Проанализируем ситуацию по шагам. Сотрудница просит заменить один год расчетного периода для пособия по временной нетрудоспособности: вместо 2021 года взять 2017 год, а 2022 год оставить в расчете. Из условий видно, что с 2018 года у нее были отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком по прежнему месту работы. Но трудовой договор с прежним работодателем был прекращен с 01.12.2020, ребенку исполнилось 3 года в январе 2021 года, а после увольнения сотрудница нигде не работала до трудоустройства к новому работодателю в 2022 году.
Вывод по описанной ситуации: заменить 2021 год на 2017 год для расчета больничного нельзя, если в 2021 году сотрудница уже не состояла в трудовых отношениях и отпуск по уходу за ребенком у работодателя ей не был оформлен. Сам факт, что ребенку в январе 2021 года еще не исполнилось 3 года, не означает, что сотрудница находилась именно в отпуске по уходу за ребенком для целей расчета пособия по Закону № 255-ФЗ.
Для пособия по временной нетрудоспособности средний заработок обычно определяется за два календарных года, которые предшествуют году наступления страхового случая. Если больничный открыт в 2023 году, расчетными годами являются 2021 и 2022 годы. Именно поэтому в вопросе фигурирует замена 2021 года, а 2022 год сотрудница просит оставить.
Право на замену лет — это специальное исключение из общего правила. Оно применяется не потому, что сотруднице выгоднее взять более ранний заработок, и не потому, что в расчетном году не было дохода. Замену разрешено применять только при наличии установленного законом основания.
Разберем обязательные условия замены:
В одном или обоих расчетных годах сотрудница должна была находиться в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком. В актуальной редакции законодательства также есть отдельные основания, связанные с приостановлением трудового договора, например в связи с мобилизацией или военной службой, но к рассматриваемой ситуации они не относятся.
Сотрудница должна подать работодателю заявление о замене календарного года или календарных лет расчетного периода.
Замена должна приводить к увеличению размера пособия. Если после замены сумма пособия не увеличивается, применять замену не нужно.
Заменять можно не произвольно выбранные годы, а годы, которые допустимы по правилам замены. Нельзя просто выбрать самый выгодный год из трудовой биографии сотрудницы.
Ключевой момент: заменить можно только тот год расчетного периода, в котором действительно был отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком. Если в расчетном году такого отпуска не было, заменить этот год только из-за отсутствия заработка нельзя.
Посмотрим на хронологию:
С 2018 года сотрудница находилась у прежнего работодателя в отпуске по беременности и родам, затем в отпуске по уходу за ребенком.
С 01.12.2020 трудовой договор с прежним работодателем прекращен.
В январе 2021 года ребенку исполнилось 3 года.
После увольнения сотрудница нигде не работала до трудоустройства к новому работодателю в 2022 году.
В 2021 году у нее не было работодателя, который мог бы оформить ей отпуск по уходу за ребенком.
Отпуск по уходу за ребенком — это не просто период фактического ухода за ребенком. Это кадровый отпуск, который предоставляется работнику в рамках действующего трудового договора. Он оформляется заявлением работника и приказом работодателя. Пока трудовой договор действует, сотрудница может находиться в таком отпуске. После увольнения трудовые отношения прекращаются, а вместе с ними прекращается и статус работника, которому работодатель предоставляет отпуск.
Поэтому после 01.12.2020 сотрудница могла фактически ухаживать за ребенком, могла не работать, могла получать определенные социальные выплаты при наличии права на них, но для расчета больничного это уже не период отпуска по уходу за ребенком у работодателя. Это период отсутствия работы и заработка.
Период без работы и без заработка сам по себе не дает права на замену года расчетного периода. Закон разрешает замену именно из-за нахождения в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, а не из-за того, что сотрудница была безработной, не имела дохода или занималась ребенком после увольнения.
В подобных ситуациях сотрудницы часто получают общий ответ: если в расчетном периоде был отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком, годы можно заменить по заявлению. Такой ответ верный, но он применим только тогда, когда в конкретном расчетном году отпуск действительно был оформлен.
В нашей ситуации важна не дата рождения ребенка сама по себе, а наличие или отсутствие оформленного отпуска в 2021 году. Если сотрудница уволилась 01.12.2020 и после этого нигде не работала, то в 2021 году отпуск по уходу за ребенком у работодателя ей не предоставлялся. Значит, основание для замены 2021 года отсутствует.
Проанализируем различие на простом примере. Если бы сотрудница продолжала работать у прежнего работодателя и находилась в отпуске по уходу за ребенком до даты исполнения ребенку 3 лет в январе 2021 года, тогда в 2021 году у нее был бы хотя бы небольшой период оформленного отпуска по уходу. В этом случае вопрос о замене 2021 года действительно можно было бы рассматривать. Но при увольнении в декабре 2020 года такой период в 2021 году уже не возникает.
Даже если бы в 2021 году был оформлен отпуск по уходу за ребенком, отдельно пришлось бы проверить, на какой год разрешено заменить 2021 год. Замена лет не означает свободный выбор любого выгодного года. Нельзя автоматически сказать: «2021 год невыгодный, возьмем 2017 год, потому что там был хороший заработок».
Правильный подход такой: сначала определяем, есть ли право заменить конкретный год расчетного периода. Затем смотрим, какие предшествующие годы допустимы для замены с учетом хронологии декретных периодов. Если несколько лет подряд приходились на отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком, на практике период может сдвигаться к более ранним годам. Но такой сдвиг должен быть связан именно с декретной хронологией, а не с произвольным выбором сотрудницы.
В рассматриваемой ситуации до этого этапа мы даже не доходим, потому что 2021 год не был годом отпуска по уходу за ребенком. Следовательно, заявление на замену 2021 года на 2017 год удовлетворять не следует.
Разберем по шагам, как работодателю принять решение:
Определим год наступления страхового случая. Если больничный открыт в 2023 году, расчетный период — 2021 и 2022 годы.
Проверим, была ли сотрудница в 2021 году в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком. По условиям задачи — нет, потому что трудовой договор прекращен 01.12.2020, а новое трудоустройство произошло только в 2022 году.
Проверим, была ли сотрудница в 2022 году в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком. По условиям задачи 2022 год остается в расчете, и оснований для его замены не заявлено.
Сделаем вывод: оснований для замены 2021 года нет. Расчет пособия нужно выполнять исходя из фактических расчетных лет 2021 и 2022.
Если в 2021 году не было заработка, это учитывается как отсутствие заработка за соответствующий год, но не как основание для замены года.
Для внутреннего обоснования можно использовать такую формулировку:
«Заявление о замене 2021 года на 2017 год не может быть принято к расчету, поскольку в 2021 году сотрудница не находилась в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком в рамках действующего трудового договора. Трудовые отношения с прежним работодателем прекращены 01.12.2020, новое трудоустройство состоялось в 2022 году. Период отсутствия работы после увольнения не является отпуском по уходу за ребенком для целей замены лет расчетного периода».
Чтобы решение было обоснованным, рассмотрим, какие документы желательно проверить:
Заявление сотрудницы о замене лет расчетного периода. В нем должно быть указано, какой год она просит заменить и на какой год.
Сведения о трудовой деятельности сотрудницы. Проверьте дату увольнения с прежнего места работы и дату приема к новому работодателю.
Документы прежнего работодателя, подтверждающие отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком. Важно увидеть даты начала и окончания отпуска.
Данные о заработке за расчетные годы, которые поступают через СФР или имеются у работодателя.
Сведения о том, работала ли сотрудница у других страхователей в 2021 году. В рассматриваемой ситуации указано, что она не работала, но это лучше подтвердить документально.
Если после проверки выяснится, что в 2021 году сотрудница все же состояла в трудовых отношениях у другого работодателя и у нее был оформлен отпуск по уходу за ребенком, вывод может измениться. Но по исходным данным она нигде не работала, поэтому отпуск в 2021 году не оформлялся.
Теперь разберем, как действовать в расчете. Если больничный открыт в 2023 году, расчетный период — 2021 и 2022 годы. В расчет включается заработок, на который начислялись страховые взносы, за эти два календарных года. Заработок учитывается в пределах предельной величины базы для соответствующего года.
Если в 2021 году сотрудница не работала и заработка у нее не было, то за 2021 год в расчет попадет ноль. Это не ошибка. Год остается в расчетном периоде, даже если заработок отсутствует.
Далее рассчитываем средний дневной заработок по общему правилу. Для пособия по временной нетрудоспособности обычно используется деление заработка за два расчетных года на 730. После этого размер дневного пособия определяется с учетом страхового стажа сотрудницы:
при страховом стаже менее 5 лет — 60% среднего заработка;
при страховом стаже от 5 до 8 лет — 80% среднего заработка;
при страховом стаже 8 лет и более — 100% среднего заработка;
при стаже менее 6 месяцев применяются специальные ограничения, связанные с МРОТ.
Если рассчитанный средний заработок оказывается ниже минимального уровня, применяются правила расчета исходя из МРОТ с учетом районного коэффициента и режима рабочего времени, если это необходимо. Поэтому отсутствие дохода за 2021 год не всегда означает, что пособие будет рассчитано только из нулевой базы: программа и СФР должны проверить минимальные гарантии.
Допустим, больничный открыт в 2023 году. Расчетные годы — 2021 и 2022. Сотрудница просит заменить 2021 год на 2017 год. При проверке выясняем:
в 2018–2020 годах у сотрудницы были отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком по прежнему месту работы;
с 01.12.2020 трудовой договор прекращен;
в 2021 году сотрудница нигде не работала;
в 2021 году отпуск по уходу за ребенком у работодателя не оформлялся;
в 2022 году сотрудница трудоустроилась к новому работодателю.
В этой ситуации 2021 год не является годом отпуска по уходу за ребенком. Значит, заменить его на 2017 год нельзя. Больничный рассчитываем по расчетным годам 2021 и 2022. За 2021 год учитываем нулевой заработок, если иных выплат, облагаемых взносами, не было. За 2022 год учитываем фактический заработок, подтвержденный данными работодателя и СФР.
Представим другую ситуацию. Сотрудница не увольнялась 01.12.2020, а продолжала состоять в трудовых отношениях с прежним работодателем. Ребенку исполнилось 3 года в январе 2021 года, и до этой даты у сотрудницы был оформлен отпуск по уходу за ребенком. Затем в 2023 году она принесла больничный. Расчетные годы — 2021 и 2022.
В таком варианте в 2021 году был бы период оформленного отпуска по уходу за ребенком. Даже если этот период длился всего несколько дней в январе, год уже содержит основание для замены. Тогда работодатель мог бы рассмотреть заявление о замене 2021 года, проверить допустимый год для замены и сравнить размер пособия до и после замены.
Этот пример показывает, почему решающее значение имеет не возраст ребенка сам по себе, а наличие оформленного отпуска у работодателя в конкретном расчетном году.
Допустим, сотрудница в 2021 году не работала, потому что занималась ребенком после увольнения. В 2022 году она вышла на работу. В 2023 году заболела и подала заявление о замене 2021 года. Формально в 2021 году заработка нет, и расчет с нулевым годом действительно может быть невыгодным. Но отсутствие заработка не является самостоятельным основанием для замены.
В таком случае применяем стандартный расчет. Если средний заработок окажется ниже минимального, используем правила расчета из МРОТ. Но заменить 2021 год на более выгодный 2017 год только из-за нулевого дохода нельзя.
Рассмотрим работу в 1С на уровне типового порядка. Конкретные названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза конфигурации, но логика остается одинаковой.
Если право на замену не подтверждено, в документе Больничный лист не устанавливайте замену расчетного года. Оставьте расчетные годы, которые программа определяет по году страхового случая. Для больничного 2023 года это будут 2021 и 2022 годы.
Проверьте в карточке сотрудницы и документах расчета:
страховой стаж сотрудницы;
заработок за 2021 и 2022 годы;
данные о заработке у предыдущих страхователей, если они есть;
режим работы сотрудницы на дату наступления страхового случая;
наличие районного коэффициента, если организация работает в местности, где он применяется.
Для проверки среднего заработка используйте формы, связанные с расчетом среднего заработка для пособий. В типовой 1С:ЗУП это может быть форма Ввод данных для расчета среднего заработка, а также сведения, которые заполняются в документе Больничный лист. Если у сотрудницы есть заработок от других работодателей, проверьте, как он загружен или введен в программе.
Если сотрудница подала заявление, но права на замену нет, само заявление можно хранить в кадровых документах, но расчет в программе выполнять без замены. Важно не менять годы в 1С только на основании устной консультации или желания сотрудницы.
При работе через СЭДО обычно используется входящий запрос СФР на расчет пособия. В 1С это может быть документ или форма, связанная с Входящий запрос СФР для расчета пособия и ответом страхователя. Если право на замену лет подтверждено, страхователь меняет годы расчетного периода в ответе на запрос и отправляет сведения в СФР. После этого СФР формирует новый подпроцесс и направляет новый запрос уже с учетом замененных лет.
Но в нашей ситуации право на замену не подтверждено. Поэтому действуйте иначе:
Не меняйте расчетные годы в ответе СФР.
Не указывайте 2017 год вместо 2021 года.
Отправьте сведения по стандартному расчетному периоду, если иных ошибок нет.
Сохраните заявление сотрудницы и документы, на основании которых сделан вывод об отсутствии права на замену.
При необходимости подготовьте сотруднице письменное пояснение, почему заявление не может быть применено при расчете.
Важный практический момент: при наличии законного права на замену лет не нужно вручную исправлять суммы среднего заработка произвольным образом. Сначала корректно укажите заменяемые годы, затем дождитесь корректного обмена сведениями с СФР. Если же права на замену нет, не запускайте механизм замены лет в СЭДО.
В типовой работе по такой ситуации обычно помогают следующие объекты и разделы 1С:
Больничный лист — основной документ, в котором рассчитывается пособие и проверяются расчетные данные.
Ввод данных для расчета среднего заработка — форма, где можно проверить или уточнить данные, влияющие на средний заработок.
Справки для расчета пособий — раздел или документ для отражения сведений о заработке у предыдущих работодателей, если такие сведения используются в базе.
Отпуск по уходу за ребенком — кадровый документ, который подтверждает наличие оформленного отпуска у данного работодателя, если отпуск оформлялся в вашей базе.
Входящий запрос СФР для расчета пособия — документ обмена с СФР по проактивному назначению пособия.
Ответ на запрос СФР — документ или форма, через которую страхователь передает сведения для назначения пособия.
СЭДО — механизм электронного документооборота с СФР, через который проходят запросы и ответы по пособиям.
Кода 1С для решения этой задачи писать не требуется. Проблема не техническая, а правовая и учетная: нужно правильно определить, есть ли основание для замены года. Если основания нет, настройками или обработками 1С его создавать нельзя.
Разберем корректный порядок общения с сотрудницей. Не спорьте с ней в формате «СФР сказал неправильно». Лучше объясните, что консультация могла быть дана по общему правилу, без учета факта увольнения в декабре 2020 года. Предложите сотруднице предоставить документы, подтверждающие, что в 2021 году она действительно находилась в отпуске по уходу за ребенком у какого-либо работодателя.
Попросите подтвердить:
был ли у нее действующий трудовой договор в январе 2021 года;
был ли приказ работодателя о предоставлении отпуска по уходу за ребенком на период 2021 года;
была ли запись в сведениях о трудовой деятельности о работе у другого работодателя в 2021 году;
есть ли документы, подтверждающие иной статус, который дает право на замену лет.
Если таких документов нет, расчет выполняется без замены. Это безопасная позиция для работодателя, потому что она опирается на формальное отсутствие отпуска по уходу в расчетном году.
Для снижения риска конфликта подготовьте короткое письменное пояснение. Например:
«Ваше заявление о замене 2021 года на 2017 год рассмотрено. Для замены календарного года расчетного периода необходимо, чтобы в этом году работник находился в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком, либо имел иное предусмотренное законом основание. По представленным сведениям трудовой договор с прежним работодателем прекращен 01.12.2020, в 2021 году трудовые отношения отсутствовали, отпуск по уходу за ребенком работодателем не предоставлялся. В связи с этим оснований для замены 2021 года при расчете пособия по временной нетрудоспособности не имеется. Расчет пособия производится за 2021 и 2022 годы».
Такое пояснение не должно быть эмоциональным. Укажите только факты: расчетный период, дату увольнения, отсутствие оформленного отпуска в 2021 году, невозможность замены.
Проанализируем типовые ошибки, которые возникают в подобных случаях.
Путают фактический уход за ребенком и отпуск по уходу за ребенком. Для замены лет важен именно оформленный отпуск у работодателя. После увольнения человек может ухаживать за ребенком, но это уже не кадровый отпуск.
Считают, что если ребенку не исполнилось 3 года, значит отпуск продолжается автоматически. Отпуск по уходу продолжается только в рамках действующего трудового договора. Если договор прекращен, отпуск у работодателя прекращается.
Заменяют год только из-за отсутствия заработка. Нулевой доход в расчетном году не дает права заменить этот год. Нужен специальный законный период.
Выбирают любой выгодный год. Нельзя заменить расчетный год на произвольный год с высоким заработком. Замена должна соответствовать правилам сдвига расчетного периода.
Не проверяют, увеличится ли пособие. Даже при наличии права на замену нужно убедиться, что замена действительно приводит к увеличению пособия.
Меняют годы в 1С без подтверждающих документов. В программе можно технически указать замену, но если право не подтверждено, расчет будет неправомерным.
Опираются только на устную консультацию. Для расчета нужны документы и нормы права, а не устное предположение о праве на замену.
Важно всегда начинать с года страхового случая. Если больничный открыт не в 2023 году, расчетный период будет другим. Например, если больничный был открыт в 2022 году, расчетными годами были бы 2020 и 2021 годы. Тогда 2020 год мог бы требовать отдельного анализа, потому что до 01.12.2020 сотрудница еще состояла в трудовых отношениях и могла находиться в отпуске по уходу за ребенком. Но 2021 год после увольнения все равно не стал бы годом оформленного отпуска.
Если больничный открыт в 2024 году, расчетными годами были бы 2022 и 2023 годы. Тогда вопрос о 2021 годе вообще не возникал бы как о годе расчетного периода, если только не рассматривалась законная замена других лет.
Поэтому не применяйте универсальный ответ без проверки дат. Каждый раз определяйте:
год больничного;
два расчетных года;
наличие в каждом расчетном году отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком;
наличие заявления сотрудницы;
увеличение пособия после замены.
Соберем вывод в один алгоритм.
Если страховой случай наступил в 2023 году, расчетные годы — 2021 и 2022.
Сотрудница просит заменить 2021 год на 2017 год.
До 01.12.2020 у нее действительно был декретный период по прежнему месту работы.
После 01.12.2020 трудовой договор прекращен.
В 2021 году сотрудница нигде не работала и отпуск по уходу за ребенком у работодателя не оформляла.
Следовательно, 2021 год не является годом, который можно заменить по основанию отпуска по уходу за ребенком.
Заявление о замене 2021 года на 2017 год применять при расчете больничного не следует.
Пособие рассчитываем по фактическому расчетному периоду 2021–2022 годы с учетом заработка, страхового стажа и минимальных гарантий.
Главная практическая рекомендация: в 1С не устанавливайте замену 2021 года на 2017 год, если нет документов, подтверждающих оформленный отпуск по уходу за ребенком в 2021 году. Рассчитайте больничный по стандартному расчетному периоду и сохраните документы, подтверждающие причину отказа в замене.
Информация носит справочный характер