Рассмотрим ситуацию, в которой сотрудница во время отпуска по беременности и родам уехала за границу, родила там ребенка и после окончания отпуска по беременности и родам собирается оформить отпуск по уходу за ребенком. Свидетельство о рождении выдано иностранным государством и составлено на иностранном языке.
Сам по себе факт рождения ребенка за пределами Российской Федерации не лишает работающую сотрудницу права на отпуск по уходу за ребенком и ежемесячное пособие. Однако иностранный документ о рождении необходимо подготовить для использования в России: перевести на русский язык, а в зависимости от государства рождения — поставить апостиль, выполнить консульскую легализацию либо применить освобождение от легализации, предусмотренное международным договором.
Разберем по шагам, какие заявления и документы получим от сотрудницы, как проверим иностранное свидетельство о рождении, что передадим в СФР и как отразим отпуск в программах 1С.
Сначала выясним, какие нормы действуют в настоящее время.
В сообщении с форума первоначально упоминался приказ Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 года № 1012н. Этот приказ больше не действует. Использовать его как основное нормативное основание для современного оформления пособия не следует.
При подготовке документов рассмотрим следующие действующие нормы:
Статью 256 ТК РФ, которая регулирует предоставление отпуска по уходу за ребенком.
Федеральный закон от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ, определяющий порядок обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
Федеральный закон от 19 мая 1995 года № 81-ФЗ о государственных пособиях гражданам, имеющим детей.
Приказ Минтруда России от 29 сентября 2020 года № 668н, в пункте 56 которого перечислены документы для назначения ежемесячного пособия по уходу за ребенком. По состоянию на 2026 год приказ продолжает действовать с учетом внесенных в него изменений.
Постановление Правительства РФ от 23 ноября 2021 года № 2010, устанавливающее порядок получения СФР сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий.
Федеральный закон от 15 ноября 1997 года № 143-ФЗ об актах гражданского состояния, регулирующий признание в России документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, выданных иностранными органами.
Гаагскую конвенцию от 5 октября 1961 года, отменяющую требование консульской легализации иностранных официальных документов между государствами — участниками Конвенции.
Международные договоры Российской Федерации о правовой помощи, если для государства рождения ребенка предусмотрено взаимное признание официальных документов без апостиля и консульской легализации.
Таким образом, поправка участника форума является правильной: вместо отмененного приказа № 1012н рассмотрим пункт 56 действующего приказа Минтруда России № 668н. Одновременно учтем, что сейчас пособие работающей сотруднице назначает и выплачивает непосредственно СФР, а работодатель оформляет отпуск и передает необходимые сведения через систему социального электронного документооборота.
Прежде чем собирать документы, разделим два юридически связанных, но самостоятельных действия:
предоставление сотруднице отпуска по уходу за ребенком;
назначение ежемесячного пособия по уходу за ребенком.
Отпуск по уходу за ребенком предоставляется до достижения ребенком возраста трех лет. В законодательстве нет отдельного отпуска «до полутора лет». Возраст полтора года относится к периоду выплаты ежемесячного пособия, а не к максимальной продолжительности самого отпуска.
Поэтому попросим сотрудницу представить два самостоятельных заявления:
заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет либо до более ранней даты, выбранной сотрудницей;
заявление о назначении ежемесячного пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет.
Допускается оформить оба волеизъявления в одном документе, если используемая работодателем форма ясно разделяет просьбу о предоставлении отпуска и просьбу о назначении пособия. Однако с практической точки зрения удобнее использовать два заявления либо установленную форму заявления о назначении пособия и отдельное кадровое заявление на отпуск.
Такое разделение поможет избежать ошибки, при которой работодатель оформляет кадровый отпуск, но не инициирует в СФР назначение ежемесячной выплаты.
Рассмотрим базовый комплект документов для обычной ситуации, когда мать ребенка работает по трудовому договору и сама оформляет отпуск и пособие.
Заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком. Укажем дату начала отпуска и период, на который сотрудница просит его предоставить.
Заявление о назначении ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Получим его одновременно с заявлением на отпуск.
Иностранный документ, подтверждающий факт рождения и регистрации ребенка. Получим оригинал для проверки и копию, которая останется у работодателя или будет передана в СФР в установленном формате.
Перевод иностранного документа на русский язык. Проверим, чтобы перевод был удостоверен в установленном порядке и охватывал весь документ, включая печати, штампы, отметки и апостиль.
Апостиль, консульскую легализацию либо подтверждение применения международного договора. Выберем вариант в зависимости от государства, органа, выдавшего документ, и действующих международных соглашений.
Справку с места работы или службы другого родителя о том, что пособие ему не назначалось. Получим ее в случаях, когда она требуется пунктом 56 приказа № 668н и сведения нельзя однозначно подтвердить в государственных информационных системах.
Сведения о застрахованном лице. Проверим СНИЛС, паспортные данные, адрес, способ получения выплаты и банковские реквизиты. Если сведения ранее передавались в СФР и не изменились, повторно запрашивать их без необходимости не будем.
Заявление о замене календарных лет расчетного периода. Получим его только тогда, когда сотрудница имеет право на замену лет и такая замена увеличивает размер пособия.
Документы о рождении предыдущих детей. Запросим их при необходимости в соответствии с пунктом 56 приказа № 668н, особенно если сведения отсутствуют в российских государственных реестрах либо предыдущие дети также родились за границей.
Дополнительные документы для особой ситуации. Например, свидетельство о расторжении брака, документы об опеке, документ о смерти предыдущего ребенка, подтверждение выбора страхователя при работе у нескольких работодателей или документы, объясняющие различия в фамилии и транслитерации.
Не ограничивайтесь одним заявлением на отпуск. Для назначения пособия работодатель должен получить отдельное заявление о пособии и сведения, необходимые для запуска проактивного процесса через СЭДО.
В заявлении сотрудницы проверим следующие сведения:
наименование работодателя;
фамилию, имя и отчество сотрудницы;
просьбу предоставить отпуск по уходу за ребенком;
фамилию, имя и при наличии отчество ребенка;
дату рождения ребенка;
дату начала отпуска;
дату окончания отпуска либо формулировку «до достижения ребенком возраста трех лет»;
перечень приложенных документов;
дату составления и подпись сотрудницы.
Посмотрим на рекомендуемую формулировку по существу: сотрудница просит предоставить ей отпуск по уходу за конкретным ребенком с даты, следующей за окончанием отпуска по беременности и родам, до достижения ребенком возраста трех лет.
Не называйте этот период отпуском «до полутора лет», если сотрудница планирует использовать отпуск полностью. Иначе после достижения ребенком полутора лет в кадровом учете может возникнуть необоснованный разрыв или потребуется дополнительное заявление.
Проанализируем дату начала отпуска. Обычно отпуск по уходу за ребенком начинается со дня, следующего за днем окончания отпуска по беременности и родам.
Например, если электронный листок нетрудоспособности по беременности и родам заканчивается 17 сентября, отпуск по уходу оформим с 18 сентября.
Не допускайте одновременного оформления за один период:
отпуска по беременности и родам с соответствующим пособием;
отпуска по уходу за ребенком с ежемесячным пособием.
Если сотрудница хочет перейти на пособие по уходу до окончания послеродовой части отпуска по беременности и родам, рассмотрим специальный порядок. Одновременно получать два пособия за один период нельзя. По заявлению сотрудницы необходимо прекратить отпуск по беременности и родам с выбранной даты и оформить отпуск по уходу, учитывая правила зачета ранее выплаченного пособия.
Такой вариант требует отдельного расчета и согласования с СФР. В стандартной ситуации дождемся окончания отпуска по беременности и родам и оформим отпуск по уходу со следующего дня.
Да, иностранный документ о рождении можно использовать для предоставления отпуска и назначения пособия. Получать российское свидетельство только ради оформления пособия не требуется, если иностранный документ надлежащим образом подтверждает факт рождения и государственную регистрацию рождения и подготовлен для использования в России.
Однако обычной копии свидетельства на иностранном языке недостаточно. Работодатель и СФР должны понимать содержание документа и убедиться в его юридической действительности.
Проверим, чтобы документ содержал по меньшей мере следующие сведения:
наименование компетентного органа иностранного государства;
фамилию и имя ребенка;
дату и место рождения;
сведения о родителях, если они указываются законодательством соответствующего государства;
дату государственной регистрации рождения;
номер актовой записи или документа;
подпись уполномоченного лица;
печать, электронную отметку или иной предусмотренный иностранным законодательством реквизит подлинности.
Если иностранное государство выдает не документ с названием «свидетельство о рождении», а выписку из реестра, сертификат, справку или иной официальный документ, не отклоняйте его только из-за названия. Выясним, подтверждает ли он одновременно факт рождения и регистрацию рождения компетентным органом.
Рассмотрим первый вариант. Рождение ребенка зарегистрировало консульское учреждение Российской Федерации за пределами России, и сотруднице выдано российское консульское свидетельство о рождении.
В таком случае получим:
свидетельство о рождении, выданное российским консульским учреждением;
копию этого свидетельства.
Апостиль и перевод на русский язык для российского консульского свидетельства не требуются. Документ уже выдан российским органом на русском языке.
Сверим оригинал с копией, зафиксируем реквизиты документа в учетной программе и вернем оригинал сотруднице, если внутренним порядком работодателя не предусмотрено иное законное основание для его хранения.
Теперь рассмотрим подробнее наиболее распространенный вариант. Рождение зарегистрировал иностранный орган государства, которое участвует в Гаагской конвенции 1961 года, а между Россией и этим государством не применяется специальный договор, отменяющий апостиль.
Получим от сотрудницы:
иностранный документ, подтверждающий факт рождения и регистрации ребенка;
копию иностранного документа;
апостиль, проставленный компетентным органом иностранного государства;
удостоверенный перевод на русский язык самого документа, апостиля, печатей, штампов и служебных надписей.
Сначала на иностранный документ поставим апостиль, затем переведем документ вместе с апостилем. Не ограничивайтесь переводом только основной части свидетельства.
Посмотрим на пример. Ребенок родился в государстве — участнике Гаагской конвенции. Местный орган зарегистрировал рождение и выдал свидетельство. Сотрудница должна получить апостиль в компетентном органе этого государства, после чего предоставить свидетельство с апостилем и удостоверенным переводом всего комплекта на русский язык.
Перед приемом документов проверим, распространяется ли Гаагская конвенция на отношения между Российской Федерацией и конкретным государством. Само формальное участие страны в Конвенции не всегда достаточно: необходимо учитывать дату вступления Конвенции в силу, возможные возражения и действующие двусторонние соглашения.
Если документ выдан государством, для которого не применяется Гаагская конвенция и отсутствует международный договор об освобождении документов от легализации, выполним консульскую легализацию.
Получим:
иностранный документ о рождении и регистрации ребенка;
копию документа;
подтверждение прохождения консульской легализации;
удостоверенный перевод документа и всех легализационных надписей на русский язык.
Консульская легализация обычно включает последовательное подтверждение документа компетентными органами государства выдачи и российским консульским учреждением. Конкретный порядок зависит от законодательства соответствующей страны и правил российского консульского учреждения.
Не заменяйте консульскую легализацию апостилем, если государство не участвует в соответствующих отношениях по Гаагской конвенции. Апостиль, проставленный там, где он не действует между двумя государствами, не подтверждает документ для использования в России.
Если сотрудница не понимает, какой порядок применяется, предложим ей уточнить требования в российском консульском учреждении в стране выдачи документа. Работодателю не следует самостоятельно обещать, что документ будет принят без легализации, пока не проверено применимое международное соглашение.
Рассмотрим еще одно решение. Между Россией и государством, выдавшим документ, может действовать международный договор о правовой помощи, по которому официальные документы принимаются без апостиля и консульской легализации.
Пункт 56 приказа № 668н отдельно упоминает документы государств — участников Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, заключенной в Минске 22 января 1993 года.
В предусмотренном договором случае получим:
документ компетентного иностранного органа, подтверждающий рождение и регистрацию ребенка;
копию документа;
официальную гербовую печать или другой обязательный реквизит, предусмотренный правилами государства выдачи;
удостоверенный перевод на русский язык, если документ составлен не на русском языке.
Не требуйте апостиль только на том основании, что документ иностранный. Сначала проверим наличие действующего международного договора, освобождающего документ от апостилирования и консульской легализации.
При этом не будем автоматически применять старый перечень государств. Состав участников договоров и отношения Российской Федерации с отдельными государствами могут изменяться. Проверим актуальный статус договора на дату представления документа.
Перевод должен позволять полностью идентифицировать документ и проверить его юридическую силу. Поэтому переведем:
название документа;
все сведения о ребенке;
сведения о родителях;
дату и место рождения;
номер актовой записи;
наименование органа регистрации;
даты выдачи и регистрации;
подписи и должности уполномоченных лиц;
содержание печатей и штампов;
апостиль;
легализационные надписи;
отметки на оборотной стороне документа;
машиночитаемые и электронные реквизиты, если они имеют текстовое содержание.
Попросим оформить удостоверенный перевод в порядке, признаваемом российским законодательством. На практике обычно нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика. Не будем называть такую процедуру «нотариальным заверением иностранного свидетельства»: нотариус удостоверяет перевод или подпись переводчика, а юридическую силу исходного иностранного документа подтверждают апостиль, легализация либо международный договор.
Проверим сшивку документа и перевода. Из перевода должно быть понятно, к какому именно оригиналу он относится. Если апостиль оформлен отдельным листом, включим его в единый комплект.
Особое внимание уделим написанию фамилии и имени ребенка, матери и отца. В разных документах транслитерация может отличаться.
Например, фамилия сотрудницы в российском паспорте может быть передана латиницей одним способом, а в иностранном свидетельстве — другим. Это не всегда означает, что документ недействителен, но СФР может запросить пояснения.
Разберем по шагам:
сопоставим имя и фамилию матери с российским паспортом и кадровыми данными;
проверим девичью фамилию, если она указана в иностранном документе;
получим свидетельство о заключении или расторжении брака, если оно объясняет изменение фамилии;
проверим, как имя ребенка указано в переводе;
попросим переводчика единообразно передать имена с учетом российских документов;
при существенных расхождениях подготовим пояснение и подтверждающие документы.
Не исправляйте реквизиты иностранного документа вручную и не изменяйте написание в сканированной копии. Все расхождения объясним отдельными документами или примечанием переводчика.
Для назначения пособия иностранный документ, оформленный надлежащим образом, может подтвердить рождение ребенка. Поэтому не требуйте от сотрудницы сначала получать повторное российское свидетельство, если она уже представила юридически действительный иностранный документ.
Однако учтем практическую особенность. Сведения о рождении, зарегистрированном российским органом ЗАГС, СФР может получить из Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния. Сведения из иностранного реестра обычно отсутствуют в российской системе.
Следовательно, при рождении ребенка за границей:
не рассчитывайте, что СФР автоматически получит иностранную актовую запись;
передайте сведения о ребенке через СЭДО;
подготовьте сканированные копии иностранного документа, апостиля или легализации и перевода;
оперативно ответьте на запрос СФР о недостающих документах.
Получение российского документа может быть полезно семье для других процедур, но не должно превращаться в дополнительное условие, которого нет в правилах назначения пособия.
Пункт 56 приказа № 668н предусматривает справку о том, что другому родителю пособие не назначалось. В современной системе прямых выплат часть сведений СФР проверяет самостоятельно, в том числе через государственные информационные системы. Тем не менее при формировании комплекта документов не будем полностью игнорировать требование приказа.
Рассмотрим распространенные ситуации.
Оба родителя работают в России. Получим справку с места работы или службы второго родителя о том, что ежемесячное пособие по уходу за этим ребенком ему не назначалось. Если СФР подтверждает отсутствие назначения по своим данным и не требует бумажную справку, сохраним сведения, подтверждающие проведенную проверку.
Второй родитель не работает в России. Проверим его статус и требования СФР. В отдельных случаях может потребоваться документ от органа социальной защиты либо иное подтверждение того, что пособие не назначено.
Второй родитель — иностранный гражданин и постоянно проживает за границей. Если получить российскую справку объективно невозможно, соберем копию документа, удостоверяющего личность второго родителя, сведения о его месте проживания и письменное пояснение. Передадим их в СФР либо приложим к ответу на запрос.
Сведения об отце отсутствуют. Проверим иностранный документ о рождении и перевод. Если запись об отце не произведена, справка от второго родителя не требуется, но СФР может запросить подтверждающий документ.
Родители разведены. Получим свидетельство о расторжении брака и при необходимости сведения о совместном проживании ребенка с заявителем.
Пособие оформляет не мать, а отец, бабушка, дедушка или другой родственник. Получим подтверждения того, что мать и отец не используют отпуск по уходу и не получают пособие, а заявитель фактически осуществляет уход за ребенком.
Один и тот же ребенок не может служить основанием для одновременной выплаты ежемесячного пособия двум лицам за один период. Поэтому проверка второго получателя остается принципиально важной, даже если часть сведений СФР получает автоматически.
Пункт 56 приказа № 668н включает документы о рождении предыдущего ребенка или детей. Если предыдущий ребенок умер, предусматривается свидетельство о смерти и его копия.
В современной системе многие сведения о детях, зарегистрированных в России, СФР получает межведомственно. Однако иностранные сведения могут отсутствовать.
Поэтому действуем следующим образом:
уточним у сотрудницы, есть ли предыдущие дети;
проверим, содержатся ли сведения о них в российских реестрах;
получим документы, если предыдущие дети родились за границей или СФР запросил подтверждение;
для иностранного документа применим те же правила перевода, апостилирования или легализации;
не требуем повторно документы, сведения из которых уже имеются у работодателя и могут быть переданы в СФР без участия сотрудницы.
Даже если очередность рождения ребенка не влияет на размер конкретной выплаты в текущем расчете, отсутствие предусмотренного документом сведения может привести к запросу СФР. Поэтому лучше заранее проверить комплект.
Если сотрудница на момент наступления страхового случая работает у нескольких страхователей, выясним, через какого работодателя она будет оформлять пособие.
Ежемесячное пособие по уходу за ребенком назначается по одному месту работы по выбору застрахованного лица. Поэтому:
получим заявление о выборе работодателя для назначения пособия;
уточним наличие основного места работы и внешнего совместительства;
проверим, не инициировал ли другой работодатель назначение того же пособия;
при необходимости получим справку от другого работодателя о том, что пособие там не назначалось;
передадим в СФР достоверные сведения о занятости сотрудницы.
Не направляйте одновременно сообщения о назначении одного пособия от нескольких работодателей. Это приведет к расхождениям, запросам СФР и возможному отказу до устранения противоречий.
Ежемесячное пособие рассчитывается исходя из заработка за два календарных года, предшествующих году начала отпуска по уходу.
Если в расчетных годах сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам либо в отпуске по уходу за ребенком, она может попросить заменить один или оба календарных года предшествующими годами. Замену выполняем только при условии, что она приводит к увеличению пособия.
Разберем порядок:
предварительно рассчитаем пособие без замены;
проверим периоды предыдущих отпусков по беременности и родам и уходу за ребенком;
подберем допустимые предыдущие годы;
сравним результаты расчета;
получим от сотрудницы письменное заявление о замене конкретных лет;
передадим сведения о замене в СФР через СЭДО.
Не заменяйте годы автоматически и не выбирайте любые годы с более высокой зарплатой. Между заменяемыми и выбранными годами должна соблюдаться предусмотренная законом последовательность, а замена должна быть связана с нахождением в соответствующих отпусках.
После получения заявлений и необходимых документов работодатель должен оформить кадровый отпуск и своевременно передать сведения в СФР.
Разберем по шагам:
зарегистрируем заявление сотрудницы о предоставлении отпуска;
зарегистрируем заявление о назначении пособия;
проверим иностранный документ о рождении;
проверим апостиль, легализацию или применимое международное соглашение;
проверим удостоверенный перевод;
сверим фамилию, имя, дату рождения и сведения о родителях;
снимем копии или получим электронные образы документов;
оформим решение или приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
отразим отпуск в кадровой программе;
сформируем исходящее сообщение о страховом случае;
передадим необходимые сведения в СФР в установленный срок;
получим входящий запрос СФР, если он будет сформирован;
подготовим ответ и приложим недостающие документы;
проверим квитанции и статус назначения пособия.
По правилам постановления Правительства РФ № 2010 работодатель передает предусмотренные сведения в СФР не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления о назначении пособия.
В частности, передадим:
дату начала отпуска по уходу за ребенком;
дату окончания отпуска;
сведения о ребенке;
сведения о замене календарных лет, если сотрудница подала соответствующее заявление;
сведения о режиме неполного рабочего времени, если он имел место на дату наступления страхового случая;
другие сведения, запрошенные СФР для расчета.
Работодатель не рассчитывает и не перечисляет ежемесячное пособие за счет собственных средств. Назначение и выплату производит СФР. Задача работодателя — правильно оформить отпуск и своевременно передать достоверные сведения.
На основании заявления оформим приказ или другой распорядительный документ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
Работодатель вправе использовать:
самостоятельно разработанную форму приказа;
унифицированную форму № Т-6, если ее применение закреплено внутренними правилами;
электронный кадровый документ при ведении кадрового электронного документооборота.
Укажем в приказе:
фамилию, имя, отчество сотрудницы;
должность и подразделение;
вид отпуска;
дату начала;
дату окончания;
фамилию, имя и дату рождения ребенка;
основание — заявление и документ о рождении;
дату и номер приказа.
Ознакомим сотрудницу с приказом в принятом у работодателя порядке. Если она находится за границей, используем кадровый электронный документооборот, усиленную электронную подпись либо другой допустимый способ обмена документами.
Рассмотрим оформление в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3. Интерфейс и названия отдельных разделов могут незначительно отличаться в зависимости от версии программы, поэтому предварительно установим актуальный релиз.
В программе используем следующие основные объекты:
Отпуск по уходу за ребенком;
Исходящее сообщение о страховом случае СФР;
Входящий запрос СФР для расчета пособия;
Ответ на запрос СФР для расчета пособия;
Сведения о застрахованных лицах в СФР;
Уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком — при наступлении соответствующих обстоятельств.
Разберем порядок оформления.
Откроем раздел Кадры или раздел Зарплата в зависимости от настроек интерфейса.
Перейдем в список Отпуска по уходу за ребенком.
Создадим документ Отпуск по уходу за ребенком.
Выберем сотрудницу и организацию.
Укажем дату начала отпуска — обычно следующий день после окончания отпуска по беременности и родам.
Укажем дату окончания отпуска до достижения ребенком возраста трех лет либо дату, указанную сотрудницей.
Заполним сведения о ребенке: фамилию, имя, при наличии отчество, дату рождения, очередность рождения и реквизиты документа.
В качестве документа о рождении выберем предусмотренный программой вид иностранного документа либо вариант «иной документ, подтверждающий рождение ребенка».
Перенесем наименование иностранного органа, номер и дату документа из удостоверенного перевода.
Проверим сведения для прямой выплаты СФР.
Проведем документ.
Сформируем из документа Исходящее сообщение о страховом случае СФР.
Выберем вид пособия Ежемесячное пособие по уходу за ребенком.
Проверим даты отпуска, сведения о ребенке, расчетных годах и занятости.
Отправим сообщение в СФР через СЭДО.
В некоторых версиях программы исходящее сообщение создается из раздела Кадры — Исходящие сообщения о страховых случаях СФР. В других версиях доступна команда создания непосредственно из документа отпуска.
Не используйте устаревшие документы Сведения для реестра прямых выплат ФСС и Реестр прямых выплат ФСС, если в актуальном релизе реализован обмен через СЭДО. Эти объекты относятся к прежнему формату взаимодействия.
При заполнении сведений о рождении ориентируемся на удостоверенный русский перевод. Не переносите реквизиты только по визуальному прочтению иностранного оригинала, если бухгалтер или кадровик не владеет языком документа.
Заполним:
вид документа;
серию, если она предусмотрена иностранным документом;
номер;
дату выдачи;
дату регистрации рождения, если она выделена отдельно;
наименование органа, выдавшего документ;
страну выдачи;
фамилию и имя ребенка в русском написании;
дату рождения;
сведения о матери и отце;
признак иностранного документа, если он предусмотрен формой СЭДО.
Если в иностранном документе нет привычной российской серии, не придумывайте ее. Заполним только фактически существующие реквизиты. Если формат СЭДО требует обязательное поле, воспользуемся предусмотренным программой вариантом для иного документа или обратимся к инструкции текущего релиза 1С.
Если документ имеет длинное наименование иностранного органа, перенесем его в соответствии с переводом. Не сокращайте наименование так, чтобы нельзя было определить орган выдачи.
После отправки исходящего сообщения СФР проверяет доступные сведения и может направить работодателю запрос для расчета пособия.
Получим документ Входящий запрос СФР для расчета пособия и проанализируем его содержание.
СФР может запросить:
уточнение даты начала отпуска;
сведения о расчетных годах;
информацию об исключаемых периодах;
районный коэффициент;
сведения о неполном рабочем времени;
подтверждение рождения ребенка;
иностранное свидетельство о рождении;
апостиль или документ о легализации;
удостоверенный перевод;
подтверждение того, что пособие не назначено другому лицу;
другие документы, необходимые для принятия решения.
На основании запроса создадим Ответ на запрос СФР для расчета пособия. Проверим автоматически заполненные сведения, внесем недостающие данные и отправим ответ.
Если текущая версия программы позволяет прикладывать файлы, приложим читаемые электронные образы:
иностранного документа;
апостиля или легализационных отметок;
удостоверенного перевода;
дополнительных подтверждений.
Если формат конкретного запроса не предусматривает вложение, передадим документы способом, указанным СФР: через соответствующий тип сообщения СЭДО, личный кабинет страхователя либо территориальное отделение.
Не оставляйте входящий запрос без ответа. Если СФР не получит недостающие сведения, назначение пособия будет приостановлено либо в выплате может быть отказано.
Если организация ведет зарплату в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, используем функциональность СЭДО, доступную в разделе Зарплата и кадры.
Разберем порядок:
проверим, что программа обновлена до актуального релиза;
проверим настройки обмена с СФР;
откроем раздел Зарплата и кадры;
создадим Исходящее сообщение о страховом случае СФР;
укажем вид пособия Ежемесячное пособие по уходу за ребенком;
выберем сотрудницу;
заполним даты отпуска;
внесем сведения о ребенке и иностранном документе;
проверим сведения о расчетных годах;
отправим сообщение в фонд;
получим запрос СФР;
сформируем и отправим ответ на запрос.
В «1С:Бухгалтерии 8» кадровые возможности могут быть менее подробными, чем в «1С:ЗУП 8». Поэтому кадровый приказ и заявления сохраним в кадровом деле сотрудницы, даже если отдельный специализированный документ отпуска в конфигурации отсутствует или имеет сокращенный набор реквизитов.
До отправки сообщения проверим карточку сотрудницы и документ Сведения о застрахованных лицах в СФР.
Проверим:
СНИЛС;
фамилию, имя и отчество;
дату рождения сотрудницы;
паспортные данные;
адрес регистрации и проживания;
номер телефона;
способ выплаты пособия;
номер банковского счета;
БИК банка;
номер карты национальной платежной системы, если используется соответствующий способ выплаты;
почтовые реквизиты, если сотрудница выбрала выплату через почтовую организацию.
Если сотрудница находится за границей, это не означает, что пособие следует перечислять на иностранный банковский счет. Передадим способ выплаты, который поддерживается СФР и указан в форме сведений о застрахованном лице.
При изменении фамилии, паспорта или банковских реквизитов сначала обновим карточку сотрудницы и сведения для СФР, затем отправим документы по страховому случаю.
Страна рождения ребенка и временное пребывание сотрудницы за границей сами по себе не отменяют ее трудовые отношения с российским работодателем и право на отпуск.
Проанализируем следующие обстоятельства:
продолжает ли действовать трудовой договор;
является ли сотрудница застрахованным лицом по законодательству об обязательном социальном страховании;
не оформлено ли увольнение;
не получает ли пособие другое лицо;
представлены ли документы в признаваемой в России форме;
имеются ли у СФР российские реквизиты для перечисления выплаты;
не изменился ли миграционный или страховой статус сотрудницы, если она является иностранной гражданкой.
Если сотрудница является гражданкой России и продолжает работать по российскому трудовому договору, временное нахождение за пределами страны обычно не препятствует оформлению отпуска и пособия.
Если сотрудница является иностранной гражданкой, отдельно проверим ее статус временно или постоянно проживающего лица, разрешение на проживание, участие в обязательном социальном страховании и условия международного договора. В такой ситуации страна рождения ребенка — только один из факторов; решающее значение имеет страховой статус получателя.
Некоторые иностранные государства выдают электронную выписку о рождении вместо бумажного свидетельства. Не отклоняйте ее автоматически, но проверим возможность подтверждения подлинности.
Рассмотрим:
какой орган сформировал электронный документ;
имеется ли электронная подпись или код проверки;
можно ли проверить документ в официальном реестре;
допускается ли апостилирование электронной выписки;
может ли компетентный орган выдать бумажный экземпляр;
какой порядок легализации применяется к такому формату;
принимает ли СФР электронный оригинал конкретного вида.
Для перевода распечатаем или предоставим переводчику электронный документ в форме, позволяющей воспроизвести все реквизиты. Если подлинность подтверждается только по интернет-коду, сохраним сведения о способе проверки.
При сомнениях запросим у сотрудницы бумажную выписку либо официально заверенную копию, пригодную для апостилирования или консульской легализации.
Иностранное свидетельство о рождении содержит персональные данные сотрудницы, ребенка и второго родителя. Поэтому организуем хранение документов с соблюдением законодательства о персональных данных.
Выполним следующие действия:
получим только те сведения, которые необходимы для оформления отпуска и пособия;
проверим оригинал документа;
изготовим копию или электронный образ;
зафиксируем, что копия соответствует представленному оригиналу;
вернем оригинал сотруднице;
ограничим доступ к кадровому делу;
не разместим документы в общедоступных папках;
не отправим свидетельство по незащищенным каналам без необходимости;
сохраним документы в течение срока, установленного правилами кадрового и бухгалтерского хранения.
Не требуйте оставить у работодателя оригинал иностранного свидетельства на весь период отпуска. Для выполнения обязанностей работодателя обычно достаточно сверить оригинал и сохранить надлежащую копию.
Если СФР направил отказ или запросил дополнительные документы, сначала выясним конкретную причину. Не будем повторно отправлять тот же комплект без анализа ошибки.
Возможные причины:
отсутствует апостиль;
апостиль проставлен некомпетентным органом;
не выполнена консульская легализация;
не подтверждено освобождение от легализации по международному договору;
переведена только часть документа;
не переведен апостиль или печать;
перевод не удостоверен;
копия нечитаемая;
не совпадают фамилии или имена;
не указаны реквизиты органа регистрации;
документ подтверждает медицинский факт рождения, но не государственную регистрацию;
отсутствует подтверждение неполучения пособия другим родителем;
работодатель передал неправильные даты отпуска;
не представлены сведения о выборе работодателя.
После выяснения причины:
исправим сведения в учетной программе;
получим недостающий документ;
при необходимости оформим новый перевод;
ответим на входящий запрос СФР;
приложим пояснение о применимом международном договоре;
проверим результат обработки ответа.
Если территориальный орган требует апостиль, несмотря на действующее освобождение по международному договору, направим письменное пояснение со ссылкой на соответствующий договор и пункт 56 приказа № 668н. При необходимости запросим официальное письменное решение, чтобы его можно было обжаловать.
Рассмотрим ошибки, которые чаще всего приводят к задержке пособия.
Использование отмененного приказа № 1012н. Применим действующий приказ Минтруда России № 668н и правила постановления Правительства РФ № 2010.
Получение только заявления на отпуск. Дополнительно получим заявление о назначении ежемесячного пособия.
Оформление отпуска только до полутора лет. Помним, что отпуск по статье 256 ТК РФ предоставляется до трех лет, а пособие выплачивается до полутора лет.
Прием свидетельства без перевода. Иностранный текст должен быть переведен на русский язык в установленном порядке.
Требование апостиля для любой страны. Сначала проверим международный договор и участие государства в Гаагской конвенции.
Отсутствие легализации для страны, где апостиль не применяется. Выполним консульскую легализацию, если нет договорного освобождения.
Перевод без апостиля. Если апостиль обязателен, сначала проставим его, затем переведем весь документ.
Перевод только лицевой стороны. Переведем печати, оборотную сторону, апостиль и легализационные надписи.
Требование российского свидетельства о рождении. Не вводим дополнительное условие, если иностранный документ надлежащим образом оформлен.
Передача неверного имени ребенка. Заполним сведения по удостоверенному переводу и проверим транслитерацию.
Совпадение отпуска по беременности и родам с отпуском по уходу. Установим дату начала отпуска по уходу после окончания отпуска по беременности и родам.
Пропуск трехдневного срока передачи сведений. Направим данные в СФР не позднее трех рабочих дней после получения заявления о пособии.
Использование устаревшего реестра прямых выплат. Инициируем страховой случай через Исходящее сообщение о страховом случае СФР.
Игнорирование входящего запроса СФР. Получим и обработаем запрос в рабочем месте СЭДО.
Самостоятельная выплата пособия работодателем. Не начисляем пособие как выплату за счет организации, поскольку его назначает и перечисляет СФР.
Хранение оригинала иностранного свидетельства без необходимости. Сверим документ, сохраним копию и вернем оригинал сотруднице.
Посмотрим на пример. Сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам по 10 ноября. Ребенок родился за границей 15 сентября, а рождение зарегистрировал иностранный орган государства — участника Гаагской конвенции.
Сотрудница представляет:
заявление на отпуск по уходу с 11 ноября до достижения ребенком возраста трех лет;
заявление о назначении пособия с 11 ноября;
иностранное свидетельство о рождении;
апостиль;
удостоверенный перевод свидетельства, апостиля и всех отметок;
справку о неназначении пособия второму родителю либо документы, позволяющие СФР проверить это обстоятельство;
заявление о замене расчетных лет, если имеются основания.
Работодатель оформляет отпуск с 11 ноября, создает в 1С документ Отпуск по уходу за ребенком, затем формирует Исходящее сообщение о страховом случае СФР и передает его в течение трех рабочих дней.
После получения запроса СФР работодатель формирует Ответ на запрос СФР для расчета пособия и при необходимости передает электронные копии иностранного документа, апостиля и перевода.
Рассмотрим другую ситуацию. Ребенок родился в государстве, документы которого признаются в России без апостиля на основании действующего международного договора.
Сотрудница представляет:
иностранное свидетельство или выписку о рождении с официальной печатью;
копию документа;
удостоверенный перевод на русский язык;
остальные заявления и подтверждения, необходимые для пособия.
Не требуем апостиль, но проверяем, что международный договор действительно действует между Россией и государством выдачи и распространяется на документы органов регистрации актов гражданского состояния.
В ответе на запрос СФР при необходимости укажем, что документ освобожден от апостилирования и консульской легализации на основании соответствующего договора.
Теперь проанализируем ситуацию, когда государство не участвует в применимых отношениях по Гаагской конвенции и договор об освобождении от легализации отсутствует.
Получим:
оригинал документа о рождении;
отметки компетентных органов государства выдачи;
отметку о легализации российским консульским учреждением;
удостоверенный перевод документа и всех отметок;
копию полного комплекта.
Если сотрудница предоставила только свидетельство и обычный перевод, объясним, что этого недостаточно. Попросим завершить консульскую легализацию либо подтвердить наличие международного договора, освобождающего документ от нее.
Подведем итог. Для работающей сотрудницы, которая сама оформляет отпуск и пособие, соберем следующий основной комплект:
заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
заявление о назначении ежемесячного пособия;
иностранный документ о рождении и регистрации ребенка;
копию иностранного документа;
удостоверенный перевод на русский язык;
апостиль, если применяется Гаагская конвенция;
консульскую легализацию, если государство не участвует в Конвенции и нет освобождающего договора;
либо документ с официальной печатью без апостиля и легализации, если это допускает международный договор;
подтверждение того, что пособие не назначено второму родителю, если оно требуется для конкретной ситуации;
сведения о застрахованном лице и реквизиты выплаты, если они отсутствуют или изменились;
заявление о замене расчетных лет, если замена допустима и выгодна;
дополнительные документы при разводе, опеке, наличии предыдущих детей, работе у нескольких работодателей или расхождении персональных данных.
Сформируем окончательный порядок решения задачи.
Проверим дату окончания отпуска по беременности и родам.
Получим заявление на отпуск по уходу за ребенком.
Получим заявление о назначении ежемесячного пособия.
Проверим оригинал иностранного документа о рождении.
Определим государство и орган, выдавший документ.
Проверим, применяется ли Гаагская конвенция.
Проверим наличие международного договора об освобождении от легализации.
Если требуется, проверим апостиль.
Если апостиль не применяется, проверим консульскую легализацию.
Проверим удостоверенный перевод всего документа.
Сопоставим фамилии и имена с российскими документами сотрудницы.
Получим подтверждение неназначения пособия другому родителю или подготовим документы, объясняющие невозможность его получения.
Проверим сведения о застрахованном лице и банковские реквизиты.
Получим заявление о замене расчетных лет при наличии оснований.
Оформим кадровый приказ об отпуске.
Создадим в 1С документ Отпуск по уходу за ребенком.
Заполним данные иностранного документа по удостоверенному переводу.
Сформируем Исходящее сообщение о страховом случае СФР.
Отправим сведения в СФР не позднее трех рабочих дней.
Получим Входящий запрос СФР для расчета пособия.
Сформируем Ответ на запрос СФР для расчета пособия.
Передадим иностранный документ, перевод и подтверждение его юридической силы, если СФР запросит их.
Проверим квитанцию и статус обработки сообщения.
Убедимся, что СФР назначил пособие и не направил извещение о недостающих сведениях.
Основное решение: получим от сотрудницы не только заявление на отпуск, но и заявление о назначении ежемесячного пособия, а также иностранный документ о рождении с копией и правильно оформленным переводом. В зависимости от государства рождения потребуем апостиль, консульскую легализацию либо применим освобождение от этих процедур по международному договору. После оформления кадрового отпуска передадим сведения в СФР через СЭДО с помощью документа Исходящее сообщение о страховом случае СФР.
Информация носит справочный характер