Разберем ситуацию, когда организация на ОСНО направляет сотрудника в заграничную командировку, выдает ему суточные в иностранной валюте и устанавливает размер суточных выше необлагаемого лимита. Вопрос возникает не в день выдачи валюты из кассы и не в дату списания денег с валютного счета организации. Для НДФЛ ключевыми являются дата утверждения авансового отчета, последний день месяца его утверждения, дата ближайшей денежной выплаты работнику и период, в который налог был фактически удержан.
НДФЛ со сверхнормативных суточных не удерживаем в день выдачи валютного аванса перед командировкой. До возвращения сотрудника и утверждения авансового отчета выданные деньги являются подотчетными средствами. Только после завершения командировки можно определить окончательную сумму суточных, количество дней, применимые нормы, курс пересчета валюты и облагаемую часть выплаты.
Рассмотрим подробнее порядок расчета, удержания, перечисления НДФЛ, отражения в отчетности и настройки учета в программах 1С.
Суточные при направлении работника в командировку за пределы России не облагаются НДФЛ в пределах 2 500 рублей за каждый день нахождения в зарубежной командировке. Если сотрудник находится в командировке на территории России, необлагаемый лимит составляет 700 рублей за каждый день.
Размер суточных, который организация выплачивает работнику, может быть больше установленных лимитов. Работодатель вправе закрепить повышенный размер суточных в коллективном договоре, трудовом договоре, положении о командировках или другом локальном нормативном акте. Однако часть выплаты, превышающая лимит для НДФЛ, становится доходом сотрудника и подлежит налогообложению.
Не будем путать размер суточных, установленный работодателем, и необлагаемый лимит. Например, организация может установить суточные для Германии в размере 65 долларов США за день. Это допустимый размер компенсации, если он предусмотрен внутренними документами организации. Но для НДФЛ необходимо пересчитать такую сумму в рубли и сравнить ее с лимитом 2 500 рублей либо 700 рублей в зависимости от конкретного дня поездки.
Рассмотрим общий принцип расчета:
В справке о доходах работника и в расчете 6-НДФЛ отражаем только сверхнормативную часть суточных. Необлагаемую часть суточных доходом для НДФЛ не признаем и в расчете 6-НДФЛ не показываем.
В исходной ситуации сотрудник направлен в командировку с 23 октября 2023 года по 8 декабря 2023 года. При подсчете необходимо учитывать день выезда, день возвращения, выходные дни, праздничные дни и дни нахождения в пути.
Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая дни в пути. Поэтому не будем определять количество дней только по рабочему графику. Если даты командировки указаны с 23 октября по 8 декабря включительно, формально период составляет 47 календарных дней:
В вопросе указано, что суточные выданы за 46 дней. Это не обязательно означает ошибку, поскольку необходимо проверить фактические даты отправления транспорта, дату пересечения государственной границы, приказ о командировке, билеты и данные авансового отчета. Но количество дней лучше перепроверить отдельно. Если организация выплатила суточные не за все дни, это влияет на сумму компенсации и расчет НДФЛ.
При заграничной командировке важны даты пересечения границы России. День выезда из России обычно относится к дням заграничной командировки. День въезда в Россию относится к дню командировки на территории России. Поэтому один и тот же размер суточных в валюте нельзя автоматически считать полностью зарубежными суточными за весь период.
Рассмотрим пример. Сотрудник выехал из России 23 октября и вернулся в Россию 8 декабря. Если 8 декабря сотрудник пересек границу России, этот день необходимо отдельно проверить. Для него может применяться необлагаемый лимит 700 рублей, а не 2 500 рублей. Следовательно, сумма превышения за день возвращения может быть больше, чем за дни пребывания в Германии.
Если суточные выданы в иностранной валюте, для целей НДФЛ необходимо пересчитать их в рубли. Не будем использовать курс на дату выдачи валюты из кассы и не будем ориентироваться только на курс, по которому организация купила валюту у банка.
Для расчета НДФЛ валютные суточные пересчитываем в рубли по официальному курсу Банка России на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки.
Например, сотрудник вернулся 8 декабря 2023 года, представил авансовый отчет 10 декабря 2023 года, а руководитель утвердил отчет 12 декабря 2023 года. В таком случае датой фактического получения дохода в виде сверхнормативных суточных будет 31 декабря 2023 года. Следовательно, для НДФЛ необходимо применить официальный курс Банка России на 31 декабря 2023 года.
Если последний день месяца приходится на выходной или праздничный день, используем официальный курс Банка России, действующий в этот день. Как правило, применяется курс, установленный Банком России на соответствующую календарную дату.
Не будем смешивать расчет НДФЛ и расчет страховых взносов. Для страховых взносов подход к пересчету валютной суммы может отличаться. При расчете взносов сумму сверхнормативных суточных обычно определяют по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Для НДФЛ ориентируемся на последний день месяца утверждения авансового отчета.
Сверхнормативные суточные не становятся доходом работника в день выдачи аванса. В момент выдачи валюты организация еще не знает, состоится ли командировка в полном объеме, сколько дней сотрудник фактически проведет в поездке, не будет ли командировка продлена, отменена или сокращена.
Поэтому для НДФЛ установлено специальное правило.
Датой фактического получения дохода в виде сверхнормативных суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.
Разберем последовательность на примере командировки с 23 октября 2023 года по 8 декабря 2023 года:
Таким образом, дата утверждения авансового отчета важна, но датой дохода является не сама дата утверждения. Доход возникает в последний календарный день месяца, в котором утвержден отчет.
После исчисления НДФЛ организация должна удержать налог из ближайшей денежной выплаты работнику. Это может быть заработная плата, аванс по заработной плате, премия, отпускные, больничные, материальная помощь или другая выплата, из которой допускается удержание НДФЛ.
Не будем удерживать НДФЛ непосредственно из валютных суточных, выданных перед командировкой. На дату выдачи валюты облагаемая сумма еще не определена. Удержание производим позднее — после утверждения авансового отчета и определения налоговой базы.
При удержании необходимо соблюдать ограничение по сумме удержаний из денежной выплаты. Общая сумма удержаний не должна превышать 50 процентов суммы выплаты сотруднику. Если заработной платы недостаточно, удержим налог частично из ближайшей выплаты и продолжим удержание из следующих денежных выплат.
Рассмотрим пример. Авансовый отчет утвержден 10 декабря 2023 года. Доход в виде сверхнормативных суточных возникает 31 декабря 2023 года. Сотруднику выплачивают заработную плату за декабрь 10 января 2024 года. В этот день организация удерживает НДФЛ со сверхнормативных суточных вместе с НДФЛ, удерживаемым из выплаты заработной платы.
Именно дата удержания налога определяет срок его перечисления в бюджет. Не будем считать срок уплаты от даты выдачи суточных, даты командировки, даты возвращения сотрудника или даты утверждения авансового отчета.
Разберем срок перечисления налога в конкретной ситуации. Если авансовый отчет утвержден в декабре 2023 года, доход в виде сверхнормативных суточных возникает 31 декабря 2023 года. Удержание налога из ближайшей выплаты обычно происходит уже в январе 2024 года.
Если организация удержала НДФЛ, например, 10 января 2024 года, эта сумма относится к периоду удержания с 1 по 22 января 2024 года.
Для такого периода необходимо:
Однако 28 января 2024 года приходилось на воскресенье. Поэтому срок уплаты переносился на ближайший рабочий день — 29 января 2024 года.
Следовательно, если НДФЛ со сверхнормативных суточных был удержан из выплаты сотруднику 10 января 2024 года, перечислить налог необходимо было не позднее 29 января 2024 года.
Ответ из обсуждения, в котором указан срок не позднее 28 января 2024 года, отражает общий установленный срок. Но при практическом расчете необходимо учитывать перенос с выходного дня. Для января 2024 года крайним сроком был 29 января 2024 года.
Для аналогичных ситуаций в текущих периодах будем ориентироваться не на дату дохода, а на дату фактического удержания НДФЛ. Срок зависит от того, в какой период удержан налог.
Если последний день срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, срок переносится на ближайший рабочий день.
Посмотрим на пример для текущего периода. Авансовый отчет утвержден в июне, доход в виде сверхнормативных суточных возникает 30 июня, а НДФЛ удержан из заработной платы 7 июля. Поскольку налог удержан с 1 по 22 июля, уведомление необходимо представить не позднее 25 июля, а налог перечислить не позднее 28 июля с учетом возможного переноса срока.
Если НДФЛ удержан 25 июля, применяем второй период. Тогда уведомление представляем не позднее 3 августа, а налог перечисляем не позднее 5 августа с учетом выходных дней.
Рассмотрим расчет по шагам. Допустим, организация установила суточные 65 долларов США за день. Авансовый отчет утвержден в декабре. Для НДФЛ пересчитываем суточные по курсу Банка России на 31 декабря.
Пусть условный курс составляет 90 рублей за 1 доллар США. Это только пример для понимания механизма расчета. В реальном расчете необходимо использовать официальный курс Банка России на нужную дату.
Сумма суточных за один день составит:
65 долларов США × 90 рублей = 5 850 рублей.
Если день относится к заграничной части командировки, необлагаемый лимит составит 2 500 рублей. Сверхнормативная сумма за один день составит:
5 850 рублей − 2 500 рублей = 3 350 рублей.
Если день относится к территории России, например это день возвращения в Россию, необлагаемый лимит составит 700 рублей. Сверхнормативная сумма за такой день составит:
5 850 рублей − 700 рублей = 5 150 рублей.
Поэтому не будем умножать единый лимит 2 500 рублей на все дни командировки без анализа дат пересечения границы. Для правильного расчета необходимо определить, за сколько дней применяется заграничный лимит, а за сколько — российский.
Предположим, что из 46 оплаченных дней 45 дней относятся к заграничной командировке, а 1 день — к возвращению на территорию России. Тогда облагаемая сумма составит:
45 дней × 3 350 рублей + 1 день × 5 150 рублей = 155 900 рублей.
Если сотрудник является налоговым резидентом России и его доходы облагаются по ставке 13 процентов, НДФЛ составит:
155 900 рублей × 13 процентов = 20 267 рублей.
Это условный пример. Фактическая сумма налога зависит от официального курса Банка России, количества дней, дат пересечения границы, налогового статуса работника и применимой ставки НДФЛ.
На вопрос из обсуждения о коде дохода ответим однозначно: для сверхнормативных суточных применяется код дохода НДФЛ 2015.
Код 2015 используется для суточных, превышающих необлагаемые лимиты:
Не будем применять код 4800 «Иные доходы». Этот код используется только тогда, когда для вида дохода отсутствует специальный код. Для сверхнормативных суточных специальный код предусмотрен — 2015.
Не будем применять код 2017. Он предназначен не для обычных служебных командировок, а для сверхнормативных суточных или полевого довольствия работников с разъездным характером работы, работников в полевых условиях, экспедициях и лиц, работающих вахтовым методом.
В справке о доходах и суммах налога физического лица отражаем только сумму превышения с кодом 2015. Необлагаемую часть суточных не показываем отдельной строкой и не оформляем для нее специальный вычет.
При подготовке расчета 6-НДФЛ необходимо разделять дату фактического получения дохода и дату удержания НДФЛ. Для сверхнормативных суточных эти даты обычно не совпадают.
Рассмотрим ситуацию, в которой авансовый отчет утвержден в декабре 2023 года, доход возникает 31 декабря 2023 года, а налог удержан из заработной платы 10 января 2024 года.
В годовом расчете 6-НДФЛ за 2023 год необходимо учесть доход, возникший 31 декабря 2023 года, и исчисленный с него налог. При этом сумма налога еще не будет отражаться как удержанная в 2023 году, поскольку удержание произошло только в январе 2024 года.
В расчете 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года отражаем НДФЛ, удержанный 10 января 2024 года. Эта сумма попадет в соответствующий период удержания НДФЛ и должна быть включена в уведомление, которое представляется в налоговый орган.
При подготовке отчетности будем контролировать следующие показатели:
2015.Если налог исчислен в одном календарном году, а удержан в следующем, это не является ошибкой. Для сверхнормативных суточных такая ситуация встречается регулярно при декабрьских командировках.
Сверхнормативные суточные облагаются не только НДФЛ, но и страховыми взносами. Необлагаемая часть суточных в пределах 700 рублей для командировок по России и 2 500 рублей для зарубежных командировок не включается в базу по страховым взносам.
При этом порядок определения рублевой суммы для страховых взносов может отличаться от порядка расчета НДФЛ. Поэтому не будем переносить сумму налоговой базы по НДФЛ в расчет страховых взносов без дополнительной проверки курса пересчета.
Для НДФЛ валютные суточные пересчитываем на последний день месяца утверждения авансового отчета. Для страховых взносов сверхнормативную валютную сумму обычно пересчитываем по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.
Из-за разницы курсов сумма сверхнормативных суточных для НДФЛ и сумма для страховых взносов могут не совпадать. Это нормальная ситуация. Не следует принудительно уравнивать эти показатели только для удобства учета.
Чтобы правильно рассчитать НДФЛ и подтвердить расходы организации, соберем полный комплект документов по командировке.
Особое внимание уделим внутреннему положению о командировках. В нем желательно закрепить:
Наличие такого документа подтверждает, что выплата суточных имеет установленный работодателем порядок и не является произвольной выплатой сотруднику.
Рассмотрим общий порядок учета в 1С:Бухгалтерия 8. Конкретное отражение зависит от используемой редакции программы, настроек зарплатного учета, синхронизации с 1С:Зарплата и управление персоналом и внутреннего порядка учета командировочных расходов.
Выдачу валюты сотруднику под отчет обычно отражаем через кассовые документы и расчеты с подотчетным лицом. Для учета расходов после возвращения сотрудника используем документ Авансовый отчет. В нем фиксируем сумму выданного аванса, подтвержденные расходы на проживание, проезд, суточные и расчеты с работником.
При отражении суточных необходимо отделить бухгалтерский учет командировочных расходов от учета сверхнормативной части для НДФЛ. Сам документ Авансовый отчет подтверждает расходы организации и расчеты с подотчетным лицом, но не всегда автоматически формирует корректные данные по НДФЛ со сверхнормативных суточных.
Поэтому после утверждения авансового отчета необходимо проверить:
2015.Если организация ведет расчет заработной платы непосредственно в 1С:Бухгалтерия 8, необходимо проверить документы расчета НДФЛ, ведомости на выплату зарплаты и регистры налогового учета. Сверхнормативную часть суточных следует зарегистрировать как доход работника, с которого необходимо исчислить НДФЛ, но который не увеличивает сумму денег к выплате сотруднику.
При использовании отдельной программы 1С:Зарплата и управление персоналом расчеты по подотчетным суммам и авансовому отчету могут оставаться в бухгалтерской программе, а налоговый доход в виде сверхнормативных суточных отражается в зарплатной программе.
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 сверхнормативные суточные обычно отражают как натуральный доход работника. Такой подход позволяет корректно исчислить НДФЛ, удержать его из ближайшей денежной выплаты и включить данные в расчет 6-НДФЛ.
Разберем общий порядок настройки.
2015.Доход в натуральной форме.Начисление зарплаты и взносов или в соответствующих налоговых регистрах программы.Например, если авансовый отчет утвержден 10 декабря 2023 года, в документе Доход в натуральной форме необходимо указать дату получения дохода 31 декабря 2023 года, а не 10 декабря и не дату выдачи валюты 20 октября.
Не будем отражать всю сумму суточных как натуральный доход. В документ для НДФЛ включаем только сумму превышения над установленными лимитами. Необлагаемую часть суточных не нужно регистрировать как доход с кодом 2015.
После проведения документов проверим отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. В нем должны быть видны дата дохода, код дохода 2015, исчисленный налог, дата удержания и сумма удержанного НДФЛ.
Для контроля сроков перечисления налога используем отчет Проверка раздела 1 6-НДФЛ или аналогичные отчеты, доступные в используемой версии программы. Это поможет убедиться, что удержанный НДФЛ попал в правильный период уведомления и в правильный срок перечисления.
При учете валютных суточных и НДФЛ со сверхнормативной части часто допускают ошибки. Рассмотрим их подробнее.
2015.Сформулируем итоговый алгоритм для организации, которая выдала сотруднику валютные суточные перед заграничной командировкой.
2015.Если сотрудник вернулся из командировки 8 декабря 2023 года, а авансовый отчет утвержден в декабре 2023 года, доход в виде сверхнормативных суточных возникает 31 декабря 2023 года. НДФЛ необходимо исчислить на эту дату.
Удерживать налог нужно из ближайшей денежной выплаты работнику. Если НДФЛ удержан, например, 10 января 2024 года, уведомление необходимо представить не позднее 25 января 2024 года, а перечислить налог — не позднее 29 января 2024 года, поскольку 28 января 2024 года было выходным днем.
Для сверхнормативных суточных применяется код дохода НДФЛ 2015. Код 4800 не используем. Валютные суточные для НДФЛ пересчитываем по курсу Банка России на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Информация носит справочный характер