Разберем ситуацию, которая часто возникала при заполнении расчета 6-НДФЛ за 2023 год. Организация выплачивает заработную плату два раза в месяц: например, 25-го числа перечисляет первую часть зарплаты, которую обычно называют авансом, а 10-го числа следующего месяца выплачивает окончательный расчет. НДФЛ удерживается при выплате денег работнику, но перечисляется в бюджет позднее — по установленному сроку.
Основная ошибка в такой ситуации заключается в том, что строку 160 раздела 2 расчета 6-НДФЛ иногда заполняют по дате уплаты налога в бюджет. Такой подход неверен.
В строке 160 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за 2023 год отражаем не перечисленный в бюджет НДФЛ, а фактически удержанный НДФЛ нарастающим итогом с начала года.
Поэтому НДФЛ, удержанный при выплате аванса 25 марта, 25 июня или 25 сентября, включаем в строку 160 того отчетного периода, в котором этот налог был удержан, даже если срок перечисления налога приходится уже на следующий месяц или следующий квартал.
Рассмотрим подробнее порядок заполнения строк, разберем ситуацию с декабрьской зарплатой, выясним, когда нужно сдавать уточненный расчет, и посмотрим, как проверить показатели в 1С.
Для отчетности за 2023 год применялась форма расчета 6-НДФЛ, утвержденная приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ с учетом изменений, внесенных приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.
В этой форме строка 160 раздела 2 называется «Сумма налога удержанная».
Заполняем ее по следующему правилу:
строка 160 = общая сумма НДФЛ, фактически удержанная из доходов работников с 1 января по последний день отчетного периода.
Для расчета за первый квартал показатель строки 160 формируем по удержаниям с 1 января по 31 марта. Для расчета за полугодие — с 1 января по 30 июня. Для расчета за 9 месяцев — с 1 января по 30 сентября. В годовом расчете показатель формируем с 1 января по 31 декабря.
Дата перечисления денег на единый налоговый счет или дата списания НДФЛ с единого налогового счета на строку 160 не влияет.
Разграничим три разные операции, которые нельзя смешивать:
В строке 160 отражаем только вторую операцию — удержание НДФЛ.
Рассмотрим типовую выплату заработной платы. Организация выплачивает первую часть зарплаты 25 марта. В этот день работнику перечисляют деньги, одновременно удерживают НДФЛ.
Например, сумма выплаты составляет 20 000 рублей, НДФЛ — 2 600 рублей. Работник получает 17 400 рублей. Налог в сумме 2 600 рублей считается удержанным 25 марта.
При этом перечислить налог в бюджет организация должна в срок, установленный статьей 226 НК РФ. Для налога, удержанного с 23 по последнее число месяца, срок перечисления обычно наступает 28-го числа следующего месяца.
Следовательно, НДФЛ, удержанный 25 марта, перечисляют не позднее 28 апреля 2023 года. Однако это не означает, что налог должен попасть в строку 160 расчета за полугодие.
НДФЛ удержан 25 марта, поэтому включаем его в строку 160 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2023 года.
То, что срок уплаты налога наступил в апреле, имеет значение для уведомления об исчисленных суммах НДФЛ, для срока перечисления и для раздела 1 другого отчетного периода. Но на показатель строки 160 это не влияет.
Чтобы правильно заполнить строку 160, рассмотрим ключевое изменение, действующее с 1 января 2023 года.
До 2023 года НДФЛ с первой части зарплаты обычно не удерживали. Налог удерживали при окончательном расчете за месяц, поскольку датой получения дохода в виде заработной платы являлся последний день месяца, за который зарплата была начислена.
С 2023 года действует другой порядок. Датой фактического получения дохода в виде заработной платы стал день выплаты денег работнику.
Это означает, что при выплате первой части зарплаты, которую в кадровой и бухгалтерской практике часто называют авансом, организация обязана исчислить и удержать НДФЛ.
С 2023 года НДФЛ удерживаем при каждой выплате денег работнику: и при выплате первой части зарплаты, и при выплате окончательного расчета.
Поэтому выплата 25 марта, 25 июня и 25 сентября — это не просто аванс без НДФЛ. Это выплата дохода, с которой нужно удержать налог. Удержанный налог включаем в строку 160 в том квартале, в котором произведена выплата.
Проверим это правило по датам:
Разберем строки раздела 2, которые чаще всего вызывают вопросы.
В форме 6-НДФЛ за 2023 год строки 110, 140 и 160 заполнялись нарастающим итогом с начала года.
Строки 110 и 140 показывают доход и исчисленный с него налог. Строка 160 показывает, какая часть исчисленного налога была фактически удержана у работников.
Во многих стандартных ситуациях строки 140 и 160 будут совпадать. Например, если вся зарплата выплачена своевременно и НДФЛ удержан при каждой выплате.
Но совпадение не является безусловным правилом. Строка 140 может быть больше строки 160, если доход исчислен, но удержать налог пока невозможно. Такая ситуация может возникнуть, например, при доходе в натуральной форме, при недостаточности денежной выплаты или при иных обстоятельствах, когда налоговый агент не смог удержать НДФЛ.
Также строка 160 может включать налог, удержанный при выплате дохода, который относится к переходной ситуации между 2022 и 2023 годами. Поэтому при проверке расчета необходимо анализировать не только суммы строк, но и даты выплат, ведомости на выплату и фактическое удержание налога.
Рассмотрим ситуацию с выплатой первой части заработной платы за март 2023 года.
Организация выплатила работникам первую часть зарплаты 25 марта 2023 года. При выплате удержан НДФЛ. Перечисление налога в бюджет производится уже в апреле.
В такой ситуации заполняем расчет следующим образом:
Если НДФЛ с выплаты 25 марта был удержан, но не включен в строку 160 расчета за первый квартал, строка 160 заполнена неверно.
Не нужно ждать фактической уплаты налога, чтобы отразить его в строке 160. Удержание произошло в день выплаты дохода, следовательно, этот показатель должен попасть в отчетность за первый квартал.
Посмотрим на условный пример.
Организация выплачивает зарплату 25-го и 10-го числа. За первый квартал 2023 года работникам выплачены доходы, с которых удержан НДФЛ:
Общая сумма удержанного НДФЛ за период с 1 января по 31 марта составляет:
18 000 + 12 000 + 19 000 + 12 500 + 20 000 + 13 000 = 94 500 рублей.
В строке 160 расчета 6-НДФЛ за первый квартал отражаем 94 500 рублей.
Даже если НДФЛ, удержанный 25 марта, перечислен в бюджет только в апреле, он уже является удержанным налогом марта. Поэтому сумма 13 000 рублей должна входить в строку 160 первого квартала.
Проанализируем следующую ситуацию. Первая часть зарплаты за июнь выплачена 25 июня. НДФЛ удержан 25 июня, а перечислен в бюджет по сроку, который наступает в июле.
Для строки 160 важна дата удержания — 25 июня. Это дата находится внутри отчетного периода «полугодие».
Следовательно:
Строка 160 расчета за полугодие должна включать весь НДФЛ, удержанный с 1 января по 30 июня, в том числе налог, удержанный с выплаты 25 июня.
Если налог с выплаты 25 июня удержан, но в строке 160 расчета за полугодие отсутствует, расчет требует корректировки.
Теперь разберем выплату первой части зарплаты за сентябрь 2023 года.
Если деньги выплачены работникам 25 сентября, НДФЛ удерживаем в этот же день. Даже если перечисление НДФЛ в бюджет производится в октябре, удержание уже произошло в сентябре.
Поэтому налог, удержанный 25 сентября, включаем в строку 160 расчета за 9 месяцев.
Порядок будет следующим:
Для строки 160 не имеет значения, что уплата состоялась после завершения квартала. Значение имеет дата удержания налога у работника.
Рассмотрим распространенную ошибку. Бухгалтер берет банковскую выписку, смотрит, сколько НДФЛ перечислено в бюджет за квартал, и переносит эту сумму в строку 160.
Так делать нельзя, потому что банковская выписка показывает перечисление денежных средств, а строка 160 показывает удержание налога.
В одном квартале может возникнуть несколько ситуаций:
Ни одна из этих ситуаций сама по себе не меняет показатель строки 160.
Для заполнения строки 160 используем не платежные поручения, а документы, которые подтверждают удержание НДФЛ при выплате дохода работникам.
Рассмотрим подробнее различие между разделами расчета. Именно из-за различия периодов многие ошибочно переносят удержанный НДФЛ между кварталами.
В 2023 году раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполняли не нарастающим итогом с начала года. В нем отражали НДФЛ, удержанный за установленные периоды последних трех месяцев отчетного периода.
Для отчетности за 2023 год применяли следующие периоды:
Из-за этого налог, удержанный 25 марта, не попадал в раздел 1 расчета за первый квартал, потому что дата 25 марта находится после 22 марта.
Но налог, удержанный 25 марта, обязательно включался в строку 160 раздела 2 расчета за первый квартал, потому что строка 160 формировалась нарастающим итогом по всем удержаниям с 1 января по 31 марта.
Аналогично налог, удержанный 25 июня, не входил в раздел 1 расчета за полугодие, но входил в строку 160 расчета за полугодие.
Налог, удержанный 25 сентября, не входил в раздел 1 расчета за 9 месяцев, но входил в строку 160 расчета за 9 месяцев.
Раздел 1 и строка 160 раздела 2 могут включать разные периоды удержания налога. Это нормальная особенность формы 6-НДФЛ за 2023 год.
Рассмотрим переходную ситуацию с декабрьской зарплатой. Здесь важно определить не месяц, за который начислена зарплата, а даты фактических выплат работникам.
Если зарплата за вторую половину декабря 2022 года выплачена в январе 2023 года, эта выплата относится к доходам 2023 года для целей НДФЛ и отражается в расчете 6-НДФЛ за первый квартал 2023 года.
В таком случае в расчете за первый квартал отражаем:
Следовательно, если под словами «зарплата за декабрь» понимается окончательный расчет за декабрь, который был фактически выплачен в январе 2023 года, не исключаем этот доход из строки 110 и не исключаем исчисленный налог из строки 140.
Зарплата, выплаченная работникам в январе 2023 года, отражается в расчете 6-НДФЛ за первый квартал 2023 года независимо от того, за какой месяц она начислена.
Однако при выплате зарплаты два раза в месяц необходимо отдельно проанализировать первую и вторую части декабрьской зарплаты.
Например, первая часть зарплаты за декабрь могла быть выплачена в декабре 2022 года, а окончательный расчет — в январе 2023 года. В такой ситуации показатели необходимо проверять с учетом переходных правил, действовавших на стыке 2022 и 2023 годов.
НДФЛ, удержанный при выплате окончательного расчета в январе 2023 года, отражаем в строке 160 расчета за первый квартал 2023 года. Но состав строки 110 и строки 140 нужно проверять по каждой части выплаты отдельно, поскольку часть дохода могла быть выплачена еще в 2022 году.
Не следует автоматически считать, что вся начисленная за декабрь зарплата должна отражаться только в одном расчете. Для переходной выплаты нужно сопоставить:
Ответим на основной практический вопрос.
Да, включаем в строку 160 НДФЛ, который уже удержан у работника, но еще не перечислен в бюджет.
Например, организация удержала НДФЛ 25 марта, но перечислила его 28 апреля. В строке 160 расчета за первый квартал отражаем удержанный 25 марта налог.
Аналогично, если налог удержан 25 июня и перечислен 28 июля, его отражаем в строке 160 расчета за полугодие.
Если налог удержан 25 сентября и перечислен в октябре, его отражаем в строке 160 расчета за 9 месяцев.
Нельзя исключать налог из строки 160 из-за того, что организация еще не перечислила деньги в бюджет. Такой подход приведет к занижению суммы удержанного НДФЛ в расчете.
Разберем обратную ситуацию. Иногда организация перечисляет деньги на единый налоговый счет заранее либо ошибочно перечисляет НДФЛ в большей сумме, чем фактически удержано у работников.
Такая уплата не увеличивает строку 160.
Например, организация перечислила в бюджет 100 000 рублей, но фактически удержала у работников только 80 000 рублей. В строке 160 отражаем 80 000 рублей, а не 100 000 рублей.
Строка 160 не предназначена для отражения переплаты, авансового перечисления или движения денежных средств по единому налоговому счету.
В строке 160 отражаем только налог, удержанный из доходов физических лиц, а не сумму денег, перечисленных налоговым агентом в бюджет.
Разберем порядок действий, если в уже сданном расчете за первый квартал не отражен НДФЛ, удержанный 25 марта.
Если НДФЛ с выплаты 25 марта был удержан, но не включен в строку 160, расчет заполнен неверно. Кроме того, необходимо проверить, правильно ли отражены доход и исчисленный налог в строках 110 и 140.
В такой ситуации подаем уточненный расчет 6-НДФЛ за первый квартал 2023 года.
При подготовке уточненного расчета действуем по шагам:
Уточненный расчет заменяет ранее представленный расчет за тот же период. Поэтому не формируем отдельный документ только с измененной строкой. Заполняем все разделы расчета так, как они должны выглядеть после исправления.
Если НДФЛ, удержанный при выплате первой части зарплаты 25 июня, не был включен в строку 160 расчета за полугодие, также подаем уточненный расчет за полугодие 2023 года.
При этом проверяем не только строку 160. Необходимо убедиться, что:
Налог, удержанный 25 июня, должен отражаться в разделе 1 расчета за 9 месяцев, поскольку для расчета за 9 месяцев раздел 1 охватывает период с 23 июня по 22 сентября.
Если расчет за 9 месяцев еще не был представлен, сразу включаем НДФЛ, удержанный 25 сентября, в строку 160 раздела 2.
Если расчет уже был сдан и сумма налога, удержанная 25 сентября, в строку 160 не вошла, подаем уточненный расчет за 9 месяцев.
Проверим логику заполнения:
Не переносим НДФЛ с выплаты 25 сентября из строки 160 расчета за 9 месяцев в строку 160 годового расчета только потому, что срок уплаты налога пришелся на октябрь.
Посмотрим на развернутый пример.
Организация выплачивает первую часть зарплаты 25-го числа текущего месяца, а окончательный расчет — 10-го числа следующего месяца. НДФЛ удерживается при каждой выплате.
Предположим, за первый квартал удержан НДФЛ:
Строку 160 расчета за первый квартал заполняем так:
25 000 + 18 000 + 26 000 + 19 000 + 27 000 + 20 000 = 135 000 рублей.
В строке 160 указываем 135 000 рублей.
При этом в раздел 1 расчета за первый квартал включаем НДФЛ, удержанный только по 22 марта. НДФЛ, удержанный 25 марта, в раздел 1 первого квартала не попадает.
Далее организация выплатила первую часть зарплаты за июнь 25 июня и удержала НДФЛ в сумме 22 000 рублей.
При заполнении расчета за полугодие увеличиваем строку 160 на все удержания с 1 января по 30 июня, включая 22 000 рублей, удержанные 25 июня.
Если НДФЛ, удержанный с 1 января по 31 мая, составляет 250 000 рублей, строку 160 расчета за полугодие заполняем в сумме:
250 000 + 22 000 = 272 000 рублей.
В разделе 1 расчета за полугодие НДФЛ с выплаты 25 июня не отражаем, потому что этот раздел включает удержания только до 22 июня.
Затем 25 сентября организация удержала НДФЛ с первой части зарплаты в сумме 24 000 рублей. Если сумма удержанного НДФЛ с начала года до 24 сентября составила 430 000 рублей, строку 160 расчета за 9 месяцев заполняем в сумме:
430 000 + 24 000 = 454 000 рублей.
Сумму 24 000 рублей не исключаем из строки 160 расчета за 9 месяцев, даже если НДФЛ перечислен в октябре.
Рассмотрим, какие данные используем в 1С для проверки строки 160.
В программах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия удержание НДФЛ обычно формируется при оформлении выплаты дохода работникам. Поэтому сначала проверяем ведомости на выплату.
В зависимости от способа выплаты используем документы:
Ведомость в банк — при перечислении зарплаты на банковские карты работников;Ведомость в кассу — при выплате наличными через кассу;Ведомость через раздатчика — при использовании такого способа выплаты;Списание с расчетного счета — для контроля банковской операции в бухгалтерской базе;Начисление зарплаты и взносов — для проверки начисленных доходов и исчисленного НДФЛ.Для строки 160 особенно важны сведения о фактическом удержании налога в ведомостях. Не ограничиваемся документами перечисления денег на единый налоговый счет.
В 1С:ЗУП для проверки показателей обычно используем отчеты:
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику;Анализ НДФЛ по месяцам;Сводная справка 2-НДФЛ;Анализ зарплаты по сотрудникам;Полный свод начислений, удержаний и выплат.В 1С:Бухгалтерии можно проверить документы выплаты, обороты по расчетам с персоналом, регистры учета НДФЛ и сформированный регламентированный отчет 6-НДФЛ.
Названия команд и расположение разделов могут отличаться в зависимости от релиза программы, поэтому сначала обновим конфигурацию до актуальной версии для отчетности за 2023 год.
Разберем последовательность проверки.
6-НДФЛ.Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и установим период с 1 января по 31 марта.6-НДФЛ за первый квартал.Если в программе отражена выплата первой части зарплаты, но не удержан НДФЛ, сначала проверим настройки учета НДФЛ, дату ведомости, способ выплаты, последовательность проведения документов и актуальность релиза программы.
Не следует исправлять строку 160 вручную без устранения причины в учете. Иначе в следующем отчетном периоде ошибка может повториться, а показатели 6-НДФЛ перестанут совпадать с регистрами учета НДФЛ.
Документ Операция учета НДФЛ используем осторожно. Он предназначен для отражения отдельных корректировок в учете НДФЛ, если стандартными документами начисления и выплаты исправить данные невозможно или нецелесообразно.
Не следует автоматически вводить Операция учета НДФЛ только потому, что строка 160 в отчете сформирована неверно.
Сначала выясним причину расхождения:
1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия;Если удержание не попало в учет из-за неверно оформленной ведомости, исправим исходный документ выплаты. После этого перезаполним отчет 6-НДФЛ и повторно проверим строку 160.
Документ Операция учета НДФЛ используем только после анализа регистров и понимания, какую именно запись необходимо исправить.
Разберем порядок уточнения отчетности.
Если в строке 160 не отражен НДФЛ, фактически удержанный 25 марта, уточняем расчет за первый квартал.
Если не отражен НДФЛ, удержанный 25 июня, уточняем расчет за полугодие.
Если не отражен НДФЛ, удержанный 25 сентября, уточняем расчет за 9 месяцев, если этот отчет уже был представлен.
Не нужно пересдавать расчет за период, в котором ошибка отсутствует. Но при подготовке каждого уточненного расчета проверяем показатели нарастающим итогом, потому что строка 160 формируется с начала года.
Например, если ошибка возникла в первом квартале и не была исправлена при сдаче полугодового расчета, то ошибка обычно будет повторяться и в расчете за полугодие. В этом случае корректируем оба расчета.
Если ошибка первого квартала была самостоятельно исправлена в полугодовом расчете, все равно проверяем, требуется ли уточнить первоначальный расчет за первый квартал. Отчетность по каждому периоду должна содержать корректные показатели за соответствующий отчетный период.
При представлении уточненного расчета указываем номер корректировки.
Если уточненный расчет за соответствующий период подается впервые, указываем номер корректировки «001». При следующем уточнении указываем «002» и так далее.
Не оставляем «000» в уточненном расчете. Номер «000» предназначен для первичного расчета.
При этом не ограничиваемся исправлением одного показателя. Проверим весь расчет:
Соберем наиболее частые ошибки, чтобы исключить их при проверке расчетов.
Подведем итог.
Строку 160 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за 2023 год заполняем по сумме фактически удержанного НДФЛ, а не по сумме налога, перечисленного в бюджет.
Если организация удержала НДФЛ при выплате первой части зарплаты:
Не имеет значения, что перечисление НДФЛ в бюджет произошло уже в следующем месяце. В строке 160 отражаем удержание на дату выплаты дохода работнику.
Если ранее сданные расчеты за первый квартал, полугодие или 9 месяцев не включают удержанный НДФЛ с выплат 25 марта, 25 июня или 25 сентября, подаем уточненные расчеты за соответствующие периоды. Одновременно проверяем строки 110, 140, 160, раздел 1, ведомости на выплату и регистры учета НДФЛ в 1С.
Информация носит справочный характер