Проанализируем ситуацию. Некоммерческая организация зарегистрирована недавно, приобретена программа 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации 8, и при первоначальной настройке возникает логичный вопрос: где выбрать способ ведения учета — метод начисления или кассовый метод?
Главное здесь — не искать один общий переключатель для всей информационной базы. В 1С для НКО одновременно существуют бухгалтерский учет, налоговый учет и специальный учет целевого финансирования для смет и отчетности перед донорами. Понятия «метод начисления» и «кассовый метод» применяются к ним по-разному.
Поэтому сначала разделим задачу на три части: бухгалтерский учет, налоговый учет и кассовую отчетность по целевым средствам. После этого станет понятно, какую именно настройку необходимо выполнить.
Рассмотрим подробнее. Если вопрос относится к обычному бухгалтерскому учету НКО, то выбирать в программе кассовый метод вместо метода начисления не требуется. Бухгалтерский учет ведем с учетом принципа временной определенности фактов хозяйственной деятельности: хозяйственные операции относим к тому периоду, в котором они произошли, а не только к моменту получения или перечисления денег.
Именно поэтому в настройках 1С:Бухгалтерии НКО не ищем общий параметр вида «Бухгалтерский учет: кассовый метод». Такого переключателя для перевода всего регламентированного бухгалтерского учета НКО на кассовую основу нет.
Если же речь идет о налоговом учете, сначала укажем применяемую систему налогообложения. Для УСН порядок признания доходов и расходов определяется правилами главы 26.2 НК РФ, где используется кассовый принцип. Для общей системы налогообложения типовая автоматизация 1С по налогу на прибыль ориентирована на метод начисления.
Отдельно учтем, что в современных версиях 1С:Бухгалтерии некоммерческой организации 8 существует специальная функциональность «Отчетность донорам кассовым методом». Она используется, когда грантодатель, благотворитель или другой источник финансирования требует составлять смету и отчет об использовании средств именно по фактическому движению денег. Эта настройка не переводит бухгалтерский учет организации на кассовый метод.
Разберем по шагам. Когда пользователь спрашивает, где в 1С выбрать «начисление или кассовый метод», под этим могут подразумеваться совершенно разные задачи.
Нужно настроить бухгалтерский учет организации. Например, хотим понять, отражать ли расходы при получении акта от поставщика или только после его оплаты.
Нужно настроить налоговый учет. Например, организация применяет УСН и хочет понимать, когда поступившая оплата попадет в налоговую базу.
Нужно вести смету проекта по кассовому методу. Например, грантодатель требует включать в отчет только фактически полученные и фактически оплаченные суммы.
Нужно формировать отчет об использовании целевых средств перед донором. При этом бухгалтерский учет может вестись по общим правилам, а донорская отчетность — по кассовому принципу.
Не будем смешивать эти варианты. Одна хозяйственная операция действительно может иметь разные даты отражения в бухгалтерском учете, налоговом учете и в отчете для грантодателя.
Рассмотрим бухгалтерский учет подробнее. ПБУ 1/2008 предусматривает допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Смысл этого правила заключается в том, что факты хозяйственной деятельности относим к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического момента поступления или выплаты связанных с ними денежных средств.
Посмотрим на простой пример. НКО получила от поставщика услуги связи за март. Акт подписан 31 марта, а оплату поставщику организация перечислила 10 апреля.
При обычной логике бухгалтерского учета не будем ждать 10 апреля для того, чтобы признать сам факт получения услуги. Услуга относится к марту, поскольку именно в марте она была оказана и подтверждена соответствующими первичными документами.
В 1С мы можем увидеть две самостоятельные операции:
получение услуги от поставщика;
последующую оплату задолженности поставщику.
Для первой операции используем соответствующий документ поступления, например Поступление (акт, накладная, УПД). Для второй операции используем Списание с расчетного счета или кассовый документ, если расчеты осуществлялись наличными.
Дата оплаты сама по себе не заменяет дату хозяйственной операции. Поэтому отсутствие общего переключателя «кассовый бухгалтерский учет» в 1С является нормальным поведением программы.
Здесь часто возникает основная ошибка. Организация выбирает УСН и делает вывод: раз налоговый учет ведется кассовым методом, значит и бухгалтерский учет нужно вести только по оплате.
Так делать не будем.
УСН определяет правила налогового учета, но не отменяет бухгалтерский учет. Некоммерческая организация продолжает отражать хозяйственные операции в бухгалтерской информационной базе в соответствии с правилами бухгалтерского учета.
Поэтому вполне нормальна ситуация, когда одна операция отражается:
в бухгалтерском учете — в момент возникновения соответствующего факта хозяйственной жизни;
в налоговом учете УСН — после выполнения условий, предусмотренных НК РФ, в том числе условий оплаты;
в донорском отчете — в момент фактического расходования денежных средств, если донор требует кассовый метод.
Программа должна уметь разделять эти виды учета, а не заставлять нас выбирать только один метод на все случаи.
Теперь перейдем к налоговому учету. Если вопрос автора относится именно к тому, как программа должна признавать доходы и расходы для налогообложения, начнем с настройки системы налогообложения.
В актуальных редакциях 1С:Бухгалтерии некоммерческой организации 8 параметры налогового учета настраиваем через раздел Главное и форму Налоги и отчеты. Название отдельных команд и расположение пунктов может немного отличаться в зависимости от используемого простого или полного интерфейса и версии конфигурации.
Разберем общий порядок:
Откроем раздел Главное.
Перейдем в настройки Налоги и отчеты.
Выберем организацию, если в информационной базе ведется несколько организаций.
Проверим установленную систему налогообложения.
Если применяется УСН, укажем соответствующий объект налогообложения и остальные необходимые параметры УСН.
Если применяется общая система, проверим настройки налога на прибыль, НДС и других налогов.
Сохраним настройки и проверим, с какой даты они действуют.
Не выбирайте систему налогообложения только по желаемому способу признания доходов. Указывайте тот налоговый режим, который организация фактически применяет и на который она имеет право.
Рассмотрим наиболее распространенную ситуацию. НКО применяет упрощенную систему налогообложения.
В соответствии со статьей 346.17 НК РФ датой получения дохода для налогоплательщиков УСН признается, в частности, день поступления денежных средств на счета в банках или в кассу, получения иного имущества, работ, услуг или имущественных прав, а также погашения задолженности иным способом.
Иными словами, для целей УСН используется кассовый метод признания доходов.
Поэтому отдельную настройку «кассовый метод УСН» обычно искать не нужно. Сначала укажем в Налоги и отчеты, что организация применяет УСН, после чего программа применяет соответствующие правила налогового учета.
Именно этот смысл содержится в ответе на форуме: достаточно корректно указать систему налогообложения, чтобы программа использовала предусмотренную для нее логику налогового учета.
Посмотрим на пример. НКО оказывает платную услугу в рамках разрешенной приносящей доход деятельности.
15 марта организация подписала с заказчиком акт на 50 000 рублей. Заказчик перечислил деньги 5 апреля.
В бухгалтерском учете сам факт оказания услуги отражаем по правилам бухгалтерского учета на основании первичных документов. Для УСН доход, если он относится к облагаемым доходам, признаем в соответствии с кассовыми правилами — при поступлении оплаты.
Получается, что бухгалтерская и налоговая дата одной операции могут отличаться. Это не ошибка программы.
Не меняйте дату документа реализации только для того, чтобы она совпала с датой поступления денежных средств по УСН. Правильнее отражать фактические события своими датами, а налоговый учет поручить предусмотренным в программе механизмам.
Разберем более сложный случай. Организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы».
Здесь выражение «кассовый метод» не означает, что абсолютно любой расход автоматически уменьшает налоговую базу в день перечисления денег.
Для признания расходов должны выполняться требования главы 26.2 НК РФ. В зависимости от вида расхода значение могут иметь оплата, получение товаров или услуг, ввод имущества в эксплуатацию, реализация ранее приобретенного товара и другие предусмотренные законом условия.
Поэтому не будем использовать упрощенную формулу:
«Есть платеж с расчетного счета — значит автоматически есть расход по УСН».
В 1С для налогового учета УСН используются данные документов и специальные налоговые регистры. Проверять результат удобно через Книгу доходов и расходов УСН, расшифровки признанных расходов и другие отчеты по УСН.
После указания системы налогообложения не ограничимся самой настройкой. Проведем небольшую проверку.
Откроем Налоги и отчеты.
Убедимся, что с нужной даты установлена УСН.
Проверим выбранный объект налогообложения.
Проведем несколько реальных банковских операций.
Сформируем Книгу доходов и расходов УСН.
Расшифруем интересующую сумму до исходного документа.
Убедимся, что доход или расход попал в налоговый регистр в правильном периоде.
Если сумма не попала в КУДиР, сначала выясним причину. Не будем сразу создавать ручную операцию. Проверим вид операции банковского документа, статью доходов или расходов, состояние расчетов, принадлежность операции к предпринимательской или целевой деятельности и выполнение условий признания расхода.
Теперь рассмотрим общую систему налогообложения. Для налога на прибыль законодательство предусматривает метод начисления как основной порядок признания доходов и расходов. Правила признания доходов методом начисления установлены статьей 271 НК РФ, расходов — статьей 272 НК РФ.
Отдельно статья 273 НК РФ предусматривает возможность применения кассового метода для определенных организаций при выполнении установленных условий.
Однако здесь необходимо разделять возможность, предусмотренную НК РФ, и автоматизированную методику типовой 1С.
В типовых программах семейства 1С:Бухгалтерия автоматизированный налоговый учет организаций на общей системе ориентирован на метод начисления. Поэтому простого переключателя «Налог на прибыль — кассовый метод» в стандартных настройках, аналогичного выбору режима УСН, искать не следует.
Если конкретная НКО на общей системе планирует использовать кассовый метод по статье 273 НК РФ, сначала подтвердим право организации на его применение и закрепим соответствующий порядок в учетной политике для целей налогообложения. После этого отдельно оценим, каким образом такой учет будет реализован в используемой конфигурации 1С.
Не включайте какие-либо настройки кассового метода для донорской отчетности в надежде, что они изменят расчет налога на прибыль. Это разные механизмы.
Вернемся к исходному вопросу с форума. Ответ о том, что достаточно указать систему налогообложения, передает основную идею верно, если речь идет о типовом налоговом учете.
Разберем логику:
Если организация применяет УСН, программа ведет налоговый учет с учетом правил УСН, включая кассовый порядок признания облагаемых доходов.
Если организация применяет ОСНО, типовой налоговый учет по налогу на прибыль строится по методу начисления.
Для бухгалтерского учета отдельного выбора между «УСН — кассовый» и «ОСНО — начисление» не происходит. Бухгалтерский учет продолжает жить по собственным правилам.
Поэтому основную систему налогообложения действительно настраиваем прежде всего в Налоги и отчеты, а не в какой-то общей форме «Метод учета».
Теперь рассмотрим важное уточнение, которого в старых ответах на форумах может не быть.
В современных версиях 1С:Бухгалтерии некоммерческой организации 8 существует специальная функциональность кассового метода для НКО. Фирма 1С прямо указывает, что грантодатели нередко требуют от некоммерческих организаций отчитываться об использовании предоставленных средств по кассовому методу, и для этой задачи в программе предусмотрены соответствующие механизмы.
При кассовом методе для целей донорской отчетности ориентируемся прежде всего на фактические поступления и выплаты денежных средств.
Еще раз подчеркнем: это не кассовый метод регламентированного бухгалтерского учета и не настройка налогового режима. Это специальный механизм учета проектов, смет и целевых средств.
Если именно грантодатель требует кассовую отчетность, включим соответствующую функциональность.
В актуальных версиях общий маршрут выглядит следующим образом:
Откроем Главное.
Перейдем в Настройки.
Откроем Функциональность.
Перейдем на закладку Деятельность.
Установим флажок Отчетность донорам кассовым методом.
В зависимости от интерфейса программы путь может отображаться немного короче, например через Главное — Функциональность. Ориентируемся прежде всего на форму Функциональность, закладку Деятельность и параметр Отчетность донорам кассовым методом.
После включения этой возможности используем специальные инструменты НКО для учета оснований финансирования, формирования смет и отчетов для доноров.
Разберем его смысл подробнее. Эта функция нужна для того, чтобы в системе можно было связать движение денежных средств с конкретным источником или основанием финансирования и сформировать кассовый отчет об использовании целевых средств.
При работе с целевым финансированием в документах НКО используются такие аналитические элементы, как Основание финансирования и Направление деятельности.
Например, организация получила грант на проведение образовательного проекта. Создадим отдельное основание финансирования и будем указывать его при получении и расходовании денежных средств.
Это позволит программе определить:
от какого источника получены деньги;
на какой проект или направление они предназначены;
сколько денежных средств фактически поступило;
сколько было фактически израсходовано;
на какие статьи сметы относятся произведенные расходы;
какой остаток целевых средств остается неиспользованным.
Посмотрим на пример. НКО получила грант 1 000 000 рублей на реализацию проекта.
Договор с подрядчиком заключили на 200 000 рублей. Акт подрядчика получили 30 сентября, но перечислили деньги только 15 октября.
В бухгалтерском учете факт получения услуги может относиться к сентябрю в соответствии с первичными документами и применяемыми правилами учета.
Но если грантодатель требует отчет по фактическим платежам, в его кассовом отчете расход 200 000 рублей должен учитываться в соответствии с моментом фактической оплаты — то есть в октябре.
Именно для такого различия и нужна специальная функциональность кассовой отчетности НКО.
Не будем исправлять дату сентябрьского акта на октябрь только ради отчета грантодателю. Сохраним правильный бухгалтерский документ и отдельно обеспечим кассовую аналитику движения средств.
В 1С:Бухгалтерии НКО предусмотрены специальные инструменты работы со сметами. Это еще одна причина, почему термин «кассовый метод» может встречаться в программе, хотя весь бухгалтерский учет продолжает вестись по общим правилам.
Смету используем для планирования и контроля целевых средств. В зависимости от задачи отчетность по проекту может строиться с учетом метода начисления либо кассового движения средств.
Если донор требует кассовый вариант, учитываем доходы по мере фактического поступления соответствующих средств, а расходы — по мере оплаты.
Работать со сметами будем через функциональность НКО в разделе Деятельность. Конкретный состав команд зависит от редакции и включенных возможностей программы.
После составления сметы используем отчет об ее исполнении, чтобы сопоставить плановые и фактические показатели.
Разберем еще одно распространенное заблуждение. Термин «кассовый метод» не означает, что учитываются только операции по бухгалтерскому счету 50 Касса.
Кассовый метод может учитывать фактическое движение денег как наличным, так и безналичным способом.
Например:
деньги поступили на расчетный счет — это фактическое получение денежных средств;
деньги поступили в кассу — это также фактическое получение денежных средств;
организация перечислила поставщику деньги с расчетного счета — произошла фактическая оплата;
организация заплатила поставщику из кассы — также произошла фактическая оплата.
Поэтому «кассовый метод» — это способ определения момента признания соответствующей операции для конкретной цели учета, а не работа исключительно с документами Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер.
Для НКО отдельно проанализируем целевые поступления. Это особенно важно, потому что начинающая организация может ошибочно воспринимать любое поступление денег как обычный доход.
В 1С:Бухгалтерии НКО предусмотрена специальная функциональность учета целевого финансирования. При поступлении средств указываем соответствующее Основание финансирования.
Если поступил грант, пожертвование, членский взнос или другое целевое поступление, сначала определим юридическую и налоговую природу этой суммы. Не будем автоматически относить ее к выручке от предпринимательской деятельности только потому, что деньги появились на расчетном счете.
Для средств целевого финансирования и целевых поступлений НК РФ предусматривает специальные правила. При выполнении установленных условий определенные целевые поступления на содержание НКО и ведение уставной деятельности не включаются в налоговую базу. Одним из принципиальных условий является ведение раздельного учета.
Это особенно важный момент для НКО на УСН.
Мы уже выяснили, что при УСН доходы в общем случае признаются по кассовому принципу. Но из этого нельзя делать вывод, что каждый рубль, поступивший на банковский счет организации, автоматически облагается УСН.
Статья 346.15 НК РФ исключает из налоговой базы УСН доходы, перечисленные в статье 251 НК РФ. В статье 251, в частности, содержатся правила о целевых поступлениях некоммерческим организациям.
Поэтому разберем поступление в два этапа:
сначала определим, является ли поступившая сумма вообще учитываемым налоговым доходом;
только затем применим правило о дате признания соответствующего дохода.
Например, если получили оплату за оказанную платную услугу, это одна ситуация. Если получили пожертвование на уставную деятельность, отвечающее требованиям статьи 251 НК РФ и учитываемое раздельно, — другая.
Кассовый метод отвечает на вопрос «когда признавать доход», но сначала необходимо выяснить, является ли конкретное поступление налогооблагаемым доходом вообще.
Некоммерческая организация может одновременно:
получать пожертвования;
получать членские взносы;
получать гранты;
осуществлять уставную деятельность;
вести разрешенную приносящую доход деятельность;
нести общехозяйственные расходы, связанные сразу с несколькими направлениями.
Поэтому одной настройки «УСН» недостаточно для качественного учета НКО. Правильно настроим также аналитику целевого финансирования и направления деятельности.
При работе с целевыми средствами используем предусмотренные конфигурацией объекты, в том числе Основание финансирования, Направление деятельности, сметы и специализированные отчеты.
Это поможет отделять операции уставной и целевой деятельности от операций, связанных с получением облагаемых доходов.
Посмотрим на пример. За один день на расчетный счет НКО поступили две суммы:
300 000 рублей — пожертвование на проведение благотворительной программы;
50 000 рублей — оплата за платную консультационную услугу.
Обе суммы фактически поступили в банк в один день. Но не будем автоматически отражать 350 000 рублей как облагаемый доход УСН.
Сначала квалифицируем операции.
Если 300 000 рублей являются соответствующим требованиям НК РФ целевым поступлением, используются по назначению и по ним ведется необходимый раздельный учет, такую сумму рассматриваем по правилам статьи 251 НК РФ.
Оплату 50 000 рублей за платную услугу анализируем как доход приносящей доход деятельности и отражаем для УСН в установленном порядке.
Таким образом, банковская выписка показывает нам движение денег, но налоговый статус каждой строки определяем по содержанию операции.
Вернемся к бухгалтерскому учету. Хотя общего переключателя «кассовый метод / начисление» здесь нет, в 1С:Бухгалтерии НКО все равно существует форма Учетная политика.
Используем ее для тех способов бухгалтерского учета, которые организация действительно должна или вправе определить самостоятельно.
В зависимости от версии программы в форму можно попасть через Главное — Учетная политика либо через раздел настроек.
В учетной политике настраиваем предусмотренные конфигурацией параметры, например особенности учета затрат и другие способы учета, доступные для нашей организации.
Не воспринимайте форму «Учетная политика» как место, где обязательно должна находиться настройка «метод начисления / кассовый метод». Бухгалтерская учетная политика содержит гораздо более широкий набор правил.
Теперь правильно интерпретируем сообщение с форума.
Фраза «в БУ кассового учета в 1С нет» означает, что пользователь не может перевести весь регламентированный бухгалтерский учет хозрасчетной НКО в режим, при котором доходы и расходы будут отражаться исключительно по банковским и кассовым платежам.
Например, нельзя сказать программе:
«Не отражай кредиторскую задолженность, не отражай акты до момента оплаты, а расходы признавай только тогда, когда списались деньги».
Такой подход не является обычной методикой бухгалтерского учета, которую использует типовая конфигурация.
Но это утверждение не означает, что слово «кассовый метод» вообще отсутствует в современной 1С:Бухгалтерии НКО. Как мы уже разобрали, отдельная кассовая функциональность существует для смет и отчетности перед донорами, а налоговый учет УСН также использует кассовые правила признания доходов.
Если организация только создана и начинает работать, не будем выбирать метод исходя из того, какой кажется проще. Действуем по следующему алгоритму.
Определим систему налогообложения. Проверим регистрационные документы, поданные уведомления и фактически применяемый налоговый режим.
Настроим систему налогообложения в 1С. Используем Главное — Налоги и отчеты.
Сформируем бухгалтерскую учетную политику. Определим способы учета в тех вопросах, где законодательство предоставляет выбор.
Определим источники финансирования. Если получаем пожертвования, взносы или гранты, настроим раздельный учет.
Создадим основания финансирования. Не будем сваливать все целевые поступления в одну общую аналитику, если необходимо контролировать разные программы и проекты.
Уточним требования грантодателей. Если они требуют кассовую смету или кассовый отчет, включим Отчетность донорам кассовым методом.
Проверим результат на нескольких операциях. Сформируем бухгалтерские и налоговые отчеты и убедимся, что каждая операция отражается в нужном виде учета.
Да. Отсутствие коммерческой деятельности не означает, что систему налогообложения в программе можно не указывать.
НКО остается организацией, для которой необходимо вести бухгалтерский учет и выполнять налоговые обязанности. Кроме того, в течение деятельности могут возникать операции, имеющие налоговые последствия: проценты банка, реализация имущества, платные услуги, доходы от аренды и другие операции.
Поэтому корректно укажем систему налогообложения с самого начала.
При этом отдельно настроим учет целевых поступлений, чтобы программа могла отличать их от обычной выручки.
Да, но уже не обязательно для налогового учета.
Представим благотворительный фонд, который получает только пожертвования и гранты. Фонд не оказывает платных услуг.
Грантодатель перечислил 5 000 000 рублей и потребовал ежеквартально представлять кассовый отчет о расходовании средств.
В этой ситуации специальная функциональность Отчетность донорам кассовым методом может быть очень полезна, хотя организация вообще не использует ее для расчета налогового дохода от предпринимательской деятельности.
Следовательно, всегда уточняем цель использования кассового метода.
После начала работы регулярно контролируем целевое финансирование.
Разберем практический порядок:
Проверим документы поступления денежных средств.
Убедимся, что в них правильно выбрано Основание финансирования.
Проверим документы расходования средств.
Убедимся, что расходы связаны с правильным проектом и направлением деятельности.
Сформируем отчеты по основаниям финансирования.
Сформируем отчет об исполнении сметы, если используется сметное планирование.
При кассовой отчетности сопоставим данные с банковскими и кассовыми документами.
В современных версиях конфигурации инструменты учета оснований финансирования активно используются для контроля целевых средств. Поэтому лучше настроить аналитику сразу, чем впоследствии вручную разбирать несколько сотен банковских операций.
Рассмотрим показательную ситуацию, на которой хорошо видна разница методов.
20 декабря НКО получила услуги дизайнера на 100 000 рублей. Акт подписан 20 декабря. Оплата дизайнеру перечислена 15 января следующего года.
Разберем три вида учета.
Бухгалтерский учет. Исходим из факта получения услуги и соответствующих правил бухгалтерского учета. Не переносим хозяйственную операцию на январь только из-за отсутствия оплаты.
Налоговый учет при УСН «доходы минус расходы». Проверяем условия признания конкретного расхода по главе 26.2 НК РФ, включая оплату.
Кассовый отчет грантодателю. Если правила гранта требуют отражать расход после оплаты, сумма попадет в кассовый отчет по фактическому перечислению денежных средств.
Одна операция может таким образом оказаться в разных периодах разных отчетов. Не будем пытаться добиться того, чтобы абсолютно все отчеты показывали ее одной датой.
Если организация начала работать и несколько месяцев отражала только банковские операции, не создавая документы начисления, сначала проведем инвентаризацию учета.
Например, организация оплачивала поставщиков документами Списание с расчетного счета, но не вводила документы получения услуг. В результате деньги по банку отражены, а расходы, задолженность, расчеты и соответствующие первичные документы в бухгалтерском учете могут быть сформированы неправильно.
Разберем порядок исправления:
Соберем первичные документы за период.
Сопоставим акты, накладные, УПД и другие документы с банковскими платежами.
Введем отсутствующие документы хозяйственных операций правильными датами.
Проверим взаиморасчеты с контрагентами.
Повторно выполним необходимые операции закрытия месяца.
Сформируем Оборотно-сальдовую ведомость.
Проверим счета расчетов, затрат, целевого финансирования и денежных средств.
Отдельно проверим налоговые регистры УСН либо налога на прибыль.
Не пытайтесь превращать банковскую выписку в единственный источник бухгалтерского учета. Платеж подтверждает движение денежных средств, но не всегда заменяет документ, подтверждающий получение товара, услуги или возникновение другого факта хозяйственной деятельности.
Соберем основные объекты программы, с которыми будем работать.
Налоги и отчеты — используем для настройки применяемой системы налогообложения и параметров налогов.
Учетная политика — используем для настройки предусмотренных программой способов бухгалтерского учета.
Функциональность — используем для включения дополнительных возможностей программы.
Отчетность донорам кассовым методом — включаем, если требуется кассовая проектная или донорская отчетность.
Основание финансирования — используем для аналитического учета источников целевых средств.
Направление деятельности — используем для разделения операций НКО по направлениям.
Сметы — используем для планирования доходов и расходов по проектам и целевым программам.
Поступление на расчетный счет — отражаем фактические безналичные поступления.
Списание с расчетного счета — отражаем фактические безналичные выплаты.
Поступление (акт, накладная, УПД) — отражаем получение товаров, работ или услуг от контрагентов.
Оборотно-сальдовая ведомость — используем для контроля бухгалтерских счетов.
Книга доходов и расходов УСН — используем для проверки налогового учета организации на УСН.
После всех пояснений перечислим настройки, которых не следует ожидать в программе.
Не ищем единый переключатель «Вся организация ведет учет кассовым методом».
Не ищем настройку, которая заставит бухгалтерские расходы отражаться исключительно при оплате.
Не включаем Отчетность донорам кассовым методом для изменения КУДиР УСН.
Не включаем донорский кассовый метод для изменения расчета налога на прибыль.
Не меняем систему налогообложения только ради того, чтобы получить удобный способ учета.
Используем простой алгоритм.
Если задача звучит так: «Когда отражать акт поставщика в бухгалтерском учете?» — работаем с правилами бухгалтерского учета и методом начисления, а не с донорской кассовой настройкой.
Если задача звучит так: «Когда доход попадет в УСН?» — проверяем систему налогообложения и налоговые регистры УСН.
Если задача звучит так: «Как показать грантодателю только реально оплаченные расходы?» — рассматриваем Отчетность донорам кассовым методом.
Если задача звучит так: «Как определить метод признания доходов для налога на прибыль на ОСНО?» — анализируем главу 25 НК РФ и возможности автоматизированного учета по налогу на прибыль в типовой конфигурации.
Теперь соберем практическую последовательность первоначальной настройки базы.
Заполним карточку организации. Проверим наименование, ИНН, КПП, регистрационные данные и банковские счета.
Укажем налоговый режим. Откроем Главное — Налоги и отчеты и установим фактически применяемую систему налогообложения.
Настроим бухгалтерскую учетную политику. Откроем Учетная политика и зададим необходимые способы учета.
Определим направления деятельности. Отделим целевую и уставную деятельность от приносящей доход деятельности.
Настроим основания финансирования. Для грантов, пожертвований и других источников создадим необходимую аналитику.
Решим, нужна ли донорская кассовая отчетность. Если договор с грантодателем требует ее, включим соответствующую функциональность.
Создадим сметы. Если организация ведет планирование расходов по проектам, используем механизм смет.
Введем начальные остатки. Если учет в программе начинается не с даты создания организации, перенесем необходимые данные.
Проверим тестовые операции. Отразим поступление финансирования, расход поставщику, получение услуги и другие типичные операции.
Проверим бухгалтерскую и налоговую отчетность. Убедимся, что одна и та же операция правильно отражена в каждом виде учета.
Самая распространенная ошибка — решить, что организация должна один раз выбрать либо «кассовый метод», либо «метод начисления», и после этого вся программа должна работать только в выбранном режиме.
Для 1С:Бухгалтерии НКО такой подход неверен.
Правильнее рассматривать программу как систему, в которой одна база одновременно поддерживает несколько задач:
регламентированный бухгалтерский учет;
налоговый учет;
учет целевого финансирования;
раздельный учет направлений деятельности;
сметное планирование;
кассовую отчетность перед донорами.
У каждого из этих контуров существуют свои правила признания показателей.
Если мы только создали НКО и хотим найти в 1С:Бухгалтерии некоммерческой организации 8 настройку, где выбирается «метод начисления» или «кассовый метод» для всего учета, искать такой переключатель не нужно.
В бухгалтерском учете операции отражаем по правилам бухгалтерского учета с учетом временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Отдельного режима, переводящего весь бухгалтерский учет НКО на кассовый метод, в типовой программе нет.
В налоговом учете прежде всего правильно укажем систему налогообложения через Главное — Налоги и отчеты. Если НКО применяет УСН, программа использует правила УСН, для которых доходы признаются по кассовому принципу в соответствии со статьей 346.17 НК РФ. При объекте «доходы минус расходы» дополнительно учитываем специальные условия признания каждого вида расходов.
При общей системе налогообложения автоматизированный налоговый учет в типовых программах семейства 1С:Бухгалтерия ориентирован на метод начисления. Если организация рассматривает предусмотренный статьей 273 НК РФ кассовый метод по налогу на прибыль, отдельно проверим право на его применение и возможности автоматизации такого учета.
Для грантов, пожертвований и другой донорской отчетности в современной 1С:Бухгалтерии НКО предусмотрен отдельный кассовый механизм. Если грантодатель требует отчитываться по фактическим поступлениям и платежам, откроем Функциональность, перейдем на закладку Деятельность и включим Отчетность донорам кассовым методом. Далее настроим Основание финансирования, направления деятельности и необходимые сметы.
Таким образом, исходный вопрос нужно решать не выбором одного метода для всей базы, а определением цели учета. Для бухгалтерии применяем бухгалтерские правила, для налогов задаем реальную систему налогообложения, а для кассовой отчетности грантодателям используем специальную функциональность НКО.
После первоначальной настройки обязательно проверим несколько операций на практике: сформируем Оборотно-сальдовую ведомость, при УСН — Книгу доходов и расходов УСН, а при работе с грантами — отчеты по основаниям финансирования и исполнению сметы. Так убедимся, что бухгалтерский, налоговый и целевой учет не смешиваются и каждая сумма попадает именно в тот вид отчетности, для которого она предназначена.
Информация носит справочный характер