Рассмотрим ситуацию: сотруднику 15 мая выплатили аванс за первую половину месяца, но позже выяснили, что с 6 по 8 мая он находился в командировке. Из-за этого сумма аванса оказалась больше расчетной, потому что дни командировки не должны оплачиваться как обычные отработанные дни по окладу. За период командировки работнику сохраняется средний заработок, а не начисляется обычная зарплата за эти дни. Поэтому при корректном расчете за первую половину месяца сумма к выплате могла быть меньше той, которую фактически перечислили сотруднику.
Главный вопрос здесь не только в том, как зачесть переплату при окончательной выплате зарплаты, но и в том, какую сумму НДФЛ показать в уведомлении за период с 1 по 22 мая: по фактически выплаченному авансу или по правильной расчетной сумме за минусом дней командировки.
Разберем по шагам. В уведомлении по НДФЛ отражайте не «идеальную» сумму аванса, которую следовало выплатить, а сумму НДФЛ, фактически исчисленную и удержанную при выплате дохода. Если 15 мая сотруднику реально перечислили завышенный аванс и с этой выплаты был удержан НДФЛ, то уведомление за период с 1 по 22 мая подавайте исходя из фактически удержанного НДФЛ с этой выплаты. Ошибку в сумме аванса затем исправляйте при окончательном расчете зарплаты за май: уменьшайте сумму к выплате сотруднику на переплату и корректно рассчитывайте НДФЛ по итогам месяца.
Сначала проанализируем, почему вообще возникла переплата. При выплате аванса за первую половину месяца бухгалтерия обычно ориентируется на фактически отработанное время, плановые начисления или фиксированный процент от оклада. Если сотрудник часть первой половины месяца был в командировке, эти дни нельзя просто оплатить как обычные дни по окладу. За дни служебной командировки работнику сохраняется средний заработок, а также возмещаются командировочные расходы.
То есть в расчете за первую половину мая нужно было разделить период:
дни, когда сотрудник фактически работал на рабочем месте или дистанционно по своему обычному графику;
дни командировки с 6 по 8 мая, которые оплачиваются по среднему заработку;
иные отсутствия, если они были, например отпуск, больничный, отпуск без сохранения зарплаты.
Если при расчете аванса программа или бухгалтер не учли документ Командировка, сумма аванса могла быть рассчитана только по окладу. В результате работник получил больше, чем должен был получить по правильному расчету за первую половину месяца. Но для НДФЛ важен следующий момент: если деньги фактически выплачены работнику, налоговый агент должен ориентироваться на фактическую выплату и фактически удержанный налог.
Рассмотрим подробнее период уведомления. Если аванс выплачен 15 мая, то выплата попадает в интервал с 1 по 22 мая. По НДФЛ за этот интервал уведомление подается не позднее 25 мая, а удержанный налог перечисляется в бюджет в установленный срок для этого периода.
В уведомлении указывается сумма налога, а не сумма выплаченного аванса. Поэтому вопрос нужно формулировать так: какую сумму НДФЛ включить в уведомление — налог с фактической выплаты 15 мая или налог с «правильной» суммы аванса после исправления?
Правильный подход такой: в уведомление за 1–22 мая включайте НДФЛ, который был фактически исчислен и удержан при выплате 15 мая. Не уменьшайте уведомление задним числом только потому, что позже выяснили, что аванс был завышен. На дату выплаты сотрудник получил деньги, а налоговый агент удержал налог именно с этой выплаты. Значит, обязанность по уведомлению формируется по фактически удержанной сумме.
Если в программе 1С при выплате аванса 15 мая был рассчитан и удержан НДФЛ с полной фактически выплаченной суммы, то именно этот удержанный налог должен попасть в уведомление. Если вручную уменьшить уведомление на налог с трех дней командировки, возникнет расхождение: в учете будет одна сумма удержанного НДФЛ, в уведомлении — другая. Такое расхождение может привести к некорректному распределению платежей на ЕНС и вопросам со стороны налоговой.
Проанализируем ситуацию с точки зрения логики налогового учета. НДФЛ удерживается налоговым агентом при фактической выплате дохода. Если сотруднику перечислили сумму больше правильной, это не означает, что выплата исчезла. Деньги уже поступили работнику. Поэтому нельзя подать уведомление так, будто работнику выплатили меньше.
Важно разделить два разных учета:
расчет зарплаты — здесь действительно нужно исправить ошибку, пересчитать первую половину месяца, учесть командировку и определить переплату;
налоговое уведомление по НДФЛ — здесь отражается сумма налога, исчисленная и удержанная с фактически выплаченного дохода за конкретный период удержания.
Именно поэтому в рассматриваемой ситуации уведомление за 1–22 мая лучше подать по фактически удержанному НДФЛ с выплаты 15 мая. А при выплате зарплаты за вторую половину мая уже учесть, что сотрудник получил больше в аванс. То есть в окончательном расчете уменьшите сумму к выплате работнику, но не исправляйте уведомление за первую половину месяца, если налог был удержан и перечислен исходя из фактической выплаты.
Посмотрим на пример. Допустим, оклад сотрудника — 80 000 руб. За первую половину мая программа рассчитала аванс как 40 000 руб. До выплаты не учли, что сотрудник был в командировке 3 рабочих дня. С аванса удержали НДФЛ 13% — 5 200 руб. На руки сотрудник получил 34 800 руб.
Позже бухгалтерия выяснила, что правильная сумма начислений за первую половину месяца с учетом командировки должна была составить не 40 000 руб., а, например, 32 000 руб. НДФЛ с правильной суммы был бы 4 160 руб., а сумма к выплате — 27 840 руб. Получается, сотруднику перечислили на 6 960 руб. больше, чем следовало выплатить на руки по корректному расчету.
Что делаем с уведомлением за 1–22 мая? Не ставим НДФЛ 4 160 руб. задним числом. В уведомление включаем 5 200 руб., потому что именно столько удержали при фактической выплате 15 мая. Затем при окончательном расчете зарплаты за май программа должна зачесть переплату и определить, сколько еще нужно выплатить сотруднику или удержать из последующей выплаты.
Если по итогам месяца сотруднику причитается зарплата за вторую половину мая, то сумма к выплате будет меньше обычной. НДФЛ при окончательной выплате рассчитывается с учетом ранее исчисленного и удержанного налога. В уведомление за период с 23 мая по последнее число месяца включайте только тот НДФЛ, который фактически будет удержан при выплатах в этом периоде. Если из-за зачета переплаты при окончательной выплате денег сотруднику не перечисляется и НДФЛ не удерживается, то по этой части обязанности для второго уведомления может не возникнуть.
Теперь разберем по шагам, как действовать в зарплатном учете. Ошибка в авансе не должна оставаться без исправления, потому что в расчете зарплаты за месяц нужно правильно показать начисления: оплату по окладу за отработанные дни, средний заработок за дни командировки и итоговую сумму к выплате с учетом уже выплаченного аванса.
Проверьте документ командировки. Убедитесь, что период командировки указан верно: с 6 по 8 мая. Проверьте, какие дни по графику сотрудника приходятся на этот период. Если это рабочие дни, они должны быть оплачены по среднему заработку.
Проверьте расчет первой половины месяца. Если документ Командировка не был введен до расчета аванса, программа могла рассчитать аванс как обычную зарплату за отработанные дни. В этом случае нужно пересчитать начисления с учетом отсутствия по причине командировки.
Рассчитайте зарплату за месяц. В документе Начисление зарплаты и взносов или аналогичном документе вашей конфигурации должны появиться корректные начисления за май: оплата по окладу только за обычные рабочие дни и оплата командировки по среднему заработку.
Сравните фактически выплаченный аванс с корректной суммой начислений за первую половину месяца. Разница будет переплатой, которую нужно учесть при окончательной выплате.
При выплате зарплаты за вторую половину месяца уменьшите сумму к перечислению сотруднику на сумму переплаты. Не уменьшайте задним числом сумму фактически выплаченного аванса в банковской ведомости, если деньги уже ушли работнику.
Ключевой принцип: исправляйте начисления, но не искажайте факт выплаты. В учете должны одновременно сохраниться два обстоятельства: сотруднику действительно выплатили завышенный аванс, но расчет зарплаты за май должен быть приведен к правильному результату.
Рассмотрим подробнее вариант для 1С:Зарплата и управление персоналом. Конкретные названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии программы и настроек интерфейса, но общая логика будет одинаковой.
В первую очередь проверьте документ Командировка. Он должен быть введен в кадровом или зарплатном разделе и проведен до окончательного расчета зарплаты за месяц. Если командировка была введена после выплаты аванса, это нормальная рабочая ситуация: программа должна учесть ее при последующем расчете и показать перерасчет.
Далее проверьте документ Начисление за первую половину месяца. Если аванс уже выплачен, не всегда правильно просто перепроводить документ и менять сумму так, будто выплаты не было. Нужно учитывать, что ведомость на выплату уже проведена, банк перечислил деньги, а НДФЛ уже удержан. Поэтому действуйте аккуратно:
оставьте факт выплаты в документе Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета таким, каким он был фактически;
введите или исправьте документ Командировка;
выполните окончательный расчет через документ Начисление зарплаты и взносов за май;
проверьте перерасчеты, взаиморасчеты и сумму к выплате;
сформируйте ведомость на выплату зарплаты за вторую половину месяца уже с учетом ранее выплаченного аванса.
В 1С важно проверить не только сумму к выплате, но и учет НДФЛ. Для этого используйте зарплатные отчеты по НДФЛ и расшифровки в документах выплаты. Посмотрите, какая сумма НДФЛ была удержана датой 15 мая. Именно эта сумма должна попадать в уведомление за период с 1 по 22 мая.
В работе могут помочь следующие объекты и документы 1С:
Командировка — фиксирует период служебной командировки и расчет среднего заработка;
Начисление за первую половину месяца — рассчитывает аванс с учетом отработанного времени и настроек начислений;
Начисление зарплаты и взносов — выполняет окончательный расчет зарплаты, НДФЛ и взносов за месяц;
Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость на счета — отражают фактическую выплату работнику и удержание НДФЛ;
Доначисление, перерасчет — используется, если программа зарегистрировала необходимость перерасчета за прошлый период или требуется отдельный документ перерасчета;
Отражение удержанного НДФЛ в бухучете — применяется в отдельных схемах обмена и учета, когда нужно корректно передать удержанный налог;
Уведомление об исчисленных суммах налогов — документ, через который формируется уведомление по НДФЛ для налогового органа.
Если в вашей базе настроено, что командировка начисляется при расчете первой половины месяца, проверьте настройки начисления оплаты командировки. В некоторых версиях и настройках 1С для начисления может быть важен признак расчета при первой половине месяца. Если этот признак не установлен, командировка может не попадать в расчет аванса, а рассчитываться только при окончательном начислении зарплаты за месяц.
Разберем по шагам, что проверить в настройках начисления. В 1С:ЗУП оплата командировки обычно относится к начислениям, которые рассчитываются по среднему заработку. Если организация хочет, чтобы оплата командировки попадала в аванс, нужно проверить, участвует ли соответствующее начисление в расчете первой половины месяца.
Проверьте карточку начисления, связанного с оплатой командировки. Обратите внимание на настройки расчета, учета времени и НДФЛ. Если в базе используется начисление по среднему заработку, убедитесь, что оно корректно связано с документом Командировка и не исключено из расчета первой половины месяца, если по учетной политике организации командировочные начисления должны учитываться уже в авансе.
Если командировка не рассчитывается в авансе, возможны два варианта:
организация платит за первую половину месяца только зарплату за фактически отработанные дни, а средний заработок за командировку начисляет при окончательном расчете за месяц;
организация настраивает расчет так, чтобы средний заработок за дни командировки, приходящиеся на первую половину месяца, попадал в документ Начисление за первую половину месяца.
Оба варианта требуют аккуратности. Главное — не допустить, чтобы одни и те же дни были оплачены дважды: сначала как обычные дни по окладу, а затем еще раз как командировка по среднему заработку. Именно такая ошибка часто приводит к завышенному авансу и последующим расхождениям по НДФЛ.
Рассмотрим отдельную ситуацию: уведомление за 1–22 мая уже отправили, но указали в нем НДФЛ не с фактической выплаты, а с уменьшенной суммы после пересчета. Например, фактически удержали 5 200 руб., а в уведомлении показали 4 160 руб. В этом случае уведомление занижает сумму удержанного налога за период. Нужно исправить уведомление.
Порядок исправления зависит от того, как именно была допущена ошибка. Если нужно увеличить сумму налога, подайте корректное уведомление с правильными реквизитами периода, КБК, ОКТМО, КПП и правильной суммой. Важно, чтобы исправление было сделано по тому же периоду, к которому относится удержание налога. Для выплаты 15 мая это период с 1 по 22 мая.
Если же уведомление было подано на сумму фактически удержанного НДФЛ, а затем при расчете зарплаты за месяц сумма к выплате уменьшилась, корректировать первое уведомление только из-за зачета переплаты обычно не нужно. В этом случае первое уведомление отражает реальный удержанный налог на дату 15 мая, а последующие расчеты должны отразить только новые удержания при последующих выплатах.
Не исправляйте уведомление механически. Сначала сравните три суммы:
НДФЛ, фактически удержанный при выплате аванса 15 мая;
НДФЛ, который был указан в уведомлении за 1–22 мая;
НДФЛ, который программа показывает как удержанный в регистрах налогового учета на дату 15 мая.
Если эти суммы совпадают, уведомление за 1–22 мая трогать не нужно. Если не совпадают, исправляйте уведомление так, чтобы оно соответствовало фактически удержанному налогу.
Теперь посмотрим, как правильно учесть переплату перед сотрудником. Если аванс оказался больше положенного, самый простой вариант — уменьшить выплату зарплаты за вторую половину месяца. По сути, сотрудник уже получил часть будущей выплаты раньше и в большем размере. Поэтому при окончательном расчете за май программа должна показать меньшую сумму к выплате.
Например, по итогам месяца сотруднику начислено 80 000 руб. НДФЛ за месяц составил 10 400 руб. Всего к выплате за месяц после НДФЛ — 69 600 руб. Если 15 мая сотрудник уже получил на руки 34 800 руб., то при окончательной выплате ему нужно перечислить 34 800 руб. Если же правильный аванс должен был быть 27 840 руб., но фактически перечислили 34 800 руб., то переплата по авансу просто уменьшит сумму второй выплаты.
При этом важно не путать зачет аванса при окончательном расчете с удержанием из зарплаты в юридическом смысле. Если речь идет о штатном расчете за месяц, когда аванс является частью зарплаты за тот же месяц, программа обычно просто определяет остаток к выплате. Но если по итогам месяца возникает отрицательная сумма к выплате или переплата переносится на следующий месяц, нужно действовать осторожнее: проверьте основания удержания, документы, согласие работника и ограничения по трудовому законодательству.
Если переплата возникла из-за счетной ошибки, работодатель в определенных случаях может удержать излишне выплаченную сумму. Но если переплата возникла из-за неправильной квалификации периода, несвоевременно введенной командировки или организационной ошибки, лучше дополнительно оценить ситуацию с кадровой и юридической стороны. На практике безопаснее оформить служебную записку, расчет переплаты и, при необходимости, согласие работника на удержание или зачет.
Разберем дальнейший порядок. После выплаты аванса 15 мая и подачи уведомления за 1–22 мая организация рассчитывает зарплату за май. Если зарплата за вторую половину месяца выплачивается, например, 31 мая, то удержанный при этой выплате НДФЛ относится уже к периоду с 23 мая по последнее число мая. По этому периоду подается отдельное уведомление.
В это второе уведомление не нужно повторно включать НДФЛ, который уже был удержан 15 мая и отражен в уведомлении за 1–22 мая. Во второе уведомление включайте только налог, удержанный при выплатах с 23 мая по последнее число месяца.
Если из-за переплаты аванса сумма к выплате за вторую половину месяца уменьшилась, то и сумма НДФЛ, удержанная при этой выплате, может быть меньше обычной. Если выплаты в период с 23 мая по последнее число месяца нет и удерживать налог не из чего, уведомление за этот период по НДФЛ может не потребоваться. Но если были другие выплаты сотрудникам или другим физическим лицам в этом периоде, уведомление формируется по общей сумме удержанного НДФЛ за всех получателей дохода.
То есть не анализируйте только одного сотрудника отдельно от общей налоговой обязанности организации. Уведомление по НДФЛ формируется по налоговому агенту, КБК, ОКТМО, КПП и периоду. Если по другим сотрудникам с 23 по 31 мая были выплаты и удержания НДФЛ, уведомление все равно нужно подать, даже если по конкретному командированному сотруднику удержания во второй половине месяца не было.
Проанализируем типичные ошибки, которые встречаются при переплате аванса из-за командировки.
Уменьшают уведомление по НДФЛ задним числом. Бухгалтер видит, что правильный аванс должен быть меньше, и вручную уменьшает НДФЛ в уведомлении. В результате уведомление перестает соответствовать фактически удержанному налогу.
Исправляют банковскую ведомость после фактической выплаты. Если деньги уже ушли сотруднику, нельзя делать вид, что выплата была другой. Факт выплаты должен соответствовать банковским документам.
Сторнируют аванс без проверки регистров НДФЛ. В 1С такие действия могут привести к расхождениям между зарплатным учетом, взаиморасчетами и налоговым учетом.
Повторно включают один и тот же НДФЛ во второе уведомление. Налог, удержанный 15 мая, относится к периоду с 1 по 22 мая. Его не нужно повторять в уведомлении за период с 23 мая по конец месяца.
Не проверяют настройки командировки при расчете аванса. Если командировки регулярно попадают на первую половину месяца, настройку начислений лучше проверить заранее, иначе ошибка будет повторяться.
Не оформляют зачет переплаты документально. Если переплата не закрывается в рамках окончательного расчета за тот же месяц, лучше оформить расчет и основание удержания или зачета.
Перед отправкой уведомления за 1–22 мая выполните контрольную проверку. Она поможет избежать расхождений между 1С, ЕНС и фактическими выплатами.
Откройте ведомость, по которой аванс был выплачен 15 мая.
Проверьте сумму фактической выплаты сотруднику.
Проверьте сумму НДФЛ, удержанную датой выплаты 15 мая.
Сформируйте расшифровку НДФЛ по срокам перечисления.
Сравните сумму удержанного налога за период с 1 по 22 мая с суммой, которая попадает в документ Уведомление об исчисленных суммах налогов.
Если сумма совпадает, отправляйте уведомление.
Если сумма не совпадает, выясните причину до отправки: возможно, документ выплаты перепроведен, дата выплаты указана неверно, командировка изменила налоговую базу, либо в базе есть ручная корректировка НДФЛ.
Особенно внимательно проверяйте дату выплаты. Для уведомления по НДФЛ важна не дата начисления зарплаты и не дата документа командировки, а дата фактического удержания налога при выплате дохода. Если выплата прошла 15 мая, это первая часть майского периода. Если выплата прошла 23 мая или позже, это уже следующий период уведомления.
Иногда переплата аванса настолько большая, что при окончательном расчете зарплаты за месяц сотруднику уже ничего не нужно выплачивать. Более того, может появиться долг работника перед организацией. Разберем такую ситуацию отдельно.
Если по итогам мая начислено меньше, чем уже выплачено в аванс, программа может показать отрицательный остаток к выплате. В этом случае НДФЛ при окончательной выплате удержать не получится, потому что самой выплаты нет. Налоговый агент удерживает налог из денежных доходов, которые фактически выплачивает работнику. Если выплаты нет, удержания в эту дату тоже нет.
Но это не означает, что нужно исправлять НДФЛ, удержанный 15 мая, если он был удержан с фактически выплаченного дохода. Нужно проверить итоговую налоговую базу, удержанный налог и дальнейшие выплаты. Если налог по итогам перерасчета оказался излишне удержанным, вопрос решается через механизм зачета или возврата НДФЛ работнику в установленном порядке, а не через произвольное уменьшение уведомления задним числом.
В 1С в такой ситуации обязательно проверьте отчеты по НДФЛ. Посмотрите, нет ли излишне удержанного налога, отрицательных сумм дохода, некорректной даты получения дохода или пересортицы по кодам доходов. Если программа показывает расхождения, не исправляйте их только ручным изменением уведомления. Сначала приведите в порядок документы начисления, командировки и выплаты.
Рассмотрим еще один вариант: аванс уже выплачен 15 мая, но уведомление за 1–22 мая еще не отправлено. Ошибку нашли до отправки. Кажется, что можно просто указать в уведомлении «правильный» НДФЛ после пересчета. Но это неверная логика, если НДФЛ уже был фактически удержан с большей выплаты.
Даже если ошибку обнаружили быстро, факт выплаты и удержания уже состоялся. Поэтому в уведомлении показывайте фактически удержанный НДФЛ. Одновременно исправьте расчет зарплаты, чтобы при окончательной выплате программа учла переплату.
Исключение возможно только в ситуации, когда сама выплата еще не состоялась или ведомость еще не передана в банк. Тогда можно отменить неправильную ведомость, пересчитать аванс с учетом командировки и выплатить правильную сумму. В этом случае уведомление будет формироваться уже по правильной фактически выплаченной сумме. Но если деньги уже перечислены работнику, ориентируйтесь на фактическую выплату.
Если документ Начисление за первую половину месяца сформирован неверно, но ведомость еще не оплачена, поступайте проще:
отмените или исправьте ведомость на выплату аванса;
введите документ Командировка за период с 6 по 8 мая;
пересчитайте документ Начисление за первую половину месяца;
сформируйте новую ведомость на правильную сумму;
выплатите аванс и удержите НДФЛ уже с корректной суммы;
в уведомление за 1–22 мая включите НДФЛ с фактически выплаченного корректного аванса.
В этом варианте переплаты не возникает, потому что деньги еще не ушли сотруднику. Поэтому нет необходимости зачитывать лишнюю выплату при окончательном расчете зарплаты. Главное — успеть исправить расчет до фактического перечисления.
Сформулируем практический вывод. Если сотруднику 15 мая уже выплатили завышенный аванс из-за того, что не учли командировку 6–8 мая, то уведомление по НДФЛ за период с 1 по 22 мая подавайте с суммы НДФЛ, фактически удержанной при этой выплате. Не уменьшайте уведомление на три дня командировки, если налог с полной выплаты уже удержан.
При расчете зарплаты за май учтите командировку правильно: обычную зарплату начислите только за фактически отработанные дни, а дни командировки оплатите по среднему заработку. Переплату по авансу зачтите при окончательной выплате зарплаты. Во второе уведомление по НДФЛ за период с 23 мая по последнее число месяца включайте только налог, который фактически удержан при выплатах в этом периоде.
Если уведомление за 1–22 мая уже отправлено с неправильной суммой, исправьте его так, чтобы сумма соответствовала фактически удержанному НДФЛ. Если уведомление отправлено по фактически удержанному налогу, но затем расчет зарплаты изменился из-за командировки, само по себе это не означает, что первое уведомление нужно корректировать.
Проверьте, была ли фактическая выплата аванса 15 мая. Если деньги уже перечислены сотруднику, сохраните факт выплаты в учете.
Проверьте, сколько НДФЛ было фактически удержано с выплаты 15 мая.
Подайте уведомление за 1–22 мая на сумму фактически удержанного НДФЛ, а не на расчетную сумму после уменьшения аванса.
Введите или исправьте документ Командировка за 6–8 мая.
Пересчитайте зарплату за май с учетом среднего заработка за дни командировки.
Определите сумму переплаты по авансу.
Уменьшите окончательную выплату зарплаты за май на сумму переплаты, если это возможно в рамках расчета за месяц.
Сформируйте второе уведомление по НДФЛ только на сумму налога, фактически удержанного при выплатах с 23 мая по последнее число месяца.
Проверьте отчеты по НДФЛ и взаиморасчетам, чтобы не было расхождений между начислениями, выплатами, удержанным налогом и уведомлениями.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации ответ следующий: уведомление по НДФЛ за 1–22 мая подавайте с фактически удержанной суммы НДФЛ по авансу, выплаченному 15 мая. Переплату аванса исправляйте не через уменьшение уже состоявшегося налогового уведомления, а через корректный расчет зарплаты за месяц и уменьшение последующей выплаты сотруднику.
Информация носит справочный характер