← На главную

Ситуация, когда сотруднику рассчитывают отпускные до окончательного расчета зарплаты за предыдущий месяц, встречается на практике регулярно. Из-за этого средний заработок после расчета зарплаты может измениться — как в большую, так и в меньшую сторону. В результате пересчитывается сумма отпускных и налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Разберем подробнее, является ли это нормальным поведением программы 1С, как корректно вносить такие изменения и как они отражаются в форме 6-НДФЛ.

Причины перерасчета отпускных и НДФЛ

Выясним причину, почему НДФЛ в документе расчета может измениться или «съехать» в ту или иную сторону. Проанализируем основные факторы:

1. Изменение среднего заработка: если расчет отпуска производится 7-го числа, а зарплата за предыдущий месяц (например, июль) рассчитывается позже, средняя зарплата для отпускных пересчитается после начисления июльской зарплаты.
2. Изменение налоговой базы и вычетов: если сотрудник предоставил заявление на стандартный или имущественный налоговый вычет уже после начисления отпускных, программа автоматически пересчитает налог.
3. Превышение предельных величин дохода: при превышении установленных законодательством лимитов (например, 350 000 рублей для применения стандартных вычетов на детей или 5 000 000 рублей для смены ставки НДФЛ на 15%) налог пересчитывается с начала года.

В программах 1С учет налога устроен так, что НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала налогового периода. Поэтому перерасчет налога при изменении облагаемой базы за прошлые даты является штатным механизмом.

Разделение процессов исчисления и удержания НДФЛ

Проанализируем ключевой принцип работы налогового учета в 1С: начисление (исчисление) налога и его удержание — это два абсолютно разных процесса, которые ведутся в программе по разным регистрам накопления.

Исчисленный НДФЛ рассчитывается в документе начисления (например, Отпуск или Начисление зарплаты и взносов) на дату получения дохода. Удержанный НДФЛ фиксируется в момент фактической выплаты денег сотруднику по документу Ведомость в кассу или Ведомость в банк.

Если сумма отпускных уменьшилась после расчета зарплаты, исчисленный НДФЛ уменьшается, а перечиленный (удержанный) ранее налог становится излишне удержанным. Согласно статье 231 Налогового кодекса РФ, излишне удержанный налог подлежит зачету при следующих выплатах либо возврату по письменному заявлению налогоплательщика.

Корректный порядок проведения перерасчета в 1С

Рассмотрим, как правильно вносить исправления, если период выплаты отпускных уже закрыт и отчетность сдана. Главная ошибка расчетчиков — ручное редактирование первоначальных документов или их прямое перепроведение в закрытых периодах. Это приводит к расхождениям в регистрах учета и ошибкам в заполнении 6-НДФЛ.

Разберем по шагам правильный алгоритм действий с использованием механизма исправлений:

1. Найдем исходный документ Отпуск в программе.
2. В нижней части документа перейдем по ссылке Исправить. Программа создаст новый документ-исправление текущим (открытым) периодом.
3. В документе-исправлении автоматически сформируются сторнирующие записи по первоначальному начислению и налогу, а также новые записи с актуальным средним заработком.
4. Проведем документ-исправление. При следующих выплатах зарплаты программа автоматически учтет возникший излишне удержанный НДФЛ и уменьшит удержание по текущей ведомости.

Отражение перерасчетов в форме 6-НДФЛ

Посмотрим, как корректировки распределяются по разделам отчетности 6-НДФЛ в зависимости от характера изменений:

1. При увеличении отпускных (доначисление): доплаченная сумма и дополнительно исчисленный НДФЛ относятся к новой дате выплаты (по платежной ведомости). Они включаются в отчет за текущий период.
2. При уменьшении отпускных (сторнирование):
   • Отрицательный доход и сторно исчисленного НДФЛ уменьшают показатели Раздела 2 за тот период, к которому относилась первоначальная выплата. Если отчет за прошлый период уже сдан, потребуется подать уточненную форму 6-НДФЛ за этот период.
   • Раздел 1 и показатели удержанного налога за прошлый период задним числом не уменьшаются, так как на момент выплаты налог был удержан законно.
3. При оформлении возврата НДФЛ: если сотрудник написал заявление на возврат излишне удержанного налога и организация перечислила ему средства с оформлением документа Возврат НДФЛ, эта сумма отражается в специальных строках возврата Раздела 1 и Раздела 2 в периоде фактического возврата.

Соблюдение регламентного порядка корректировок через документы-исправления гарантирует правильное формирование показателей в 6-НДФЛ и предотвращает появление технического долга по налогу в учетной системе.