Разберем ситуацию, когда при оформлении ежемесячного пособия по уходу за ребенком до полутора лет бухгалтер видит в сведениях для СФР показатель «страховой стаж» и строку «в том числе нестраховые периоды». На первый взгляд может показаться, что в этой строке необходимо отразить все периоды ухода за детьми, службу, уход за родственниками и иные периоды, в которые работник не состоял в трудовых отношениях. Такой подход неверен.
Главный вывод: не включайте в строку «нестраховые периоды» отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и другие «декретные» периоды работника у прежних работодателей. Для расчета ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет эти сведения не являются нестраховыми периодами в том смысле, который используется при определении страхового стажа для пособий по временной нетрудоспособности.
Рассмотрим подробнее, почему возникает путаница, какие периоды действительно нужно учитывать, когда сведения о прошлых отпусках по уходу могут понадобиться и как правильно вести такие данные в 1С.
Словосочетание «нестраховые периоды» используется в разных нормативных актах, но его смысл зависит от цели расчета. Не будем переносить правила пенсионного учета на расчет пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
Для практической работы разделим периоды на несколько групп.
Страховой стаж для пособий по временной нетрудоспособности и беременности и родам. Такой стаж нужен прежде всего для определения процента оплаты больничного листа: 60, 80 или 100 процентов среднего заработка. В него включают периоды работы по трудовому договору, государственной или муниципальной службы, иной деятельности с обязательным социальным страхованием, а также отдельные периоды военной и иной службы.
Нестраховые периоды для пенсионного учета. В пенсионном законодательстве к ним могут относиться периоды ухода за ребенком до полутора лет, ухода за инвалидом, служба по призыву, проживание с супругом-военнослужащим в местности без возможности трудоустройства и другие социально значимые периоды. Эти периоды учитываются при формировании пенсионных прав, но не должны автоматически переноситься в сведения для расчета пособия по уходу за ребенком.
Исключаемые периоды расчетного периода. Это периоды, дни которых исключают из знаменателя при расчете среднего дневного заработка для пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком. К ним относятся, например, дни временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком.
Нестраховые периоды в старых формах и отдельных полях 1С. В таких полях обычно отражают продолжительность военной службы или иной службы, предусмотренной специальным законодательством, за период начиная с 1 января 2007 года. Отпуск по уходу за ребенком в эту строку не включают.
Не смешивайте нестраховой период для пенсионного стажа с исключаемым периодом для расчета среднего заработка. Период ухода за ребенком может быть важен для расчета пособия, но не потому, что его нужно записывать в строку «нестраховые периоды».
Для ежемесячного пособия по уходу за ребенком до полутора лет продолжительность страхового стажа не определяет процент выплаты. В отличие от обычного больничного, не нужно сравнивать стаж работника с границами пять и восемь лет.
Пособие по уходу за ребенком рассчитывают исходя из среднего заработка застрахованного лица за два календарных года, предшествующих году начала отпуска по уходу. Размер пособия составляет 40 процентов среднего заработка с учетом минимального и максимального ограничений.
Поэтому, если СФР или программа запрашивает данные о страховом стаже при оформлении пособия по уходу, сначала проанализируем, в каком именно документе находится этот реквизит. Он может быть частью универсальной карточки работника, старого реестра прямых выплат, общей формы сведений о застрахованном лице либо справочной информации для других видов пособий.
Не заполняйте сведения формально только для того, чтобы убрать предупреждение программы. Сначала выясним, влияет ли конкретное поле на сумму пособия и передается ли оно в СФР в составе соответствующего сообщения.
В действующем порядке взаимодействия с СФР для назначения пособия по уходу за ребенком работодателю важнее передать сведения о дате начала и окончания отпуска по уходу, возможной замене календарных лет расчетного периода, продолжительности рабочего времени при неполной занятости и другие сведения, которые запросит фонд.
Продолжительность страхового стажа и длительность нестраховых периодов сами по себе не уменьшают и не увеличивают пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет.
Рассмотрим наиболее распространенную ошибку. Работница ранее состояла в трудовых отношениях у другой организации, затем ушла в отпуск по беременности и родам, после этого находилась в отпуске по уходу за ребенком и позднее устроилась к новому работодателю. У нового работодателя возникает вопрос: нужно ли выяснять, сколько времени сотрудница находилась в «декрете» у предыдущего работодателя, и указывать этот период как нестраховой.
Не включайте такой период в строку «в том числе нестраховые периоды».
Во время отпуска по беременности и родам, а также во время отпуска по уходу за ребенком трудовые отношения с работодателем не прекращаются. За работником сохраняется место работы. Следовательно, период нахождения в отпуске не превращается в самостоятельный нестраховой период для целей определения страхового стажа по правилам обязательного социального страхования.
Не делайте вывод о нестраховом периоде только по промежутку между датой увольнения у одного работодателя и датой приема к другому работодателю. Перерыв в трудовой деятельности может быть вызван отпуском по уходу, обучением, поиском работы, проживанием за границей, работой без оформления, уходом за родственником или другими обстоятельствами. Сам по себе такой перерыв не подтверждает ни страховой, ни нестраховой период.
Не пытайтесь восстановить периоды прошлых отпусков по трудовой книжке. Трудовая книжка подтверждает периоды работы и кадровые события, но обычно не содержит полной информации о продолжительности отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком. Да и для заполнения строки о нестраховых периодах такие сведения не требуются.
Не включайте в нестраховые периоды следующие ситуации:
отпуск по беременности и родам у текущего или предыдущего работодателя;
отпуск по уходу за ребенком до полутора или до трех лет у текущего или предыдущего работодателя;
временную нетрудоспособность по обычному больничному листу;
ежегодный оплачиваемый отпуск;
отпуск без сохранения заработной платы;
периоды простоя;
периоды безработицы;
промежутки между работой у разных работодателей;
периоды обучения, если для них нет специального основания включения в страховой стаж.
Все перечисленные периоды могут иметь значение для других расчетов, кадрового учета, пенсионных прав или подтверждения занятости, но не должны автоматически попадать в поле о нестраховых периодах для целей пособий.
Рассмотрим безопасный порядок заполнения поля, если оно действительно присутствует в форме, которую необходимо направить в СФР, либо в карточке сотрудника в 1С.
В таком поле обычно отражают только документально подтвержденную продолжительность военной службы и иной службы, предусмотренной специальным законодательством о пенсионном обеспечении военнослужащих и приравненных к ним лиц. Речь может идти не только о службе по призыву, но и об отдельных периодах службы в органах внутренних дел, противопожарной службе, учреждениях уголовно-исполнительной системы, войсках национальной гвардии и других предусмотренных законом структурах.
Для такого поля обычно учитывают периоды начиная с 1 января 2007 года. Указывайте только полное количество лет и месяцев, если формат формы не предусматривает дни.
Разберем алгоритм действий.
Запросите у сотрудника документы, подтверждающие службу: военный билет, справку военного комиссариата, справку кадровой службы соответствующего органа, выписку из приказа или иной надлежащий документ.
Определите точные даты начала и окончания службы.
Проверьте, относится ли служба к периоду, который включается в страховой стаж для целей пособий.
Отдельно рассчитайте полный страховой стаж работника с учетом такого периода.
В строке «в том числе нестраховые периоды» выделите только продолжительность подтвержденной службы, которую требует форма.
Если подтвержденных периодов нет, оставьте поле незаполненным либо укажите нулевое значение — в зависимости от правил формата и контроля используемой программы.
Не включайте в это поле периоды ухода за ребенком, даже если в пенсионном законодательстве такой период называется нестраховым.
Посмотрим на условный пример. Работница имеет подтвержденный страховой стаж восемь лет и четыре месяца. До трудоустройства она проходила военную службу по контракту в течение одного года и шести месяцев после 1 января 2007 года. В этом случае полный страховой стаж для соответствующих расчетов может составить девять лет и десять месяцев, а в строке о нестраховых периодах указывают один год и шесть месяцев.
Если та же работница ранее находилась два года в отпуске по уходу за ребенком у другого работодателя, эти два года не прибавляйте в строку «в том числе нестраховые периоды» и не вычитайте из страхового стажа только по причине нахождения в отпуске.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда сведения о прошлых отпусках по уходу все же могут понадобиться. Они могут быть нужны не для расчета страхового стажа, а для правильного определения среднего заработка.
Для расчета пособия по уходу за ребенком берут два календарных года, которые предшествуют году начала отпуска по уходу. Например, если отпуск по уходу начинается в 2026 году, расчетным периодом обычно будут 2024 и 2025 годы.
Средний дневной заработок определяют путем деления заработка, облагаемого страховыми взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на количество календарных дней в расчетном периоде. При этом из количества календарных дней исключают определенные периоды.
К исключаемым периодам относятся:
периоды временной нетрудоспособности;
периоды отпуска по беременности и родам;
периоды отпуска по уходу за ребенком;
периоды освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемый заработок не начислялись страховые взносы.
Обратите внимание на принципиальную разницу. Исключаемые периоды влияют на количество дней, на которое делят заработок. Нестраховые периоды в поле страхового стажа используются для другого механизма. Не подменяйте один показатель другим.
Рассмотрим пример. Сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком в сентябре 2026 года. Для расчета пособия рассматривают 2024 и 2025 годы. В 2024 году она находилась на больничном 15 дней, а в 2025 году — в отпуске по беременности и родам 140 дней и затем в отпуске по уходу за первым ребенком 120 дней.
При расчете среднего дневного заработка не нужно записывать 275 дней в нестраховые периоды. Вместо этого необходимо исключить эти дни из расчетного периода при определении среднего дневного заработка. Если у сотрудницы есть заработок за соответствующие годы, исключение дней может повлиять на итоговый размер пособия.
В то же время отпуск по уходу за ребенком, который закончился, например, в 2021 году, при назначении пособия в 2026 году сам по себе не влияет на расчет. Он находится за пределами расчетных 2024 и 2025 годов. Не запрашивайте у работницы сведения обо всех ее отпусках за весь период трудовой деятельности, если они не относятся к расчетному периоду и не нужны для замены лет.
Для расчета пособия анализируйте не всю трудовую биографию работника, а только расчетный период и обстоятельства, которые дают право заменить календарные годы.
Если в расчетном периоде работница находилась в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, рассмотрим возможность замены одного или двух календарных лет на предшествующие годы.
Замена лет не применяется автоматически. Работница должна подать заявление о замене календарных лет расчетного периода. При этом замену допускайте только тогда, когда она приводит к увеличению размера пособия.
Не позволяйте заменять любые удобные годы по выбору работника. Замену проводят предшествующими календарными годами в установленной последовательности. Не используйте произвольные годы с максимальным заработком, если они не соответствуют правилам замены.
Посмотрим на пример. Работница начинает отпуск по уходу за ребенком в 2026 году. Обычный расчетный период — 2024 и 2025 годы. Весь 2025 год она находилась в отпуске по уходу за первым ребенком, а в 2024 году большую часть времени находилась в отпуске по беременности и родам.
В такой ситуации работница может подать заявление о замене 2024 и 2025 годов на предшествующие годы, например на 2022 и 2023 годы, если это увеличит пособие. Сначала рассчитаем пособие по обычному расчетному периоду, затем рассчитаем его с заменой лет и сравним результаты.
Если расчет с заменой лет не увеличивает размер пособия, не применяйте замену. Если заявление подано после назначения пособия, может потребоваться перерасчет за прошлое время в пределах установленного законом срока.
Не включайте сведения о замене лет в строку «нестраховые периоды». Для замены используйте отдельное заявление работника и передавайте соответствующие данные в СФР в составе сведений, необходимых для назначения или перерасчета пособия.
Проанализируем вопрос, который обычно вызывает наибольшие сомнения: обязан ли новый работодатель самостоятельно выяснять, когда работница находилась в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком у прежних работодателей.
Не пытайтесь самостоятельно восстанавливать всю историю отпусков сотрудницы по трудовой книжке. У работодателя нет обязанности проводить самостоятельное расследование и собирать сведения о каждом периоде ухода за ребенком за всю жизнь работника.
В современном проактивном порядке взаимодействия СФР получает значительную часть данных из государственных информационных систем и сведений, передаваемых страхователями. Работодатель направляет сведения по запросам фонда через СЭДО и подтверждает данные, которыми располагает.
При этом полезно запросить у работницы информацию и документы в следующих случаях:
работница просит заменить календарные годы расчетного периода;
необходимо уточнить периоды отпуска по беременности и родам или ухода за ребенком, пришедшиеся на расчетные два года;
СФР направил запрос о недостающих сведениях;
в программе отсутствуют данные, которые требуются для расчета среднего заработка или подготовки ответа на запрос фонда;
возникают расхождения между данными работницы, кадровыми документами и сведениями, полученными по СЭДО.
В качестве подтверждения работница может представить копию приказа о предоставлении отпуска, справку от предыдущего работодателя, документы о назначении пособия либо иные документы, из которых можно установить даты соответствующего отпуска. Запрашивайте только те документы, которые необходимы для конкретного расчета.
Не требуйте от работницы документы о предыдущем отпуске по уходу, если эти сведения не относятся к расчетному периоду, не нужны для замены лет и не запрошены СФР. Такой сбор документов не влияет на сумму пособия, но увеличивает объем персональных данных, которые организация хранит без необходимости.
Разберем практический алгоритм действий при получении запроса от СФР или подготовке сведений по ежемесячному пособию по уходу за ребенком.
Определим вид страхового обеспечения. Убедимся, что оформляем именно ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора лет, а не больничный лист по уходу за заболевшим ребенком. Эти виды пособий имеют разные правила расчета.
Проверим дату начала отпуска по уходу за ребенком. От нее зависит год наступления страхового случая и расчетный период.
Определим два календарных года, предшествующих году начала отпуска по уходу.
Проверим, были ли в расчетном периоде дни болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком и иные исключаемые дни.
Выясним, подавала ли работница заявление о замене календарных лет расчетного периода.
Проверим сведения о заработке за расчетный период и предельной базе для начисления страховых взносов.
Если форма содержит страховой стаж, внесем его по правилам расчета стажа для пособий, но не будем использовать этот показатель для определения процента пособия по уходу.
Если форма содержит строку «в том числе нестраховые периоды», укажем только документально подтвержденную военную или приравненную к ней службу, подлежащую отражению в таком реквизите.
Не включим периоды отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком в строку нестраховых периодов.
Передадим сведения в СФР в срок, указанный в полученном запросе или предусмотренный правилами СЭДО.
Если СФР направил извещение о неполноте сведений, не направляйте новый набор данных без анализа ошибки. Сначала прочитаем причину извещения, проверим исходный документ, уточним сведения у сотрудника при необходимости и затем сформируем корректный ответ.
Рассмотрим порядок работы в типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3. Названия разделов и реквизитов могут незначительно отличаться в зависимости от релиза программы, настроек кадрового учета и подключенного обмена с СФР.
Для внесения сведений о страховом стаже откроем карточку сотрудника через раздел Кадры, выберем справочник Сотрудники, затем перейдем по ссылке Трудовая деятельность. В отдельных вариантах интерфейса аналогичные сведения доступны через карточку физического лица.
В карточке стажа обычно используются показатели Стаж для оплаты больничных листов, Страховой стаж, Стаж с учетом нестраховых периодов и другие реквизиты, зависящие от версии программы.
Если у работника нет подтвержденной военной или иной специальной службы, не устанавливайте без причины признак Требуется ввести стаж с учетом нестраховых периодов. В такой ситуации страховой стаж и стаж с учетом нестраховых периодов будут совпадать.
Если специальная служба подтверждена документами, внесем общий стаж работника с ее учетом и отдельно укажем продолжительность периода, который должен быть отражен как нестраховой. Не вводите в этот реквизит дни отпусков по уходу за ребенком.
Для системного ведения дополнительных видов стажа используйте справочник Виды стажа. Не создавайте отдельный вид стажа «Декрет» или «Уход за ребенком» только ради заполнения нестраховых периодов. Такой самодельный вид стажа может исказить автоматический расчет пособий и привести к неверному обмену с СФР.
Сам отпуск сотрудника оформляйте документом Отпуск по уходу за ребенком. В этом документе фиксируйте дату начала отпуска, дату окончания, сведения о ребенке, основание для предоставления отпуска и другие необходимые данные.
При подключенном обмене с фондом используйте рабочее место СЭДО и документы обмена с СФР. В зависимости от используемого релиза программы информация по пособию может передаваться через сообщение о поданном работником заявлении, сведения о страховом случае либо ответ на входящий запрос фонда.
Не пытайтесь вручную исправлять технические регистры СЭДО, если программа не принимает сведения. Сначала проверим кадровый документ Отпуск по уходу за ребенком, карточку сотрудника, сведения о застрахованном лице, данные о ребенке и заявление работника. Затем сформируем сообщение повторно штатными средствами программы.
Для проверки расчета среднего заработка используйте данные документа по пособию, расшифровки среднего заработка и сведения расчетного периода. Сравним количество дней расчетного периода, исключаемые дни, заработок у текущего страхователя и данные, полученные фондом.
Не используйте реквизит нестраховых периодов как способ исключить из расчета дни предыдущего отпуска по уходу. Для исключаемых дней и замены лет применяйте соответствующие реквизиты пособия и документы, предусмотренные программой и СФР.
Предположим, работница принята в организацию в июне 2025 года. До приема она находилась в отпуске по уходу за первым ребенком у другого работодателя с февраля 2024 года по май 2025 года. В августе 2026 года работница оформляет отпуск по уходу за вторым ребенком.
Разберем порядок действий.
В карточке сотрудника внесем страховой стаж на дату приема по подтверждающим документам о трудовой деятельности.
Не внесем период с февраля 2024 года по май 2025 года в поле Нестраховые периоды, поскольку это отпуск по уходу за ребенком, а не военная или приравненная к ней служба.
Оформим новый документ Отпуск по уходу за ребенком по второму ребенку.
Определим расчетный период — 2024 и 2025 годы.
Проверим, имеются ли в этих годах исключаемые периоды. Отпуск по уходу за первым ребенком относится к расчетному периоду, поэтому его дни могут быть исключаемыми при определении среднего дневного заработка.
Уточним у работницы, желает ли она заменить 2024 и 2025 годы на предшествующие годы. Получим письменное заявление только в случае, если замена может увеличить размер пособия.
Передадим в СФР сведения о начале и окончании нового отпуска, а также сведения о замене лет при наличии заявления.
В этом примере прежний отпуск по уходу за ребенком важен для расчета среднего заработка и возможной замены лет, но не является нестраховым периодом для строки страхового стажа.
Рассмотрим ошибки, которые чаще всего возникают при подготовке сведений для СФР.
Ошибка: включить в нестраховые периоды все отпуска по уходу за детьми. Как избежать: разделяйте пенсионные нестраховые периоды и специальное поле стажа для пособий.
Ошибка: считать период отпуска по уходу у предыдущего работодателя перерывом в страховом стаже. Как избежать: учитывайте, что трудовые отношения в период отпуска не прекращаются.
Ошибка: получать от работницы сведения обо всех отпусках за весь период ее работы. Как избежать: анализируйте только расчетные два года и периоды, необходимые для замены лет.
Ошибка: применять проценты 60, 80 или 100 в зависимости от страхового стажа при расчете пособия по уходу за ребенком. Как избежать: рассчитывайте пособие исходя из 40 процентов среднего заработка.
Ошибка: путать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет с больничным листом по уходу за заболевшим ребенком. Как избежать: определяйте вид страхового обеспечения до начала расчета.
Ошибка: вносить данные в реквизит Нестраховые периоды без документов. Как избежать: отражайте только подтвержденные периоды военной или иной службы.
Ошибка: заменять календарные годы без заявления работницы. Как избежать: получайте отдельное заявление и предварительно проверяйте, приводит ли замена к увеличению пособия.
Ошибка: вручную изменять служебные данные обмена с СФР. Как избежать: корректируйте первичные кадровые и расчетные документы, затем формируйте сообщение повторно.
Подведем итог и зафиксируем безопасный порядок работы.
Определите, какой именно вид пособия оформляете.
Не используйте пенсионное определение нестраховых периодов для заполнения сведений по пособию по уходу за ребенком.
Не указывайте в строке «в том числе нестраховые периоды» отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком.
Указывайте в этом поле только подтвержденные периоды военной или иной службы, если форма действительно требует такие сведения.
Не собирайте сведения о всех прошлых «декретах» работника без необходимости.
Для расчета среднего заработка анализируйте только два календарных года, предшествующих году начала отпуска по уходу.
Исключайте из расчетного периода дни болезни, отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком.
Проверяйте возможность замены календарных лет только по заявлению работника и только при увеличении пособия.
В 1С ведите страховой стаж через Трудовая деятельность, отпуск оформляйте документом Отпуск по уходу за ребенком, а обмен с фондом контролируйте через СЭДО.
Таким образом, ответ на основной вопрос следующий: периоды ухода за ребенком у других работодателей не нужно указывать как нестраховые периоды. Они могут потребоваться только для проверки исключаемых дней расчетного периода или для оформления замены календарных лет, но не для заполнения специальной строки страхового стажа.
Информация носит справочный характер