Проанализируем типовую ситуацию: ООО зарегистрировали в ноябре 2024 года, единственный участник назначил себя директором решением, но ЕФС-1 раздел 1 (подраздел 1.1 “Сведения о трудовой (иной) деятельности”) на “Прием” не подали. Зарплату в 2024 году не начисляли и не выплачивали. С 01.01.2025 оформили приказ, назначили зарплату и приняли заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (по ст. 66.1 ТК РФ). При этом “нулевую” отчетность сдавали (РСВ с разделом 3, 6-НДФЛ/НДФЛ-отчеты, ЕФС-1 раздел 2 и т.п.). Разберем по шагам, как правильно исправиться, какие варианты допустимы и как это сделать в 1С так, чтобы СФР принял сведения.
Выясним причину. ЕФС-1 (подраздел 1.1) — это “наследник” СЗВ-ТД: он фиксирует кадровые события (прием, увольнение и ряд иных мероприятий) и выбор формата ведения трудовой книжки/сведений о трудовой деятельности. Важно: обязанность сдать подраздел 1.1 зависит от наличия кадрового мероприятия, а не от того, была ли начислена зарплата, были ли взносы и сдавали ли вы РСВ. Срок представления по “Приему” обычно — не позднее следующего рабочего дня после оформления распорядительного документа/заключения договора.
Поэтому ситуация “зарплату не платили — значит можно не подавать ЕФС-1 1.1” часто приводит к требованию от СФР или к риску штрафа. При этом по директору — единственному участнику есть спорность подходов (об этом поговорим отдельно), но в вашей фактуре уже есть оформленные документы и признаки трудовых отношений, значит лучше привести сведения к логичной и защищаемой позиции.
Рассмотрим подробнее два практических сценария. Выбираем тот, который совпадает с вашими документами и реальной моделью учета.
Сценарий А (чаще всего правильный в описанной ситуации): директор фактически “вступил в должность” в ноябре 2024 по решению единственного участника, то есть трудовые отношения начались тогда, просто зарплата до 01.01.2025 не начислялась (например, из-за отсутствия деятельности/денег). В этом случае подаем ЕФС-1 подраздел 1.1 “Прием” с датой ноября 2024 и далее отражаем заявление по ст. 66.1 ТК РФ датой 01.01.2025 (если заявление действительно датировано 01.01.2025).
Сценарий Б (встречается реже и требует очень аккуратной стыковки документов): до 01.01.2025 трудовые отношения вы не оформляли и хотите считать, что директор действовал как единственный участник/лицо, исполняющее функции без трудового договора, а трудовые отношения начали оформлять только с 01.01.2025 (приказ, зарплата, заявление ЭТК). Тогда логичнее подать “Прием” с 01.01.2025. Но этот вариант безопасен только если ваши документы и учет последовательно подтверждают, что приема на работу в ноябре 2024 не было (а было лишь корпоративное назначение без оформления трудовых отношений). По практике и разъяснениям встречаются разные подходы: некоторые источники указывают, что при отсутствии трудового договора с единственным учредителем можно не сдавать 1.1, но есть и противоположная позиция “лучше сдать, чтобы избежать споров/штрафов”.
Дальше разберем решение для сценария А как наиболее соответствующее вашему описанию (“решение о назначении директора” в ноябре 2024 уже есть, далее с 01.01.2025 оформили приказ и зарплату).
Разберем по шагам, как сделать правильно, если никаких сведений по подразделу 1.1 на директора ранее не отправляли. В этом случае нам не нужна отмена и повторная подача — мы подаем первичное (исходное) мероприятие “Прием” с корректной датой события.
Шаг 1. Проверяем основания и даты. Берем решение единственного участника о назначении директора (дата ноября 2024, номер/реквизиты). Сверяем: какая дата указана как дата вступления в должность/начала исполнения обязанностей. Именно эту дату логично поставить как дату кадрового мероприятия “Прием” (или дату распорядительного документа, если прием оформлялся приказом).
Шаг 2. Фиксируем кадровое событие в учетной системе. Чтобы ЕФС-1 сформировался корректно, в базе должно быть кадровое событие “Прием на работу” (или эквивалент), а не только карточка сотрудника. Важно: событие должно быть отмечено как подлежащее отражению в электронной трудовой книжке/сведениях о трудовой деятельности (в 1С это обычно флажок “Отразить в трудовой книжке”).
Шаг 3. Формируем ЕФС-1 (раздел 1, подраздел 1.1) за нужный период. Ставим отчетный период так, чтобы в него попадало событие ноября 2024. Включаем только нужные сведения (на директора). Проверяем ФИО, СНИЛС, дату рождения, ИНН (если ведете), должность, подразделение, вид занятости (основное место/совместительство), реквизиты основания.
Шаг 4. Выполняем форматно-логическую проверку и отправляем в СФР. В большинстве решений 1С для ЕФС-1 есть кнопка проверки (ФЛК). Обязательно запускаем ее перед выгрузкой/отправкой, чтобы не получить отказ по формальным причинам.
Шаг 5. Дожидаемся протокола приема СФР и фиксируем результат. Если СФР примет сведения, мы закрываем “дыру” по событию приема. Если придет отказ/замечание, исправляем причину (часто это несоответствие реквизитов, должности, формата даты, незаполненные обязательные поля).
Важный момент: сам факт того, что зарплату не начисляли в ноябре–декабре 2024, не отменяет необходимость кадрового мероприятия, если директор фактически был назначен и начал исполнять функции. Именно поэтому практические рекомендации обычно сводятся к тому, чтобы подать подраздел 1.1 на прием по фактической дате начала исполнения обязанностей.
Теперь посмотрим на вторую часть вашей ситуации: “написано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде с 01.01.2025”. Это отдельный блок данных, который тоже может быть отражен в подразделе 1.1 (как сведения о поданном заявлении/выборе формата). Порядок отражения зависит от того, как это реализовано в вашей конфигурации и какие поля предусмотрены.
Шаг 1. Убедимся, что заявление заведено в системе как кадровый документ, а не просто хранится в бумаге/файле. В 1С:ЗУП это обычно делается через раздел, связанный с ЭТК: “Кадры → Электронные трудовые книжки”, где регистрируются события и формируются печатные формы/выписки.
Шаг 2. Проверим дату заявления — она должна соответствовать реальному документу (01.01.2025, если так подписано). Если заявление фактически подписано позже, лучше ставить фактическую дату, чтобы не создавать противоречий.
Шаг 3. Сформируем ЕФС-1 так, чтобы в него попали и “Прием” (ноябрь 2024), и сведения о заявлении (01.01.2025) — либо в одном отчете (если программа позволяет), либо отдельными отправками по датам событий. У разных операторов/решений возможны отличия в удобстве, но логика одинаковая: каждое событие должно быть отражено корректно и принято СФР.
Если по заявлению возникают вопросы “нужно/не нужно”, ориентируемся на вашу кадровую модель и требования к заполнению подраздела 1.1 для сотрудников, которые делают выбор формата ведения сведений. На практике это помогает избежать претензий по выдаче СТД-Р/учету ЭТК при запросах работника/проверках.
Проанализируем ситуацию на случай, если вы все-таки уже отправляли подраздел 1.1 (например, ошибочно поставили дату приема 01.01.2025, а потом решили исправить на ноябрь 2024) или отправили неверные реквизиты основания/должности. Здесь важно понимать механику исправлений.
Ключевой принцип: для подраздела 1.1 обычно не используется “корректирующий номер” как в некоторых других отчетах. Если нужно исправить принятое мероприятие, применяется связка “отменить ранее принятое мероприятие” + “отправить новое правильное мероприятие”.
Шаг 1. Готовим отменяющую запись. Заполняем строку мероприятия полностью так же, как было принято СФР ранее, и в поле отмены проставляем признак отмены (в некоторых описаниях — “Х” в графе отмены).
Шаг 2. Отправляем отмену и убеждаемся, что она принята. Если отмена не проходит, чаще всего причина — расхождение идентификаторов/реквизитов с тем, что хранится у СФР (поэтому важно воспроизвести исходные данные максимально точно).
Шаг 3. Отправляем новую запись с правильными данными. После принятия отмены подаем корректное мероприятие с нужной датой приема и правильным основанием.
Практически это значит: если вы еще ничего не отправляли по 1.1 — подаем “как есть” (исходную запись). Если уже отправляли и СФР принял, а теперь меняем — делаем отмену и новое мероприятие.
Рассмотрим подробнее спорный момент, который как раз и обсуждают бухгалтеры: “директор — единственный учредитель, трудовой договор не заключали, зарплаты нет — надо ли ЕФС-1 1.1?”. В публичных материалах встречаются две линии:
Линия 1 (осторожная): даже если трудовой договор формально не заключен, руководитель выполняет трудовую функцию, и чтобы снизить риск претензий/штрафов, часто рекомендуют сдавать сведения (либо при наличии признаков трудовых отношений).
Линия 2 (формальная): если с единственным учредителем в статусе директора не заключен трудовой договор, некоторые источники допускают не сдавать подраздел 1.1.
Посмотрим, как применить это к вашей ситуации. У вас уже:
есть решение о назначении директора в ноябре 2024;
есть приказ и зарплата с 01.01.2025;
есть заявление по ст. 66.1 ТК РФ с 01.01.2025;
сдается РСВ (раздел 3) и другая “работодательская” отчетность.
То есть вы уже фактически ведете директора как застрахованное лицо и как участника трудовых/кадровых процессов. Поэтому наиболее логичное и согласованное решение — подать подраздел 1.1 по событию “Прием” (ноябрь 2024) и по заявлению ЭТК (01.01.2025) и закрыть вопрос в СФР.
Проанализируем риски. За нарушения по подразделу 1.1 (сведения о трудовой деятельности) на практике обычно обсуждают административную ответственность должностного лица (как правило, руководителя) — предупреждение или штраф 300–500 руб. по КоАП, а также отдельные санкции по другим разделам/случаям. Конкретные последствия зависят от состава нарушения и позиции контролирующих органов, но в публичных разъяснениях и обзорах штрафов по ЕФС-1 этот диапазон фигурирует.
Что делаем, чтобы снизить риски:
Сдаем сведения добровольно, не дожидаясь требования. Чем раньше закрываем пропуск, тем лучше выглядит позиция “самостоятельно исправились”.
Делаем документы и отчет согласованными. Даты, должность, основание, вид занятости должны совпадать между решением/приказом/кадровыми документами и ЕФС-1.
Держим подтверждающий пакет документов. Решение о назначении, приказ (если оформляли), заявление по 66.1 ТК РФ, учетные регистры начисления (с 01.01.2025) — все это помогает обосновать хронологию.
Разберем по шагам типовой путь в 1С:ЗУП, потому что именно в ЗУП удобнее всего вести кадровые события и ЭТК.
Шаг 1. Проверяем настройки учета ЭТК и отчетности. Убедимся, что конфигурация обновлена до актуальной версии, где поддерживается ЕФС-1 и актуальные правила заполнения. Если база давно не обновлялась, сначала обновляем (иначе можно столкнуться с некорректными кодами/форматами). При обслуживании нескольких баз этот процесс значительно упрощается, если настроить автоматическое обновление конфигураций 1С по расписанию в тихом режиме.
Шаг 2. Создаем/проверяем карточку сотрудника. В справочнике сотрудников заполняем ФИО, СНИЛС, дату рождения, ИНН (если ведете), гражданство и т.п. Ошибки в идентификаторах (СНИЛС/ФИО) — частая причина отказов.
Шаг 3. Создаем документ “Прием на работу” с датой ноября 2024. Идем в “Кадры → Приемы, переводы, увольнения” и создаем “Прием на работу”. Указываем организацию, сотрудника, должность “Директор”, подразделение (если есть), условия (основное место работы/совместительство), дату приема. Обязательно ставим флажок “Отразить в трудовой книжке”, чтобы событие попало в ЭТК/ЕФС-1.
Шаг 4. Отражаем основание (решение единственного участника). В полях основания заполняем дату и номер решения (или реквизиты распорядительного документа, которые у вас выступают основанием приема). Согласуем формулировки должности с тем, как она указана в документе: расхождения в наименовании должности могут давать предупреждения в протоколе.
Шаг 5. Регистрируем заявление о предоставлении сведений в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ) датой 01.01.2025. В разделе “Кадры → Электронные трудовые книжки” заводим соответствующее заявление/событие (в зависимости от версии ЗУП и интерфейса). Цель — чтобы дата заявления корректно отражалась в данных ЭТК и могла попасть в отчет.
Шаг 6. Формируем отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1). Открываем регламентированные отчеты и выбираем ЕФС-1. Настраиваем так, чтобы был заполнен раздел 1 и подраздел 1.1. Проверяем, что в табличной части есть строка “Прием” с датой ноября 2024 и (при необходимости) сведения о заявлении 01.01.2025.
Шаг 7. Выполняем проверку и выгружаем/отправляем. В форме отчета используем кнопку “Проверка” (ФЛК). Исправляем замечания и отправляем через оператора/1С-Отчетность/внешний сервис.
Если у нас стоит задача именно “подать с опозданием”, в 1С мы не делаем ничего необычного: мы просто фиксируем корректное кадровое событие и формируем отчет по нему. Главное — не пытаться “нарисовать” событие только в отчете без кадрового документа: это повышает риск несогласованности базы, последующих исправлений и ошибок в других кадровых печатных формах.
Посмотрим на вариант, когда кадровые документы ведутся в 1С:Бухгалтерия (а не в ЗУП). Возможности зависят от редакции и подключенных подсистем “Зарплата и кадры”. Общая логика такая же:
вводим/проверяем сотрудника и физлицо, заполняем СНИЛС и персональные данные;
оформляем кадровый документ приема (если он доступен в конфигурации);
формируем регламентированный отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) по кадровому событию;
выполняем проверку и отправляем.
Если в вашей 1С:Бухгалтерии нет удобного кадрового контура для ЭТК/ЕФС-1 1.1, практичнее вести кадровые события в ЗУП или обеспечить корректную интеграцию, чтобы событие “Прием” существовало в системе, из которой формируется ЕФС-1.
Разберем типовые ловушки, чтобы не пришлось повторно подавать отмену/исправления:
Ошибка 1: неверная дата приема. Ставим дату не по решению/приказу, а “как удобнее” (например, 01.01.2025). Потом выясняется, что директор фактически назначен и действует с ноября 2024, и данные нужно менять. Сразу согласуем дату с документами.
Ошибка 2: не совпадает должность в документах и в ЕФС-1. В приказе “Генеральный директор”, в отчете “Директор”, в штатке “Директор ООО”. Лучше привести к единому варианту, иначе будут предупреждения/вопросы.
Ошибка 3: нет флажка отражения в трудовой книжке. Документ “Прием” есть, но не отмечен для ЭТК — в итоге отчет пустой. Проверяем настройку и флажок “Отразить в трудовой книжке”.
Ошибка 4: путаем “исходную” подачу и исправление. Если событие не подавали — просто подаем. Если событие уже принято СФР, а мы меняем его параметры — применяем отмену + новую запись.
Ошибка 5: персональные данные заполнены с ошибками. СНИЛС, дата рождения, ФИО — критичны. Исправления по персональным данным могут потребовать пересдачи. Поэтому сначала делаем сверку карточки сотрудника.
Иногда организация узнает о проблеме, когда приходит уведомление/требование от СФР. В этом случае действуем так же, но дисциплина важнее:
фиксируем дату получения уведомления;
определяем, что именно отсутствует: “Прием”, заявление, либо ошибка в реквизитах;
если сведений не было — подаем исходные; если были неверные — отменяем и подаем заново;
сохраняем квитанции/протоколы и внутреннюю записку (что исправили и почему).
Так мы показываем контролерам, что реагируем корректно и добросовестно.
Соберем решение в компактный план и одновременно проверим себя:
Проанализируем документы: решение о назначении директора (ноябрь 2024), приказ/распоряжение по зарплате (01.01.2025), заявление по ст. 66.1 ТК РФ (01.01.2025).
Оформим в 1С кадровое событие “Прием” датой ноября 2024 (по решению), с корректной должностью и основанием.
Зарегистрируем заявление ЭТК датой 01.01.2025 в контуре ЭТК.
Сформируем ЕФС-1 раздел 1 → подраздел 1.1 и убедимся, что событие “Прием” попало в отчет.
Выполним проверку (ФЛК) и отправим отчет в СФР.
Если ранее уже подавали неверно — сделаем отмену принятого мероприятия и отправим новое корректное.
Сохраним протоколы приема и подшиваем к кадровым документам.
Если мы исходим из того, что директор назначен решением в ноябре 2024 и фактически начал исполнять обязанности с этой даты (а с 01.01.2025 вы просто начали начислять зарплату и оформили заявление по ЭТК), то да — подаем ЕФС-1 раздел 1, подраздел 1.1 с мероприятием “Прием” датой ноября 2024, указывая реквизиты решения как основание, и отдельно/дополнительно отражаем заявление по ст. 66.1 ТК РФ датой 01.01.2025. Такой подход согласуется с логикой сдачи подраздела 1.1 по кадровым мероприятиям и снижает риск претензий “почему нет приема”.
Информация носит справочный характер и не заменяет индивидуальную консультацию с учетом вашей конфигурации 1С, локальных документов и позиции вашего отделения СФР.