Рассмотрим ситуацию подробно. ООО применяет УСН с объектом «Доходы» и планирует перейти на АУСН с объектом «Доходы». Каждый месяц руководителю перечисляются денежные средства на его банковскую карту под отчет для оплаты хозяйственных расходов. После покупок руководитель предоставляет кассовые чеки и другие подтверждающие документы, а организация оформляет авансовый отчет.
После перехода на АУСН такой порядок в целом можно сохранить. Безналичная выдача денежных средств под отчет руководителю или другому сотруднику допускается. Более того, в действующих Методических рекомендациях ФНС по разделению банковских операций при АУСН отдельно предусмотрена операция «Выдача подотчетных средств», в том числе на хозяйственные нужды, командировочные и представительские расходы. При правильном оформлении перечисление подотчетной суммы не является доходом сотрудника и не должно рассматриваться как выплата заработной платы или другого вознаграждения.
Однако при АУСН появляется важный дополнительный нюанс: налоговая база во многом формируется автоматически по сведениям банка. Поэтому нам нужно не только правильно оформить авансовый отчет в бухгалтерском учете, но и проследить, чтобы банк правильно распознал перевод руководителю как выдачу средств под отчет, а не выплату дохода физическому лицу.
Сначала разберем основное ограничение АУСН. Федеральный закон от 25.02.2022 № 17-ФЗ устанавливает перечень организаций и предпринимателей, которые не вправе применять этот специальный налоговый режим. В частности, АУСН не могут применять организации и ИП, которые осуществляют выплату доходов физическим лицам в наличной форме. Такое ограничение прямо предусмотрено пунктом 31 части 2 статьи 3 Федерального закона № 17-ФЗ.
Обратим внимание на формулировку закона. Запрещена не любая передача наличных денег физическому лицу, а именно выплата физическому лицу дохода в наличной форме. Это принципиальное отличие.
Подотчетная сумма, выданная сотруднику для выполнения поручения организации, сама по себе его доходом не является. Сотрудник получает деньги не в свое распоряжение для личного использования, а для приобретения товаров, материалов, канцелярии, оплаты услуг, командировочных, представительских и других расходов организации. После использования денег сотрудник обязан подтвердить расходы документами, а неиспользованный остаток вернуть.
Эту логику прямо подтверждают Методические рекомендации ФНС по АУСН. В разделе 4.16 «Выдача подотчетных средств (суточные, командировочные расходы и прочее)» указано, что выдача сотруднику подотчетных средств и возврат сотрудником неизрасходованного остатка по общему правилу не учитываются при определении налоговой базы. Под подотчетными средствами ФНС понимает, в частности, деньги на командировку, хозяйственные нужды и представительские расходы, по которым сотрудник должен составить авансовый отчет.
Следовательно, обычная схема «организация перечислила руководителю деньги под отчет — руководитель оплатил хозяйственные расходы — представил документы — оформлен авансовый отчет» совместима с АУСН.
Теперь разберем по шагам оптимальный вариант. Для АУСН предпочтительно использовать безналичную выдачу подотчетных денежных средств: перечислять их с расчетного счета ООО на банковский счет или карту руководителя.
Именно такой вариант непосредственно разобран ФНС в пункте 4.16.1 Методических рекомендаций: «Налогоплательщик выдал сотруднику подотчетные средства безналичным путем». Для банка такая операция является исходящей и первоначально относится к категории «Неналоговая база».
Рассмотрим рекомендуемый порядок оформления.
Закрепим в учетной политике или отдельном положении о расчетах с подотчетными лицами возможность перечислять деньги под отчет на банковские карты сотрудников.
Определим перечень лиц, которые могут получать деньги под отчет. Руководителя ООО можно включить в этот перечень.
Установим внутренний срок, в течение которого сотрудник должен представить авансовый отчет и подтверждающие документы.
При необходимости оформим заявление сотрудника либо распорядительный документ руководителя на выдачу конкретной суммы под отчет.
Перечислим деньги с расчетного счета ООО на карту руководителя.
Обязательно укажем в назначении платежа, что деньги перечисляются под отчет, а также укажем назначение средств.
После совершения покупок получим от руководителя кассовые чеки, товарные документы и другие подтверждения расходов.
Оформим и утвердим авансовый отчет.
Если часть суммы осталась неиспользованной, вернем ее на расчетный счет организации либо в кассу в соответствии с установленным в организации порядком.
После окончания месяца проверим, как уполномоченный банк классифицировал операцию для АУСН.
Такой подход соответствует и общей позиции Минфина по перечислению подотчетных сумм на личные карты работников. В письме Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 разъяснялось, что организация вправе перечислять сотрудникам на личные банковские карты деньги для оплаты хозяйственных нужд. Минфин рекомендовал закрепить такой порядок в учетной политике, указывать в назначении платежа, что деньги являются подотчетными, получать заявление работника с реквизитами счета и прикладывать к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату банковской картой. Эти рекомендации были сформулированы для УСН, но сам порядок расчетов с подотчетными лицами является общим и применим при АУСН с учетом специальных правил этого режима.
Рассмотрим подробнее один из самых важных практических моментов. Не будем оформлять перевод руководителю с неопределенным назначением вроде «Перевод денежных средств», «Прочие выплаты», «Перевод директору» или просто «Хозяйственные расходы».
Лучше сразу указывать, что перечисление является именно выдачей денег под отчет. Например:
«Перечисление денежных средств под отчет директору Иванову И.И. на хозяйственные нужды за сентябрь 2026 года. Без НДС».
Или:
«Подотчетные средства на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров согласно распоряжению № 15 от 05.09.2026. Без НДС».
Это имеет значение не только для бухгалтерских документов. Проанализируем правила автоматической разметки банковских операций АУСН. В Методических рекомендациях ФНС банкам предлагается идентифицировать выдачу подотчетных средств, в частности, по словам в назначении платежа: «под отчет», «подотчет», «хоз» и «нужд», «командировочн», «суточн», «авансов» и «отчет» и аналогичным формулировкам. Поэтому четкое назначение платежа уменьшает вероятность неправильной автоматической классификации операции.
Не будем рассчитывать только на то, что банк самостоятельно поймет смысл перевода директору. Чем однозначнее назначение платежа, тем меньше последующей ручной работы с разметкой операций.
Нет, сама выдача денег под отчет не образует доход ООО и не увеличивает налоговую базу АУСН. Для банка такая исходящая операция первоначально должна относиться к категории «Неналоговая база». Возврат сотрудником неизрасходованной подотчетной суммы также рассматривается как операция, не формирующая налоговую базу.
Посмотрим на простой пример. ООО перечислило директору 50 000 рублей под отчет. Директор израсходовал 43 000 рублей на хозяйственные товары и вернул организации 7 000 рублей.
Перечисление 50 000 рублей директору не является расходом, уменьшающим налог при объекте АУСН «Доходы», и одновременно не является доходом директора при условии правильного оформления подотчета. Возврат 7 000 рублей на счет ООО также не является новым доходом организации, поскольку это возврат ранее выданного подотчета.
Именно поэтому важно, чтобы банк не ошибочно признал возвращенные 7 000 рублей обычным поступлением от физического лица, увеличивающим налоговую базу. В назначении обратного перевода также лучше прямо указать:
«Возврат неизрасходованных подотчетных средств».
В рассматриваемой ситуации ООО переходит именно на АУСН с объектом «Доходы». Ставка по этому объекту составляет 8 процентов, а налог определяется исходя из учитываемых доходов. Хозяйственные расходы организации налоговую базу при таком объекте не уменьшают.
Поэтому нам нужно разделить два совершенно разных вопроса.
Бухгалтерский учет. Расходы директора необходимо подтвердить, оформить авансовый отчет и отразить приобретенные материалы, товары, услуги или общехозяйственные расходы в бухгалтерском учете.
Расчет АУСН. При объекте «Доходы» стоимость этих покупок не уменьшит налог АУСН.
Например, директор получил под отчет 30 000 рублей и приобрел канцелярию на 25 000 рублей. В бухгалтерском учете приобретение необходимо отразить. Но налог АУСН при объекте «Доходы» из-за этих 25 000 рублей меньше не станет.
Это не означает, что при объекте «Доходы» чеки и авансовые отчеты можно не оформлять. Наоборот, документы необходимы как минимум для бухгалтерского учета и для подтверждения того, что перечисленные директору деньги действительно использовались в интересах ООО и не были его личным доходом.
Хотя в рассматриваемой ситуации выбран объект «Доходы», разберем и второй вариант, чтобы понять смысл банковской разметки.
ФНС указывает, что при перечислении денег сотруднику под отчет операция первоначально относится к категории «Неналоговая база». Если впоследствии сотрудник действительно понес за счет этих средств экономически оправданные и документально подтвержденные расходы организации, налогоплательщик при объекте «Доходы минус расходы» вправе изменить соответствующий признак с «Неналоговая база» на «Расход» в личном кабинете банка.
Например, перечислим сотруднику 50 000 рублей. Он предоставит документы на хозяйственные покупки на 42 000 рублей и вернет 8 000 рублей. При объекте «Доходы минус расходы» нам потребуется проконтролировать, чтобы в расход попала только экономически обоснованная и документально подтвержденная часть операции, а возвращенный остаток не уменьшал налоговую базу.
При объекте «Доходы» такой расход налог не уменьшает. Но общий принцип остается полезным: каждая банковская операция должна иметь правильный экономический смысл и правильную разметку.
Теперь разберем наиболее спорный момент из обсуждения. Встречается формулировка, что при АУСН «наличные под отчет запрещены». Это слишком категоричный вывод.
Федеральный закон № 17-ФЗ запрещает плательщикам АУСН выплачивать физическим лицам доходы в наличной форме. Само по себе понятие «выдача наличных под отчет» в этом запрете отдельно не названо. Следовательно, правильно оформленные подотчетные деньги не становятся доходом только потому, что сотрудник получил их из кассы.
Но практически наличный вариант действительно значительно рискованнее. Выясним причину.
Допустим, директор получил из кассы ООО 50 000 рублей якобы под отчет. Авансовый отчет не представил, документы на расходы отсутствуют, деньги организации не вернул, а ООО решило эту задолженность с директора не взыскивать. В такой ситуации экономический смысл операции уже меняется: средства могут быть квалифицированы как выплата физическому лицу.
Минфин в письме от 30.04.2025 № 03-15-06/44169 отдельно обращал внимание, что если целевое использование подотчетных средств документально не подтверждено, деньги не возвращены организации и работодатель решил их не удерживать, такие суммы могут рассматриваться как выплаты работнику в рамках трудовых отношений.
Для обычной организации это прежде всего создает налоговые последствия по выплатам физическому лицу. Для плательщика АУСН появляется дополнительный риск: если такая выплата была произведена наличными и будет признана доходом физического лица, возникает вопрос о соблюдении прямого ограничения пункта 31 части 2 статьи 3 Федерального закона № 17-ФЗ.
А последствия нарушения условий АУСН серьезные: право на режим утрачивается с начала календарного месяца, в котором было допущено несоответствие требованиям закона.
Поэтому для постоянных хозяйственных расходов на АУСН выберем более безопасную схему: перечисление подотчета безналично на карту сотрудника либо использование корпоративной карты. Наличные оставим для исключительных ситуаций и будем особенно тщательно контролировать подтверждающие документы и возврат остатков.
При безналичном переводе у нас формируется понятная цепочка документов: расчетный счет ООО — банковский перевод — счет сотрудника — платежные документы — авансовый отчет.
Кроме того, именно безналичная выдача подотчетных средств прямо разобрана ФНС в специальных Методических рекомендациях для АУСН. Банк получает информацию о переводе и может первоначально отметить его как операцию, не относящуюся к налоговой базе.
Это особенно удобно при регулярной схеме, когда директор каждый месяц получает определенную сумму на текущие хозяйственные нужды.
Однако регулярность сама по себе не должна превращать подотчет в «вторую зарплату». Если мы ежемесячно будем перечислять директору одинаковую сумму, но авансовых отчетов, чеков и возврата остатков не будет, формальное указание «под отчет» в платежном поручении уже не решит проблему.
Экономический смысл операции должен совпадать с документами. Если деньги называются подотчетными, директор должен отчитаться об их использовании либо вернуть остаток.
Рассмотрим подробнее комплект документов, который позволит отделить хозяйственный подотчет от личного дохода руководителя.
Положение о расчетах с подотчетными лицами. Укажем, кто может получать деньги, на какие цели, каким способом они перечисляются, в какой срок предоставляется авансовый отчет и как возвращается неизрасходованный остаток.
Учетная политика. Закрепим возможность перечисления подотчетных сумм на личные банковские счета работников, если организация использует именно такую схему.
Распоряжение руководителя или заявление подотчетного лица. Укажем сумму, назначение и срок использования денежных средств. Для регулярных хозяйственных расходов порядок можно детально закрепить локальным документом организации.
Платежное поручение. Обязательно укажем понятное назначение: под отчет, на хозяйственные нужды, на командировочные расходы и т. п.
Подтверждающие документы. Соберем кассовые чеки, товарные документы, накладные, акты, квитанции и другие документы в зависимости от вида покупки.
Авансовый отчет. Отразим полученный аванс, произведенные расходы и остаток либо перерасход.
Документ возврата остатка. Если деньги возвращаются банковским переводом, сохраним банковскую операцию с понятным назначением «Возврат неизрасходованных подотчетных средств».
Для ООО на АУСН «Доходы» наличие таких документов важно не столько для уменьшения самого налога АУСН, сколько для правильного бухгалтерского учета и доказательства хозяйственного характера перечисленных директору денежных средств.
Теперь посмотрим на практическое оформление в 1С. Рассмотрим типовой вариант для актуальной «1С:Бухгалтерии 8», редакция 3.0.
Перечисление денег на личный банковский счет сотрудника отражаем документом Списание с расчетного счета. В качестве вида операции выбираем Перечисление подотчетному лицу. Такой способ оформления используется в «1С:Бухгалтерии 8» именно для безналичной выдачи денежных средств сотруднику под отчет.
В документе укажем руководителя как подотчетное лицо, расчетный счет ООО, сумму и назначение платежа.
В бухгалтерском учете перечисление обычно формирует проводку:
Дебет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» — Кредит 51 «Расчетные счета».
То есть деньги не списываются сразу в расходы организации. Сначала возникает задолженность руководителя перед ООО по полученному подотчету.
Это важный момент. Не будем оформлять обычную выдачу под отчет через условное «прочее списание» непосредственно на счет расходов. Сначала отражаем расчеты с подотчетным лицом по счету 71.
После того как директор предоставит чеки и остальные документы, создадим в программе документ Авансовый отчет.
В документе выберем подотчетное лицо и укажем ранее перечисленный аванс. Далее отразим приобретенные товары, материалы, услуги и прочие расходы в зависимости от фактической ситуации.
Например, если директор приобрел канцелярию, соответствующая стоимость после утверждения авансового отчета будет отнесена с расчетов с подотчетным лицом на соответствующий счет учета запасов или расходов.
Общий смысл проводки будет следующим:
Дебет счета учета приобретенного имущества или расходов — Кредит 71.01.
Какой именно счет будет использоваться по дебету, определим исходя из характера покупки. Не будем механически относить все хозяйственные чеки на один счет. Канцелярские материалы, хозяйственный инвентарь, услуги, ГСМ, командировочные расходы и основные средства требуют разного порядка учета.
В «1С:Бухгалтерии 8» работа с подотчетными лицами ведется через раздел банковских и кассовых операций, а документ Авансовый отчет используется для отражения фактически произведенных сотрудником расходов. В программе также поддерживается создание платежного поручения на основании авансового отчета, например при необходимости возместить сотруднику перерасход.
Предположим, перечислим директору 50 000 рублей, а документально подтвержденные расходы составят 42 350 рублей. Останется 7 650 рублей.
Вернем 7 650 рублей на расчетный счет ООО. В «1С:Бухгалтерии 8» для безналичного возврата можно использовать документ Поступление на расчетный счет с операцией возврата денежных средств от подотчетного лица. Соответствующая возможность предусмотрена в программе для безналичного возврата подотчетных сумм.
Бухгалтерская проводка будет иметь общий вид:
Дебет 51 — Кредит 71.01.
После проведения авансового отчета и возврата остатка задолженность директора по конкретному авансу должна закрыться.
Проверим результат с помощью стандартного отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счету 71.01. Если по директору систематически накапливаются старые суммы, выясним причину и не оставим их без контроля.
Разберем обратную ситуацию. Руководителю перечислили 30 000 рублей, а документально подтвержденные хозяйственные расходы составили 35 000 рублей. Возникает перерасход в размере 5 000 рублей, который ООО должно возместить директору.
Сначала оформим и утвердим Авансовый отчет. После этого перечислим директору сумму перерасхода безналично. В 1С такое перечисление также можно оформить через Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу, в том числе на основании авансового отчета.
В назначении банковского платежа рекомендуем написать:
«Возмещение перерасхода по авансовому отчету № ... от ... . Без НДС».
Таким образом будет понятно, что это не зарплата, не материальная помощь и не произвольная выплата директору, а погашение задолженности ООО перед подотчетным лицом.
При АУСН одного правильного бухгалтерского документа недостаточно. Посмотрим, как организован контроль налоговой разметки.
В актуальной «1С:Бухгалтерии 8» предусмотрен сервис 1С:АУСН. Он используется для взаимодействия с уполномоченными банками и ФНС, в том числе для передачи и контроля сведений, используемых при расчете налога.
Для анализа банковских операций используется отчет Банковские операции АУСН. При проведении банковских документов 1С формирует данные регистра накопления Банковские операции АУСН. По отчету можно сравнивать учетную информацию с разметкой, полученной от банка или ФНС, в зависимости от используемого варианта обмена.
В задачах организации при АУСН также формируется задача АУСН, проверить отнесение банковских операций к налоговой базе. Не будем игнорировать эту проверку, даже если все платежи оформлялись автоматически.
ФНС рекомендует налогоплательщикам проверять переданную банком информацию не позднее 7-го числа месяца, следующего за налоговым периодом. Налоговый период при АУСН составляет один месяц.
Особое внимание уделим переводам физическим лицам. Если перечисление директору под отчет почему-либо оказалось размечено как обычная выплата дохода, исправим классификацию через доступный механизм банка, а при наличии интеграции — предварительно сверим данные в Банковские операции АУСН.
По Методическим рекомендациям ФНС безналичная выдача подотчетных средств имеет следующие характеристики:
операция является исходящей;
первоначальный признак отнесения к налоговой базе — «Неналоговая база»;
назначение платежа должно позволять определить, что это подотчет, хозяйственные, командировочные или аналогичные расходы;
возврат сотрудником неиспользованной подотчетной суммы также является операцией, не формирующей налоговую базу.
Именно поэтому при АУСН не будем воспринимать банковскую выписку только как источник бухгалтерских проводок. Банк фактически участвует в формировании данных для расчета налога, поэтому правильность назначения платежа и разметки приобретает дополнительное значение.
Рассмотрим еще одно решение. Если руководитель регулярно оплачивает хозяйственные покупки, организации может быть удобнее оформить корпоративную банковскую карту, привязанную к счету ООО.
У такого варианта есть несколько практических преимуществ. Деньги изначально находятся на банковском счете организации, карта используется для нужд ООО, а хозяйственные операции проще отделить от личных расходов руководителя.
Однако корпоративная карта не отменяет необходимость подтверждать покупки. Директор по-прежнему должен передавать кассовые чеки, товарные документы и другие документы, а расчеты необходимо правильно отражать в бухгалтерском учете.
В «1С:Бухгалтерии 8» поддерживаются расчеты с использованием корпоративных карт и расчеты с подотчетными лицами. При выборе конкретной схемы учета посмотрим, как организован карточный счет в используемом банке и какие операции банк передает в 1С.
Если директор каждый месяц совершает много мелких покупок, корпоративная карта часто оказывается организационно удобнее личной карты. Если же покупки редкие, можно сохранить привычную схему перечисления средств на личную карту под отчет при условии правильного оформления.
Сам по себе ежемесячный характер подотчета не запрещен. Например, организация может перечислять директору в начале каждого месяца 20 000 рублей на хозяйственные нужды, а в установленный внутренними документами срок получать авансовый отчет.
Но проанализируем ситуацию с точки зрения риска. Чем сильнее операция внешне напоминает регулярную зарплатную выплату, тем важнее документы.
Если каждый месяц пятого числа директор получает ровно 30 000 рублей, но чеков практически нет, авансовые отчеты составляются формально, старые остатки не возвращаются, а задолженность по счету 71 постоянно увеличивается, возникают основания задавать вопросы о реальном экономическом содержании переводов.
Поэтому организуем работу так, чтобы сумма подотчета была связана с предполагаемыми хозяйственными потребностями, а предыдущие выдачи своевременно подтверждались документами.
Не обязательно добиваться нулевого остатка по счету 71 именно в последний календарный день каждого месяца, если внутренними правилами установлен другой срок и деньги объективно остаются у сотрудника для выполнения поручения. Но старые неподтвержденные суммы нельзя оставлять без движения месяцами.
Рассмотрим самый опасный сценарий. Деньги перечислены как подотчетные, но директор не представил документы и не вернул средства.
Сам факт просрочки авансового отчета не означает, что в день просрочки вся сумма автоматически становится зарплатой. Сначала у организации сохраняется дебиторская задолженность подотчетного лица. Необходимо потребовать отчет либо возврат денег и действовать в соответствии с установленным в организации порядком.
Но если в дальнейшем организация фактически простит долг, не будет его взыскивать и не сможет подтвердить хозяйственное использование денег, риск признания суммы выплатой физическому лицу существенно возрастает. Минфин указывал, что неподтвержденные и невозвращенные подотчетные суммы, которые работодатель решил не взыскивать, могут рассматриваться как выплаты работнику в рамках трудовых отношений.
При АУСН это особенно чувствительно. Если сумма будет признана доходом физического лица, необходимо будет разобраться с обязанностями налогового агента по НДФЛ по специальным правилам статьи 17 Федерального закона № 17-ФЗ. При АУСН значительная часть взаимодействия по НДФЛ осуществляется через уполномоченный банк, а если выплата была проведена без предусмотренной законом передачи сведений банку, закон предусматривает отдельный порядок самостоятельного расчета и передачи информации налоговым агентом.
Поэтому не будем использовать счет 71 как способ бессрочно переводить директору деньги без закрывающих документов.
Теперь рассмотрим непосредственно момент перехода. С 2025 года налогоплательщики, которые применяют УСН, могут перейти на АУСН с первого числа любого месяца. Уведомление подается не позднее последнего числа месяца, предшествующего месяцу начала применения АУСН.
Следовательно, если организация планирует применять АУСН с 1 сентября, уведомление о переходе необходимо направить не позднее последнего числа августа соответствующего года.
Перед переходом также проверим банковские счета. Для применения АУСН расчетные счета организации должны быть открыты только в уполномоченных кредитных организациях. В материалах 1С отдельно обращается внимание, что перед переходом необходимо закрыть расчетные счета в банках, которые не работают с АУСН.
Что делать с остатками по счету 71 на дату перехода? Специально обнулять расчеты с подотчетными лицами только из-за смены режима не требуется. Если директор получил деньги под отчет в августе и должен отчитаться уже в сентябре, бухгалтерская задолженность продолжает учитываться в обычном порядке.
В рассматриваемом случае переход происходит с УСН «Доходы» на АУСН «Доходы». Ни на старом, ни на новом режиме сами хозяйственные расходы через подотчет не уменьшают налоговую базу по объекту «Доходы». Поэтому наличие переходящего авансового отчета само по себе налоговой экономии или дополнительного налога не создает.
Но с первого дня применения АУСН новые банковские операции уже будут участвовать в системе автоматической передачи и разметки данных. Поэтому именно с момента перехода особенно тщательно контролируем назначение платежей и сведения, передаваемые уполномоченным банком.
Посмотрим на полный практический пример.
ООО с 1 сентября применяет АУСН «Доходы». 5 сентября директору Иванову И.И. необходимо приобрести канцелярию и хозяйственные принадлежности.
Составим внутренний документ на выдачу директору 50 000 рублей под отчет.
В «1С:Бухгалтерии 8» создадим Списание с расчетного счета и выберем вид операции Перечисление подотчетному лицу.
В назначении платежа укажем:
«Перечисление денежных средств под отчет директору Иванову И.И. на хозяйственные нужды за сентябрь. Без НДС».
После проведения банковской выписки в бухгалтерском учете получим:
Дебет 71.01 — Кредит 51 — 50 000 рублей.
Для целей автоматической разметки АУСН перевод должен быть распознан как операция, не относящаяся к налоговой базе.
Директор приобрел товары на 42 350 рублей и предоставил кассовые чеки и необходимые товарные документы.
Создадим Авансовый отчет, укажем ранее перечисленный аванс и отразим покупки на 42 350 рублей.
Неиспользованный остаток составит:
50 000 - 42 350 = 7 650 рублей.
Директор перечислит 7 650 рублей обратно на расчетный счет ООО с назначением:
«Возврат неизрасходованных подотчетных средств».
В 1С оформим Поступление на расчетный счет как возврат от подотчетного лица.
Получим проводку:
Дебет 51 — Кредит 71.01 — 7 650 рублей.
После проведения всех документов проверим счет 71.01. Задолженность директора по данной выдаче должна быть закрыта.
Для АУСН «Доходы» ни перечисление директору 50 000 рублей, ни подтвержденные хозяйственные расходы 42 350 рублей, ни возврат 7 650 рублей сами по себе не изменяют налоговую базу. Налог рассчитывается исходя из доходов ООО.
После окончания месяца откроем Банковские операции АУСН и проверим, как была классифицирована исходящая операция. Отдельно убедимся, что возвращенные 7 650 рублей не попали в облагаемый доход ООО.
Разберем основные ошибки, которых лучше избежать после перехода на АУСН.
Переводить директору деньги без указания «под отчет». Формулировка «перевод директору» не объясняет экономический смысл операции и увеличивает риск ошибочной банковской разметки.
Оформлять подотчет как зарплату или прочую выплату физическому лицу. В 1С используем специализированную операцию Перечисление подотчетному лицу.
Не составлять авансовые отчеты из-за объекта «Доходы». То, что расходы не уменьшают налог АУСН, не отменяет бухгалтерский учет и необходимость подтвердить хозяйственный характер денег.
Не возвращать остатки. Если часть аванса не использована, зафиксируем задолженность и организуем возврат, а не оставим сумму у директора неопределенно долго.
Оплачивать с той же карты личные расходы и затем включать их в авансовый отчет. Четко отделим хозяйственные операции ООО от личных покупок руководителя.
Считать, что банковская разметка всегда правильная. АУСН автоматизирована, но ответственность за корректность данных сохраняется за налогоплательщиком. Проверим операции после окончания каждого месяца.
Без необходимости использовать наличную выдачу под отчет. Закон не содержит прямой формулировки «подотчет наличными запрещен», но возможная переквалификация наличной подотчетной суммы в доход физического лица создает значительно более серьезный риск для права на АУСН.
Списывать невозвращенный подотчет без анализа последствий. Прощенный или фактически невзыскиваемый долг сотрудника может привести к необходимости рассматривать сумму как выплату в его пользу.
Не проверять счет 71.01. Регулярно сформируем Оборотно-сальдовая ведомость по счету и проконтролируем старые остатки по каждому подотчетному лицу.
В рассматриваемой ситуации нет необходимости отказываться от привычной работы через подотчет после перехода на АУСН.
Продолжим перечислять руководителю деньги безналично на карту под отчет, оформлять авансовые отчеты и подтверждать расходы чеками. Именно безналичная схема непосредственно предусмотрена Методическими рекомендациями ФНС для АУСН.
При регулярных хозяйственных покупках дополнительно рассмотрим корпоративную карту ООО. Она поможет уменьшить смешение личных и корпоративных операций, хотя подтверждающие документы и авансовый учет все равно понадобятся.
Если сохраняем личную карту руководителя, обязательно закрепим порядок в локальных документах, четко укажем назначение каждого платежа и будем своевременно закрывать расчеты по счету 71.
Подведем итог и сформируем рабочую схему для ООО.
Перед переходом на АУСН убедимся, что организация соответствует условиям режима и все расчетные счета открыты в уполномоченных банках.
Закрепим в учетной политике или положении о подотчетных лицах возможность перечислять подотчетные средства на банковскую карту руководителя.
Выдадим деньги безналично с расчетного счета ООО.
В назначении платежа обязательно напишем «под отчет» и конкретизируем цель: хозяйственные нужды, командировочные расходы и т. п.
В «1С:Бухгалтерии 8» используем документ Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу.
После покупки получим от руководителя подтверждающие документы и оформим Авансовый отчет.
Вернем неиспользованный остаток на счет ООО и укажем в назначении платежа «Возврат неизрасходованных подотчетных средств».
Проверим остатки по счету 71.01 и не допустим накопления старой неподтвержденной задолженности.
После окончания месяца проверим налоговую разметку банковских операций через банк и, при использовании соответствующего функционала 1С, через отчет Банковские операции АУСН.
При объекте АУСН «Доходы» не будем относиться к хозяйственным чекам как к расходам, уменьшающим налог: они налоговую базу не уменьшают, но остаются необходимыми для бухгалтерского учета и подтверждения того, что директор не получил личный доход.
Таким образом, выдавать руководителю денежные средства под отчет при АУСН можно. Для рассматриваемого ООО наиболее безопасный вариант — перечислять их безналично с расчетного счета в уполномоченном банке на карту руководителя, прямо указывать в назначении платежа, что это подотчет на хозяйственные нужды, оформлять авансовый отчет и контролировать банковскую разметку АУСН.
Наличную выдачу не следует считать безусловно запрещенной именно как подотчет, поскольку закон говорит о запрете наличной выплаты доходов физическим лицам. Однако при АУСН наличный вариант несет дополнительный риск: если неподтвержденная сумма впоследствии будет квалифицирована как доход сотрудника, это может затронуть не только НДФЛ и учет расчетов с работником, но и само право организации на применение АУСН. Поэтому при постоянных хозяйственных расходах разумнее использовать безналичную схему.
Информация носит справочный характер