Рассмотрим ситуацию, когда в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 оформлены договоры гражданско-правового характера с несколькими исполнителями, но в процессе работы изменились первоначальный срок договора и сумма вознаграждения. Необходимо правильно завершить договоры, начислить фактически причитающиеся суммы и передать сведения в Социальный фонд России.
Сразу определим главное правило: исполнителя по договору ГПХ не увольняем как обычного сотрудника. По такому договору между организацией и физическим лицом существуют гражданско-правовые, а не трудовые отношения. Поэтому обычный кадровый документ Увольнение, компенсацию за неиспользованный отпуск, приказ об увольнении и основание по ТК РФ для прекращения именно договора ГПХ не используем.
В «1С:Бухгалтерии 8» работаем с документом Договор подряда, корректируем фактическую дату окончания и сумму вознаграждения, затем выполняем начисление через Начисление зарплаты. Несмотря на название последнего документа, для исполнителя ГПХ в нем отражается не заработная плата в трудовом смысле, а вознаграждение по гражданско-правовому договору.
Отдельно разберем отчетность. Если вопрос относится к периоду начиная с 2023 года, форму СЗВ-ТД по договору ГПХ не формируем. С 1 января 2023 года сведения о начале и окончании договора ГПХ передаются в составе подраздела 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Для окончания такого договора используется мероприятие ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
Перед тем как исправлять данные в 1С, проанализируем документы. Из фразы «изменился срок договора и сумма выплаты» могут следовать разные хозяйственные ситуации, и отражать их одинаково нельзя.
Договор прекращается досрочно. Например, он был заключен до 31 августа, но стороны договорились завершить отношения 15 июля. Оформим прекращение договора на новую дату и определим окончательную сумму вознаграждения.
Изменился только срок выполнения работ. Например, срок был до 31 августа, а стал до 30 сентября, при этом договор продолжает действовать. В этом случае пока не регистрируем окончание договора — изменяем его условия и продолжаем учет.
Срок сокращен, но работы заканчиваются на новой установленной дате. Например, срок изменили с 31 августа на 20 июля. Когда наступит 20 июля и период выполнения работ завершится, передадим мероприятие об окончании договора ГПХ.
Изменилась только сумма. Если договор продолжает действовать и поменялась стоимость работ, само изменение цены не создает мероприятия ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
Изменились и срок, и сумма из-за досрочного завершения работ. Именно этот вариант наиболее близок к исходному вопросу. Оформим новые условия документально, изменим данные договора в 1С, начислим окончательную сумму и передадим в СФР сведения об окончании периода работ.
Не начинаем с кнопки в программе. Сначала определим юридическое основание изменения срока и суммы, а затем уже приведем учет в 1С в соответствие с оформленными документами.
Если стороны договорились изменить условия договора ГПХ, оформим дополнительное соглашение. Если договор прекращается досрочно по соглашению сторон, оформим соглашение о прекращении либо другой документ, соответствующий условиям конкретного договора.
Если результат работ принимается заказчиком, дополнительно оформим акт выполненных работ или акт оказанных услуг. Именно первичные документы должны подтверждать, какой результат принят заказчиком и какую сумму следует выплатить исполнителю.
Посмотрим на пример. Первоначально организация заключила с физическим лицом договор подряда на период с 1 июня по 31 августа. Стоимость работ составляет 150 000 рублей. В июле стороны решили завершить работы досрочно. Фактически заказчик принимает выполненную часть работ стоимостью 90 000 рублей, а договор заканчивается 20 июля.
В таком случае зафиксируем в документах:
фактический период выполнения работ — до 20 июля;
окончательную стоимость принятого результата — 90 000 рублей;
дату прекращения обязательств;
порядок окончательного расчета;
при необходимости — реквизиты акта выполненных работ.
После этого приступим к исправлению договора в программе.
Выясним причину наиболее распространенной ошибки. В «1С:Бухгалтерии 8» исполнитель по ГПХ может быть зарегистрирован в справочниках физических лиц и сотрудников, поскольку программе нужны его персональные данные для расчета НДФЛ, страховых взносов и персонифицированной отчетности.
Однако само наличие физического лица в списке сотрудников не превращает договор подряда в трудовой договор.
Поэтому не создаем для него документ Увольнение. Такой документ предназначен для прекращения трудовых отношений.
Для ГПХ не рассчитываем:
компенсацию за неиспользованный ежегодный отпуск;
заработок за «последний рабочий день» по правилам трудового договора;
выходное пособие по основаниям ТК РФ, если соответствующая выплата не предусмотрена отдельными гражданско-правовыми условиями;
трудовой стаж как по кадровому приему и увольнению;
мероприятие УВОЛЬНЕНИЕ в ЕФС-1.
Для отчетности используем специальный вид мероприятия ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
В типовой «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 договоры с физическими лицами на выполнение работ или оказание услуг регистрируем штатным документом Договор подряда. В разных релизах и вариантах интерфейса команда может называться «Договоры подряда» или «Договоры ГПХ».
В полном интерфейсе ориентируемся на раздел «Зарплата и кадры» и список договоров подряда. В простом интерфейсе соответствующая команда находится в разделе работы с сотрудниками.
Если договоры ГПХ в интерфейсе вообще не отображаются, проверим настройки функциональности и настройки расчета зарплаты. Не будем отражать вознаграждение обычной операцией вручную только потому, что нужный документ не виден. Сначала включим штатный функционал договоров ГПХ.
Откроем нужный Договор подряда и проверим основные данные.
Организацию.
Физическое лицо — исполнителя.
Номер и дату договора.
Дату начала периода выполнения работ.
Дату окончания периода выполнения работ.
Сумму вознаграждения.
Способ начисления и выплаты, если соответствующие настройки предусмотрены используемым релизом.
Признак «Отразить трудовую деятельность».
Код по ОКЗ.
Вид договора для персонифицированной отчетности.
Признак отражения трудовой деятельности особенно важен. В документации 1С предусмотрено, что сведения из договора ГПХ используются при автоматическом формировании подраздела 1.1 ЕФС-1. Если этот признак отключен или необходимые реквизиты договора не заполнены, мероприятие об окончании может не попасть в отчет автоматически.
Если договор действительно заканчивается раньше первоначального срока, разберем действия по шагам.
Откроем раздел «Зарплата и кадры».
Перейдем в список договоров подряда.
Найдем Договор подряда конкретного исполнителя.
Сверим номер и дату договора с бумажными или электронными документами.
Установим фактическую дату окончания периода выполнения работ.
Проверим сумму вознаграждения.
Проверим признак «Отразить трудовую деятельность» и код по ОКЗ.
Проведем документ.
Если людей много, проделаем эту операцию с каждым договором. Не будем пытаться «уволить списком» исполнителей обычным кадровым документом, потому что такая операция будет иметь неправильный экономический смысл.
Особенно внимательно работаем с уже закрытыми учетными периодами. Если первоначальные данные договора участвовали в начислениях и отчетности, простое редактирование старого документа может повлиять на ранее рассчитанные суммы. Поэтому сначала определим, какие начисления уже были произведены и какие отчеты уже сданы.
Предположим, договор был заключен 1 июня, начало работ — 3 июня, первоначальная дата окончания — 31 августа. При заключении организация уже передала в СФР мероприятие НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ.
В июле стороны договорились закончить работы 20 июля.
В такой ситуации не будем автоматически отменять ранее переданное мероприятие о начале договора. Если дата начала, реквизиты самого договора, вид договора, код выполняемой функции и другие переданные при начале сведения были правильными, то начало договора остается правильным.
Изменилось другое событие — дата окончания периода выполнения работ. Поэтому по фактическому окончанию сформируем новое мероприятие ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
Корректировать мероприятие НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ потребуется только тогда, когда ошибка содержалась непосредственно в ранее отправленных сведениях о начале.
Здесь важно не путать несколько дат:
дату подписания первоначального договора;
дату начала выполнения работ;
первоначально предусмотренную дату окончания;
дату подписания дополнительного соглашения;
фактическую дату окончания периода выполнения работ;
дату акта;
дату выплаты денег.
В подразделе 1.1 ЕФС-1 мероприятие ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ отражает именно окончание периода выполнения работ или оказания услуг.
Официальные разъяснения СФР отдельно указывают, что если договор не содержит четко определенного периода работы, но результат подтверждается актом выполненных работ, дата окончания может определяться по акту в зависимости от условий договора.
Поэтому не будем механически ставить дату выплаты денег или дату, когда бухгалтер внес информацию в 1С. Сопоставим договор, дополнительное соглашение и акт.
Предположим, заключили договор:
дата договора — 10 мая;
период выполнения работ — с 15 мая по 31 августа;
вознаграждение — 160 000 рублей.
Дополнительным соглашением стороны определили, что работы заканчиваются 18 июля. Актом подтверждены фактически выполненные работы стоимостью 95 000 рублей.
Тогда в 1С:
сохраним исходную дату начала — 15 мая;
изменим дату окончания на 18 июля;
приведем вознаграждение к сумме, которая действительно причитается исполнителю по документам;
пересчитаем начисление;
сформируем мероприятие ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ на 18 июля.
Ранее переданное правильное мероприятие НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ на 15 мая не отменяем.
Теперь разберем вторую часть вопроса — изменение суммы выплаты.
Не рассчитываем вознаграждение ГПХ как обычную заработную плату пропорционально отработанным дням. По гражданско-правовому договору оплачивается предусмотренный договором результат работ или услуг.
Например, если договор на два месяца заключен на 100 000 рублей, а его прекращают через один месяц, это совершенно не обязательно означает выплату ровно 50 000 рублей.
Исполнитель мог выполнить:
20 процентов согласованного результата;
70 процентов результата;
отдельный завершенный этап с заранее определенной ценой;
всю работу раньше срока;
только ту часть работ, которую стороны договорились принять при расторжении.
Поэтому сначала определим окончательную сумму по договору, дополнительному соглашению и акту, а уже затем введем ее в 1С.
Это самый простой вариант.
Например, договор изначально был на 120 000 рублей, оплата должна была производиться после окончания работ, начисление в 1С еще не выполнялось. После досрочного прекращения стороны установили окончательную стоимость 75 000 рублей.
Тогда:
откроем Договор подряда;
укажем правильную дату окончания;
укажем фактическую сумму вознаграждения — 75 000 рублей;
проведем договор;
создадим или заполним документ Начисление зарплаты;
проверим начисленное вознаграждение;
проверим НДФЛ и страховые взносы;
после начисления оформим выплату.
В документации 1С для «1С:Бухгалтерии 8» предусмотрено начисление оплаты по договору подряда именно с помощью документа Начисление зарплаты.
Рассмотрим подробнее более сложную ситуацию. Договор рассчитан на несколько месяцев, и часть вознаграждения уже была начислена.
Например:
первоначальная стоимость договора — 150 000 рублей;
ранее начислено — 60 000 рублей;
после изменения условий окончательная стоимость всего результата — 90 000 рублей.
Значит, по итогам договора необходимо начислить еще 30 000 рублей, а не повторно начислять все 90 000.
Перед исправлением выполним контроль:
проверим предыдущие документы Начисление зарплаты;
определим, сколько вознаграждения уже начислено;
проверим, сколько фактически выплачено;
проверим удержанный НДФЛ;
проверим начисленные страховые взносы;
проверим, попали ли суммы в уже представленную отчетность.
После этого начислим только необходимую разницу либо выполним перерасчет, если ранее начисленная сумма оказалась больше итоговой.
Посмотрим на обратный пример.
Первоначально по договору уже начислили 100 000 рублей. После досрочного прекращения установлено, что итоговая стоимость принятых работ составляет 80 000 рублей.
Здесь возникает отрицательная разница 20 000 рублей.
Не будем просто менять сумму договора на 80 000 рублей и оставлять прежнее начисление без проверки. Необходимо привести к правильным значениям:
начисленный доход физического лица;
НДФЛ;
страховые взносы;
расчеты с исполнителем;
данные бухгалтерского учета;
показатели уже сформированной отчетности.
Если период открыт и отчетность еще не представлена, исправим исходные данные и пересчитаем начисления.
Если период закрыт и суммы уже вошли в отчетность, не переписываем учетную историю без анализа последствий. Выполним корректировку в соответствии с правилами учета конкретного периода и проверим необходимость подачи корректирующих расчетов.
Для сложных исправлений не используем произвольные записи непосредственно в регистрах 1С. Штатные документы должны корректно изменить не только бухгалтерские проводки, но и регистры НДФЛ, страховых взносов и персонифицированного учета.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда ошибочна не только сумма начисления, но исполнителю уже перечислили больше, чем причитается после расторжения.
Например, выплатили 100 000 рублей, а соглашением о прекращении определили итоговое вознаграждение 80 000 рублей.
Не будем считать, что достаточно исправить договор на 80 000 рублей. Возникает фактическая переплата 20 000 рублей.
Определим, что происходит с этой суммой:
исполнитель возвращает переплату;
стороны засчитывают ее в счет другого обязательства;
существует иное юридическое основание оставить сумму физическому лицу.
Только после этого отражаем возврат или другой способ погашения задолженности в программе.
Особенно внимательно пересчитаем НДФЛ, если ранее налог уже удерживался при фактической выплате дохода.
После того как договор приведен в соответствие с фактическими условиями, перейдем к расчету вознаграждения.
Используем документ Начисление зарплаты. В полном интерфейсе он находится в разделе «Зарплата и кадры» среди начислений.
Заполним документ и проверим, что исполнитель по договору подряда попал в расчет с правильной суммой.
Обратим внимание на следующие показатели:
сумму начисленного вознаграждения;
НДФЛ;
страховые взносы;
период начисления;
способ отражения расходов в учете;
остаток задолженности перед исполнителем.
Название документа «Начисление зарплаты» не должно вводить нас в заблуждение. Для физического лица по ГПХ программа использует этот документ как технический механизм расчета вознаграждения, налогов и взносов. Само вознаграждение не становится заработной платой.
После начисления оформим фактический расчет с исполнителем.
В зависимости от способа перечисления используем стандартные документы 1С, в частности Ведомость в банк или Ведомость в кассу, если применяем предусмотренный программой механизм выплаты через ведомости.
Проверим, чтобы фактически выплачиваемая сумма соответствовала начислению за вычетом НДФЛ и другим законным удержаниям.
Не будем вручную перечислять физическому лицу произвольную сумму, а затем пытаться «подогнать» под нее начисления. Последовательность должна быть обратной: сначала определяем обязательство и рассчитываем налоги, затем выплачиваем.
Вознаграждение физического лица по договору ГПХ в общем случае образует облагаемый НДФЛ доход. Поэтому при изменении итоговой суммы проверим не только начисление исполнителю, но и налог.
Особенно важно различать дату начисления и дату фактической выплаты. Для НДФЛ при выплатах по гражданско-правовым договорам существенное значение имеет момент фактической выплаты дохода.
Поэтому возможны разные ситуации:
вознаграждение только начислили, но еще не выплатили;
часть вознаграждения уже выплачена;
окончательный расчет выплачивается после прекращения договора;
возникает возврат ранее выплаченной переплаты.
Для каждого варианта проверим правильность данных налогового учета.
Выплаты по договорам ГПХ на выполнение работ или оказание услуг в предусмотренных законодательством случаях входят в объект обложения страховыми взносами. В типовой «1С:Бухгалтерии 8» расчет страховых взносов выполняется средствами зарплатного блока, в том числе документом Начисление зарплаты.
Если итоговое вознаграждение изменилось, обязательно проверим соответствующее изменение базы по страховым взносам.
Например, если первоначально начислили 100 000 рублей, а правильная сумма составляет 80 000 рублей, недостаточно изменить только долг перед исполнителем. Нужно также проверить страховые взносы с лишних 20 000 рублей.
Если итоговая сумма, наоборот, увеличилась, проверим доначисление взносов.
В исходном вопросе спрашивают: «Как сделать СЗВ-ТД?» Здесь необходимо исправить сам подход.
Для договора ГПХ за современные периоды СЗВ-ТД не используем.
С 1 января 2023 года сведения о трудовой и иной деятельности передаются в составе единой формы ЕФС-1. Для договоров гражданско-правового характера предусмотрены два специальных мероприятия:
НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ;
ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
До 2023 года сведения о периодах деятельности по ГПХ учитывались в другой персонифицированной отчетности, а не путем обычного кадрового приема и увольнения в СЗВ-ТД.
Поэтому если решаем вопрос за 2023 год и позднее, формируем подраздел 1.1 ЕФС-1.
В актуальной «1С:Бухгалтерии 8» сведения о заключении и прекращении договоров ГПХ могут автоматически попадать в подраздел 1.1 ЕФС-1 из зарегистрированных договоров.
Разберем порядок:
Сначала приведем в порядок Договор подряда.
Установим фактическую дату окончания.
Проверим флажок отражения трудовой деятельности.
Проверим код по ОКЗ.
Проведем договор.
Перейдем в журнал документов, связанных с электронными сведениями о трудовой деятельности.
Создадим сведения подраздела 1.1 ЕФС-1.
Выполним автоматическое заполнение зарегистрированными мероприятиями.
Найдем по исполнителю мероприятие ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
Проверим дату окончания, номер договора, дату документа, код выполняемой функции и другие реквизиты.
Проведем документ и подготовим его к отправке в СФР.
В актуальной документации 1С для формирования и исправления сведений также используется документ Регистрация трудовой деятельности. Он доступен в журнале электронных сведений о трудовой деятельности и применяется, в частности, когда необходимо зарегистрировать мероприятие или выполнить предусмотренную программой корректировку.
Да, не требуется создавать отдельный отчет на каждого исполнителя. Если договоры заканчиваются у большого количества людей и сведения можно передать в один срок, сформируем один документ подраздела 1.1 ЕФС-1 с мероприятиями по всем соответствующим физическим лицам.
Например, организация привлекла 40 исполнителей по договорам ГПХ. По соглашениям сторон все договоры заканчиваются 30 июня.
В таком случае:
исправим каждый Договор подряда;
укажем фактическую дату окончания — 30 июня;
проверим итоговые суммы;
сформируем начисления;
создадим один документ со сведениями подраздела 1.1 ЕФС-1;
заполним его зарегистрированными мероприятиями;
проверим наличие всех 40 исполнителей;
отправим сведения в СФР.
Это значительно удобнее, чем делать отдельную форму для каждого человека.
Возможность собрать несколько человек в одном документе не отменяет срока представления сведений.
Предположим, один договор закончился 5 августа, еще десять договоров заканчиваются 12 августа. Не будем ждать 12 августа, чтобы включить всех в один файл, если тем самым нарушим срок сообщения по первому договору.
Группируем сведения только в пределах допустимого срока сдачи.
На практике при большом количестве договоров удобно формировать группы по фактической дате окончания.
Для сведений о заключении и прекращении договоров ГПХ действует короткий срок. Подраздел 1.1 ЕФС-1 необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения соответствующего договора.
Поэтому не будем ждать:
окончания месяца;
даты выплаты вознаграждения;
срока представления квартальной отчетности;
25-го числа следующего месяца.
Например, если договор прекращается в понедельник, сведения об окончании передадим не позднее следующего рабочего дня.
Если одновременно завершаются десятки договоров, подготовим документы заранее, чтобы после наступления соответствующего события быстро проверить сформированные мероприятия и отправить отчет.
Изменение стоимости договора не означает, что нужно отправлять в СФР отдельное кадровое мероприятие об изменении суммы.
В подразделе 1.1 нас интересуют сведения о периоде иной деятельности, виде мероприятия, договоре и необходимых классификационных реквизитах.
Поэтому разделим две задачи:
изменение срока и фактическое окончание работ — отражаем мероприятием ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ;
изменение суммы вознаграждения — отражаем в расчетах с физическим лицом, НДФЛ, страховых взносах и соответствующей отчетности.
Не будем пытаться отправить корректировку ЕФС-1 только потому, что сумма договора изменилась с 100 000 до 70 000 рублей, если переданные сведения о начале договора при этом были правильными.
Нет, если ранее переданное мероприятие было правильным.
Предположим, первоначальный договор:
начало работ — 1 марта;
окончание — 30 апреля;
сумма — 80 000 рублей.
После изменения условий:
начало работ по-прежнему — 1 марта;
окончание — 25 марта;
сумма — 50 000 рублей.
Если мероприятие НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ с датой 1 марта уже принято СФР без ошибок, не отменяем его. На 25 марта формируем ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
Изменение суммы с 80 000 до 50 000 рублей тоже не является причиной повторно передавать начало договора.
Рассмотрим другой вариант. Бухгалтер уже отправил мероприятие ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ с датой 31 августа, а затем выяснилось, что правильная дата — 20 июля.
Здесь простого изменения договора в 1С недостаточно, поскольку в СФР уже принята неправильная запись.
Разберем по шагам:
проверим квитанцию и статус ранее отправленных сведений;
исправим первичные данные в 1С;
зарегистрируем отмену ранее переданного ошибочного мероприятия штатными средствами программы;
после отмены сформируем правильное мероприятие с фактической датой;
проверим реквизиты отменяемой и новой записи;
отправим корректирующие сведения.
Для таких случаев в «1С:Бухгалтерии 8» предусмотрены штатные механизмы корректировки и отмены ранее переданных сведений о трудовой и иной деятельности, в том числе через Регистрация трудовой деятельности.
Если отчет сформирован в программе, но в СФР его еще не передавали, задача проще.
Не будем отправлять неправильный вариант, чтобы затем сразу же делать отмену.
Сначала:
исправим Договор подряда;
проведем документ;
перезаполним сведения ЕФС-1;
удалим неправильное неподанное мероприятие, если оно осталось в документе;
проверим новый вариант;
только после этого отправим отчет.
Рассмотрим дополнительную ситуацию. Договор ГПХ мог быть заключен до 1 января 2023 года, а закончился уже после этой даты.
Официальные разъяснения СФР предусматривают, что в такой ситуации при окончании договора после 1 января 2023 года передаем мероприятие ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ. Искусственно формировать мероприятие НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ за период до введения соответствующей обязанности не требуется.
Это еще раз показывает, почему нельзя воспринимать ЕФС-1 как простое переименование старой СЗВ-ТД. Состав сведений и правила для договоров ГПХ изменились с 2023 года.
При формировании подраздела 1.1 ЕФС-1 проверим код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий.
В Договор подряда предусмотрено поле для кода ОКЗ при отражении трудовой иной деятельности.
Выбираем код по фактическому характеру выполняемой работы, а не просто по произвольному названию физического лица в программе.
Например, если по договору человек выполняет конкретные строительные работы, ориентируемся на соответствующее занятие в ОКЗ. Если оказывает услуги специалиста другого профиля, выбираем код, отражающий именно эту деятельность.
Не будем ставить первый подходящий код только для того, чтобы программа позволила провести документ. Ошибочный код ОКЗ также может потребовать последующей корректировки ЕФС-1.
Если после изменения договора мероприятие не появляется автоматически, выясним причину по шагам.
Проверим релиз программы. Используем актуальную версию «1С:Бухгалтерии 8».
Проверим документ договора. Убедимся, что он проведен.
Проверим дату окончания. Она должна соответствовать фактическим данным.
Проверим флажок отражения трудовой деятельности.
Проверим код ОКЗ.
Проверим, не было ли мероприятие уже сформировано ранее.
Проверим документы Регистрация трудовой деятельности. Возможно, событие уже зарегистрировано вручную или было скорректировано.
Перезаполним подраздел 1.1 ЕФС-1.
Не будем сразу вводить мероприятие вручную, не проверив исходный договор. Если причина находится в неправильно оформленном Договор подряда, ручное добавление строки в отчет устранит только внешнее проявление ошибки, а исходные данные останутся неправильными.
Если решаем задачу сейчас, используем актуальный релиз программы. С 1 июля 2026 года СФР принимает ЕФС-1 в обновленном электронном формате. В «1С:Бухгалтерии 8» поддержка этого формата реализована начиная с актуальных релизов ветки 3.0, в частности соответствующие изменения включены в версию 3.0.201.
Поэтому перед отправкой отчета в 2026 году:
проверим версию конфигурации;
обновим регламентированную отчетность;
выполним встроенную проверку отчета;
не будем отправлять файл, сформированный старым неподдерживаемым форматом.
При этом сама логика задачи остается прежней: договор ГПХ заканчиваем через соответствующие данные договора, а в подразделе 1.1 передаем мероприятие ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
Если исполнителей действительно много, как в исходном вопросе, организуем работу так, чтобы не пропустить ни одного человека и не перепутать суммы.
Подготовим контрольный список, где для каждого исполнителя зафиксируем:
Ф. И. О.;
СНИЛС;
номер договора;
дату договора;
первоначальную дату окончания;
фактическую дату окончания;
первоначальную сумму;
окончательную сумму;
ранее начисленную сумму;
ранее выплаченную сумму;
реквизиты дополнительного соглашения;
реквизиты акта;
наличие ранее отправленного мероприятия о начале договора;
факт формирования окончания договора.
Затем последовательно исправим все договоры в 1С и только после этого сформируем массовый ЕФС-1.
Такой порядок надежнее, чем сначала вручную заполнять отчет. Если в базе правильно зарегистрированы исходные документы, программа сможет использовать их при автоматическом заполнении отчетности.
Предположим, организация заключила договоры с пятью физическими лицами на период с 1 августа по 30 сентября. Изначально каждому установлено вознаграждение 100 000 рублей.
Стороны решили прекратить договоры 25 августа. По фактически принятым работам суммы составили:
Иванов — 55 000 рублей;
Петров — 60 000 рублей;
Сидоров — 48 000 рублей;
Кузнецов — 65 000 рублей;
Смирнов — 52 000 рублей.
Выполним следующие действия:
Оформим соглашения об изменении или прекращении договоров.
Оформим акты на фактически выполненные работы.
Откроем Договор подряда Иванова, изменим дату окончания на 25 августа и приведем сумму к фактическим условиям.
Аналогично изменим договоры Петрова, Сидорова, Кузнецова и Смирнова.
Проверим, были ли какие-либо суммы начислены ранее.
Сформируем Начисление зарплаты с правильными суммами вознаграждения.
Проверим НДФЛ.
Проверим страховые взносы.
Проведем начисление.
Создадим подраздел 1.1 ЕФС-1.
Заполним отчет зарегистрированными мероприятиями.
Убедимся, что по всем пяти исполнителям присутствует ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ с датой 25 августа.
Проверим код ОКЗ и реквизиты договоров.
Отправим один отчет со всеми пятью исполнителями в установленный срок.
Предположим, из 30 исполнителей:
10 договоров заканчиваются 15 мая;
10 договоров — 18 мая;
10 договоров — 25 мая.
Не будем ждать 25 мая и отправлять всех одной пачкой, если по первым договорам срок сдачи уже пройдет.
Сформируем сведения группами:
первую группу — по договорам, закончившимся 15 мая;
вторую — по договорам, закончившимся 18 мая;
третью — по договорам, закончившимся 25 мая.
Таким образом, ответ на вопрос «можно ли одним отчетом, потому что людей много?» будет таким: можно включать много исполнителей в один ЕФС-1, но только не ценой нарушения срока представления сведений.
Разберем отдельное решение. Иногда фраза «изменился срок договора» означает не расторжение, а продление.
Например, первоначальная дата окончания — 31 августа, а дополнительным соглашением срок продлен до 30 сентября.
В этот момент мероприятие ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ на 31 августа не формируем, потому что период выполнения работ продолжается.
Изменим условия договора в программе и после фактического завершения работ сформируем окончание на новую дату.
Если программа заранее создала мероприятие на старую дату, проверим, почему это произошло, и не отправляем его до исправления исходного договора.
Предположим, сегодня 1 июня. Договор первоначально должен был закончиться 31 августа, но стороны подписали дополнительное соглашение, согласно которому работы заканчиваются 30 июня.
Не будем 1 июня передавать мероприятие ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ, если работы продолжаются до 30 июня.
В программе отразим новую дату окончания. Само мероприятие об окончании должно соответствовать фактическому завершению периода работ.
Например, работы закончены 20 июля, а акт стороны подписали 23 июля.
Не будем автоматически считать 23 июля датой окончания только потому, что именно в этот день подписали акт. Посмотрим условия договора и документы в совокупности.
Если договором четко установлен период работ до 20 июля и акт лишь подтверждает результат, мероприятие должно отражать окончание соответствующего периода.
Если же договор не содержит определенной даты окончания и именно акт определяет момент завершения работ, ситуация будет иной.
Поэтому всегда сначала выясним содержание договора, а не только дату бухгалтерского документа.
Допустим, работы закончились 20 июля, а по соглашению окончательное вознаграждение перечисляется 25 июля.
Не переносим мероприятие ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ на 25 июля исключительно из-за даты платежа.
Разделим:
20 июля — окончание периода работ по договору;
25 июля — выплата дохода физическому лицу.
Для ЕФС-1 отражаем соответствующее окончание договора, а для НДФЛ и расчетов учитываем фактическую выплату.
Если сумма договора изменилась до формирования отчетности, просто начислим правильную сумму и сформируем отчеты на основании корректных данных.
Если неправильные суммы уже были включены в сданную отчетность, отдельно проверим необходимость корректировки.
Например, первоначально в 1С начислили исполнителю 100 000 рублей, а затем установили, что фактическое вознаграждение должно составить 80 000 рублей.
Если первоначальные 100 000 рублей уже попали в расчет по страховым взносам, 6-НДФЛ или другие формы, изменение Договор подряда само по себе не означает, что данные, уже находящиеся у контролирующего органа, автоматически изменятся.
Проанализируем:
какая сумма фактически выплачена;
какая сумма осталась доходом физического лица;
какой НДФЛ был исчислен и удержан;
какие страховые взносы были начислены;
какая отчетность уже представлена;
нужно ли представить корректирующие формы.
При работе с ГПХ в 1С задействован не только бухгалтерский счет расчетов.
Программа формирует данные для:
бухгалтерского учета;
НДФЛ;
страховых взносов;
РСВ;
6-НДФЛ;
персонифицированных сведений;
ЕФС-1.
Если просто создать ручную проводку, например уменьшить задолженность перед физическим лицом, налоговые регистры могут остаться без изменений.
Поэтому в первую очередь используем штатные объекты 1С. К ручной Операция или ручному изменению регистров обращаемся только тогда, когда понимаем все последствия и штатный механизм действительно не подходит.
В типовой «1С:Бухгалтерии 8» для рассматриваемой ситуации нам понадобятся прежде всего следующие объекты:
Договор подряда — для регистрации договора ГПХ, периода выполнения работ, суммы и параметров отражения иной деятельности.
Начисление зарплаты — для начисления вознаграждения, НДФЛ и страховых взносов по договору.
Ведомость в банк или Ведомость в кассу — для выплаты рассчитанного вознаграждения, если используется соответствующая схема расчетов.
Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1 — для подготовки сведений о начале и окончании договора ГПХ.
Регистрация трудовой деятельности — для регистрации и, при необходимости, корректировки мероприятий трудовой и иной деятельности.
Регламентированные отчеты 6-НДФЛ и РСВ — для контроля налоговых и страховых последствий измененной суммы.
Специальный программный код на встроенном языке 1С для обычного досрочного прекращения договора не требуется. В исходной теме также нет программного кода, который необходимо переносить или дорабатывать.
Перед отправкой отчетности выполним контроль по каждому исполнителю.
Откроем Договор подряда.
Проверим правильную дату начала.
Проверим фактическую дату окончания.
Проверим итоговую сумму.
Проверим признак отражения трудовой деятельности.
Проверим код по ОКЗ.
Откроем начисления.
Сверим общую сумму начисленного вознаграждения с первичными документами.
Проверим НДФЛ.
Проверим страховые взносы.
Проверим фактическую выплату.
Откроем подраздел 1.1 ЕФС-1.
Убедимся, что сформировано именно ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ, а не УВОЛЬНЕНИЕ.
Сверим дату мероприятия с договором, соглашением и актом.
Проверим, не отправлялось ли такое мероприятие ранее.
Соберем типичные ошибки в одной последовательности.
Не увольняем исполнителя ГПХ обычным кадровым документом.
Не оформляем компенсацию отпуска. У исполнителя ГПХ нет ежегодного оплачиваемого отпуска по этому договору.
Не используем мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ». Используем ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
Не формируем СЗВ-ТД за события ГПХ после 1 января 2023 года. Формируем подраздел 1.1 ЕФС-1.
Не пересчитываем оплату пропорционально дням автоматически. Определяем цену принятого результата по договору и первичным документам.
Не исправляем только сумму выплаты. Проверяем начисление, НДФЛ, взносы и задолженность.
Не отменяем правильное мероприятие о начале договора только потому, что изменилась дата его окончания.
Не ждем конца месяца для подачи окончания ГПХ. Соблюдаем срок не позднее следующего рабочего дня.
Не делаем отдельный отчет на каждого человека без необходимости. Объединяем мероприятия в один ЕФС-1, когда это не нарушает срок.
Не правим старый период без проверки уже сданной отчетности.
Не используем ручные проводки вместо штатных документов без необходимости.
Теперь сведем решение исходной задачи в один алгоритм.
Сначала определим, действительно ли договоры расторгаются досрочно или стороны только меняют будущий срок.
Оформим дополнительное соглашение или соглашение о прекращении договора.
Оформим акт выполненных работ или услуг, если он необходим по условиям договора.
Определим фактическую дату окончания периода работ.
Определим окончательную сумму вознаграждения каждому исполнителю.
Откроем в 1С документы Договор подряда.
Исправим даты окончания и суммы в соответствии с первичными документами.
Проверим флажок отражения трудовой деятельности и код ОКЗ.
Проверим ранее произведенные начисления.
С помощью Начисление зарплаты начислим окончательное вознаграждение или необходимые разницы.
Проверим НДФЛ и страховые взносы.
Оформим фактическую выплату.
Сформируем подраздел 1.1 ЕФС-1.
Проверим мероприятия ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
Если людей много и сроки совпадают, включим их в один отчет.
Передадим сведения в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем прекращения договора.
Если неправильное мероприятие ранее уже было принято СФР, сначала выполним его отмену или корректировку штатными средствами 1С, а затем отправим правильные сведения.
Если неправильная сумма ранее попала в налоговую или страховую отчетность, отдельно проверим необходимость корректировки 6-НДФЛ, РСВ и других форм.
Рабочих по договору ГПХ в «1С:Бухгалтерии 8» не увольняем обычным документом «Увольнение». Если договор закончился раньше первоначального срока, оформим изменение или прекращение договора документально и укажем фактическую дату окончания в Договор подряда.
Если изменилась сумма, начислим исполнителю именно то вознаграждение, которое причитается за фактически принятые работы. Если прежних начислений еще не было, укажем правильную итоговую сумму и выполним Начисление зарплаты. Если часть суммы уже начисляли, рассчитаем разницу и проверим необходимость перерасчета НДФЛ и страховых взносов.
СЗВ-ТД по договору ГПХ за периоды начиная с 2023 года не формируем. Вместо нее подготовим подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
Если исполнителей много, можно сформировать один ЕФС-1 сразу по нескольким физическим лицам. Отдельная форма на каждого исполнителя не требуется. Но не будем объединять людей в одну позднюю отправку, если из-за этого будет нарушен срок: окончание договора ГПХ необходимо сообщить в СФР не позднее следующего рабочего дня.
Таким образом, правильная схема выглядит так: оформим изменение условий договора → исправим дату и сумму в договоре ГПХ в 1С → начислим окончательное вознаграждение → проверим НДФЛ и взносы → сформируем по всем подходящим исполнителям ЕФС-1 с мероприятием «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».
Информация носит справочный характер