Рассмотрим, можно ли отправить раздел 2 формы ЕФС-1 непосредственно через электронные сервисы Социального фонда России, не подключаясь к платному оператору отчетности. Одновременно разберем, почему сотрудник организации не всегда может войти в кабинет страхователя и подписать отчет электронной подписью руководителя, чем отличается подпись руководителя от подписи уполномоченного сотрудника и как правильно оформить полномочия представителя.
Главный вывод: сдавать раздел 2 формы ЕФС-1 в электронном виде без оператора связи можно через Личный кабинет страхователя СФР в государственной информационной системе Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере. В кабинете можно создать отчет вручную либо загрузить подготовленный в 1С XML-файл, подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить в СФР.
При этом выберите одну из двух рабочих схем:
подготовьте отчет силами бухгалтера, а подпишите и отправьте его электронной подписью руководителя;
предоставьте бухгалтеру или другому сотруднику полномочия, оформите машиночитаемую доверенность, получите на сотрудника отдельную УКЭП физического лица и отправляйте отчет от имени организации самостоятельно.
Просто передать сотруднику носитель с электронной подписью руководителя недостаточно. Личный кабинет СФР использует не только сертификат электронной подписи, но и персональную авторизацию через ЕСИА, то есть через учетную запись Госуслуг. Система должна определить, какое физическое лицо вошло в кабинет, к какой организации оно относится, какую роль имеет и на каком основании подписывает документы.
Сначала определим, обязана ли организация использовать электронный способ. Раздел 2 формы ЕФС-1 содержит сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Он заменил прежний расчет 4-ФСС.
Раздел 2 представляют страхователи ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Отчетными периодами являются первый квартал, полугодие, девять месяцев и календарный год.
Порядок представления зависит от численности физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения:
если установленная законодательством численность превышает 10 человек, представьте отчет в форме электронного документа, подписанного УКЭП;
если численность составляет 10 человек или менее, выберите электронную или бумажную форму по своему усмотрению.
Не сводите этот критерий исключительно к количеству работников по штатному расписанию. Проанализируйте численность физических лиц, в пользу которых организация производила выплаты и иные вознаграждения за предшествующий расчетный период. Для вновь созданной организации учитывайте численность соответствующих физических лиц в самой организации.
Например, если у страхователя восемь работников по трудовым договорам и четыре исполнителя, выплаты которым учитываются при определении установленной законом численности, общий показатель может превысить десять человек. В таком случае бумажная отчетность создает риск нарушения обязательного электронного способа представления.
Если численность равна десяти, бумажная форма допустима. Если численность равна одиннадцати, используйте электронную форму.
Однако право на бумажную отчетность не препятствует организации с небольшой численностью добровольно отправить раздел 2 ЕФС-1 через кабинет СФР. Именно этот вариант рассмотрим подробнее.
Выясним причину проблемы, описанной на форуме. В системах операторов отчетности пользователь нередко работает в программе на рабочем месте бухгалтера, а документы подписывает сертификатом руководителя, установленным на этом компьютере или записанным на подключенный носитель. Поэтому создается впечатление, что достаточно передать бухгалтеру носитель с ключом директора.
В личном кабинете СФР процедура устроена иначе. Здесь одновременно проверяются два самостоятельных элемента:
авторизация пользователя через подтвержденную учетную запись ЕСИА;
полномочия на подписание электронного документа от имени страхователя.
Сначала система определяет физическое лицо, вошедшее через Госуслуги. Затем проверяет, прикреплено ли оно к учетной записи организации, предоставлен ли ему доступ к кабинету страхователя и имеет ли оно право подписывать документ.
Электронная подпись руководителя подтверждает волеизъявление именно руководителя. Она не становится подписью бухгалтера только потому, что токен находится у бухгалтера. По правилам Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ владелец квалифицированного сертификата обязан обеспечивать конфиденциальность ключа электронной подписи и прекратить его использование, если имеются основания полагать, что конфиденциальность нарушена.
Поэтому организуйте работу одним из корректных способов:
бухгалтер формирует XML-файл, руководитель входит в кабинет под своей учетной записью и лично подписывает отчет своей УКЭП;
бухгалтер получает собственную УКЭП, полномочия в ЕСИА и машиночитаемую доверенность, после чего подписывает отчет собственной подписью как представитель страхователя.
Не используйте электронную подпись руководителя как общую подпись бухгалтерии. Помимо правовых рисков, такая схема может не сработать технически из-за несовпадения пользователя ЕСИА, владельца сертификата и сведений о подписанте отчета.
Рассмотрим наиболее экономный вариант. Он подходит, когда руководитель готов один раз в квартал войти в личный кабинет и подписать подготовленный документ.
В этой схеме бухгалтеру не требуется собственная УКЭП для отчетности и не нужна машиночитаемая доверенность. Бухгалтер формирует раздел 2 ЕФС-1 в 1С, проверяет его и передает руководителю готовый XML-файл. Руководитель авторизуется в кабинете страхователя, загружает файл, подписывает его своей УКЭП и отправляет в СФР.
Подготовим необходимые условия:
проверьте, что у руководителя имеется подтвержденная учетная запись Госуслуг;
убедитесь, что в ЕСИА создана учетная запись организации и руководитель имеет право действовать от ее имени;
подготовьте действующую УКЭП руководителя;
установите на компьютере подходящий криптопровайдер и компонент для работы электронной подписи в браузере;
обновите программу 1С до релиза, поддерживающего актуальную форму и действующий электронный формат ЕФС-1;
сформируйте раздел 2 и выгрузите его в XML-файл.
Для подписания документов в кабинете СФР официальная инструкция предусматривает использование средств криптографической защиты, например КриптоПро CSP либо ViPNet CSP. При использовании КриптоПро установите также КриптоПро ЭЦП Browser plug-in. При использовании ViPNet настройте необходимые компоненты ViPNet PKI Client.
Обратите внимание, что сам кабинет страхователя предоставляется СФР без оплаты оператору отчетности. Но отдельные элементы рабочей среды могут потребовать расходов: выпуск УКЭП, лицензия на криптопровайдер или техническое обслуживание компьютера. Поэтому выражение «бесплатная отправка» означает прежде всего отсутствие договора с оператором связи, а не гарантированное отсутствие любых сопутствующих затрат.
Разберем по шагам формирование файла в типовой конфигурации 1С. Конкретное расположение команд зависит от конфигурации и релиза, но общий принцип одинаков для 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Зарплата и управление персоналом 8 и других программ, поддерживающих регламентированную отчетность.
Откройте раздел Отчеты, Зарплата и кадры или 1С-Отчетность.
Перейдите в рабочее место Регламентированные отчеты.
Нажмите Создать.
Выберите отчет ЕФС-1: Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Укажите организацию и отчетный период.
Нажмите Заполнить.
Проверьте титульный лист, раздел 2 и входящие в него подразделы.
Используйте команду Проверка или Проверить для выполнения встроенных контрольных соотношений.
После исправления ошибок выберите Выгрузить или Выгрузить в файл.
Сохраните электронный файл установленного формата в отдельную папку.
Выгружайте именно XML-файл установленного СФР формата. Печатная форма в PDF, файл Excel, скан подписанного отчета и архив с произвольным набором документов не заменяют электронный файл отчетности.
Не открывайте XML-файл в текстовом редакторе и не исправляйте в нем реквизиты вручную. Даже незначительное изменение структуры, кодировки, пространства имен или идентификатора файла может привести к ошибке форматно-логического контроля.
Перед выгрузкой проверьте актуальность регламентированной формы. Например, начиная с отчетных периодов 2026 года применяется форма ЕФС-1, утвержденная приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, и соответствующий электронный формат, утвержденный приказом СФР от 17.11.2025 № 1463, с учетом последующих изменений. Для отчетов за более ранние периоды выбирайте форму и формат, действовавшие именно в исправляемом периоде.
Не создавайте отчет за прошлый период в новой форме только потому, что программа обновлена. При подготовке корректировки 1С должна определить версию формы по отчетному периоду и дате применения формата.
Для квартального отчета по взносам на травматизм не требуется автоматически включать все разделы единой формы. Подготовьте титульный лист и раздел 2 с теми подразделами, которые обязан заполнять конкретный страхователь.
В общем случае проанализируйте следующие части:
титульный лист формы ЕФС-1;
раздел 2 со сведениями о начисленных страховых взносах;
подраздел 2.1 с расчетом сумм страховых взносов;
подраздел 2.1.1 — при наличии самостоятельных классификационных единиц, нескольких оснований учета или иных предусмотренных формой условий;
подраздел 2.2 — для страхователей, которым он предназначен;
подраздел 2.3 со сведениями о специальной оценке условий труда и медицинских осмотрах.
Не добавляйте раздел 1 только ради того, чтобы файл считался «полной ЕФС-1». Разделы единой формы имеют самостоятельные основания и сроки представления. Если наступил срок только для раздела 2, сформируйте комплект, относящийся к разделу 2.
Проверьте обязательность нулевого отчета. Раздел 2 представляют страхователи, зарегистрированные по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, в том числе при отсутствии начисленной базы и взносов. Отсутствие выплат само по себе не всегда отменяет обязанность представить отчет.
После подготовки XML-файла перейдем к отправке.
Откройте Личный кабинет страхователя в ГИС ЕЦП СФР.
Авторизуйтесь через подтвержденную учетную запись ЕСИА руководителя.
При появлении выбора учетной записи выберите организацию, за которую представляется отчет.
Откройте модуль ЛК Страхователя.
Перейдите на вкладку Отчеты.
Нажмите Добавить отчет.
Выберите форму ЕФС-1.
Создайте новый отчет.
Выберите команду Загрузить отчет.
Укажите XML-файл, предварительно выгруженный из 1С.
Дождитесь окончания загрузки и первичной проверки.
Проверьте сведения о страхователе, отчетный период, номер корректировки и состав разделов.
Нажмите Подписать и отправить.
Выберите сертификат УКЭП руководителя.
Подтвердите создание электронной подписи и отправку.
После загрузки XML-файла сведения могут стать недоступными для ручного редактирования. Если обнаружена ошибка, исправьте исходный отчет в 1С, повторно выполните проверку, выгрузите новый файл и загрузите его в новый черновик.
Не считайте работу завершенной сразу после нажатия кнопки отправки. Найдите отправленный отчет в таблице документов и проконтролируйте его статус. Сохраните подтверждение регистрации, уведомление о приеме и итоговый протокол проверки.
Датой представления электронной отчетности через кабинет считается дата ее регистрации в личном кабинете. Черновик, созданный в системе, но не подписанный и не отправленный, представленным отчетом не является.
Теперь рассмотрим подробнее вариант, при котором руководитель не должен лично входить в кабинет при каждой отправке. Для этого сотруднику понадобится собственная учетная запись, собственная электронная подпись и оформленное полномочие действовать от имени организации.
Подготовьте четыре элемента:
подтвержденную учетную запись сотрудника в ЕСИА;
присоединение сотрудника к учетной записи организации на Госуслугах;
правильную роль в личном кабинете страхователя;
УКЭП физического лица и зарегистрированную в СФР машиночитаемую доверенность.
Без любого из этих элементов сотрудник может войти в Госуслуги, но не увидеть организацию, увидеть организацию, но не получить доступ к отчетам, получить доступ к уведомлениям, но не иметь возможности создать документ, либо подготовить отчет, но не подписать его.
Руководитель или администратор профиля организации должен добавить бухгалтера в состав сотрудников организации. Не используйте личный профиль бухгалтера, не связанный с организацией.
Проверьте следующие сведения:
учетная запись сотрудника подтверждена;
в профиле указаны актуальные Ф.И.О., СНИЛС и другие идентификационные данные;
сотрудник принят в учетную запись нужной организации;
ИНН, ОГРН и иные реквизиты организации в ЕСИА соответствуют сведениям СФР;
сотрудник входит именно под своей учетной записью, а не под учетной записью руководителя.
Если бухгалтер обслуживает несколько организаций, добавьте его в каждую организацию отдельно. Наличие доступа к одной компании не предоставляет автоматического доступа к другим страхователям.
В официальной ролевой модели кабинета СФР различаются роли Пользователь ЛК Страхователя и Администратор ЛК Страхователя.
Для подготовки, подписания и отправки ЕФС-1 назначьте сотруднику роль Пользователь ЛК Страхователя. Эта роль предоставляет возможность создавать и редактировать отчет, подписывать его и просматривать уведомления.
Роль Администратор ЛК Страхователя может предоставлять доступ только к просмотру уведомлений и не обеспечивать создание или подписание отчетности. Поэтому название «Администратор» не означает, что пользователь автоматически получает максимальные полномочия на отправку документов.
Также проверьте, что пользователю не назначены одновременно конфликтующие роли. В официальной инструкции СФР указано, что для корректной работы у пользователя должна быть одна роль из предусмотренных ролевой моделью. Одновременное наличие нескольких ролей может вызвать внутренний конфликт авторизации, при котором часть функций станет недоступна.
Если сотрудник успешно входит в кабинет, но кнопки создания или подписания отчета отсутствуют, сначала проверьте его роль. Не начинайте сразу переустанавливать сертификат и криптопровайдер: причиной может быть именно настройка ЕСИА.
Сотрудник должен подписывать отчет собственной усиленной квалифицированной электронной подписью физического лица. Сертификат должен содержать сведения о самом сотруднике, а полномочия действовать от имени организации будут подтверждаться машиночитаемой доверенностью.
Не пытайтесь выпустить сотруднику второй экземпляр подписи директора. Используйте действующую модель:
руководитель действует без доверенности и подписывает документы УКЭП руководителя;
сотрудник действует по доверенности и подписывает документы собственной УКЭП физического лица;
информационная система связывает подпись сотрудника с организацией через МЧД.
Получите УКЭП физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре. Проверьте срок действия сертификата, корректность Ф.И.О., ИНН и СНИЛС. Если сведения в сертификате, учетной записи ЕСИА и машиночитаемой доверенности различаются, автоматическая проверка полномочий может завершиться ошибкой.
Машиночитаемая доверенность представляет собой структурированный электронный документ в формате XML. В ней указываются доверитель, представитель, срок действия и предоставленные полномочия.
С 11 марта 2024 года СФР прекратил прием иных способов электронного подтверждения полномочий вместо МЧД для соответствующего электронного взаимодействия. Поэтому старые рекомендации об отправке обычной скан-копии доверенности или использовании прежнего уведомления о предоставлении полномочий применяйте только после проверки актуальности конкретного сервиса.
Для действующего кабинета страхователя ориентируйтесь на машиночитаемую доверенность.
Создать МЧД можно несколькими способами:
в учетной или кадровой программе, если она поддерживает формат МЧД СФР;
в сервисе оператора электронного документооборота;
в собственном программном обеспечении организации;
в бесплатной программе СФР АРМ Доверенность.
Поскольку наша задача — обойтись без платного оператора, рассмотрим АРМ Доверенность.
АРМ Доверенность не является программой для заполнения и отправки раздела 2 ЕФС-1. Она решает другую задачу: помогает сформировать, подписать, зарегистрировать или отозвать машиночитаемую доверенность.
Не ожидайте, что после установки АРМ в нем появится форма раздела 2. Рабочая схема выглядит так:
в АРМ Доверенность создайте МЧД;
подпишите доверенность УКЭП руководителя;
направьте доверенность на регистрацию в информационную систему СФР;
дождитесь подтверждения регистрации;
сформируйте отчет в 1С или кабинете СФР;
подпишите отчет УКЭП сотрудника;
при отправке используйте сведения зарегистрированной МЧД.
Таким образом, участие руководителя полностью исключить на этапе делегирования полномочий нельзя. Руководитель должен создать юридическое основание для действий представителя и подписать МЧД своей УКЭП. После регистрации доверенности сотрудник сможет отправлять последующие отчеты без участия директора до окончания срока доверенности или ее отзыва.
При заполнении доверенности внимательно внесите сведения о доверителе и представителе.
В части доверителя проверьте:
полное наименование организации;
ИНН и КПП;
ОГРН;
сведения о руководителе;
основание полномочий руководителя.
В части представителя укажите:
фамилию, имя и отчество;
дату рождения, если она предусмотрена форматом;
ИНН физического лица;
СНИЛС;
срок действия полномочий;
необходимый набор полномочий.
Для электронного взаимодействия с СФР используются коды полномочий из действующего классификатора. В официальных материалах СФР, в частности, встречаются следующие коды:
FSS_000000 — все полномочия;
FSS_000002 — полномочие на подписание электронных документов от страхователя;
SFR_000001 — полномочия, связанные с ведением персонифицированного учета и сведениями о страховых взносах.
Выбирайте полномочия по действующему на дату оформления классификатору СФР. Для сдачи раздела 2 ЕФС-1 предоставьте полномочие, позволяющее представителю подписывать и направлять электронные документы страхователя. Если организация не желает предоставлять сотруднику полный набор прав, выберите специализированное полномочие, достаточное для отчетности.
Не копируйте код полномочия из старой инструкции без проверки. Классификаторы и требования информационных систем обновляются. Перед подписанием МЧД убедитесь, что выбранное полномочие поддерживается текущей версией кабинета и относится к нужному виду взаимодействия.
После формирования доверенности выполните регистрацию.
Проверьте сведения о руководителе и представителе.
Проверьте даты начала и окончания полномочий.
Выберите необходимые полномочия.
Подпишите доверенность действующей УКЭП руководителя.
Направьте ее на регистрацию в СФР.
Получите идентификатор доверенности.
Проверьте статус обработки.
Дождитесь статуса, подтверждающего успешную регистрацию.
Не отправляйте ЕФС-1 сразу после формирования файла МЧД, если регистрация еще не завершена. Наличие XML-файла на компьютере не означает, что информационная система СФР знает о доверенности и может подтвердить полномочия подписанта.
При ошибке регистрации сопоставьте Ф.И.О., ИНН и СНИЛС представителя в МЧД, сертификате УКЭП и ЕСИА. Проверьте сертификат руководителя, срок доверенности, полномочия и адрес рабочего сервиса. В отдельных программах может быть предварительно указан тестовый адрес обмена, поэтому убедитесь, что используется промышленная информационная система.
После настройки ЕСИА, получения УКЭП и регистрации МЧД сотрудник может самостоятельно представить отчет.
Войдите в кабинет страхователя через свою подтвержденную учетную запись Госуслуг.
Выберите организацию, сотрудником которой вы являетесь.
Проверьте, что открыт профиль нужного страхователя.
Перейдите в ЛК Страхователя.
Откройте вкладку Отчеты.
Добавьте новый отчет ЕФС-1.
Загрузите XML-файл из 1С либо заполните отчет вручную.
Проверьте реквизиты и результат предварительного контроля.
Выберите команду Подписать и отправить.
Укажите собственный сертификат УКЭП физического лица.
Проверьте, что система использует действующую МЧД.
Подпишите и отправьте документ.
Получите подтверждение регистрации и итоговый протокол.
Если система предлагает выбрать сертификат руководителя, хотя в кабинет вошел сотрудник, остановите отправку и проверьте настройки. В корректной схеме представитель подписывает отчет собственным сертификатом, а право действовать за организацию подтверждает МЧД.
Да, кабинет страхователя предусматривает не только загрузку XML-файла, но и ручное создание ЕФС-1. Этот вариант подойдет, если организация не использует 1С или ее программа не формирует электронный файл нужного формата.
Разберем порядок:
создайте новый отчет ЕФС-1;
выберите ручное создание отчета;
проверьте автоматически заполненные сведения о страхователе;
перейдите в блок раздела 2, который в интерфейсе может обозначаться как раздел, заменивший 4-ФСС;
укажите отчетный период и номер корректировки;
заполните сведения о начисленных страховых взносах;
заполните подраздел 2.1 и необходимые дополнительные подразделы;
внесите данные о специальной оценке условий труда и медицинских осмотрах, если они требуются;
сохраните введенные сведения;
выполните проверку;
подпишите и отправьте отчет.
Ручной способ позволяет полностью отказаться от программы оператора, но увеличивает вероятность ошибки ввода. Показатели приходится переносить из бухгалтерского учета вручную, поэтому дополнительно сопоставьте их с оборотно-сальдовыми ведомостями, регистрами расчета страховых взносов и предыдущим отчетом.
Если отчет уже рассчитан в 1С, предпочтительнее выгрузить XML-файл. Так мы уменьшим риск опечаток и сохраним соответствие между регламентированной отчетностью и данными информационной базы.
На сайте СФР существует общедоступный сервис, позволяющий заполнить или загрузить проект отчетности без УКЭП. Не путайте его с полноценной электронной сдачей.
Через такой сервис можно:
загрузить заранее подготовленный файл;
создать проект отчетности;
передать проект в информационную систему СФР для предварительной обработки;
получить идентификатор проекта.
Однако неподписанный проект не признается электронным отчетом. После его подготовки страхователь должен в установленный срок представить бумажный экземпляр в клиентскую службу СФР. В официальных инструкциях указывается, что проект хранится ограниченное время, например 30 календарных дней, а датой представления считается дата передачи документов на бумажном носителе.
Следовательно, загрузка проекта без УКЭП не решает задачу дистанционной электронной сдачи. Она помогает подготовить бумажную отчетность, но не позволяет полностью отказаться от посещения фонда или почтовой отправки.
Чтобы отчет считался представленным электронно, выполните три действия:
сформируйте электронный документ установленного формата;
подпишите его действующей УКЭП уполномоченного лица;
отправьте его через кабинет и получите подтверждение регистрации.
Если численность составляет 10 человек или менее, организация вправе отказаться от электронной отправки и представить раздел 2 на бумаге. Это законный резервный вариант, когда срок сдачи подходит к концу, а настройка ЕСИА, УКЭП или МЧД не завершена.
Бумажный отчет можно передать:
лично в клиентскую службу СФР;
через представителя по доверенности;
почтовым отправлением по адресу территориального отделения СФР.
При почтовой отправке используйте способ, позволяющий подтвердить состав отправления и дату передачи. Сохраните опись вложения, квитанцию и сведения об отслеживании.
Не используйте бумажную форму, если установленная численность превышает десять человек. Даже если фонд фактически примет документ, страхователь рискует получить санкцию за нарушение обязательного электронного способа представления.
Не смешивайте две функции программы:
формирование регламентированного отчета и выгрузку электронного файла;
отправку отчета по защищенным каналам связи через сервис 1С-Отчетность.
В типовых конфигурациях 1С отчет можно сформировать, проверить и выгрузить в файл независимо от того, используется ли встроенная отправка через оператора. Затем XML-файл загружается в кабинет СФР вручную.
Доступность конкретной команды зависит от конфигурации, версии программы, уровня лицензии и прав пользователя. Если команда Выгрузить отсутствует, выполните следующие проверки:
обновите конфигурацию до актуального релиза;
проверьте права пользователя на работу с регламентированной отчетностью;
откройте отчет из рабочего места Регламентированные отчеты, а не из печатной формы;
завершите заполнение и встроенную проверку;
найдите команду выгрузки в меню Еще;
проверьте, предусмотрен ли электронный формат для выбранного отчетного периода.
Не нажимайте Отправить в 1С, если организация не подключена к сервису оператора. Для нашей схемы используйте именно выгрузку файла, а отправку выполняйте в личном кабинете СФР.
Если кнопка подписания доступна, но подпись не создается, проанализируем техническую часть.
Проверьте, что криптопровайдер установлен и лицензия действует.
Установите браузерный компонент электронной подписи.
Разрешите запуск расширения в используемом браузере.
Установите личный сертификат и цепочку доверенных сертификатов удостоверяющего центра.
Подключите носитель с закрытым ключом.
Проверьте срок действия сертификата.
Убедитесь, что компьютер видит закрытый ключ сертификата.
Проверьте системную дату и время.
Перезапустите браузер после установки компонентов.
Выполните тестовое создание подписи средствами криптопровайдера.
Если в списке сертификатов отображается только сертификат руководителя, а отчет должен подписывать представитель, установите сертификат самого представителя. Если сертификат сотрудника отображается, но система не подтверждает полномочия, проверяйте МЧД и настройки ЕСИА.
При проблемах с авторизацией попробуйте открыть кабинет в отдельном окне браузера без активных сеансов других пользователей. Одновременная авторизация директора и бухгалтера в одном браузерном профиле может привести к выбору неправильной учетной записи ЕСИА.
Посмотрим на типовые причины, по которым сотрудник не может создать или подписать ЕФС-1.
Сотрудник не добавлен в организацию на Госуслугах. Добавьте его в профиль юридического лица.
Назначена только роль администратора кабинета. Предоставьте роль Пользователь ЛК Страхователя, поддерживающую работу с отчетами.
Назначено несколько конфликтующих ролей. Оставьте одну корректную роль.
Нет собственной УКЭП. Получите квалифицированный сертификат физического лица на сотрудника.
МЧД сформирована, но не зарегистрирована. Дождитесь положительного результата регистрации.
В МЧД отсутствует нужное полномочие. Сформируйте новую доверенность с корректным набором прав.
Сведения сотрудника различаются. Сопоставьте Ф.И.О., ИНН и СНИЛС в ЕСИА, сертификате и МЧД.
Истек срок сертификата или доверенности. Обновите УКЭП либо оформите новую МЧД.
Используется устаревшее уведомление о полномочиях. Перейдите на действующую машиночитаемую доверенность.
Используется тестовый адрес сервиса. Настройте промышленное подключение.
Если авторизация и подпись работают, но файл не загружается, проверьте сам отчет.
Убедитесь, что выбран правильный отчетный период.
Проверьте номер корректировки.
Проверьте регистрационный номер страхователя в СФР.
Сопоставьте ИНН и КПП с данными фонда.
Проверьте основной код ОКВЭД и другие реквизиты титульного листа.
Убедитесь, что файл сформирован в актуальном электронном формате.
Выполните встроенную проверку в 1С.
При наличии отдельного проверочного программного обеспечения СФР выполните дополнительную проверку.
Не переименовывайте и не редактируйте внутреннее содержимое XML-файла.
Не загружайте файл, сформированный для другого отделения, организации или регистрационного номера.
Если отчет подготовлен в старом релизе 1С, обновите программу и сформируйте его заново. Простое открытие старого XML-файла после обновления программы не преобразует его в новый формат.
Не начинайте настройку МЧД в последний день отчетного срока. Регистрация доверенности, настройка ролей и устранение технических ошибок могут занять время.
Выберите действия в зависимости от численности.
При численности 10 человек или менее:
попробуйте отправить отчет через кабинет руководителя;
если электронная отправка не работает, распечатайте отчет и своевременно представьте его на бумаге;
после сдачи спокойно настройте доступ сотрудника для следующих периодов.
При численности более 10 человек:
не переходите на бумажную форму как на равноценную замену;
используйте УКЭП руководителя через кабинет СФР;
при невозможности подписания незамедлительно обратитесь в техническую поддержку СФР;
зафиксируйте обращения, сообщения об ошибках и время попыток отправки;
устраните проблему и отправьте электронный отчет как можно раньше.
Само обращение в техническую поддержку не заменяет представление отчета и автоматически не освобождает от ответственности. Однако подтвержденные технические обстоятельства могут иметь значение при рассмотрении причин нарушения.
Создайте отдельный электронный архив по каждому отчетному периоду. Сохраните:
исходный экземпляр отчета в 1С;
выгруженный XML-файл;
сведения об электронной подписи;
идентификатор отправленного документа;
подтверждение регистрации;
положительный протокол приема;
уведомления СФР;
действовавшую на дату отправки МЧД, если отчет подписывал представитель;
документы о полномочиях сотрудника;
результат встроенной проверки 1С.
Статус «Отправлено» не всегда равнозначен статусу «Принято». Электронный документ может пройти транспортную обработку, но получить отрицательный протокол из-за ошибок формата или контрольных соотношений.
Завершайте процедуру только после получения результата, подтверждающего принятие отчета фондом.
Проанализируем наиболее простую ситуацию. В организации работают шесть человек. Бухгалтер ведет учет в 1С:Бухгалтерия 8, но не подключен к оператору отчетности и не имеет своей УКЭП.
Выберите один из вариантов:
сформируйте раздел 2 ЕФС-1 в 1С, выгрузите XML-файл и попросите руководителя подписать его в кабинете СФР;
представьте отчет на бумаге лично, через представителя или по почте;
оформите сотруднику УКЭП и МЧД, если планируется постоянная самостоятельная электронная сдача.
Для разовой отчетности наиболее экономным электронным решением будет подпись руководителя. Оформлять отдельную УКЭП и МЧД только ради одного отчета может оказаться нецелесообразно.
При численности более десяти человек бумажный способ использовать нельзя как обычную альтернативу. Организуйте электронную сдачу.
Если руководитель готов подписывать отчет ежеквартально, примените первую схему:
бухгалтер формирует и проверяет отчет в 1С;
руководитель входит в кабинет страхователя;
руководитель загружает файл и подписывает его своей УКЭП;
бухгалтер контролирует получение положительного протокола.
Если руководитель не должен участвовать в каждой отправке, настройте постоянное представительство:
добавьте бухгалтера в организацию на Госуслугах;
назначьте роль Пользователь ЛК Страхователя;
получите на бухгалтера УКЭП физического лица;
сформируйте и зарегистрируйте МЧД;
после регистрации доверенности отправляйте отчеты подписью бухгалтера.
Не пытайтесь устранить проблему передачей бухгалтеру пароля директора от Госуслуг. Это создаст дополнительные риски и не сформирует законную модель представительства.
Выберите корректный вариант:
руководитель лично входит в кабинет и подписывает отчет своим сертификатом;
бухгалтер входит под собственной учетной записью, использует собственную УКЭП и зарегистрированную МЧД.
Передача токена руководителя не заменяет добавление сотрудника в ЕСИА и оформление доверенности. Более того, использование чужого ключа осложняет определение лица, фактически подписавшего отчет.
Используйте ручное заполнение в личном кабинете страхователя.
подготовьте бухгалтерские регистры по базе и начисленным взносам;
войдите в кабинет руководителя или уполномоченного сотрудника;
создайте новый отчет ЕФС-1;
заполните титульный лист и раздел 2;
выполните проверку;
подпишите документ УКЭП;
отправьте его и получите протокол.
В этом случае оператор и учетная программа действительно не требуются. Но расчет показателей и контроль их правильности организация выполняет самостоятельно.
Сравним варианты.
Подпись руководителя подойдет, если:
отчетность отправляется редко;
руководитель доступен в отчетные даты;
у руководителя уже есть настроенная УКЭП;
организация не хочет оплачивать отдельную подпись сотрудника;
бухгалтер может заранее подготовить безошибочный XML-файл.
Подпись сотрудника по МЧД подойдет, если:
бухгалтер регулярно отправляет отчетность;
руководитель не должен участвовать в каждой операции;
у сотрудника уже есть УКЭП либо ее выпуск экономически оправдан;
организация готова один раз настроить ЕСИА и зарегистрировать МЧД;
необходимо разграничить ответственность и полномочия пользователей.
Полностью исключить руководителя из первоначальной настройки нельзя. Он должен либо сам подписать отчет, либо предоставить представителю полномочия и подписать МЧД.
В обсуждениях прошлых лет можно встретить два варианта подтверждения полномочий сотрудника:
установить программу для работы с доверенностью;
направить уведомление о предоставлении полномочий представителю.
Такие консультации могли относиться к разным информационным системам и переходным периодам. По мере развития электронного документооборота СФР изменил механизм подтверждения полномочий.
В действующей модели ориентируйтесь на следующие правила:
руководитель подписывает документы своей УКЭП без МЧД;
представитель подписывает документы своей УКЭП физического лица;
полномочия представителя подтверждаются зарегистрированной МЧД;
сотрудник должен иметь правильную роль в ЕСИА и кабинете страхователя;
старое уведомление о полномочиях не используйте вместо МЧД, если текущая система его больше не принимает.
Поэтому консультации фонда, которые на первый взгляд противоречат друг другу, могут описывать разные этапы развития сервисов. При настройке всегда ориентируйтесь на актуальную инструкцию к конкретному кабинету, через который фактически отправляется документ.
Сформируем итоговый алгоритм.
Определите численность и выясните, обязательна ли электронная форма.
Обновите 1С и сформируйте раздел 2 ЕФС-1.
Проверьте отчет и выгрузите XML-файл.
Выберите подписанта: руководителя или уполномоченного сотрудника.
Если подписывает руководитель, настройте его вход в кабинет и рабочее место с УКЭП.
Если подписывает сотрудник, добавьте его в организацию на Госуслугах.
Назначьте сотруднику роль Пользователь ЛК Страхователя.
Получите на сотрудника собственную УКЭП физического лица.
Сформируйте МЧД, например в АРМ Доверенность.
Подпишите МЧД электронной подписью руководителя.
Зарегистрируйте МЧД в СФР и дождитесь положительного результата.
Войдите в кабинет страхователя под учетной записью фактического подписанта.
Создайте новый отчет ЕФС-1.
Загрузите XML-файл либо заполните раздел 2 вручную.
Подпишите и отправьте отчет.
Сохраните подтверждение регистрации и положительный протокол.
Раздел 2 формы ЕФС-1 можно сдать электронно без платного оператора через личный кабинет страхователя СФР. Подготовьте отчет в 1С и загрузите XML-файл либо заполните его непосредственно в кабинете.
Если отчет подписывает директор, используйте его учетную запись ЕСИА и УКЭП руководителя. Машиночитаемая доверенность в этом случае не требуется.
Если отчет должен самостоятельно сдавать бухгалтер или другой сотрудник, не передавайте ему электронную подпись директора. Добавьте сотрудника в организацию на Госуслугах, назначьте роль Пользователь ЛК Страхователя, получите на него собственную УКЭП физического лица и оформите зарегистрированную в СФР машиночитаемую доверенность.
АРМ Доверенность используйте для создания и регистрации МЧД, а не для заполнения ЕФС-1. Сам отчет формируйте в 1С или в личном кабинете страхователя.
Если численность составляет 10 человек или менее и настройку электронной отправки завершить не удалось, представьте отчет на бумаге. Если численность превышает 10 человек, обеспечьте электронную отправку и не заменяйте ее бумажным экземпляром.
Не путайте загрузку неподписанного проекта через общедоступный сервис с полноценной электронной сдачей. Проект без УКЭП требует последующего представления бумажного документа. Электронным отчет становится только после подписания УКЭП, отправки и регистрации в СФР.
Информация носит справочный характер