Разберем ситуацию, когда организация выплатила сотрудникам аванс 20 июня, удержала с него НДФЛ в этот же день и перечислила сумму налога заранее, не дожидаясь установленного срока уплаты. Основной вопрос состоит в том, нужно ли включать этот НДФЛ в строку 023 раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие либо показывать его позднее — в строке 021 расчета за девять месяцев.
Для расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2023 года НДФЛ, удержанный 20 июня, следовало отражать в строке 023 раздела 1. Перечисление налога в день выплаты дохода не изменяло период отражения суммы в расчете. Определяющим являлся период удержания налога и соответствующий ему нормативный срок перечисления, а не дата фактического платежа в бюджет.
Сначала определим дату удержания НДФЛ. При выплате аванса 20 июня организация фактически выплачивает работникам доход в денежной форме. Одновременно с выплатой необходимо исчислить и удержать НДФЛ. Следовательно, датой удержания налога в рассматриваемой ситуации будет 20 июня.
Далее сопоставим эту дату с периодами, действовавшими для НДФЛ в 2023 году. Налог, удержанный с 23 мая по 22 июня, относился к сроку уплаты не позднее 28 июня. В разделе 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие сумма такого налога отражалась по строке 023.
Поэтому при выплате аванса 20 июня необходимо было включить удержанный НДФЛ в строку 023 расчета за полугодие. В строке 021 расчета за девять месяцев такую сумму отражать не следовало, поскольку она уже относится ко второму кварталу и к третьему сроку перечисления отчетного периода за полугодие.
Чтобы не допустить ошибку, разберем по шагам, какие даты участвуют в заполнении 6-НДФЛ. В подобных ситуациях бухгалтеры часто смешивают дату выплаты дохода, дату удержания НДФЛ, установленный срок уплаты и дату фактического перечисления денег на единый налоговый счет.
Дата выплаты дохода. Это дата, когда работнику перечислили аванс, зарплату, премию, отпускные или иной доход. В рассматриваемой ситуации такой датой является 20 июня.
Дата исчисления НДФЛ. По доходам в денежной форме налог рассчитывают при выплате дохода. Поэтому при выплате аванса 20 июня необходимо исчислить НДФЛ именно 20 июня.
Дата удержания НДФЛ. Налог удерживают непосредственно из выплачиваемого дохода. Если аванс перечислен 20 июня, то НДФЛ удерживают в эту же дату.
Нормативный срок уплаты НДФЛ. В 2023 году для налога, удержанного с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца, был установлен срок уплаты не позднее 28-го числа текущего месяца. Для налога, удержанного 20 июня, таким сроком являлось 28 июня.
Дата фактического перечисления денег. Организация могла направить деньги на единый налоговый счет раньше срока, например 20 июня. Однако ранняя уплата не меняла дату удержания налога и не переносила сумму в другой расчетный период 6-НДФЛ.
Таким образом, не будем ориентироваться только на платежное поручение или дату списания денег с расчетного счета. Для заполнения раздела 1 необходимо прежде всего определить, когда был удержан НДФЛ и к какому установленному сроку перечисления относится этот удержанный налог.
Рассмотрим причину, по которой НДФЛ необходимо было удерживать уже при выплате аванса. До 2023 года порядок определения даты получения дохода по заработной плате отличался: датой получения зарплаты обычно признавался последний день месяца, за который начислен доход. Из-за этого при выплате аванса НДФЛ, как правило, не удерживали.
С 1 января 2023 года порядок изменился. Для денежных доходов, включая оплату труда, датой фактического получения дохода стал день выплаты денежных средств работнику. Поэтому при выдаче аванса организация должна была определить налоговую базу по выплачиваемой сумме, исчислить НДФЛ и удержать его из дохода.
Разберем это на обычной ситуации. Допустим, организация выдает аванс за первую половину июня 20 июня. В день выплаты аванса работник получает доход. Следовательно, именно 20 июня организация должна исчислить НДФЛ с суммы выплаченного дохода и удержать его при перечислении денег работнику.
Не будем связывать удержание НДФЛ только с окончательным расчетом за месяц. В правилах 2023 года и аванс, и окончательная зарплата являлись отдельными выплатами дохода. Каждая выплата могла формировать собственную сумму удержанного НДФЛ и попадать в соответствующий период раздела 1 расчета 6-НДФЛ.
Для отчетности за 2023 год применялась форма 6-НДФЛ с разделом 1, в котором отражали суммы налога, подлежащие перечислению за последние три месяца отчетного периода. Для каждого срока перечисления предусматривались отдельные строки 021, 022 и 023. Строка 024 использовалась только в особой ситуации годового расчета для НДФЛ, удержанного с 23 по 31 декабря.
При заполнении расчета за полугодие 2023 года необходимо было разделить удержанный НДФЛ по периодам удержания, соответствующим срокам перечисления во втором квартале. Для рассматриваемого вопроса ключевое значение имеет строка 023.
В строке 023 расчета за полугодие отражали НДФЛ, исчисленный и удержанный в период с 23 мая по 22 июня. К этому периоду относился налог, удержанный при выплате аванса 20 июня.
Строка 020 раздела 1 в форме 2023 года показывала общую сумму налога, подлежащую перечислению за последние три месяца отчетного периода. Поэтому сумма, отраженная по строке 023, должна была входить в показатель строки 020 наряду с суммами из строк 021 и 022.
Рассмотрим логику заполнения раздела 1 за полугодие. Сначала необходимо определить все выплаты, по которым НДФЛ удержан во втором квартале. Затем следует распределить удержанный налог по периодам. После этого необходимо сверить, что сумма строк 021, 022 и 023 соответствует общей сумме налога за последние три месяца, отраженной в строке 020.
Посмотрим на конкретную последовательность событий.
20 июня организация выплачивает сотрудникам аванс.
20 июня организация признает доход работников в денежной форме.
20 июня организация исчисляет НДФЛ с выплаченной суммы.
20 июня организация удерживает НДФЛ непосредственно из суммы аванса.
Дата 20 июня входит в период с 23 мая по 22 июня.
Для налога, удержанного в этом периоде, срок уплаты в 2023 году приходился на 28 июня.
В расчете 6-НДФЛ за полугодие удержанный налог необходимо было показать по строке 023.
Сделаем важный вывод: перечисление НДФЛ 20 июня не превращает его в НДФЛ третьего квартала. Даже если деньги были направлены на единый налоговый счет сразу после выдачи аванса, сам налог остается удержанным во втором квартале и относится к периоду с 23 мая по 22 июня.
Следовательно, при выплате аванса 20 июня и удержании НДФЛ 20 июня строку 023 расчета за полугодие необходимо заполнять. В строку 021 расчета за девять месяцев эту сумму включать не нужно.
Теперь проанализируем ситуацию, которая внешне похожа на рассматриваемую, но дает другой результат. Предположим, организация выплатила аванс не 20 июня, а 23 июня. НДФЛ также удержан в день выплаты.
Дата 23 июня уже не входит в период с 23 мая по 22 июня. Она относится к следующему периоду — с 23 июня по 22 июля. В 2023 году НДФЛ, удержанный в этот промежуток, должен был быть перечислен не позднее 28 июля.
Поскольку нормативный срок уплаты такого налога приходился на третий квартал, сумму не включали в раздел 1 расчета за полугодие. Ее отражали в строке 021 раздела 1 расчета за девять месяцев.
Именно один календарный день меняет отчетный период: НДФЛ, удержанный 22 июня, относится к расчету за полугодие, а НДФЛ, удержанный 23 июня, относится к расчету за девять месяцев.
Поэтому необходимо всегда проверять фактическую дату выплаты дохода и удержания налога. Нельзя определять период отражения только по месяцу выплаты. И 20 июня, и 23 июня относятся к одному календарному месяцу, но для целей НДФЛ в 2023 году попадали в разные периоды удержания и отражались в разных расчетах 6-НДФЛ.
Разберем распространенное разъяснение: если организация выплатила аванс 23 июня, а срок уплаты удержанного НДФЛ наступает 28 июля, налог не показывают в разделе 1 расчета за полугодие и включают в расчет за девять месяцев.
Такое разъяснение является верным, но его нельзя применять к выплате, произведенной 20 июня. В примере с выплатой 23 июня налог удержан уже после окончания периода с 23 мая по 22 июня. Поэтому он относится к следующему сроку перечисления и к следующему отчетному периоду.
В рассматриваемой ситуации аванс выплачен 20 июня. Эта дата находится внутри периода с 23 мая по 22 июня. НДФЛ, удержанный 20 июня, должен быть уплачен не позднее 28 июня, то есть еще во втором квартале. Поэтому его необходимо было отразить в расчете за полугодие.
Сравним две ситуации.
Аванс выплачен 20 июня. НДФЛ удержан 20 июня. Период удержания — с 23 мая по 22 июня. Срок уплаты — 28 июня. Отражение — строка 023 расчета за полугодие.
Аванс выплачен 22 июня. НДФЛ удержан 22 июня. Период удержания — с 23 мая по 22 июня. Срок уплаты — 28 июня. Отражение — строка 023 расчета за полугодие.
Аванс выплачен 23 июня. НДФЛ удержан 23 июня. Период удержания — с 23 июня по 22 июля. Срок уплаты — 28 июля. Отражение — строка 021 расчета за девять месяцев.
Аванс выплачен 30 июня. НДФЛ удержан 30 июня. Период удержания — с 23 июня по 22 июля. Срок уплаты — 28 июля. Отражение — строка 021 расчета за девять месяцев.
Рассмотрим подробнее вопрос о перечислении налога в день выдачи аванса. Организация могла направить деньги на единый налоговый счет 20 июня, хотя установленный срок уплаты приходился на 28 июня. Такая операция не меняла правила заполнения расчета 6-НДФЛ.
Раздел 1 расчета 6-НДФЛ не предназначен для отражения даты платежного поручения. В нем не нужно показывать, в какой день банк списал деньги со счета организации. Также в нем не нужно переносить налог в другой квартал только потому, что организация перечислила средства раньше срока.
При досрочном перечислении средств необходимо отдельно контролировать состояние единого налогового счета и своевременность представления уведомления об исчисленных суммах налогов. Однако порядок распределения суммы в расчете 6-НДФЛ остается прежним: НДФЛ необходимо включать в строку, соответствующую периоду удержания и установленному сроку перечисления.
Для налога, удержанного с 23 мая по 22 июня 2023 года, уведомление об исчисленных суммах НДФЛ следовало направить не позднее 25 июня. В 2023 году 25 июня приходилось на выходной день, поэтому срок переносился на 26 июня. Уплатить налог необходимо было не позднее 28 июня.
Даже если организация перечислила деньги 20 июня, уведомление и расчет 6-НДФЛ необходимо было заполнять с учетом периода удержания налога. Досрочное перечисление средств не отменяет необходимость корректно указать удержанную сумму в отчетности.
Предположим, организация 20 июня выплатила сотрудникам аванс в сумме 200 000 рублей. Для упрощения примера предположим, что вся выплата облагается НДФЛ по ставке 13 процентов, сотрудники не имеют вычетов, а иных выплат в этот день не было.
Сумма НДФЛ составит 26 000 рублей. Организация удержит 26 000 рублей непосредственно при выплате аванса и перечислит работникам 174 000 рублей.
Далее необходимо определить период удержания. Поскольку НДФЛ удержан 20 июня, он входит в период с 23 мая по 22 июня. Следовательно, 26 000 рублей необходимо включить в строку 023 раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие.
Если кроме этой выплаты в период с 23 мая по 22 июня организация удержала НДФЛ с отпускных, больничных, премий или окончательной зарплаты, необходимо сложить все такие суммы. Полученный общий результат отражают по строке 023.
Например, в период с 23 мая по 22 июня организация удержала:
10 400 рублей НДФЛ с зарплаты, выплаченной 25 мая;
5 200 рублей НДФЛ с отпускных, выплаченных 5 июня;
26 000 рублей НДФЛ с аванса, выплаченного 20 июня;
7 800 рублей НДФЛ с премии, выплаченной 21 июня.
В такой ситуации по строке 023 необходимо отразить 49 400 рублей. Эта сумма должна быть включена в строку 020 раздела 1 расчета за полугодие вместе с налогом, относящимся к первым двум срокам перечисления второго квартала.
Рассмотрим ситуацию, когда организация выплачивает разные доходы в последние дни июня. Такой пример помогает увидеть границу между расчетом за полугодие и расчетом за девять месяцев.
Допустим, 22 июня организация выплатила отпускные одному сотруднику и удержала НДФЛ в сумме 3 900 рублей. На следующий день, 23 июня, организация выплатила аванс другим сотрудникам и удержала НДФЛ в сумме 18 000 рублей.
Несмотря на то что обе выплаты произведены подряд, эти суммы должны попасть в разные расчеты.
НДФЛ в сумме 3 900 рублей удержан 22 июня. Его включают в строку 023 раздела 1 расчета за полугодие.
НДФЛ в сумме 18 000 рублей удержан 23 июня. Его не включают в раздел 1 расчета за полугодие. Сумму отражают в строке 021 раздела 1 расчета за девять месяцев.
Не будем объединять эти суммы только потому, что обе выплаты относятся к июню. Для раздела 1 формы 6-НДФЛ за 2023 год критична дата удержания НДФЛ, а не месяц начисления зарплаты и не наименование выплаты.
Разберем практический алгоритм заполнения строки 023.
Соберите все выплаты физическим лицам, произведенные в период с 23 мая по 22 июня 2023 года.
По каждой выплате определите сумму НДФЛ, фактически удержанную из дохода работника.
Исключите из расчета суммы налога, удержанные до 23 мая, поскольку они относятся к предыдущему сроку перечисления.
Исключите из расчета суммы налога, удержанные начиная с 23 июня, поскольку они относятся к следующему сроку перечисления и должны отражаться уже в расчете за девять месяцев.
Сложите суммы НДФЛ, удержанные с 23 мая по 22 июня включительно.
Отразите полученный результат в строке 023 раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие.
Включите эту сумму в общий показатель строки 020 раздела 1 вместе с суммами строк 021 и 022.
При такой последовательности не потребуется ориентироваться на дату платежного поручения. Достаточно установить дату выплаты дохода и дату удержания налога, а затем сопоставить их с периодом удержания.
Проанализируем наиболее распространенные ошибки при заполнении раздела 1 в подобных случаях.
Ошибка: ориентироваться на дату платежа в бюджет. Организация перечислила НДФЛ 20 июня и решила, что налог следует показать по дате платежа. Такой подход неверен. В разделе 1 отражают не банковскую дату платежа, а сумму налога, относящуюся к соответствующему сроку перечисления.
Ошибка: переносить НДФЛ, удержанный 20 июня, в расчет за девять месяцев. Такая ошибка возникает из-за смешения ситуации с выплатой 20 июня и ситуации с выплатой 23 июня. Налог, удержанный 20 июня, относится к строке 023 расчета за полугодие.
Ошибка: включать в строку 023 весь НДФЛ за июнь. В строку 023 нельзя автоматически включать все июньские выплаты. В нее входят только суммы, удержанные с 23 мая по 22 июня включительно.
Ошибка: не удерживать НДФЛ с аванса. Для выплат 2023 года такой подход не соответствовал измененному порядку определения даты получения дохода. НДФЛ необходимо было исчислять и удерживать при выплате аванса.
Ошибка: считать, что досрочная уплата переносит налог в другой период. Раннее перечисление денег не изменяет дату удержания налога и не меняет строку раздела 1.
Ошибка: отражать одну и ту же сумму и в расчете за полугодие, и в расчете за девять месяцев. НДФЛ необходимо включить только в тот расчетный период, которому соответствует дата удержания и срок перечисления.
Рассмотрим ситуацию, когда расчет за полугодие уже сдан, но НДФЛ, удержанный 20 июня, не был отражен в строке 023. Например, организация ошибочно перенесла эту сумму в строку 021 расчета за девять месяцев.
В такой ситуации необходимо исправить ошибку в том отчетном периоде, в котором она возникла. Следовательно, следует подготовить уточненный расчет 6-НДФЛ за полугодие с корректным заполнением строки 023. В уточненном расчете необходимо указать очередной номер корректировки и включить в строку 023 НДФЛ, удержанный в период с 23 мая по 22 июня.
После этого необходимо отдельно проверить расчет за девять месяцев. Если в строку 021 ошибочно была включена сумма НДФЛ, удержанная 20 июня, ее необходимо исключить из расчета за девять месяцев. В строке 021 должны остаться только суммы налога, удержанные в период с 23 июня по 22 июля.
Не будем исправлять ошибку только путем изменения расчета за девять месяцев. Если сумма должна была попасть в раздел 1 расчета за полугодие, отсутствие этой суммы в полугодовом расчете является самостоятельной ошибкой отчетности.
Рассмотрим практический порядок проверки в программах 1С. Названия разделов и отдельных отчетов могут отличаться в зависимости от конфигурации, редакции и обновления программы, однако логика проверки остается одинаковой.
Сначала откройте документ, которым оформлена выплата аванса. В зависимости от используемой конфигурации это может быть документ выплаты через банк, кассу или ведомость на выплату. Проверьте дату выплаты. Для рассматриваемой ситуации в документе должна быть указана дата 20 июня.
Затем проверьте сумму удержанного НДФЛ по документу выплаты. В программах 1С удержанный налог часто фиксируется именно при проведении ведомости на выплату. Поэтому необходимо убедиться, что ведомость проведена, дата выплаты установлена правильно, а сумма НДФЛ удержана в полном объеме.
Для детальной сверки можно использовать отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Этот отчет помогает проанализировать сведения по конкретному физическому лицу, документам начисления, документам выплаты, исчисленному и удержанному налогу.
Также полезно сформировать отчет Анализ НДФЛ по датам получения дохода или аналогичный аналитический отчет, доступный в конкретной конфигурации. С его помощью можно проверить, что доход по авансу отражен датой 20 июня и налог относится к правильному периоду.
При подготовке 6-НДФЛ откройте расшифровку строки 023 в сформированном регламентированном отчете. Проверьте, что в расшифровку попали выплаты с датами от 23 мая до 22 июня включительно. Выплата аванса 20 июня и удержанный с нее НДФЛ должны быть видны в составе этой расшифровки.
Разберем последовательность проверки в 1С.
Откройте документы начисления за первую половину июня и убедитесь, что сумма аванса рассчитана корректно.
Откройте ведомость или другой документ выплаты аванса.
Проверьте дату выплаты — 20 июня.
Проверьте, что документ проведен и НДФЛ удержан.
Сформируйте отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику либо другой доступный отчет по удержанному налогу.
Сформируйте расчет 6-НДФЛ за полугодие.
Проверьте строку 023 раздела 1 и расшифруйте показатель.
Убедитесь, что сумма НДФЛ с аванса 20 июня отражена в строке 023, а не перенесена в расчет за девять месяцев.
Не будем исправлять строку 023 вручную, пока не проверим исходные документы начисления и выплаты. Если причина ошибки заключается в неверной дате ведомости, непроведенном документе или ошибочной сумме удержанного НДФЛ, необходимо сначала исправить учетные данные, а затем повторно заполнить регламентированный отчет.
Отдельно разграничим два документа, которые часто смешивают: расчет 6-НДФЛ и уведомление об исчисленных суммах налогов.
Уведомление необходимо для того, чтобы налоговый орган распределил сумму единого налогового платежа в счет соответствующего обязательства. В уведомлении указывают сумму НДФЛ, период, КБК, ОКТМО и другие необходимые реквизиты.
Расчет 6-НДФЛ является отчетностью налогового агента. В нем отражают доходы работников, налоговую базу, исчисленный НДФЛ, удержанный НДФЛ, неудержанные суммы, возвращенный налог и сведения по срокам перечисления.
В рассматриваемой ситуации НДФЛ, удержанный 20 июня 2023 года, должен был быть учтен и в уведомлении за период с 23 мая по 22 июня, и в строке 023 расчета 6-НДФЛ за полугодие. Однако это разные документы, которые решают разные задачи.
Не будем считать, что правильное уведомление автоматически означает правильный расчет 6-НДФЛ. Необходимо отдельно проверить оба документа. Аналогично не следует считать, что правильно заполненный расчет заменяет уведомление.
Рассмотрим важное ограничение. Описанное распределение по строкам 021, 022 и 023 относится к форме 6-НДФЛ, применявшейся для отчетности за 2023 год. С отчетности за первый квартал 2024 года действует новая форма расчета 6-НДФЛ и иной порядок детализации строк раздела 1.
В действующей форме раздел 1 содержит строки 021–026, то есть шесть сроков перечисления вместо трех. Кроме того, строка 020 в новой форме отражает сумму налога, подлежащую перечислению с начала налогового периода, а не только за последние три месяца отчетного периода.
В текущем порядке НДФЛ распределяют по двум периодам каждого месяца:
НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, необходимо уплачивать не позднее 28-го числа этого месяца.
НДФЛ, удержанный с 23-го числа по последнее число месяца, необходимо уплачивать не позднее 5-го числа следующего месяца.
Для последнего периода декабря действует специальное правило со сроком уплаты не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Поэтому для современных расчетов нельзя автоматически использовать правило «20 июня — строка 023». В действующей форме строки 021–026 привязаны к шести периодам удержания последнего квартала отчетного периода.
Например, в современной форме расчета за полугодие НДФЛ, удержанный с 1 по 22 июня, относится к строке 025, а НДФЛ, удержанный с 23 по 30 июня, относится к строке 026. Такая структура отличается от формы 2023 года, где налог, удержанный 20 июня, отражался в строке 023.
Перед заполнением отчета всегда проверяйте год отчетности и применяемую форму 6-НДФЛ. Номер строки сам по себе не позволяет определить правильный период без учета редакции формы и действующего порядка уплаты НДФЛ.
Для расчетов 6-НДФЛ за 2023 год используйте следующий алгоритм.
Определите дату выплаты дохода работнику.
Определите дату удержания НДФЛ. Обычно она совпадает с датой выплаты дохода.
Сопоставьте дату удержания с периодом от 23-го числа предыдущего месяца до 22-го числа текущего месяца.
Определите нормативный срок уплаты НДФЛ.
Установите, к какому отчетному периоду относится этот срок уплаты.
Отразите сумму в строке раздела 1, соответствующей этому сроку перечисления.
Не меняйте строку раздела 1 из-за того, что организация перечислила деньги раньше установленного срока.
Проверьте, что сумма включена только в один расчетный период и не задвоена в следующем расчете.
Если организация выплатила аванс 20 июня 2023 года, удержала НДФЛ 20 июня и перечислила его в бюджет в этот же день, сумму налога необходимо было отразить в строке 023 раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие.
Причина состоит в том, что 20 июня входит в период с 23 мая по 22 июня. НДФЛ, удержанный в этот период, подлежал уплате не позднее 28 июня и относился к третьему сроку перечисления отчетного периода за полугодие.
В строке 021 расчета за девять месяцев необходимо было отражать только НДФЛ, удержанный начиная с 23 июня. Поэтому пример с авансом, выплаченным 23 июня, не противоречит отражению налога с аванса, выплаченного 20 июня, в строке 023 расчета за полугодие.
Информация носит справочный характер