Почему в 1С:Бухгалтерии 3.0 при УСН в КУДиР попадает вся начисленная зарплата, хотя выплачена только часть?

← На главную

Рассмотрим ситуацию: организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», сотрудникам начислена заработная плата 20 000 рублей, фактически выплачено только 10 000 рублей, но в Книгу учета доходов и расходов попадает вся сумма начисления — 20 000 рублей.

На первый взгляд это выглядит как ошибка: при УСН расходы на оплату труда должны уменьшать налоговую базу после фактической выплаты, а не только после начисления. Однако в 1С такая ситуация обычно означает не то, что программа признала расход исключительно по начислению. Чаще всего программа обнаружила ранее зарегистрированную выплату, которую не смогла связать с прежним начислением, и использовала ее при текущем начислении.

То есть сумма 20 000 рублей может складываться из текущей выплаты 10 000 рублей и выплаты 10 000 рублей, которая была произведена в прошлом периоде, но из-за ошибки в аналитике не была своевременно увязана с начисленной зарплатой.

Разберем подробнее, по каким правилам учитывается заработная плата при УСН, почему возникает такая ошибка, какие документы необходимо проверить и как исправить учет без ручного изменения регистров.

Разберем правило признания заработной платы в расходах при УСН

Сначала выясним налоговый порядок. Организация на УСН с объектом «доходы минус расходы» вправе учитывать расходы на оплату труда. При этом применять нужно кассовый принцип: расход признается не в момент начисления, а после фактического погашения задолженности перед работником.

Для заработной платы моментом признания расхода является дата:

  1. перечисления денежных средств сотруднику с расчетного счета;
  2. выдачи заработной платы из кассы;
  3. погашения задолженности перед работником иным способом, например зачетом встречных требований, если такой способ действительно применен и надлежащим образом оформлен.

Вместе с тем программа не может признать расход только по факту платежа, если отсутствует начисленная задолженность по оплате труда. Поэтому в 1С для признания зарплаты в расходах УСН должны быть выполнены два условия:

  1. заработная плата должна быть начислена;
  2. заработная плата должна быть выплачена.

Поэтому в практической работе можно говорить, что 1С учитывает расход на более позднюю из двух дат: даты начисления и даты выплаты. Но важно правильно понимать этот механизм.

Если заработная плата начислена, но не выплачена, в КУДиР она не должна попасть. Если заработная плата выплачена, но программа не смогла связать выплату с начислением, расход также может временно не попасть в КУДиР. Когда позже появится начисление с подходящей аналитикой, программа может признать ранее неувязанную выплату.

Именно в этом случае создается впечатление, что в расходах отражается начисление, хотя фактически программа использует ранее зарегистрированную оплату.

Почему начислено 20 000 рублей, выплачено 10 000 рублей, а в КУДиР попадает 20 000 рублей

Проанализируем наиболее вероятный сценарий. Предположим, что в текущем месяце организация начислила сотруднику 20 000 рублей и выплатила ему только 10 000 рублей. В нормальной ситуации в расходы УСН должна попасть только сумма фактически погашенной задолженности — 10 000 рублей.

Но ранее, например в прошлом месяце, этому же сотруднику также могла быть выплачена заработная плата в сумме 10 000 рублей. При этом программа не смогла сопоставить выплату с начислением. Такая ситуация может возникнуть, если в документах начисления и выплаты отличаются подразделение, сотрудник, организация, способ отражения расходов или другая аналитика, используемая программой.

В текущем месяце программа видит:

  1. новое начисление заработной платы — 20 000 рублей;
  2. текущую выплату — 10 000 рублей;
  3. старую выплату — 10 000 рублей, которая ранее не была связана с начислением.

В результате программа получает две суммы оплаты на общую сумму 20 000 рублей. После появления нового начисления она считает, что оба условия признания расходов выполнены на 20 000 рублей, и отражает эту сумму в КУДиР.

Рассмотрим условный пример без учета НДФЛ, чтобы сосредоточиться только на механизме увязки начисления и выплаты.

В декабре сотруднику начислили 10 000 рублей. Затем сотруднику выплатили 10 000 рублей. Однако в документе начисления подразделение не было указано, а в документе выплаты подразделение было заполнено. Программа не смогла автоматически сопоставить начисление и выплату.

В январе сотруднику начислили 20 000 рублей и выплатили 10 000 рублей. Программа нашла:

  1. декабрьскую неувязанную выплату — 10 000 рублей;
  2. январскую выплату — 10 000 рублей;
  3. январское начисление — 20 000 рублей.

После этого в январской КУДиР может появиться расход 20 000 рублей. Формально программа не признала расход исключительно на основании начисления. Она использовала два платежа, которые накопились в учетных данных и были признаны связанными с новым начислением.

Поэтому основная задача — не исправлять строку КУДиР вручную, а найти ранее неувязанные документы начисления и выплаты.

Рассмотрим, какие документы участвуют в признании зарплаты в расходах УСН

В 1С:Бухгалтерии предприятия редакции 3.0 учет зарплаты и налоговый учет УСН формируются не одним документом. Для правильного признания расхода необходимо проверить цепочку документов целиком.

Обычно в цепочке участвуют следующие документы и объекты программы:

  1. НачислениеЗарплаты — начисляет заработную плату и формирует задолженность организации перед сотрудником;
  2. ВедомостьВБанк — используется для формирования списка сотрудников при выплате на банковские карты;
  3. ВедомостьВКассу — используется при выплате наличными денежными средствами;
  4. СписаниеСРасчетногоСчета — отражает фактическое перечисление денег работникам через банк;
  5. ВыдачаНаличных — отражает выдачу заработной платы из кассы;
  6. РасходыПриУСН — служебный регистр накопления, в котором программа контролирует выполнение условий для признания расходов;
  7. ПрочиеРасчеты — служебный регистр, который помогает программе сопоставлять начисления, выплаты и расчеты с сотрудниками;
  8. РасшифровкаКУДиР — регистр, содержащий детализацию данных, отражаемых в Книге учета доходов и расходов.

Не будем проверять только проводки по счету 70. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 важна, но она не показывает весь механизм признания расходов при УСН.

В бухгалтерском учете можно увидеть правильное сальдо по расчетам с сотрудниками, но в служебных регистрах УСН может сохраниться неувязанная выплата, неиспользованное начисление или некорректный статус оплаты.

Поэтому для поиска причины нужно сопоставить данные бухгалтерского учета, документы начисления и выплаты, а также движения по регистру РасходыПриУСН.

Разберем, какие аналитические данные должны совпадать

Программа сопоставляет начисление и выплату не просто по общей сумме. Для корректной увязки проверяются аналитические данные документов. В зависимости от настроек программы и способа ведения зарплаты состав аналитики может немного отличаться, но в первую очередь необходимо проверить следующие реквизиты.

  1. Организацию.
  2. Сотрудника.
  3. Подразделение.
  4. Месяц начисления.
  5. Вид выплаты.
  6. Способ отражения зарплаты в учете.
  7. Способ выплаты заработной платы.
  8. Документ-основание выплаты.

Рассмотрим подробнее наиболее частую причину — различие подразделений.

Например, в документе НачислениеЗарплаты сотрудник отражен без подразделения. В документе ВедомостьВБанк или ВедомостьВКассу у того же сотрудника указано подразделение «Администрация». В бухгалтерском учете расчеты могут закрываться правильно, но для служебного налогового учета УСН программа может считать эти записи разными.

В результате выплата остается неувязанной. Когда в следующем месяце будет создано начисление с аналитикой, совпадающей с записью выплаты, программа сможет признать эту старую выплату в расходах.

Также проверим, не создавались ли в базе дублирующие карточки сотрудников. Иногда один и тот же физический человек может быть отражен в справочнике Сотрудники двумя разными элементами. Внешне фамилия, имя, отчество и ИНН могут совпадать, но для программы это разные сотрудники.

Например, первая карточка сотрудника могла быть создана при приеме на работу, а вторая — при ручном вводе ведомости на выплату. Тогда начисление могло быть оформлено на первую карточку, а выплата — на вторую. Такая выплата не сможет корректно сопоставиться с начислением.

Не будем удалять или объединять карточки сотрудников без резервной копии и предварительного анализа документов. Сначала определим, в каких документах использовалась каждая карточка, затем исправим первичные документы и только после этого примем решение о дальнейшем ведении справочника.

Проверим, не учитывается ли в расходах НДФЛ

Перед исправлением обязательно отделим заработную плату от НДФЛ. Сумма, фактически перечисленная работнику на карту или выданная из кассы, обычно меньше начисленной зарплаты, поскольку из дохода удерживается НДФЛ.

Поэтому не будем сравнивать сумму строки КУДиР только с суммой, полученной сотрудником на руки. Сначала разберем состав начисления.

Например, сотруднику начислено 20 000 рублей. НДФЛ составил 2 600 рублей. На карту сотруднику перечислено 17 400 рублей. Экономически расходы на оплату труда могут составлять 20 000 рублей, поскольку удержанный НДФЛ является частью начисленной зарплаты сотрудника и удерживается из его дохода.

Однако технический порядок отражения НДФЛ в КУДиР зависит от применяемого релиза программы.

В более ранних релизах 1С:Бухгалтерии НДФЛ мог отражаться в налоговом учете отдельной записью после его перечисления в бюджет. Поэтому в старых периодах сумма выплаты сотруднику, сумма расхода по оплате труда и сумма расхода по НДФЛ могли отображаться отдельными строками.

Начиная с релизов 1С:Бухгалтерии 3.0, выпущенных в 2024 году, механизм учета удержанного НДФЛ был изменен: НДФЛ включается в расходы на оплату труда при выплате заработной платы. Поэтому в новых релизах КУДиР может показывать заработную плату одной суммой, включающей удержанный НДФЛ.

Рассмотрим правильный порядок контроля.

  1. Определим сумму начисленной заработной платы.
  2. Определим удержанный НДФЛ.
  3. Определим сумму, фактически выплаченную сотруднику.
  4. Проверим дату выплаты зарплаты.
  5. Проверим дату перечисления НДФЛ.
  6. Проверим релиз 1С:Бухгалтерии и действующий в нем порядок формирования расходов УСН.
  7. Сопоставим данные КУДиР с расшифровкой расходов по оплате труда и по налогам.

В рассматриваемой ситуации релиз 3.0.143.32 относится к более ранним версиям программы. Поэтому не будем переносить правила современных релизов на исторические периоды без проверки. Для корректного анализа нужно формировать КУДиР именно в той версии программы, в которой учитывался соответствующий период, либо проверять результат после обновления с учетом изменений в механизме учета НДФЛ.

Не будем путать зарплату, НДФЛ и страховые взносы

Проанализируем три самостоятельных вида расходов, которые часто ошибочно объединяют при проверке УСН.

Заработная плата признается после начисления и выплаты сотруднику.

НДФЛ связан с доходом сотрудника и удерживается из начисленной зарплаты. Порядок его технического отражения в КУДиР зависит от релиза программы.

Страховые взносы не являются частью выплаты сотруднику. Они признаются как самостоятельный расход после начисления и фактической уплаты либо после отражения уплаты в предусмотренном программой порядке.

Поэтому не будем исправлять ошибку по зарплате через документы уплаты страховых взносов. Также не будем ожидать, что перечисление НДФЛ автоматически исправит ошибку в аналитике выплаты заработной платы.

Для страховых взносов в программе может потребоваться документ СведенияОбУплатеНалогов, особенно если платежи перечисляются в составе единого налогового платежа. Но этот механизм относится к признанию расходов по налогам и взносам, а не к связыванию начисленной и выплаченной зарплаты.

Разберем по шагам проверку КУДиР

Начнем проверку с определения конкретной суммы и даты, на которую программа признала расход.

  1. Перейдем в раздел Отчеты — УСН — Книга доходов и расходов УСН.
  2. Укажем период, в котором появился спорный расход.
  3. Сформируем КУДиР.
  4. Найдем строку с расходом по оплате труда.
  5. Проверим дату записи.
  6. Проверим сумму расхода.
  7. Проверим содержание графы с документом-основанием.
  8. Откроем расшифровку строки, если она доступна в используемом релизе.

Нас интересует не только общая сумма 20 000 рублей, но и основание ее появления. Иногда одна строка КУДиР формируется несколькими документами. Например, расход может состоять из двух выплат по 10 000 рублей, произведенных в разные месяцы.

Если в КУДиР указан текущий документ выплаты, но сумма превышает сумму ведомости, не будем делать вывод, что программа ошиблась именно в текущем документе. Возможно, в расшифровке будут отражены дополнительные записи прошлого периода.

Проверим отчет «Анализ состояния налогового учета по УСН»

Следующим шагом сформируем отчет АнализСостоянияНалоговогоУчетаПоУСН. Этот отчет позволяет увидеть, какие расходы приняты к учету, а какие остались непризнанными.

В программе отчет обычно доступен через раздел Отчеты — Анализ учета — Анализ состояния налогового учета по УСН.

Разберем последовательность проверки:

  1. Укажем период, в котором возникла спорная сумма.
  2. Выберем организацию.
  3. Сформируем отчет.
  4. Найдем блок Оплата труда.
  5. Откроем расшифровку признанных расходов.
  6. Проверим документы начисления и выплаты, которые вошли в расчет.
  7. Проверим остаток непризнанных расходов на начало и конец периода.

Особенно внимательно посмотрим на остаток непризнанной заработной платы на начало периода. Если в начале месяца в программе числится неувязанная выплата или начисление, она может повлиять на признание расходов в текущем месяце.

Например, на начало января в регистрах может остаться выплата 10 000 рублей, которая была произведена в декабре, но не попала в расходы. В январе после начисления зарплаты программа может использовать этот остаток и признать дополнительную сумму расхода.

Если спорная сумма возникла в январе, обязательно проверим не только январские документы, но и документы как минимум за несколько предыдущих месяцев.

Используем отчет «Расходы УСН» в новых релизах

В более новых версиях 1С:Бухгалтерии, начиная с релизов, где доступен отчет РасходыУСН, можно провести более детальную диагностику.

Этот отчет показывает:

  1. остаток непризнанных расходов на начало периода;
  2. расходы, возникшие в течение периода;
  3. суммы, признанные в расходах УСН;
  4. остаток расходов, не принятых к учету на конец периода;
  5. документы, повлиявшие на признание расхода.

В полном интерфейсе отчет обычно доступен через раздел Отчеты — Анализ учета — Расходы УСН.

Разберем порядок работы с отчетом:

  1. Укажем организацию и период проверки.
  2. Сформируем отчет.
  3. Выберем вид расхода Оплата труда.
  4. Откроем детализацию по документам.
  5. Найдем документ, по которому признана сумма 20 000 рублей.
  6. Проверим, какие начисления и выплаты программа использовала при признании расхода.
  7. Сформируем отчет ПризнаниеРасходовУСН по спорному документу.

Отчет ПризнаниеРасходовУСН помогает увидеть, какие условия признания расхода выполнены. Для зарплаты программа анализирует начисление и выплату.

Если отчет показывает, что выплата была произведена раньше, чем начисление, не будем считать это нормальной ситуацией автоматически. Необходимо определить, действительно ли это был аванс за текущий месяц, выплата задолженности за прошлый период или некорректно оформленный платеж.

Проверим регистр «Расходы при УСН» через Универсальный отчет

Если используется релиз 3.0.143.32 или другой релиз, в котором отсутствует удобный отчет РасходыУСН, используем УниверсальныйОтчет.

Через Универсальный отчет можно проанализировать служебный регистр РасходыПриУСН. В нем программа хранит сведения о расходах, по которым еще не выполнены все условия признания, а также информацию о статусе оплаты.

Разберем по шагам настройку отчета.

  1. Перейдем в раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Универсальный отчет.
  2. В поле типа данных выберем Регистр накопления.
  3. Выберем регистр РасходыПриУСН.
  4. Укажем вариант отчета по остаткам и оборотам либо по записям регистра, в зависимости от задачи проверки.
  5. Установим период не только за текущий месяц, но и за несколько предыдущих месяцев.
  6. В настройках добавим отбор по виду расхода Заработная плата.
  7. При необходимости установим отбор по конкретному сотруднику.
  8. Добавим группировки по статусу оплаты расходов УСН, документу-регистратору, сотруднику и элементу расхода.
  9. Сформируем отчет и проанализируем остатки и движения.

Наименование полей может немного отличаться в зависимости от релиза программы. Обычно для анализа полезно вывести следующие реквизиты:

  1. ВидРасхода;
  2. СтатусОплатыРасходовУСН;
  3. ОтражениеВНУ;
  4. ЭлементРасхода;
  5. Регистратор;
  6. Сотрудник;
  7. Подразделение;
  8. Сумма.

Нас интересуют записи, по которым заработная плата долго остается в состоянии, не позволяющем признать расход, либо записи, где сумма выплаты и сумма начисления относятся к разным документам.

Например, можно обнаружить, что в декабре есть запись по сотруднику Иванову на 10 000 рублей со статусом «не оплачено», хотя по бухгалтерскому счету 70 задолженность уже погашена. Это означает, что в налоговом регистре программа не получила корректную информацию о выплате или не смогла сопоставить ее с начислением.

Также можно увидеть обратную ситуацию: в служебных данных имеется оплата, но отсутствует подходящее начисление. Когда позже появляется начисление с совпадающей аналитикой, программа может признать эту оплату расходом.

Проверим расчеты с сотрудниками по счету 70

После анализа налоговых регистров проверим бухгалтерский учет. Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 за несколько месяцев.

Разберем порядок проверки:

  1. Перейдем в раздел Отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
  2. Выберем счет 70.
  3. Установим период с начала года либо с месяца, в котором появились первые расхождения.
  4. Добавим детализацию по сотрудникам.
  5. При необходимости включим детализацию по подразделениям.
  6. Сопоставим начисления, выплаты и остатки задолженности.

Проверим, соответствует ли кредитовое сальдо счета 70 сумме фактической задолженности перед сотрудниками. Если по счету 70 задолженность отсутствует, а в регистре РасходыПриУСН числится большая непризнанная сумма заработной платы, причина может быть в неправильном оформлении выплаты.

Если по счету 70 числится задолженность, но КУДиР уже включает эту сумму в расходы, необходимо особенно тщательно проверить документы. В таком случае есть риск, что программа использовала старую неувязанную выплату либо в базе отражена двойная выплата.

Не будем ограничиваться общей суммой по счету 70. Нужно сравнить данные по каждому сотруднику отдельно. Общая задолженность может быть нулевой, но один сотрудник может иметь переплату, а другой — задолженность. Для механизма УСН это принципиально, поскольку программа сопоставляет записи в разрезе конкретных аналитических данных.

Проверим документы начисления зарплаты

Теперь рассмотрим документы начисления. В разделе Зарплата и кадры — Все начисления откроем документы НачислениеЗарплаты за спорный период и за предыдущие месяцы.

В каждом документе проверим:

  1. организацию;
  2. месяц начисления;
  3. дату документа;
  4. сотрудника;
  5. подразделение;
  6. вид начисления;
  7. сумму начисления;
  8. способ отражения расходов в бухгалтерском учете;
  9. наличие ручных корректировок;
  10. движения документа по регистрам УСН.

Особое внимание уделим случаям, когда сотрудник в одном месяце работает в одном подразделении, а в другом — в другом. Если сотрудника переводили между подразделениями, оформим кадровый перевод и проверим, что документы начисления и выплаты сформированы с корректными реквизитами.

Не будем исправлять подразделение только в текущем документе, если ошибка возникла в прошлом месяце. Нужно найти именно тот документ, в котором появились некорректные аналитические данные.

Например, в августе начисление было оформлено по подразделению «Основное», а выплата — по подразделению «Отдел продаж». В сентябре аналитика начисления стала совпадать с выплатой августа. В этом случае программа может признать августовскую выплату в сентябре. Исправлять нужно августовские документы, а не только сентябрьскую КУДиР.

Проверим документы выплаты заработной платы

Следующим шагом откроем документы выплаты зарплаты. В зависимости от способа выплаты это могут быть ВедомостьВБанк, ВедомостьВКассу, СписаниеСРасчетногоСчета или ВыдачаНаличных.

Разберем важный момент: ведомость на выплату сама по себе не всегда подтверждает фактическое погашение задолженности для целей УСН. При перечислении через банк необходимо проверить связанный документ списания денежных средств с расчетного счета.

Например, бухгалтер может сформировать документ ВедомостьВБанк, но не создать или не провести связанный документ СписаниеСРасчетногоСчета. В таком случае задолженность перед сотрудниками может выглядеть подготовленной к выплате, но фактическая оплата в программе не будет отражена правильно.

При проверке выплаты обратим внимание на следующие данные:

  1. дату фактического перечисления денежных средств;
  2. сумму выплаты;
  3. организацию;
  4. сотрудника;
  5. подразделение;
  6. месяц, за который производится выплата;
  7. вид выплаты — аванс, зарплата, отпускные, больничный, компенсация или иной вид расчета;
  8. наличие ссылки на ведомость;
  9. наличие ручного изменения суммы;
  10. наличие повторно введенного платежного документа.

Часто ошибка возникает, когда банковская выписка загружается автоматически, а затем бухгалтер дополнительно вручную создает документ СписаниеСРасчетногоСчета на ту же сумму. В бухгалтерском учете такая ошибка может быть быстро замечена по двойному списанию денег, но иногда один из документов проводится с иной операцией или в другой дате, из-за чего расхождение обнаруживается только в КУДиР.

Также проверим, не отражалась ли выплата заработной платы ручной проводкой вида Дт70Кт51 или Дт70Кт50. Такая проводка может закрыть задолженность в бухгалтерском учете, но не сформировать корректные движения в регистрах УСН.

Для регулярной выплаты заработной платы не будем использовать ручные операции по счету 70 вместо штатных документов выплаты. В противном случае программа может некорректно учитывать расходы при УСН.

Рассмотрим влияние аванса на расходы УСН

Отдельно проанализируем выплаты аванса. Аванс обычно выплачивается до окончательного начисления заработной платы за месяц. В программе важно правильно указать вид выплаты и период, к которому относится выплата.

Если аванс оформлен штатными документами, программа должна корректно учитывать его при последующем начислении зарплаты. Но если аванс выдан через ручную операцию, отражен как прочий платеж сотруднику или оформлен по неверному виду операции, связь с заработной платой может быть нарушена.

Рассмотрим пример. Сотруднику 20 июня выдан аванс 10 000 рублей. Начисление зарплаты за июнь произведено 30 июня. Если аванс и начисление оформлены корректно, программа сможет учесть сумму после выполнения всех необходимых условий.

Но если аванс отражен как выдача денежных средств под отчет, как прочий расход, как перевод физическому лицу без указания выплаты заработной платы или как ручная операция по счету 70, программа может не связать этот платеж с начислением.

В таком случае при последующих начислениях может возникнуть ситуация, когда программа признает больше расходов, чем было фактически выплачено в текущем месяце.

Проверим, не было ли смены подразделения или сотрудника

Рассмотрим ситуацию, которая особенно часто вызывает расхождения. Сотрудник мог быть переведен в другое подразделение, но перевод не был оформлен кадровым документом. Вместо этого бухгалтер вручную указал новое подразделение только в ведомости или только в документе начисления.

Например, в январе сотрудник числился в подразделении «Склад». В феврале сотрудника фактически перевели в подразделение «Логистика». Ведомость на выплату за февраль оформили по новому подразделению, но начисление зарплаты сформировали по старому.

В бухгалтерском учете сумма может быть отражена правильно. Однако в регистрах УСН программа может считать, что начисление и выплата относятся к разным расчетным объектам.

Чтобы избежать таких ситуаций, оформим кадровое изменение через документ КадровыйПеревод либо иной штатный кадровый документ, используемый в конкретной учетной схеме. Затем проверим, что начисление и ведомости формируются с одинаковыми данными.

Не будем исправлять старые ведомости путем массового изменения реквизитов без проверки последствий. Изменение подразделения может повлиять не только на расходы УСН, но и на отражение зарплаты по счетам затрат, отчетность по обособленным подразделениям, НДФЛ и страховые взносы.

Проверим, не используется ли несколько способов отражения зарплаты

В 1С:Бухгалтерии можно настроить разные способы отражения расходов на оплату труда. Например, зарплата одного сотрудника может относиться на счет 20, другого — на счет 26, третьего — на счет 44.

Сам по себе разный способ отражения не является ошибкой. Но при ручном изменении способа отражения в отдельных документах могут появиться расхождения в аналитике.

Проверим следующие настройки:

  1. настройки учета зарплаты по организации;
  2. способ отражения расходов, заданный сотруднику;
  3. способ отражения расходов, заданный подразделению;
  4. способ отражения, установленный в документе начисления;
  5. наличие индивидуальных настроек по сотруднику;
  6. наличие ручных исправлений в прошлом периоде.

Если организация ведет деятельность по нескольким направлениям, совмещает УСН с другим режимом либо использует раздельный учет расходов, дополнительно проверим реквизит отражения расходов УСН. В таком случае часть зарплаты может не приниматься в расходы УСН или распределяться между видами деятельности.

Не будем менять настройку отражения расходов только ради исправления КУДиР. Сначала определим, какой вид деятельности и какой счет затрат действительно соответствуют работе сотрудника.

Разберем правильный порядок исправления ошибки

Когда причина расхождения найдена, исправим не итоговую строку КУДиР, а первичные документы. Такой подход позволит программе правильно восстановить записи регистров и исключить повторение ошибки в следующих периодах.

Рассмотрим последовательность действий.

  1. Сделаем резервную копию информационной базы.
  2. Определим самый ранний период, в котором начисление и выплата перестали сопоставляться.
  3. Проверим документы начисления зарплаты за этот период.
  4. Проверим ведомости и документы фактической выплаты.
  5. Сопоставим организацию, сотрудника, подразделение, месяц начисления и вид выплаты.
  6. Исправим ошибочный документ.
  7. Перепроведем документы в хронологическом порядке.
  8. Повторно выполним закрытие месяца, если оно влияет на расчеты или регистры.
  9. Сформируем отчет по расходам УСН.
  10. Повторно сформируем КУДиР.
  11. Сравним новую сумму расходов с фактическими выплатами и данными счета 70.

Например, если ошибка возникла из-за отсутствия подразделения в декабрьском начислении, откроем декабрьский документ НачислениеЗарплаты, укажем корректное подразделение, перепроведем документ и затем перепроведем связанную ведомость и документ фактической выплаты.

После исправления программа должна перенести расход в правильный период. В результате текущая КУДиР может уменьшиться, а КУДиР прошлого периода — увеличиться.

Это нормальный результат исправления. Нельзя корректировать только текущий месяц, если фактическая выплата и начисление относятся к прошлому периоду.

Почему не нужно исправлять регистр «Расходы при УСН» вручную

Иногда возникает желание открыть регистр РасходыПриУСН и вручную удалить или изменить неправильную запись. Не будем использовать такой способ.

Служебный регистр формируется документами программы. Если удалить запись вручную или создать корректирующую запись без исправления исходных документов, могут возникнуть новые проблемы:

  1. расход может снова попасть в КУДиР при перепроведении документов;
  2. данные КУДиР перестанут совпадать с бухгалтерскими расчетами;
  3. будет сложно понять причину расхождений в будущем;
  4. может нарушиться связь между начислением, выплатой и НДФЛ;
  5. при обновлении программы или выполнении обработки восстановления последовательности могут появиться повторные ошибки.

Регистр РасходыПриУСН используем для диагностики, но не для ручного исправления регулярных операций по зарплате.

Исправлять нужно документы НачислениеЗарплаты, ВедомостьВБанк, ВедомостьВКассу, СписаниеСРасчетногоСчета, ВыдачаНаличных и кадровые документы, если именно в них содержится ошибка.

Когда можно использовать документ «Запись книги доходов и расходов УСН»

В программе предусмотрен документ ЗаписьКнигиДоходовИРасходовУСН. Он используется для отражения отдельных нестандартных операций, которые невозможно корректно зарегистрировать штатными документами.

Однако не будем применять этот документ как основной способ исправления ошибочной связи между начислением и выплатой зарплаты.

Если вручную добавить или сторнировать сумму в КУДиР, но оставить неправильные записи в зарплатных документах, появится риск двойного учета. Программа может признать расход автоматически после очередного перепроведения документов, а ручная запись останется в КУДиР дополнительно.

Использовать ЗаписьКнигиДоходовИРасходовУСН можно только после документального анализа ситуации, когда стандартный механизм не позволяет отразить операцию. Для обычной заработной платы, выплачиваемой сотрудникам через банк или кассу, сначала всегда исправим штатные документы.

Проверим последствия для уже сданной декларации по УСН

Если ошибочная сумма расходов уже попала в декларацию по УСН, сначала определим, привела ли ошибка к занижению налога.

Рассмотрим возможные варианты.

  1. Расход ошибочно признан раньше срока, но в последующем периоде программа признала бы его в той же сумме. В этом случае необходимо оценить, изменился ли итоговый налог за год и авансовые платежи.
  2. Расход признан в сумме, которая фактически не была выплачена. В этом случае налоговая база могла быть занижена.
  3. Расход был признан в текущем периоде, хотя относится к прошлому. В этом случае может потребоваться корректировка расчетов за оба периода.
  4. Ошибка касается только технической детализации КУДиР, но общая сумма расходов за год не изменилась. В таком случае все равно необходимо привести учет в порядок, чтобы исключить расхождения при следующей проверке.

Не будем подавать уточненную декларацию автоматически только после обнаружения несоответствия в одном отчете. Сначала сформируем исправленную КУДиР, пересчитаем налог по УСН за каждый затронутый период и определим фактическую разницу.

Если после исправления выяснится, что налог был занижен, необходимо подготовить уточненный расчет, доплатить налог и оценить необходимость уплаты пеней. Если ошибка привела к переплате, также нужно проанализировать порядок зачета или возврата переплаты.

Рассмотрим типовые причины, из-за которых выплаты не увязываются с начислением

Систематизируем основные причины, которые нужно проверить в первую очередь.

  1. В начислении и ведомости указаны разные подразделения. Это наиболее распространенная причина, особенно при кадровых переводах и ручном заполнении документов.
  2. Использованы разные карточки одного сотрудника. Начисление выполнено по одному элементу справочника Сотрудники, выплата — по другому.
  3. Выплата оформлена ручной операцией. Проводка по счету 70 не формирует корректные движения в регистрах УСН.
  4. Создана ведомость, но не проведен документ фактической оплаты. Например, сформирована ведомость в банк, но не создано списание с расчетного счета.
  5. Один банковский платеж отражен дважды. Первый раз — при автоматической загрузке выписки, второй раз — ручным документом.
  6. Неверно указан вид операции банковского документа. Вместо перечисления заработной платы выбран прочий расход или расчет с физическим лицом.
  7. Ведомость сформирована по неверному месяцу выплаты. Это может привести к тому, что программа сопоставит выплату с другим начислением.
  8. Не оформлен кадровый перевод. Подразделение меняется вручную в отдельных документах, а не штатным кадровым документом.
  9. Используются разные способы отражения расходов. В части документов применяется один способ отражения, в части — другой.
  10. В базу загружается зарплата из другой программы. При обмене могут не передаваться отдельные аналитические данные, необходимые для корректного признания расходов УСН.
  11. В старом периоде были введены ручные корректировки. Они могли изменить бухгалтерский учет без корректного отражения в налоговых регистрах УСН.
  12. Документы проведены не в хронологическом порядке. Например, выплата проведена раньше начисления, а затем документы не были перепроведены после исправлений.

Разберем пример правильного учета частичной выплаты

Посмотрим на пример, в котором все документы оформлены корректно.

Сотруднику начислена зарплата за март в сумме 20 000 рублей. Для упрощения примера не будем учитывать НДФЛ и страховые взносы.

31 марта оформлен документ НачислениеЗарплаты на сумму 20 000 рублей. У сотрудника возникает задолженность организации.

5 апреля сотруднику выплачено 10 000 рублей через документ СписаниеСРасчетногоСчета, созданный на основании ВедомостьВБанк.

В этой ситуации программа должна признать в расходах УСН 10 000 рублей на дату выплаты, поскольку выполнены оба условия:

  1. зарплата начислена в сумме 20 000 рублей;
  2. зарплата выплачена в сумме 10 000 рублей.

Оставшиеся 10 000 рублей не должны попадать в КУДиР до момента их фактической выплаты.

Если 20 апреля будет выплачена оставшаяся сумма 10 000 рублей, программа должна признать второй расход на 10 000 рублей.

В результате в КУДиР за апрель могут быть две записи по 10 000 рублей либо одна агрегированная запись на 20 000 рублей, если программа объединяет записи по дате и виду расхода. Но сумма должна быть подтверждена двумя фактическими выплатами.

Разберем пример неправильной увязки аналитики

Теперь рассмотрим пример, который объясняет появление в КУДиР суммы начисления.

В феврале сотруднику начислили 10 000 рублей. В документе начисления подразделение не указали.

В марте сотруднику выплатили 10 000 рублей. В ведомости указали подразделение «Склад». Из-за различия аналитики программа не связала начисление и выплату.

В апреле сотруднику начислили 20 000 рублей уже по подразделению «Склад». В этом же месяце выплатили еще 10 000 рублей.

Программа видит начисление 20 000 рублей по подразделению «Склад» и две выплаты по 10 000 рублей, которые теперь подходят по аналитике:

  1. старую выплату за март — 10 000 рублей;
  2. текущую выплату за апрель — 10 000 рублей.

В результате в КУДиР за апрель может быть признан расход 20 000 рублей.

Правильным исправлением будет не сторнирование апрельской строки КУДиР вручную, а исправление февральского начисления или мартовской ведомости. После перепроведения документов программа должна признать мартовскую выплату в периоде, к которому она относится, а апрельский расход уменьшить до фактически выплаченной суммы.

Как предотвратить повторение ошибки

После исправления текущего расхождения организуем регулярную проверку учета расходов УСН.

  1. Ежемесячно формируем отчет АнализСостоянияНалоговогоУчетаПоУСН.
  2. Проверяем блок Оплата труда до закрытия квартала.
  3. Сопоставляем признанные расходы по зарплате с фактическими выплатами сотрудникам.
  4. Проверяем остатки непризнанных расходов по оплате труда.
  5. Не используем ручные операции по счету 70 для регулярных выплат.
  6. Формируем банковские списания на основании ведомостей, а не вводим их отдельно без связи с зарплатой.
  7. Оформляем кадровые переводы штатными кадровыми документами.
  8. Не создаем дублирующие карточки сотрудников.
  9. Контролируем, чтобы подразделение заполнялось одинаково в начислениях и выплатах.
  10. Перед обновлением программы формируем резервную копию базы и сохраняем контрольные отчеты по УСН.
  11. После обновления проверяем КУДиР, особенно если меняется порядок учета НДФЛ.

Итоговое решение

Подведем итог. При УСН с объектом «доходы минус расходы» заработная плата должна признаваться в расходах после выполнения двух условий: начисления и фактической выплаты.

Если в 1С:Бухгалтерии 3.0 начислено 20 000 рублей, выплачено 10 000 рублей, а в КУДиР попадает 20 000 рублей, наиболее вероятная причина заключается в наличии ранее неувязанной выплаты. Программа могла сопоставить текущее начисление не только с текущей выплатой, но и со старой выплатой, которая не была признана в расходах из-за различий в аналитике.

В первую очередь проверим:

  1. подразделение в документах начисления и выплаты;
  2. сотрудника и отсутствие дублирующих карточек;
  3. дату и месяц начисления;
  4. вид выплаты;
  5. правильность оформления банковского списания или кассовой выдачи;
  6. наличие ручных операций по счету 70;
  7. данные регистра РасходыПриУСН;
  8. остатки непризнанной зарплаты в отчете АнализСостоянияНалоговогоУчетаПоУСН.

Исправляйте первичные документы начисления и выплаты, а не строки КУДиР и не служебные регистры вручную. После корректировки перепроведите документы в хронологическом порядке, повторно сформируйте отчет по УСН и убедитесь, что в расходы попадает только сумма, подтвержденная корректно оформленной выплатой.

Информация носит справочный характер

← На главную