Рассмотрим ситуацию, когда индивидуальный предприниматель выплачивает зарплату работникам в последний календарный день месяца, например 31 октября. Главный вопрос здесь такой: нужно ли включать НДФЛ с этой зарплаты в уведомление, которое подается 25 октября, и когда перечислять удержанный налог в бюджет.
Короткий ответ: если зарплата выплачена 31 октября, то НДФЛ удерживается именно 31 октября. В уведомление, которое подается 25 октября, этот налог не включайте, потому что на 25 октября доход еще не выплачен и НДФЛ еще не удержан.
Разберем подробнее, как определить правильный срок уведомления и оплаты, почему ориентироваться нужно не на месяц начисления зарплаты, а на дату фактической выплаты, и как проверить это в 1С.
Проанализируем ситуацию с точки зрения НДФЛ. ИП, выплачивающий доход работникам, выступает налоговым агентом. Это означает, что он должен исчислить НДФЛ, удержать его при выплате дохода и перечислить в бюджет в установленный срок.
Для зарплаты важно не только то, за какой месяц она начислена, но и когда она фактически выплачена работнику. Если зарплата за октябрь выплачена 31 октября, то для целей НДФЛ налог удержан 31 октября.
Разберем это по шагам:
Зарплата начислена за октябрь.
Фактическая выплата работникам произведена 31 октября.
НДФЛ удержан при выплате дохода, то есть 31 октября.
Период для уведомления и уплаты определяем по дате удержания НДФЛ — 31 октября.
Не определяйте срок по названию месяца зарплаты. Если зарплата называется «за октябрь», но выплачена 31 октября, для НДФЛ важна дата удержания — 31 октября. Если бы та же зарплата была выплачена 5 ноября, НДФЛ попал бы уже в ноябрьский период удержания.
В форумной ситуации обсуждался пример: зарплата за октябрь выплачивается 31.10.2023. По правилам, действовавшим в 2023 году, налоговые агенты перечисляли удержанный НДФЛ за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца не позднее 28-го числа текущего месяца.
Поэтому в 2023 году применялась такая логика:
НДФЛ, удержанный с 23.09.2023 по 22.10.2023, включался в уведомление со сроком подачи 25.10.2023.
Такой НДФЛ нужно было уплатить не позднее 30.10.2023, потому что 28.10.2023 приходилось на выходной день.
НДФЛ, удержанный 31.10.2023, попадал уже в следующий расчетный период — с 23.10.2023 по 22.11.2023.
Поэтому НДФЛ с зарплаты, выплаченной 31.10.2023, нужно было отразить в уведомлении со сроком подачи 27.11.2023, поскольку 25.11.2023 приходилось на выходной день.
Уплатить этот НДФЛ нужно было не позднее 28.11.2023.
То есть по правилам 2023 года ответ на вопрос «что подавать 25 октября» был такой: в уведомление 25 октября включался НДФЛ, удержанный в период с 23 сентября по 22 октября. НДФЛ с зарплаты, которая будет выплачена 31 октября, туда не включался.
Теперь рассмотрим действующий порядок. С 2024 года для НДФЛ налоговых агентов применяется другой принцип разделения периодов внутри месяца.
Сейчас НДФЛ делится на два основных периода удержания:
с 1-го по 22-е число текущего месяца — уведомление подавайте не позднее 25-го числа текущего месяца, уплату выполняйте не позднее 28-го числа текущего месяца;
с 23-го числа по последнее число текущего месяца — уведомление подавайте не позднее 3-го числа следующего месяца, уплату выполняйте не позднее 5-го числа следующего месяца;
с 23 по 31 декабря — действует особый срок: уведомление и уплата выполняются не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Если крайний срок выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, применяйте общий перенос на ближайший следующий рабочий день.
По действующему порядку зарплата, выплаченная 31 октября, относится к периоду удержания НДФЛ с 23 октября по 31 октября. Следовательно, уведомление по такому НДФЛ нужно подать не позднее 3 ноября, а уплатить налог нужно не позднее 5 ноября, если эти даты не переносятся из-за выходных или праздников.
Разберем ключевой вопрос автора: если зарплата будет выплачена 31 октября, какое уведомление нужно подать 25 октября?
По действующим правилам в уведомление со сроком 25 октября включайте НДФЛ, который был удержан с 1 октября по 22 октября. Например, туда могут попасть:
НДФЛ с аванса, если аванс выплачен с 1 по 22 октября;
НДФЛ с отпускных, выплаченных с 1 по 22 октября;
НДФЛ с больничных, выплаченных с 1 по 22 октября;
НДФЛ с иных доходов работников, если фактическая выплата была в период с 1 по 22 октября.
Зарплату, которая будет выплачена 31 октября, в уведомление 25 октября не включайте. На дату 25 октября НДФЛ с этой зарплаты еще не удержан, потому что доход работникам еще не выплачен.
Посмотрим на пример.
10 октября ИП выплатил аванс работникам и удержал НДФЛ 5 000 руб.
31 октября ИП выплатил зарплату за вторую половину месяца и удержал НДФЛ 20 000 руб.
В уведомление не позднее 25 октября включайте 5 000 руб., удержанные 10 октября.
В уведомление не позднее 3 ноября включайте 20 000 руб., удержанные 31 октября.
НДФЛ 5 000 руб. уплачивайте не позднее 28 октября.
НДФЛ 20 000 руб. уплачивайте не позднее 5 ноября.
Рассмотрим подробнее, почему нельзя заранее включать НДФЛ с будущей выплаты в уведомление 25 октября.
Уведомление об исчисленных суммах налогов подается по уже исчисленному и удержанному НДФЛ. Если зарплата будет выплачена только 31 октября, то на 25 октября удержания еще нет. Работник еще не получил доход, налоговый агент еще не удержал налог, а значит, сумма не относится к периоду уведомления, который заканчивается 22 октября.
Если включить будущий НДФЛ в уведомление раньше времени, можно получить расхождения:
в уведомлении будет сумма, которая еще не удержана;
срок уплаты будет определен неверно;
в 6-НДФЛ период удержания может не совпасть с уведомлением;
в 1С могут появиться расхождения между регистрами НДФЛ и расчетами по ЕНС;
при сверке с налоговой инспекцией может возникнуть некорректное распределение единого налогового платежа.
Поэтому применяйте простое правило: сначала выплата дохода и удержание НДФЛ, потом включение суммы в уведомление за соответствующий период удержания.
Разберем универсальный алгоритм. Он подходит для ИП и организаций, которые являются налоговыми агентами.
Определите дату фактической выплаты зарплаты работникам.
Считайте НДФЛ удержанным именно на эту дату.
Проверьте, в какой период попадает дата удержания.
Если дата удержания с 1-го по 22-е число, подавайте уведомление до 25-го числа текущего месяца и платите НДФЛ до 28-го числа текущего месяца.
Если дата удержания с 23-го по последнее число месяца, подавайте уведомление до 3-го числа следующего месяца и платите НДФЛ до 5-го числа следующего месяца.
Если речь идет о периоде с 23 по 31 декабря, применяйте специальный срок — последний рабочий день года.
Если зарплата выплачивается в последний день месяца, она почти всегда попадает во второй период — с 23-го числа по последнее число месяца. Значит, уведомление по такому НДФЛ обычно подается уже в следующем месяце, а уплата производится до 5-го числа следующего месяца.
Посмотрим на самый близкий к вопросу пример.
ИП начислил зарплату за октябрь.
Зарплата выплачена работникам 31 октября.
НДФЛ удержан 31 октября.
Дата удержания попадает в период с 23 октября по 31 октября.
Уведомление по этому НДФЛ подавайте не позднее 3 ноября.
Уплату НДФЛ выполняйте не позднее 5 ноября.
В уведомление 25 октября эту сумму не включайте. В уведомлении 25 октября отражайте только НДФЛ, удержанный с 1 по 22 октября.
Теперь рассмотрим более реалистичный вариант, когда у ИП есть две выплаты в месяце.
20 октября выплачен аванс.
При выплате аванса удержан НДФЛ 4 000 руб.
31 октября выплачена зарплата за вторую половину месяца.
При выплате зарплаты удержан НДФЛ 9 000 руб.
Разделяем удержанный налог по периодам:
НДФЛ 4 000 руб., удержанный 20 октября, относится к периоду с 1 по 22 октября. Уведомление подавайте до 25 октября, уплату выполняйте до 28 октября.
НДФЛ 9 000 руб., удержанный 31 октября, относится к периоду с 23 по 31 октября. Уведомление подавайте до 3 ноября, уплату выполняйте до 5 ноября.
В одном месяце может быть два разных уведомления по НДФЛ. Это нормально. Налог делится не по месяцу начисления зарплаты, а по датам фактического удержания.
Разберем еще один вариант, чтобы закрепить принцип. Допустим, зарплата за октябрь выплачена не 31 октября, а 5 ноября.
Зарплата начислена за октябрь.
Фактически выплачена 5 ноября.
НДФЛ удержан 5 ноября.
Дата удержания попадает в период с 1 по 22 ноября.
Уведомление подавайте не позднее 25 ноября.
Уплату НДФЛ выполняйте не позднее 28 ноября.
Этот пример показывает, что месяц начисления зарплаты не определяет срок уведомления. Даже если зарплата относится к октябрю, при выплате 5 ноября НДФЛ попадает в ноябрьский период удержания.
Посмотрим на пограничную дату. Если зарплата выплачена 22 октября, НДФЛ удержан 22 октября. Это последняя дата первого периода.
Дата удержания НДФЛ — 22 октября.
Период удержания — с 1 по 22 октября.
Уведомление подавайте не позднее 25 октября.
Уплату выполняйте не позднее 28 октября.
Если же зарплата выплачена 23 октября, ситуация меняется:
Дата удержания НДФЛ — 23 октября.
Период удержания — с 23 по 31 октября.
Уведомление подавайте не позднее 3 ноября.
Уплату выполняйте не позднее 5 ноября.
Граница проходит между 22-м и 23-м числом. Это нужно учитывать при настройке зарплатных дат и при проверке уведомлений в 1С.
Теперь разберем, как действовать в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, если ИП ведет зарплату в бухгалтерской базе.
Обычно участвуют следующие объекты 1С:
Начисление зарплаты — документ для начисления зарплаты и расчета НДФЛ.
Ведомость в банк или Ведомость в кассу — документ, которым отражается выплата дохода работникам.
Уведомление об исчисленных суммах налогов — документ для подготовки уведомления по НДФЛ и другим налогам.
Списание с расчетного счета — документ для отражения перечисления единого налогового платежа.
Операция по единому налоговому счету или регламентные операции ЕНС — используются в зависимости от версии программы и настроек учета.
Разберем порядок действий.
Начислите зарплату за месяц документом Начисление зарплаты.
Проверьте рассчитанный НДФЛ.
Создайте выплату зарплаты документом Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
Укажите фактическую дату выплаты — например, 31 октября.
Проведите ведомость.
Сформируйте уведомление за нужный период удержания НДФЛ.
Проверьте, что НДФЛ с выплаты 31 октября попал в уведомление за период с 23 по 31 октября, а не в уведомление за период с 1 по 22 октября.
Особое внимание уделите дате в ведомости. Именно дата выплаты в зарплатных документах влияет на то, в какой период попадет удержанный НДФЛ.
В 1С:Бухгалтерия 3.0 уведомление можно сформировать через задачи организации или через раздел, связанный с единым налоговым счетом. Конкретный путь может немного отличаться в зависимости от релиза и интерфейса, но логика остается одинаковой.
Разберем общий порядок:
Откройте раздел Главное и перейдите к Задачи организации, если уведомление доступно из календаря задач.
Выберите задачу по уведомлению об исчисленных суммах налогов.
Либо откройте раздел Операции, перейдите к блоку Единый налоговый счет и создайте документ Уведомление об исчисленных суммах налогов.
Заполните уведомление автоматически, если программа позволяет это сделать.
Проверьте налог: должен быть выбран НДФЛ налогового агента.
Проверьте период удержания НДФЛ.
Проверьте сумму налога и ОКТМО.
Проверьте срок уплаты.
Запишите, проведите или отправьте уведомление, в зависимости от используемого сервиса и функциональности релиза.
Если зарплата выплачена 31 октября, в уведомлении должен быть период второй части месяца — с 23 октября по 31 октября. Срок подачи такого уведомления — не позднее 3 ноября. Срок уплаты — не позднее 5 ноября.
Если в 1С уведомление не заполнилось или сумма НДФЛ не попала в нужный период, разберем возможные причины.
Не проведена ведомость на выплату зарплаты. НДФЛ удерживается при выплате, поэтому без проведенной ведомости программа может не увидеть удержанный налог.
В ведомости указана неправильная дата выплаты. Если вместо 31 октября указана другая дата, НДФЛ попадет в другой период.
Зарплата начислена, но не выплачена. Начисление само по себе еще не означает удержание НДФЛ.
Используется обмен с 1С:ЗУП. В этом случае нужно проверить, переданы ли сведения об удержанном НДФЛ в бухгалтерскую базу.
Документы проведены не в той последовательности. После изменения зарплатных документов перепроведите ведомости и обновите уведомление.
Уведомление создано за неправильный период. Для выплаты 31 октября нужно выбирать период с 23 по 31 октября, а не с 1 по 22 октября.
В базе устаревший релиз. Механизм ЕНС и уведомлений активно дорабатывался, поэтому программу нужно поддерживать в актуальном состоянии.
После исправления данных не ограничивайтесь повторным открытием уведомления. Перезаполните его и проверьте сумму заново.
Рассмотрим отдельную ситуацию: зарплата рассчитывается в 1С:Зарплата и управление персоналом, а бухгалтерский учет и отправка уведомлений ведутся в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.
В этом случае важно передать в бухгалтерскую базу сведения об удержанном НДФЛ. Для этого в зарплатной программе используется документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете. После синхронизации в бухгалтерской базе могут появляться соответствующие сведения об удержанном НДФЛ.
Разберем порядок контроля:
В 1С:ЗУП начислите зарплату.
Проведите выплату зарплаты через ведомость с фактической датой выплаты 31 октября.
Сформируйте документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете.
Проверьте, что в документ попал НДФЛ, удержанный 31 октября.
Выполните синхронизацию с 1С:Бухгалтерия 3.0.
В бухгалтерской базе проверьте, что сведения об удержанном НДФЛ загружены.
После этого сформируйте Уведомление об исчисленных суммах налогов.
Если документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете не сформирован или не перенесен в бухгалтерию, уведомление в 1С:Бухгалтерии может не заполниться. В такой ситуации проблема не в сроках, а в отсутствии данных для заполнения уведомления.
Посмотрим на бухгалтерскую логику. При начислении и выплате зарплаты обычно формируются операции по расчетам с работниками и НДФЛ.
Типовая логика такая:
Начислена зарплата работникам: Дт затратного счета Кт 70.
Удержан НДФЛ из дохода работника: Дт 70 Кт 68.01.
НДФЛ включен в расчеты по единому налоговому счету: используется счет 68.90, если это предусмотрено механизмом учета ЕНС в вашей версии 1С.
Перечислен единый налоговый платеж: Дт 68.90 Кт 51.
В разных релизах 1С движения по ЕНС могут формироваться разными документами и регламентными операциями. Поэтому проверяйте не только наличие уведомления, но и движения по счетам 68.01, 68.90 и 51.
Для контроля сформируйте отчеты:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 68.01 — чтобы увидеть удержанный НДФЛ.
Карточка счета 68.01 — чтобы проверить документы, которыми сформирован налог.
Анализ счета 68.90 — чтобы проверить отражение обязательств на ЕНС.
Отчеты по НДФЛ в зарплатном разделе — чтобы сверить удержанный налог по датам выплаты.
В исходном обсуждении модератор отдельно указал, что НДФЛ и страховые взносы нужно рассматривать в разных темах. Это правильно, потому что у этих обязательств разные правила.
НДФЛ зависит от даты фактического удержания налога при выплате дохода. Страховые взносы зависят от начислений в пользу работников и имеют свои сроки представления уведомлений и уплаты.
Поэтому в этой статье рассматриваем только НДФЛ налогового агента. Не переносите автоматически выводы по НДФЛ на страховые взносы. Для страховых взносов проверяйте отдельные сроки, отдельные уведомления и отдельные настройки 1С.
Проанализируем распространенные ошибки.
Включают НДФЛ с зарплаты 31 числа в уведомление 25 числа. Это ошибка, потому что на 25 число налог еще не удержан.
Ориентируются на месяц начисления зарплаты, а не на дату выплаты. Для НДФЛ важна дата фактического удержания.
Путают старый порядок 2023 года с действующим порядком. В 2023 году использовался период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца. Сейчас применяется деление на периоды с 1 по 22 и с 23 по последнее число текущего месяца.
Не учитывают перенос сроков из-за выходных и праздников. Если срок выпадает на нерабочий день, его нужно перенести на ближайший рабочий день.
Не проводят ведомость на выплату зарплаты в 1С. Без факта выплаты программа может не определить удержанный НДФЛ.
Не передают удержанный НДФЛ из ЗУП в бухгалтерию. В результате уведомление в бухгалтерской базе остается пустым или неполным.
Создают уведомление за неправильный период. Для выплаты 31 числа нужен период с 23-го по последнее число месяца.
Соберем практическое решение в один алгоритм. Используйте его каждый раз, когда нужно определить срок уведомления и уплаты НДФЛ.
Откройте ведомость на выплату зарплаты.
Посмотрите фактическую дату выплаты работникам.
Считайте НДФЛ удержанным на дату выплаты.
Если дата выплаты с 1 по 22 число, включайте НДФЛ в уведомление до 25 числа этого же месяца.
Если дата выплаты с 23 числа по последний день месяца, включайте НДФЛ в уведомление до 3 числа следующего месяца.
Если дата выплаты приходится на 23–31 декабря, применяйте специальный срок — последний рабочий день года.
Уплачивайте НДФЛ за период с 1 по 22 число не позднее 28 числа текущего месяца.
Уплачивайте НДФЛ за период с 23 числа по последний день месяца не позднее 5 числа следующего месяца.
Проверяйте перенос сроков, если крайняя дата выпадает на выходной или праздник.
В 1С проверяйте дату ведомости, удержанный НДФЛ и правильный период уведомления.
Если ИП выплачивает зарплату за октябрь 31 октября, НДФЛ удерживается 31 октября. По действующим правилам такой налог относится к периоду с 23 октября по 31 октября.
Следовательно:
в уведомление 25 октября НДФЛ с этой зарплаты не включайте;
в уведомление 25 октября включайте только НДФЛ, удержанный с 1 по 22 октября;
НДФЛ с зарплаты, выплаченной 31 октября, включайте в уведомление не позднее 3 ноября;
уплачивайте этот НДФЛ не позднее 5 ноября;
если 3 или 5 ноября выпадает на выходной или праздник, применяйте перенос на ближайший рабочий день.
Для старого примера 2023 года вывод был другим по датам, но таким же по принципу: зарплата, выплаченная 31.10.2023, не включалась в уведомление 25.10.2023, потому что НДФЛ был удержан только 31 октября. В 2023 году он попадал в период с 23.10.2023 по 22.11.2023, уведомление подавалось до 27.11.2023, а уплата выполнялась до 28.11.2023.
Главное правило: определяйте срок уведомления и уплаты НДФЛ по дате удержания налога, то есть по дате фактической выплаты дохода работнику. Если зарплата выплачена последним днем месяца, НДФЛ относится ко второй части месяца и обычно отражается в уведомлении следующего месяца.
Информация носит справочный характер