаченная в мае.
Регистр налогового учета по НДФЛ — проверьте налоговую регистрацию, КПП и ОКТМО, к которым программа отнесла доход.
Сводная справка 2-НДФЛ или годовые справки в составе 6-НДФЛ — используйте для итоговой проверки распределения доходов по подразделениям.
Проверка разделов 6-НДФЛ — используйте для контроля соответствия сумм исчисленного, удержанного и перечисляемого НДФЛ.
В проверке смотрите не только сумму НДФЛ, но и аналитику налоговой регистрации. Для нашей ситуации нужно, чтобы выплата 08.05.2026 по переведенным работникам попала в налоговую регистрацию нового ОП, если вы применяете основной подход.
Если 1С автоматически относит выплату к головной организации, не исправляйте сразу итоговый отчет вручную. Сначала выясните причину:
не проведен кадровый перевод на 04.05.2026;
в подразделении не указаны КПП и ОКТМО;
не заполнена налоговая регистрация ОП;
ведомость на выплату была создана до кадрового перевода и не перезаполнена;
начисление зарплаты или ведомость используют старую аналитику подразделения;
в программе не обновлены релизы и регламентированная отчетность.
После исправления причины перезаполните документы, пересчитайте НДФЛ при необходимости и заново сформируйте уведомление и 6-НДФЛ.
Разберем практический алгоритм.
Создайте новое подразделение в справочнике Подразделения и отметьте его как обособленное, если такая настройка используется в вашей конфигурации.
Укажите для ОП налоговую регистрацию: КПП, ОКТМО, налоговый орган и дату постановки на учет.
Оформите документ Кадровый перевод с 04.05.2026 для работников, которых переводите в ОП.
Проведите начисление зарплаты за апрель 2026 года.
Создайте или перезаполните ведомость на выплату зарплаты с датой 08.05.2026.
Проверьте в ведомости удержанный НДФЛ.
Сформируйте отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и проверьте, что дата получения дохода — 08.05.2026.
Проверьте, что налоговая регистрация по этой выплате соответствует новому ОП.
Сформируйте Уведомление об исчисленных суммах налогов за период с 1 по 22 мая 2026 года.
Проверьте, что в блоке уведомления по этой сумме указаны КПП и ОКТМО нового ОП.
Сформируйте 6-НДФЛ за полугодие 2026 года по новому ОП.
Сверьте сумму удержанного НДФЛ из уведомления с данными раздела 1 6-НДФЛ по этому же периоду удержания.
Если ведете зарплату в 1С:ЗУП, а отчетность отправляете из 1С:Бухгалтерия, дополнительно проверьте обмен между базами. В бухгалтерскую базу должны попасть корректные данные по налоговым регистрациям, иначе уведомление или 6-НДФЛ могут сформироваться по неверному КПП или ОКТМО.
Посмотрим на контрольные точки. По выплате 08.05.2026 должны совпадать следующие данные:
дата выплаты дохода — 08.05.2026;
период удержания НДФЛ — с 1 по 22 мая 2026 года;
срок подачи уведомления — 25.05.2026;
срок уплаты НДФЛ — 28.05.2026;
код периода уведомления — 31/02;
КПП в блоке уведомления — КПП нового ОП;
ОКТМО в блоке уведомления — ОКТМО нового ОП;
6-НДФЛ — расчет по новому ОП за полугодие 2026 года;
сумма дохода — сумма фактически выплаченной зарплаты за апрель;
сумма удержанного НДФЛ — сумма, удержанная при выплате 08.05.2026.
Если уведомление подано по ОКТМО ОП, а 6-НДФЛ показывает эту же выплату по головной организации, возникнет несоответствие. Налоговая может увидеть, что обязанность по НДФЛ заявлена по одному муниципальному образованию, а отчетность по доходам представлена по другому. Поэтому не допускайте разрыва между уведомлением и расчетом 6-НДФЛ.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда головная организация и обособленное подразделение находятся в одном муниципальном образовании. В некоторых случаях организация может использовать централизованный порядок перечисления НДФЛ и представления отчетности через выбранное подразделение или головную организацию. Для этого должны быть соблюдены условия и поданы соответствующие уведомления в налоговые органы.
Если централизованный порядок не выбран, работайте по общему правилу: формируйте отдельные данные по каждому КПП и ОКТМО. Если централизованный порядок выбран и корректно оформлен, проверяйте, какой КПП и ОКТМО должны использоваться в уведомлении и 6-НДФЛ с учетом выбранного порядка.
Не смешивайте два режима. Если организация не подавала уведомление о централизованном порядке, не отражайте автоматически все выплаты через головную организацию только потому, что так удобнее. Если централизованный порядок применяется, настройте его в 1С и проверьте, что регламентированная отчетность формируется в соответствии с выбранной схемой.
Поскольку ситуация переходная, рекомендуем подготовить внутреннюю учетную справку. Она поможет объяснить, почему зарплата за апрель попала в отчетность по ОП.
В учетной справке можно указать:
«04.05.2026 работники переведены из головной организации во вновь открытое обособленное подразделение. Зарплата за апрель 2026 года выплачена указанным работникам 08.05.2026. Для целей НДФЛ дата фактического получения дохода определяется на дату выплаты дохода. На дату выплаты работники числятся в обособленном подразделении. В связи с этим доход и удержанный НДФЛ по выплате 08.05.2026 отражены в уведомлении об исчисленных суммах налогов и расчете 6-НДФЛ по КПП и ОКТМО обособленного подразделения».
Если получите письменное разъяснение ИФНС с другим подходом, сохраните его вместе с учетной справкой и применяйте один порядок последовательно: в уведомлении, в 6-НДФЛ, в регистрах 1С и при перечислении налога.
Разберем ошибки, которые чаще всего возникают в такой ситуации.
Ошибка 1: отражают всю зарплату за апрель по головной организации только из-за месяца начисления. Для НДФЛ нужно учитывать дату выплаты. Если выплата была после перевода, основной подход — ОП.
Ошибка 2: уведомление подают по ОП, а 6-НДФЛ формируют по головной организации. Так появляется несоответствие по КПП и ОКТМО.
Ошибка 3: в 1С создали ОП, но не указали КПП и ОКТМО. В результате программа не может корректно распределить НДФЛ.
Ошибка 4: кадровый перевод проведен позже фактической даты перевода. Если перевод проведен не 04.05.2026, а другой датой, программа может отнести выплату не туда.
Ошибка 5: ведомость на выплату создана до кадрового перевода и не перезаполнена. Тогда в ведомости может остаться старая налоговая аналитика.
Ошибка 6: вручную исправляют только печатную форму 6-НДФЛ. Исправлять нужно исходные данные и регистры, иначе последующие отчеты снова сформируются неверно.
Ошибка 7: не проверяют годовые справки в составе 6-НДФЛ. Если работник в течение года получал доходы по разным подразделениям, годовые сведения должны корректно распределиться по соответствующим расчетам.
Посмотрим на пример.
ООО открыло ОП 04.05.2026. В этот же день работники переведены из головной организации в ОП. 08.05.2026 им выплачена зарплата за апрель 2026 года. НДФЛ удержан при выплате 08.05.2026.
Применяем основной подход:
Дата фактического получения дохода для НДФЛ — 08.05.2026.
Период удержания НДФЛ — с 1 по 22 мая 2026 года.
Уведомление подаем не позднее 25.05.2026.
НДФЛ перечисляем не позднее 28.05.2026.
В уведомлении используем код периода 31/02.
В блоке уведомления указываем КПП и ОКТМО нового ОП.
В 6-НДФЛ включаем выплату в расчет по новому ОП за полугодие 2026 года.
В расчете по головной организации эту выплату не показываем, если она уже отражена по ОП.
Если до перевода работникам уже выплачивались доходы в 2026 году, например зарплата за март или аванс за апрель, выплаченные до 04.05.2026, эти суммы остаются в отчетности головной организации. В годовом расчете один работник может иметь доходы в разных налоговых регистрациях, если выплаты приходились на периоды до и после перевода.
Перед отправкой уведомления и 6-НДФЛ пройдите контрольный список.
Проверьте дату открытия ОП — 04.05.2026.
Проверьте дату кадрового перевода работников — 04.05.2026.
Проверьте дату выплаты зарплаты за апрель — 08.05.2026.
Проверьте, что ОП имеет корректные КПП и ОКТМО в 1С.
Проверьте налоговую регистрацию работников на дату выплаты.
Проверьте, что НДФЛ удержан именно 08.05.2026.
Проверьте уведомление за период с 1 по 22 мая 2026 года.
Проверьте, что в блоке уведомления стоит КПП и ОКТМО ОП.
Проверьте 6-НДФЛ за полугодие 2026 года по ОП.
Сверьте сумму НДФЛ в уведомлении с суммой в 6-НДФЛ по этому же подразделению.
Сформируйте расшифровки по сотрудникам и сохраните их в рабочей папке отчетного периода.
Если есть сомнения, направьте запрос в ИФНС и сохраните ответ.
Подведем итог. Если работники переведены в обособленное подразделение 04.05.2026, а зарплата за апрель выплачена им 08.05.2026, то для целей НДФЛ эта зарплата считается доходом мая 2026 года. НДФЛ удерживается на дату выплаты — 08.05.2026.
Поскольку на дату выплаты работники уже числятся в новом ОП, в основном рабочем варианте отражайте доход и НДФЛ по КПП и ОКТМО нового обособленного подразделения. В уведомлении об исчисленных суммах налогов заполните отдельный блок по ОП за период с 1 по 22 мая 2026 года с кодом периода 31/02. В 6-НДФЛ включите эту выплату в расчет по новому ОП за полугодие 2026 года.
При этом учитывайте спорность переходной ситуации: зарплата начислена за апрель, когда работники еще находились в головной организации. Поэтому при существенных суммах или при разных позициях инспекций получите письменное мнение своей ИФНС. Главное — применяйте выбранный подход последовательно: в уведомлении, в 6-НДФЛ, в регистрах 1С и при перечислении НДФЛ.
В 1С проверьте Подразделения, Регистрации в налоговых органах, Кадровый перевод, Начисление зарплаты и взносов, Ведомость в банк, Уведомление об исчисленных суммах налогов и 6-НДФЛ. Для контроля используйте Подробный анализ НДФЛ по сотруднику, Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и Регистр налогового учета по НДФЛ.
Главное правило для этой ситуации: выплату 08.05.2026 отражаем не по месяцу начисления апрель, а по дате фактической выплаты для НДФЛ. Если на эту дату работники уже в ОП, то доход и НДФЛ показываем по новому обособленному подразделению.
Информация носит справочный характер