Разберем ситуацию, когда организация или индивидуальный предприниматель как налоговый агент рассчитывает НДФЛ с доходов работников, удерживает налог при выплате дохода, но перечисляет на единый налоговый счет другую сумму. Например, с заработной платы исчислили и удержали НДФЛ 1 300 рублей, а из-за ошибки перечислили в составе ЕНП только 1 000 рублей. Возникает вопрос: какую сумму показать в уведомлении об исчисленных суммах налогов — 1 300 рублей или фактически перечисленные 1 000 рублей?
В обычном уведомлении по НДФЛ необходимо указывать сумму налога, исчисленную и фактически удержанную у физических лиц за соответствующий период, а не сумму денежных средств, которую организация перечислила в составе ЕНП.
Следовательно, если НДФЛ исчислен в размере 1 300 рублей, эта сумма полностью удержана из дохода работника, но в бюджет ошибочно перечислили только 1 000 рублей, в уведомлении указываем 1 300 рублей. Недоплата 300 рублей не является основанием уменьшать сумму налоговой обязанности в уведомлении.
Рассмотрим подробнее, почему это так, чем отличаются исчисленный, удержанный и уплаченный НДФЛ, как действовало правило в 2023 году, как оно применяется сейчас и что проверять в 1С, если программа автоматически предлагает сумму, отличающуюся от фактически удержанного налога.
Сначала разделим два разных процесса: определение налоговой обязанности и перечисление денежных средств на единый налоговый счет.
Уведомление об исчисленных суммах налогов предназначено для того, чтобы налоговый орган получил информацию о размере конкретной налоговой обязанности. Для НДФЛ налогового агента законодательство использует формулировку о суммах налога, исчисленных и удержанных налоговым агентом.
Сам ЕНП — это перечисление денежных средств на единый налоговый счет. Размер очередного перечисления ЕНП не обязательно совпадает с размером одного конкретного налога. На ЕНС могут находиться ранее перечисленные деньги, переплата, положительное сальдо или суммы, предназначенные сразу для нескольких обязательств.
Поэтому не будем определять сумму уведомления по банковскому платежу.
Действуем в другой последовательности:
определим доходы, выплаченные физическим лицам;
рассчитаем НДФЛ;
определим, сколько НДФЛ фактически удержано из этих доходов;
распределим удержанный НДФЛ по установленным периодам;
укажем соответствующую сумму в уведомлении;
отдельно проверим, достаточно ли денежных средств на ЕНС для исполнения возникшей обязанности.
Не подменяем сумму налоговой обязанности суммой банковского перечисления.
Чтобы правильно заполнить уведомление, разберем три понятия, которые часто смешивают.
Исчисленный НДФЛ — это налог, рассчитанный налоговым агентом с налоговой базы физического лица по соответствующей ставке с учетом предусмотренных НК РФ правил, вычетов и особенностей определения налоговой базы.
Например, если для упрощенного примера облагаемый доход составляет 10 000 рублей и применяется ставка 13 процентов, сумма исчисленного налога составляет 1 300 рублей.
Удержанный НДФЛ — это сумма налога, которую налоговый агент фактически удержал из дохода физического лица при его выплате.
Если работнику начислено и выплачивается 10 000 рублей дохода, из этой суммы удержано 1 300 рублей НДФЛ, а работнику перечислено 8 700 рублей, имеем:
исчисленный НДФЛ — 1 300 рублей;
удержанный НДФЛ — 1 300 рублей;
сумма к выплате работнику — 8 700 рублей.
Уплаченный НДФЛ в рассматриваемом контексте — это уже исполнение обязанности перед бюджетом. При системе ЕНС организация перечисляет денежные средства в составе ЕНП, после чего налоговый орган учитывает совокупную обязанность и распределяет имеющиеся на ЕНС средства по правилам НК РФ.
Поэтому сумма, которую бухгалтер отправил платежным поручением на ЕНС, не является показателем, по которому следует автоматически заполнять строку уведомления по НДФЛ.
Для обычного уведомления налогового агента определяющей является сумма НДФЛ, исчисленная и удержанная за соответствующий период.
Исходная ситуация относится к 2023 году, поэтому сначала проанализируем правила именно этого периода.
Пункт 9 статьи 58 НК РФ предусматривал, что организации и индивидуальные предприниматели, исполняющие обязанности налоговых агентов по НДФЛ, указывают в уведомлении информацию о суммах НДФЛ, исчисленных и удержанных за установленный период.
В 2023 году основной период для уведомления определялся с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца.
Например, для уведомления со сроком представления 25 октября 2023 года необходимо было учитывать НДФЛ, исчисленный и удержанный при выплатах физическим лицам в период с 23 сентября по 22 октября 2023 года.
ФНС в своих разъяснениях по октябрьской отчетности 2023 года прямо указывала, что в такое уведомление включается НДФЛ, удержанный за период с 23 сентября по 22 октября. Для него использовался код отчетного периода 34/01.
Обратим внимание: законодательство говорило об исчисленном и удержанном НДФЛ. Оно не устанавливало правило, согласно которому в уведомление надо переносить сумму фактического платежного поручения на ЕНП.
Следовательно, если бухгалтер рассчитал и удержал у работников НДФЛ 100 000 рублей, а на ЕНС по ошибке перечислил только 90 000 рублей, налоговая обязанность от этого не становится равной 90 000 рублей.
В уведомлении необходимо было показать 100 000 рублей.
Посмотрим на пример, приведенный в обсуждении.
За вторую половину месяца работнику начислена заработная плата 15 000 рублей. При выплате 25 сентября:
доход — 15 000 рублей;
удержанный НДФЛ — 1 950 рублей;
работнику перечислено — 13 050 рублей.
Затем за первую половину следующего месяца начислено 10 000 рублей. При выплате 10 октября:
доход — 10 000 рублей;
удержанный НДФЛ — 1 300 рублей;
работнику перечислено — 8 700 рублей.
Обе выплаты относятся к периоду с 23 сентября по 22 октября 2023 года.
Сложим удержанный НДФЛ:
1 950 + 1 300 = 3 250 рублей.
Следовательно, в уведомлении со сроком представления 25 октября 2023 года по рассматриваемому примеру необходимо было указать 3 250 рублей.
Не будем смотреть, сколько именно организация к этому моменту перечислила платежным поручением на ЕНС. Для определения суммы уведомления сначала определим именно НДФЛ, исчисленный и удержанный в установленном периоде.
Теперь рассмотрим главный спорный пример.
Предположим:
работнику выплачен доход 10 000 рублей;
НДФЛ исчислен в размере 1 300 рублей;
при выплате дохода все 1 300 рублей фактически удержаны;
работнику перечислено 8 700 рублей;
из-за ошибки бухгалтер перечислил на ЕНС только 1 000 рублей вместо необходимых 1 300 рублей.
В этой ситуации в уведомлении отражаем 1 300 рублей.
Разберем причину. Налоговая обязанность налогового агента сформирована на 1 300 рублей. Сумма удержана из дохода физического лица. Ошибка возникла на следующем этапе — при обеспечении исполнения обязанности денежными средствами на ЕНС.
Если показать в уведомлении только 1 000 рублей, мы не исправим ошибку платежа. Наоборот, дополнительно занизим заявленную налоговую обязанность.
Поэтому исправляем именно то место, где возникла ошибка:
в уведомлении оставляем правильную сумму НДФЛ — 1 300 рублей;
проверяем сальдо ЕНС;
если денежных средств недостаточно, перечисляем недостающую сумму;
проверяем состояние расчетов с бюджетом после наступления срока исполнения обязанности.
Нельзя уменьшать уведомление с 1 300 до 1 000 рублей только потому, что бухгалтер ошибочно перечислил меньше денег.
Рассмотрим еще один полезный пример, который хорошо показывает, почему нельзя заполнять уведомление по сумме конкретного платежного поручения.
Предположим, организация удержала НДФЛ 1 300 рублей. В текущем месяце она перечислила на ЕНС только 1 000 рублей. Однако до этого на ЕНС уже находилось положительное сальдо 10 000 рублей.
Если смотреть только на текущее платежное поручение, может показаться, что «уплачено НДФЛ» только 1 000 рублей.
Но механизм ЕНС работает иначе. Денежные средства учитываются на едином счете, а конкретная налоговая обязанность определяется в том числе на основании уведомления.
Поэтому уведомление все равно формируем на 1 300 рублей.
Наличие или отсутствие достаточного положительного сальдо проверяем отдельно.
Это еще раз подтверждает основной принцип: сумма уведомления и сумма отдельно взятого перечисления ЕНП — разные показатели.
Теперь посмотрим на обратную ситуацию.
Предположим:
НДФЛ исчислен — 1 300 рублей;
НДФЛ удержан — 1 300 рублей;
на ЕНС организация перечислила 1 500 рублей.
В уведомлении не следует показывать 1 500 рублей.
Уведомление должно содержать сумму соответствующей налоговой обязанности — 1 300 рублей.
Дополнительные 200 рублей являются частью денежных средств на ЕНС и могут участвовать в исполнении других или последующих обязанностей в соответствии с установленным порядком.
Переплата ЕНП не увеличивает сумму НДФЛ, которую нужно показать в уведомлении.
Здесь сделаем важное уточнение. В разговорной речи часто говорят: «в уведомлении указываем исчисленный НДФЛ». Такая формулировка может привести к другой ошибке.
Для налогового агента законодательство связывает уведомление не просто с расчетной суммой налога, а с суммами НДФЛ, исчисленными и удержанными в соответствующем периоде.
Поэтому необходимо различать ситуацию, когда налог рассчитан, но еще не удержан, и ситуацию, когда налог рассчитан и удержан, но не перечислен в бюджет.
Это принципиально разные случаи.
Рассмотрим другой пример.
Налоговый агент исчислил НДФЛ 1 300 рублей, однако по объективным причинам смог удержать из выплаченного физическому лицу дохода только 1 000 рублей.
Здесь нельзя автоматически применять вывод из предыдущего примера и показывать 1 300 рублей как полностью удержанную сумму.
Проанализируем факты:
исчислено — 1 300 рублей;
фактически удержано из дохода — 1 000 рублей;
300 рублей остаются неудержанными.
Для обычного уведомления за соответствующий период ориентируемся на сумму налога, которая действительно соответствует требованиям об исчислении и удержании.
Поэтому не будем путать две ситуации:
удержали 1 300 рублей, но перечислили на ЕНС только 1 000 рублей — уведомление формируем на 1 300 рублей;
исчислили 1 300 рублей, но у физического лица фактически удержали только 1 000 рублей — анализируем сумму фактического удержания и отдельно учитываем неудержанный НДФЛ по правилам НК РФ.
Именно поэтому формулировка «исчислили и удержали — это разные операции» является важной для правильного решения задачи.
При работе с заработной платой ориентируемся на фактическую выплату дохода и удержание налога из выплачиваемых физическому лицу денежных средств.
Предположим, заработная плата рассчитана 30 сентября, но фактически выплачена работнику 5 октября.
Не будем считать, что НДФЛ автоматически становится удержанным только потому, что бухгалтер выполнил расчет заработной платы в программе.
Необходимо учитывать правила НК РФ о моменте исчисления и удержания НДФЛ и фактические операции по выплате дохода.
Для формирования уведомления это особенно важно, поскольку период определяется по операциям, относящимся к конкретным датам удержания налога.
Поэтому перед отправкой уведомления проверим не только документы начисления заработной платы, но и документы выплаты.
Выясним причину распространенной ошибки. После появления ЕНС бухгалтер одновременно работает с уведомлением и единым налоговым платежом, поэтому эти операции легко мысленно объединить.
Но назначение документов различается.
Уведомление сообщает налоговому органу данные о налоговой обязанности: какой налог, в какой сумме, по какому ОКТМО, КБК и периоду необходимо учесть.
ЕНП обеспечивает наличие денежных средств на едином налоговом счете.
Поэтому возможны разные комбинации:
уведомление — 100 000 рублей, перечислено на ЕНС — 100 000 рублей;
уведомление — 100 000 рублей, перечислено — 80 000 рублей, при отсутствии других средств возникает риск неполного исполнения обязанности;
уведомление — 100 000 рублей, текущим платежом перечислено 50 000 рублей, но на ЕНС уже было достаточно средств;
уведомление — 100 000 рублей, на ЕНС ошибочно перечислено 120 000 рублей.
Во всех этих примерах размер налоговой обязанности может оставаться равным 100 000 рублей.
Следовательно, не корректируем уведомление под размер платежного поручения.
Проверим сумму также по данным налогового учета и расчета 6-НДФЛ.
Уведомление и 6-НДФЛ выполняют разные функции, но сведения об удержанном налоге должны быть согласованы по соответствующим периодам и срокам уплаты.
Если организация фактически удержала у физического лица 1 300 рублей, но перечислила на ЕНС 1 000 рублей, ошибка перечисления не означает, что в 6-НДФЛ следует показать удержанный налог 1 000 рублей.
В налоговой отчетности отражаем реальные налоговые показатели.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации:
исчисленный налог — 1 300 рублей;
удержанный налог — 1 300 рублей;
уведомление — 1 300 рублей;
соответствующие показатели 6-НДФЛ формируем исходя из фактически исчисленного и удержанного НДФЛ;
ошибочно перечисленные 1 000 рублей рассматриваем отдельно как проблему исполнения обязанности на ЕНС.
В исходном обсуждении возникает дополнительная проблема: при формировании уведомления через Задачи организации программа якобы предлагает сумму, связанную с фактически уплаченным налогом.
Если такое происходит, не будем автоматически считать, что именно эта сумма является правильной для налогового учета.
Сначала определим правильную сумму по НК РФ, затем разберемся, почему учетная программа сформировала другое значение.
Для исторической ситуации 2023 года в 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0 использовался документ Уведомление об исчисленных суммах налогов.
Формировать его можно было, в частности, через Задачи организации, раздел регламентированной отчетности или журнал уведомлений.
Если зарплата рассчитывалась непосредственно в бухгалтерской программе, данные для уведомления определялись по сведениям об удержанном НДФЛ.
Если же расчет зарплаты выполнялся во внешней зарплатной программе, например в 1С:Зарплата и управление персоналом 8, для передачи данных использовались специальные документы обмена.
Разберем по шагам.
Проверим документы начисления заработной платы и других доходов физических лиц.
Проверим документы фактической выплаты доходов.
Проверим, какая сумма НДФЛ указана как удержанная при каждой выплате.
Проверим документ Сведения об удержанном НДФЛ, если он используется в вашей схеме учета.
Если зарплата ведется в 1С:ЗУП 8, проверим данные документа Отражение удержанного НДФЛ в бухучете и результаты синхронизации с бухгалтерской базой.
После синхронизации проверим сформированные в 1С:Бухгалтерия 8 сведения об удержанном НДФЛ.
Затем сформируем Уведомление об исчисленных суммах налогов и сопоставим результат с ручным расчетом удержанного налога.
Только после этого перейдем к проверке ЕНС и банковских платежей.
Так мы отделим ошибку налогового учета от ошибки перечисления денежных средств.
Для исходной ситуации полезно учитывать изменения, реализованные непосредственно в программах 1С в 2023 году.
Эксперты 1С разъясняли, что с октября 2023 года уведомления по НДФЛ в 1С:Бухгалтерия 8 заполнялись автоматически по суммам налога, удержанного в соответствующем периоде, а не просто на основании текущего сальдо счета учета НДФЛ.
Например, если в период с 23 сентября по 22 октября 2023 года с выплат сотрудникам удержали в общей сложности 16 640 рублей НДФЛ, итоговое октябрьское уведомление должно было формироваться на 16 640 рублей.
При создании итогового уведомления можно было использовать Задачи организации. Задача по НДФЛ выводилась с соответствующим сроком исполнения, после чего программа автоматически создавала и заполняла документ уведомления.
Поэтому если в конкретной информационной базе сумма уведомления совпадала только с фактически перечисленным платежом и не совпадала с суммой удержанного НДФЛ, проверим учетные данные, релиз программы и правильность отражения удержания.
Предположим, вручную мы установили:
исчислено — 1 300 рублей;
удержано — 1 300 рублей;
перечислено на ЕНС — 1 000 рублей;
1С автоматически предлагает уведомление на 1 000 рублей.
Не будем сразу исправлять налоговые документы под результат автоматического заполнения.
Проведем диагностику:
Проверим релиз 1С. Используем актуальную на соответствующую дату версию конфигурации, поскольку механизмы ЕНС и НДФЛ активно изменялись в течение 2023 года.
Проверим дату выплаты дохода. Убедимся, что выплата попадает именно в период уведомления.
Проверим удержанный НДФЛ. Посмотрим, зафиксирована ли в программе сумма 1 300 рублей как удержанная.
Проверим синхронизацию с ЗУП. Если зарплата рассчитывается отдельно, убедимся, что информация об удержании передана в бухгалтерскую базу полностью.
Проверим документ Сведения об удержанном НДФЛ. Именно отсутствие или неправильность исходных сведений может привести к неверному заполнению уведомления.
Перезаполним уведомление. После исправления исходных данных сформируем документ заново.
Сопоставим уведомление с расчетом. Сумма должна соответствовать фактическим операциям исчисления и удержания за установленный период.
Если после этого программа по-прежнему формирует другую сумму, проанализируем регистры НДФЛ и особенности конкретной конфигурации. Но само налоговое правило от поведения программы не меняется.
Это особенно важное правило для работы в 1С.
Предположим, документы выплаты зарплаты правильно отражают удержание НДФЛ 1 300 рублей. Затем бухгалтер обнаруживает, что в платежном поручении ЕНП перечислено только 1 000 рублей.
Не нужно изменять документ выплаты таким образом, чтобы удержанный налог стал равен 1 000 рублей.
В противном случае мы исказим реальную операцию с работником.
Фактически из его дохода удержали 1 300 рублей. Значит, именно этот факт должен оставаться в зарплатном и налоговом учете.
Исправляем банковскую сторону операции: обеспечиваем наличие необходимых средств на ЕНС.
Для рассматриваемой задачи специальных процедур встроенного языка 1С, запросов, расширений или внешних обработок не требуется.
Используем стандартные объекты программы:
Задачи организации;
Уведомление об исчисленных суммах налогов;
Сведения об удержанном НДФЛ;
Отражение удержанного НДФЛ в бухучете при обмене с зарплатной программой;
1С-Отчетность;
документы выплаты заработной платы;
банковские документы по перечислению ЕНП.
Если типовая программа формирует неправильную сумму, сначала исправим исходные учетные данные и обновим конфигурацию, а не будем создавать собственный программный алгоритм расчета уведомления.
При чтении старых инструкций по 1С обязательно смотрим на год.
В 2023 году документ Уведомление об исчисленных суммах налогов в 1С:Бухгалтерия 8 участвовал не только в подготовке формы для ФНС, но и в учетном механизме ЕНС. В частности, в применявшейся тогда методике документ мог формировать движения по счетам и специальным регистрам ЕНС.
С 2024 года методика учета ЕНС в 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0 была существенно изменена. Начиная с версии 3.0.147 уведомление об исчисленных суммах налогов само по себе проводок не формирует и используется как форма отчетности. Расчеты и перенос обязательств в учете реализованы другими механизмами.
Поэтому не переносим технические инструкции 1С за 2023 год без изменений в современную базу.
Но налоговый смысл рассматриваемой ошибки остается прежним: не подменяем удержанный НДФЛ суммой отдельного платежа ЕНП.
Правило из обсуждения о периоде с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца относится к 2023 году.
С 2024 года стандартный порядок уведомлений по НДФЛ изменился.
В общем случае уведомления формируются по двум периодам внутри месяца:
с 1-го по 22-е число текущего месяца — уведомление представляем не позднее 25-го числа текущего месяца;
с 23-го числа по последнее число текущего месяца — уведомление представляем не позднее 3-го числа следующего месяца;
для НДФЛ за период с 23 по 31 декабря применяется специальный срок — не позднее последнего рабочего дня календарного года.
ФНС в актуальных разъяснениях продолжает использовать формулировку о НДФЛ, исчисленном и удержанном в соответствующем периоде.
Поэтому старый пример 2023 года нельзя использовать для определения современных дат периода, но основной ответ на вопрос о сумме обычного уведомления сохраняется.
Предположим, работодатель выплатил сотрудникам доходы с 1 по 22 июля и при этих выплатах:
исчислил НДФЛ — 85 000 рублей;
удержал НДФЛ — 85 000 рублей;
из-за технической ошибки перечислил на ЕНС только 80 000 рублей.
Для обычного уведомления за соответствующий период указываем 85 000 рублей.
Недостающие 5 000 рублей необходимо обеспечить на ЕНС к установленному сроку исполнения налоговой обязанности.
Если же организация перечислила на ЕНС 100 000 рублей, сумма уведомления также остается 85 000 рублей.
То есть в обе стороны применяем один принцип:
размер банковского перечисления не используется вместо суммы исчисленного и удержанного НДФЛ.
При использовании статьи для текущей работы учтем еще одно важное изменение.
С 1 сентября 2026 года налогоплательщики получают право представить единое предварительное уведомление по НДФЛ и страховым взносам на несколько будущих периодов вперед.
Такое уведомление может содержать плановые суммы с разбивкой по соответствующим периодам. Оно особенно удобно организациям со стабильным фондом оплаты труда и предсказуемыми выплатами.
Это специальный механизм, поэтому не будем смешивать его с обычным уведомлением, которое формируется по уже состоявшимся выплатам и удержаниям.
Если организация воспользуется предварительным уведомлением, а фактически удержанный НДФЛ окажется выше ранее заявленной суммы, потребуется представить уточненное уведомление в установленные сроки.
Следовательно, начиная с сентября 2026 года возможны две практические ситуации:
обычное уведомление — определяем сумму по фактически исчисленному и удержанному НДФЛ соответствующего периода;
предварительное уведомление на будущие периоды — применяем специальный новый порядок и контролируем последующее превышение фактически удержанного налога над ранее заявленной суммой.
Для вопроса из 2023 года это изменение значения не имеет, но учитывать его при использовании материала после 1 сентября 2026 года необходимо.
Вернемся к примеру: удержали 1 300 рублей, перечислили 1 000 рублей и ошибочно подали уведомление на 1 000 рублей.
В этом случае появляется уже две проблемы:
на ЕНС может не хватать 300 рублей для исполнения реальной обязанности;
в самом уведомлении налоговая обязанность указана в неправильной сумме.
Поэтому необходимо исправить уведомление.
ФНС разъясняет, что если ошибка допущена именно в сумме обязанности, следует представить новое уведомление с теми же идентифицирующими реквизитами обязанности, но с правильной суммой.
В нашем примере указываем не 1 000, а 1 300 рублей.
Одновременно проверяем наличие средств на ЕНС и при необходимости перечисляем недостающие 300 рублей.
Если сумма рассчитана правильно, но ошиблись, например, в ОКТМО, КБК или другом идентифицирующем реквизите, применяем другой порядок исправления.
Разберем его в общем виде:
по ранее ошибочно указанным реквизитам формируем обязанность с суммой 0;
отдельной строкой указываем правильные реквизиты;
по правильным реквизитам отражаем верную сумму налоговой обязанности.
Не будем применять этот способ, если ошиблись только в сумме. Для ошибки только в сумме используется уведомление с теми же реквизитами и правильным значением.
Если программа автоматически сформировала уведомление на 1 000 рублей, но до отправки мы установили, что фактически удержано 1 300 рублей, ситуацию исправить проще.
Не отправляем заведомо неправильное уведомление.
Сначала:
проверим документы выплаты;
проверим удержание НДФЛ;
проверим данные обмена между ЗУП и бухгалтерской программой;
обновим учетные данные;
перезаполним уведомление;
убедимся, что итог составляет 1 300 рублей;
после этого отправим документ в ФНС.
Не будем корректировать правильный налоговый расчет только ради того, чтобы он совпал с ошибочным банковским платежом.
Для снижения риска ошибок введем простую контрольную процедуру.
Период. Определим даты, за которые формируется уведомление.
Выплаты. Получим перечень выплат физическим лицам, относящихся к этому периоду.
Исчисленный НДФЛ. Проверим расчет налога.
Удержанный НДФЛ. Проверим, какая сумма действительно удержана при выплатах.
ОКТМО и КПП. Особенно внимательно проверим данные по обособленным подразделениям.
КБК. Учтем применяемые виды налоговой базы и актуальные КБК.
Код отчетного периода. Используем код, соответствующий конкретному периоду удержания.
6-НДФЛ. Обеспечим согласованность налогового учета и последующей отчетности.
ЕНС. Отдельно проверим достаточность денежных средств для исполнения обязанности.
Так мы исключим распространенную ошибку, когда сумма уведомления определяется по банковской выписке, а не по налоговому учету.
Название формы действительно содержит слова «об исчисленных суммах налогов», из-за чего можно решить, что достаточно взять любой рассчитанный НДФЛ.
Но применительно к налоговому агенту по НДФЛ необходимо читать специальную норму пункта 9 статьи 58 НК РФ во взаимосвязи с правилами статьи 226 НК РФ.
Поэтому правильная рабочая формулировка для обычного уведомления будет такой:
определим НДФЛ, исчисленный и удержанный налоговым агентом в соответствующем периоде.
Она точнее, чем варианты:
«берем начисленный НДФЛ»;
«берем сумму платежного поручения»;
«берем сколько перечислили на ЕНС»;
«берем остаток по банковскому счету».
Закрепим правило на нескольких примерах.
Исчислено 1 300, удержано 1 300, перечислено на ЕНС 1 300. В обычном уведомлении указываем 1 300 рублей.
Исчислено 1 300, удержано 1 300, перечислено на ЕНС 1 000. В уведомлении указываем 1 300 рублей. Проверяем и погашаем недостаток денежных средств.
Исчислено 1 300, удержано 1 300, перечислено на ЕНС 1 500. В уведомлении указываем 1 300 рублей. Лишние 200 рублей не увеличивают налоговую обязанность.
Исчислено 1 300, удержано 1 000. Не считаем автоматически всю сумму 1 300 рублей удержанной. Отдельно анализируем неудержанные 300 рублей по правилам НК РФ.
Исчислено и удержано 1 300, текущего платежа на ЕНС нет, но на ЕНС достаточно ранее перечисленных средств. В обычном уведомлении все равно указываем 1 300 рублей.
Рассмотрим, чего делать не следует.
Не заполняем уведомление по сумме платежного поручения. Сначала определяем исчисленный и удержанный НДФЛ.
Не уменьшаем налоговую обязанность из-за недоплаты ЕНП. Недоплата денежных средств и размер НДФЛ — разные вопросы.
Не увеличиваем уведомление из-за переплаты ЕНП. Лишние деньги на ЕНС не создают дополнительный удержанный НДФЛ.
Не смешиваем исчисленный и удержанный налог. Если налог рассчитан, но фактически не удержан, анализируем такую ситуацию отдельно.
Не исправляем зарплатные документы под ошибочный платеж. Если у работника фактически удержано 1 300 рублей, этот показатель должен оставаться в учете.
Не доверяем автоматическому заполнению без проверки. Если 1С предлагает сумму, не совпадающую с фактическим удержанием, выясняем причину.
Не используем периоды 2023 года для текущих уведомлений. С 2024 года применяется другой стандартный порядок периодов.
Не переносим старую методику учета ЕНС в 1С на современные релизы. Механизм программы существенно менялся.
Если возник вопрос, какую сумму указать в уведомлении, пройдем универсальный алгоритм.
Определим период уведомления по правилам соответствующего года.
Соберем все выплаты физическим лицам, относящиеся к этому периоду.
Определим исчисленный НДФЛ.
Проверим фактически удержанный при выплатах НДФЛ.
Сформируем сумму обычного уведомления исходя из исчисленного и удержанного налога.
Не будем изменять эту сумму из-за размера текущего ЕНП.
Проверим сформированное уведомление в 1С.
Если автоматическая сумма отличается, проверим документы выплаты, сведения об удержанном НДФЛ и обмен с зарплатной системой.
Отдельно проверим состояние ЕНС.
При недостатке денежных средств перечислим необходимую сумму.
Если неправильное уведомление уже отправлено, представим исправленное уведомление по правилам ФНС.
Подведем итог.
В обычном уведомлении об исчисленных суммах налогов по НДФЛ указываем не сумму, которую организация фактически перечислила на ЕНС, а сумму НДФЛ, исчисленную и удержанную налоговым агентом за соответствующий период.
Для ситуации 2023 года со сроком представления уведомления 25 октября учитывался НДФЛ, исчисленный и удержанный за период с 23 сентября по 22 октября 2023 года.
Если за этот период удержано 3 250 рублей, именно 3 250 рублей и следовало показывать в уведомлении.
Если с дохода работника исчислили и фактически удержали 1 300 рублей, но из-за человеческого фактора перечислили на ЕНС только 1 000 рублей, в уведомлении указываем 1 300 рублей. Ошибочно недоплаченные 300 рублей необходимо обеспечить на ЕНС отдельно.
Если, наоборот, удержано 1 300 рублей, а на ЕНС перечислено 1 500 рублей, уведомление все равно формируем на 1 300 рублей.
При этом не забываем о различии между исчисленным и удержанным налогом. Если НДФЛ рассчитан в размере 1 300 рублей, но фактически удержать удалось только 1 000 рублей, это уже другая ситуация: не считаем все 1 300 рублей фактически удержанными и отдельно анализируем неудержанный налог.
В 1С проверим документы выплаты доходов, фактическое удержание НДФЛ, Сведения об удержанном НДФЛ, при необходимости Отражение удержанного НДФЛ в бухучете, синхронизацию с 1С:ЗУП 8 и только затем сформируем Уведомление об исчисленных суммах налогов. Если Задачи организации предлагают сумму, совпадающую с платежом, но не с фактически удержанным налогом, не принимаем ее автоматически — выясним причину расхождения в учетных данных или версии программы.
Для современной работы учитываем, что с 2024 года стандартные периоды уведомлений по НДФЛ изменились: отдельно учитывается налог с 1-го по 22-е число и с 23-го числа до конца месяца. Кроме того, с 1 сентября 2026 года появится возможность применять специальное предварительное уведомление на будущие периоды. Эти изменения влияют на сроки и порядок формирования документов, но не превращают сумму фактического перечисления ЕНП в показатель удержанного НДФЛ.
Практическое правило запомним так: сначала определяем, сколько НДФЛ действительно исчислили и удержали у физических лиц, эту налоговую обязанность показываем в обычном уведомлении, а уже затем отдельно проверяем, достаточно ли денег перечислено на ЕНС для ее исполнения.
Информация носит справочный характер