Рассмотрим ситуацию: организация или индивидуальный предприниматель применяет УСН с объектом «Доходы минус расходы». Материалы фактически получили от поставщика в 2022 году с отсрочкой платежа. Поставщик оформил УПД датой фактической передачи материалов в 2022 году, а задолженность перед поставщиком погасили только в 2023 году.
Возникают два вопроса: какой датой нужно оприходовать материалы и в каком году их стоимость можно включить в расходы при расчете налога по УСН.
Эти операции относятся к разным видам учета, поэтому разделим их. Материалы принимаем к учету в момент их фактического поступления, то есть в рассматриваемом примере в 2022 году. А для целей УСН стоимость материалов признаем в расходах после выполнения условий налогового законодательства, в частности после их оплаты. Если поставщику заплатили в 2023 году, налоговый расход по УСН в общем случае возникает в 2023 году.
Таким образом, не нужно переносить документ поступления на 2023 год только потому, что именно в этом году произошла оплата. Рассмотрим подробнее, как правильно разделить поступление материалов, расчеты с поставщиком, бухгалтерский учет и налоговый учет УСН.
Сначала выясним причину путаницы. При УСН «Доходы минус расходы» используется особый порядок признания затрат. Для значительной части расходов важен факт оплаты. Из-за этого иногда возникает желание датировать и само поступление материалов днем перечисления денег поставщику.
Так делать не нужно.
Факт получения материалов отражаем тогда, когда материалы фактически поступили к покупателю и возникло основание принять их к учету. Оплата задолженности перед поставщиком является отдельным хозяйственным событием.
Посмотрим на исходный пример:
15 декабря 2022 года организация получила от поставщика материалы.
Поставщик оформил УПД от 15 декабря 2022 года.
По договору предоставлена отсрочка платежа.
20 января 2023 года организация перечислила поставщику деньги.
В учете не будем делать вид, что материалы появились только 20 января 2023 года. Они фактически находились у организации уже с декабря 2022 года. Поэтому поступление регистрируем в 2022 году.
При этом для расчета УСН в декабре 2022 года стоимость неоплаченных материалов еще не должна уменьшать налоговую базу только на основании факта получения. Необходимое для налогового учета условие оплаты будет выполнено в январе 2023 года.
Итог по примеру: поступление — 2022 год, расход при УСН — 2023 год.
Теперь разберем налоговую часть по шагам.
Расходы на приобретение сырья и материалов относятся к материальным расходам. Возможность учитывать материальные расходы при применении УСН «Доходы минус расходы» предусмотрена статьей 346.16 НК РФ.
Момент их признания определяется статьей 346.17 НК РФ. Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ материальные расходы, в том числе расходы на приобретение сырья и материалов, учитываются в момент погашения задолженности.
Погашение задолженности может произойти различными способами:
перечислим деньги поставщику с расчетного счета;
выплатим деньги из кассы;
проведем взаимозачет;
прекратим обязательство иным законным способом.
Поэтому не будем ориентироваться только на дату УПД. УПД подтверждает получение соответствующих ценностей и хозяйственную операцию, но при УСН дата документа поступления и дата признания материального расхода могут находиться в разных налоговых периодах.
В рассматриваемой ситуации задолженность перед поставщиком возникла в 2022 году и была погашена в 2023 году. Следовательно, условие оплаты выполнено в 2023 году.
Стоимость материалов включаем в расходы при УСН в 2023 году, если выполнены остальные требования к признанию расхода.
Здесь рассмотрим еще один важный нюанс. Иногда встречается старое представление, что материалы при УСН можно включить в расходы только после того, как они не только оплачены, но и списаны со склада в производство.
Для обычного признания материальных расходов такое дополнительное условие сейчас не требуется. При учете приобретенных сырья и материалов принципиальными событиями являются поступление материалов и их оплата поставщику.
Это отражено и в механизме налогового учета УСН в 1С:Бухгалтерия 8: для материальных расходов обязательными условиями являются Поступление материалов и Оплата материалов поставщику.
Поэтому посмотрим на пример. Материалы получили 15 декабря 2022 года. Поставщику заплатили 20 января 2023 года. На 20 января часть материалов все еще находится на складе и еще не передана в производство.
Сам по себе факт нахождения оплаченных материалов на складе не означает, что необходимо ждать их будущего списания в производство для признания материального расхода. При выполнении требований главы 26.2 НК РФ расход признаем после поступления и оплаты.
При этом материалы должны быть связаны с предпринимательской деятельностью, а расходы должны соответствовать требованиям налогового законодательства, быть экономически оправданными и документально подтвержденными.
Теперь ответим непосредственно на первый вопрос автора: «УПД приходую 2022 или 2023?»
Если материалы фактически получены в 2022 году и УПД оформлен на их передачу в 2022 году, поступление отражаем в 2022 году.
Не переносим поступление на дату оплаты в 2023 году. Отсрочка платежа не меняет дату фактического получения материалов.
Для организации это особенно важно в бухгалтерском учете. В 2022 году у организации уже имеются соответствующие запасы и одновременно имеется кредиторская задолженность перед поставщиком. Если отразить поступление только в 2023 году, данные бухгалтерского учета за 2022 год могут оказаться искажены: на конец года в них не будет фактически находившихся у организации запасов и не будет существовавшей задолженности поставщику.
При обычной схеме бухгалтерского учета поступление материалов отражается по счету 10. В общем виде возникает запись по дебету соответствующего субсчета счета 10 и кредиту счета 60.
Например, для основных сырья и материалов в зависимости от принятого рабочего плана счетов может использоваться счет 10.01.
То есть логика учета будет следующая:
в декабре 2022 года принимаем материалы к учету и одновременно отражаем задолженность перед поставщиком;
на 31 декабря 2022 года неоплаченная сумма остается кредиторской задолженностью;
в январе 2023 года отражаем перечисление денежных средств и погашение задолженности;
при выполнении условий налогового учета программа признает материальный расход для УСН в 2023 году.
Рассмотрим подробнее оформление операции в 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0.
Для регистрации полученных от поставщика материалов используем документ Поступление (акты, накладные, УПД). В зависимости от версии программы и конкретной хозяйственной операции выберем соответствующий вид операции поступления товаров и материальных ценностей.
В документе укажем поставщика, договор или другие сведения о расчетах, склад, полученные материалы, количество, стоимость, счета учета и реквизиты первичного документа поставщика.
Если материалы фактически получены в декабре 2022 года, регистрируем поступление в декабре 2022 года. В реквизитах первичного документа указываем номер и дату УПД поставщика.
Не создаем документ поступления январем 2023 года только по причине январской оплаты.
Разберем по шагам:
Откроем раздел покупок и создадим документ Поступление (акты, накладные, УПД).
Укажем фактическую дату поступления материалов.
Заполним поставщика и договор.
Добавим поступившую номенклатуру.
Проверим счета учета материалов.
Укажем номер и дату первичного документа поставщика — УПД.
Для налогового учета УСН проверим колонку или реквизит Расходы УСН. Для затрат, отвечающих требованиям законодательства, должно быть установлено значение Принимаются.
Проведем документ.
При проведении документа программа зарегистрирует поступление запасов и задолженность перед поставщиком. Одновременно будет сформирована информация, необходимая механизму налогового учета УСН для ожидания выполнения следующего обязательного условия — оплаты.
Проанализируем состояние учета после проведения поступления, но до перечисления денег поставщику.
В бухгалтерском учете материалы уже находятся на соответствующем счете учета запасов. Задолженность перед поставщиком отражена на счете расчетов.
В налоговом учете УСН ситуация другая. Программа понимает, что материалы поступили, однако обязательное условие оплаты еще не выполнено.
Для отслеживания подобных условий 1С:Бухгалтерия 8 использует данные налогового учета УСН, в том числе регистр накопления Расходы при УСН. Не рекомендуем корректировать движения этого регистра вручную без необходимости. При стандартной операции правильнее корректно оформить документы поступления и оплаты, чтобы программа сама последовательно отработала условия признания расходов.
Если в декабре 2022 года сформируем Книгу доходов и расходов УСН, стоимость неоплаченных материалов не должна попасть туда в качестве признанного расхода только из-за того, что документ поступления уже проведен.
Это нормальная ситуация, а не ошибка программы. Материал есть в бухгалтерском и складском учете, но расход для налога УСН пока не признан.
Теперь продолжим наш пример. В январе 2023 года наступил срок платежа, и организация перечисляет поставщику деньги.
В 1С:Бухгалтерия 8 оплату с банковского счета обычно отражаем документом Списание с расчетного счета с соответствующим видом операции оплаты поставщику.
Проверим, что платеж корректно связан с нужным поставщиком, договором и задолженностью. Это особенно важно, если с одним контрагентом одновременно заключено несколько договоров, имеются авансы или ведутся расчеты по документам.
Разберем действия:
Создадим или загрузим банковский документ Списание с расчетного счета.
Выберем операцию оплаты поставщику.
Укажем нужного контрагента и договор.
Проверим сумму платежа.
Проверим способ погашения задолженности и документ расчетов, если аналитика расчетов требует его указания.
Проведем платеж.
Проверим результат в налоговом учете УСН.
После проведения оплаты программа получает второе обязательное событие — Оплата материалов поставщику. Если первое событие, то есть поступление, уже было зарегистрировано, расходы могут быть признаны для целей УСН.
Дата признания расхода в нашем примере относится к 2023 году.
Рассмотрим результат с точки зрения Книги доходов и расходов УСН.
Материалы поступили в 2022 году, но поставщику в этом году не заплатили. Поэтому стоимость материалов не должна уменьшать налоговую базу 2022 года только на основании поступления.
Оплата состоялась в 2023 году. При соблюдении остальных условий расход отражается в КУДиР соответствующего периода 2023 года.
Получаем следующую картину:
2022 год: регистрируем получение материалов и задолженность перед поставщиком, но налоговый расход по УСН по неоплаченной стоимости еще не признаем.
2023 год: погашаем задолженность и признаем соответствующие материальные расходы для целей УСН.
Таким образом, не нужно исправлять дату УПД или искусственно переносить поступление между годами для того, чтобы расход попал в нужный налоговый период. Механизм УСН специально предназначен для ситуации, когда хозяйственное событие и момент налогового признания расхода не совпадают.
Посмотрим на простой пример.
ООО применяет УСН «Доходы минус расходы». 20 декабря 2022 года организация получила материалы стоимостью 120 000 рублей. Поставщик предоставил отсрочку оплаты до февраля 2023 года.
УПД оформлен от 20 декабря 2022 года.
Организация перечислила поставщику 120 000 рублей 10 февраля 2023 года.
Разберем учет.
20 декабря 2022 года отражаем поступление материалов документом Поступление (акты, накладные, УПД).
Материалы появляются в учете организации в 2022 году.
Возникает задолженность перед поставщиком на 120 000 рублей.
В расходы УСН за 2022 год неоплаченную стоимость материалов не включаем.
10 февраля 2023 года оформляем Списание с расчетного счета на 120 000 рублей.
Задолженность перед поставщиком погашается.
При выполнении остальных условий 120 000 рублей признаются материальным расходом по УСН в 2023 году.
Поэтому ответ на вопрос «можно ли взять расход в 2023 году?» — да, если именно в 2023 году материалы были оплачены и выполнены остальные необходимые условия признания расходов.
Рассмотрим более сложную ситуацию. Материалы получили на 120 000 рублей, но в январе перечислили поставщику только 50 000 рублей, а остаток 70 000 рублей оплатили в марте.
Не будем ждать полного закрытия всей накладной, если задолженность погашается частями. Статья 346.17 НК РФ связывает признание материального расхода с погашением задолженности. При частичном погашении обязательства соответствующая оплаченная часть может признаваться расходом при выполнении остальных условий.
Логика будет следующей:
поступление всех материалов на 120 000 рублей регистрируем датой их фактического получения;
после оплаты 50 000 рублей признаем расход в пределах погашенной части задолженности;
после перечисления оставшихся 70 000 рублей признаем оставшуюся часть расхода.
В 1С важно правильно вести расчеты с поставщиком. Если платеж ошибочно зачтен как аванс по другому договору или отнесен на другой документ расчетов, программа может не увидеть погашение именно той задолженности, которая возникла при приобретении материалов.
Поэтому при проблемах с КУДиР сначала проанализируем не сам отчет, а последовательность первичных документов и состояние взаиморасчетов.
Оплатой для целей статьи 346.17 НК РФ является не только банковский платеж. Основное значение имеет прекращение обязательства покупателя перед поставщиком, связанного с приобретением материалов.
Поэтому рассмотрим несколько вариантов.
Оплата с расчетного счета. Датой погашения задолженности будет дата соответствующего списания денежных средств при выполнении требований законодательства.
Оплата из кассы. Отразим выдачу денежных средств и погашение долга перед поставщиком соответствующими кассовыми документами.
Взаимозачет. Если обязательство прекращается зачетом встречных требований, моментом погашения будет дата надлежащим образом оформленного зачета.
Другой способ прекращения обязательства. Проанализируем юридическое основание и определим момент фактического погашения задолженности.
В 1С используем документ, соответствующий реальному хозяйственному событию. Не создаем фиктивное Списание с расчетного счета, если расчеты закрыты взаимозачетом. Для правильного налогового учета важно, чтобы программа зарегистрировала реальный способ прекращения задолженности.
Еще один распространенный вопрос возникает уже после перечисления денег: раз материалы относятся к поставке 2022 года, может быть, после оплаты необходимо вернуться в прошлый год и включить расход в КУДиР за 2022 год?
Нет, если в 2022 году условие оплаты не было выполнено.
Оплата в 2023 году не является основанием задним числом уменьшать налоговую базу 2022 года. Расход возникает в налоговом учете тогда, когда выполняются предусмотренные НК РФ условия.
Поэтому не будем:
перепроводить платеж датой 2022 года;
вручную вносить стоимость материалов в КУДиР за 2022 год;
исправлять УПД на 2023 год только для совпадения с датой оплаты;
подавать уточненную декларацию за 2022 год только потому, что в 2023 году погасили задолженность за материалы.
Правильный результат — отражение материального расхода в 2023 году.
Рассмотрим подробнее мысль из обсуждения: бухгалтерский и налоговый учет действительно решают разные задачи.
В бухгалтерском учете необходимо достоверно отражать активы, обязательства и хозяйственные операции организации. Если материалы получены в декабре, организация должна показать наличие этих запасов и обязательство перед поставщиком в соответствующем периоде.
В налоговом учете УСН определяем, когда понесенная стоимость получает право уменьшить налоговую базу. Глава 26.2 НК РФ устанавливает специальные правила, и для материальных расходов существенным является погашение задолженности.
Поэтому совершенно нормальна ситуация, когда:
материалы числятся в бухгалтерском учете с декабря 2022 года;
кредиторская задолженность перед поставщиком также числится на конец 2022 года;
в налоговых расходах УСН за 2022 год стоимости этих материалов нет;
после оплаты в 2023 году стоимость признается налоговым расходом в 2023 году.
Не пытайтесь искусственно сделать даты бухгалтерского и налогового учета одинаковыми. Их различие в такой ситуации обусловлено законодательством и является правильным.
Если УСН применяет индивидуальный предприниматель, вопрос обязательного ведения бухгалтерского учета имеет свои особенности. Однако это не меняет налоговый принцип статьи 346.17 НК РФ.
Даже если предприниматель вправе не вести бухгалтерский учет в том объеме, в котором его ведет организация, для корректной работы 1С и контроля запасов все равно зарегистрируем фактическое поступление материалов в периоде их получения.
Не следует переносить материальные ценности на следующий год только из-за отсрочки платежа. В налоговом учете программа сможет отдельно отследить факт поступления и последующую оплату.
Теперь рассмотрим принципиально важное исключение. В бытовой речи бухгалтеры иногда называют «материалами» любые поступившие материальные ценности. Но для налогового учета необходимо понять их реальное назначение.
Если организация приобретает сырье и материалы для производства продукции, выполнения работ, оказания услуг или хозяйственных нужд, применяем порядок признания материальных расходов.
Если же организация закупает ценности именно для последующей перепродажи без использования их как материалов, перед нами товары. Для стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, статья 346.17 НК РФ устанавливает дополнительное условие.
Стоимость товаров для перепродажи учитывается в расходах при УСН после их оплаты и по мере реализации.
Посмотрим на два примера.
Первый вариант: купили древесину, из которой организация производит мебель. Для организации древесина является материалом. После получения и оплаты применяем порядок материальных расходов; ждать реализации конкретного шкафа только из-за правила о товарах не требуется.
Второй вариант: купили готовые стулья исключительно для перепродажи покупателям. Это уже товары. Одной оплаты поставщику недостаточно — для признания стоимости приобретенных товаров необходимо учитывать их реализацию.
Поэтому перед настройкой учета в 1С обязательно определим экономическую сущность поступившей номенклатуры.
Предположим, в декабре 2022 года организация получила для перепродажи 100 единиц товара стоимостью 200 000 рублей. Поставщику заплатили в январе 2023 года. Покупателям в феврале реализовали только половину партии.
В такой ситуации нельзя механически применять правило для материалов и включать всю сумму 200 000 рублей в расходы сразу после январской оплаты.
Разберем по шагам:
в декабре регистрируем поступление 100 единиц товара;
в январе выполняется условие оплаты поставщику;
в феврале реализуется часть товаров;
в расходы включается стоимость реализованных оплаченных товаров в порядке, установленном для товаров, приобретенных для дальнейшей реализации;
стоимость оставшихся на складе товаров ожидает выполнения условия реализации.
Поэтому прежде чем разбираться, почему 1С не включает закупку в КУДиР, проверим, на каком счете и в каком качестве учтена номенклатура: как материалы или как товары.
Для корректного автоматического учета необходимо правильно настроить систему налогообложения организации.
Проверим, что для соответствующего периода в программе установлена УСН с объектом «Доходы минус расходы».
В настройках налогового учета 1С для материальных расходов предусмотрены обязательные условия признания. В типовом механизме к ним относятся Поступление материалов и Оплата материалов поставщику.
В старых версиях программы и старых инструкциях можно встретить дополнительные настройки условий признания расходов, в частности связанные с передачей материалов. При работе в актуальной версии ориентируемся на текущий механизм конфигурации и действующие требования НК РФ.
Также проверим реквизит Расходы УСН непосредственно в документах. Если для номенклатуры ошибочно установлено Не принимаются, программа закономерно не включит затраты в налоговые расходы после оплаты.
Предположим, материалы получили, поставщику уже заплатили, но в Книге доходов и расходов УСН нужной суммы нет. Не будем сразу вводить ручную запись. Сначала выясним причину.
Разберем проверку по шагам.
Откроем документ Поступление (акты, накладные, УПД) и проверим дату поступления.
Проверим организацию, поставщика и договор.
Убедимся, что номенклатура отражена именно как материалы, если по экономической сущности это материалы.
Проверим счета учета.
Проверим значение Расходы УСН. Для принимаемой затраты должно быть установлено Принимаются.
Откроем документ оплаты и убедимся, что деньги действительно зачтены в погашение нужной задолженности.
Проверим договор расчетов. Если поступление оформлено по одному договору, а оплата по другому, автоматическое признание может не выполниться.
Проверим аналитику расчетов, если взаиморасчеты ведутся по документам.
Сформируем Анализ состояния налогового учета по УСН.
При необходимости сформируем специализированный отчет Расходы УСН, если он доступен в используемом релизе программы.
После исправления первичных документов перепроведем связанные операции в хронологическом порядке и повторно сформируем Книгу доходов и расходов УСН.
Такой подход надежнее ручного редактирования КУДиР, потому что устраняет источник ошибки, а не только изменяет конечный отчет.
Рассмотрим распространенную техническую проблему в 1С.
В декабре оформлено поступление материалов по договору № 1. В январе бухгалтер загружает банковскую выписку, но в документе Списание с расчетного счета случайно указывает договор № 2 того же поставщика.
С точки зрения пользователя кажется, что поставщику деньги перечислены и все условия выполнены. Однако для механизма учета программа может видеть другую картину: задолженность по поступлению материалов продолжает числиться непогашенной, а по договору № 2 появляется аванс.
В результате расход по материалам может не попасть в КУДиР.
Поэтому проверим не только общую сумму расчетов с контрагентом, но и аналитику:
контрагента;
договора;
документа расчетов;
вида операции;
назначения платежа;
способа зачета авансов.
После исправления аналитики программа сможет правильно связать поступление и оплату.
Для полноты рассмотрим обратную ситуацию. Например, в декабре перечислили поставщику аванс, а материалы получили только в январе следующего года.
Одного перечисления аванса недостаточно, чтобы стоимость еще не полученных материалов автоматически стала материальным расходом по УСН.
Нам необходимо иметь сам расход и документально подтвержденное поступление соответствующих материалов.
Поэтому последовательность будет другой:
в декабре отражаем перечисление аванса поставщику;
в декабре материалы еще не получены, поэтому необходимое условие поступления отсутствует;
в январе регистрируем Поступление (акты, накладные, УПД);
аванс засчитывается в счет задолженности за полученные материалы;
при выполнении всех условий материальный расход признается после того, как одновременно имеются поступление и оплата.
Таким образом, работает общий принцип: программа должна зафиксировать оба необходимых события. Если сначала было поступление, ждем оплату. Если сначала была оплата, ждем поступление.
Посмотрим еще на одну практическую ситуацию. Материалы поступили в ноябре 2022 года, в декабре их полностью использовали в производстве, но поставщик предоставил отсрочку и деньги перечислили только в январе 2023 года.
Не будем включать стоимость материалов в налоговые расходы УСН 2022 года только потому, что они уже использованы.
Для рассматриваемого налогового режима обязательное условие оплаты в 2022 году не выполнено. Следовательно, налоговый расход будет признан после погашения задолженности в 2023 году.
Получаем ситуацию, в которой на конец 2022 года материалов физически уже может не быть на складе, но перед поставщиком остается неоплаченная кредиторская задолженность. Для целей УСН расход ожидает оплату.
После перечисления денег в 2023 году условие выполняется, и стоимость может быть учтена при расчете УСН 2023 года.
Рассмотрим противоположный вариант. Материалы получили в декабре 2022 года, в январе 2023 года полностью оплатили, но использовать их планируют только весной.
Для материальных расходов не будем ждать весеннего списания только по той причине, что материалы остаются на складе.
При выполнении требований главы 26.2 НК РФ стоимость полученных и оплаченных материалов может быть признана в расходах после оплаты. В рассматриваемом примере это 2023 год.
Таким образом, момент передачи материалов в производство не нужно смешивать с моментом погашения задолженности перед поставщиком.
Кассовый метод УСН не означает, что одного банковского платежа достаточно для подтверждения любых расходов.
Подтвердим и приобретение материалов, и их связь с деятельностью налогоплательщика.
В зависимости от ситуации используем комплект документов, подтверждающих операцию:
договор с поставщиком;
УПД или другой первичный документ о передаче материалов;
документы о фактическом получении материальных ценностей, если они оформляются отдельно;
платежное поручение и банковскую выписку при безналичной оплате;
кассовые документы при наличной оплате;
документы о взаимозачете при таком способе погашения задолженности;
внутренние документы, подтверждающие хозяйственное назначение материалов, если это необходимо исходя из характера деятельности.
Расход должен быть не только оплачен, но и документально подтвержден и связан с деятельностью, направленной на получение дохода.
В исходной ситуации поставщик оформляет УПД тем же днем, когда покупатель забирает материал, поэтому особой проблемы нет: дата передачи и дата документа совпадают.
Но на практике возможна другая ситуация. Например, поставщик сформировал документ 28 декабря, а фактическая передача материала состоялась позже.
Тогда не будем автоматически считать, что любая дата, напечатанная в УПД, всегда определяет дату принятия запасов к бухгалтерскому учету независимо от фактических обстоятельств.
Проанализируем условия договора, момент перехода права собственности и контроля над запасами, фактическую передачу, реквизиты УПД и другие первичные документы.
В 1С разделяем дату документа поставщика и дату отражения хозяйственного события, если для этого есть документальное основание.
Но в исходном вопросе все проще: материал забрали в 2022 году, УПД также датирован 2022 годом. Поэтому оснований переносить поступление на 2023 год из-за отсрочки платежа нет.
Если после первоначального поступления изменилась стоимость материалов или их количество, рассмотрим отдельную операцию корректировки.
Не нужно удалять первоначальное поступление и создавать его заново только потому, что поставщик позднее оформил корректировочный документ.
В 1С:Бухгалтерия 8 используем соответствующий документ корректировки поступления. После его проведения проверим не только бухгалтерские проводки, но и состояние расходов УСН, особенно если часть первоначальной задолженности уже была оплачена.
При изменении стоимости программа должна корректно соотнести новую сумму обязательства, оплату и ранее признанные налоговые расходы. Поэтому в сложных случаях сформируем Анализ состояния налогового учета по УСН и убедимся, что КУДиР отражает фактические экономические показатели.
Поскольку в рассматриваемом примере поступление и оплата относятся к разным календарным годам, проверка особенно важна перед формированием декларации по УСН.
Перед закрытием 2022 года выполним следующие действия:
проверим, что декабрьское поступление материалов отражено в учете;
убедимся, что остаток материалов на складе соответствует фактическим данным;
проверим задолженность перед поставщиком;
убедимся, что неоплаченная стоимость материалов не уменьшила налоговую базу УСН без необходимых оснований;
сформируем Книгу доходов и расходов УСН и проверим декабрьские операции.
После оплаты в 2023 году:
проверим Списание с расчетного счета;
убедимся, что погашена именно задолженность по нужному поступлению;
проверим движения налогового учета УСН;
сформируем Книгу доходов и расходов УСН за соответствующий отчетный период 2023 года;
убедимся, что признанный расход появился именно в 2023 году.
При правильно оформленных типовых документах в большинстве обычных ситуаций ручная запись не требуется.
1С:Бухгалтерия 8 отслеживает выполнение условий признания расходов и формирует КУДиР по данным документов и регистров налогового учета.
Если расход не появился, сначала выясним причину. Ручной ввод используем только тогда, когда для этого действительно есть обоснованная необходимость и типовой механизм не может корректно отразить конкретную нестандартную операцию.
Особенно нежелательно вручную добавлять расход, если причина находится в неверно указанном договоре, неправильно зачтенном платеже или значении Не принимаются в поле Расходы УСН. В этом случае ручная запись замаскирует ошибку, но не исправит налоговый учет.
Подведем промежуточный итог и разберем наиболее частые ошибки.
Поступление переносят на дату оплаты. Материалы фактически получены в 2022 году, но бухгалтер создает документ поступления 2023 годом. Это смешивает два разных хозяйственных события.
Неоплаченные материалы сразу включают в расходы УСН. Для материальных расходов необходимо учитывать момент погашения задолженности по правилам статьи 346.17 НК РФ.
После оплаты в следующем году пытаются исправить КУДиР предыдущего года. Если оплата произошла в 2023 году, расход не нужно задним числом переносить в 2022 год.
Ждут списания материалов в производство. Для обычного признания стоимости приобретенных материалов необходимы поступление и оплата; отдельное ожидание передачи в производство не требуется.
Материалы путают с товарами для перепродажи. Для товаров действует дополнительное условие признания стоимости по мере их реализации.
Оплату проводят по неправильному договору. В результате 1С не связывает платеж с поступлением и не признает расход.
В поступлении устанавливают Расходы УСН в значение Не принимаются. После оплаты программа не включает затраты в КУДиР.
Вручную корректируют КУДиР вместо исправления первичных документов. Из-за этого налоговый учет перестает соответствовать документам программы.
Теперь соберем решение задачи в один практический алгоритм.
Предположим, материалы получили 25 декабря 2022 года. УПД поставщика также датирован 25 декабря 2022 года. Оплата произведена 18 января 2023 года.
Действуем следующим образом:
В 2022 году создадим документ Поступление (акты, накладные, УПД).
Укажем дату фактического поступления и реквизиты УПД от 25 декабря 2022 года.
Заполним поступившие материалы и их стоимость.
Проверим счет учета материалов.
Проверим значение Расходы УСН — при наличии права на учет расхода установим Принимаются.
Проведем документ. В результате материалы будут отражены в учете 2022 года, а перед поставщиком возникнет кредиторская задолженность.
Не включаем неоплаченную стоимость материалов в расходы УСН 2022 года вручную.
18 января 2023 года проведем Списание с расчетного счета по оплате поставщику.
Проверим, что платеж погасил задолженность по нужному договору и поступлению.
Сформируем Книгу доходов и расходов УСН за соответствующий период 2023 года.
Проверим включение оплаченной стоимости материалов в налоговые расходы.
Если сумма не появилась, используем Анализ состояния налогового учета по УСН и проверим движения регистра Расходы при УСН.
Основной принцип признания материальных расходов по оплате сохраняется и в действующем порядке применения УСН. При этом при анализе конкретного налогового периода всегда используем редакцию НК РФ, действовавшую в соответствующем году.
Это особенно важно для современных операций, поскольку законодательство по УСН существенно изменялось, в том числе изменялись правила, связанные с НДС и составом учитываемых расходов. Например, с 2026 года перечень расходов при УСН «Доходы минус расходы» был расширен, однако специальное правило подпункта 1 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ о моменте признания материальных расходов продолжает иметь значение.
Для исторической ситуации 2022–2023 годов не будем автоматически применять более поздние особенности законодательства. Основной ответ в рассматриваемом случае остается прежним: поступление отражаем по факту получения материалов, а налоговый расход УСН признаем в периоде выполнения условий статьи 346.17 НК РФ.
Если материалы фактически получили в 2022 году и поставщик оформил УПД датой 2022 года, приходовать их нужно в 2022 году. Отсрочка платежа не является основанием переносить поступление материалов в 2023 год.
Для организации в бухгалтерском учете в 2022 году отражаем сами материалы и задолженность перед поставщиком. Оплату задолженности регистрируем отдельной операцией в том периоде, когда она фактически произошла.
При УСН «Доходы минус расходы» стоимость сырья и материалов учитываем в налоговых расходах после погашения задолженности перед поставщиком. Если материалы поступили в 2022 году, но оплачены в 2023 году, то при выполнении остальных условий стоимость материалов учитываем в расходах по УСН в 2023 году.
Не нужно переносить УПД на 2023 год и не нужно задним числом включать стоимость материалов в расходы 2022 года.
В 1С:Бухгалтерия 8 поступление оформим документом Поступление (акты, накладные, УПД) датой фактического поступления материалов. В документе проверим значение Расходы УСН и при наличии оснований установим Принимаются. Оплату поставщику в следующем году отразим документом Списание с расчетного счета или другим документом, соответствующим реальному способу погашения задолженности.
После оплаты проверим результат с помощью Книги доходов и расходов УСН, а при возникновении расхождений используем Анализ состояния налогового учета по УСН, отчет Расходы УСН и данные регистра Расходы при УСН.
Дополнительно обязательно определим, действительно ли приобретены материалы. Если ценности куплены для использования в производстве, выполнении работ или иной деятельности, применяем порядок для материальных расходов. Если фактически приобретены товары для последующей перепродажи, учитываем другое правило: стоимость оплаченных товаров включается в расходы по мере их реализации.
Таким образом, для исходной ситуации запомним простую схему: получили материалы в 2022 году — отражаем поступление в 2022 году; заплатили поставщику в 2023 году — признаем материальный расход по УСН в 2023 году при соблюдении остальных требований законодательства.
Информация носит справочный характер