Рассмотрим ситуацию: сотрудница устроилась в организацию в 2026 году, в этом же году заболела и принесла заявление о замене лет для расчета больничного. По ее словам, в 2024 и 2025 годах она была в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком, а в 2023 году у нее мог начаться больничный по беременности и родам. Работодателю нужно понять, можно ли принять заявление, какие годы можно заменить и чем подтвердить, что у сотрудницы действительно были периоды декрета у прежнего работодателя.
Разберем по шагам, как действовать бухгалтеру и кадровику, какие документы запросить у сотрудницы, какие сведения можно получить через СФР, почему выписка из электронной трудовой книжки обычно не решает задачу и как отразить ситуацию в 1С.
Право на замену лет предусмотрено для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком. В общем случае для больничного в 2026 году расчетный период — это 2024 и 2025 годы. Но если в этих годах сотрудница была в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком, она вправе попросить заменить один или оба года расчетного периода.
Ключевое условие: заменить можно не просто «невыгодный» год, а только тот календарный год, на который пришелся отпуск по беременности и родам и (или) отпуск по уходу за ребенком. Даже если такой отпуск длился несколько дней, год уже считается годом, который может быть заменен. Но сам по себе низкий заработок, отсутствие работы, увольнение, отпуск без сохранения зарплаты или небольшой доход не дают права на замену лет.
Проанализируем ситуацию автора. Сотрудница заболела в 2026 году. Значит, базовые годы для расчета больничного — 2024 и 2025. Если сотрудница действительно была в декрете в 2024 и 2025 годах, эти годы можно заменить. Если в 2023 году у нее тоже был отпуск по беременности и родам, то этот факт важен не потому, что 2023 год входит в базовый расчетный период, а потому что он может повлиять на выбор заменяющих лет и на итоговую сумму пособия.
При этом замена должна приводить к увеличению пособия. Поэтому недостаточно просто принять заявление и механически заменить годы. Нужно рассчитать пособие в двух вариантах: без замены и с заменой. Если вариант с заменой дает большую сумму, используем замену. Если сумма не увеличивается, применять замену нельзя.
Рассмотрим подробнее правило выбора лет. Замена календарных лет производится не на любые годы по желанию сотрудницы, а на годы, которые непосредственно предшествуют годам, в которых она была в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком.
Например, больничный открыт в 2026 году. Обычный расчетный период — 2024 и 2025 годы.
Если сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком весь 2025 год и часть 2024 года, то она может просить заменить 2024 и 2025 годы на более ранние годы, если это увеличит пособие.
Если в 2024 году у нее был отпуск по беременности и родам, а в 2025 году отпуск по уходу за ребенком, то оба года потенциально могут быть заменены.
Если в 2023 году у сотрудницы начался отпуск по беременности и родам, то этот год тоже является «декретным» годом, но он не входит в стандартный расчетный период для больничного 2026 года. Поэтому 2023 год не заменяют как расчетный год 2026 года, но его нужно учитывать, если сотрудница предлагает взять 2023 год как заменяющий. Если 2023 год сам был декретным и заработок в нем низкий, нужно проверить, выгодно ли использовать его или есть основания уйти еще дальше назад.
Посмотрим на практический пример. Сотрудница болеет в 2026 году. По умолчанию берем 2024 и 2025 годы. В 2024 и 2025 годах она была в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком. Она просит заменить годы на 2022 и 2023. Если в 2023 году у нее уже начался больничный по беременности и родам и заработок стал ниже, бухгалтеру нужно не просто верить словам сотрудницы, а запросить подтверждение периода. После этого нужно рассчитать, какой вариант дает большее пособие: 2022 и 2023, 2021 и 2022 или иной допустимый вариант в пределах правил замены.
Важно: работодатель не должен подбирать произвольные годы только потому, что они выгоднее. Каждый заменяемый год должен быть связан с отпуском по беременности и родам или отпуском по уходу за ребенком, а выбранные заменяющие годы должны соответствовать правилам, установленным для замены расчетного периода.
Разберем распространенную ошибку. Иногда советуют запросить у сотрудницы выписку из электронной трудовой книжки. Но в большинстве случаев такая выписка показывает сведения о трудовой деятельности: приемы, переводы, увольнения, переименования работодателя, кадровые мероприятия, которые попадают в сведения о трудовой деятельности. Она не предназначена для полноценного подтверждения всех периодов отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком.
Поэтому ситуация из обсуждения логична: в выписке из ЭТК видны приемы, переводы и увольнения, но нет декретных периодов. Даже если прежний работодатель сдавал ЕФС-1 с кодами ДЕКРЕТ, ДЕТИ, ДЛДЕТИ или ДЕТИПРЛ, это не означает, что такие сведения обязательно будут отображаться именно в выписке из электронной трудовой книжки в привычном виде.
Выясним причину. Электронная трудовая книжка и сведения индивидуального персонифицированного учета — это не одно и то же. Для подтверждения декрета нужны сведения о страховом стаже и специальных периодах, а не только сведения о кадровых мероприятиях. Поэтому вместо обычной выписки из ЭТК полезнее ориентироваться на документы, где отражаются периоды стажа с кодами, либо на документы прежнего работодателя.
Самый практичный вариант — попросите сотрудницу получить документы у предыдущего работодателя. Работодатель, у которого сотрудница работала в период декрета, располагает первичными кадровыми документами и может подтвердить точные даты.
Попросите сотрудницу запросить у прежнего работодателя один или несколько документов:
Справку о периодах отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком. Это самый удобный для нового работодателя вариант. В справке должны быть указаны ФИО сотрудницы, период работы, даты отпуска по беременности и родам, даты отпуска по уходу за ребенком, реквизиты приказов, подпись ответственного лица и печать при ее использовании.
Заверенные копии приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком. Если отпуск по уходу прерывался, продлевался или сотрудница выходила на работу на условиях неполного рабочего времени, попросите копии соответствующих приказов.
Выписку из приказов о предоставлении отпусков. Этот вариант удобен, если прежний работодатель не хочет выдавать полные копии приказов с лишними персональными данными других лиц.
Справку или выписку о периодах стажа, где отдельно выделены периоды с кодами, связанными с отпуском по беременности и родам и уходом за ребенком.
Копию электронного листка нетрудоспособности по беременности и родам или сведения о нем, если у сотрудницы сохранилась информация в личном кабинете или уведомлениях.
Рассмотрим, почему именно этот путь самый надежный. Новый работодатель не был стороной трудовых отношений в прошлом периоде и не оформлял отпуск. Поэтому он не имеет у себя первичных документов, подтверждающих декрет. Прежний работодатель обязан выдавать работнику документы, связанные с работой, по письменному заявлению. Обычно такие документы выдают в виде заверенных копий или справок.
Практический совет: не формулируйте запрос сотруднице абстрактно: «принесите подтверждение декрета». Дайте ей конкретный список. Так вы сократите переписку и быстрее получите документ, пригодный для расчета.
Можно использовать такую формулировку для внутреннего запроса сотруднице:
«Для применения замены календарных лет при расчете пособия по временной нетрудоспособности просим представить документ, подтверждающий периоды отпуска по беременности и родам и (или) отпуска по уходу за ребенком у предыдущего работодателя: справку о периодах таких отпусков, заверенные копии приказов либо выписку из приказов с указанием дат начала и окончания отпусков».
Проанализируем спорный момент. Сотрудница подает заявление на замену лет. Закон говорит, что замена производится по заявлению работника, если в соответствующих годах был отпуск по беременности и родам и (или) отпуск по уходу за ребенком и если замена увеличивает пособие. Но новый работодатель должен передать корректные сведения в СФР и не может сознательно направлять данные, которые ничем не подтверждены.
Поэтому заявление сотрудницы нужно принять, зарегистрировать и рассмотреть. Но для корректного расчета и направления сведений в СФР работодатель вправе запросить документы, подтверждающие основание для замены. Это не отказ в праве на замену, а проверка условия, при котором такая замена возможна.
Важно разграничить два действия: не отказывайте в приеме заявления, но запросите подтверждающие документы. Если сотрудница не представит документы и у работодателя нет других достоверных сведений о декретных периодах, безопаснее рассчитать пособие по обычному расчетному периоду, а после получения подтверждения сделать перерасчет и передать уточненные сведения.
Такой подход снижает риск спора с СФР и одновременно не лишает сотрудницу права на замену. Если подтверждение появится позже, пособие можно пересчитать в пределах предусмотренных правил. Главное — сохраняйте заявление сотрудницы, переписку и документы, на основании которых был сделан расчет.
Рассмотрим этот вариант отдельно. Новый работодатель может попробовать получить сведения у прежнего работодателя, но здесь есть ограничение: речь идет о персональных данных сотрудницы. Передавать такие сведения без правового основания или согласия работника рискованно.
Поэтому действуйте так:
Попросите сотрудницу самой обратиться к прежнему работодателю за справкой или копиями приказов.
Если хотите направить запрос от имени вашей организации, получите от сотрудницы письменное согласие на обработку и запрос персональных данных у прежнего работодателя.
В запросе укажите только необходимые сведения: ФИО, СНИЛС при необходимости, период работы, предполагаемые годы декрета и просьбу подтвердить даты отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком.
Не запрашивайте лишние сведения: диагнозы, медицинские подробности, семейные обстоятельства, копии документов ребенка без необходимости. Для замены лет нужны именно периоды отпусков и их вид.
Если прежний работодатель ликвидирован, попробуйте получить сведения через архив, правопреемника, СФР или документы, которые есть у самой сотрудницы. Но на практике быстрее всего сотрудница может получить сведения через личные кабинеты и запросы от своего имени, потому что информация относится к ней лично.
Теперь посмотрим, что можно сделать через Социальный фонд. В 2026 году работодатель взаимодействует с СФР по пособиям через электронный документооборот. По больничным и пособиям фонд получает и направляет сведения в рамках проактивного механизма. Кроме того, работодатель может запрашивать сведения о заработке сотрудника за прошлые годы.
Но важный практический вывод из темы такой: типовой запрос через СЭДО обычно помогает получить сведения о заработке, но не всегда дает работодателю удобную расшифровку периодов декрета у прежнего работодателя. То есть запрос заработка не заменяет справку о периодах отпуска по беременности и родам и ухода за ребенком.
Через СФР можно использовать несколько направлений:
Запрос сведений о заработке. Используйте его для расчета среднего заработка, если сотрудница работала у других страхователей. Этот запрос помогает получить суммы выплат, но не всегда содержит периоды декретных отпусков.
Передача сведений о замене лет. После получения заявления о замене календарных лет работодатель должен передать сведения в СФР в установленный срок. На практике в бухгалтерских программах это оформляется через документы и обмен с СФР.
Письменный запрос в территориальное отделение СФР. Этот вариант возможен, но он не всегда быстрый. В запросе укажите ФИО, СНИЛС, период, суть вопроса и основание: сотрудница просит заменить годы для расчета пособия, работодателю нужно подтвердить периоды отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком.
Сведения из индивидуального лицевого счета сотрудницы. Сотрудница может сама получить выписку из индивидуального лицевого счета и предоставить ее работодателю. В таких сведениях могут отражаться периоды ухода за ребенком и стажевые коды. Однако больничный по беременности и родам может быть отражен не так наглядно, как приказ прежнего работодателя или сведения о листке нетрудоспособности.
Разберем практический вывод. Если сроки по больничному короткие, не рассчитывайте только на письменный ответ СФР. Параллельно попросите сотрудницу запросить документы у прежнего работодателя. Так вы не потеряете время и сможете подтвердить даты быстрее.
Сотрудница заинтересована в увеличении пособия, поэтому разумно предложить ей собрать подтверждения. Рассмотрим, что у нее может быть.
Уведомления на Госуслугах о назначении пособия по беременности и родам или пособия по уходу за ребенком. Такие уведомления не всегда заменяют кадровый документ, но могут помочь подтвердить сам факт страхового случая и период.
Сведения о больничном по беременности и родам в личном кабинете. Если виден номер электронного листка нетрудоспособности и период освобождения от работы, это полезное подтверждение.
Сведения из индивидуального лицевого счета. В них могут быть отражены периоды ухода за ребенком и стажевые сведения.
Копии приказов, которые сотрудница получала у прежнего работодателя.
Справка прежнего работодателя о периодах отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком.
Практический подход: попросите сотрудницу представить любой документ, из которого видно три элемента: вид периода, дата начала, дата окончания. Для расчета замены лет важно не только «была в декрете», но и в каком именно календарном году был соответствующий отпуск.
С 2024 года применяется утвержденная форма заявления о замене календарных лет в расчетном периоде. Поэтому в 2026 году лучше использовать именно эту форму, а не произвольное заявление. Если сотрудница принесла заявление в свободной форме, попросите ее переписать заявление по актуальной форме либо оформите корректный бланк в программе.
В заявлении должны быть указаны:
данные застрахованного лица;
вид пособия, для которого применяется замена;
годы расчетного периода, которые сотрудница просит заменить;
годы, на которые просит заменить;
основание для замены: отпуск по беременности и родам и (или) отпуск по уходу за ребенком;
дата и подпись сотрудницы.
После получения заявления работодатель передает сведения о замене лет в СФР. По правилам взаимодействия по пособиям такие сведения передаются в установленный срок после получения заявления. Поэтому не оставляйте заявление без движения: зарегистрируйте его, проверьте документы, выполните расчет и передайте сведения через электронный обмен.
Рассмотрим самый рабочий алгоритм для бухгалтера. Сроки по больничным не позволяют ждать месяц, пока придет произвольный ответ из СФР. Поэтому разделите задачу на два блока: текущая обработка больничного и последующее уточнение.
Примите заявление сотрудницы. Не отказывайте в приеме заявления только потому, что подтверждения пока нет. Поставьте дату получения.
Письменно запросите подтверждающие документы. Укажите, что нужны даты отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком за 2023, 2024 и 2025 годы, если сотрудница ссылается на эти периоды.
Запросите сведения о заработке через СФР. Это нужно для расчета среднего заработка за годы, которые потенциально будут использованы.
Сделайте предварительный расчет. Рассчитайте пособие по обычным годам 2024 и 2025. Отдельно рассчитайте вариант с заменой, если есть достаточно данных.
Если документов нет, не применяйте неподтвержденную замену автоматически. Без подтверждения основания безопаснее направить сведения по обычному расчетному периоду или дождаться документов, если сроки позволяют.
После получения подтверждения сделайте перерасчет. Если документы подтвердили право на замену и замена увеличивает пособие, передайте корректные сведения в СФР и оформите перерасчет.
Важно: если сотрудница хочет получить большее пособие, она заинтересована быстро представить документы. Поэтому корректно объясните ей, что заявление принято, но для применения замены нужны подтвержденные периоды. Это не отказ, а обычная проверка основания для расчета.
Вопрос автора отдельно касается 2023 года. Сотрудница говорит, что в 2023 году у нее начался отпуск по беременности и родам, и из-за этого заработок за 2023 год был ниже. Разберем, почему это важно.
Если больничный по беременности и родам начался в 2023 году, то 2023 год тоже является годом, в котором был страховой период, связанный с материнством. Но для больничного 2026 года стандартный расчетный период — 2024 и 2025. Поэтому 2023 год не является исходным расчетным годом, который нужно заменить. Он может появиться как заменяющий год, если сотрудница просит взять 2022 и 2023 вместо 2024 и 2025.
Если 2023 год сам по себе был «декретным» и заработок там низкий, нужно проанализировать, можно ли брать другой год вместо 2023, чтобы пособие стало выше. Для этого нужны точные даты:
дата начала больничного по беременности и родам;
дата окончания больничного по беременности и родам;
дата начала отпуска по уходу за ребенком;
дата окончания отпуска по уходу за ребенком или дата выхода на работу;
информация о работе на условиях неполного рабочего времени, если она была.
Посмотрим на пример. Сотрудница ушла на больничный по беременности и родам 20 ноября 2023 года, затем с апреля 2024 года ушла в отпуск по уходу за ребенком и находилась в нем весь 2025 год. В 2026 году она заболела. В 2024 и 2025 годах право на замену очевидно при наличии подтверждений. Но если в качестве замены предлагается 2023 год, бухгалтер должен понимать, что часть 2023 года также пришлась на отпуск по беременности и родам. Поэтому может оказаться, что 2021 и 2022 годы выгоднее, чем 2022 и 2023. Итоговый выбор должен соответствовать правилам замены и увеличивать пособие.
Это частая ситуация. Сотрудница может помнить только приблизительно: «в 2024 и 2025 была в декрете», «в 2023 начался больничный». Для расчета этого недостаточно. Разберем по шагам, как уточнить даты.
Попросите сотрудницу обратиться к прежнему работодателю за справкой о периодах отпусков. В заявлении к прежнему работодателю ей нужно прямо указать, что справка нужна для расчета пособия у нового работодателя.
Попросите проверить личный кабинет на Госуслугах и уведомления о назначении пособий. Иногда там можно найти сведения о выплатах и периодах.
Попросите получить сведения из индивидуального лицевого счета. Это может помочь с периодами ухода за ребенком.
Параллельно направьте запрос сведений о заработке через СФР, чтобы после подтверждения периодов быстро рассчитать пособие.
Если прежний работодатель отвечает долго, оформите расчет по тем данным, которые подтверждены, а после поступления документов сделайте перерасчет.
Не используйте в расчете неподтвержденные даты со слов сотрудницы, если от этих дат зависит право на замену и сумма пособия. Устное пояснение помогает понять, какие документы искать, но не является надежным основанием для передачи сведений в СФР.
Рассмотрим технические термины, которые могут встретиться в сведениях о стаже. В отчетности по стажу используются специальные коды, которые помогают идентифицировать периоды, связанные с материнством и уходом за ребенком.
ДЕКРЕТ — период отпуска по беременности и родам.
ДЕТИ — период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, если отпуск предоставлен родителю.
ДЛДЕТИ — период отпуска по уходу за ребенком от полутора до трех лет.
ДЕТИПРЛ — отпуск по уходу за ребенком, предоставленный бабушке, дедушке, другому родственнику или опекуну, фактически осуществляющему уход.
Если сотрудница принесла сведения, где есть такие коды и даты периодов, используйте их как ориентир для проверки права на замену. Но помните: обычная выписка из электронной трудовой книжки может не показывать эти коды. Они относятся к сведениям о стаже, а не к обычным кадровым мероприятиям в ЭТК.
Теперь посмотрим на практическую сторону в 1С. Конкретные названия команд могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но логика обычно одинаковая: нужно оформить больничный, получить или ввести заработок за нужные годы, зарегистрировать заявление о замене лет и передать сведения в СФР.
В 1С:ЗУП обычно используются следующие объекты и разделы:
Больничный лист — основной документ для регистрации временной нетрудоспособности.
Заявление о замене лет или печатная форма заявления о замене календарных лет — используется для оформления заявления сотрудницы.
Сведения для реестра прямых выплат или соответствующие документы обмена с СФР — используются для передачи данных по пособию.
Запрос сведений о заработке сотрудника — помогает получить данные о заработке от СФР.
Входящие запросы СФР и Ответы на запросы СФР — используются при проактивном взаимодействии с фондом.
Средний заработок для пособий — данные, которые влияют на расчет среднего дневного заработка.
Разберем общий порядок работы в программе:
Создайте или загрузите Больничный лист по сотруднице.
Проверьте расчетный период. Для больничного 2026 года программа по умолчанию должна взять 2024 и 2025 годы.
Откройте настройки среднего заработка и проверьте, есть ли возможность указать замену лет.
Зарегистрируйте заявление сотрудницы о замене лет. Если в программе есть актуальная печатная форма по приказу СФР, сформируйте ее из программы.
Запросите сведения о заработке через СФР по тем годам, которые могут использоваться в расчете.
После получения сведений сравните расчет без замены и с заменой.
Если замена увеличивает пособие и подтверждены периоды декрета, передайте сведения о замене лет в СФР.
Если подтверждение пришло позже, оформите перерасчет больничного и направьте корректирующие сведения.
Важно: в самой программе 1С расчетная механика не заменяет юридическую проверку основания. Если в 1С можно выбрать замену лет технически, это не значит, что ее можно применять без подтверждения декретных периодов. Сначала проверяем право, затем отражаем замену в программе.
Соберем решение для ситуации автора в один рабочий алгоритм.
Примите заявление сотрудницы на замену лет. Проверьте, что оно оформлено по действующей форме заявления о замене календарных лет в расчетном периоде. Если форма произвольная, попросите оформить актуальный бланк.
Уточните, какие именно годы сотрудница просит заменить. Для больничного 2026 года исходные годы — 2024 и 2025. Зафиксируйте, на какие годы она просит их заменить.
Запросите подтверждение декретных периодов. Попросите справку от прежнего работодателя, копии приказов или выписки из приказов. Обязательно нужны даты по 2023, 2024 и 2025 годам, если сотрудница ссылается на все эти годы.
Запросите сведения о заработке через СФР. Запросите данные за годы, которые могут участвовать в расчете после замены.
Проверьте, что замена допустима. Убедитесь, что заменяемые годы действительно пришлись на отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком.
Проверьте, что замена выгодна. Рассчитайте пособие без замены и с заменой. Применяйте замену только если сумма пособия увеличивается.
Передайте сведения в СФР. После подтверждения права на замену направьте сведения о замене лет через электронный документооборот.
Сохраните документы. В личном деле или расчетном архиве сохраните заявление, подтверждающие документы, расчетные данные, ответ СФР по заработку и расчет пособия.
Разберем безопасную позицию. Если сотрудница подала заявление, но не представила документы, а у работодателя нет сведений, подтверждающих декрет, не стоит автоматически применять замену только со слов сотрудницы. В такой ситуации:
зарегистрируйте заявление;
письменно запросите подтверждающие документы;
объясните сотруднице, какие документы подойдут;
рассчитайте больничный по подтвержденным данным;
после получения документов сделайте перерасчет, если право на замену подтвердится.
Такой подход особенно важен, если сотрудница просит заменить годы на более ранние, а бухгалтер видит, что 2023 год мог быть частично декретным. В этом случае без точных дат легко ошибиться с выбором лет и суммой пособия.
Закон не говорит, что единственным документом для подтверждения декрета является справка от прежнего работодателя. Но на практике именно она является самым удобным и понятным документом для нового работодателя. Ее можно заменить копиями приказов, выпиской из приказов, сведениями о стаже, сведениями из СФР или другими документами, из которых достоверно видны периоды.
Поэтому формулируйте требование не как «принесите только справку», а шире: «представьте документы, подтверждающие периоды отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком». Тогда сотрудница сможет предоставить тот документ, который реально может получить быстрее.
Посмотрим на типичные ошибки в такой ситуации.
Ошибка 1: заменить годы только из-за низкого заработка. Низкий заработок сам по себе не является основанием для замены. Нужен отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком в заменяемом году.
Ошибка 2: считать выписку из ЭТК достаточной или обязательной. В ЭТК может не быть сведений о декретных периодах. Ее отсутствие не доказывает, что декрета не было.
Ошибка 3: ждать только ответ СФР на произвольный запрос. Ответ может идти долго, а больничный нужно обработать быстро. Параллельно запрашивайте документы у сотрудницы.
Ошибка 4: принимать любые годы на замену. Годы должны соответствовать правилам замены. Нельзя взять произвольный год только потому, что в нем высокий заработок.
Ошибка 5: не сравнивать расчет с заменой и без замены. Замена применяется только если она увеличивает пособие.
Ошибка 6: не сохранять подтверждающие документы. При проверке важно показать, почему работодатель применил замену лет и на основании каких данных передал сведения в СФР.
Рассмотрим готовую практическую позицию, которую можно использовать в работе.
Сотрудница принята в 2026 году и принесла больничный, а также заявление о замене лет. Работодатель принимает заявление, но для применения замены запрашивает документы, подтверждающие, что в 2024 и 2025 годах сотрудница была в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком. Если сотрудница также указывает, что больничный по беременности и родам начался в 2023 году, работодатель запрашивает подтверждение и за 2023 год, потому что это влияет на выбор заменяющих лет и расчет среднего заработка.
В качестве подтверждения работодатель просит справку от прежнего работодателя, заверенные копии приказов, выписки из приказов, сведения о стаже или сведения из индивидуального лицевого счета. Обычная выписка из электронной трудовой книжки может не содержать такие периоды, поэтому отсутствие декрета в ЭТК не является окончательным доказательством.
Параллельно бухгалтер запрашивает через СФР сведения о заработке за нужные годы. После получения данных бухгалтер рассчитывает пособие без замены и с заменой. Если подтверждено, что заменяемые годы пришлись на декретные периоды, и замена увеличивает пособие, работодатель передает сведения о замене лет в СФР и применяет замену. Если подтверждение не получено, больничный рассчитывается по обычному расчетному периоду, а после представления документов оформляется перерасчет.
В рассматриваемой ситуации не нужно искать подтверждение декрета только в электронной трудовой книжке. Для замены лет важны документы, подтверждающие периоды отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком. Самый быстрый и надежный вариант — попросить сотрудницу получить у прежнего работодателя справку о периодах декрета или заверенные копии приказов. Дополнительно используйте сведения из СФР, сведения о заработке, данные индивидуального лицевого счета и уведомления в личном кабинете сотрудницы.
Оптимальный порядок действий: примите заявление, запросите подтверждающие документы, получите сведения о заработке через СФР, проверьте допустимость замены, сравните расчет с заменой и без нее, затем передайте сведения в СФР. Если документов пока нет, не применяйте замену только со слов сотрудницы: рассчитайте пособие по подтвержденным данным и сделайте перерасчет после получения подтверждения.
Информация носит справочный характер