Разберем ситуацию, когда кассир обособленного подразделения передал инкассаторам наличные деньги в сумме большей, чем указано в документах на инкассацию. Например, в препроводительной ведомости или квитанции к сумке указано 150 000 рублей, а фактически в сумку вложено и передано 155 000 рублей.
На первый взгляд такая ситуация выглядит как недостача в кассе или как ошибка в отражении выручки. Однако не будем делать выводы только по разнице между суммой в квитанции и суммой, фактически переданной инкассаторам. Сначала выясним, откуда физически появились дополнительные 5 000 рублей, какие документы уже оформлены и какую сумму банк фактически зачислил на расчетный счет.
Ключевой принцип: в бухгалтерском и кассовом учете нужно отражать не сумму, ошибочно указанную в документе, а фактическое движение денежных средств, подтвержденное первичными документами. Если из кассы реально передано 155 000 рублей, то выбытие наличных должно быть отражено на 155 000 рублей. При этом дополнительные 5 000 рублей не становятся новой выручкой только потому, что они попали в инкассаторскую сумку.
Рассмотрим подробнее, как отделить ошибку в оформлении квитанции от реальной недостачи, как исправить документы, как отразить операцию в 1С и в каких случаях потребуется оформлять инвентаризацию, претензию инкассаторской службе или взыскание с материально ответственного лица.
Прежде чем создавать дополнительные документы в 1С, проведем простую проверку фактической наличности. Нам нужно понять, была ли сумма 5 000 рублей частью остатка в кассе, разменного фонда, неучтенной выручки либо действительно возникла недостача.
В рассматриваемой ситуации наличные деньги находились в денежном ящике ККТ обособленного подразделения. Главная касса организации в передаче наличности не участвовала. Кассир подготовил инкассаторскую сумку, указал в документах сумму 150 000 рублей, но фактически вложил 155 000 рублей. Дополнительные 5 000 рублей были взяты из остатка денежных средств, оставленного в кассе для размена, возвратов и текущей работы.
При такой исходной информации можно сделать важный вывод: лишние 5 000 рублей не появились в кассе неизвестно откуда и не являются излишком. Это часть уже имевшегося в кассе остатка. Следовательно, фактически произошла не недостача и не дополнительная продажа, а передача инкассаторам большей части остатка денежных средств, чем планировалось первоначально.
Разберем расчет по шагам. Для проверки нам понадобятся данные о начальном остатке наличных, наличной выручке за смену, возвратах покупателям, внесениях и выемках денежных средств, а также о фактической сумме инкассации.
Посмотрим на пример. Предположим, что на начало смены в денежном ящике ККТ находился разменный остаток 10 000 рублей. За день кассир принял от покупателей наличными 150 000 рублей. Возвратов и иных выдач не было.
Тогда перед инкассацией в кассе должно находиться 160 000 рублей: 10 000 рублей начального остатка и 150 000 рублей наличной выручки.
По плану кассир должен был передать инкассаторам 150 000 рублей и оставить в кассе 10 000 рублей для размена. Но фактически кассир передал 155 000 рублей. После передачи в денежном ящике осталось 5 000 рублей.
В этой ситуации отчет о закрытии смены по ККТ продолжит показывать наличную выручку 150 000 рублей. Это правильно, поскольку ККТ отражает расчеты с покупателями, а не сумму, которую организация решила оставить в кассе после завершения смены. Дополнительные 5 000 рублей относятся к ранее существовавшему кассовому остатку и не изменяют выручку, НДС, налоговую базу или сумму продаж.
Не будем искусственно увеличивать выручку на 5 000 рублей и не будем корректировать чеки покупателей. Ошибка произошла не при расчетах с покупателями, а при передаче денег инкассаторам и оформлении документов на инкассацию.
При анализе ситуации важно не смешивать два разных понятия: лимит остатка наличных денег и разменный фонд.
Лимит остатка наличных денег определяет максимальную сумму наличных, которую организация вправе хранить в кассе на конец рабочего дня. Для обособленного подразделения, которое самостоятельно сдает наличные деньги на банковский счет организации, лимит может устанавливаться отдельно в порядке, предусмотренном для юридического лица.
Разменный фонд — это внутренне установленная организацией сумма наличных, которую оставляют в кассе или денежном ящике ККТ для выдачи сдачи, оформления возвратов и проведения текущих операций. Сам по себе разменный фонд не является отдельным счетом бухгалтерского учета и не отменяет обязанность вести кассовые документы.
Поэтому не будем формулировать ситуацию так, будто лимит кассы автоматически разрешает оставить любую сумму в денежном ящике ККТ. Лимит определяет верхнюю границу остатка наличных. А конкретный размер разменного остатка, порядок его передачи кассиру, порядок внесения и выемки денег, а также ответственность работников желательно закрепить во внутренних документах организации.
Рассмотрим, что полезно предусмотреть в положении о кассовых операциях или в инструкции для кассиров.
Если разменный остаток существовал фактически, но не был формально установлен внутренними документами, это не меняет сумму фактически переданной инкассации. Однако после исправления конкретной ошибки имеет смысл проанализировать внутренний порядок работы с наличностью и закрепить его более точно.
Ошибка в квитанции к сумке не должна исправляться только устным пояснением кассира. Нам нужно сформировать комплект документов, который позволит связать между собой кассовую книгу, документы инкассации, данные ККТ, сведения банка и бухгалтерские записи.
Объяснительная записка кассира в такой ситуации необходима, но одной объяснительной недостаточно. Она подтверждает обстоятельства ошибки, однако не заменяет документ инкассаторской службы или банка, подтверждающий сумму фактически принятой наличности.
Составим следующий комплект документов.
В объяснительной записке кассир должен указать не только разницу в сумме, но и источник дополнительных денежных средств. Это особенно важно, поскольку без указания источника нельзя отличить ошибку в формировании сумки от недостачи, неучтенной выручки или внесения кассиром личных денег.
Рассмотрим пример содержания объяснительной записки. Кассир может указать, что при оформлении документов на инкассацию им была ошибочно указана сумма 150 000 рублей, в то время как в инкассаторскую сумку фактически было вложено и передано 155 000 рублей. Дополнительные 5 000 рублей были взяты из остатка наличных денежных средств, находившегося в денежном ящике ККТ в составе разменного фонда. После передачи сумки остаток наличных в кассе уменьшился на 5 000 рублей. Ошибка не связана с расчетами с покупателями и не изменяет сумму выручки по ККТ.
Не будем использовать формулировку «виртуальная выплата» в первичных документах. В бухгалтерском учете и кассовом документообороте нужно отражать реальный факт хозяйственной жизни. В рассматриваемой ситуации 5 000 рублей действительно выбыли из денежного ящика ККТ, так как были вложены в инкассаторскую сумку. Поэтому дополнительная выемка должна быть описана как фактическая передача наличных для инкассации, а не как фиктивная операция для выравнивания программы.
Служебный акт или бухгалтерская справка должны содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа: наименование, дату, организацию, содержание факта хозяйственной жизни, сумму, ответственных лиц и подписи. В документе полезно указать номер сумки, дату инкассации, номер квитанции, сумму по квитанции, фактическую сумму, причину расхождения и дальнейший порядок отражения операции.
Если ошибка обнаружена до передачи сумки инкассаторам, самым безопасным вариантом будет аннулировать ошибочно заполненный документ и оформить новый документ на фактическую сумму. Не будем исправлять сумму ручной припиской в уже оформленном кассовом документе, если правила банка или организации не допускают такого исправления.
Кассовые документы имеют специальный порядок оформления. Прямые исправления в приходных и расходных кассовых ордерах не допускаются. Если документ уже подписан и проведен, будем оформлять исправление через предусмотренный порядок: отмену, переоформление, дополнительный документ или отдельный акт, в зависимости от стадии операции и правил банка.
Далее проверим, какую сумму фактически принял банк. Здесь возможны несколько вариантов, и порядок учета будет зависеть именно от них.
Первый вариант: банк пересчитал денежные средства и зачислил на расчетный счет 155 000 рублей. Это наиболее простой случай. Значит, фактическая передача наличности и зачисление на счет произошли на сумму 155 000 рублей. В учете нужно отразить именно эту сумму.
Второй вариант: банк еще не зачислил деньги, но инкассаторская служба подтвердила, что сумка принята на 155 000 рублей. В этом случае до зачисления денег на расчетный счет сумма будет числиться на счете переводов в пути.
Третий вариант: банк зачислил только 150 000 рублей, хотя кассир утверждает, что в сумку вложено 155 000 рублей. В такой ситуации не будем сразу списывать 5 000 рублей как недостачу кассира. Сначала запросим акт пересчета наличных, сведения о недостаче в сумке, данные о номере пломбы, сведения о времени приема и документы инкассаторской службы. До выяснения обстоятельств сумма может оставаться на счете переводов в пути как неурегулированное расхождение.
Четвертый вариант: банк зачислил 155 000 рублей, но исправленный документ по инкассации получить невозможно. Тогда приложим к первоначальной квитанции объяснительную записку, внутренний акт и банковскую выписку, подтверждающую фактическое зачисление. При необходимости направим банку или инкассаторской организации письменный запрос о подтверждении фактической суммы.
Банковская выписка подтверждает факт зачисления денежных средств на расчетный счет, но не отменяет необходимость объяснить расхождение в первичных документах инкассации. Поэтому будем хранить вместе и ошибочную квитанцию, и внутренний акт, и пояснение кассира, и банковское подтверждение.
Для учета наличных денежных средств, переданных инкассаторам и еще не зачисленных на расчетный счет, обычно применяют счет 57 «Переводы в пути». В типовом плане счетов для отражения инкассации часто используется субсчет 57.01 «Переводы в пути».
Рассмотрим типовую схему проводок при фактической передаче инкассаторам 155 000 рублей.
На дату передачи наличных инкассаторам отражаем выбытие денег из кассы:
Дебет 57.01 Кредит 50.01 — 155 000 рублей.
На дату зачисления денежных средств на расчетный счет отражаем поступление денег в банк:
Дебет 51 Кредит 57.01 — 155 000 рублей.
После зачисления денег на расчетный счет остаток по счету 57.01 по этой инкассации должен быть закрыт. Если остаток сохраняется, проверим дату зачисления, аналитику по банку, документ инкассации, номер сумки и соответствие сумм.
В рассматриваемой ситуации не нужно отражать дополнительные 5 000 рублей как доход, прочее поступление, выручку, займ, взнос учредителя или средства кассира. Эти деньги уже находились в кассе организации и были переданы в банк вместе с наличной выручкой.
Также не нужно формировать проводку через счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», если после проверки установлено, что деньги не исчезли, а были фактически переданы инкассаторам и зачислены банком на расчетный счет.
Если первоначально в учете была проведена инкассация только на 150 000 рублей, а фактически передано 155 000 рублей, нам необходимо увеличить сумму отраженной инкассации на 5 000 рублей. Сделать это можно двумя способами в зависимости от возможности исправления первоначального документа.
Этот вариант применим, когда документ еще можно корректно отменить и оформить заново: например, период не закрыт, документ не передан в неизменяемый архив, кассовая книга не сформирована окончательно, а правила внутреннего документооборота позволяют оформить новый расходный кассовый ордер.
В этом случае отменим ошибочно оформленный документ на 150 000 рублей и создадим новый документ на 155 000 рублей. В основании укажем инкассацию наличных денежных средств, номер сумки, дату передачи и документы, подтверждающие фактическую сумму.
Такой подход позволяет получить один расходный кассовый документ и одну бухгалтерскую запись на реальную сумму передачи наличных. Он удобен тем, что не дробит одну фактическую операцию на несколько документов.
Однако не будем применять этот вариант механически. Если расходный кассовый ордер уже подписан, отражен в кассовой книге, передан в архив либо его реквизиты используются в других документах, отмена может привести к нарушению последовательности учета. В таком случае безопаснее оформить дополнительную операцию на 5 000 рублей с понятным документальным основанием.
Этот вариант подходит, когда основной документ на 150 000 рублей уже оформлен и изменить его нельзя или нецелесообразно. Тогда дополнительно отразим фактическое выбытие еще 5 000 рублей из кассы в инкассацию.
Важно правильно указать смысл операции. Дополнительные 5 000 рублей не являются выплатой работнику, возвратом покупателю, оплатой поставщику или выдачей под отчет. Это та же инкассация, которая фактически произошла одновременно с основной передачей денег.
В бухгалтерском учете получим две записи по одной инкассаторской сумке:
Дебет 57.01 Кредит 50.01 — 150 000 рублей.
Дебет 57.01 Кредит 50.01 — 5 000 рублей.
Итоговая сумма выбытия наличных из кассы составит 155 000 рублей. После поступления на расчетный счет отразим одну запись:
Дебет 51 Кредит 57.01 — 155 000 рублей.
В служебной справке или в комментарии к документу укажем, что дополнительная операция оформлена в связи с расхождением между ошибочно указанной суммой в квитанции и фактически переданной суммой наличных денежных средств.
Этот способ допустим только при условии, что дополнительный документ отражает реально совершившуюся операцию. В рассматриваемом примере деньги действительно были изъяты из денежного ящика ККТ и помещены в инкассаторскую сумку. Поэтому дополнительная инкассация на 5 000 рублей описывает фактическое движение наличности.
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» для передачи наличных денег инкассаторам обычно используют документ Выдача наличных с видом операции Инкассация. Такой документ формирует расходный кассовый ордер и отражает выбытие денег из кассы на счет переводов в пути.
Для зачисления денег на расчетный счет обычно используют документ Поступление на расчетный счет. Вид операции и порядок заполнения могут отличаться в зависимости от редакции конфигурации и настроек учета, но экономический смысл должен остаться одинаковым: деньги переходят со счета переводов в пути на расчетный счет организации.
Разберем порядок действий в 1С по шагам.
Выдача наличных.Инкассация.Выдача наличных с видом операции Инкассация на 5 000 рублей.Движения документа.Поступление на расчетный счет на сумму фактического зачисления.После проведения документов сформируем отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счету 57.01. Проверим, что по конкретной инкассации не осталось необъяснимого сальдо после даты зачисления денег банком.
Также сформируем отчет Анализ счета по счету 50.01. Он позволит проверить, что остаток наличных в кассе уменьшился на фактически переданную сумму, а не только на сумму, первоначально указанную в ошибочной квитанции.
Если в рабочем плане счетов используются дополнительные субсчета, например отдельные счета для операционных касс, обособленных подразделений или денежных средств в пути, будем ориентироваться на настройки конкретной информационной базы. Не будем автоматически переносить номера счетов из другой конфигурации, поскольку аналитика и субсчета могут отличаться.
Отдельно рассмотрим учет денежных средств непосредственно в денежном ящике ККТ. В розничных конфигурациях 1С, таких как «1С:Розница», «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Управление торговлей», для отражения передачи наличных из кассы ККТ обычно применяется операция Выемка денег или команда Выемка в рабочем месте кассира.
Если до обнаружения ошибки в программе уже была оформлена выемка на 150 000 рублей, а в сумку фактически вложено 155 000 рублей, необходимо дополнительно отразить выемку на 5 000 рублей. Тогда учетный остаток в кассе ККТ будет соответствовать фактическому остатку наличных в денежном ящике.
Не будем воспринимать такую дополнительную выемку как фиктивную операцию. Физически дополнительные 5 000 рублей были взяты из денежного ящика ККТ и переданы инкассаторам. Следовательно, программа должна показать фактическое уменьшение остатка наличных в кассе ККТ.
При этом нужно проверить, как настроен обмен между розничной конфигурацией и бухгалтерской программой. В некоторых вариантах учета операция выемки из кассы ККТ автоматически создает документ передачи денег в кассу организации или формирует движения по регистрам денежных средств. В других вариантах выемка отражается только в розничной части, а бухгалтерские документы оформляются отдельно.
Не будем создавать два одинаковых документа на одну и ту же сумму без проверки движений. Если операция Выемка денег уже сформировала кассовый документ или передалась в «1С:Бухгалтерию» через обмен, дополнительное ручное создание документа Выдача наличных может привести к двойному списанию 5 000 рублей.
Для контроля выполним следующие действия.
Движения документа по связанным документам.Отчет о закрытии смены ККТ не нужно исправлять только потому, что часть разменного фонда была передана инкассаторам. Отчет о закрытии смены отражает итоги расчетов за смену. Передача наличных инкассаторам относится к внутреннему движению денег организации и не изменяет сумму продаж.
Не будем оформлять кассовый чек коррекции, если информация о расчетах с покупателями в ККТ отражена правильно. Чек коррекции применяется для исправления ошибок в расчетах, фискальных чеках и передаче сведений о продаже. Ошибка в сумме инкассации при правильных чеках покупателей не является основанием для корректировки кассовых чеков.
Наличные деньги, поступающие в кассу и выдаваемые из кассы организации, отражаются в кассовой книге на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому после исправления операции нужно проверить не только бухгалтерские проводки, но и кассовую книгу.
Если кассовая книга ведется по обособленному подразделению, сверим остаток на конец дня с фактической суммой наличных, оставшейся после инкассации. Если подразделение передает копии листов кассовой книги в головную организацию, обеспечим передачу исправленных и дополнительных документов в установленном внутреннем порядке.
Рассмотрим, какие показатели должны совпасть после корректного отражения операции.
Если после дополнительного оформления инкассации на 5 000 рублей остаток по кассовой книге и фактический остаток наличных совпали, а банк зачислил 155 000 рублей, то операция отражена по существу верно.
Однако не ограничимся только совпадением остатков в программе. Важно, чтобы документы объясняли причину расхождения между первоначальной квитанцией на 150 000 рублей и фактическим зачислением 155 000 рублей. Именно поэтому к документам следует приложить объяснительную кассира и служебный акт.
Иногда ошибка обнаруживается в день передачи сумки, но банковская выписка еще не поступила. В этом случае не будем отражать сумму сразу на счете 51, поскольку деньги еще не зачислены на расчетный счет организации.
На дату передачи наличных инкассаторам отразим всю фактическую сумму на счете переводов в пути. Если в сумку передано 155 000 рублей, в учете должна появиться сумма 155 000 рублей по дебету счета 57.01.
Далее будем контролировать поступление денежных средств по банковской выписке. До даты зачисления остаток на счете 57.01 является нормальным, если он подтвержден документами инкассаторской службы и соответствует сроку инкассации по договору с банком.
Если срок зачисления истек, а деньги не поступили, проведем сверку с банком или инкассаторской организацией. Не будем закрывать остаток на счете 57.01 произвольной проводкой только для того, чтобы отчетность выглядела аккуратно.
Отдельно рассмотрим более сложный случай. Кассир утверждает, что передал 155 000 рублей, но банк зачислил только 150 000 рублей. В такой ситуации разница может возникнуть на разных этапах: при формировании сумки, при пересчете банком, при обработке документов или при передаче денег инкассаторской службе.
Сначала зафиксируем фактические обстоятельства и запросим документы у банка или инкассаторской организации. Нам понадобятся акт пересчета, сведения о недостаче, номер сумки, номер пломбы, дата и время приема, данные о лицах, принявших сумку, а также основания, по которым банк зачислил меньшую сумму.
Если из кассы организации фактически выбыло 155 000 рублей, то на дату передачи отразим:
Дебет 57.01 Кредит 50.01 — 155 000 рублей.
Если банк зачислил 150 000 рублей, отразим:
Дебет 51 Кредит 57.01 — 150 000 рублей.
Разница 5 000 рублей останется на счете 57.01 до выяснения обстоятельств. Это позволит не потерять связь между фактическим выбытием наличных из кассы и суммой, поступившей на расчетный счет.
После получения документов определим дальнейший порядок. Если ответственность несет банк или инкассаторская организация, оформим претензию в порядке, установленном договором. Если установлено, что деньги не были вложены в сумку кассиром, тогда речь может идти о недостаче в кассе организации.
Не будем автоматически относить разницу на счет 94 только из-за того, что банк зачислил меньшую сумму. Счет 94 применяют при установленной недостаче денежных средств. Пока обстоятельства не выяснены, преждевременное списание разницы может исказить учет и затруднить претензионную работу.
Теперь рассмотрим случай, когда после пересчета выясняется, что дополнительных 5 000 рублей в кассе действительно не было. Например, кассир по ошибке указал в документах 150 000 рублей, но фактически передал 150 000 рублей, а программа или кассовая книга показывает, что в кассе должно оставаться еще 5 000 рублей. Тогда возникает реальная недостача наличных денежных средств.
В такой ситуации проведем инвентаризацию кассы. В 1С для этого может использоваться документ Инвентаризация кассы. В качестве первичного документа можно применять форму акта инвентаризации наличных денежных средств, утвержденную в организации. Многие организации используют форму ИНВ-15 либо собственную форму с обязательными реквизитами первичного документа.
По результатам инвентаризации определим сумму недостачи. Если установлена недостача 5 000 рублей, в учете обычно отражают:
Дебет 94 Кредит 50.01 — отражена недостача наличных денежных средств.
Если организация принимает решение взыскать сумму с материально ответственного лица, может применяться запись:
Дебет 73.02 Кредит 94 — недостача отнесена на виновное лицо.
Конкретный порядок взыскания, срок получения объяснений, наличие договора о полной материальной ответственности и размер возмещения необходимо оценивать с учетом трудового законодательства, локальных нормативных актов организации и фактических обстоятельств.
Не будем применять этот порядок к ситуации, в которой деньги фактически переданы инкассаторам и зачислены банком. В таком случае недостачи у организации нет, а есть ошибка в оформлении документов на инкассацию.
Одна из распространенных ошибок при исправлении инкассации — повторное списание денег из кассы. Например, бухгалтер создает дополнительный документ Выдача наличных на 5 000 рублей, а кассир одновременно оформляет выемку денег в розничной программе, которая автоматически формирует аналогичное движение в бухгалтерской базе.
В результате программа может показать, что из кассы выбыло не 155 000 рублей, а 160 000 рублей. Формально бухгалтерские проводки могут выглядеть логично, но фактический остаток наличных в кассе перестанет совпадать с данными учета.
Чтобы исключить двойное отражение, проверим следующую цепочку документов.
Выдача наличных с видом операции Инкассация.Поступление на расчетный счет.Если в организации используется обмен между несколькими конфигурациями, разберем схему учета заранее. Например, в «1С:Рознице» может отражаться выемка из денежного ящика ККТ, а в «1С:Бухгалтерии» — только инкассация из кассы организации. В другой настройке выемка может автоматически передаваться в бухгалтерию. Правильный порядок зависит от архитектуры учета и правил обмена.
Поэтому будем проверять не только названия документов, но и их фактические движения. Для этого откроем команду Движения документа, сформируем отчет Карточка счета по счетам 50.01 и 57.01 и сверим итоговые суммы с реальными денежными средствами.
При расхождении в сумме инкассации иногда пытаются увеличить или уменьшить наличную выручку в учетной программе, чтобы данные кассы совпали с фактическим остатком. Такой подход неверен, если чеки ККТ и расчеты с покупателями отражены правильно.
Выручка формируется в момент реализации товаров, работ или услуг и подтверждается кассовыми чеками, отчетами ККТ, отчетами о розничных продажах и иными первичными документами. Инкассация не создает выручку и не изменяет ее размер. Она только перемещает уже имеющиеся денежные средства из кассы в банк.
Поэтому не будем оформлять дополнительные продажи, возвраты, чеки коррекции или прочие поступления только для того, чтобы убрать разницу в 5 000 рублей. Это приведет к искажению налогового и бухгалтерского учета.
Если сумма наличной выручки по ККТ равна 150 000 рублей, то именно эта сумма должна оставаться в данных о продажах. Если из кассы дополнительно переданы 5 000 рублей разменного остатка, это должно отражаться как дополнительное выбытие наличных, а не как новая выручка.
Чтобы не запутаться в документах, разберем универсальный алгоритм действий при обнаружении ошибки в инкассации.
Если в результате проверки установлено, что 5 000 рублей были частью законного остатка наличных и фактически зачислены банком, то основной вывод будет следующим: нужно отразить дополнительную сумму как инкассацию, а не как недостачу или выручку.
После исправления конкретной ошибки полезно устранить причину, которая позволила ей возникнуть. В рассматриваемой ситуации кассир одновременно формировал сумму в документах и фактически комплектовал инкассаторскую сумку. Значит, необходим дополнительный контроль перед передачей денег инкассаторам.
Рассмотрим меры, которые помогут снизить риск повторения подобных ошибок.
Полезно также утвердить внутренний чек-лист для кассира перед передачей сумки инкассаторам. В него можно включить проверку суммы по денежному пересчету, суммы в документах, номера сумки, номера пломбы, суммы выемки из кассы ККТ, остатка разменного фонда и подписи ответственных лиц.
Такой порядок поможет своевременно выявлять расхождения до передачи сумки инкассаторам. Тогда ошибочный документ можно будет переоформить сразу, без дополнительных актов, запросов в банк и корректировок в бухгалтерском учете.
Проанализируем итог. Кассир указал в квитанции к сумке 150 000 рублей, но фактически сдал 155 000 рублей. Дополнительные 5 000 рублей были взяты из остатка наличности, находившегося в денежном ящике ККТ в составе разменного фонда.
Если банк фактически принял и зачислил 155 000 рублей, то недостачи у организации нет. Дополнительные 5 000 рублей не являются выручкой и не требуют корректировки кассовых чеков или отчета о закрытии смены.
Нужно оформить объяснительную кассира, внутренний акт о расхождении, получить подтверждение фактической суммы от банка или инкассаторской службы и отразить фактическое выбытие наличных из кассы на 155 000 рублей.
Если основная инкассация уже проведена на 150 000 рублей, можно дополнительно оформить инкассацию на 5 000 рублей, но только как отражение фактически переданных денежных средств. Одновременно проверим, не сформировалась ли эта операция автоматически при оформлении выемки денег из кассы ККТ.
В бухгалтерском учете итоговая сумма должна пройти по схеме: списание наличных из кассы на счет переводов в пути, затем зачисление денег с этого счета на расчетный счет организации. После поступления банковской выписки сумма по счету переводов в пути должна закрыться на фактически зачисленную сумму.
Информация носит справочный характер