Рассмотрим ситуацию подробно. В некоммерческой организации есть руководитель, председатель или иное лицо, выполняющее функции единоличного исполнительного органа. При этом с ним не заключен трудовой договор, не заключен гражданско-правовой договор, зарплата или вознаграждение не начисляются, других работников в организации нет. НКО сдает нулевой расчет по страховым взносам, а также ранее сдавала нулевые персонифицированные сведения о физических лицах. За апрель сведения не были поданы, и теперь возникает вопрос: нужно ли сдавать такой отчет с опозданием или обязанности сдавать нулевые персонифицированные сведения вообще нет?
Короткий вывод такой: если руководитель НКО действительно выполняет функции безвозмездно, с ним не заключен трудовой договор, не заключен договор ГПХ на оказание управленческих услуг, отсутствуют выплаты и отсутствуют признаки трудовых или гражданско-правовых отношений, то персонифицированные сведения на такого руководителя представлять не нужно.
Но разберем этот вывод аккуратно, потому что по этой теме была смена официальной позиции. Сначала налоговые органы и Минфин исходили из того, что руководителя НКО нужно отражать в персонифицированных сведениях даже без выплат. Затем появилась уточненная позиция: если руководитель НКО без договора и без оплаты действует на основании решения высшего органа управления НКО, такие сведения на него не подаются.
Проанализируем ситуацию по шагам. Персонифицированные сведения о физических лицах представляются плательщиками страховых взносов в налоговый орган. В отчете отражают сведения о физических лицах, являющихся застрахованными лицами. Обычно сюда попадают сотрудники по трудовым договорам и физические лица, с которыми заключены гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг.
Для обычной организации вопрос с директором без зарплаты часто решается достаточно жестко: если директор состоит в трудовых отношениях, он является застрахованным лицом, даже если выплат в конкретном месяце не было. Поэтому персонифицированные сведения на него обычно подаются с нулевой суммой выплат.
С НКО ситуация сложнее. Руководитель, председатель или член выборного органа может выполнять функции не как наемный работник и не как исполнитель по договору ГПХ, а на общественных началах. Например, председатель избран общим собранием членов НКО и выполняет функции безвозмездно. В таком случае нужно выяснить, возникли ли трудовые или гражданско-правовые отношения.
Именно из-за этого появились разные разъяснения. Рассмотрим их логику.
Сначала Минтруд указывал, что при отсутствии трудового договора, договора ГПХ, признаков трудовых отношений и выплат руководитель НКО не относится к застрахованным лицам для целей обязательного пенсионного страхования.
Затем ФНС направила позицию Минфина, по которой деятельность руководителя НКО на выборной должности рассматривалась как трудовая деятельность, а значит, сведения на него следовало подавать даже при отсутствии выплат.
Позже ФНС дополнительно направила новую позицию Минфина: если трудовой договор и договор ГПХ не заключались, руководитель выполняет функции безвозмездно на основании решения высшего органа управления НКО, то персонифицированные сведения на такого руководителя не представляются.
Поэтому при решении вопроса важно учитывать не только раннее письмо ФНС от марта 2023 года, но и последующее разъяснение ФНС от июня 2023 года, которое дополнило прежнюю позицию.
Рассмотрим основной вариант, который соответствует вопросу автора. В НКО нет сотрудников, нет договоров ГПХ, нет начислений физическим лицам. Руководитель указан в ЕГРЮЛ, выполняет организационные функции, но трудовой договор с ним не заключался и вознаграждение ему не выплачивается.
В этом случае персонифицированные сведения на руководителя можно не подавать, если одновременно выполняются следующие условия:
С руководителем НКО не заключен трудовой договор. Не должно быть кадрового приказа о приеме на работу, штатной должности с установленным окладом, табеля учета рабочего времени, начисления зарплаты и иных признаков трудовых отношений.
С руководителем НКО не заключен гражданско-правовой договор. Например, не должно быть договора оказания управленческих услуг, договора выполнения работ, договора возмездного оказания услуг или иного соглашения, по которому руководителю начисляется вознаграждение.
Руководитель выполняет функции безвозмездно. Организация не начисляет и не выплачивает ему зарплату, премии, компенсации за выполнение управленческих функций, вознаграждение по договору или иные выплаты, облагаемые страховыми взносами.
Функции выполняются на основании решения высшего органа управления НКО. Например, руководитель избран общим собранием, конференцией, советом или иным органом, предусмотренным уставом НКО.
В отношениях нет признаков трудовых отношений. Не должно быть подчинения правилам внутреннего трудового распорядка как у работника, установленного рабочего времени, должностной инструкции работника, регулярной оплаты труда и иных признаков трудового договора.
Если все эти условия выполняются, руководитель НКО не признается застрахованным лицом в рамках отношений с этой НКО. Следовательно, у организации нет обязанности включать его в персонифицированные сведения о физических лицах.
Разберем это на практическом примере. В благотворительном фонде есть президент фонда. Он избран решением высшего органа управления. Трудовой договор с ним не оформлялся. Договор ГПХ не заключался. Зарплата, вознаграждение и компенсации за управление фондом не начисляются. Других работников и исполнителей нет. В такой ситуации НКО не должна подавать персонифицированные сведения только ради того, чтобы показать этого руководителя с нулевыми выплатами.
Теперь рассмотрим обратную ситуацию. НКО обязана подавать персонифицированные сведения на руководителя, если он является застрахованным лицом. Это происходит не только при фактической выплате денег, но и при наличии оформленных отношений, которые делают руководителя работником или исполнителем.
Сведения нужно подавать, если есть хотя бы одно из следующих обстоятельств:
С руководителем заключен трудовой договор. В этом случае руководитель является работником организации. Даже если в отдельном месяце зарплата не начислялась, сведения на него нужно представить с нулевой суммой выплат.
Руководитель принят на должность по кадровым документам. Например, есть приказ о приеме на работу, должность включена в штатное расписание, оформлен табель, установлен оклад.
С руководителем заключен договор ГПХ. Например, договор оказания управленческих услуг. Тогда руководитель является исполнителем по гражданско-правовому договору, и сведения на него нужно подавать.
Руководителю начислялись выплаты. Если были начислены зарплата, вознаграждение, премия или иная выплата за выполнение функций, сведения нужно представить.
Есть признаки трудовых отношений, даже если договор формально не подписан. Например, руководитель фактически выполняет работу по должности, подчиняется внутреннему трудовому распорядку, имеет установленный режим работы и получает регулярную оплату или право на оплату.
Рассмотрим подробнее важный нюанс. Отсутствие выплаты в конкретном месяце само по себе не освобождает от подачи персонифицированных сведений, если человек уже является застрахованным лицом. Например, если с руководителем заключен трудовой договор, но в апреле начислений не было, сведения за апрель подаются с нулевыми суммами.
Главное различие такое: если есть застрахованное лицо, но нет выплат, отчет подается с нулевой суммой. Если застрахованного лица нет, отчет на него не подается.
Разберем вопрос автора по существу. За апрель персонифицированные сведения не были поданы. Есть ли смысл сдавать отчет с опозданием?
Ответ зависит от того, относится ли руководитель НКО к застрахованным лицам.
Если руководитель не является застрахованным лицом, то есть нет трудового договора, нет договора ГПХ, нет выплат и нет признаков трудовых или гражданско-правовых отношений, отчет за апрель подавать не нужно. В этом случае сдавать нулевые персонифицированные сведения с опозданием смысла нет, потому что обязанности по их представлению на такого руководителя не возникает.
Если руководитель является застрахованным лицом, например с ним заключен трудовой договор или он оформлен как директор по кадровым документам, отчет за апрель нужно было представить. Если срок пропущен, лучше сдать отчет как можно скорее, чтобы закрыть нарушение и снизить риск дополнительных вопросов со стороны налогового органа.
Если ситуация спорная, например договора нет, но фактически руководитель ежедневно выполняет функции как работник, подписывает документы, ведет текущую деятельность, получает компенсации или есть документы, похожие на кадровое оформление, нужно сначала проанализировать признаки отношений. В спорной ситуации безопаснее привести документы в порядок и выбрать единый подход к отчетности.
Посмотрим на пример. В НКО нет работников, председатель избран протоколом общего собрания и действует безвозмездно. Никаких выплат ему не начисляли. В этом случае несданные нулевые сведения за апрель не нужно «догонять», потому что объект для отчета отсутствует.
Другой пример. В НКО есть директор, с которым несколько лет назад заключили трудовой договор, но зарплату временно не начисляют из-за отсутствия деятельности. В этом случае директор остается работником и застрахованным лицом. Значит, персонифицированные сведения за апрель нужно сдать, даже если суммы выплат будут нулевыми.
Рассмотрим подробнее главный практический критерий. Многие организации ошибочно считают, что если зарплаты нет, то и персонифицированные сведения не нужны. Это не всегда так.
Для отчета важен не только факт выплаты, но и статус физического лица. Поэтому разберем два разных случая.
Человек является застрахованным лицом, но выплат нет. Например, работник находится в отпуске без сохранения зарплаты, директор работает без начислений в конкретном месяце, исполнитель по договору ГПХ в этом месяце не получил оплату, но договор действует. В таком случае сведения обычно подаются с нулевой суммой выплат.
Человек не является застрахованным лицом в отношениях с организацией. Например, руководитель НКО избран на общественных началах, договоры не заключались, выплаты не начислялись, признаки трудовых отношений отсутствуют. В таком случае сведения на него не подаются, потому что нет физического лица, которого нужно отражать в отчете.
Проанализируем ситуацию с НКО именно через этот критерий. Если руководитель просто указан в ЕГРЮЛ, это еще не означает автоматического возникновения трудового договора. Для трудовых отношений нужны признаки работы по должности: личное выполнение трудовой функции, подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, оплата труда, организационное включение в штат и другие признаки.
Если руководитель НКО действует как выборное лицо на общественных началах и не получает оплаты, его можно не отражать в персонифицированных сведениях. Но если организация фактически оформила его как работника, обязанность сдавать сведения возникает.
Разберем, как НКО подтвердить, что руководитель действует безвозмездно и не является застрахованным лицом. Это важно на случай требования налоговой инспекции или камеральной проверки.
Подготовьте и храните следующие документы:
Устав НКО. В нем должны быть описаны органы управления, порядок избрания руководителя, полномочия председателя, президента, директора или иного единоличного исполнительного органа.
Протокол или решение высшего органа управления. В документе должно быть указано, что руководитель избран или назначен в порядке, предусмотренном уставом.
Формулировку о безвозмездном выполнении функций. Желательно, чтобы в решении или отдельном внутреннем документе было прямо указано, что руководитель выполняет функции без выплаты заработной платы или вознаграждения.
Отсутствие трудового договора. Не оформляйте трудовой договор, приказ о приеме на работу, штатную должность и табель, если организация действительно не планирует трудовые отношения.
Отсутствие договора ГПХ. Не заключайте договор оказания управленческих услуг, если руководитель действует именно как выборное лицо на общественных началах.
Отсутствие начислений в бухгалтерском и налоговом учете. В учетной программе не должно быть начислений зарплаты, страховых взносов или вознаграждений руководителю.
Пояснение для налоговой инспекции. Если инспекция запросит отчет или пояснения, подготовьте ответ с указанием, что застрахованные лица в отчетном периоде отсутствуют, трудовые и гражданско-правовые договоры не заключались, выплаты не начислялись.
Практический совет: не ограничивайтесь устным объяснением, что руководитель работает бесплатно. Зафиксируйте безвозмездный характер выполнения функций документально. Это позволит обосновать, почему персонифицированные сведения на него не представляются.
Посмотрим на пример формулировки, которую можно использовать в протоколе или решении. Это не код 1С, а пример управленческого документа, поэтому оформим его обычным текстом.
Можно использовать такую формулировку:
«Избрать Иванова Ивана Ивановича председателем Организации сроком на ___ лет. Установить, что председатель выполняет функции единоличного исполнительного органа безвозмездно, без заключения трудового договора и без заключения гражданско-правового договора на оказание управленческих услуг. Заработная плата, вознаграждение и иные выплаты за выполнение указанных функций не начисляются и не выплачиваются».
Разберем, почему эта формулировка полезна:
Она показывает основание полномочий руководителя — решение высшего органа управления.
Она прямо фиксирует безвозмездный характер выполнения функций.
Она исключает трудовой договор.
Она исключает договор ГПХ на управленческие услуги.
Она подтверждает отсутствие выплат.
Если в уставе НКО уже предусмотрена возможность безвозмездного выполнения функций руководителем, это дополнительно усиливает позицию организации. Если такой нормы в уставе нет, проанализируйте устав и внутренние документы, чтобы они не противоречили фактическому порядку работы.
Рассмотрим ситуацию, когда инспекция направила требование или устно сообщает, что НКО должна сдать нулевые персонифицированные сведения на руководителя. В этом случае не спешите автоматически сдавать отчет, если обязанности действительно нет. Сначала проанализируйте факты.
Разберем по шагам:
Проверьте, есть ли в НКО трудовые договоры или договоры ГПХ с физическими лицами.
Проверьте, оформлен ли руководитель как работник: есть ли приказ о приеме, штатное расписание, табель, начисления.
Проверьте, есть ли решение высшего органа управления о безвозмездном выполнении функций.
Если договоров и выплат нет, подготовьте пояснение в налоговый орган.
В пояснении укажите, что руководитель не является застрахованным лицом в отношениях с НКО, поскольку трудовой договор и договор ГПХ не заключались, выплаты не начислялись, функции выполняются безвозмездно на основании решения высшего органа управления.
Приложите при необходимости копию устава, протокола или решения об избрании руководителя.
Такой подход помогает не создавать лишнюю отчетность и не формировать у налогового органа ошибочное ожидание, что организация обязана ежемесячно сдавать нулевые персонифицированные сведения.
Однако рассмотрим и безопасный вариант. Если у организации есть сомнения в статусе руководителя, а документы оформлены неоднозначно, можно выбрать консервативный подход и представить сведения с нулевой суммой. Но тогда нужно понимать последствия: налоговая инспекция будет видеть руководителя как лицо, по которому организация представляет сведения. В дальнейшем могут возникнуть вопросы, почему сведения подавались в одни месяцы и не подавались в другие.
Поэтому лучше не просто сдавать или не сдавать отчет, а сначала привести документы НКО к выбранной позиции.
Рассмотрим вопрос, который часто возникает после смены позиции. НКО раньше подавала нулевые персонифицированные сведения на руководителя, а теперь выяснила, что при отсутствии договора, выплат и признаков трудовых отношений обязанности не было. Нужно ли отменять ранее сданные отчеты?
Обычно практический подход такой: если сведения были сданы в период, когда организация ориентировалась на более осторожную позицию, отменять их не всегда целесообразно. Но начиная с периода, когда организация определила, что руководитель не является застрахованным лицом, можно перестать подавать сведения при условии, что документы подтверждают отсутствие обязанности.
Разберем варианты:
Если сведения были сданы ошибочно, но налоговая не предъявляет требований, можно оставить ранее сданную отчетность без уточнения и изменить подход на будущее. Это практичный вариант, если нет негативных последствий.
Если из-за ранее сданных сведений возникли проблемы, например руководителя ошибочно считают работающим пенсионером или возникли вопросы по данным СФР, нужно анализировать необходимость корректировки и подачи пояснений.
Если сведения сданы за часть месяцев, а за апрель не сданы, нужно объяснить позицию последовательно. Если обязанности не было, можно не подавать отчет за апрель, но желательно иметь документы и пояснение, почему организация больше не представляет сведения.
Главное — не создавать противоречивую картину. Если организация утверждает, что руководитель не является застрахованным лицом, но при этом регулярно подает на него персонифицированные сведения, у инспекции или СФР может возникнуть вопрос, почему сведения представлялись.
Теперь разберем связь между нулевым расчетом по страховым взносам и персонифицированными сведениями. Это разные формы отчетности, хотя они связаны между собой.
Расчет по страховым взносам представляется ежеквартально. Персонифицированные сведения о физических лицах представляются ежемесячно, но за третий месяц квартала отдельную форму обычно можно не подавать, потому что сведения попадают в раздел 3 расчета по страховым взносам.
Например, при стандартной ситуации:
За январь подаются персонифицированные сведения.
За февраль подаются персонифицированные сведения.
За март отдельные персонифицированные сведения можно не подавать, если сведения отражаются в РСВ за I квартал.
За апрель подаются персонифицированные сведения.
За май подаются персонифицированные сведения.
За июнь отдельные персонифицированные сведения можно не подавать, если сведения отражаются в РСВ за полугодие.
Но это правило имеет значение только тогда, когда есть физические лица, которых нужно отражать. Если в НКО нет застрахованных лиц, потому что руководитель действует безвозмездно без трудового договора и договора ГПХ, то нет обязанности подавать персонифицированные сведения за апрель только ради нулевого отчета.
Нулевой РСВ сам по себе не означает автоматической обязанности сдавать нулевые персонифицированные сведения каждый месяц. Нужно отдельно определить, есть ли застрахованные лица для заполнения формы.
Теперь посмотрим на практическую сторону учета в 1С. В теме форума нет программного кода 1С, поэтому примеры кода не нужны. Но важно правильно настроить учет, чтобы программа не формировала лишние отчеты и не включала руководителя в отчетность без основания.
В типовых конфигурациях могут использоваться объекты и разделы ФизическиеЛица, Сотрудники, КадровыеДокументы, НачислениеЗарплаты, ПерсонифицированныеСведенияОФизическихЛицах, РасчетПоСтраховымВзносам. Названия могут отличаться в зависимости от конфигурации: 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗарплатаИКадрыГосударственногоУчреждения, 1С:ЗарплатаИУправлениеПерсоналом или специализированные решения для НКО.
Разберем, на что обратить внимание.
Проверьте карточку руководителя в справочнике ФизическиеЛица. Само наличие физического лица в справочнике не означает, что его нужно включать в персонифицированные сведения. Физическое лицо может быть указано для подписания отчетности, банковских документов или регистрации в ЕГРЮЛ.
Проверьте, создан ли элемент в справочнике Сотрудники. Если руководитель заведен как сотрудник организации, программа может воспринимать его как работника и автоматически включать в отчетность. Если трудовых отношений нет, проверьте, действительно ли нужно хранить его именно как сотрудника.
Проверьте кадровые документы. Если в базе есть документ приема на работу, приказ о приеме, назначение на должность с окладом или другие кадровые документы, программа будет считать руководителя работником.
Проверьте начисления зарплаты. Если в документах НачислениеЗарплаты или аналогичных документах есть строки по руководителю, даже с нулевыми суммами, программа может включать его в отчетность.
Проверьте отчет ПерсонифицированныеСведенияОФизическихЛицах. Если программа автоматически подтягивает руководителя, проанализируйте, из какого объекта он попадает в отчет: из сотрудников, кадровых документов, начислений или регистра сведений.
Проверьте РасчетПоСтраховымВзносам. Если в разделе 3 РСВ руководитель отражается как застрахованное лицо, это может означать, что программа считает его работником или иным застрахованным лицом.
Рассмотрим подробнее типовую ошибку. Организация не заключала трудовой договор с председателем НКО, но бухгалтер завел его в справочник Сотрудники, чтобы указать как руководителя. После этого программа начала автоматически включать его в зарплатную и страховую отчетность. В такой ситуации нужно проверить, нельзя ли указать руководителя в настройках организации как ответственное лицо без оформления его как сотрудника.
В 1С важно различать руководителя как подписанта и руководителя как работника. Подписант отчетности может быть указан в карточке организации, но это не всегда означает, что он должен быть сотрудником для целей зарплатного учета.
Разберем контрольный алгоритм. Он поможет выяснить причину автоматического заполнения персонифицированных сведений.
Откройте отчет ПерсонифицированныеСведенияОФизическихЛицах за нужный месяц.
Заполните отчет автоматически.
Проверьте, появился ли руководитель в списке физических лиц.
Если руководитель появился, откройте его карточку и проверьте связь с элементом справочника Сотрудники.
Проверьте кадровую историю: прием на работу, увольнение, изменение оплаты труда, кадровый перевод.
Проверьте документы начисления зарплаты и страховых взносов за месяц.
Проверьте настройки учетной политики и параметры зарплатного учета.
Если руководитель не должен быть работником, исправьте первичную причину, а не только удаляйте строку из отчета вручную.
Посмотрим на пример. При автоматическом заполнении отчета за апрель в 1С появляется председатель НКО с нулевой суммой выплат. Бухгалтер открывает карточку и видит, что председатель заведен как сотрудник, по нему создан документ приема на работу от 2022 года, но начислений нет. В такой ситуации программа действует логично: она видит работника и включает его в сведения. Если трудовой договор фактически не должен был оформляться, нужно анализировать корректность кадрового учета и при необходимости исправлять документы.
Другой пример. Руководитель есть только в карточке организации как подписант, в справочнике Сотрудники он не создан, начислений нет, кадровых документов нет. При заполнении персонифицированных сведений он не попадает в отчет. Это соответствует позиции, при которой руководитель НКО выполняет функции безвозмездно и не является застрахованным лицом.
Рассмотрим ситуацию, когда в 1С создан нулевой отчет за апрель, но после анализа выяснилось, что обязанности подавать его нет. Что делать?
Если отчет создан, но не отправлен, просто не отправляйте его и пометьте как неактуальный или удалите, если это допустимо по правилам учета в вашей базе.
Если отчет уже отправлен, оцените последствия. В большинстве случаев разовая сдача нулевых сведений не создает налоговой недоимки, но может повлиять на информационный статус руководителя как застрахованного лица.
Если из-за отчета возникли вопросы у СФР или налоговой инспекции, подготовьте пояснение о безвозмездном характере выполнения функций и отсутствии договорных отношений.
На будущее настройте учет так, чтобы руководитель не попадал в отчет автоматически, если он не является застрахованным лицом.
Если же отчет не был сдан, а обязанности нет, не нужно создавать просроченный нулевой отчет только из-за того, что ранее вы сдавали такие сведения «на всякий случай». Лучше оформить внутреннее обоснование позиции и хранить его вместе с учетными документами.
Посмотрим на пример пояснения. Его можно использовать, если инспекция запросит, почему НКО не представила персонифицированные сведения за апрель.
Пример формулировки:
«Некоммерческая организация сообщает, что за отчетный период застрахованные лица, подлежащие отражению в персонифицированных сведениях о физических лицах, отсутствуют. С руководителем организации трудовой договор не заключался, гражданско-правовой договор на оказание управленческих услуг не заключался, заработная плата, вознаграждение и иные выплаты не начислялись и не выплачивались. Руководитель выполняет функции безвозмездно на основании решения высшего органа управления НКО. В связи с отсутствием застрахованных лиц обязанность представлять персонифицированные сведения за указанный период отсутствует».
Разберем, почему такое пояснение работает:
Оно прямо указывает на отсутствие застрахованных лиц.
Оно раскрывает отсутствие трудового договора.
Оно раскрывает отсутствие договора ГПХ.
Оно подтверждает отсутствие выплат.
Оно указывает основание полномочий руководителя — решение высшего органа управления.
Если налоговая инспекция продолжит настаивать на представлении сведений, приложите к пояснению копии подтверждающих документов: устав, протокол избрания руководителя, решение о безвозмездном выполнении функций, сведения об отсутствии начислений.
Разберем два возможных подхода, которые встречаются на практике.
Правовой подход. Если руководитель НКО не является застрахованным лицом, сведения не подаются. Этот подход основан на позднейшей позиции Минфина и ФНС: при отсутствии трудового договора, договора ГПХ, выплат и при безвозмездном выполнении функций на основании решения высшего органа управления НКО персонифицированные сведения не представляются.
Консервативный подход. Организация продолжает подавать нулевые сведения на руководителя, чтобы не спорить с инспекцией. Такой подход может показаться безопасным, но он не всегда удобен: сведения передаются дальше, могут влиять на статус физического лица как застрахованного, а также создают регулярную отчетную обязанность там, где ее может не быть.
Рассмотрим подробнее, какой подход лучше. Если документы НКО оформлены правильно и действительно нет отношений с руководителем как с работником или исполнителем, правовой подход выглядит обоснованным: сведения не подавайте, но храните документы и будьте готовы дать пояснение.
Если же документы оформлены неоднозначно, например руководитель числится в штате, есть приказ о назначении на должность директора, но зарплата не начисляется, лучше не делать вывод об отсутствии обязанности автоматически. Сначала разберитесь с кадровым оформлением. Возможно, руководитель уже является работником, и тогда сведения нужно подавать.
Теперь вернемся к апрелю. Апрель — это первый месяц второго квартала. В общем порядке персонифицированные сведения за апрель представляются отдельно, потому что РСВ за полугодие не заменяет сведения за апрель. Возможность не представлять отдельные персонифицированные сведения обычно относится к третьему месяцу квартала, когда сведения включаются в РСВ.
Но в рассматриваемой ситуации важнее другое: есть ли лицо, по которому нужно подавать сведения. Поэтому действуйте так:
Если в апреле в НКО не было работников, исполнителей по ГПХ и выплат физическим лицам, переходите к анализу статуса руководителя.
Если руководитель выполнял функции безвозмездно, без трудового договора и без договора ГПХ, отчет за апрель не подавайте.
Если руководитель был оформлен как работник или исполнитель, сдайте сведения за апрель с опозданием.
Если сомневаетесь, проверьте документы: устав, протокол, кадровые приказы, штатное расписание, начисления в 1С.
Итог по апрелю: если речь идет именно о руководителе НКО на общественных началах без договора и выплат, несданные нулевые персонифицированные сведения за апрель сдавать не нужно. Если же руководитель оформлен как работник, отчет нужно представить, даже если суммы нулевые.
Разберем типичные ошибки, чтобы не повторять их в учете и отчетности.
Подают сведения только потому, что руководитель указан в ЕГРЮЛ. Само указание руководителя в ЕГРЮЛ не всегда означает наличие трудового договора или договора ГПХ.
Не оформляют решение о безвозмездном выполнении функций. Если нет документа, подтверждающего общественный характер работы руководителя, доказать отсутствие обязанности сложнее.
Заводят руководителя в 1С как сотрудника без необходимости. После этого программа начинает включать его в зарплатные отчеты.
Сдают нулевые отчеты нерегулярно. Например, за январь, февраль и март сведения сдали, за апрель не сдали, за май снова сдали. Такая непоследовательность может вызвать вопросы.
Смешивают нулевой РСВ и персонифицированные сведения. Нулевой РСВ не всегда означает, что нужно сдавать нулевые персонифицированные сведения на лицо, которое не является застрахованным.
Не различают отсутствие выплат и отсутствие застрахованного лица. Если есть работник без выплат, сведения подаются. Если нет застрахованного лица, сведения не подаются.
Чтобы избежать ошибок, сначала определите статус руководителя, затем проверьте документы, после этого настройте 1С и только затем принимайте решение по отчетности.
Сформулируем итоговый ответ для рассматриваемой ситуации. Если в НКО нет сотрудников, нет договоров ГПХ, нет выплат физическим лицам, а руководитель НКО выполняет функции безвозмездно на основании решения высшего органа управления, без трудового договора и без договора ГПХ, то нулевые персонифицированные сведения на такого руководителя подавать не нужно.
Если за апрель отчет не был подан, сдавать его с опозданием не требуется при условии, что руководитель не является застрахованным лицом. Вместо этого подготовьте документы, подтверждающие отсутствие обязанности: устав, решение об избрании руководителя, формулировку о безвозмездном выполнении функций, отсутствие кадровых документов и начислений.
Если же руководитель оформлен как работник или исполнитель по договору ГПХ, ситуация меняется. В этом случае он является застрахованным лицом, и персонифицированные сведения за апрель нужно представить, даже если выплаты равны нулю. Если срок пропущен, сдайте отчет как можно скорее.
Главный практический вывод: не ориентируйтесь только на то, есть ли выплаты. Сначала определите, есть ли застрахованное лицо. Для руководителя НКО без трудового договора, без договора ГПХ, без выплат и при безвозмездном выполнении функций на основании решения высшего органа управления обязанности сдавать нулевые персонифицированные сведения нет.
Информация носит справочный характер