Рассмотрим ситуацию: индивидуальный предприниматель применяет УСН с объектом «доходы» и ставкой 6%, сдает нежилое помещение в аренду, договоры с арендаторами заключены в рамках предпринимательской деятельности, арендная плата поступает на расчетный счет ИП, налог по УСН уплачивается, декларации по УСН сдаются. При этом из налоговой инспекции пришло уведомление о необходимости представить декларацию 3-НДФЛ в связи с получением дохода от имущества: продажи, мены, сдачи в найм, дарения или иных сделок с объектом имущества.
Проанализируем проблему по шагам. В такой ситуации налоговая инспекция, скорее всего, увидела в своих информационных ресурсах сведения о зарегистрированном договоре аренды, где собственник помещения указан как физическое лицо. Особенно вероятна такая причина, если старый договор аренды был зарегистрирован в Росреестре в 2023 году, а в Росреестре арендодателем до сих пор отражено физическое лицо, хотя фактически деятельность ведется через ИП на УСН. Из-за этого ФНС могла автоматически направить уведомление как физическому лицу, считая, что получен доход, подлежащий декларированию по форме 3-НДФЛ.
Главный вывод: если помещение сдавалось в аренду именно в рамках предпринимательской деятельности ИП на УСН, доходы отражались в учете ИП, налог по УСН уплачивался, а деятельность соответствует зарегистрированным видам деятельности, то обязанность подавать 3-НДФЛ по этим же доходам обычно не возникает. В налоговую нужно направить пояснение, что доходы от аренды относятся к предпринимательской деятельности и уже облагаются единым налогом при УСН.
Разберем причину уведомления. Налоговая инспекция получает сведения из разных источников: Росреестра, банков, контрагентов, отчетности налоговых агентов, онлайн-сервисов, деклараций и иных информационных баз. Если в Росреестре зарегистрирован долгосрочный договор аренды, где арендодателем указан гражданин без явного указания статуса ИП, ФНС может автоматически посчитать, что физическое лицо получает доход от сдачи имущества в аренду.
В уведомлении обычно используются общие формулировки: налогоплательщик обязан представить декларацию по НДФЛ в связи с получением дохода от реализации имущества, предоставления имущества в найм, реализации доли в уставном капитале или получения имущества в дар. Такая формулировка не всегда означает, что налоговая уже доказала наличие неучтенного дохода. Чаще это приглашение представить декларацию или пояснить, почему обязанности подавать декларацию нет.
В рассматриваемой ситуации есть важная деталь: один старый договор 2023 года был зарегистрирован в Росреестре, и в нем арендодатель указан как физическое лицо. Затем стороны оформили дополнительное соглашение о смене реквизитов на ИП, но это дополнительное соглашение не было зарегистрировано в Росреестре. Поэтому налоговая видит старые регистрационные данные и может не видеть, что фактически доход учитывался в предпринимательской деятельности.
Посмотрим на практический вывод: уведомление ФНС не означает, что нужно автоматически сдавать 3-НДФЛ и платить НДФЛ повторно. Сначала выясним, к какому доходу относится уведомление, и подготовим пояснение о применении УСН.
Рассмотрим налоговую логику. Индивидуальный предприниматель на УСН уплачивает единый налог по упрощенной системе налогообложения с доходов от предпринимательской деятельности. При применении УСН ИП освобождается от уплаты НДФЛ в отношении доходов, полученных от предпринимательской деятельности, за исключением отдельных специальных случаев. Поэтому один и тот же доход не должен одновременно облагаться и налогом по УСН, и НДФЛ через декларацию 3-НДФЛ.
Если ИП сдает помещение в аренду как предприниматель, получает арендную плату на расчетный счет ИП, отражает доходы в Книга учета доходов и расходов, уплачивает авансовые платежи по УСН и сдает декларацию по УСН, то такой доход относится к предпринимательской деятельности. В этом случае по доходу от аренды помещения не нужно подавать декларацию 3-НДФЛ как физическому лицу.
Разберем признаки, которые подтверждают предпринимательский характер дохода:
ИП зарегистрирован до или в период получения дохода от аренды.
В ЕГРИП есть вид деятельности, связанный со сдачей недвижимого имущества в аренду или управлением собственным недвижимым имуществом.
ИП применяет УСН, и режим налогообложения отражается в личном кабинете ИП или подтверждается уведомлением о переходе на УСН.
Договоры с арендаторами заключены с указанием статуса ИП или фактически исполняются как договоры ИП.
Деньги поступают на расчетный счет ИП либо иным способом учитываются как предпринимательский доход.
Доходы отражены в КУДиР.
С этих доходов уплачен налог по УСН.
По итогам года сдана декларация по УСН либо срок ее сдачи еще не наступил.
Важно: сам факт, что недвижимость зарегистрирована на гражданина, не мешает использовать ее в предпринимательской деятельности ИП. ИП не является отдельным юридическим лицом. Имущество принадлежит физическому лицу, но доход от его использования может относиться к предпринимательской деятельности, если помещение фактически используется в бизнесе ИП.
Разберем два возможных варианта.
Доход действительно получен как физическим лицом вне предпринимательской деятельности. Например, гражданин сдал помещение в аренду не как ИП, доход не отражал в УСН, арендатор перечислял деньги на личную карту, договор не связан с предпринимательской деятельностью. В этом случае нужно подать 3-НДФЛ и уплатить НДФЛ, если налог не удержан налоговым агентом.
Доход получен как ИП на УСН. Договор относится к предпринимательской деятельности, доход учтен в УСН, налог по УСН уплачен. В этом случае подавайте не 3-НДФЛ, а пояснение в налоговую инспекцию. В пояснении укажите, что обязанности представлять декларацию 3-НДФЛ по данному доходу нет, поскольку доход уже облагается в рамках УСН.
В рассматриваемой ситуации подходит второй вариант. ИП зарегистрирован в середине 2023 года, режим УСН 6% отражается в личном кабинете ФНС, доходы от аренды поступают на расчетный счет ИП, деятельность ведется как предпринимательская. Поэтому целесообразно ответить пояснением, а не сдавать нулевую или ошибочную 3-НДФЛ.
Не сдавайте 3-НДФЛ «на всякий случай» по тем доходам, которые уже включены в УСН. Такая декларация может создать новое противоречие: налоговая увидит один и тот же доход и в предпринимательской системе, и в личной декларации физлица. Затем придется подавать уточнения и объяснять, почему доход был задекларирован дважды.
Рассмотрим подробнее, как составить ответ. Пояснение должно быть коротким, понятным и привязанным к конкретному объекту недвижимости. Не нужно писать эмоционально, спорить с инспекцией или подробно описывать все обстоятельства, если они не относятся к вопросу. Наша задача — показать налоговой, что доход от аренды не является личным доходом физлица для 3-НДФЛ, а относится к предпринимательской деятельности на УСН.
В пояснении укажите:
реквизиты уведомления ФНС: дату, номер, если он есть;
ФИО налогоплательщика и ИНН;
статус индивидуального предпринимателя;
налоговый режим — УСН с объектом «доходы»;
адрес помещения, по которому пришло уведомление;
реквизиты договора аренды, если они известны;
пояснение, что доход от сдачи помещения в аренду является доходом от предпринимательской деятельности;
указание, что доход отражен в учете ИП и облагается налогом по УСН;
вывод, что обязанности представлять 3-НДФЛ по этому доходу нет.
Посмотрим на пример текста пояснения:
«В ответ на уведомление о необходимости представления налоговой декларации по форме 3-НДФЛ сообщаю следующее. Помещение, расположенное по адресу: [указать адрес], сдается в аренду в рамках предпринимательской деятельности индивидуального предпринимателя [ФИО, ИНН, ОГРНИП]. Доходы от сдачи указанного помещения в аренду учитываются в составе доходов ИП, применяющего упрощенную систему налогообложения с объектом “доходы”. С полученных доходов уплачивается налог, уплачиваемый в связи с применением УСН. В связи с этим доходы от аренды указанного помещения не подлежат декларированию по форме 3-НДФЛ как доходы физического лица. Обязанность по представлению декларации 3-НДФЛ за 2025 год по указанному объекту отсутствует».
Если хотите указать ссылку на норму НК РФ в самом пояснении, напишите так:
«В соответствии с положениями пункта 3 статьи 346.11 НК РФ применение УСН индивидуальными предпринимателями предусматривает освобождение от обязанности по уплате НДФЛ в отношении доходов, полученных от предпринимательской деятельности, за исключением случаев, прямо предусмотренных НК РФ».
Важный момент: в пояснении не нужно писать, что налоговая «ошиблась» или что «требование незаконно». Лучше используйте нейтральную формулировку: «доход относится к предпринимательской деятельности и отражен в рамках УСН».
В теме с форума предложен минимальный подход: направить пояснение без приложений. Такой вариант действительно возможен, особенно если в личном кабинете ИП режим УСН отражается корректно, декларации по УСН сданы, а налоговая сама видит статус ИП и применяемый режим. Налоговой часто достаточно текстового ответа.
Но рассмотрим ситуацию практически. Если уведомление пришло из-за старого договора, зарегистрированного в Росреестре на физическое лицо, лучше приложить минимальный комплект подтверждений. Это снизит риск повторного запроса. При этом не нужно заваливать инспекцию всеми договорами, выписками за все годы и полным архивом документов.
Оптимальный комплект приложений:
Копия договора аренды по спорному помещению — особенно если именно этот договор зарегистрирован в Росреестре и указан в уведомлении.
Копия дополнительного соглашения о смене реквизитов на ИП — если документ найден. Если он утерян, разберем ниже, как действовать без него.
Выписка из ЕГРИП или сведения о регистрации ИП — чтобы подтвердить статус предпринимателя.
Подтверждение применения УСН — например, распечатка сведений из личного кабинета ИП, информационное письмо, уведомление о переходе на УСН, если оно есть, либо указание в пояснении, что режим УСН отражен в сервисах ФНС.
Фрагмент КУДиР по доходам от аренды за спорный период — при необходимости, если налоговая просит подтвердить учет доходов.
Платежные документы или банковская выписка по расчетному счету ИП — только по поступлениям от арендатора за спорный период, если хотите подтвердить, что оплата поступала именно в предпринимательский контур.
Копия декларации по УСН или квитанция о ее приеме — при необходимости, если декларация за соответствующий год уже была сдана.
Если уведомление не содержит конкретного периода или объекта, не прикладывайте все договоры сразу. Начните с пояснения и документов по тому объекту, который указан в уведомлении или очевидно вызвал вопрос. Если в уведомлении указано несколько объектов, подготовьте пояснение по каждому объекту отдельно в одном ответе.
Разберем этот вопрос отдельно. Если уведомление ФНС связано с конкретным объектом имущества, прикладывайте документы именно по этому объекту. Не нужно направлять все договоры аренды, если инспекция не запрашивает их прямо. Чем больше лишних документов вы отправите, тем выше риск, что инспектор начнет анализировать дополнительные обстоятельства, которые не относятся к уведомлению.
Используйте такой порядок:
Если в уведомлении указан конкретный объект недвижимости, готовьте пояснение по этому объекту.
Если объект указан, но договоров по нему несколько, приложите действующий договор и, при наличии, дополнительное соглашение к старому договору.
Если уведомление не указывает конкретный договор, но вы понимаете, что причина — старый зарегистрированный договор 2023 года, приложите или упомяните именно его.
Если налоговая после ответа запросит дополнительные документы, тогда представьте расширенный комплект.
Практический подход: сначала отвечайте по существу уведомления. Не превращайте пояснение в полную проверку всех арендных отношений ИП.
В уведомлении указан срок представления декларации до 30.04.2026. Это означает, что налоговая говорит о декларационной кампании за 2025 год, то есть о доходах, полученных в 2025 году. Поэтому документы в первую очередь готовьте за 2025 год.
Если старый договор был заключен в 2023 году, но продолжал действовать в 2025 году, приложите сам договор 2023 года как основание аренды и документы, подтверждающие предпринимательский учет доходов в 2025 году. Не нужно представлять банковские выписки за весь период с 2023 года, если ФНС спрашивает о 2025 годе. Достаточно показать, что именно доходы 2025 года учтены в УСН.
Разберем по периодам:
Договор 2023 года нужен как основание арендных отношений, если он до сих пор действует.
Доходы 2025 года нужны как предмет уведомления о 3-НДФЛ за 2025 год.
Декларация по УСН за 2025 год подтверждает, что доходы включены в предпринимательский налоговый режим, если она уже сдана.
КУДиР за 2025 год подтверждает отражение доходов в учете ИП.
Платежи по УСН за 2025 год подтверждают уплату налога с предпринимательских доходов.
Если налоговая не указала период в тексте уведомления, но ссылается на срок до 30.04.2026, в пояснении прямо напишите: «Поскольку в уведомлении указан срок представления декларации до 30.04.2026, пояснения представлены в отношении доходов 2025 года». Это поможет зафиксировать рамки ответа.
Теперь рассмотрим ситуацию с утерянным дополнительным соглашением. Дополнительное соглашение о смене реквизитов действительно полезно, потому что оно показывает, что стороны договорились исполнять договор через статус ИП. Но его отсутствие не всегда является критичным, если остальные обстоятельства подтверждают предпринимательский характер дохода.
Посмотрим, какие доказательства могут заменить или дополнить утерянное допсоглашение:
арендная плата поступала на расчетный счет ИП;
в платежных поручениях арендатор указывал назначение платежа по договору аренды и реквизиты ИП;
доходы отражались в КУДиР ИП;
налог по УСН с этих доходов уплачивался;
ИП сдавал декларацию по УСН;
арендатор мог учитывать платежи по договору как расчеты с ИП;
есть акты, счета, переписка, счета на оплату или иные документы с реквизитами ИП;
в ЕГРИП есть соответствующий вид деятельности.
Если дополнительное соглашение утеряно, не пишите в пояснении категорично, что оно есть, если не можете его представить. Лучше сформулируйте осторожно: «Арендные отношения фактически исполняются в рамках предпринимательской деятельности ИП, арендная плата поступает на расчетный счет ИП, доходы отражены в налоговом учете ИП и облагаются УСН». Если позже допсоглашение найдется, его можно будет представить дополнительно.
Если стороны готовы восстановить документ, можно подписать дубликат или повторное дополнительное соглашение. Но задним числом документы оформляйте только в том случае, если это соответствует реальным обстоятельствам и стороны действительно заключали такое соглашение. Если соглашение было подписано ранее, но экземпляр утрачен, можно запросить копию у арендатора или у второй стороны договора. Если никто не нашел документ, используйте другие доказательства фактического исполнения договора как ИП.
Разберем вопрос регистрации. Если договор аренды недвижимости заключен на срок, требующий государственной регистрации, изменения существенных условий такого договора обычно также подлежат регистрации. Если дополнительное соглашение меняет только реквизиты арендодателя, а не меняет объект, срок, размер платы или стороны в гражданско-правовом смысле, вопрос может быть спорным. Ведь ИП и физическое лицо — это один и тот же гражданин, а не разные субъекты права, как две разные организации.
Но для целей налогового пояснения ключевой вопрос не в том, зарегистрировано ли дополнительное соглашение в Росреестре, а в том, как фактически учитывался доход. Налоговая проверяет обязанность по 3-НДФЛ. Если доход включен в УСН и относится к предпринимательской деятельности, отсутствие регистрации допсоглашения само по себе не делает доход личным доходом физлица.
Тем не менее на будущее рассмотрим практическое решение:
если договор аренды долгосрочный и зарегистрирован в Росреестре, проверьте, какие сведения о сторонах и реквизитах отражены в ЕГРН;
если в договоре до сих пор указаны старые реквизиты физлица, подготовьте корректное дополнительное соглашение с реквизитами ИП;
уточните у юриста или в Росреестре, нужно ли регистрировать именно ваше изменение;
в новых договорах сразу указывайте статус арендодателя как индивидуального предпринимателя;
в назначении платежа просите арендаторов указывать, что оплата производится по договору аренды в адрес ИП.
Так вы снизите вероятность повторных уведомлений по 3-НДФЛ в будущем.
Перед отправкой ответа проверим данные в личных кабинетах. Важно смотреть не только личный кабинет физического лица, но и личный кабинет ИП.
В личном кабинете ИП проверьте, что налоговый режим отражается как УСН с объектом «доходы».
Проверьте дату регистрации ИП. В рассматриваемой ситуации регистрация была в середине 2023 года, то есть до проверяемого 2025 года.
Проверьте наличие сведений об уведомлении о переходе на УСН. Если номер уведомления отображается в сервисе ФНС, этого обычно достаточно для пояснения.
Проверьте, сдана ли декларация по УСН за соответствующий год, если срок сдачи уже наступил.
Проверьте начисления и платежи по УСН на ЕНС.
Проверьте, не было ли в личном кабинете физлица иных сделок по этому объекту: продажа, дарение, мена, прекращение права, изменение доли.
Если в личном кабинете ИП режим УСН отражается корректно, как указано в теме, это сильный аргумент в пользу того, что уведомление возникло из-за технической несостыковки данных. В пояснении можно написать: «Сведения о применении УСН отражены в личном кабинете индивидуального предпринимателя».
Рассмотрим практический порядок отправки пояснения. Ответ можно направить через личный кабинет налогоплательщика, через личный кабинет ИП, через оператора ЭДО или на бумаге. Если уведомление пришло в личный кабинет физлица, отвечайте из того кабинета, куда поступил документ, либо через сервис обращений ФНС. Если есть возможность выбрать тему обращения, выбирайте раздел, связанный с декларацией 3-НДФЛ или пояснениями по уведомлению.
Алгоритм такой:
Откройте уведомление ФНС и сохраните его номер и дату.
Подготовьте текст пояснения.
Укажите адрес помещения и реквизиты договора аренды.
Укажите статус ИП, ИНН, ОГРНИП и применяемый режим УСН 6%.
Напишите, что доходы от аренды помещения отражаются в УСН и не подлежат декларированию по 3-НДФЛ.
При необходимости приложите документы по спорному объекту.
Отправьте пояснение и сохраните подтверждение отправки.
Если ответ направляется на бумаге, подготовьте два экземпляра. Один передайте в инспекцию, на втором попросите поставить отметку о принятии. Если отправляете почтой, используйте заказное письмо с описью вложения.
Если в уведомлении прямо указано представить пояснения с подтверждающими документами, приложите минимальный комплект. Разберем его подробнее.
Выписка из ЕГРИП. Подтвердит, что гражданин зарегистрирован как ИП. Если в выписке указан код ОКВЭД по аренде недвижимости, это дополнительно усилит позицию.
Подтверждение УСН. Если бумажное уведомление о переходе на УСН утеряно, это не критично. Можно указать, что сведения о применении УСН отражены в информационных ресурсах ФНС. Если есть возможность, приложите распечатку сведений из личного кабинета ИП или уведомление из сервиса ФНС.
Договор аренды. Приложите договор по помещению, указанному в уведомлении. Если договор старый и в нем указано физическое лицо, в пояснении отдельно напишите, что доход фактически получался и учитывался ИП.
Дополнительное соглашение. Приложите, если найдете. Если не найдете, не делайте его главным доказательством.
Банковская выписка по расчетному счету ИП. Приложите только фрагмент с поступлениями арендной платы за 2025 год или за период, который запрашивает налоговая. Закрывайте лишние операции, если они не относятся к вопросу, если формат представления это допускает.
Фрагмент КУДиР. Покажите строки с поступлениями арендной платы. Это подтверждает, что доход включен в налоговую базу УСН.
Платежные документы по УСН. Приложите только при необходимости. Обычно достаточно пояснения, что налог уплачен в рамках УСН, потому что налоговая видит начисления и платежи на ЕНС.
Если уведомление не требует приложений, можно направить только пояснение. Но если есть риск, что инспекция снова задаст вопрос из-за договора в Росреестре, приложите хотя бы выписку из ЕГРИП, подтверждение УСН и фрагмент банковской выписки по поступлениям от арендатора на расчетный счет ИП.
Посмотрим на эту особенность. НДФЛ администрируется по месту жительства физического лица, поэтому уведомление о 3-НДФЛ часто приходит именно в личный кабинет физлица. Это не значит, что налоговая игнорирует статус ИП. Просто источник информации — объект недвижимости, зарегистрированный на гражданина.
В ответе укажите оба статуса:
как физическое лицо вы являетесь собственником помещения;
как индивидуальный предприниматель вы используете это помещение в предпринимательской деятельности;
доход от сдачи помещения в аренду учитывается в УСН;
поэтому как физическое лицо вы не обязаны подавать 3-НДФЛ по этому доходу.
Такая формулировка помогает инспектору связать два контура учета: физическое лицо как собственника и ИП как налогоплательщика на УСН.
Теперь разберем, какие объекты 1С помогают подтвердить предпринимательский учет доходов. Если вы работаете в 1С:Бухгалтерия предприятия, доходы ИП на УСН обычно отражаются через банковские документы и попадают в Книга учета доходов и расходов.
Проверьте следующие объекты:
Организации — убедитесь, что карточка ИП заполнена корректно, указан ИНН, ОГРНИП и налоговый режим.
Учетная политика — проверьте, что установлен режим УСН и объект налогообложения «доходы».
Контрагенты — проверьте карточки арендаторов.
Договоры контрагентов — заведите договоры аренды с арендаторами именно в базе ИП.
Поступление на расчетный счет — проверьте, что арендные платежи отражены с видом операции, который формирует доход УСН.
Книга учета доходов и расходов — сформируйте отчет за 2025 год и проверьте, что поступления от аренды попали в доходы.
Декларация по УСН — проверьте, что доходы от аренды включены в налоговую базу.
Регламентированные отчеты — сохраните квитанцию о приеме декларации по УСН, если отчет уже сдан.
Если арендный платеж поступил на расчетный счет ИП, но не попал в КУДиР, проверьте вид операции и настройку дохода УСН в документе Поступление на расчетный счет. Для УСН 6% важно, чтобы поступления от арендаторов отражались как доходы от реализации или иной доход, облагаемый УСН, а не как прочее поступление, не включаемое в налоговую базу.
Если в 1С договор старый и контрагент указан как договор с физлицом, это не страшно для налогового смысла, но для порядка лучше заведите договор в карточке арендатора с корректными реквизитами ИП. В назначении платежа и первичных документах используйте единообразные формулировки: «арендная плата по договору аренды», «арендодатель ИП», «без НДС» или иной корректный налоговый режим.
При подготовке пояснения избегайте фраз, которые могут вызвать лишние вопросы.
Не пишите: «Договор оформлен на физическое лицо, но я решила платить УСН». Лучше пишите: «Помещение используется в предпринимательской деятельности ИП, доходы от аренды учитываются при применении УСН».
Не пишите: «3-НДФЛ подавать не хочу». Лучше пишите: «Обязанность представлять декларацию 3-НДФЛ по указанному доходу отсутствует».
Не пишите: «Допсоглашение потеряно, поэтому доказательств нет». Лучше пишите: «Доходы подтверждаются поступлениями на расчетный счет ИП, налоговым учетом по УСН и сведениями о применении УСН».
Не пишите: «Это ошибка ФНС». Лучше пишите: «Поясняю, что доход относится к предпринимательской деятельности».
Не прикладывайте все документы за все годы, если инспекция не просит. Лучше приложите документы по спорному объекту и спорному периоду.
Рассмотрим готовый вариант текста. Его можно адаптировать под конкретную инспекцию, номер уведомления, адрес объекта и реквизиты договора.
«В ответ на уведомление о необходимости представления налоговой декларации по форме 3-НДФЛ за 2025 год сообщаю следующее.
Я, [ФИО], ИНН [ИНН], зарегистрирована в качестве индивидуального предпринимателя [дата регистрации], ОГРНИП [ОГРНИП], применяю упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения “доходы”. Сведения о применении УСН отражены в информационных ресурсах ФНС.
Помещение, расположенное по адресу: [адрес помещения], сдается в аренду в рамках предпринимательской деятельности индивидуального предпринимателя. Доходы от сдачи указанного помещения в аренду поступают на расчетный счет ИП, отражаются в книге учета доходов и расходов и облагаются налогом, уплачиваемым в связи с применением УСН.
В соответствии с пунктом 3 статьи 346.11 НК РФ применение УСН индивидуальными предпринимателями предусматривает освобождение от обязанности по уплате НДФЛ в отношении доходов, полученных от предпринимательской деятельности, за исключением случаев, прямо предусмотренных НК РФ.
Таким образом, доходы от сдачи указанного помещения в аренду не являются доходами, подлежащими повторному декларированию по форме 3-НДФЛ как доходы физического лица. Обязанность представлять декларацию по форме 3-НДФЛ за 2025 год по указанному объекту отсутствует.
Доходы от аренды указанного помещения учитываются при исчислении налога по УСН».
Если прикладываете документы, добавьте в конце:
«В подтверждение изложенного прилагаю: выписку из ЕГРИП, документы, подтверждающие применение УСН, копию договора аренды, фрагмент банковской выписки по поступлениям арендной платы на расчетный счет ИП, фрагмент книги учета доходов и расходов за 2025 год».
Если документы не прикладываете, можно написать:
«При необходимости подтверждающие документы могут быть представлены дополнительно по запросу налогового органа».
Разберем отдельный практический алгоритм. Если дополнительное соглашение о смене реквизитов на ИП утеряно и другие стороны пока не нашли свой экземпляр, не откладывайте ответ в ФНС. Срок ответа на уведомление важнее поиска одного документа. Направьте пояснение в установленный срок и опирайтесь на другие доказательства.
Сделайте так:
Направьте пояснение о предпринимательском характере дохода.
Приложите выписку из ЕГРИП и подтверждение применения УСН.
Приложите банковскую выписку по поступлениям арендной платы на расчетный счет ИП.
Приложите фрагмент КУДиР, где эти поступления отражены как доходы ИП.
Если есть счета, акты, переписка или платежные документы с реквизитами ИП, приложите их при необходимости.
Параллельно запросите у арендатора копию дополнительного соглашения.
Если документ найдется позже, представьте его дополнительно только при необходимости.
Важно: отсутствие дополнительного соглашения не отменяет сам факт того, что доход мог быть получен и учтен в рамках предпринимательской деятельности. Для налоговой в первую очередь важны фактическое получение дохода, режим налогообложения и отражение дохода в налоговом учете.
Рассмотрим возможное продолжение. Если после пояснения инспекция повторно требует 3-НДФЛ, действуйте поэтапно.
Попросите инспекцию уточнить, по какому именно объекту, договору и периоду она видит обязанность по 3-НДФЛ.
Представьте расширенный пакет документов по спорному объекту.
Покажите, что доход включен в налоговую базу УСН.
Представьте платежи по УСН или сведения о декларации по УСН.
Если инспекция считает, что доход получен вне предпринимательской деятельности, попросите указать основания такого вывода.
При необходимости направьте жалобу через вышестоящий налоговый орган или используйте сервис досудебного урегулирования.
Обычно при наличии статуса ИП, УСН, поступлений на расчетный счет ИП и отражения доходов в КУДиР вопрос закрывается пояснением. Повторные требования чаще возникают, если документы противоречат друг другу: договор на физлицо, деньги на личную карту, в КУДиР доходов нет, декларация по УСН не сдана или в ЕГРИП нет подходящего вида деятельности.
Теперь посмотрим, что лучше сделать на будущее. Если ИП регулярно сдает недвижимость в аренду, важно привести договоры и платежные документы к единой модели.
В новых договорах сразу указывайте арендодателя как индивидуального предпринимателя: ФИО, ИНН, ОГРНИП, адрес регистрации, расчетный счет ИП.
Проверьте, что в ЕГРИП есть ОКВЭД по сдаче недвижимого имущества в аренду или управлению недвижимым имуществом.
По старым договорам оформите дополнительные соглашения с реквизитами ИП.
Если договор зарегистрирован в Росреестре и изменение подлежит регистрации, решите вопрос с регистрацией изменений.
Принимайте арендную плату на расчетный счет ИП.
В назначении платежа используйте формулировку: «Арендная плата по договору №... от ... в адрес ИП ...».
Своевременно отражайте поступления в Книга учета доходов и расходов.
Сохраняйте декларации по УСН, квитанции о приеме и платежные документы.
Не смешивайте личные доходы физлица и предпринимательские доходы ИП.
Такой порядок позволит при любом уведомлении ФНС быстро показать, что арендный доход относится к предпринимательской деятельности, а не к личной сдаче имущества в аренду.
Разберем еще одну возможную ситуацию. Иногда в течение года часть доходов поступала как физлицу, а затем предприниматель зарегистрировался как ИП или перевел договоры в предпринимательскую деятельность. В этом случае нужно разделить доходы по периодам.
До регистрации ИП или до перехода договора в предпринимательскую деятельность доход может облагаться НДФЛ и отражаться в 3-НДФЛ.
После регистрации ИП, применения УСН и фактического учета доходов в бизнесе доход облагается УСН.
Если в одном году были оба периода, возможно, потребуется и декларация 3-НДФЛ по личному периоду, и декларация по УСН по предпринимательскому периоду.
В рассматриваемой ситуации ИП зарегистрирован в 2023 году, а уведомление касается декларации до 30.04.2026, то есть доходов 2025 года. Если весь 2025 год помещение сдавалось в рамках ИП на УСН, оснований для 3-НДФЛ по этому доходу нет.
В рассматриваемой ситуации не подавайте 3-НДФЛ автоматически. Сначала направьте в ФНС пояснение, что помещение сдавалось в аренду в рамках предпринимательской деятельности ИП на УСН 6%, доходы поступали на расчетный счет ИП, отражались в Книга учета доходов и расходов и облагались налогом по УСН. Укажите, что на основании пункта 3 статьи 346.11 НК РФ доходы ИП от предпринимательской деятельности на УСН не облагаются НДФЛ, поэтому обязанности представлять декларацию 3-НДФЛ за 2025 год по указанному объекту нет.
Если уведомление связано со старым договором, зарегистрированным в Росреестре на физическое лицо, объясните, что фактически договор исполняется в рамках предпринимательской деятельности ИП. Если дополнительное соглашение о смене реквизитов найдено, приложите его. Если оно утеряно, не делайте это препятствием для ответа: приложите или укажите другие доказательства — выписку из ЕГРИП, сведения о применении УСН, банковскую выписку по расчетному счету ИП, фрагмент КУДиР и при необходимости копию договора аренды.
Документы представляйте прежде всего за 2025 год, поскольку срок 30.04.2026 относится к декларации за 2025 год. Все договоры прикладывать не нужно: начните с договора и документов по объекту, который указан в уведомлении или очевидно вызвал вопрос. Если инспекция запросит дополнительные сведения, представьте их отдельно.
В 1С проверьте Учетная политика, Договоры контрагентов, Поступление на расчетный счет, Книга учета доходов и расходов и Декларация по УСН. Убедитесь, что арендные платежи за 2025 год действительно включены в доходы УСН. Это главный аргумент, подтверждающий, что повторная 3-НДФЛ по тем же суммам не требуется.
Информация носит справочный характер