Разберем ситуацию: представитель организации по доверенности приобретает товары за наличный расчет, продавец пробивает два кассовых чека в один день, а затем возникает вопрос — нужно ли оформлять два счета-фактуры или допустимо выдать один документ на всю стоимость товаров.
Основной вывод: два кассовых чека сами по себе не означают, что продавец обязан выставить два счета-фактуры. Если товары реализованы одному и тому же юридическому лицу, обе отгрузки относятся к одному покупателю и выполнены в один день, продавец вправе оформить один счет-фактуру на обе отгрузки. При этом необходимо корректно оформить первичные документы, указать сведения о каждой отгрузке в счете-фактуре и соблюсти срок выставления документа.
Рассмотрим подробнее, почему количество кассовых чеков не определяет количество счетов-фактур, какие документы нужно выдать покупателю, как заполнить счет-фактуру, какие риски возникают при использовании УПД и как отразить операцию в 1С.
Сначала разделим документы по их назначению. Кассовый чек подтверждает факт конкретного расчета наличными денежными средствами. Счет-фактура подтверждает предъявление НДС покупателю и служит одним из документов для применения налогового вычета. Накладная, УПД или иной первичный документ подтверждает передачу товара.
Поэтому ситуация может выглядеть так: покупатель оплатил первую партию товара утром, получил первый кассовый чек и первую накладную; затем оплатил вторую партию товара днем, получил второй кассовый чек и вторую накладную. При этом продавец вправе объединить обе товарные отгрузки в одном счете-фактуре.
Количество платежей и количество отгрузочных документов не обязано совпадать с количеством счетов-фактур. Налоговый кодекс не требует оформлять отдельный счет-фактуру на каждую товарную накладную, каждый кассовый чек или каждую номенклатурную позицию.
При реализации товаров продавец обязан выставить счет-фактуру не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки. Одновременно Налоговый кодекс не устанавливает правило «одна отгрузка — один счет-фактура». Минфин разъяснял, что одному покупателю можно выставить единый счет-фактуру по товарам, отгруженным в течение пяти календарных дней, если в документе отдельно отражены соответствующие товары.
В рассматриваемой ситуации обе реализации произошли в один день. Поэтому продавцу проще и безопаснее оформить единый счет-фактуру той же датой либо в пределах установленного срока после отгрузки.
Ключевое значение имеет доверенность. Если работник предъявил доверенность от организации и получает товары от имени этой организации, покупателем является не сам работник, а юридическое лицо, указанное в доверенности, накладной и счете-фактуре.
В такой ситуации не следует рассматривать продажу как обычную розничную реализацию физическому лицу. Даже если представитель передает продавцу наличные деньги, экономическая операция совершается между продавцом и организацией-покупателем.
Это важно для НДС. При продаже товаров населению за наличный расчет продавец в ряде случаев может не выставлять счет-фактуру каждому покупателю, поскольку обязанность считается выполненной при выдаче кассового чека или иного документа установленной формы. Но это специальное правило относится к реализации физическим лицам для личных, семейных, домашних и иных непредпринимательских целей.
Если товар приобретает представитель по доверенности от организации, продавцу необходимо оформить документы на юридическое лицо. Кассового чека для организации-покупателя обычно недостаточно, если она планирует заявить НДС к вычету.
Поэтому до оформления продажи проверим следующие сведения:
полное наименование организации-покупателя;
ИНН и КПП покупателя;
номер и дату доверенности представителя;
полномочия представителя на получение товара;
договор, заказ, счет или иной документ, на основании которого совершается покупка;
данные о товарах, количестве, цене и ставке НДС.
Если доверенность отсутствует, а документы оформлены на физическое лицо, ситуация меняется. В таком случае покупка может быть признана розничной, а организация не сможет автоматически использовать кассовый чек как полноценную замену счету-фактуре для вычета НДС.
Рассмотрим условия, при которых один счет-фактура на две или несколько отгрузок будет обоснованным и удобным.
Обе отгрузки произведены одному покупателю. В счете-фактуре должны быть указаны реквизиты одной и той же организации. Нельзя объединять продажи разным юридическим лицам, даже если они входят в одну группу компаний или направили одного и того же представителя.
Отгрузки относятся к операциям, облагаемым НДС. Если продавец применяет освобождение от НДС, осуществляет необлагаемую операцию или не обязан предъявлять НДС по конкретной реализации, счет-фактура оформляется с учетом применяемого налогового режима и характера сделки.
Срок выставления счета-фактуры соблюден. Для нескольких отгрузок счет-фактура должен быть оформлен так, чтобы не был нарушен пятидневный срок, исчисляемый от первой из включаемых отгрузок. При двух отгрузках в один день риск нарушения срока практически отсутствует, если документ оформить в этот же день.
Все товары можно идентифицировать. В счете-фактуре нужно указать наименования товаров, количество, стоимость без НДС, ставку НДС, сумму налога и итоговую стоимость. Если товары облагаются по разным ставкам, отразим их отдельными строками.
Первичные документы оформлены корректно. Если товар передавался двумя самостоятельными партиями, у покупателя должны быть документы, подтверждающие каждую передачу: две накладные, два документа реализации, два УПД со статусом «2» или иные первичные документы.
В счете-фактуре указаны реквизиты документов об отгрузке. В строке 5а нужно отразить сведения о каждом документе, которым подтверждена передача товара.
Таким образом, продавец может не создавать искусственную связь «один кассовый чек — один счет-фактура». Гораздо важнее обеспечить прослеживаемость операции: от кассовых чеков и накладных до единого счета-фактуры и записи в книге продаж.
Чтобы не допустить ошибок, рассмотрим назначение каждого документа отдельно.
Кассовый чек подтверждает, что продавец принял наличные деньги. Если расчеты произведены дважды, продавец должен сформировать два кассовых чека — по каждому фактическому расчету. Нельзя заменить два реально совершенных расчета одним чеком, оформленным позднее общей суммой.
Накладная или иной первичный документ подтверждает передачу товаров. Если товары передавались двумя самостоятельными партиями, безопаснее оформить два первичных документа. Это позволит точно определить, какие товары и в какой момент получил представитель покупателя.
Счет-фактура нужен прежде всего для целей НДС. В нем продавец указывает сведения о покупателе, товарах, стоимости и сумме налога. Один счет-фактура может объединять сведения из нескольких первичных документов, если соблюдены требования к сроку выставления и заполнению реквизитов.
УПД может одновременно выполнять функции счета-фактуры и первичного документа. Именно поэтому при нескольких фактических передачах товара с УПД нужно работать осторожнее: нельзя использовать единый УПД только ради сокращения количества документов, если он не отражает реальные хозяйственные факты.
Предположим, представитель ООО «Покупатель» предъявил доверенность и в течение одного дня дважды приобрел товары у ООО «Продавец».
В 10:00 представитель получил первую партию крепежа на сумму 36 000 рублей, включая НДС. Продавец оформил накладную № 124 и выдал кассовый чек № 501.
В 16:00 представитель получил вторую партию инструмента на сумму 24 000 рублей, включая НДС. Продавец оформил накладную № 125 и выдал кассовый чек № 502.
В конце рабочего дня продавец оформил один счет-фактуру на общую стоимость 60 000 рублей, включая НДС.
В таком счете-фактуре продавец может отразить крепеж и инструмент отдельными строками либо объединить позиции по правилам заполнения документа, если товары имеют одинаковые характеристики для целей счета-фактуры.
В строке 5а целесообразно привести реквизиты обеих накладных: наименование документа, номер и дату первой накладной, затем через разделительный знак — реквизиты второй накладной.
Покупатель получает два кассовых чека, две накладные и один счет-фактуру. Такой комплект документов позволяет подтвердить оплату, получение товаров и предъявление НДС.
Рассмотрим подробнее строку 5а. Она предназначена для указания документа об отгрузке: его наименования, номера при наличии и даты составления. Если счет-фактура оформлен по нескольким отгрузочным документам, приведем сведения по каждому из них.
Например, строку 5а можно заполнить по смыслу так: «Товарная накладная № 124 от 15.07.2026; Товарная накладная № 125 от 15.07.2026».
Не ограничивайтесь указанием только одной накладной, если счет-фактура фактически включает товары из двух самостоятельных передач. Иначе у покупателя появится несоответствие между суммой счета-фактуры и суммой указанного в нем документа об отгрузке.
Действующая форма счета-фактуры и правила ее заполнения предусматривают реквизиты отгрузочного документа в строке 5а. Это позволяет оформить один счет-фактуру на несколько реализаций и сохранить связь между счетом-фактурой и каждым первичным документом.
Проверим, чтобы в строке 5а были указаны именно документы, подтверждающие отгрузку. Не подменяйте их кассовыми чеками. Кассовый чек подтверждает расчет, а накладная, акт или иной первичный документ подтверждает передачу товара.
Не будем автоматически переносить номера кассовых чеков в строку 5 счета-фактуры. Эта строка предназначена для платежно-расчетного документа в случаях, когда ее заполнение требуется правилами оформления счета-фактуры, в частности при операциях с предварительной оплатой.
Если покупатель оплатил товар и получил его в тот же день в рамках обычной наличной продажи, кассовые чеки являются расчетными документами, но не заменяют сведения об отгрузочных накладных. При одновременной оплате и передаче товара отдельный авансовый счет-фактура обычно не требуется.
Если же между получением денег и передачей товара существует временной разрыв, продавцу нужно отдельно проанализировать, является ли полученная сумма авансом. При получении аванса и последующей отгрузке могут потребоваться отдельный авансовый и отгрузочный счета-фактуры. ФНС разъясняет, что при получении аванса и отгрузке в одном квартале в пределах пяти календарных дней авансовый счет-фактура может не оформляться, однако при более длительном периоде либо переходе через налоговый период риски возрастают.
Поэтому в рассматриваемой ситуации проверим фактическую последовательность событий. Если представитель передал деньги и сразу получил товар по каждому кассовому чеку, речь обычно идет о двух оплаченных отгрузках. Если деньги были получены заранее, а товар выдан позднее, может возникнуть аванс.
При оформлении документов в 2026 году учитывайте актуальную форму счета-фактуры. С 1 апреля 2026 года в форму включена строка 5б, которая используется при реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав в счет ранее полученного аванса.
Если в рассматриваемой ситуации предварительной оплаты не было и товар передавался в момент наличного расчета, строка 5б не должна искусственно заполняться. Но если продавец ранее получил от покупателя аванс, а затем отгрузил товар, необходимо отразить реквизиты авансового счета-фактуры в установленном порядке.
Не смешивайте два разных сценария:
оплата и передача товара происходят в момент каждой покупки — оформляем отгрузочный счет-фактуру;
деньги получены заранее, а товары выдаются позднее — анализируем необходимость оформления авансового счета-фактуры и последующего отгрузочного счета-фактуры.
Хотя единый счет-фактура допустим, иногда безопаснее и удобнее оформить два отдельных документа. Рассмотрим случаи, когда разделение операций снизит риск ошибок.
Покупатели различаются. Даже небольшое различие в ИНН, КПП, наименовании юридического лица или договоре с другим контрагентом означает, что нужен отдельный счет-фактура.
Отгрузки выполнены в разные налоговые периоды. Формально пятидневный срок может пересекать границу квартала, но для учета НДС и книги продаж такая схема усложняет отражение налоговой базы. Практически безопаснее не объединять отгрузки, относящиеся к разным кварталам.
У товаров существенно различаются условия реализации. Например, первая партия реализована по одной ставке НДС, а вторая относится к освобождаемой операции, иному договору или особому порядку налогообложения.
Покупатель требует отдельные документы. Договор, закупочный регламент покупателя или условия электронного документооборота могут предусматривать отдельный счет-фактуру к каждой накладной.
Товары передавались в разные подразделения с разным документооборотом. В этом случае один счет-фактура может быть законным, но бухгалтерии покупателя будет сложнее сопоставить товары с конкретными подразделениями, складами и ответственными лицами.
Первичные документы содержат разные даты. Если отгрузки происходят не в один день, нужно особенно тщательно проверить срок оформления единого счета-фактуры и дату его составления.
То есть закон допускает единый счет-фактуру, но организация вправе выбрать более детальный документооборот, если это уменьшает риск ошибок и упрощает сверку с покупателем.
Разберем ситуацию, когда продавец вместо отдельных накладных и счетов-фактур использует УПД.
УПД со статусом «1» одновременно является счетом-фактурой и первичным документом. Поэтому он должен подтверждать конкретный факт передачи товаров. Если товары переданы двумя самостоятельными партиями в разное время, безопаснее не заменять две передачи одним УПД только потому, что обе состоялись в один день.
Рассмотрим два варианта.
Первый вариант — две самостоятельные передачи товара. Оформим два первичных документа: две накладные, два УПД со статусом «2» или иные документы передачи. Затем сформируем один счет-фактуру на основании обеих отгрузок. Такой подход наиболее прозрачен для целей НДС и учета.
Второй вариант — единая передача товара с двумя наличными расчетами. Например, покупатель сначала внес часть наличных, затем доплатил остаток, а все товары получил единым комплектом. В этом случае можно оформить один первичный документ на всю передачу товара и один счет-фактуру, а два кассовых чека будут подтверждать два платежа.
Не будем путать число кассовых операций с числом фактов передачи товара. Именно факт передачи определяет, сколько первичных документов потребуется для правильного бухгалтерского учета.
Если продавец использует УПД со статусом «1» для нескольких раздельных отгрузок, необходимо дополнительно оценить, может ли один документ достоверно подтверждать каждую передачу. При сомнениях применим более безопасную схему: отдельные первичные документы по каждой передаче и один обычный счет-фактура на несколько отгрузок.
Покупателю важно не только получить счет-фактуру, но и правильно собрать весь комплект документов. Для применения вычета по НДС недостаточно иметь два кассовых чека с выделенной суммой налога.
Рассмотрим документы, которые покупателю стоит сохранить:
доверенность представителя на получение товаров;
договор, счет, заказ, спецификацию или иной документ, подтверждающий условия покупки;
два кассовых чека, подтверждающих оплату;
накладные, УПД или иные первичные документы, подтверждающие передачу товаров;
единый счет-фактуру, в котором отражены обе отгрузки;
авансовый отчет, если работник приобрел товар за подотчетные деньги;
документы о принятии товаров к учету на складе или в подразделении.
Покупатель вправе заявить вычет, когда выполнены необходимые условия: товары приняты к учету, используются или предназначены для облагаемых НДС операций, а счет-фактура оформлен корректно и позволяет идентифицировать продавца, покупателя, товары, стоимость, ставку и сумму НДС.
Один счет-фактура на две накладные сам по себе не препятствует вычету. Главное — чтобы из документов можно было установить связь между каждой накладной, суммой товаров и единым счетом-фактурой. 1С также прямо предусматривает регистрацию одного счета-фактуры по нескольким документам реализации или поступления.
Отдельно проанализируем ограничение на наличные расчеты. Представитель действует от имени организации, поэтому расчеты рассматриваются как расчеты между хозяйствующими субъектами, а не как личные расчеты физического лица.
Предельный размер наличных расчетов между организациями и индивидуальными предпринимателями составляет 100 000 рублей в рамках одного договора. Два кассовых чека не позволяют обойти этот лимит: суммы по всем наличным расчетам в рамках одного договора нужно суммировать.
Например, если представитель организации оплатил по одному договору 70 000 рублей утром и 50 000 рублей вечером, общая сумма наличных расчетов составляет 120 000 рублей. Наличие двух чеков не делает такую оплату допустимой в пределах одного договора.
Поэтому до оформления продажи проверим:
есть ли между сторонами договор;
какая общая сумма наличных расчетов уже произведена по этому договору;
не используется ли несколько чеков для искусственного дробления одного платежа;
не превышает ли совокупная сумма наличных расчетов установленный предел.
Теперь разберем практический порядок работы в 1С:Бухгалтерия 8. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза конфигурации, но логика остается одинаковой.
Если товар действительно передавался двумя самостоятельными партиями, сначала создадим два отдельных документа Реализация (акты, накладные, УПД). В каждом документе укажем фактическую дату передачи товара, покупателя, договор, склад, номенклатуру, количество, цену и ставку НДС.
Не нажимайте команду автоматического создания счета-фактуры после проведения каждого документа реализации, если хотите оформить один общий счет-фактуру. Иначе программа создаст два самостоятельных документа Счет-фактура выданный.
После оформления обеих реализаций создадим один документ Счет-фактура выданный на реализацию. В нем выберем несколько документов-оснований и включим в общий счет-фактуру обе реализации. В типовой конфигурации предусмотрена возможность указать несколько документов реализации в одном выданном счете-фактуре.
Разберем алгоритм по шагам:
Создадим первый документ Реализация (акты, накладные, УПД) для первой партии товара.
Создадим второй документ Реализация (акты, накладные, УПД) для второй партии товара.
Проверим, что в обоих документах указан один и тот же контрагент и один договор.
Откроем список документов Счета-фактуры выданные и создадим новый документ Счет-фактура выданный на реализацию.
В реквизите документов-оснований добавим обе реализации.
Проверим состав товаров, суммы без НДС, суммы НДС, итоговую стоимость и реквизиты покупателя.
Проверим заполнение строки 5а в печатной форме: программа должна отразить сведения об обеих отгрузочных накладных.
Проведем документ и сформируем печатную форму счета-фактуры.
Сверим запись в отчете Книга продаж.
Для отражения самих наличных расчетов используем документы кассового учета, например Поступление наличных, а также данные подключенной ККТ или обработок обмена с кассовым оборудованием. Не подменяйте кассовый документ счетом-фактурой: в учете должны остаться отдельные сведения о каждом фактическом приеме наличных денег.
После проведения операций проверим отчеты Анализ учета по НДС, Книга продаж, Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62 и Экспресс-проверка ведения учета. Это позволит увидеть, что выручка, НДС, расчеты с покупателем и счет-фактура отражены согласованно.
Покупателю также нужно сохранить связь между двумя поступлениями и одним полученным счетом-фактурой.
Если товары поступили двумя партиями, создадим два документа Поступление (акты, накладные, УПД). В каждом документе укажем фактическую дату получения, поставщика, договор, склад, номенклатуру, стоимость и НДС.
После получения единого счета-фактуры зарегистрируем один документ Счет-фактура полученный и укажем в нем несколько документов-оснований. Такой порядок позволяет программе корректно сформировать запись в книге покупок без двойного отражения НДС.
Рассмотрим последовательность действий покупателя:
Введем две операции поступления товаров.
Проверим, что сумма двух поступлений совпадает с суммой единого счета-фактуры.
Создадим один документ Счет-фактура полученный.
Добавим в реквизит документов-оснований оба документа поступления.
Проверим номер и дату счета-фактуры, ИНН и КПП поставщика, сумму НДС и строку 5а.
Проведем документ и убедимся, что НДС не задвоился.
Сформируем отчет Книга покупок и проверим единственную запись по единому счету-фактуре.
Если покупку оплатил работник из подотчетных средств, дополнительно оформим Авансовый отчет. К нему приложим кассовые чеки, накладные, счет-фактуру и доверенность. Это позволит подтвердить как расходы организации, так и передачу товаров работником в организацию.
Проанализируем распространенные ошибки, которые возникают при двух кассовых чеках и одном счете-фактуре.
Счет-фактура оформлен на физическое лицо. Если работник действует по доверенности от организации, покупателем в счете-фактуре должна быть организация, а не фамилия сотрудника.
В строке 5а указана только одна накладная. Если счет-фактура включает две отгрузки, необходимо привести сведения по обоим документам передачи.
Сумма счета-фактуры не совпадает с суммой накладных. Перед выдачей документа обязательно сверим общую стоимость, НДС и количество товаров.
Два кассовых чека объединены в один задним числом. Каждый расчет должен быть отражен отдельным кассовым чеком в момент расчета.
Нарушен лимит наличных расчетов. Не рассматривайте каждый чек отдельно: проверяйте общую сумму наличных платежей по договору.
Созданы два счета-фактуры, а покупатель зарегистрировал только один. В этом случае возможны расхождения между книгой продаж продавца и книгой покупок покупателя.
Создан один УПД вместо двух первичных документов при двух фактических передачах. Если товары передавались раздельно, нужно документально подтвердить каждую передачу.
Кассовый чек используют вместо счета-фактуры. Для покупки организацией у плательщика НДС кассовый чек не всегда заменяет счет-фактуру для целей вычета.
Подведем итог. При двух кассовых чеках за один день продавец может выдать организации-покупателю один счет-фактуру на общую стоимость двух отгрузок.
Для этого обеспечим выполнение следующих условий:
товары реализованы одному и тому же юридическому лицу;
представитель действует по доверенности от организации;
каждый расчет подтвержден отдельным кассовым чеком;
каждая самостоятельная передача товаров подтверждена первичным документом;
единый счет-фактура включает все товары и суммы по обеим отгрузкам;
в строке 5а отражены реквизиты всех документов об отгрузке;
срок выставления счета-фактуры не нарушен;
совокупная сумма наличных расчетов по одному договору не превышает установленный лимит;
в 1С один счет-фактура зарегистрирован на основании обоих документов реализации или поступления.
Наиболее безопасная схема: оформить два кассовых чека, две накладные или иные первичные документа по каждой партии товара и один счет-фактуру на обе отгрузки. Такой порядок обеспечивает правильное оформление расчетов, учет товаров и подтверждение НДС.
Информация носит справочный характер