Рассмотрим ситуацию, когда работник по графику должен отработать смену, но в течение части этой смены направляется работодателем на повышение квалификации. Например, сотрудник работает по сменному графику, начинает смену, затем с утра уходит на обучение либо, наоборот, сначала проходит обучение, а затем выходит на работу. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 нужно одновременно отразить два факта: часть часов сотрудник фактически работал, а часть часов отсутствовал по причине повышения квалификации с сохранением среднего заработка.
Основная проблема возникает, когда документ Отсутствие с сохранением оплаты оформлен как целодневное отсутствие либо когда основное начисление сотрудника рассчитывается в днях. Тогда программа воспринимает отсутствие не как несколько часов внутри смены, а как отсутствие за рабочий день или смену целиком. В результате средний заработок может быть рассчитан за всю смену, а оклад может не уменьшиться на часы обучения. Это приводит к неверному расчету: работнику одновременно начисляется оплата за полный объем рабочего времени и средний заработок за обучение.
Для корректного расчета необходимо настроить повышение квалификации как часовое неотработанное время, оформить отсутствие как внутрисменное и проверить, что основная оплата сотрудника рассчитывается по часам.
В документе Отсутствие с сохранением оплаты недостаточно просто указать количество часов обучения. Количество часов начинает влиять на расчет только тогда, когда вид начисления для повышения квалификации настроен как часовое неотработанное время.
Если в карточке начисления на вкладке Учет времени выбран вариант Целодневное неотработанное время и командировки, программа воспринимает повышение квалификации как отсутствие за день или за смену полностью. В такой настройке количество часов в документе не формирует полноценное внутрисменное отсутствие и не уменьшает рабочее время сотрудника так, как требуется для частичной занятости в течение смены.
Также проблема может возникнуть, когда сотруднику назначено начисление Оплата по окладу, которое рассчитывается в днях. Для такого начисления день обычно считается либо полностью отработанным, либо полностью неотработанным. Когда сотрудник отсутствует только несколько часов, дневное начисление не может корректно выделить отработанную и неотработанную части дня.
Поэтому в рассматриваемой ситуации проверим три взаимосвязанные настройки:
Настройку начисления за повышение квалификации.
Признак внутрисменного отсутствия в документе Отсутствие с сохранением оплаты.
Способ расчета основной оплаты сотрудника по часам, а не только по дням.
При повышении квалификации на часть смены программа должна разделить время работника на два вида:
Часы фактической работы, за которые начисляется обычная заработная плата по окладу, тарифной ставке или иному основному начислению.
Часы повышения квалификации, за которые начисляется средний заработок через документ Отсутствие с сохранением оплаты.
Например, сотрудник по графику должен работать 12 часов. Из них 5 часов он проходит обучение, а 7 часов фактически выполняет работу. В корректном расчете программа должна начислить:
оплату по основному начислению за 7 фактически отработанных часов;
средний заработок за 5 часов повышения квалификации.
Необходимо исключить ситуацию, в которой сотруднику начисляется оклад за все 12 часов и дополнительно средний заработок за 5 часов обучения. Такая схема приводит к двойной оплате части смены.
Рассмотрим подробнее, как обеспечить правильное разделение времени в программе.
Для отражения периода обучения создадим или проверим отдельное начисление, которое будет использоваться документом Отсутствие с сохранением оплаты. Не будем использовать для внутрисменного обучения произвольную доплату, разовую премию или ручное начисление без учета времени. Такие способы не сформируют правильную картину в табеле и не уменьшат рабочее время по графику.
Перейдем в раздел Настройка — Начисления и откроем начисление, которое применяется для оплаты повышения квалификации. Если отдельное начисление еще не создано, создадим его.
На вкладке Основное проверим основные параметры начисления.
В поле Назначение начисления выберем значение Оплата времени сохраняемого среднего заработка.
В поле Начисление выполняется выберем значение По отдельному документу.
В качестве документа-основания укажем Отсутствие с сохранением оплаты.
Проверим, что начисление рассчитывается по среднему заработку, а не по фиксированной сумме и не по формуле, которая не учитывает время отсутствия.
Такая настройка позволяет программе самостоятельно использовать алгоритм расчета сохраняемого среднего заработка. Для работников с обычным графиком расчет обычно зависит от среднего дневного или среднего часового заработка. Для сотрудников со сменным графиком и суммированным учетом рабочего времени особенно важно, чтобы программа рассчитывала оплату исходя из часов, которые попадают на период отсутствия по графику.
Не будем менять стандартную формулу расчета оплаты по среднему заработку без необходимости. Для типовой ситуации встроенный механизм программы уже предусматривает расчет времени и среднего заработка. Пользовательский код на встроенном языке 1С для этой задачи не нужен.
Ключевая настройка находится в карточке начисления на вкладке Учет времени. Именно здесь определяется, сможет ли программа учитывать повышение квалификации по часам внутри смены.
В разделе Используемое время установим переключатель в положение:
Часовое неотработанное время и командировки.
Не будем оставлять переключатель в положении Целодневное неотработанное время и командировки. Этот вариант предназначен для случаев, когда сотрудник отсутствует целую смену, целый рабочий день или период полностью. Например, его можно использовать, когда работник направлен на обучение на несколько дней с полным отрывом от работы.
Для ситуации, когда работник часть смены работает, а часть смены учится, необходим именно часовой вариант учета времени.
В поле Вид времени выберем значение Повышение квалификации в дневное время либо соответствующий вид времени Повышение квалификации, доступный в используемом релизе программы. В табеле этот период должен отражаться как время повышения квалификации, а не как обычная явка, отпуск, командировка или отсутствие без оплаты.
После изменения настройки обязательно запишем карточку начисления. Затем закроем и повторно откроем документ Отсутствие с сохранением оплаты. В некоторых случаях удобнее создать новый документ, поскольку ранее созданный документ мог сохраниться с параметрами целодневного отсутствия.
Само указание количества часов в документе не заменяет настройку вида времени. Сначала переведем начисление на часовое неотработанное время, и только после этого программа сможет корректно зарегистрировать внутрисменное отсутствие.
После настройки начисления как часового неотработанного времени в документе Отсутствие с сохранением оплаты должен стать доступен признак:
Отсутствие на неполный день (внутрисменное).
Этот признак означает, что сотрудник отсутствует не весь день или не всю смену, а только часть рабочего времени, установленного графиком.
Если флажок внутрисменного отсутствия не появился, последовательно проверим следующие причины:
Убедимся, что в начислении для повышения квалификации действительно установлен вариант Часовое неотработанное время и командировки.
Проверим, что карточка начисления записана после изменения настройки.
Закроем и заново откроем документ Отсутствие с сохранением оплаты.
Проверим, что в документе выбрано именно начисление для внутрисменной оплаты повышения квалификации, а не другое начисление, настроенное как целодневное.
Проверим настройки состава начислений и удержаний, если в конкретной информационной базе внутрисменные отсутствия были отключены на уровне общих настроек расчета зарплаты.
Внутрисменное отсутствие должно регистрироваться отдельным механизмом. Не будем отражать такое обучение только документом Табель. Табель предназначен для отражения и контроля уже зарегистрированного времени, но сам по себе не всегда формирует расчет среднего заработка и не всегда корректно вытесняет основное начисление.
После завершения настройки начисления создадим документ Отсутствие с сохранением оплаты. В зависимости от интерфейса программы документ можно открыть из раздела Кадры — Все отсутствия либо из раздела Зарплата — Все начисления.
В документе выполним следующие действия.
Укажем месяц начисления, в котором должно быть отражено повышение квалификации.
Выберем сотрудника, направленного на обучение.
В качестве вида отсутствия укажем Повышение квалификации или Повышение квалификации в дневное время, если такое наименование используется в базе.
Установим флажок Отсутствие на неполный день (внутрисменное).
Укажем дату, в которую сотрудник отсутствовал на работе в связи с обучением.
Укажем количество часов обучения, приходящихся на рабочее время сотрудника по его графику.
На вкладке Оплата проверим, что программа подобрала начисление для оплаты времени повышения квалификации.
Проведем документ и проверим результат на вкладке Начислено (подробно).
Количество часов необходимо указывать в пределах времени, которое по графику является рабочим. Не будем включать в часы отсутствия обеденный перерыв, время между сменами, выходной день сотрудника или часы, в которые по графику работа не предусмотрена.
Например, у сотрудника установлен график с рабочим временем с 08:00 до 20:00, а обучение проходит с 09:00 до 14:00, включая один час перерыва. Если перерыв не относится к рабочему времени, в документе необходимо отразить только фактически отсутствующие рабочие часы. В такой ситуации нельзя автоматически указывать все пять календарных часов нахождения на обучении без сверки с рабочим графиком.
Предположим, сотрудник работает по восьмичасовому графику с 09:00 до 18:00. В день обучения он работал с 09:00 до 12:00, а затем с 13:00 до 18:00 проходил повышение квалификации. Продолжительность учебного времени составила 5 рабочих часов.
Для такого дня оформим внутрисменное отсутствие на 5 часов. После проведения документа программа должна учитывать:
3 часа явки и оплаты по основному начислению;
5 часов повышения квалификации и оплаты по среднему заработку.
В табеле за эту дату должны быть разделены часы фактической работы и часы повышения квалификации. Не будем ожидать, что весь день будет обозначен только как явка либо только как повышение квалификации. При правильно настроенном внутрисменном отсутствии программа должна показать оба вида времени в пределах одной даты.
Если в расчетном листке остается оплата по окладу за все 8 часов и дополнительно появляется средний заработок за 5 часов, перейдем к проверке основного начисления сотрудника. Причина в таком случае, как правило, состоит не в документе отсутствия, а в способе расчета оклада.
Для внутрисменных отсутствий крайне важно, чтобы основная заработная плата сотрудника рассчитывалась по часам. Если в кадровых документах сотруднику назначено начисление Оплата по окладу, рассчитанное в днях, программа может начислить оплату за полный рабочий день даже при отсутствии нескольких часов.
Для корректного отражения части смены обычно используется начисление:
Оплата по окладу (по часам).
При такой настройке программа сопоставляет фактически отработанные часы с нормой рабочего времени по графику. Когда часть часов занята внутрисменным повышением квалификации, оплата по окладу начисляется только за оставшиеся часы явки.
Рассмотрим пример. Оклад сотрудника составляет 60 000 рублей в месяц. Норма рабочего времени в месяце — 160 часов. Часовая стоимость оклада составляет:
60 000 / 160 = 375 рублей за час.
В одном из дней сотрудник должен был отработать 8 часов, но 5 часов проходил повышение квалификации. Тогда по основному начислению будет оплачено:
3 часа × 375 рублей = 1 125 рублей.
За 5 часов обучения программа отдельно начислит средний заработок. Допустим, средний часовой заработок сотрудника равен 420 рублей. Тогда начисление за повышение квалификации составит:
5 часов × 420 рублей = 2 100 рублей.
Общая сумма за день будет состоять из оплаты фактически отработанных 3 часов и среднего заработка за 5 часов обучения. При этом не произойдет двойной оплаты одних и тех же пяти часов.
Не будем менять способ расчета оклада непосредственно в уже проведенном документе начисления зарплаты. Сначала определим, каким кадровым документом в базе оформляется изменение условий оплаты труда.
В зависимости от порядка учета в организации для назначения Оплата по окладу (по часам) могут использоваться документы Кадровый перевод, Изменение оплаты труда либо иной документ, предусмотренный используемой конфигурацией и настройками кадрового учета.
Разберем общий порядок действий.
Откроем карточку сотрудника и посмотрим, какое плановое начисление действует на дату обучения.
Проверим, используется ли начисление Оплата по окладу или Оплата по окладу (по часам).
Если установлен дневной вариант оплаты, оформим изменение оплаты труда с нужной даты.
Назначим сотруднику вариант оплаты по окладу, рассчитываемый по часам.
После изменения пересчитаем документы отсутствия и начисление заработной платы за соответствующий месяц.
Сверим расчетный листок, табель и анализ начислений по сотруднику.
Не будем заменять дневную оплату на часовую без предварительной проверки правил, установленных в организации. Изменение вида начисления может влиять на расчет зарплаты за другие периоды, на порядок учета отсутствий и на алгоритм расчета части месяца. На практике безопаснее оформить изменение с даты, с которой оно действительно требуется, и предварительно проверить расчет в копии информационной базы.
Особого внимания требует ситуация, когда работник трудится по сменному графику, например по 24 часа. Вопрос «работник работает сутки, а с утра уходит учиться» нельзя решать как обычное целодневное обучение, потому что фактически сотрудник может отработать ночную часть смены, а днем находиться на курсах.
В таком случае разберем смену по фактически отработанным и учебным часам. Например, смена длится с 08:00 одного дня до 08:00 следующего дня. Сотрудник отработал с 08:00 до 20:00, а затем был освобожден от дальнейшей работы для прохождения обучения либо по иному утвержденному графику. В документе отсутствия отразим только часы, которые по графику работника были рабочими и которые фактически заняты обучением.
Не будем указывать в документе все 24 часа смены, если сотрудник реально работал часть времени. Не будем также указывать часы, которые не относятся к рабочему времени по графику.
При суммированном учете рабочего времени расчет среднего заработка обычно выполняется исходя из среднечасового заработка и количества рабочих часов, приходящихся на период отсутствия. Поэтому для сотрудников со сменным графиком особенно важно точно указать количество часов обучения.
При проверке результата обратим внимание на три составляющие:
обычная оплата за фактически отработанные часы смены;
доплаты за ночные часы, если сотрудник действительно работал ночью и такие доплаты предусмотрены;
оплата по среднему заработку за часы повышения квалификации.
Повышение квалификации не следует автоматически отражать как ночную работу только потому, что оно приходится на смену, включающую ночные часы. Вид времени Повышение квалификации в дневное время используется для учета учебного отсутствия в дневное время. Вопрос о гарантиях за обучение в иное время необходимо закрепить в локальных документах работодателя и отдельно проверить в конкретной ситуации.
Частичное обучение нередко проходит несколько дней подряд, но продолжительность отсутствия меняется. Например, в понедельник сотрудник учится 2 часа, во вторник — 4 часа, а в среду — 6 часов. В такой ситуации не будем указывать один общий период без проверки распределения часов по датам.
Для точного учета оформим внутрисменные отсутствия так, чтобы по каждой дате было понятно:
сколько часов сотрудник должен был работать по графику;
сколько часов он фактически отработал;
сколько часов он проходил обучение;
какое начисление должно оплатить каждый вид времени.
Если часы отсутствия различаются по датам, безопаснее оформлять отдельные документы на каждую дату либо использовать форму документа, которая позволяет указать часы отдельно по каждой дате. Такой подход упрощает проверку табеля и уменьшает риск, что программа распределит учебное время не на те смены.
При одинаковом количестве часов обучения в каждый день все равно проверим табель после проведения документа. Это особенно важно при индивидуальных графиках, ночных сменах, скользящих выходных и суммированном учете рабочего времени.
Документ Отсутствие с сохранением оплаты должен не только рассчитать средний заработок, но и сформировать корректные данные о времени. После проведения документа сформируем отчет Табель и проанализируем дату обучения.
В табеле должны быть видны два вида времени:
явка или другое обозначение фактически отработанного времени;
повышение квалификации с количеством часов обучения.
Для обычного рабочего дня программа может показать явку и повышение квалификации в одной ячейке табеля. Для сменного графика необходимо убедиться, что сумма часов явки и часов обучения соответствует продолжительности смены по графику.
Например, смена составляет 12 часов, из которых 4 часа работник обучался. После проведения документов проверим, что в табеле отражено 8 часов работы и 4 часа повышения квалификации. Если программа показывает 12 часов явки и дополнительно 4 часа повышения квалификации, это означает, что рабочее время не было вытеснено. В таком случае вернемся к настройке начисления и к способу расчета основной оплаты.
Если программа показывает только повышение квалификации за всю смену, хотя сотрудник часть времени работал, проверим наличие флажка Отсутствие на неполный день (внутрисменное) и количество введенных часов.
После проведения документа обязательно откроем вкладку Начислено (подробно). Здесь можно проверить, сколько часов программа приняла для расчета среднего заработка и какую сумму начислила.
Проанализируем следующие показатели:
количество часов повышения квалификации;
средний часовой заработок либо иной показатель среднего заработка, использованный в расчете;
сумму начисления за обучение;
период, за который рассчитано начисление;
наличие пересчета, если ранее за этот месяц уже была начислена заработная плата.
Не будем ограничиваться проверкой общей суммы. Даже если сумма выглядит правдоподобно, ошибка может скрываться в количестве часов или в том, что одновременно сохранена полная оплата по окладу.
После проведения документа отсутствия создадим или пересчитаем документ Начисление зарплаты и взносов. Затем сформируем расчетный листок сотрудника и убедимся, что в нем отражены отдельные строки:
основная оплата за фактически отработанное время;
оплата времени повышения квалификации по среднему заработку.
При правильном расчете основное начисление должно быть уменьшено на часы обучения. Средний заработок должен начисляться только за часы, указанные как внутрисменное отсутствие.
В программе можно выделить два основных варианта оформления повышения квалификации. Выбор зависит от того, отсутствует ли сотрудник целую смену или только ее часть.
Первый вариант — целодневное повышение квалификации.
Этот вариант используем, когда сотрудник полностью освобожден от работы на весь рабочий день или смену. В начислении на вкладке Учет времени можно использовать значение Целодневное неотработанное время и командировки. В документе Отсутствие с сохранением оплаты укажем период отсутствия без внутрисменного признака.
Такой вариант подходит, например, когда работник направлен на курсы на неделю и в дни обучения не должен выполнять работу по графику вообще.
Второй вариант — внутрисменное повышение квалификации.
Этот вариант используем, когда сотрудник в один день или одну смену одновременно работает и проходит обучение. В начислении обязательно устанавливаем Часовое неотработанное время и командировки, а в документе включаем признак Отсутствие на неполный день (внутрисменное).
Такой вариант требуется в ситуации из рассматриваемой темы: работник отрабатывает часть смены и на несколько часов направляется на обучение.
Не будем использовать целодневный вариант для внутрисменной ситуации только потому, что обучение началось утром. Важно не время суток, а то, занимает ли обучение всю смену или только часть рабочего времени.
В 1С:ЗУП расчет начислений связан с приоритетами и вытеснением времени. Начисление за повышение квалификации с назначением Оплата времени сохраняемого среднего заработка должно корректно взаимодействовать с основным начислением сотрудника.
На вкладке Приоритет в карточке начисления можно проверить, какие начисления вытесняются периодом отсутствия и какие начисления, наоборот, имеют приоритет над оплатой среднего заработка.
Обычно для повышения квалификации по среднему заработку не требуется вручную настраивать сложные зависимости, если используется типовая настройка начисления. Однако проверка необходима, когда в организации применяются доработанные начисления, нестандартные формулы, доплаты за сменность, специальные надбавки, районные коэффициенты или индивидуальные правила расчета.
При анализе приоритетов ответим на следующие вопросы:
Уменьшается ли основная оплата сотрудника на часы внутрисменного отсутствия?
Не начисляется ли одновременно два вида оплаты за один и тот же час?
Не вытесняются ли ошибочно доплаты, которые должны начисляться за фактически отработанное время?
Не остается ли целодневное отсутствие после исправления документа на внутрисменное?
Если в базе используются доработки, не будем менять приоритеты начислений сразу в рабочей базе. Сначала проверим расчет на копии информационной базы за конкретный месяц и только затем внесем изменения в рабочую настройку.
Рассмотрим ситуацию, когда документ уже проведен, начисление зарплаты выполнено, а затем выяснилось, что повышение квалификации отражено за всю смену или не уменьшает обычную оплату.
Исправление выполним по шагам.
Откроем карточку начисления за повышение квалификации и проверим настройку на вкладке Учет времени.
Изменим вариант учета времени на Часовое неотработанное время и командировки, если ранее был выбран целодневный вариант.
Запишем изменения в начислении.
Откроем документ Отсутствие с сохранением оплаты и установим признак внутрисменного отсутствия.
Укажем фактическую дату и точное количество часов повышения квалификации.
Проверим начисление на вкладке Оплата и перепроведем документ.
Проверим, что сотруднику назначена Оплата по окладу (по часам), если его основная оплата должна уменьшаться на внутрисменные часы.
Пересчитаем документ Начисление зарплаты и взносов.
Сформируем табель и расчетный листок для контрольной проверки.
Если зарплата за месяц уже выплачена, дополнительно проверим необходимость перерасчета выплат, НДФЛ, страховых взносов и взаиморасчетов с сотрудником. Порядок исправления зависит от того, закрыт ли расчетный период и сформированы ли документы выплаты.
Не будем удалять документы прошлых периодов без анализа последствий. В ряде случаев правильнее использовать механизм исправления или перерасчета, предусмотренный программой, чтобы сохранить историю расчетов.
При направлении работника работодателем на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы за работником сохраняются место работы и средняя заработная плата. Однако ситуация частичного отрыва от производства прямо урегулирована менее подробно, чем обучение с полным отрывом от работы.
Поэтому до настройки 1С необходимо проверить внутреннее оформление обучения. Работодатель должен определить порядок направления сотрудника на обучение и порядок оплаты учебного времени в локальных нормативных актах, коллективном договоре, соглашении, трудовом договоре или приказе.
Для частичного отрыва от работы целесообразно заранее закрепить:
дату и время обучения;
количество часов освобождения от работы;
обязанность сотрудника выполнять работу в оставшиеся часы смены либо освобождение от работы на весь период;
порядок оплаты учебного времени;
ответственное лицо за передачу данных в кадровую службу и расчетчику;
порядок отражения времени в табеле.
Такие документы важны не только для кадрового оформления. Именно на их основании можно правильно определить количество часов для документа Отсутствие с сохранением оплаты.
В карточке начисления для повышения квалификации может быть доступен реквизит Вид стажа ПФР либо Вид стажа СФР. Наименование реквизита зависит от релиза программы.
Этот параметр важен в организациях, где необходимо отражать специальные периоды в сведениях о стаже. Для повышения квалификации с отрывом от производства в программе могут использоваться специальные коды стажа. При этом выбор зависит от сути обучения и от того, включается ли соответствующий период в льготный стаж.
Не будем изменять вид стажа только ради правильного расчета зарплаты. Настройка стажа и настройка внутрисменного учета времени решают разные задачи:
настройка Часовое неотработанное время и командировки влияет на учет часов и расчет оплаты;
настройка вида стажа влияет на формирование сведений для отчетности.
Если в организации нет работников со специальным стажем, этот реквизит все равно проверим, но не будем заполнять произвольные значения без анализа кадровой ситуации.
Выбран целодневный вариант учета времени. Исправим настройку начисления и установим Часовое неотработанное время и командировки.
В документе не установлен признак внутрисменного отсутствия. Включим флажок Отсутствие на неполный день (внутрисменное).
Указано количество часов, но основная оплата рассчитывается в днях. Проверим, используется ли начисление Оплата по окладу (по часам).
В документе указаны все часы смены вместо фактических часов обучения. Разделим часы работы и часы обучения по данным графика и приказа.
Отсутствие отражено только табелем. Оформим документ Отсутствие с сохранением оплаты, чтобы программа рассчитала средний заработок и зарегистрировала неотработанное время.
После корректировки не выполнен перерасчет зарплаты. Перепроведем или пересчитаем документ Начисление зарплаты и взносов.
В табеле сохраняется полная явка. Проверим дату, часы, график сотрудника, признак внутрисменного отсутствия и способ расчета основного начисления.
Сотруднику начисляется и полный оклад, и средний заработок за обучение. Проверим, уменьшается ли основное начисление на часы отсутствия и нет ли дневного способа расчета оклада.
Для сменного сотрудника не учтены реальные границы смены. Сверим часы обучения с индивидуальным графиком и не включим в отсутствие часы междусменного отдыха или обеда.
Если сотрудник проходит повышение квалификации только часть смены, не оформляем обучение как целодневное отсутствие. В карточке начисления для повышения квалификации на вкладке Учет времени выбираем Часовое неотработанное время и командировки.
Затем в документе Отсутствие с сохранением оплаты устанавливаем признак Отсутствие на неполный день (внутрисменное), указываем дату и фактическое количество часов обучения.
Дополнительно проверяем, что основное начисление сотрудника рассчитывается по часам. При необходимости используем Оплата по окладу (по часам), чтобы обычная заработная плата начислялась только за фактически отработанное время.
Корректный результат должен быть следующим: за часы работы начисляется обычная зарплата, а за часы обучения начисляется средний заработок. Одни и те же часы не должны оплачиваться дважды.
Информация носит справочный характер