Разберем вопрос, какая зарплата используется при расчете пособия по беременности и родам: сумма, которую сотрудница фактически получает «на руки», или начисленная зарплата до удержания налогов. Для расчета пособия по БиР используется не «чистая» зарплата после НДФЛ, а начисленный заработок до удержания НДФЛ, причем в расчет включаются только те выплаты, которые входят в базу для начисления страховых взносов. Именно этот принцип следует из статьи 14 Федерального закона № 255-ФЗ: в средний заработок для пособия включаются выплаты и иные вознаграждения, на которые начислялись страховые взносы.
Поэтому выражения «чистая» и «грязная» зарплата лучше сразу заменим более точными терминами. Под «грязной» зарплатой обычно понимают начисленную зарплату до удержания НДФЛ, а под «чистой» — сумму, фактически перечисленную работнику после удержания НДФЛ. Для пособия по беременности и родам ориентируемся именно на начисленный доход, но дополнительно проверяем, входила ли конкретная выплата в базу по страховым взносам.
Рассмотрим подробнее сам принцип. Когда организация начисляет сотруднице заработную плату, сначала определяется сумма начисления. Например, сотруднице начислено 100 000 рублей. Уже после этого рассчитывается и удерживается НДФЛ. Сумма, поступившая сотруднице на банковский счет, будет меньше первоначальных 100 000 рублей.
При расчете пособия по БиР это уменьшение на НДФЛ значения не имеет. В страховую базу попадает именно соответствующая требованиям закона начисленная выплата. Поэтому, если сотруднице начислено 100 000 рублей зарплаты, а после удержания НДФЛ она получила меньшую сумму, при формировании заработка для пособия ориентируемся не на фактическое перечисление на карту, а на сумму начисленного дохода, входящего в базу страховых взносов.
Здесь важно не смешивать НДФЛ и страховые взносы. НДФЛ удерживается из дохода работника, а страховые взносы в общем случае начисляет и уплачивает работодатель за свой счет. То есть страховые взносы не нужно дополнительно «вычитать» из начисленной зарплаты сотрудницы, чтобы получить какую-либо специальную сумму для расчета БиР.
Выясним причину такого подхода. Пособие по беременности и родам является страховым обеспечением. Поэтому законодательство связывает его расчет не с тем, сколько денег осталось у работника после налогообложения, а с выплатами, сформировавшими страховую базу. Именно поэтому главным вопросом является не «сколько сотрудница получила на карту», а «какой заработок был начислен и учитывался для целей обязательного социального страхования».
Разберем по шагам, какие суммы обычно формируют средний заработок. В расчет включаем выплаты и вознаграждения, на которые начислялись страховые взносы в соответствии с законодательством. Статья 14 Федерального закона № 255-ФЗ прямо устанавливает этот принцип.
Учитываем начисленную заработную плату. Если сотруднице начислялся оклад, оплата по часовой или сдельной системе, соответствующий доход включаем в расчет в той сумме, которая относилась к базе страховых взносов.
Учитываем премии и стимулирующие выплаты, если они входили в базу страховых взносов. Не нужно уменьшать такую премию на удержанный НДФЛ.
Учитываем доплаты и надбавки, например оплату сверхурочной работы, ночных часов и другие выплаты, если на них начислялись страховые взносы.
Учитываем отпускные, поскольку они в общем случае являются выплатой, облагаемой страховыми взносами. При этом обычный ежегодный оплачиваемый отпуск не является исключаемым периодом при расчете среднего дневного заработка для БиР.
Учитываем доход у других работодателей в случаях, предусмотренных правилами назначения пособия. При наличии работы у нескольких страхователей порядок может зависеть от занятости сотрудницы в расчетных годах и на момент наступления страхового случая.
Таким образом, посмотрим не на название выплаты само по себе, а на ее страховой статус. Удобно использовать простой контрольный вопрос: «Эта выплата вошла в базу для начисления страховых взносов?» Если да, она, как правило, входит и в заработок для пособия, с учетом установленных законом исключений и предельных величин.
Теперь проанализируем обратную ситуацию. Не каждая сумма, которую работодатель перечислял сотруднице, автоматически становится заработком для БиР.
Не включаем выплаты, которые не входят в базу для начисления соответствующих страховых взносов. Например, само пособие по временной нетрудоспособности не является обычной зарплатой, формирующей страховую базу для следующего пособия. Аналогично не нужно просто складывать все банковские поступления сотрудницы за два года.
Это важное отличие от бытового понимания «дохода». Для расчета пособия существует специальный страховой заработок. Поэтому сумма дохода из банковской выписки, общая сумма поступлений на карту и даже сумма доходов для целей НДФЛ не обязательно будут совпадать с заработком, используемым СФР при расчете пособия.
Посмотрим на простой пример. Допустим, сотруднице за месяц начислено 80 000 рублей заработной платы. После расчета НДФЛ на руки перечисляется меньшая сумма.
Для пособия по беременности и родам не берем сумму после удержания налога. Если вся начисленная зарплата 80 000 рублей относится к выплатам, на которые начисляются страховые взносы, то для страхового заработка ориентируемся на 80 000 рублей, а не на сумму после НДФЛ.
Это особенно важно учитывать, если сотрудница самостоятельно пытается проверить будущие «декретные» по выписке банка. Банковская выписка показывает реальные перечисления, но не всегда позволяет восстановить правильную страховую базу. Для проверки лучше использовать сведения о начисленном заработке, данные работодателя и сведения СФР.
Нет. Разберем этот момент отдельно, поскольку формулировка вопроса часто звучит как «зарплата до или после налогов и взносов».
Страховые взносы работодателя не вычитаем из начисленной зарплаты. В стандартной трудовой ситуации это обязательство работодателя. Они рассчитываются на основании выплат работнику, но не превращают, например, начисленные 100 000 рублей в какую-то меньшую «зарплату для пособия».
Нам важен другой факт: начислялись ли на выплату страховые взносы и входила ли она в соответствующую базу. Поэтому правильную логику сформулируем так: не вычитаем страховые взносы из зарплаты, а определяем сумму выплат, на которые эти взносы начислялись.
Рассмотрим подробнее расчетный период. В общем случае пособие по беременности и родам рассчитывается исходя из среднего заработка за два календарных года, непосредственно предшествующих году начала отпуска по беременности и родам.
Например, если отпуск по беременности и родам начинается в 2026 году, стандартным расчетным периодом будут 2024 и 2025 годы. СФР также подтверждает, что для пособия, назначаемого в 2026 году, учитывается средний заработок за 2024 и 2025 годы.
Не нужно брать «последние 24 месяца» непосредственно перед декретом. Это распространенная ошибка. Используем именно два полных календарных года. Поэтому при начале отпуска, например, в августе 2026 года заработок с января по июль 2026 года в стандартный расчетный период уже не попадает.
Разберем по шагам базовую формулу. Для пособия по беременности и родам сначала определим учитываемый заработок за два расчетных года, затем разделим его на количество календарных дней расчетного периода за вычетом исключаемых периодов. Такой порядок установлен частью 3.1 статьи 14 Федерального закона № 255-ФЗ.
Определим два расчетных календарных года.
Сложим учитываемые выплаты за первый год.
Сложим учитываемые выплаты за второй год.
Проверим предельную величину заработка, которую разрешено учитывать за каждый год.
Определим календарные дни расчетного периода.
Исключим предусмотренные законодательством периоды.
Разделим учитываемый заработок на оставшееся количество календарных дней.
Сравним полученный средний дневной заработок с установленными ограничениями.
Умножим средний дневной заработок на количество календарных дней отпуска по БиР.
Обратим внимание на важный нюанс: для пособия по беременности и родам в знаменателе не всегда будет 730. Например, 2024 год является високосным, поэтому стандартный расчетный период 2024–2025 годов содержит 731 календарный день. Если существуют исключаемые периоды, знаменатель станет еще меньше. При этом максимальный средний дневной заработок определяется по отдельному правилу с использованием 730 дней.
Допустим, отпуск по беременности и родам начинается в 2026 году. Возьмем расчетные годы 2024 и 2025.
Предположим, что в 2024 году сотруднице ежемесячно начисляли 100 000 рублей, а в 2025 году — 120 000 рублей. Для простоты примера предположим, что вся зарплата входила в базу страховых взносов и исключаемых периодов не было.
Заработок за 2024 год: 100 000 × 12 = 1 200 000 рублей.
Заработок за 2025 год: 120 000 × 12 = 1 440 000 рублей.
Общий учитываемый заработок: 1 200 000 + 1 440 000 = 2 640 000 рублей.
Количество календарных дней в 2024 и 2025 годах при отсутствии исключаемых периодов: 731 день.
Средний дневной заработок: 2 640 000 / 731 = примерно 3 611,49 рубля.
При стандартном отпуске по БиР продолжительностью 140 календарных дней расчетная сумма составит примерно 3 611,49 × 140 = 505 608,76 рубля.
При этом совершенно не требуется предварительно уменьшать 100 000 и 120 000 рублей на НДФЛ. Если бы мы взяли только суммы, которые фактически поступали сотруднице на карту после удержания налога, средний заработок был бы искусственно занижен.
Теперь рассмотрим ситуацию с высокой зарплатой. Даже если весь начисленный заработок сотрудницы облагается страховыми взносами, при расчете пособия существует ограничение: за каждый расчетный год учитываем заработок не выше установленной на этот год предельной величины базы. Это предусмотрено статьей 14 Федерального закона № 255-ФЗ.
Для пособия по БиР, начинающегося в 2026 году, расчетными обычно являются 2024 и 2025 годы. Предельные базы для этих лет составляют соответственно 2 225 000 рублей и 2 759 000 рублей. Максимальный средний дневной заработок для страхового случая 2026 года составляет 6 827,40 рубля: (2 225 000 + 2 759 000) / 730.
Поэтому если сотруднице в 2025 году начислено, например, 4 000 000 рублей выплат, входящих в страховую базу, для расчета пособия нельзя автоматически взять все 4 000 000 рублей. Сначала применим установленный годовой предел.
Для стандартного отпуска продолжительностью 140 дней максимальное пособие по беременности и родам в 2026 году составляет 955 836 рублей. Минимальная величина при полной ставке и стандартных условиях составляет 124 702,20 рубля. Для 156 и 194 календарных дней действуют другие пределы.
Для пособия по БиР важно проверить не только сумму заработка, но и количество дней. Разберем подробнее. Из расчетного периода исключаются, в частности, календарные дни временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком. Закон предусматривает и другие специальные исключаемые периоды.
Это означает, что при проверке расчета недостаточно сложить заработок и разделить его на 730 или 731. Сначала посмотрим, были ли в двух расчетных годах больничные, предыдущий отпуск по БиР, отпуск по уходу за ребенком либо другие предусмотренные законом периоды.
Например, если в расчетных годах имеется 731 календарный день и сотрудница 20 дней находилась на обычном больничном, при соблюдении условий законодательства эти дни исключим из знаменателя. Одновременно само пособие по временной нетрудоспособности не будем добавлять к заработку для БиР как обычную зарплату.
Да, но не по произвольному желанию сотрудницы. Рассмотрим подробнее. Если в одном или обоих расчетных годах женщина находилась в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, соответствующий год можно заменить предшествующим календарным годом при условии, что замена увеличит размер пособия. Закон также предусматривает отдельные случаи замены лет при приостановлении трудового договора или государственной гражданской службы.
Замена не выполняется автоматически. Работнице необходимо подать соответствующее заявление. СФР отдельно указывает, что нельзя произвольно выбрать любые более выгодные годы: применяем правила последовательной замены, установленные законодательством.
Например, сотрудница уходит в отпуск по БиР в 2026 году. Стандартный период — 2024 и 2025 годы. Если в одном из этих годов она находилась в предыдущем отпуске по БиР или по уходу за ребенком, проанализируем возможность замены. Сначала сравним расчет без замены и с допустимой заменой и используем вариант, который отвечает требованиям закона и увеличивает пособие.
Проанализируем еще одну важную ситуацию. Если часть зарплаты выплачивалась неофициально и не отражалась работодателем в страховой базе, факт получения этих денег сотрудницей сам по себе не делает их заработком для расчета пособия.
СФР ориентируется на официально учтенный страховой заработок. Поэтому «серая» часть зарплаты, которая нигде не отражалась как облагаемая страховыми взносами выплата, обычно не увеличивает пособие по беременности и родам.
Например, сотруднице фактически передавали 120 000 рублей в месяц, но официально начисляли только 70 000 рублей, а оставшиеся суммы никак не отражали в учете и страховой базе. Нельзя рассчитывать пособие как обычные 120 000 рублей официальной зарплаты только потому, что сотрудница реально получала такую сумму.
Поэтому при оценке будущего пособия сравним не только трудовой договор и банковские поступления, но прежде всего официальные сведения о заработке, переданные работодателями для целей социального страхования.
Если в расчетных годах сотрудница меняла работодателя, не следует автоматически считать пособие только по зарплате в текущей организации. Статья 14 Федерального закона № 255-ФЗ предусматривает учет среднего заработка за время работы у других страхователей с учетом правил назначения пособия при занятости у нескольких работодателей.
В современных механизмах информационного обмена сведения о заработке активно передаются через СФР. Поэтому в актуальной 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 можно работать как с данными учета организации, так и с данными о среднем заработке, полученными от СФР.
Не нужно самостоятельно увеличивать страховой заработок только на основании суммы из произвольной справки или слов сотрудницы. Сначала выясним, какой метод назначения пособия определил СФР и какие сведения о заработке переданы фондом.
Теперь рассмотрим практическую сторону в 1С. В актуальной 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 для работы с пособиями используются механизмы электронного взаимодействия с СФР и документ Больничный лист.
Разберем проверку по шагам.
Проверьте данные электронного листка нетрудоспособности. Зарегистрируйте или откройте документ Больничный лист, соответствующий отпуску по беременности и родам. Убедитесь, что сотрудница и период страхового случая определены правильно.
Проверьте расчетные годы. Для страхового случая 2026 года в обычной ситуации должны использоваться 2024 и 2025 годы. Если предусмотрена замена лет, отдельно проверьте соответствующие сведения.
Откройте данные среднего заработка. Не сравнивайте расчет с зарплатой «на руки». Сравнивайте годовые суммы заработка, используемые программой для расчета пособия, с официальными данными страхового учета.
Проверьте источник среднего заработка. В современных версиях 1С:ЗУП предусмотрен выбор источника данных среднего заработка. Программа может использовать данные организации либо сведения фонда.
Проверьте исключаемые периоды. Если сотрудница болела, находилась в предыдущем отпуске по БиР или по уходу за ребенком, убедитесь, что необходимые календарные дни правильно исключены из расчетного периода.
Проверьте годовые ограничения. При высокой зарплате убедитесь, что учитываемый заработок каждого года не превышает предусмотренную законом предельную базу.
Сравните средний дневной заработок. После проверки заработка и дней убедитесь, что итоговый средний дневной заработок рассчитан корректно и не превышает максимальную величину.
Рассмотрим подробнее объекты программы, которые полезно проверить при расхождениях.
Основным расчетным документом является Больничный лист. В актуальной 1С:ЗУП в нем поддерживается выбор источника среднего заработка. В зависимости от поступившей информации программа может использовать Учет организации, Учет Фонда или Входящий запрос Фонда. 1С указывает, что данные фонда могут поступать из документа Средний заработок по данным СФР (СЭДО) либо из документа Входящий запрос СФР для расчета пособия.
Учет организации означает, что заработок за расчетные годы определяется по информации, зарегистрированной непосредственно в информационной базе организации.
Учет Фонда позволяет использовать заработок, полученный от СФР через сообщение о среднем заработке. В 1С соответствующие сведения регистрируются документом Средний заработок по данным СФР (СЭДО).
Входящий запрос Фонда позволяет использовать данные, полученные в документе Входящий запрос СФР для расчета пособия. Вид заработка и метод назначения пособия при этом определяются фондом с учетом занятости застрахованного лица.
При необходимости передачи дополнительных данных применяется документ Ответ на запрос СФР для расчета пособия. Рабочее место для взаимодействия с фондом расположено в блоке пособий и СЭДО. 1С также использует документ Исходящее сообщение о страховом случае в СФР для предусмотренных механизмом обмена случаев.
Если в Больничный лист попала сумма, которая отличается от самостоятельно рассчитанного заработка, не будем сразу исправлять ее вручную. Сначала выясним причину.
Проверьте, какой вариант выбран в поле Источник среднего.
Сравните Учет организации и сведения, поступившие от фонда.
Проверьте, включает ли сумма заработок предыдущих страхователей.
Проверьте расчетные годы.
Проверьте наличие заявления на замену лет.
Проверьте исключаемые периоды.
Проверьте предельные базы по каждому году.
Убедитесь, что сравниваете начисленный страховой заработок, а не сумму зарплаты после НДФЛ.
В 1С:ЗУП для Больничный лист реализован выбор источника среднего заработка. 1С указывает, что программа при заполнении нового документа может ориентироваться на источник с максимальным размером заработка, а признак Учитывать заработок предыдущих страхователей зависит в том числе от вида заработка, полученного во входящем запросе фонда.
Поэтому ситуация, когда данные текущего работодателя меньше суммы, используемой СФР, не обязательно является ошибкой. Возможно, фонд располагает сведениями о заработке сотрудницы у других страхователей.
Если сотрудница имеет право на замену лет, дополнительно проверьте настройку расчетного периода. В 1С для корректировки используется механизм ввода данных для расчета среднего заработка. В материалах 1С для замены расчетного периода предусмотрена форма Ввод данных для расчета среднего заработка, в которой можно задать необходимые годы с учетом законных оснований для замены.
Не выбирайте произвольный год только потому, что в нем была высокая зарплата. Сначала проверьте право на замену по Федеральному закону № 255-ФЗ, затем убедитесь, что замена увеличивает пособие, и только после этого отражайте соответствующие сведения в программе и обмене с СФР.
Для пользователей актуальных версий 1С важно учитывать изменение порядка информационного обмена. С 1 июля 2026 года скорректированы правила направления сведений работодателями для назначения пособий. При назначении выплат СФР в первую очередь ориентируется на информацию индивидуального лицевого счета и уже имеющиеся у фонда сведения. Работодателя фонд запрашивает прежде всего о данных, которых у него нет.
Для пособия по беременности и родам по запросу СФР работодатель может передавать, в частности, сведения о дате начала отпуска по БиР, необходимых периодах, замене календарных лет, районном коэффициенте и продолжительности рабочего времени при неполной занятости.
Поэтому при работе в 1С не следует ожидать, что каждый расчет обязательно будет построен исключительно на суммах, которые бухгалтер вручную введет в текущей организации. Все больше исходной информации фонд получает из собственного страхового учета.
В современном порядке пособие по беременности и родам работающей женщине назначает и выплачивает СФР. Работодатель участвует в оформлении отпуска и передаче необходимых сведений. В материалах 1С по пособию также указывается, что расчет и выплату производит СФР после получения необходимых сведений.
Поэтому расчет суммы внутри 1С у работодателя полезно воспринимать не как самостоятельную выплату из кассы организации, а как элемент учета, проверки и информационного взаимодействия с фондом.
Здесь возникает еще одна путаница. Мы уже выяснили, что при определении заработка для пособия используем начисленный страховой заработок до удержания НДФЛ. Но возникает второй вопрос: удерживается ли налог уже с самой суммы пособия по беременности и родам?
НДФЛ с пособия по беременности и родам не удерживается. СФР отдельно указывает это в разъяснениях по расчету пособия по БиР.
То есть рассмотрим две разные операции и не будем их смешивать. Сначала определяем средний заработок сотрудницы — здесь берем соответствующие начисленные выплаты до удержания НДФЛ. Затем рассчитывается пособие по БиР — и уже само это пособие НДФЛ не уменьшается.
Еще одна распространенная ошибка — использовать для пособия по беременности и родам все правила обычного пособия по временной нетрудоспособности без учета различий.
Пособие по беременности и родам работающей застрахованной женщине в общем случае составляет 100% среднего заработка. СФР подтверждает, что размер пособия по БиР для работающих женщин определяется исходя из 100% среднего заработка за расчетный период.
Поэтому не нужно уменьшать процент выплаты только потому, что страховой стаж сотрудницы, например, составляет пять или семь лет, как это могло бы влиять на обычный больничный. Однако отдельные специальные ограничения существуют, в том числе при небольшом страховом стаже, поэтому при нестандартной ситуации дополнительно проверим специальные нормы.
Если в расчетном периоде заработка не было или средний заработок в расчете за полный календарный месяц ниже установленного МРОТ, законодательство предусматривает расчет с учетом МРОТ. При работе на условиях неполного рабочего времени применяются специальные правила пропорционального определения среднего заработка.
В 2026 году федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля. В материалах 1С для соответствующих примеров расчета пособий также используется МРОТ 27 093 рубля.
При наличии районного коэффициента дополнительно учитываем правила его применения. Поэтому минимальное пособие конкретной сотрудницы в районной местности может отличаться от общефедерального значения.
Разберем наиболее распространенные ошибки, чтобы быстро проверить расчет вручную и в 1С.
Использование зарплаты «на руки». Не вычитайте НДФЛ из начисленной зарплаты перед расчетом страхового заработка.
Вычитание из зарплаты страховых взносов работодателя. Так делать не нужно. Определяйте выплаты, входившие в базу страховых взносов.
Использование последних 24 месяцев. В стандартной ситуации берем два календарных года, предшествующих году начала отпуска по БиР.
Автоматическое деление на 730. Для среднего дневного заработка БиР используем фактическое количество календарных дней двух расчетных лет за минусом исключаемых периодов. В некоторых расчетных периодах исходное число дней будет 731 или 732.
Игнорирование больничных и предыдущего декрета. Проверьте исключаемые календарные дни.
Использование всего заработка при превышении предельной базы. Примените годовые ограничения.
Игнорирование заработка предыдущего работодателя. Проверьте сведения СФР и метод назначения пособия.
Произвольная замена расчетных лет. Замена возможна только при предусмотренных законом основаниях и при увеличении пособия.
Ручное исправление данных СФР без выяснения причины. Сначала сравните источники среднего заработка в 1С.
Попытка включить неофициальную зарплату. В расчет пособия ориентируемся на официально отраженный страховой заработок.
Если нужно определить, правильно ли рассчитано пособие, выполним короткую проверку.
Определите год начала отпуска по беременности и родам.
Определите два предыдущих календарных года.
Получите суммы начисленного страхового заработка за эти годы.
Не уменьшайте заработок на НДФЛ.
Не вычитайте из него страховые взносы работодателя.
Проверьте предельную базу каждого года.
Определите исключаемые календарные дни.
Рассчитайте средний дневной заработок.
Проверьте минимальное и максимальное ограничение.
Умножьте средний дневной заработок на продолжительность отпуска по БиР.
Если работаете в 1С:ЗУП, сравните полученный результат с данными документов Больничный лист, Входящий запрос СФР для расчета пособия и Средний заработок по данным СФР (СЭДО).
Подведем итог. На вопрос «какая зарплата учитывается при расчете БиР — чистая или грязная?» правильнее ответить так: учитывается начисленный заработок до удержания НДФЛ, но не любая начисленная сумма, а выплаты, которые в соответствии с законодательством входят в базу для начисления страховых взносов.
Поэтому не считайте пособие от суммы, которую сотрудница получила на банковскую карту. Посмотрите на начисленный страховой заработок за два расчетных календарных года, проверьте годовые лимиты, исключаемые дни, возможность замены лет и сведения о заработке у предыдущих страхователей.
При работе в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 используйте Больничный лист, проверяйте Источник среднего, данные Учет организации, Учет Фонда и Входящий запрос Фонда. При необходимости проанализируйте документы Входящий запрос СФР для расчета пособия, Ответ на запрос СФР для расчета пособия и Средний заработок по данным СФР (СЭДО).
Если сотрудница говорит, например, что ее зарплата составляет 100 000 рублей, сначала уточним, что именно имеется в виду. Если 100 000 рублей — это начисленная официальная заработная плата до НДФЛ и она полностью входит в страховую базу, именно эта сумма будет участвовать в формировании заработка для пособия. Если 100 000 рублей — это сумма «на руки», нельзя просто использовать ее в расчете: потребуется определить соответствующую официальную начисленную сумму. Если же часть дохода выплачивалась неофициально и не входила в страховую базу, она пособие не увеличит.
Главное правило запомним так: для БиР смотрим не на деньги «на руки», а на официальный начисленный заработок, с которого формировалась база по страховым взносам.
Информация носит справочный характер