← На главную

Рассмотрим ситуацию: сотрудник ООО приобрел товарно-материальные ценности для нужд организации за собственные средства. Например, купил канцтовары, хозяйственные материалы, упаковку, запасные части, инструменты, товары для перепродажи, комплектующие или офисный инвентарь. Теперь организации необходимо принять ТМЦ к учету, возместить работнику фактически понесенные расходы и правильно отразить их при применении УСН с объектом «доходы минус расходы».

Сразу определим основной принцип: не оформляем такую выплату как заработную плату, премию, материальную помощь или выдачу денег под отчет задним числом. Сотрудник уже оплатил покупку своими деньгами, поэтому организация возмещает подтвержденную сумму перерасхода, понесенного в интересах ООО.

Для безопасного учета разберем всю последовательность действий: подтвердим служебную цель покупки, примем ТМЦ в организацию, оформим документы работника, отразим поступление в 1С:Бухгалтерии, выплатим компенсацию и проконтролируем признание расходов в КУДиР.

Выясним, когда организация может компенсировать работнику расходы

Компенсировать расходы можно, если сотрудник приобрел имущество именно для нужд организации, а не для личного использования. Поэтому сначала проанализируем, связана ли покупка с деятельностью ООО: производством, оказанием услуг, торговлей, обслуживанием офиса, ремонтом оборудования, хозяйственными потребностями или другой деятельностью, направленной на получение дохода.

Рассмотрим типовые примеры обоснованных покупок:

1. Работник купил бумагу, картриджи, канцелярские товары, хозяйственные средства для офиса.
2. Сотрудник приобрел комплектующие, запасные части, упаковочные материалы или расходники для производства.
3. Менеджер купил товар, который организация планирует перепродавать.
4. Сотрудник приобрел инструмент, инвентарь или материалы для выполнения работ организации.
5. Работник купил срочно необходимые ТМЦ, поскольку организация не успевала оплатить поставщику напрямую.

Не будем относить к расходам ООО покупки, которые фактически предназначены для личного использования сотрудника. Например, нельзя без дополнительного обоснования компенсировать личные продукты, одежду, бытовую технику для дома, расходы на личный автомобиль, личные подписки или товары, не используемые в деятельности организации.

Чем лучше организация подтвердит деловую цель покупки, тем безопаснее будет компенсация для бухгалтерского и налогового учета.

Разберем, почему нельзя выдавать деньги под отчет задним числом

Иногда после покупки бухгалтеры пытаются оформить ситуацию так, будто сотруднику сначала были выданы деньги под отчет, а затем он их израсходовал. Такой подход использовать не нужно. Если сотрудник сначала оплатил ТМЦ личными средствами, а организация затем возвращает ему деньги, реальная хозяйственная операция состоит именно в компенсации расходов.

Не будем создавать расходный кассовый ордер или банковский платеж задней датой как выдачу аванса. Деньги под отчет выдаются до совершения расходов. В рассматриваемой ситуации оформим фактическую последовательность: сотрудник купил ТМЦ, передал их организации, представил документы, организация утвердила расходы и возместила перерасход.

В 1С:Бухгалтерии такую операцию удобно оформлять документом Авансовый отчет. Несмотря на название документа, его можно использовать для отражения расходов сотрудника, произведенных за счет личных средств. В результате программа покажет не остаток ранее выданного аванса, а перерасход, который организация должна компенсировать сотруднику.

Определим основной вариант учета: сотрудник действует в интересах ООО

Рассмотрим наиболее удобную и распространенную схему. Сотрудник покупает ТМЦ для организации, действует по согласованию с руководителем, получает документы поставщика и передает приобретенные ценности в ООО. В этом случае сотрудник является подотчетным лицом в части хозяйственной операции, даже если деньги ему заранее не выдавались.

Расчеты с сотрудником обычно отражаем на счете 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами». После принятия ТМЦ к учету у организации появляется задолженность перед работником. После выплаты компенсации задолженность закрывается.

Рассмотрим типовую схему проводок для материалов:

Дт 10.01 Кт 71.01 — приняты к учету материалы, оплаченные сотрудником за собственные средства.

Дт 71.01 Кт 51 — организация перечислила сотруднику компенсацию на банковскую карту.

Если компенсацию выдаем наличными из кассы, используем проводку:

Дт 71.01 Кт 50.01 — сотруднику выданы наличные в возмещение расходов.

После выплаты сальдо по сотруднику на счете 71.01 должно закрыться. Это означает, что организация полностью возместила подтвержденную сумму расходов.

Разберем, какие документы необходимо собрать

Для правильного оформления одной банковской операции недостаточно. Сначала подготовим документы, подтверждающие покупку, ее деловую цель, поступление ТМЦ в организацию и размер компенсации сотруднику.

1. Заявление или служебная записка сотрудника. В документе работник указывает, какие ТМЦ он приобрел, когда произведена покупка, сколько средств он потратил, для каких целей приобретены ценности и какую сумму просит возместить.
2. Согласование или резолюция руководителя. Руководитель подтверждает, что покупка произведена в интересах ООО, ТМЦ необходимо принять к учету, а расходы следует возместить сотруднику.
3. Приказ о возмещении расходов. Оформим его, если такой порядок установлен в организации или если нужно отдельно зафиксировать решение руководителя о выплате компенсации.
4. Кассовый чек. Он подтверждает факт расчета с продавцом, дату покупки и сумму оплаты.
5. Товарный чек, накладная, УПД, акт, счет или другой документ поставщика. Эти документы помогут подтвердить перечень, количество и стоимость ТМЦ.
6. Подтверждение безналичной оплаты. Если сотрудник оплатил покупку картой, приложим электронный чек, кассовый чек, банковскую выписку, уведомление банка или иной документ, подтверждающий списание денег.
7. Документ о принятии ТМЦ. Подтвердим, что работник действительно передал приобретенные ценности организации: на склад, материально ответственному лицу, в подразделение или в эксплуатацию.
8. Авансовый отчет. Оформим его как внутренний учетный документ для отражения поступления ТМЦ и расчета перерасхода сотрудника.

Рассмотрим подробнее кассовый чек. Желательно, чтобы в нем были указаны наименования приобретенных товаров, их стоимость, количество, дата и реквизиты продавца. Если в чеке указана только общая сумма, дополнительно запросим накладную, товарный чек, счет, УПД или иной документ с расшифровкой номенклатуры.

Если сотрудник оплатил покупку на маркетплейсе, соберем электронный кассовый чек, заказ, сведения о продавце, накладную, документ о выдаче товара и другие документы, которые позволяют определить приобретенные ТМЦ. Не будем ограничиваться только банковским уведомлением о списании денег, поскольку оно обычно не раскрывает состав покупки.

Посмотрим, обязательно ли документы поставщика должны быть оформлены на ООО

В идеальном варианте попросим сотрудника получать документы поставщика на организацию. В документах желательно указывать наименование ООО, ИНН, КПП и другие реквизиты покупателя. Это особенно важно при крупных покупках, работе с поставщиками по договорам и приобретении оборудования, основных средств, товаров для перепродажи или ТМЦ с НДС.

Однако отсутствие реквизитов организации в розничном кассовом чеке не всегда означает, что расходы нельзя учесть. Если сотрудник приобрел ТМЦ по поручению организации, передал их в ООО, представил документы и расходы утверждены руководителем, покупку можно подтвердить совокупностью документов.

Рассмотрим, как усилим доказательную базу, если чек выдан на физическое лицо или в нем не указано ООО:

1. Оформим заявление сотрудника с подробным описанием приобретенных ТМЦ.
2. Получим распоряжение или резолюцию руководителя о согласии с покупкой.
3. Оприходуем ТМЦ на склад или передадим их в подразделение.
4. Оформим авансовый отчет.
5. Приложим кассовый чек, товарный чек, накладную, электронный заказ и подтверждение оплаты.
6. При необходимости составим внутренний акт приема ТМЦ от сотрудника.

Если поставщик оформил накладную, счет-фактуру или УПД именно на имя сотрудника, а не на ООО, сначала попробуем попросить поставщика исправить документы. Это особенно важно, если организация планирует принять НДС к вычету или приобрести имущество с высокой стоимостью.

Для обычной розничной покупки кассовый чек без реквизитов ООО может быть принят при наличии дополнительных документов. Но для регулярных и крупных закупок организуем работу так, чтобы документы сразу оформлялись на организацию.

Разберем, когда потребуется доверенность сотруднику

Если работник покупает ТМЦ у поставщика от имени ООО, оформим доверенность. Она подтверждает, что сотрудник действует как представитель организации и вправе получать товары, подписывать документы, принимать ценности и представлять интересы ООО при покупке.

Доверенность особенно полезна в следующих случаях:

1. Сотрудник получает ТМЦ по накладной или УПД.
2. Поставщик требует подтверждения полномочий представителя.
3. Сотрудник приобретает товары по безналичному счету или договору.
4. Организация регулярно направляет работников за покупками.
5. Покупаются материалы, оборудование, запчасти или товары на существенную сумму.

Для мелких покупок в розничном магазине доверенность может не потребоваться. Но даже в таких случаях закрепим во внутреннем документе право определенных сотрудников приобретать ТМЦ за счет личных средств с последующим возмещением.

Например, предусмотрим такой порядок в учетной политике, положении о подотчетных лицах, регламенте закупок или приказе руководителя. Тогда будет проще подтвердить, что сотрудник не самовольно совершил личную покупку, а действовал в интересах организации.

Как оформить поступление ТМЦ в 1С:Бухгалтерии через авансовый отчет

Рассмотрим основной вариант отражения операции в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0. Для учета расходов сотрудника используем документ Авансовый отчет.

Перед вводом документа проверим, что в программе заполнены справочники Номенклатура, Склады, Сотрудники, Контрагенты и счета учета. Если ТМЦ поступают впервые, создадим карточку номенклатуры и определим, к какому виду запасов относится покупка.

Разберем действия по шагам.

1. Перейдем в раздел Банк и касса.
2. Откроем журнал Авансовые отчеты.
3. Создадим новый документ Авансовый отчет.
4. Укажем организацию и сотрудника, который оплатил покупку.
5. Укажем дату документа. Обычно используем дату представления отчета или дату принятия ТМЦ к учету в соответствии с внутренним порядком организации.
6. Не отражаем фиктивный ранее выданный аванс, если сотрудник действительно не получал денег до покупки.
7. Перейдем на вкладку «Товары».
8. Добавим каждую позицию ТМЦ отдельной строкой либо сгруппируем позиции, если это допускает учетная политика и документы поставщика позволяют подтвердить состав покупки.
9. Укажем номенклатуру, количество, цену, сумму, счет учета, склад, поставщика и реквизиты документа поставщика.
10. Проверим ставку НДС и порядок учета НДС в соответствии с налоговым статусом ООО.
11. Укажем, принимаются ли расходы для целей УСН, если в документе используется соответствующий реквизит.
12. Проведем документ.
13. Откроем движения документа и проверим сформированные проводки.

Если сотрудник приобрел материалы, программа обычно сформирует проводку:

Дт 10.01 Кт 71.01

Такая запись означает, что материалы приняты к учету, а организация признала задолженность перед сотрудником.

Если сотрудник приобрел товары для дальнейшей продажи, обычно используется проводка:

Дт 41.01 Кт 71.01

Если приобретен малоценный инвентарь, в зависимости от настроек учета и характера имущества могут использоваться счета 10.21.1 и 10.21.2. Если сотрудник купил оборудование, которое организация будет учитывать как основное средство, сначала может использоваться счет 08.04.

В таком случае проводка может выглядеть так:

Дт 08.04 Кт 71.01

После этого отдельно введем документ Принятие к учету ОС, если объект соответствует критериям основного средства.

Как определить правильный счет учета ТМЦ

Не будем выбирать счет учета только исходя из стоимости покупки. Сначала определим экономическое назначение ТМЦ, срок использования, особенности учетной политики и планируемый способ использования имущества.

Рассмотрим основные варианты.

1. Материалы. Бумага, упаковка, хозяйственные средства, сырье, комплектующие, запасные части, расходные материалы и канцтовары обычно учитываются на счете 10.01.
2. Товары для перепродажи. Ценности, которые организация покупает для последующей реализации покупателям, обычно отражаем на счете 41.01.
3. Малоценный инвентарь. Инструменты, хозяйственный инвентарь, недорогие предметы длительного использования и аналогичные активы могут учитываться через счета 10.21.1 и 10.21.2.
4. Оборудование и основные средства. Если имущество предполагается использовать длительное время в деятельности ООО и оно соответствует критериям основного средства, сначала отражаем его на счете 08.04.
5. Топливо. При приобретении ГСМ проверим, используется ли транспорт в деятельности организации, имеются ли путевые листы, нормы расхода и подтверждение служебных поездок.

Не будем списывать дорогостоящее оборудование сразу на расходы как канцтовары или материалы. Сначала проанализируем, является ли оно основным средством, малоценным предметом или материалом по правилам учетной политики ООО.

Как выплатить сотруднику компенсацию через расчетный счет

После проведения авансового отчета и утверждения расходов возместим сотруднику перерасход. Если перечисляем деньги на банковскую карту сотрудника, используем документ Списание с расчетного счета.

Разберем порядок действий.

1. Перейдем в раздел Банк и касса.
2. Создадим документ Списание с расчетного счета.
3. Выберем вид операции Перечисление подотчетному лицу.
4. Укажем сотрудника, которому возмещаем расходы.
5. Укажем сумму компенсации, соответствующую утвержденному перерасходу.
6. Проверим счет расчетов 71.01.
7. В назначении платежа укажем, что перевод является возмещением расходов по авансовому отчету, заявлению или приказу.
8. Проведем документ.
9. Проверим движение по счету 71.01.

После проведения обычно формируется проводка:

Дт 71.01 Кт 51

Если компенсацию выдаем наличными из кассы, используем документ Выдача наличных с видом операции Выдача подотчетному лицу. При этом обычно формируется проводка:

Дт 71.01 Кт 50.01

Не будем использовать документ выплаты зарплаты и не будем проводить компенсацию через счет 70. Возмещение расходов не является оплатой труда, поэтому его необходимо отделить от расчетов по заработной плате.

Посмотрим на пример покупки материалов сотрудником

Рассмотрим пример. Сотрудник купил для офиса бумагу, папки, картриджи и хозяйственные товары на сумму 18 500 рублей. Деньги заранее не выдавались. Покупка согласована с руководителем, сотрудник передал товары в организацию и представил кассовый чек, товарную накладную и заявление на компенсацию.

Сначала оформим поступление материалов через документ Авансовый отчет. На вкладке «Товары» укажем номенклатуру, количество, сумму 18 500 рублей, склад и счет учета 10.01.

После проведения программа сформирует запись:

Дт 10.01 Кт 71.01 — 18 500 рублей

Затем создадим документ Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу. После проведения сформируется запись:

Дт 71.01 Кт 51 — 18 500 рублей

После этого сформируем Карточку счета по счету 71.01. Если компенсация перечислена полностью, задолженность организации перед сотрудником должна закрыться.

Посмотрим на пример покупки товара для перепродажи

Рассмотрим второй пример. Сотрудник приобрел товар для дальнейшей реализации покупателям на сумму 75 000 рублей. Товар передан на склад ООО, документы поставщика подтверждают номенклатуру, количество и стоимость покупки.

В документе Авансовый отчет укажем счет учета 41.01. После проведения программа может сформировать проводку:

Дт 41.01 Кт 71.01 — 75 000 рублей

После выплаты компенсации сотруднику будет отражена проводка:

Дт 71.01 Кт 51 — 75 000 рублей

При УСН не будем считать, что стоимость товара автоматически уменьшит налоговую базу сразу после компенсации. Для товаров, приобретенных для перепродажи, дополнительно проверим факт реализации. Расходы по покупной стоимости товара обычно учитываются после выполнения условий оплаты и реализации.

Поэтому после отражения покупки проверим документы Реализация товаров и услуг, отчет по счету 41.01 и отчет Книга доходов и расходов УСН.

Разберем особенности учета расходов при УСН «доходы минус расходы»

Для УСН недостаточно провести документ в бухгалтерском учете. Чтобы уменьшить налоговую базу, необходимо выполнить условия признания расходов. Сначала проверим, включается ли конкретный вид затрат в перечень расходов при УСН, подтверждены ли затраты документами, связаны ли они с деятельностью ООО и фактически оплачены ли организацией.

Рассмотрим общий алгоритм проверки расходов при УСН.

1. Определим вид приобретенных ТМЦ: материалы, товары, инвентарь, основное средство, сырье, упаковка, запасные части или другой актив.
2. Проверим, предусмотрен ли такой расход правилами применения УСН.
3. Подтвердим, что ТМЦ действительно поступили в организацию.
4. Подтвердим связь покупки с деятельностью ООО.
5. Проверим документы поставщика и документы сотрудника.
6. Проверим дату компенсации сотруднику.
7. Проверим дополнительные условия признания расходов для товаров и основных средств.
8. Сформируем отчет Книга доходов и расходов УСН.

Для материалов, канцтоваров, хозяйственных товаров, упаковки, сырья и аналогичных ценностей важны два ключевых условия: ТМЦ должны быть приняты к учету, а задолженность перед сотрудником должна быть погашена. Если работник купил материалы за свои деньги, организация обычно учитывает расходы при УСН в том отчетном периоде, когда возмещает сотруднику подтвержденные затраты.

Это означает, что факт оплаты работником продавцу сам по себе не всегда дает ООО основание сразу включить сумму в КУДиР. Организация должна погасить собственную задолженность перед сотрудником. Поэтому после оформления авансового отчета не будем забывать о документе Списание с расчетного счета или Выдача наличных.

Для товаров, приобретенных для перепродажи, дополнительно проверим реализацию. Даже если организация приняла товар на склад и возместила сотруднику расходы, покупная стоимость товара обычно учитывается при УСН после его продажи покупателю.

Для основных средств действует отдельный порядок признания расходов. Сначала оплатим объект, введем его в эксплуатацию, определим порядок учета и только затем отразим стоимость в расходах по правилам УСН. Не будем списывать стоимость оборудования единовременно как стоимость обычных материалов без анализа его назначения и срока использования.

Как проверить отражение расходов в КУДиР

После проведения авансового отчета и выплаты компенсации сформируем отчет Книга доходов и расходов УСН. Проверим дату записи, сумму, содержание операции и основание признания расходов.

Если сумма не попала в КУДиР, не будем сразу создавать ручную запись. Сначала выясним причину. Чаще всего расход не отражается из-за одной из следующих ситуаций:

1. Сотруднику еще не возмещены расходы.
2. В документе неправильно указан признак принятия расходов для целей УСН.
3. ТМЦ отражены на неподходящем счете учета.
4. Для товара не оформлена реализация покупателю.
5. Для основного средства не выполнен ввод в эксплуатацию.
6. В документах отсутствуют обязательные реквизиты или не подтверждено поступление ТМЦ.
7. Покупка не связана с деятельностью организации.
8. Расход не входит в перечень, учитываемый при УСН.

Сначала исправим первичные документы, счета учета, даты оплаты или последовательность операций. Только после этого повторно сформируем КУДиР и проверим результат.

Разберем НДС при покупке ТМЦ сотрудником

При отражении НДС сначала определим налоговый статус организации. Организации на УСН могут иметь разные режимы работы с НДС, поэтому не будем автоматически принимать входной НДС к вычету или автоматически включать его в стоимость ТМЦ.

Если ООО не принимает НДС к вычету, сумму НДС обычно включим в стоимость приобретенных материалов, товаров или других ТМЦ. В документе Авансовый отчет проверим, как настроен учет НДС и какая стоимость отражается на счете учета запасов.

Если организация является плательщиком НДС и планирует заявить налоговый вычет, особенно внимательно проверим документы поставщика. Для вычета обычно нужен корректно оформленный счет-фактура или УПД. Одного кассового чека с выделенной суммой НДС для обычной покупки ТМЦ может быть недостаточно.

Если организация планирует заявлять вычет НДС, заранее организуем закупки так, чтобы счет-фактура или УПД оформлялись на ООО, а не на сотрудника.

Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы

Рассмотрим налоговые последствия компенсации. Если организация возмещает сотруднику фактически понесенные и документально подтвержденные расходы на покупку ТМЦ для нужд ООО, такая выплата по своей сути не является оплатой труда.

Поэтому не будем включать компенсацию в расчет зарплаты, не будем отражать ее как премию, материальную помощь или стимулирующую выплату. В платежном поручении укажем понятное назначение, например: «Возмещение расходов на приобретение ТМЦ для нужд организации по авансовому отчету № ...».

Однако для безопасного применения этого подхода необходимо подтвердить, что сотрудник не получил личную выгоду. Для этого оформим заявление, документы поставщика, авансовый отчет, приемку ТМЦ и решение руководителя о возмещении.

Если организация выплачивает сотруднику деньги без подтверждающих документов, не принимает ТМЦ к учету или не может объяснить служебную цель покупки, налоговые органы могут поставить под сомнение характер выплаты. Поэтому не будем компенсировать расходы только по устной договоренности.

Что делать, если документы поставщика оформлены только на сотрудника

Рассмотрим сложную ситуацию. Сотрудник купил ТМЦ от своего имени, в накладной или УПД указан работник, а не ООО. В таком случае сначала попробуем получить исправленные документы от поставщика.

Если поставщик может оформить накладную, УПД или другой документ на организацию, попросим внести реквизиты ООО. После этого отразим операцию в обычном порядке через Авансовый отчет и счет 71.01.

Если изменить документы нельзя, не будем автоматически отказываться от учета расходов. Сначала соберем совокупность доказательств того, что сотрудник действовал в интересах организации: заявление, согласование руководителя, документы об оплате, акт приема ТМЦ, авансовый отчет и документы о фактическом использовании ценностей.

Если документы подтверждают, что сотрудник фактически купил имущество для себя, а затем продает его ООО, необходимо оформить отдельную сделку между работником и организацией. В таком случае можно использовать договор купли-продажи, закупочный акт или иной документ передачи имущества от физического лица организации.

Для расчетов по такой отдельной сделке может использоваться счет 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Например, возможны проводки:

Дт 10.01 Кт 76.09 — организация приобрела материалы у физического лица.

Дт 76.09 Кт 51 — организация перечислила оплату сотруднику.

Этот вариант используем осторожно. Он не должен становиться обычной схемой регулярных закупок, поскольку усложняет документооборот, может вызывать вопросы о природе выплаты и требует отдельной оценки налоговых последствий.

Как оформить принятие ТМЦ от сотрудника

Не ограничимся только авансовым отчетом. Важно подтвердить, что ТМЦ действительно поступили в ООО. Рассмотрим несколько способов оформления.

1. Примем товары или материалы на склад через документ поступления и укажем ответственное лицо.
2. Составим внутренний акт приема ТМЦ от сотрудника.
3. Передадим материалы материально ответственному лицу под подпись.
4. Оформим требование-накладную, если материалы сразу передаются в подразделение или производство.
5. Оформим передачу в эксплуатацию, если приобретен инвентарь или малоценный предмет.

Внутренний акт приема ТМЦ особенно полезен, когда документы поставщика оформлены не на ООО или в кассовом чеке отсутствует подробная расшифровка покупки. В акте укажем дату, наименование ТМЦ, количество, стоимость, место хранения, сотрудника, передавшего ценности, и лицо, принявшее ТМЦ от имени организации.

Организация должна иметь возможность показать не только документы об оплате, но и факт поступления имущества, его хранение, использование, реализацию или списание.

Разберем типичные ошибки в 1С и способы их исправления

Рассмотрим распространенные ошибки, которые возникают при компенсации расходов сотруднику.

1. Компенсацию отражают через счет 70. Исправим операцию и используем счет 71.01, если работник действовал как подотчетное лицо.
2. Сотруднику перечисляют деньги без авансового отчета или заявления. Сначала оформим документы, затем проведем выплату.
3. Поступление ТМЦ отражают через счет 60. Если поставщику деньги не должна организация, а расходы оплатил сотрудник, используем расчеты с работником по счету 71.01.
4. Выплату проводят как обычный прочий расход. В результате задолженность перед сотрудником не закрывается и искажаются расчеты по счетам.
5. В 1С не указан склад. Проверим, куда поступили ТМЦ, особенно если организация ведет складской учет.
6. Для материалов выбран счет 41.01. Разделим материалы и товары для перепродажи.
7. Для товара не оформлена реализация. Проверим, почему стоимость товара не попала в КУДиР.
8. Сотруднику компенсировали больше, чем подтверждено документами. Возместим только фактически подтвержденную сумму либо отдельно оформим иной характер выплаты.
9. Покупка не утверждена руководителем. Получим письменное подтверждение, что ТМЦ приобретены в интересах ООО.
10. В КУДиР нет расходов. Проверим оплату сотруднику, принятие ТМЦ к учету, настройку налогового учета и дополнительные условия признания расходов.

Как проверить расчеты после выплаты компенсации

После проведения документов сформируем стандартные отчеты 1С и убедимся, что учет завершен правильно.

1. Сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету для счета 71.01.
2. Проверим Карточку счета по сотруднику.
3. Убедимся, что после выплаты компенсации задолженность организации перед сотрудником закрылась.
4. Проверим остатки по счету учета ТМЦ: 10.01, 41.01, 10.21.1, 08.04 или другому счету.
5. Сформируем отчет по остаткам товаров и материалов на складе.
6. Проверим отчет Книга доходов и расходов УСН.
7. Убедимся, что компенсация не попала в документы начисления заработной платы.

Если на счете 71.01 осталось кредитовое сальдо, значит организация еще должна сотруднику деньги либо выплата проведена неверно. Если образовалось дебетовое сальдо, возможно, сотруднику ошибочно перечислили сумму больше подтвержденного перерасхода или использовали неправильный вид операции банковского документа.

Как закрепить порядок компенсации во внутренних документах ООО

Чтобы не оформлять каждую ситуацию с нуля, закрепим порядок покупок сотрудниками за собственные средства во внутреннем регламенте. Это можно сделать в учетной политике, положении о подотчетных лицах, положении о закупках или отдельном приказе руководителя.

В документе предусмотрим:

1. Какие сотрудники вправе приобретать ТМЦ для нужд ООО.
2. Какие расходы можно совершать без предварительного согласования.
3. Какой лимит расходов допускается без отдельного приказа.
4. Какие документы сотрудник обязан представить бухгалтерии.
5. В какие сроки сотрудник должен передать ТМЦ и отчет о расходах.
6. В какие сроки организация возмещает перерасход.
7. Как оформляется приемка ТМЦ на склад или в подразделение.
8. Когда сотруднику нужно получить доверенность от ООО.

Такой порядок позволит заранее разграничить личные и служебные покупки, сократить количество ошибок в первичных документах и снизить риск споров по возмещению расходов.

Итоговый алгоритм оформления компенсации

Соберем решение в единую последовательность действий.

1. Согласуем покупку ТМЦ с руководителем или подтвердим ее служебную необходимость после совершения покупки.
2. Получим от сотрудника заявление на возмещение расходов.
3. Соберем кассовые чеки, накладные, УПД, товарные чеки, банковские подтверждения и другие документы поставщика.
4. Примем ТМЦ в организацию и подтвердим их поступление на склад, в подразделение или в эксплуатацию.
5. Оформим документ Авансовый отчет в 1С:Бухгалтерии.
6. Отразим поступление ТМЦ проводкой вида Дт 10, 41, 08 или другого счета учета ТМЦ Кт 71.01.
7. Утвердим перерасход сотрудника.
8. Создадим документ Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу.
9. Отразим выплату проводкой Дт 71.01 Кт 51.
10. Проверим закрытие задолженности по счету 71.01.
11. Сформируем КУДиР и проверим, выполнены ли условия признания расходов при УСН.

Для большинства случаев оптимальным решением будет оформление авансового отчета с перерасходом, принятие ТМЦ к учету через счет 71.01 и последующее перечисление работнику документально подтвержденной компенсации.

Информация носит справочный характер