Рассмотрим ситуацию подробно. Организация на ОСНО выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях. В компенсацию входят расходы на ГСМ и износ автомобиля. Сумма компенсации превышает нормы, установленные для легковых автомобилей. Возникает вопрос: нужно ли отражать такую выплату в форме ЕФС-1?
Короткий ответ: да, компенсацию за использование личного автомобиля нужно отражать в ЕФС-1 в разделе 2, если организация сдает сведения по страховым взносам на травматизм. При этом важно правильно определить, какая часть выплаты облагается взносами на травматизм, а какая не облагается. Если компенсация оформлена по статье 188 ТК РФ, связана с использованием личного автомобиля в интересах работодателя, подтверждена документами и экономически обоснована, то она может не облагаться страховыми взносами. Но даже необлагаемые суммы в разделе 2 ЕФС-1 обычно отражаются: они попадают в общую сумму выплат и отдельно показываются как суммы, не подлежащие обложению взносами.
Разберем по шагам, почему превышение норм для налога на прибыль не означает автоматическое обложение всей суммы страховыми взносами, как заполнить ЕФС-1 и как проверить настройки в 1С.
Сначала выясним правовую природу выплаты. Компенсация за использование личного автомобиля работника в служебных целях регулируется статьей 188 ТК РФ. Если работник использует личное имущество с согласия или ведома работодателя и в интересах работодателя, работодатель должен выплатить компенсацию за использование и износ имущества, а также возместить расходы, связанные с таким использованием.
В рассматриваемой ситуации в компенсацию входят две части:
компенсация износа автомобиля, то есть плата за использование личного имущества работника в интересах работодателя;
возмещение расходов на ГСМ, то есть компенсация затрат, связанных с эксплуатацией автомобиля для служебных поездок.
Это не обычная зарплата и не премия. По своей природе такая выплата является компенсационной, если она действительно связана с выполнением трудовых обязанностей и подтверждена документами. Но для налогов, взносов и отчетности нам нужно отдельно разобрать три блока: НДФЛ, страховые взносы, налог на прибыль и ЕФС-1.
Главная ошибка в подобных ситуациях — смешивать нормы для налога на прибыль с правилами обложения страховыми взносами. Нормы 2 400 руб. или 3 000 руб. в месяц для легковых автомобилей важны для налогового учета расходов по налогу на прибыль. Но они не всегда являются лимитом для НДФЛ и страховых взносов.
Так как организация применяет ОСНО, для нее важен налог на прибыль. Компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок можно учитывать в составе прочих расходов, но в пределах установленных норм.
Для легковых автомобилей применяются нормы в зависимости от объема двигателя:
для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно — 2 400 руб. в месяц;
для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см — 3 000 руб. в месяц;
для мотоциклов — 1 200 руб. в месяц.
Эти нормы используются для целей налога на прибыль. То есть если организация выплачивает работнику компенсацию больше установленного лимита, в налоговые расходы по прибыли можно включить только нормируемую сумму. Сумма превышения в расходах по налогу на прибыль не учитывается.
Посмотрим на пример. Работнику установлена компенсация за личный автомобиль в размере 8 000 руб. в месяц. Автомобиль имеет объем двигателя 1 800 куб. см. Для налога на прибыль организация сможет учесть только 2 400 руб. в месяц. Оставшиеся 5 600 руб. не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.
Но это еще не означает, что 5 600 руб. обязательно нужно обложить НДФЛ, страховыми взносами и взносами на травматизм. Для этого нужно отдельно проверить правила по компенсационным выплатам.
Компенсация за использование личного автомобиля не облагается НДФЛ и страховыми взносами, если выполнены условия компенсационной выплаты:
автомобиль действительно принадлежит работнику или используется им на законном основании;
работодатель дал согласие на использование автомобиля в служебных целях;
использование автомобиля связано с трудовыми обязанностями работника;
размер компенсации установлен в письменном соглашении сторон трудового договора;
расходы документально подтверждены;
размер компенсации экономически обоснован и не выглядит скрытой частью зарплаты.
Рассмотрим подробнее. Статья 188 ТК РФ не устанавливает фиксированный размер компенсации. Она говорит, что размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Поэтому для НДФЛ и страховых взносов важны не только налоговые нормы по прибыли, а фактическое содержание выплаты и документы.
Если организация установила компенсацию в соглашении с работником, подтверждает служебные поездки, подтверждает расходы на ГСМ, имеет документы на автомобиль и может объяснить расчет износа, то компенсация может не облагаться НДФЛ и страховыми взносами в согласованной сумме. Нормы для налога на прибыль при этом не становятся автоматическим пределом для взносов.
Но если компенсация установлена формально, выплачивается ежемесячно без документов, не связана с реальными поездками или явно заменяет часть зарплаты, налоговые органы и СФР могут переквалифицировать выплату. В таком случае спорную сумму могут признать выплатой в рамках трудовых отношений, облагаемой НДФЛ и страховыми взносами.
Поэтому превышение нормы для налога на прибыль само по себе не делает компенсацию облагаемой. Но отсутствие документов и экономического обоснования может привести к начислению взносов.
Чтобы компенсация за использование личного автомобиля не превратилась в спорную выплату, разберем комплект документов. Чем больше сумма превышает нормы для прибыли, тем важнее документальное подтверждение.
Дополнительное соглашение к трудовому договору. Укажите, что работник использует личный автомобиль в служебных целях с согласия работодателя. Зафиксируйте размер компенсации, порядок расчета, периодичность выплаты и состав возмещаемых расходов.
Приказ руководителя. Утвердите использование личного автомобиля работника для служебных поездок. В приказе укажите должность работника, марку автомобиля, государственный номер, период использования и основание выплаты компенсации.
Документы на автомобиль. Подготовьте копию свидетельства о регистрации транспортного средства, ПТС или выписку из электронного ПТС. Если автомобиль не принадлежит работнику, проверьте документы, подтверждающие право использования автомобиля.
Документы, подтверждающие служебный характер поездок. Используйте путевые листы, маршрутные листы, служебные задания, отчеты о поездках, заявки на выезд, графики посещения клиентов или иные документы, которые показывают, что автомобиль использовался не для личных поездок, а для работы.
Документы по ГСМ. Сохраняйте чеки, кассовые чеки, товарные чеки, отчеты по топливным картам, авансовые отчеты, расчет расхода топлива и нормы расхода топлива.
Расчет компенсации износа. Подготовьте внутренний расчет, из которого видно, как организация определила сумму компенсации за износ. Можно учитывать пробег, интенсивность использования, срок эксплуатации, стоимость автомобиля, ориентировочную амортизацию и иные экономически понятные показатели.
Локальный нормативный акт. Закрепите общий порядок компенсации в положении об оплате труда, положении о разъездном характере работы, положении о компенсациях или отдельном регламенте использования личного транспорта.
Если документы есть, выплату проще обосновать как компенсационную. Если документов нет, лучше не считать сумму полностью необлагаемой. В этом случае безопаснее рассмотреть частичное обложение страховыми взносами либо изменить порядок оформления выплаты.
Теперь перейдем к главному вопросу. ЕФС-1 состоит из разных разделов и подразделов. Компенсация за использование личного автомобиля сама по себе не является кадровым мероприятием, поэтому она не отражается в подразделе 1.1 как прием, перевод или увольнение. Она также не становится отдельным стажевым событием для подраздела 1.2, если нет специальных условий, влияющих на стаж.
Но компенсация влияет на раздел 2 ЕФС-1. Раздел 2 посвящен страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, то есть взносам «на травматизм».
В подразделе 2.1 раздела 2 показываются:
общая сумма выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц;
суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами на травматизм;
база для исчисления страховых взносов;
исчисленные страховые взносы.
Поэтому компенсацию за использование личного автомобиля нужно анализировать именно для раздела 2 ЕФС-1. Если организация начисляет выплаты работникам и сдает раздел 2, то компенсация должна быть учтена при формировании показателей подраздела 2.1.
Если компенсация не облагается взносами на травматизм, ее отражаем в общей сумме выплат и одновременно показываем как необлагаемую сумму. Если компенсация или ее часть облагается взносами, облагаемую часть включаем в базу.
Рассмотрим подробнее самый распространенный вариант: компенсация оформлена правильно и не облагается взносами на травматизм.
В подразделе 2.1 раздела 2 ЕФС-1 необлагаемые выплаты не нужно полностью игнорировать. Их показывают в составе общей суммы выплат, а затем отдельно отражают как суммы, не подлежащие обложению взносами. За счет этого база для взносов формируется как разница между общей суммой выплат и необлагаемыми суммами.
Разберем пример. Работнику начислена зарплата 80 000 руб. и компенсация за использование личного автомобиля 8 000 руб. Компенсация подтверждена документами и не облагается взносами на травматизм.
В разделе 2 ЕФС-1 логика будет такой:
в общей сумме выплат покажем 88 000 руб.;
в суммах, не подлежащих обложению взносами, покажем 8 000 руб.;
в базе для начисления взносов на травматизм останется 80 000 руб.;
взносы на травматизм рассчитаем только с 80 000 руб.
В этой ситуации сумма компенсации выше нормы для налога на прибыль, но для ЕФС-1 она все равно может быть отражена как необлагаемая, если документы подтверждают компенсационный характер выплаты.
Важно понимать: в ЕФС-1 мы не показываем норму по налогу на прибыль. В ЕФС-1 мы показываем показатели для взносов на травматизм. Поэтому строка с необлагаемыми выплатами заполняется по правилам страхования от несчастных случаев, а не по правилам главы 25 НК РФ.
Теперь разберем другой вариант. Допустим, документы оформлены недостаточно хорошо, часть суммы не подтверждена или организация решила облагать превышение взносами, чтобы снизить риск спора. В этом случае в ЕФС-1 нужно разделить выплату на необлагаемую и облагаемую части.
Посмотрим на пример. Работнику начислена зарплата 80 000 руб. и компенсация за использование личного автомобиля 8 000 руб. Организация считает документально подтвержденной и необлагаемой только сумму 3 000 руб., а 5 000 руб. признает облагаемой выплатой.
Тогда в подразделе 2.1 ЕФС-1 логика будет такой:
в общей сумме выплат покажем 88 000 руб.;
в суммах, не подлежащих обложению взносами, покажем 3 000 руб.;
в базе для начисления взносов на травматизм окажется 85 000 руб.;
взносы на травматизм рассчитаем с 85 000 руб.
Обратите внимание: если организация облагает часть компенсации взносами, эта часть становится частью базы в разделе 2 ЕФС-1. То есть ее нельзя показать только как необлагаемую выплату. Нужно отразить ее так, чтобы база и сумма начисленных взносов сошлись с бухгалтерским учетом и расчетом взносов.
Разберем отдельно спорный момент из вопроса: «сумма компенсации превышает установленные нормы для легковых автомобилей». Такая формулировка часто вызывает вывод: раз сумма выше нормы, значит превышение нужно обложить взносами и показать в ЕФС-1 как облагаемую базу. Но это не всегда правильно.
Нормы компенсации для легковых автомобилей применяются для признания расходов по налогу на прибыль. Они отвечают на вопрос: какую сумму организация вправе учесть в налоговых расходах при расчете прибыли?
ЕФС-1 отвечает на другой вопрос: какие выплаты включаются в базу по взносам на травматизм и какие выплаты не облагаются такими взносами?
Поэтому сделаем правильное разделение:
для налога на прибыль учитываем компенсацию только в пределах нормы;
для НДФЛ анализируем компенсационный характер выплаты и документы;
для страховых взносов анализируем компенсационный характер выплаты и документы;
для ЕФС-1 отражаем выплату в разделе 2 как облагаемую или необлагаемую в зависимости от страхового режима выплаты.
Таким образом, превышение нормы по прибыли не является самостоятельным основанием для начисления взносов на травматизм. Но если сумма превышения не подтверждена и экономически не обоснована, ее могут признать облагаемой выплатой.
Проанализируем риски. Чем больше сумма компенсации отличается от норматива для налога на прибыль, тем внимательнее проверяющие будут смотреть на документы. Само превышение не запрещено, но оно должно быть объяснимо.
Основные риски такие:
Риск переквалификации в зарплату. Если работник получает небольшую зарплату и крупную компенсацию без документов, проверяющие могут сделать вывод, что компенсация фактически заменяет оплату труда.
Риск доначисления НДФЛ. Если компенсация не подтверждена, налоговый орган может признать выплату доходом работника, облагаемым НДФЛ.
Риск доначисления страховых взносов. Если выплата не имеет компенсационного характера, ее могут включить в базу по страховым взносам.
Риск доначисления взносов на травматизм. Если компенсация не подпадает под необлагаемые выплаты, ее придется показать в базе раздела 2 ЕФС-1.
Риск снятия расходов по налогу на прибыль. Даже при наличии документов сумма сверх нормы не уменьшит налоговую базу по прибыли, если речь идет именно о нормируемой компенсации за использование личного легкового автомобиля.
Чтобы снизить риски, не ограничивайтесь формальной фразой «компенсация за автомобиль». Разделите расчет на ГСМ и износ, подтверждайте служебные поездки и регулярно проверяйте, соответствует ли сумма реальным расходам.
Рассмотрим практическое оформление. Лучше не писать в документах одну общую сумму без расшифровки. Если компенсация включает ГСМ и износ, разберите ее на составляющие.
ГСМ. Укажите порядок возмещения топлива: по фактическим чекам, по топливной карте, по норме расхода топлива и фактическому служебному пробегу. Подтверждайте пробег маршрутными или путевыми листами.
Износ автомобиля. Укажите фиксированную сумму компенсации за использование личного автомобиля или расчетную формулу. Например, размер зависит от количества служебных поездок, служебного пробега или согласованной месячной суммы.
Служебные поездки. Закрепите, какие поездки считаются служебными: к клиентам, поставщикам, в банк, на склад, в подразделения организации, на объекты, в командировки по месту работы.
Подтверждение права использования. Проверьте, что работник действительно может использовать автомобиль. Если автомобиль принадлежит супругу, родственнику или находится в аренде, подготовьте документы, подтверждающие законность использования.
Согласие работодателя. Оформите письменное согласие работодателя до начала использования автомобиля, а не задним числом после проверки.
Если компенсация выплачивается фиксированной суммой, это допустимо, но фиксированная сумма должна быть разумной. Если работник в месяце не ездил по служебным делам, а компенсация начисляется полностью, возникает вопрос: что именно компенсирует работодатель? Поэтому для крупных сумм лучше иметь связь с фактическим использованием автомобиля.
Теперь посмотрим на учет в 1С. Конкретные действия зависят от конфигурации: 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия предприятия или комплексное решение. Но общий принцип одинаковый: создайте или проверьте вид начисления для компенсации и правильно настройте налоги и взносы.
В 1С используйте объекты и отчеты, которые помогают проверить начисление и попадание суммы в ЕФС-1:
Начисления — карточка вида начисления, через которую задается порядок налогообложения выплаты;
Начисление зарплаты и взносов — документ, которым начисляется компенсация работнику;
Отражение зарплаты в бухучете — документ для передачи сумм в бухгалтерский учет;
ЕФС-1 — регламентированный отчет, в котором формируется раздел 2;
Подраздел 2.1 — часть раздела 2 ЕФС-1, где проверяем общие выплаты, необлагаемые суммы и базу;
Анализ взносов в фонды — отчет для проверки базы по страховым взносам;
Проверка расчета взносов — отчет или обработка, если она доступна в используемой конфигурации;
Расчетный листок — отчет для проверки начисленной компенсации у конкретного сотрудника;
Свод начисленной зарплаты — отчет для сверки общей суммы начислений.
Разберем порядок настройки на уровне методологии.
Создайте отдельный вид начисления для компенсации за использование личного автомобиля. Не смешивайте эту выплату с зарплатой, премией или доплатой.
В названии начисления используйте понятную формулировку, например Компенсация за использование личного автомобиля.
В настройках НДФЛ укажите режим, соответствующий вашей позиции: не облагается НДФЛ как компенсационная выплата либо облагается, если документы не подтверждают компенсационный характер.
В настройках страховых взносов укажите, облагается ли выплата взносами. Для правильно оформленной компенсации обычно выбирают вариант необложения компенсационных выплат.
Отдельно проверьте настройку взносов на травматизм. Именно эта настройка влияет на раздел 2 ЕФС-1.
Сформируйте начисление за месяц и проверьте, как сумма попала в базу по взносам.
Сформируйте ЕФС-1 и проверьте подраздел 2.1: сумма должна попасть в общие выплаты и, если она необлагаемая, в необлагаемые суммы.
Если компенсация не облагается взносами, ошибка будет в том, что она вообще не попадет в раздел 2 ЕФС-1. Правильнее, чтобы она участвовала в общей сумме выплат и одновременно уменьшала базу как необлагаемая сумма.
Разберем проверку пошагово. После начисления компенсации сформируйте отчет ЕФС-1 за квартал и откройте раздел 2. Нас интересует подраздел 2.1.
Сначала проверьте общую сумму выплат. В ней должны быть отражены выплаты работникам, которые учитываются при формировании показателей раздела 2.
Затем проверьте строку необлагаемых сумм. Если компенсация за автомобиль не облагается взносами на травматизм, она должна увеличить необлагаемые выплаты.
После этого проверьте базу для начисления взносов. База должна быть меньше общей суммы выплат на сумму необлагаемой компенсации.
Сверьте сумму начисленных взносов на травматизм с тарифом организации.
Сравните ЕФС-1 с отчетом Анализ взносов в фонды или аналогичным отчетом по страховым взносам.
Проверьте карточку начисления, если сумма попала не туда: например, вся компенсация включилась в базу или, наоборот, полностью исчезла из раздела 2.
Если в 1С компенсация не попадает в необлагаемые суммы, обычно причина в настройке вида начисления. Если программа включает компенсацию в базу по взносам, проверьте, не выбран ли у начисления вариант налогообложения как для оплаты труда. Если компенсация вообще не попадает в раздел 2, проверьте, участвует ли начисление в учете выплат для взносов на травматизм.
Теперь сформируем практический алгоритм для ситуации из вопроса.
Не ориентируйтесь только на нормы по прибыли. Превышение нормы для легкового автомобиля означает ограничение расходов по налогу на прибыль, но не автоматическое обложение взносами.
Проверьте документы. Если есть соглашение, приказ, документы на автомобиль, подтверждение поездок, чеки на ГСМ и расчет износа, компенсация имеет более сильную позицию как необлагаемая выплата.
Определите страховой режим выплаты. Решите, вся сумма является необлагаемой компенсацией или часть суммы нужно включить в базу по взносам.
Настройте начисление в 1С. Проверьте НДФЛ, страховые взносы и взносы на травматизм в карточке начисления.
Сформируйте ЕФС-1. Проверьте раздел 2, особенно подраздел 2.1.
Отразите сумму в ЕФС-1 правильно. Необлагаемую компенсацию покажите в общей сумме выплат и в необлагаемых суммах. Облагаемую часть включите в базу.
Отдельно настройте налог на прибыль. В расходах по прибыли учтите только сумму в пределах установленной нормы. Сверхнормативную часть не включайте в налоговые расходы.
Такой порядок позволяет не смешивать разные виды учета и избежать типичной ошибки: признать выплату необлагаемой для взносов, но не показать ее в ЕФС-1.
Посмотрим на пример. Организация выплачивает менеджеру компенсацию за использование личного автомобиля — 9 000 руб. в месяц. Автомобиль используется для поездок к клиентам. Есть дополнительное соглашение, приказ, документы на автомобиль, маршрутные листы, чеки на ГСМ и расчет износа. Объем двигателя автомобиля — 1 600 куб. см.
Для налога на прибыль организация учитывает только 2 400 руб. в месяц. Оставшиеся 6 600 руб. в налоговые расходы по прибыли не включаются.
Для НДФЛ и страховых взносов организация считает всю сумму компенсацией, подтвержденной документами. Поэтому 9 000 руб. не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
В ЕФС-1 в разделе 2 компенсация отражается так:
9 000 руб. включаются в общую сумму выплат;
9 000 руб. включаются в суммы, не подлежащие обложению взносами на травматизм;
база по взносам на травматизм на эту сумму не увеличивается.
В этом примере превышение нормы для прибыли не мешает признать выплату необлагаемой для взносов, потому что есть документы и компенсационный характер выплаты.
Рассмотрим другой пример. Работнику выплачивают 12 000 руб. в месяц за использование личного автомобиля. Документы подтверждают только ГСМ на 4 000 руб. и согласованную компенсацию износа на 3 000 руб. Остальные 5 000 руб. организация не может обосновать: нет маршрутов, расчетов и подтверждающих документов.
В этом случае организация может выбрать осторожный подход и признать 7 000 руб. необлагаемой компенсацией, а 5 000 руб. — облагаемой выплатой.
В ЕФС-1 раздел 2 заполняем по логике:
в общую сумму выплат включаем все 12 000 руб.;
в необлагаемые суммы включаем 7 000 руб.;
в базу по взносам на травматизм включается 5 000 руб.;
взносы на травматизм начисляются с облагаемой части.
Для налога на прибыль отдельно применяем норму по легковому автомобилю. Если автомобиль с объемом двигателя до 2 000 куб. см, в расходах по прибыли будет только 2 400 руб., даже если для взносов необлагаемая часть составляет 7 000 руб.
Иногда вместо компенсации по статье 188 ТК РФ организация заключает с работником договор аренды автомобиля. Это уже другая правовая конструкция. В этом случае работник выступает не только как сотрудник, но и как арендодатель имущества.
Если заключен договор аренды автомобиля без экипажа, арендная плата обычно не является объектом обложения страховыми взносами, потому что это выплата по договору, связанному с передачей имущества в пользование. Но по НДФЛ у организации возникает обязанность налогового агента, если арендодатель — физическое лицо.
Для ЕФС-1 по взносам на травматизм нужно анализировать, является ли выплата объектом обложения по правилам страхования от несчастных случаев. Обычно арендная плата по договору аренды имущества не формирует базу по взносам на травматизм, но ее не нужно смешивать с компенсацией за использование личного автомобиля по трудовому договору.
Если организация фактически арендует автомобиль, оформляйте договор аренды, акты, порядок передачи автомобиля, ответственность сторон и НДФЛ. Если работник сам ездит на личном автомобиле по служебным делам, чаще применяется компенсация по статье 188 ТК РФ. Для ЕФС-1 эти варианты нужно настраивать в 1С разными видами начислений.
Разберем кратко плюсы и минусы вариантов.
Компенсация по статье 188 ТК РФ подходит, когда работник использует свой автомобиль сам, в рамках трудовых обязанностей, а работодатель возмещает износ и расходы. Этот вариант удобен для разъездных работников, менеджеров, инженеров, торговых представителей, курьеров, специалистов по объектам.
Договор аренды подходит, когда организация получает автомобиль во владение или пользование как имущество. Например, автомобилем могут пользоваться разные сотрудники, автомобиль передается организации, оформляются акты приема-передачи и условия эксплуатации.
Не подменяйте один вариант другим. Если работник сам ездит на своем автомобиле, но оформлен договор аренды без фактической передачи автомобиля организации, могут возникнуть вопросы к реальности договора. Если же организация называет выплату компенсацией, но не подтверждает служебные поездки, могут возникнуть вопросы к необложению взносами.
Так как организация на ОСНО, отдельно разберем налог на прибыль. В бухгалтерском учете организация может признать компенсацию в составе расходов по правилам бухгалтерского учета, если она связана с деятельностью организации и подтверждена документами. Но для налогового учета действует ограничение.
Для налога на прибыль компенсация за использование личного легкового автомобиля учитывается в пределах нормы. Сверхнормативная часть не учитывается в расходах. Поэтому в 1С может возникнуть постоянная разница между бухгалтерским и налоговым учетом.
Если организация применяет ПБУ 18/02, проверьте отражение постоянных разниц. В 1С для этого могут использоваться настройки способов отражения расходов и аналитика налогового учета. Если компенсация начисляется через зарплатный блок, проверьте, как она передается в документ Отражение зарплаты в бухучете и как распределяется между бухгалтерским и налоговым учетом.
Практически удобно разделить выплату на два вида учета:
компенсация в пределах нормы — учитывается в налоговых расходах по прибыли;
компенсация сверх нормы — отражается в бухгалтерском учете, но не учитывается в налоговых расходах.
В 1С это можно реализовать разными способами: отдельными начислениями, отдельными способами отражения или ручной корректировкой налогового учета. Выберите способ, который соответствует вашей конфигурации и учетной политике.
Рассмотрим практическую ситуацию: организация уже сдала ЕФС-1, но компенсацию за личный автомобиль не включила в раздел 2. Нужно понять, исказила ли ошибка базу и сумму взносов.
Если компенсация была необлагаемой и не попала ни в общую сумму выплат, ни в необлагаемые суммы, база и сумма взносов могли остаться правильными, но показатели строк раздела 2 заполнены неполно. В этом случае лучше рассмотреть подачу корректирующего отчета, чтобы общая сумма выплат и необлагаемые суммы были отражены корректно.
Если компенсация должна была частично облагаться взносами, но не попала в базу, ошибка серьезнее. Нужно доначислить взносы на травматизм, отразить базу в разделе 2 и подать корректировку.
Разберем алгоритм:
Проверьте карточку начисления в 1С.
Сформируйте отчет по взносам на травматизм за период.
Сравните данные начислений с разделом 2 ЕФС-1.
Определите, изменилась ли база по взносам.
Если база изменилась, доначислите взносы и подайте корректировку.
Если база не изменилась, но необлагаемые выплаты не отражены, оцените необходимость корректировки с учетом существенности и требований к форме.
Безопаснее не оставлять отчет с неполными показателями, особенно если сумма компенсации значительная и выплачивается регулярно.
Рассмотрим типовые ошибки, которые встречаются при компенсации за личный автомобиль.
Ошибка первая: не отражать компенсацию в ЕФС-1 вообще. Если выплата относится к показателям раздела 2, ее нужно учитывать при формировании общей суммы выплат и необлагаемых сумм.
Ошибка вторая: считать нормы по прибыли лимитом для взносов. Нормы по легковым автомобилям ограничивают налоговые расходы по прибыли, но не всегда ограничивают необлагаемую сумму для НДФЛ и взносов.
Ошибка третья: не подтверждать ГСМ документами. Если в компенсацию входит топливо, нужны документы, подтверждающие расход топлива и служебный характер поездок.
Ошибка четвертая: не оформлять письменное соглашение. Статья 188 ТК РФ требует, чтобы размер возмещения расходов определялся письменным соглашением сторон трудового договора.
Ошибка пятая: смешивать компенсацию с зарплатой. Если компенсация начисляется как обычная доплата или премия, программа может включить ее в базу по всем взносам.
Ошибка шестая: не проверять взносы на травматизм отдельно. В 1С настройка страховых взносов и настройка взносов на травматизм могут проверяться отдельно. Для ЕФС-1 важен именно раздел 2 по травматизму.
Ошибка седьмая: учитывать сверхнормативную сумму в расходах по прибыли. Даже если компенсация не облагается взносами, для налога на прибыль действует нормирование.
Сформулируем итоговый вывод. Компенсацию за использование личного автомобиля работника нужно отражать в ЕФС-1, если организация сдает раздел 2 по страховым взносам на травматизм. Компенсация не является кадровым мероприятием и сама по себе не отражается в подразделе 1.1, но она влияет на показатели подраздела 2.1 раздела 2.
Если компенсация оформлена по статье 188 ТК РФ, подтверждена документами, связана с трудовыми обязанностями и экономически обоснована, ее можно отражать как сумму, не подлежащую обложению взносами на травматизм. В этом случае она попадает в общую сумму выплат и одновременно в необлагаемые суммы, а база по взносам на травматизм не увеличивается.
Если компенсация или ее часть не подтверждена документами, не связана со служебными поездками или фактически заменяет зарплату, такую сумму нужно включить в базу по взносам и отразить в ЕФС-1 как облагаемую часть выплаты.
Превышение норм для легковых автомобилей важно для налога на прибыль: в расходах по прибыли организация учитывает компенсацию только в пределах установленного норматива. Но для ЕФС-1 и страховых взносов само по себе превышение нормы не является автоматическим основанием для обложения. Главные критерии — компенсационный характер выплаты, письменное оформление, документальное подтверждение и экономическая обоснованность.
Практическое решение: отразите компенсацию в разделе 2 ЕФС-1. Если выплата документально подтверждена и не облагается взносами, покажите ее в общей сумме выплат и в необлагаемых суммах подраздела 2.1. Если часть компенсации облагается взносами, включите эту часть в базу. В 1С проверьте вид начисления Компенсация за использование личного автомобиля, настройки НДФЛ, страховых взносов и взносов на травматизм, затем сверяйте результат через ЕФС-1, Подраздел 2.1 и Анализ взносов в фонды.
Информация носит справочный характер