Рассмотрим ситуацию, когда ИП применяет АУСН, выплачивает заработную плату сотрудникам через уполномоченный банк и передает в банк реестры выплат. После отправки реестр получает статус «Принят», однако НДФЛ налогового агента не отражается к уплате либо не списывается с ЕНС. Позднее выясняется, что в сведениях сотрудника допущена ошибка: например, неверно указаны серия или номер паспорта, код вида документа, дата рождения, фамилия, имя, отчество, ИНН или СНИЛС.
В такой ситуации нельзя ограничиваться только исправлением карточки сотрудника в 1С или только обращением в банк. Необходимо последовательно скорректировать исходные сведения в учетной системе, обратиться в уполномоченный банк для замены либо повторной передачи актуальной версии реестра и направить уточненные сведения через личный кабинет налогоплательщика АУСН.
Разберем по шагам, почему возникает такая проблема, какие действия выполнить в банке и личном кабинете АУСН, как не задвоить выплату сотруднику и НДФЛ, а также какие данные проверить в 1С.
Сначала разграничим понятия «реестр принят» и «налоговая обязанность исполнена». Статус принятого реестра обычно подтверждает, что банк передал сведения в информационную систему и что они прошли первоначальный технический контроль. Однако этот статус не всегда означает, что сведения успешно сопоставлены с конкретным физическим лицом, сумма НДФЛ полностью обработана, обязанность отражена на ЕНС и положительное сальдо ЕНС зачтено в счет налога.
При АУСН работодатели сохраняют обязанности налоговых агентов по НДФЛ. Особенность режима состоит в том, что уполномоченный банк по поручению работодателя рассчитывает НДФЛ на основании информации о выплате сотруднику. Банк получает сведения о доходе, виде дохода, налоговых вычетах и данных физического лица, после чего передает сведения в ФНС.
Для расчета НДФЛ и передачи сведений сотрудник должен быть корректно идентифицирован. В информационном обмене используются персональные данные, которые позволяют сопоставить доход с конкретным физическим лицом. К таким данным относятся ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, включая код документа, серию и номер.
Поэтому ошибка в паспортных данных может быть не единственной, но вполне вероятной причиной сбоя. Если паспорт указан неверно, система может не сопоставить работника с имеющимися сведениями либо сформировать техническую ошибку при дальнейшей обработке реестра.
Рассмотрим подробнее, какие ситуации встречаются на практике.
В реестре указана неправильная серия или номер паспорта сотрудника.
В карточке сотрудника указан старый паспорт после его замены.
В банк переданы данные с ошибкой в фамилии, имени или отчестве.
В одной системе указана прежняя фамилия сотрудника, а в другой — новая.
ИНН сотрудника не указан, указан с ошибкой либо не совпадает с данными ФИО и даты рождения.
СНИЛС введен с ошибкой либо относится к другому физическому лицу.
Дата рождения сотрудника в банке отличается от даты рождения в 1С или в сведениях ФНС.
Банк принял реестр, но позднее получил сообщение об ошибке при обработке сведений по конкретному работнику.
Реестр содержит корректные данные, но на ЕНС отсутствует положительное сальдо для зачета НДФЛ.
Обязанность по НДФЛ еще не наступила, поэтому списание с ЕНС ожидать преждевременно.
Не делаем вывод о причине только по одному признаку. Если ошибка найдена в паспорте, одновременно проверим ИНН, СНИЛС, ФИО, дату рождения, дату выплаты, сумму дохода, сумму удержанного НДФЛ и состояние ЕНС.
Уполномоченный банк действительно является ключевым участником процесса. Именно банк получил исходный реестр, использовал сведения для расчета НДФЛ и передал информацию в ФНС. Поэтому без обращения в банк исправить ошибку в уже отправленном банковском реестре обычно невозможно.
Однако утверждение, что исправление возможно только через банк, является неполным. Федеральный закон об АУСН устанавливает обязанность налогового агента при обнаружении ошибки в сведениях, представленных в налоговый орган, направить через личный кабинет налогоплательщика уточненные сведения в отношении физического лица.
Следовательно, в рассматриваемой ситуации используем два взаимосвязанных направления работы.
Исправляем источник ошибочных сведений в уполномоченном банке. Банк должен сформировать актуальные сведения по реестру, передать исправленную информацию в ФНС и исключить риск двойного учета первоначальной выплаты.
Направляем уточненные сведения через личный кабинет налогоплательщика АУСН. Это необходимо для исправления информации о конкретном физическом лице, доходе и НДФЛ, уже поступившей в налоговый орган.
Работа только с банком может не исправить сведения, уже отраженные в ФНС, а работа только через личный кабинет не заменяет корректировку исходного банковского реестра. Поэтому рассмотрим решение как единый процесс, а не как выбор одного из двух способов.
На АУСН важно не смешивать два вида корректировок. Первый вид связан с доходами и расходами предпринимателя: поступлениями на расчетный счет, расходами, возвратами, комиссиями банка, эквайрингом и другими операциями, влияющими на расчет налога по АУСН.
Второй вид связан с обязанностями налогового агента по НДФЛ: выплатами сотрудникам, идентификационными данными работников, суммами дохода, вычетами, исчисленным, удержанным и перечисленным НДФЛ.
Для банковских операций по расчету налога АУСН уполномоченный банк должен предоставить возможность подтверждать и корректировать сведения. При обнаружении ошибок по операциям за прошлые периоды банк передает исправленную информацию в ФНС.
Однако ошибка в реестре выплат сотрудникам относится не просто к банковской операции. Это ошибка в сведениях по НДФЛ физического лица. Поэтому помимо действий в банке необходимо использовать механизм уточненных сведений через личный кабинет налогоплательщика АУСН.
Рассмотрим принципиальное различие на примере.
Если банк ошибочно отнес комиссию за эквайринг к расходам или не отразил возврат покупателю, корректируем данные по банковской операции. Если же в реестре заработной платы неправильно указан паспорт сотрудника, исправляем сведения по выплате физическому лицу и НДФЛ.
Не используем корректировку доходов и расходов АУСН вместо исправления сведений о работнике. Это разные процессы, разные основания для корректировки и разные последствия для налогового учета.
Проанализируем ситуацию последовательно. Наша задача состоит не только в том, чтобы заменить неправильный паспорт в карточке сотрудника. Нам необходимо привести в соответствие данные во всех системах, исправить уже переданный реестр, передать уточненные сведения в ФНС и убедиться, что по одной выплате не возникло двух сумм дохода и НДФЛ.
Зафиксируем сведения об ошибочном реестре. Сохраним номер реестра, дату создания, дату выплаты, сумму выплаты, сумму удержанного НДФЛ, ФИО сотрудника и статус обработки.
Сверим персональные данные сотрудника с оригиналом документа. Проверим ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, гражданство, реквизиты паспорта, дату выдачи и сведения о смене паспорта либо фамилии.
Исправим данные в учетной системе. Если зарплата ведется в 1С, внесем корректные сведения в карточку физического лица и карточку сотрудника.
Исправим данные в личном кабинете уполномоченного банка. Проверим, что банк использует именно актуальные сведения работника, а не данные, сохраненные в старом шаблоне реестра.
Направим обращение в банк с просьбой заменить, скорректировать либо повторно передать актуальную версию ошибочного реестра.
Попросим банк подтвердить, что первоначальный реестр не будет учтен как отдельная самостоятельная выплата.
Направим уточненные сведения по сотруднику через личный кабинет налогоплательщика АУСН.
Проверим сведения о доходах сотрудника, удержанном НДФЛ и статус обработки в личном кабинете АУСН.
Проверим состояние ЕНС и наличие положительного сальдо для исполнения обязанности по НДФЛ.
Сохраним подтверждения банка, квитанцию по уточненным сведениям и документы, подтверждающие выплату сотруднику.
Этот порядок позволяет исправить как техническую сторону передачи реестра, так и налоговую информацию, уже поступившую в ФНС.
Рассмотрим подробнее, какие сведения понадобятся для обращения в техническую поддержку банка или через личный кабинет уполномоченного банка. Чем точнее будет обращение, тем выше вероятность, что специалист банка выполнит именно корректировку исходного реестра, а не создаст новую выплату.
ИНН ИП или организации, применяющей АУСН.
Наименование организации либо фамилию, имя и отчество предпринимателя.
Номер ошибочного реестра выплат.
Дату создания и отправки реестра.
Дату фактической выплаты работнику.
Сумму дохода сотрудника до удержания НДФЛ.
Сумму НДФЛ, указанную в реестре.
ФИО сотрудника, по которому выявлена ошибка.
Описание ошибочного реквизита.
Корректные сведения, которые необходимо использовать при формировании актуального реестра.
Просьбу заменить, актуализировать, скорректировать либо переотправить сведения по уже существующему реестру.
Просьбу подтвердить, что первоначальные ошибочные данные не будут учтены повторно.
В обращении не будем писать только фразу «исправьте паспорт». Лучше сформулируем задачу точнее: ошибка относится к конкретному принятому реестру, по которому необходимо передать актуальные сведения в ФНС без создания второй выплаты и без двойного начисления НДФЛ.
Не передавайте полные паспортные данные сотрудника через незащищенный канал связи. Используем защищенный чат банка, личный кабинет, специальную форму обращения или другой предусмотренный банком канал передачи персональных данных.
Рассмотрим пример содержания обращения. Его не нужно отправлять дословно, но важно передать банку смысл задачи.
Укажем, что по реестру выплат за конкретную дату обнаружена ошибка в реквизитах документа, удостоверяющего личность сотрудника. Сообщим, что реестр уже принят ФНС, однако НДФЛ по сотруднику не отражается корректно на ЕНС. Попросим сформировать актуальную версию сведений по исходному реестру, направить исправленные данные в ФНС и подтвердить, что ошибочная версия не будет учтена как отдельная выплата.
Также попросим банк сообщить, требуется ли в его сервисе отдельное действие: отмена реестра, создание корректирующего реестра, изменение статуса, повторная отправка сведений либо создание новой версии ранее отправленного расчета.
Разные банки используют разные интерфейсы и внутренние регламенты. В одном банке может быть кнопка «Аннулировать реестр», в другом — «Исправить», «Создать корректировку», «Отправить повторно» или «Обратиться в поддержку». Поэтому не привязываемся к названию действия. Контролируем итог: банк должен передать в ФНС актуальные данные по той же выплате.
Не создаем новый самостоятельный реестр на ту же сумму без подтверждения банка. Если просто сформировать второй реестр с такой же датой и суммой выплаты, система может воспринять его как новую зарплату сотрудника. Тогда появится риск двойного отражения дохода, двойного НДФЛ и последующей необходимости исправлять уже две записи.
Для понимания причины проблемы рассмотрим техническую логику информационного обмена между банком и системой АУСН. Уполномоченный банк передает в ФНС сведения по расчету НДФЛ сотрудников. В составе таких сведений указываются данные налогового агента, дата фактической выплаты, сведения о работнике, виды доходов, суммы выплат, вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ.
В опубликованном протоколе информационного обмена АУСН предусмотрено, что при изменении информации банк должен повторно передать сведения по расчету НДФЛ. Для расчетов используются идентификаторы и признаки актуальности версии сведений. Это означает, что корректировка должна быть выполнена на стороне банка как изменение уже переданной информации, а не как произвольная вторая выплата.
В технической документации ФНС для банков применяется механизм передачи сведений по НДФЛ через процедуру 8.1. В описании обмена используются технические объекты PostEmployeeInfoRequest, EmployeeInfos, BankOperationId, PaymentDate, EmployeeInn, Snils, DocumentTypeCode, DocumentNumber, PaymentAmount, CalculatedTaxAmount, WithholdTaxAmount и PaidTaxAmount.
Эти технические объекты предназначены для интеграции банков с системой АУСН. Пользователю 1С или личного кабинета банка не нужно самостоятельно вызывать такие методы. Однако понимание состава сведений помогает правильно поставить задачу технической поддержке банка.
Например, если проблема связана с паспортом, попросим банк проверить не только поле с номером документа, но и код документа, дату рождения, ИНН, СНИЛС и ФИО. Ошибка может находиться в одном поле, а отказ либо невозможность идентификации может возникать из-за несоответствия нескольких реквизитов.
После обращения в банк переходим к действиям в личном кабинете налогоплательщика АУСН. Законодательство предусматривает, что при обнаружении ошибок в ранее представленной информации налоговый агент направляет уточненные сведения по физическому лицу через личный кабинет.
Рассмотрим правильную логику заполнения. Мы не создаем новую выплату, если фактическая выплата уже произошла. Мы исправляем сведения, относящиеся к исходной выплате.
Выберем период, в котором произведена выплата сотруднику.
Найдем сведения по сотруднику и соответствующей выплате.
Выберем действие по уточнению, исправлению либо корректировке сведений, доступное в интерфейсе личного кабинета.
Укажем корректные персональные данные сотрудника.
Сверим дату выплаты с банковским реестром и платежным документом.
Сверим вид дохода с исходными сведениями.
Сверим сумму дохода до удержания НДФЛ.
Сверим примененные вычеты, если они были заявлены сотрудником.
Сверим сумму исчисленного и удержанного НДФЛ.
Отправим уточненные сведения и сохраним подтверждение отправки.
Если ошибка касается только паспортных данных, суммы дохода и НДФЛ обычно не изменяются. В таком случае в уточненных сведениях отражаем исходную дату выплаты, исходный доход и исходную сумму налога, но указываем правильные идентификационные данные сотрудника.
Если одновременно с паспортом обнаружена ошибка в сумме дохода, вычетах, ставке налога или виде выплаты, исправляем все связанные показатели. Не оставляем в уточненных сведениях старую неверную сумму только потому, что первоначально ошибку заметили в паспорте.
Уточненные сведения можно направить не более чем за три календарных года, предшествующих году их направления. Поэтому не откладываем исправление. Чем раньше будет скорректирована информация, тем меньше риск расхождений по ЕНС, данным о доходах сотрудника и последующим проверкам.
Посмотрим на практический пример. ИП на АУСН выплачивает сотруднику заработную плату за май. Начисленный доход составляет 60 000 рублей. НДФЛ по ставке 13 процентов составляет 7 800 рублей. В день выплаты банк получает реестр и передает сведения в ФНС.
Позднее ИП обнаруживает, что в реестре указана неправильная серия паспорта сотрудника. При этом ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, сумма дохода и сумма НДФЛ указаны корректно. Реестр имеет статус «Принят», но по НДФЛ нет ожидаемого отражения на ЕНС.
В такой ситуации разберем правильные действия.
Исправим серию паспорта в карточке сотрудника в учетной программе.
Исправим паспортные данные в личном кабинете банка, если банк хранит карточку сотрудника отдельно.
Направим в банк запрос на корректировку исходного реестра за май.
Укажем, что выплата уже произведена, доход составляет 60 000 рублей, НДФЛ составляет 7 800 рублей, а изменению подлежит только серия паспорта.
Попросим банк передать актуальную версию сведений в ФНС без создания новой выплаты.
Направим уточненные сведения в личном кабинете АУСН по этому сотруднику.
Проверим, что в личном кабинете отражается одна выплата 60 000 рублей и одна сумма НДФЛ 7 800 рублей.
Проверим положительное сальдо ЕНС и дату исполнения обязанности по НДФЛ.
В этом примере не нужно повторно перечислять заработную плату сотруднику. Не нужно повторно удерживать НДФЛ из уже выплаченного дохода. Не нужно создавать второй реестр на 60 000 рублей без отмены либо замены первого.
Проанализируем более сложную ситуацию. В реестре указана старая фамилия сотрудницы до вступления в брак, а паспортные данные относятся уже к новому паспорту. Одновременно ИНН отсутствует, а в 1С и банке указаны разные даты рождения.
В таком случае простая замена номера паспорта не решит проблему. Необходимо синхронно исправить все идентификационные реквизиты.
Проверим кадровые документы, подтверждающие изменение фамилии.
Проверим новый паспорт сотрудницы.
Проверим ИНН сотрудницы по официальным сведениям.
Проверим СНИЛС и дату рождения.
Исправим данные в карточке физического лица в 1С.
Исправим данные в карточке сотрудника, если она ведется отдельно.
Исправим данные в личном кабинете банка.
Обратимся в банк для корректировки ранее переданного реестра.
Направим уточненные сведения через личный кабинет АУСН.
Проверим, что новая запись не задваивает доход по первоначальной выплате.
При изменении фамилии всегда проверяем весь набор идентификационных данных. Нельзя считать, что замена только фамилии автоматически устранит расхождение в паспорте, ИНН, СНИЛС и дате рождения.
Теперь рассмотрим роль 1С. В типовых конфигурациях 1С данные работника часто хранятся в нескольких объектах. Обычно используются карточка физического лица и карточка сотрудника. В зависимости от конфигурации и настроек часть сведений может использоваться в кадровом учете, часть — в зарплатном учете, а часть — при обмене с банком.
В 1С важно проверить не только паспорт сотрудника. Рассмотрим перечень данных, которые следует сопоставить.
Фамилию, имя и отчество физического лица.
Дату рождения.
ИНН физического лица.
СНИЛС.
Гражданство.
Вид документа, удостоверяющего личность.
Серию и номер паспорта.
Дату выдачи паспорта.
Код подразделения, если он используется в конфигурации и обмене.
Историю изменения фамилии и паспортных данных.
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом проверим карточки ФизическиеЛица и Сотрудники, а также документы начисления и выплаты заработной платы. При работе в 1С:Бухгалтерия предприятия проверим карточку сотрудника, карточку физического лица, кадровые данные и документы выплаты.
Если используется документ НачислениеЗарплатыИВзносов, сверим суммы начислений и НДФЛ. Если формируется документ ВедомостьВБанк, проверим, является ли он источником данных для выгрузки в банк. Если обмен выполняется через внешний сервис банка, выясним, передаются ли персональные данные из 1С или они ведутся только в личном кабинете банка.
В некоторых схемах 1С передает в банк только сумму к выплате и ФИО сотрудника, а паспортные данные банк использует из собственной базы. В других схемах личные данные выгружаются вместе с ведомостью. Поэтому после исправления данных в 1С обязательно проверим, что обновление дошло до банка.
В исходной ситуации нет программного кода 1С, который нужно изменять. Не требуется писать обработку, изменять конфигурацию либо вызывать методы платформы. Проблема относится к корректировке данных и информационному обмену с банком, а не к ошибке алгоритма в модуле 1С.
Также не существует универсальной команды 1С, которая самостоятельно отменит уже принятый банком реестр АУСН. Учетная система позволяет исправить исходные сведения сотрудника, но замену либо актуализацию ранее переданной информации выполняет уполномоченный банк.
Иногда возникает соблазн удалить ошибочную карточку сотрудника в банке или 1С и создать новую с правильным паспортом. Разберем, почему это может быть опасно.
Удаление карточки сотрудника не отменяет уже переданный реестр выплат. Даже если новая карточка будет корректной, первоначальные сведения по старому реестру могут остаться в системе банка и ФНС.
Кроме того, новая карточка сотрудника может восприниматься как новое физическое лицо, особенно если в ней отличаются ФИО, ИНН, СНИЛС или дата рождения. В результате по одной выплате может возникнуть два набора сведений.
Поэтому не удаляем сотрудника до выяснения порядка корректировки у банка. Сначала фиксируем реквизиты ошибочного реестра, затем исправляем данные, направляем запрос на замену сведений и только после получения ответа банка выполняем дополнительные действия с карточкой сотрудника.
После корректировки обязательно проведем контроль. Наша цель — убедиться, что первоначальная ошибочная запись не осталась отдельной выплатой, а исправленная запись не была учтена как второй доход.
Проверим количество реестров по одной дате выплаты.
Проверим количество записей по конкретному сотруднику.
Сопоставим суммы дохода до исправления и после исправления.
Сопоставим суммы удержанного НДФЛ.
Проверим, не появилась ли вторая обязанность по НДФЛ.
Проверим, не отражается ли одна и та же выплата в двух разных периодах.
Проверим, не создана ли отдельная запись по старой и новой фамилии сотрудника.
Проверим, не отображается ли сотрудник одновременно по старому и новому паспорту.
Если обнаружим две записи по одной выплате, не будем самостоятельно удалять сведения в личном кабинете без понимания последствий. Сначала обратимся в банк и укажем номера обеих записей, даты, суммы и данные сотрудника. Попросим подтвердить, какая запись является актуальной и каким образом будет исключена ошибочная версия.
Рассмотрим еще одну важную причину, по которой может отсутствовать списание с ЕНС. Даже при корректном реестре списание не всегда происходит сразу после отправки сведений.
Для НДФЛ на АУСН банк передает сведения в установленные сроки. По выплатам, произведенным с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца, информация представляется не позднее 25-го числа текущего месяца. Срок уплаты НДФЛ — не позднее 28-го числа текущего месяца.
Для выплат с 23 по 31 декабря действует специальный срок. Для выплат с 1 по 22 января также применяется специальный порядок представления информации и уплаты налога.
Поэтому сначала выясним, наступил ли срок исполнения обязанности. Если выплата произведена, например, 20-го числа, а проверка ЕНС выполняется в день отправки реестра, отсутствие списания может быть нормальным. Нужно дождаться установленной даты и проверить обработку сведений.
Одновременно проверим положительное сальдо ЕНС. Если на ЕНС недостаточно средств, обязанность по НДФЛ может быть отражена, но зачет не произойдет в полном объеме. Если имеется недоимка с более ранним сроком уплаты, положительное сальдо может быть направлено на ее погашение.
Не перечисляем налог повторно только потому, что не видим мгновенного списания. Сначала проверим дату исполнения обязанности, состояние ЕНС, наличие задолженности и статус корректировки реестра.
Для контроля и возможного обращения в ФНС сохраним полный комплект документов. Это позволит подтвердить, что ошибка возникла в персональных данных, а не в фактической выплате сотруднику.
Исходный ошибочный реестр выплат.
Номер и дату отправки реестра.
Статус принятия реестра.
Платежное поручение или банковский документ по выплате заработной платы.
Расчет заработной платы и НДФЛ.
Документы, подтверждающие правильные данные сотрудника.
Обращение в уполномоченный банк.
Ответ банка о порядке корректировки.
Подтверждение отправки актуализированного реестра.
Квитанцию или подтверждение направления уточненных сведений через личный кабинет АУСН.
Сведения о состоянии ЕНС до и после исправления.
Сохраняем документы в привязке к конкретной выплате. Не смешиваем подтверждения по разным сотрудникам и разным месяцам. Это особенно важно, если в одном периоде исправляется несколько реестров.
Рассмотрим ситуацию, когда банк сообщает, что реестр уже принят ФНС и изменить его невозможно. Такой ответ не должен завершать работу по исправлению. Банк является участником информационного обмена и должен объяснить, каким способом будут актуализированы ошибочные сведения.
В такой ситуации попросим банк дать письменный ответ по следующим вопросам.
Может ли банк передать актуальную версию расчета по ранее направленному реестру.
Требуется ли отмена ошибочного реестра.
Нужно ли создавать корректирующий реестр через интерфейс банка.
Нужно ли оформлять отдельное обращение в техническую поддержку.
Будет ли первоначальная запись исключена из учета.
Передаст ли банк исправленные сведения в ФНС.
Какая дата будет считаться датой передачи корректных сведений.
Как проверить результат исправления в личном кабинете банка и личном кабинете АУСН.
Если банк не отвечает по существу, используем письменный канал обращения. Сохраним номер заявки, дату обращения и содержание ответа. Это поможет подтвердить, что ИП своевременно начал исправлять ошибку.
Параллельно направим уточненные сведения через личный кабинет АУСН. Это действие не отменяет необходимость работы с банком, но позволяет исполнить обязанность по исправлению неверной информации в отношении физического лица.
Обычно первыми действиями будут корректировка в банке и направление уточненных сведений через личный кабинет АУСН. Однако иногда после выполнения этих действий данные по сотруднику все равно не отражаются корректно, а НДФЛ не появляется на ЕНС.
В таком случае подготовим обращение в ФНС через предусмотренный сервис обращения. В обращении укажем, что реестр был передан через уполномоченный банк, в нем обнаружена ошибка в персональных данных сотрудника, банк направил исправленные сведения, а налоговый агент направил уточненную информацию через личный кабинет АУСН.
Укажем даты, номера реестров, сумму дохода, сумму НДФЛ, дату выплаты и реквизиты обращений в банк. Не передаем полные паспортные данные сотрудника в открытом тексте обращения, если сервис не предназначен для защищенной передачи персональных данных.
Цель обращения в ФНС — не заменить корректировку банка, а выяснить статус обработки актуальных сведений, устранить возможное расхождение между банком и налоговым органом и получить информацию о причине отсутствия отражения НДФЛ на ЕНС.
При АУСН работодатели не представляют расчет по форме 6-НДФЛ и не подают уведомления об исчисленных суммах НДФЛ в обычном порядке. Поэтому не пытаемся исправить ошибочный реестр путем подачи корректирующего 6-НДФЛ или уведомления по НДФЛ.
На АУСН применяется иной механизм: сведения по НДФЛ передает уполномоченный банк, а при ошибках налоговый агент направляет уточненные сведения через личный кабинет налогоплательщика.
Не используем отчетность, которая не предусмотрена для АУСН, вместо корректировки банковского реестра и уточненных сведений по физическому лицу. Это не устранит ошибку в исходных данных и может создать дополнительные расхождения в учете.
Вопрос относится к выплатам, сведения по которым уже передавались через уполномоченный банк. Однако рассмотрим альтернативную ситуацию, чтобы правильно разграничить порядок действий.
Если доход сотруднику выплачен без соблюдения порядка передачи сведений в уполномоченный банк, налоговый агент самостоятельно представляет через личный кабинет налогоплательщика сведения о доходах, вычетах, исчисленном, удержанном и перечисленном НДФЛ.
В такой ситуации банк не сможет скорректировать реестр, потому что исходный реестр через него не передавался. Тогда основным инструментом будет личный кабинет налогоплательщика АУСН.
Но если исходный реестр передавался через уполномоченный банк, как в рассматриваемой ситуации, не переводим исправление полностью на самостоятельную подачу сведений. Сначала корректируем сведения у банка, затем направляем уточнение через личный кабинет.
Исправление данных только в 1С. В учетной базе данные становятся правильными, но банк продолжает использовать сведения из старой карточки сотрудника или уже переданного реестра.
Исправление данных только в банке. Банк обновляет карточку сотрудника, но сведения по ранее переданной выплате в ФНС остаются ошибочными.
Создание нового реестра вместо корректировки старого. Возникает риск двойного отражения дохода и НДФЛ.
Удаление карточки сотрудника без отмены исходного реестра. Старые сведения могут остаться в учете.
Исправление только номера паспорта без проверки ИНН, СНИЛС и даты рождения. Ошибка идентификации может сохраняться.
Подача 6-НДФЛ или уведомления по НДФЛ. Для АУСН такой способ не применяется.
Повторное перечисление НДФЛ без проверки ЕНС. Можно создать переплату, если налог уже учтен либо ожидает установленной даты зачета.
Отсутствие подтверждения банка. Без письменного ответа сложно контролировать, заменен ли ошибочный реестр.
Отсутствие контроля уточненных сведений в личном кабинете АУСН. Исправление в банке не всегда означает, что налоговая информация уже обновилась.
После исправления текущей ситуации выстроим профилактический контроль. Это позволит уменьшить вероятность ошибок в следующих реестрах выплат.
Перед первой выплатой новому сотруднику сверим его данные с оригиналами документов.
Проверим ИНН и СНИЛС сотрудника.
Проверим, что ФИО в 1С, банке и кадровых документах совпадает.
При смене паспорта, фамилии, имени или отчества сразу обновим данные во всех системах.
Перед отправкой реестра сверим дату выплаты, сумму дохода, сумму к перечислению и сумму НДФЛ.
После отправки проверим не только статус «Принят», но и сведения по сотруднику, НДФЛ и уведомления об ошибках.
Перед наступлением срока уплаты НДФЛ проверим положительное сальдо ЕНС.
Сохраним номера реестров, подтверждения банка и сведения о корректировках.
Рассмотрим профилактику как часть регулярного процесса. На АУСН большая часть учета автоматизирована, но автоматизация не освобождает от контроля качества исходных данных. Ошибка в одном символе паспортного номера, ИНН или СНИЛС может повлиять на идентификацию сотрудника, расчет НДФЛ и отражение обязанности на ЕНС.
Если в реестре выплат на АУСН обнаружена ошибка в паспортных данных сотрудника, а НДФЛ не списывается с ЕНС, действуем последовательно. Исправляем персональные данные в учетной системе и в личном кабинете уполномоченного банка. Затем обращаемся в банк для замены, корректировки или повторной передачи актуальных сведений по исходному реестру.
После этого направляем уточненные сведения по сотруднику через личный кабинет налогоплательщика АУСН. Проверяем, что по одной выплате отражается один доход, одна сумма НДФЛ и одна актуальная запись по работнику. Далее контролируем состояние ЕНС, дату исполнения обязанности и наличие положительного сальдо.
Не создаем новый самостоятельный реестр на уже выплаченную зарплату, пока не убедимся, что ошибочный реестр отменен, заменен либо корректно актуализирован банком. Такой подход позволит устранить ошибку без двойного учета дохода и НДФЛ.
Информация носит справочный характер