Рассмотрим ситуацию: организация применяет ОСНО, среднесписочная численность работников составляет 85 человек. До 30.04.2026 в компании работал один сотрудник-инвалид, поэтому в ежемесячной форме «Информация о выполнении квоты для приема на работу инвалидов» организация отражала одного инвалида. С 01.05.2026 этот сотрудник уже не работает, и фактически инвалидов в штате нет. Разберем, что поставить в отчете, считается ли квота выполненной, что нужно сделать работодателю и как проверить данные в 1С.
Если с 01.05.2026 в организации нет ни одного работника-инвалида, в отчете за май укажите 0 работников, работавших в счет квоты. При этом сама обязанность по квотированию не исчезает, потому что численность 85 человек превышает порог, при котором работодателю устанавливается квота для приема инвалидов.
Квоту нужно продолжать рассчитывать, отчет нужно продолжать сдавать ежемесячно, а для выполнения квоты необходимо принять инвалида на работу либо использовать другой допустимый способ выполнения квоты, например заключить соглашение о трудоустройстве инвалида через другую организацию или индивидуального предпринимателя.
Важно: нельзя просто поставить «1 инвалид» в отчете, если сотрудник уже уволен и в отчетном месяце в счет квоты никто не работает. В такой ситуации отражаем фактическое состояние: квота установлена, но фактически трудоустроенных инвалидов нет.
Разберем по шагам. Для работодателей, у которых численность работников превышает 35 человек, законодательством субъекта РФ устанавливается квота для приема на работу инвалидов. Размер квоты устанавливается региональным нормативным актом и обычно находится в пределах от 2% до 4% среднесписочной численности работников.
В вопросе указано, что среднесписочная численность сотрудников составляет 85 человек. Это больше 35 человек. Значит, организация попадает под обязанность по квотированию, если не относится к специальным исключениям.
Налоговый режим здесь значения не имеет. ОСНО, УСН, АУСН или другой режим налогообложения не освобождают от обязанности выполнять квоту. Для квотирования важны численность работников, регион, наличие исключений и фактическое выполнение квоты.
Исключения применяются в ограниченных случаях. Например, работодатель может быть освобожден от выполнения квоты, если является общественным объединением инвалидов или организацией, образованной таким объединением, если работодатель признан банкротом и открыто конкурсное производство, если численность снизилась до уровня, при котором квота не устанавливается, либо если служба занятости подтвердила невозможность выполнения квоты в текущем квартале из-за отсутствия подходящих кандидатов и организаций, готовых заключить соглашение.
В обычной коммерческой организации с численностью 85 человек квота сохраняется. Поэтому после увольнения единственного работника-инвалида задача работодателя не заканчивается отчетом с нулем. Нужно показать фактическое невыполнение и одновременно принять меры для закрытия квоты.
Проанализируем расчет. Квота считается исходя из среднесписочной численности работников за предыдущий квартал. При расчете не учитывайте работников, условия труда которых по результатам СОУТ отнесены к вредным или опасным условиям труда. Также отдельно проверяйте правила по филиалам, представительствам и иным обособленным подразделениям, расположенным в других субъектах РФ.
Дробное значение квоты округляйте в сторону уменьшения до целого числа. Если расчетная квота получилась меньше единицы, значение квоты принимается равным 1.
Посмотрим на пример для численности 85 человек:
если в регионе установлена квота 2%, расчет будет таким: 85 × 2% = 1,7. Дробную часть отбрасываем, квота составит 1 рабочее место;
если в регионе установлена квота 3%, расчет будет таким: 85 × 3% = 2,55. Дробную часть отбрасываем, квота составит 2 рабочих места;
если в регионе установлена квота 4%, расчет будет таким: 85 × 4% = 3,4. Дробную часть отбрасываем, квота составит 3 рабочих места.
Поэтому в исходной ситуации нельзя автоматически считать, что квота равна одному месту только потому, что раньше в организации работал один инвалид. Сначала проверьте региональный процент квоты. Если в регионе установлено 2%, один работник-инвалид мог закрывать квоту. Если установлено 3% или 4%, одного работника могло быть недостаточно даже до увольнения.
Рассмотрим подробнее: квота рассчитывается не каждый месяц заново по текущему количеству инвалидов, а ежеквартально — по среднесписочной численности за предыдущий квартал. Ежемесячный отчет показывает, как работодатель выполняет уже рассчитанную квоту в конкретном отчетном месяце.
Разберем сам отчет. В форме «Информация о выполнении квоты для приема на работу инвалидов» есть показатели по численности, размеру квоты и фактическому количеству работников, работавших в счет квоты в отчетном периоде.
Если сотрудник-инвалид уволен 30.04.2026, то в мае 2026 года в организации уже нет работника-инвалида. Значит, в отчете за май нужно указать фактическое значение:
среднесписочную численность за предыдущий квартал — по данным расчета;
размер квоты в процентах — по региональному закону;
размер квоты в людях — по расчету;
численность работников, работавших в счет квоты в отчетном периоде, — 0 человек, если в мае инвалидов в счет квоты не было;
численность работников, работавших в счет квоты у других работодателей по соглашению, — 0, если соглашение не заключалось;
пояснения — при необходимости укажите, что работник-инвалид уволен 30.04.2026, вакансия создана или размещена, ведется подбор кандидата.
Главное правило: в отчете отражайте реальное состояние на отчетный период. Если инвалидов нет, указывайте 0. Не оставляйте прежнее значение «1», потому что это будет недостоверная информация.
Если в организации была квота 1 место и единственный работник-инвалид уволился, то с мая квота считается невыполненной до тех пор, пока вы не примете другого инвалида или не закроете квоту другим разрешенным способом.
Да, отчет сдавайте обязательно. Отсутствие инвалидов в штате не освобождает работодателя от сдачи ежемесячной информации о выполнении квоты. Отчет как раз и нужен для того, чтобы служба занятости видела, выполнена квота или нет.
Информацию о выполнении квоты нужно представлять в государственную службу занятости ежемесячно, не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным. Например, за май 2026 года отчет нужно подать не позднее 10 июня 2026 года.
Отчет подают через единую цифровую платформу в сфере занятости и трудовых отношений «Работа России» либо через иной установленный региональный механизм, если он применяется в вашем субъекте. На практике большинство работодателей подают сведения через личный кабинет работодателя на платформе.
Если квота не выполнена, это не повод не сдавать отчет. Наоборот, отчет нужно сдать с фактическими нулевыми данными по трудоустроенным инвалидам и дальше показать, какие действия предпринимаются для выполнения квоты.
Теперь разберем главный вопрос: что делать, если в организации с мая 2026 года нет работников-инвалидов, а квота есть.
Выполнить квоту можно несколькими способами. Рассмотрим каждый вариант отдельно.
Самый прямой способ выполнить квоту — заключить трудовой договор с инвалидом на рабочее место непосредственно у работодателя. Это может быть обычное рабочее место, если оно подходит работнику по состоянию здоровья и соответствует его индивидуальной программе реабилитации или абилитации. Специальное рабочее место требуется не всегда, а только когда это действительно необходимо с учетом ограничений конкретного работника.
Разберем по шагам, что нужно сделать:
Определите, сколько рабочих мест нужно закрыть по квоте. Для численности 85 человек это может быть 1, 2 или 3 места в зависимости от регионального процента.
Проверьте штатное расписание и выделите подходящую вакантную должность. Если подходящей должности нет, создайте новую должность или измените условия существующей вакансии.
Оцените условия труда по должности. Не предлагайте для квоты рабочие места с вредными или опасными условиями труда, если они не подходят работнику по медицинским ограничениям.
Разместите вакансию для трудоустройства инвалида через службу занятости или платформу «Работа России».
При необходимости обратитесь в службу занятости за содействием в подборе кандидатов из числа инвалидов.
Проведите обычную процедуру приема на работу: заявление, трудовой договор, приказ о приеме, оформление личной карточки или кадровых данных в программе, ознакомление с локальными нормативными актами.
Запросите у работника документы об инвалидности и индивидуальную программу реабилитации или абилитации, если работник их предоставляет. Учитывайте, что сведения об инвалидности относятся к персональным данным и требуют аккуратного хранения.
Отразите работника в кадровой программе как сотрудника-инвалида и в дальнейшем включайте его в отчет по квоте.
Посмотрим на важный нюанс. Если работник-инвалид принимается в последний день месяца или квартала, отчетность за предыдущие месяцы все равно может показывать невыполнение квоты. Квота считается выполненной только с момента фактического заключения трудового договора и работы сотрудника в счет квоты.
Если в организации с 01.05.2026 нет инвалидов, а новый сотрудник-инвалид принят, например, 20.05.2026, в отчете за май уже можно отразить факт работы в счет квоты в отчетном периоде. Но если новый сотрудник принят только в июне, отчет за май будет с нулем.
Если работодатель не может принять инвалида непосредственно в свою организацию, рассмотрим второй способ — выполнение квоты через соглашение с другой организацией или индивидуальным предпринимателем.
Суть механизма такая: ваша организация, которой установлена квота, заключает соглашение с другой организацией или ИП. Эта другая сторона принимает на работу инвалида в счет вашей квоты. В соглашении определяют количество инвалидов, условия финансирования, порядок оборудования рабочих мест, сроки, обязанности сторон и подтверждающие документы.
Разберем порядок действий:
Обратитесь в службу занятости за информацией об организациях или ИП, которые готовы заключить соглашение о трудоустройстве инвалидов.
Проверьте, что организация-исполнитель находится в том субъекте РФ, где должна исполняться квота. Для обособленных подразделений смотрите субъект по месту осуществления трудовой деятельности.
Согласуйте количество инвалидов, которые будут трудоустроены в счет вашей квоты.
Заключите письменное соглашение. В нем обязательно определите численность инвалидов, условия финансирования расходов на оплату труда, условия оборудования рабочих мест и порядок подтверждения исполнения.
Получайте от исполнителя подтверждающие документы: копии трудовых договоров, сведения о приказах о приеме, документы об инвалидности, акты исполнения обязательства.
Отражайте таких работников в отчете отдельно как работников, работавших в счет квоты у других работодателей в рамках соглашения.
Важно: само соглашение без фактического трудоустройства инвалида не закрывает квоту. Квота считается выполненной, когда есть трудовой договор с инвалидом: либо непосредственно у вашего работодателя, либо у другой организации или ИП в рамках соглашения.
Этот способ особенно полезен, если у работодателя нет подходящих рабочих мест, специфика деятельности не позволяет быстро подобрать должность, либо в регионе есть специализированные организации, которые готовы трудоустраивать инвалидов по соглашениям.
Рассмотрим ситуацию, когда работодатель создал вакансию, обратился за содействием, но подходящих кандидатов нет. В этом случае важно не просто ждать, а документально подтвердить свои действия.
Работодатель вправе обратиться в государственное учреждение службы занятости за содействием в подборе работников из числа инвалидов на вакантные рабочие места. Если подходящих кандидатов нет, служба занятости может дополнительно искать варианты через организации, готовые заключить соглашение.
Если нет ни подходящих кандидатов, ни организаций или ИП, готовых заключить соглашение, служба занятости может проинформировать работодателя о невозможности выполнения квоты в текущем квартале. Такое подтверждение важно хранить вместе с документами по квотированию.
Разберем, какие документы желательно иметь:
вакансию, размещенную для приема инвалида;
обращение в службу занятости за содействием в подборе кандидатов;
ответы службы занятости о наличии или отсутствии подходящих кандидатов;
документы о направлении кандидатов, если они были;
результаты рассмотрения кандидатов с обоснованием отказа, если отказ связан с деловыми качествами или медицинскими ограничениями, а не с инвалидностью;
ответ службы занятости о невозможности выполнения квоты в текущем квартале, если такой ответ получен.
Этот вариант не означает, что можно просто поставить 0 и ничего не делать. Нужно показать, что работодатель предпринимал реальные действия: создал рабочее место, заявил вакансию, запросил содействие, рассмотрел предложенных кандидатов, проверил возможность соглашения.
В правилах предусмотрен еще один вариант: выполнение квоты через договор возмездного оказания услуг или иной договор с организацией, которая обеспечивает для группы организаций выполнение квоты посредством соглашений с исполнителями. Этот механизм сложнее, чем прямой прием или обычное соглашение, но его можно рассмотреть, если в регионе он реально применяется.
Разберем смысл. Работодатель заключает договор с организацией-оператором. Такая организация организует выполнение квоты через трудоустройство инвалидов у иной организации или ИП. Работодатель финансирует расходы, а исполнение подтверждается документами.
Применяйте этот способ осторожно. Перед заключением договора проверьте:
предусмотрен ли такой механизм в вашем регионе на практике;
готова ли служба занятости принимать такое исполнение квоты;
есть ли фактические трудовые договоры с инвалидами;
какие документы оператор будет предоставлять ежемесячно;
можно ли однозначно связать трудоустроенных инвалидов с вашей квотой.
Если фактического трудоустройства инвалидов нет, договор сам по себе квоту не выполняет.
Теперь разберем практический алгоритм именно для исходной ситуации, когда сотрудник-инвалид уволен 30.04.2026.
Зафиксируйте увольнение в кадровом учете. Проведите приказ об увольнении, внесите дату прекращения трудового договора, проверьте, что сотрудник больше не числится работающим с 01.05.2026.
Пересчитайте фактическое выполнение квоты. Если других инвалидов нет и соглашений нет, фактическая численность работников в счет квоты за май будет 0.
Проверьте региональный размер квоты. При численности 85 человек квота может быть 1, 2 или 3 места. Не ориентируйтесь только на прошлый отчет.
Определите, сколько мест не закрыто. Если квота 1 место, не закрыто 1 место. Если квота 2 места, не закрыто 2 места. Если квота 3 места, не закрыто 3 места.
Создайте или выделите подходящую вакансию. Рабочее место должно быть реальным, а не формальным. Оно должно соответствовать трудовой функции и условиям, которые можно предложить кандидату.
Подайте сведения о вакансии. Информацию о свободных рабочих местах и вакантных должностях нужно передавать в службу занятости в установленный срок. Если вакансия создана именно для выполнения квоты, отразите это в сведениях.
Обратитесь за содействием в подборе кандидатов. Это поможет подтвердить, что работодатель предпринимает действия для выполнения квоты.
Сдайте отчет за май с фактическим нулем. В отчете не скрывайте невыполнение. Укажите 0 работников в счет квоты и при необходимости добавьте пояснение.
Продолжайте ежемесячно отчитываться. Пока квота не закрыта, в отчетах будет видно невыполнение. После приема инвалида или заключения соглашения отражайте выполнение.
Посмотрим на пример заполнения логики отчета. Допустим, организация находится в регионе, где квота составляет 2%, среднесписочная численность за предыдущий квартал — 85 человек, работников с вредными или опасными условиями труда, исключаемых из расчета, нет.
Среднесписочная численность работников за предыдущий квартал — 85 человек.
Размер квоты — 2%.
Размер квоты в людях — 1 человек.
Численность работников, работавших в счет квоты в отчетном периоде, — 0 человек.
Численность работников, работавших в счет квоты у других работодателей по соглашениям, — 0 человек, если соглашений нет.
Численность инвалидов, работающих сверх установленной квоты на конец отчетного периода, — 0 человек.
Пояснение — можно указать, что работник-инвалид уволен 30.04.2026, вакантное рабочее место заявлено, ведется подбор кандидата через службу занятости.
Если в регионе квота 3%, строка с размером квоты в людях будет не 1, а 2 человека. Если квота 4%, будет 3 человека. Фактически трудоустроенных инвалидов при этом все равно укажите 0, если в мае их нет.
Не уменьшайте квоту до нуля только потому, что работник-инвалид уволился. Увольнение влияет на фактическое выполнение квоты, но не отменяет саму установленную квоту.
Поле пояснений в форме не всегда обязательно для заполнения, но в такой ситуации его полезно использовать. Пояснение помогает показать службе занятости, что нулевой показатель не является ошибкой.
Можно использовать нейтральную формулировку:
«Работник, ранее работавший в счет квоты, уволен 30.04.2026. На отчетную дату работников-инвалидов в организации нет. Работодатель осуществляет подбор кандидата для трудоустройства в счет установленной квоты, вакансия заявлена в службу занятости».
Если вакансия еще не заявлена, лучше сначала заявите ее, а затем указывайте это в пояснении. Не пишите в отчете действия, которые фактически не выполнены.
Если вы уже направили обращение в службу занятости, можно указать:
«Работник-инвалид уволен 30.04.2026. В счет квоты открыто вакантное рабочее место, направлено обращение в службу занятости о содействии в подборе кандидатов из числа инвалидов».
Если получен ответ о невозможности подобрать кандидатов, укажите:
«На отчетную дату квота не выполнена в связи с отсутствием подходящих кандидатов из числа инвалидов по заявленной вакансии. Получен ответ службы занятости о невозможности подбора кандидата в текущем периоде».
Разберем частую ошибку. Некоторые работодатели считают, что для выполнения квоты обязательно нужно создать именно специальное рабочее место для инвалида. Это не всегда так.
Квота выполняется через трудоустройство инвалида. Рабочее место может быть обычным, если оно подходит конкретному работнику по медицинским рекомендациям и условиям труда. Специальное рабочее место создается тогда, когда оно необходимо с учетом индивидуальной программы реабилитации или абилитации и характера ограничений работника.
Например, если кандидат с инвалидностью может выполнять офисную работу без специального оборудования, достаточно обычного рабочего места, соответствующего требованиям охраны труда и условиям трудового договора. Если же работнику требуется адаптированное оборудование, особая мебель, программное обеспечение, специальные средства доступа или иные условия, тогда рабочее место нужно оборудовать.
В отчете есть показатель общего количества специальных рабочих мест для трудоустройства инвалидов. Заполняйте его исходя из фактического наличия таких мест. Не ставьте специальное рабочее место только потому, что есть квота, если фактически специальное место не создано.
Посмотрим на отдельный нюанс. По действующим правилам трудоустройство одного инвалида I группы непосредственно у работодателя может засчитываться как выполнение квоты кратно двум рабочим местам. Это важно, если квота у работодателя составляет 2 или больше мест.
Например, у организации с численностью 85 человек в регионе установлена квота 3%, то есть 2 места. Если работодатель принимает одного инвалида I группы и условия приема соответствуют правилам, такой работник может закрыть два места квоты.
Но в исходной ситуации работник уже уволился. Поэтому с мая 2026 года это правило не помогает, если других работников-инвалидов нет. Его можно учитывать только при дальнейшем трудоустройстве нового работника.
Рассмотрим актуальный момент для 2026 года. С 1 сентября 2026 года применяется обновленная форма сведений о выполнении квоты. В новой форме нужно будет более детально отражать тип работодателя, например головная организация, филиал, представительство, иное обособленное подразделение или ИП, а также указывать основной вид экономической деятельности.
Также форма станет более подробной в части работников, которые засчитываются в счет квоты непосредственно у работодателя и у других работодателей по соглашению. Поэтому при подготовке отчетности после 1 сентября 2026 года проверьте, обновлена ли форма в используемой программе или личном кабинете.
Для отчета за май 2026 года применяйте форму, действующую на этот период. Но уже заранее проверьте обновления 1С и настройки личного кабинета работодателя, чтобы к сентябрьской отчетности не возникло технических ошибок.
Теперь посмотрим, как подготовить данные в 1С. Конкретные возможности зависят от конфигурации и редакции. Наиболее развитый учет квотируемых рабочих мест обычно доступен в 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП. В базовой 1С:ЗУП часть сведений может вестись через кадровые данные, отчеты, дополнительные реквизиты или ручную подготовку формы.
Разберем, что нужно проверить после увольнения работника-инвалида.
Откройте карточку сотрудника в справочнике Сотрудники или сведения о физическом лице в справочнике ФизическиеЛица.
Проверьте блок сведений об инвалидности. В разных версиях программы он может находиться в разделе Страхование, Кадры, Персональные данные или в отдельной форме сведений.
Проведите документ увольнения. Обычно используется документ Увольнение.
Проверьте дату увольнения — 30.04.2026. С 01.05.2026 сотрудник не должен попадать в список работающих.
Сформируйте кадровые отчеты по численности на май и убедитесь, что в работающих сотрудниках нет уволенного работника.
Если используется учет квот в ЗУП КОРП, проверьте рабочие места, категории квот и занятость по квотируемым местам.
В ЗУП КОРП могут использоваться объекты и разделы, связанные с учетом рабочих мест и квот, например РабочиеМеста, Квоты, ВидыКвот, КатегорииКвот, ПриемНаРаботу, КадровыйПеревод, Увольнение. Названия могут отличаться в зависимости от версии, но логика одна: программа должна понимать, какой сотрудник занимает рабочее место в счет квоты и с какого периода.
Если сотрудник уволен, проверьте, что квотируемое место стало вакантным. После этого можно сформировать внутренний контрольный отчет по квоте или подготовить данные для формы на платформе «Работа России».
Если вы нашли нового кандидата и принимаете его на работу в счет квоты, разберем порядок действий в 1С.
Создайте или откройте карточку физического лица в справочнике ФизическиеЛица.
Заполните персональные данные и документы кандидата.
Внесите сведения об инвалидности в соответствующий раздел карточки. Укажите группу инвалидности, срок действия справки и другие необходимые реквизиты.
Создайте документ ПриемНаРаботу или Прием на работу.
Укажите организацию, подразделение, должность, график, ставку и условия оплаты.
Если в программе используется учет квот, укажите вид и категорию квоты, а также рабочее место, занятое в счет квоты.
Проведите документ приема и проверьте, что сотрудник попал в отчетность по квоте с даты приема.
Важно: сведения об инвалидности должны быть актуальны на отчетный период. Если срок инвалидности истек, программа может перестать учитывать сотрудника как инвалида. Поэтому отслеживайте сроки справок и своевременно обновляйте данные.
Отдельно разберем численность, потому что от нее зависит размер квоты. Для формы по квоте нужна среднесписочная численность за предыдущий квартал без работников с вредными или опасными условиями труда, а при необходимости — без работников обособленных подразделений в других субъектах РФ.
Проверьте в 1С:
корректно ли проведены все приемы, переводы и увольнения;
не числятся ли в штате уволенные сотрудники;
правильно ли отражены обособленные подразделения и их регионы;
заполнены ли условия труда по результатам СОУТ;
исключаются ли из расчета работники на вредных и опасных рабочих местах, если это требуется для расчета квоты;
не включаются ли в численность подразделения, которые должны рассчитывать квоту отдельно по другому субъекту РФ.
Если программа не формирует готовую форму по квоте, используйте 1С как источник кадровых данных: получите среднесписочную численность, список работающих инвалидов, список специальных рабочих мест и данные по вакансиям. После этого заполните отчет в личном кабинете работодателя.
Рассмотрим возможную техническую проблему: сотрудник уволен, но в отчете или внутренней расшифровке продолжает отображаться один инвалид.
Проверьте следующие причины:
Не проведен документ Увольнение. Если документ записан, но не проведен, программа может считать сотрудника работающим.
Неверная дата увольнения. Если вместо 30.04.2026 указана более поздняя дата, сотрудник попадет в майскую отчетность.
Отчет сформирован за апрель, а не за май. За апрель сотрудник еще мог учитываться, если работал до 30.04.2026. За май он уже не должен учитываться.
Данные отчета не обновлены. Переформируйте отчет после проведения кадровых документов.
Квотируемое рабочее место осталось занятым вручную. В ЗУП КОРП проверьте привязку сотрудника к рабочему месту и периоды занятости по квоте.
Сведения об инвалидности заведены не только в карточке сотрудника, но и в отдельном регистре или настройке квоты. Проверьте историю данных и периодичность записей.
После исправления сформируйте отчет повторно. За май 2026 года при отсутствии работников-инвалидов значение фактической численности в счет квоты должно быть 0.
Да, если квота не выполнена и у работодателя есть обязанность принять инвалида, нужно заявить вакантное рабочее место. Сведения о свободных рабочих местах и вакантных должностях передаются в службу занятости в течение установленного срока после появления вакансии или изменения информации о ней.
Разберем практическую логику. Если сотрудник-инвалид уволился 30.04.2026, с 01.05.2026 рабочее место в счет квоты стало незакрытым. Работодатель должен либо открыть подбор на эту должность, либо выделить другую подходящую вакансию. Если должность сокращена или больше не нужна, нужно создать другое реальное рабочее место для выполнения квоты.
Не стоит формировать отчет с нулем и ничего не предпринимать. При проверке могут спросить, какие действия работодатель совершил для выполнения квоты. Наличие заявленной вакансии, переписки со службой занятости и рассмотрения кандидатов подтвердит, что работодатель работает над исполнением обязанности.
Рассмотрим важный кадровый вопрос. Наличие квоты не означает, что работодатель обязан принять любого направленного кандидата. Но отказ должен быть законным и обоснованным.
Отказывать нельзя только по причине инвалидности. Если кандидат соответствует требованиям вакансии и работа не противопоказана ему по состоянию здоровья, отказ может быть рискованным. Если же кандидат не имеет необходимой квалификации, опыта, допуска, образования или работа противопоказана по медицинским рекомендациям, отказ возможен, но его нужно обосновать деловыми качествами или объективными условиями труда.
Для безопасной практики:
заранее сформулируйте реальные требования к вакансии;
не завышайте требования искусственно, чтобы избежать приема инвалида;
фиксируйте результаты собеседования;
сравнивайте кандидата с требованиями должности;
учитывайте индивидуальную программу реабилитации или абилитации, если кандидат ее предоставил;
не используйте инвалидность как основание отказа.
Если работодатель обязан выполнять квоту, но не выполняет ее и не представляет сведения, возможны претензии со стороны службы занятости и административная ответственность. Риски возникают в двух основных случаях: работодатель не сдает обязательную информацию или не выполняет обязанность по квотированию без подтвержденных причин.
Разберем практический подход. Если с мая 2026 года квота не выполнена, это уже неблагоприятная ситуация, но ее можно правильно оформить. Сдавайте отчет вовремя, показывайте фактический ноль, заявляйте вакансии, обращайтесь в службу занятости, рассматривайте кандидатов, проверяйте возможность соглашения. Тогда у работодателя будет подтверждение, что он не игнорирует обязанность.
Хуже выглядит ситуация, когда работодатель продолжает ставить в отчете одного инвалида после его увольнения или вообще перестает сдавать отчет. В первом случае сведения будут недостоверными, во втором — будет нарушение обязанности по информированию.
Посмотрим на готовый пример действий.
Организация находится в регионе, где квота для работодателей с численностью от 36 человек установлена в размере 2%. Среднесписочная численность за предыдущий квартал — 85 человек. Работников с вредными и опасными условиями труда, исключаемых из расчета, нет. Один работник-инвалид работал до 30.04.2026 и уволился. С 01.05.2026 инвалидов в организации нет.
Рассчитываем квоту:
85 × 2% = 1,7;
дробную часть отбрасываем;
квота равна 1 рабочему месту.
Заполняем отчет за май 2026 года:
среднесписочная численность за предыдущий квартал — 85;
размер квоты — 2%;
размер квоты — 1 человек;
численность работников, работавших в счет квоты в отчетном периоде, — 0;
работники по соглашениям у других работодателей — 0;
инвалиды сверх квоты — 0;
в пояснении указываем, что сотрудник уволен 30.04.2026, вакансия открыта, ведется подбор.
Дальше работодатель:
оформляет или актуализирует вакантное рабочее место;
передает сведения о вакансии в службу занятости;
обращается за подбором кандидатов из числа инвалидов;
рассматривает кандидатов;
принимает подходящего кандидата либо заключает соглашение с другой организацией;
после фактического трудоустройства отражает выполнение квоты в последующих отчетах.
Если в этом же примере региональная квота составляет 3%, расчет будет другим: 85 × 3% = 2,55, после округления вниз квота равна 2 местам. Тогда с мая не закрыто уже 2 места. Если квота 4%, не закрыто 3 места.
Сформулируем решение для автора темы простыми словами.
Да, в отчете нужно поставить 0 инвалидов, если с 01.05.2026 в организации действительно нет ни одного работника-инвалида и нет работников, трудоустроенных в счет квоты по соглашению у другой организации. Это не ошибка, а отражение фактической ситуации.
Но вместе с этим нужно понимать, что квота не выполнена. При численности 85 человек работодатель продолжает подпадать под квотирование. Поэтому нужно рассчитать размер квоты по региональному проценту, определить количество незакрытых мест, заявить вакансию, обратиться в службу занятости за подбором кандидатов или рассмотреть соглашение о трудоустройстве инвалидов с другой организацией.
Если квота по региону равна одному месту, увольнение единственного инвалида означает, что с мая квота стала невыполненной. Если региональная квота дает два или три места, то невыполнение было больше и раньше, если работал только один инвалид.
Разберем короткий контрольный список.
Проверьте, превышает ли численность 35 человек. При 85 человек — да, превышает.
Проверьте региональный процент квоты: 2%, 3% или 4%, либо иной размер в пределах региональных правил.
Рассчитайте квоту в людях, округляя дробную часть вниз.
Проверьте фактическое количество работников-инвалидов в отчетном месяце.
Если инвалидов нет, укажите 0 в строке фактически работавших в счет квоты.
Не прекращайте сдавать ежемесячный отчет.
Подайте сведения о вакансии для инвалида.
Обратитесь в службу занятости за подбором кандидатов.
Рассмотрите возможность соглашения с другой организацией или ИП.
Храните документы, подтверждающие действия по выполнению квоты.
После приема нового работника-инвалида или заключения соглашения отразите выполнение в следующих отчетах.
Если единственный сотрудник-инвалид уволился 30.04.2026, то в отчете за май 2026 года укажите 0 работников, работавших в счет квоты. При этом размер квоты не становится нулевым, потому что организация с численностью 85 человек продолжает подпадать под квотирование.
Чтобы выполнить квоту, примите нового работника-инвалида, заключите соглашение о трудоустройстве инвалида с другой организацией или ИП либо обратитесь в службу занятости и документально подтвердите невозможность выполнения квоты в текущем периоде, если подходящих кандидатов и исполнителей действительно нет.
В 1С проверьте проведение документа Увольнение, актуальность сведений об инвалидности, рабочие места, квоты и данные для отчета. Не оставляйте уволенного сотрудника в числе работающих инвалидов за май, иначе отчет будет недостоверным.
Информация носит справочный характер