Рассмотрим ситуацию подробно. В 2025 году СФР обнаружил, что один работник не был отражен в отчетности за 2017 год. Организация представила по нему дополняющие сведения СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, при этом период стажа был неоплачиваемым и начислений работнику не производилось. После этого СФР обнаружил расхождение: в персонифицированной отчетности человек появился, а в Расчете по страховым взносам за 2017 год его нет.
Возникает сразу несколько вопросов: обязательно ли сейчас подавать уточненный РСВ за столь давний период, если сумма страховых взносов от этого не изменится; вправе ли СФР требовать корректировки РСВ; может ли это сделать ИФНС; имеет ли значение, что сроки камеральной и обычной выездной проверки за 2017 год давно прошли; и возможен ли штраф.
Основной практический вывод следующий: отсутствие работника в РСВ за период, в котором он являлся застрахованным лицом, является ошибкой, и наиболее безопасный способ устранить расхождение — представить уточненный РСВ за соответствующий период 2017 года. Отсутствие начислений не означает, что сотрудника можно было вообще не показывать в разделе 3. При этом СФР не является органом, в который представляется РСВ за 2017 год, и не может самостоятельно привлечь страхователя к налоговой ответственности за непредставление уточненного РСВ. Такие расчеты администрирует ФНС.
Разберем важный момент, потому что на практике под словом «РСВ» могут подразумевать разные формы.
За периоды до 1 января 2017 года действовали прежние расчеты по страховым взносам, в частности РСВ-1 ПФР. Уточнения за такие периоды представлялись в соответствующий фонд по старым правилам.
Но начиная с отчетности за I квартал 2017 года ситуация изменилась. Администрирование основных страховых взносов было передано налоговым органам, а работодатели стали представлять единый Расчет по страховым взносам в ИФНС.
Поэтому если речь идет именно о 2017 календарном году, исправлять нужно Расчет по страховым взносам, который представлялся в налоговый орган по форме, действовавшей в 2017 году. Для периодов 2017–2019 годов применялась форма, утвержденная приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@.
Это принципиально важно для ответа на вопрос о полномочиях. СФР ведет индивидуальный персонифицированный учет и вправе выявлять расхождения в сведениях о стаже и застрахованных лицах. Однако прием РСВ начиная с I квартала 2017 года и налоговый контроль этого расчета относятся к компетенции ФНС. На официальном сайте ФНС прямо разграничены полномочия: налоговые органы принимают РСВ начиная с I квартала 2017 года и проводят соответствующие контрольные мероприятия, а СФР продолжает вести персонифицированный учет.
Теперь выясним причину расхождения. В обсуждаемой ситуации может возникнуть ошибочная логика: если работнику ничего не начисляли, взносов нет, поэтому и показывать его в РСВ не требовалось.
Для РСВ за 2017 год такой подход был неправильным.
ФНС разъясняла, что раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» необходимо заполнять в отношении застрахованных лиц, с которыми действуют трудовые или соответствующие гражданско-правовые отношения, в том числе если выплат и вознаграждений им за последние три месяца не начисляли.
Если выплат нет, это влияет на заполнение суммовой части раздела 3, но не всегда дает основание полностью исключить человека из расчета. В частности, ФНС разъясняла, что в отношении застрахованного лица без выплат заполняются сведения о самом физическом лице, а подраздел 3.2 с суммами выплат и страховых взносов при отсутствии соответствующих данных не заполняется.
Посмотрим на пример. Работник весь апрель 2017 года находился в отпуске без сохранения заработной платы. Трудовой договор продолжал действовать, работник оставался застрахованным лицом, но заработная плата ему не начислялась.
В этом случае не делайте вывод, что человека вообще не существует для РСВ. Отразите его персональные сведения в разделе 3 того расчета, в котором он должен был присутствовать, а показатели выплат и страховых взносов формируйте исходя из фактического отсутствия начислений.
Именно поэтому после представления дополняющих СЗВ-М и сведений о стаже СФР увидел логическое расхождение: по данным персонифицированного учета гражданин работал у страхователя, а в налоговых сведениях за соответствующий период его нет.
Рассмотрим подробнее главный спор из обсуждения. Пункт 1 статьи 81 НК РФ действительно сформулирован таким образом, что при быстром чтении два его абзаца могут показаться противоречащими друг другу.
В первом абзаце установлено, что при обнаружении факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы налога, налогоплательщик обязан внести изменения и представить уточненную декларацию.
Во втором абзаце установлено, что при обнаружении недостоверных сведений, а также ошибок, не приводящих к занижению суммы налога, налогоплательщик вправе представить уточненную декларацию.
Правила статьи 81 распространяются и на расчеты по страховым взносам — это прямо установлено пунктом 7 этой статьи.
Теперь разберем формулировки по смыслу.
Неотражение сведений — необходимые сведения в расчете вообще отсутствуют.
Неполнота отражения сведений — сведения показаны не полностью.
Недостоверные сведения — сведения присутствуют, но содержат неверные данные.
Ошибка, приводящая к занижению взносов — из-за ошибки рассчитано меньше страховых взносов, чем следовало.
Ошибка, не приводящая к занижению — итоговая сумма обязательств перед бюджетом не уменьшилась.
Именно на границе между этими понятиями возникает спор.
В рассматриваемой ситуации работник вообще отсутствует в первоначальном РСВ. Поэтому характеризовать ситуацию исключительно как «недостоверные сведения, не повлиявшие на взносы» рискованно. Здесь гораздо ближе специальная формулировка первого абзаца статьи 81 НК РФ — факт неотражения сведений.
Кроме того, практические разъяснения ФНС по корректировке РСВ подтверждают именно необходимость устранения такой ошибки. ФНС указывала: если какое-либо застрахованное физическое лицо не было отражено в первоначальном расчете, в уточненный расчет необходимо включить раздел 3 с данными этого физического лица и одновременно проверить и скорректировать соответствующие показатели раздела 1.
Поэтому вывод из форумного ответа о том, что «если взносы не занижены, обязанности по уточненному РСВ в любом случае нет», будем использовать осторожно. Для ситуации полного отсутствия застрахованного лица в расчете безопаснее исходить из необходимости исправления РСВ.
Проанализируем ситуацию еще раз на конкретных показателях.
Предположим, работник числился в организации с 1 марта по 31 мая 2017 года. Весь период либо его часть являлись неоплачиваемыми. В СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ первоначально работника не указали. В 2025 году после проверки СФР работодатель представил дополняющие сведения.
Предположим также, что:
начисленная заработная плата — 0 рублей;
база по страховым взносам — 0 рублей;
страховые взносы — 0 рублей;
трудовые отношения при этом существовали.
После исправления РСВ сумма взносов останется той же — 0 рублей по этому сотруднику. Однако информационная часть расчета изменится: появится ранее отсутствовавшее застрахованное лицо.
То есть исправляется не сумма обязательств перед бюджетом, а полнота персональных сведений.
Это важно еще и потому, что сведения из РСВ используются в информационном обмене между ФНС и системой персонифицированного учета. Если сведения о работнике существуют в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, но отсутствуют в РСВ, информационные системы закономерно фиксируют расхождение.
Теперь разделим полномочия ФНС и СФР.
РСВ за 2017 год представляется в налоговый орган. Поэтому формальное представление уточненного Расчета производится именно в ИФНС, а не в СФР.
СФР при этом вправе работать с персонифицированными сведениями, сверять их с другими имеющимися данными и уведомлять страхователя об обнаруженных расхождениях. Действующее законодательство об индивидуальном персонифицированном учете прямо предусматривает направление страхователю уведомления при обнаружении ошибок или несоответствий между представленными страхователем сведениями и информацией, которой располагает Фонд, в том числе полученной от налоговых органов.
Поэтому не игнорируйте письмо СФР только потому, что сам РСВ находится в ведении ФНС. Рассмотрите содержание документа.
Но одновременно разграничьте два требования:
СФР может потребовать устранить ошибки в персонифицированных сведениях, представить необходимые сведения или пояснить расхождение в рамках своих полномочий.
Уточненный РСВ за 2017 год физически и юридически представляется в налоговый орган, поскольку именно ФНС администрирует такой расчет.
Сам по себе СФР не может оштрафовать организацию по НК РФ за то, что она не представила в ИФНС уточненный РСВ. Финансовые санкции СФР за нарушения персонифицированного учета и налоговая ответственность за РСВ — это разные виды ответственности с разными основаниями.
Отдельно рассмотрим этот вопрос, потому что в обсуждении он смешивается с РСВ.
Федеральный закон № 27-ФЗ предусматривает финансовые санкции за непредставление в установленный срок либо представление неполных или недостоверных сведений персонифицированного учета. Для соответствующих сведений применяется санкция 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица. СФР также указывает, что это правило применяется к отчетным сведениям прошлых периодов, в том числе СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
Но не делайте автоматический вывод, что после подачи любой дополняющей формы обязательно последует штраф.
Действующая статья 17 Федерального закона № 27-ФЗ предусматривает специальные правила исправления ошибок. В частности, для определенных персонифицированных сведений при устранении расхождений в течение пяти рабочих дней после получения уведомления финансовые санкции не применяются. Кроме того, предусмотрено освобождение от финансовых санкций при самостоятельном исправлении ранее принятых сведений до момента обнаружения ошибки Фондом.
Поэтому по штрафу за СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ отдельно проверьте:
кто первым обнаружил ошибку — работодатель или СФР;
направлял ли СФР официальное уведомление;
в какой срок после уведомления были представлены исправленные сведения;
к какой именно форме и норме Федерального закона № 27-ФЗ относится выявленное нарушение;
когда СФР узнал или должен был узнать о нарушении.
Не переносите возможную ответственность за СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ на РСВ. Даже если СФР применит санкцию по персонифицированному учету, это само по себе не является штрафом за отсутствие уточненного расчета в ФНС.
Рассмотрим еще один важный нюанс. Может показаться, что за отчетность 2017 года в 2025 или 2026 году уже в любом случае невозможно применять санкции, потому что прошло больше трех лет.
Однако для финансовых санкций по Федеральному закону № 27-ФЗ срок сформулирован специальным образом. Страхователь не может быть привлечен к ответственности, если со дня, когда территориальный орган СФР узнал или должен был узнать о правонарушении, до дня вынесения решения прошло три года. Поэтому простого подсчета трех лет от даты отчетности недостаточно.
Именно поэтому при получении акта СФР анализируйте не только год, за который исправлена отчетность, но и обстоятельства обнаружения нарушения Фондом.
Теперь перейдем к самому интересному вопросу автора: на каком основании налоговая инспекция может сегодня потребовать исправление расчета за период, по которому обычные сроки проверки давно закончились?
Здесь форумный ответ о том, что «ФНС просто пришлет требование по статье 88 НК РФ, и будет пять дней на исправление», нуждается в существенном уточнении.
Пункт 3 статьи 88 НК РФ действительно разрешает налоговому органу при обнаружении в ходе камеральной налоговой проверки ошибок, противоречий или несоответствий потребовать в течение пяти дней представить пояснения либо внести необходимые исправления.
Но обратим внимание на ключевые слова: «если камеральной налоговой проверкой выявлены».
Камеральная проверка первоначального РСВ за 2017 год не является бессрочной. По общему правилу камеральная проверка проводится в установленный статьей 88 НК РФ период после представления декларации или расчета. Поэтому спустя много лет нельзя исходить из того, что камеральная проверка первоначального РСВ за 2017 год до сих пор продолжается.
Следовательно, утверждение «СФР передаст информацию, после чего налоговая автоматически выставит требование по пункту 3 статьи 88 НК РФ в рамках старой камеральной проверки» является слишком упрощенным.
Срок первоначальной камеральной проверки 2017 года давно закончился. Для применения именно механизма пункта 3 статьи 88 НК РФ должна существовать соответствующая камеральная проверка.
Рассмотрим другой вариант. Организация самостоятельно принимает решение привести базы ФНС и СФР в соответствие и подает уточненный РСВ за 2017 год.
В этом случае появляется новый объект камерального контроля — представленный сейчас уточненный расчет. Камеральная проверка проводится на основании поступившей уточненной декларации или расчета, даже если сам отчетный период относится к прошлым годам.
Именно поэтому выражение «период закрыт» используйте осторожно. Налоговый кодекс не содержит правила, по которому после истечения трех лет налогоплательщику вообще запрещено исправлять старую отчетность.
Пункт 5 статьи 81 НК РФ, напротив, прямо предусматривает, что уточненная налоговая декларация или расчет представляется по форме, действовавшей в периоде, за который вносятся изменения. В статье нет общего правила «старше трех лет уточнять нельзя».
Поэтому РСВ за 2017 год технически и юридически можно уточнить и значительно позднее 2017 года.
Нет. Рассмотрим отдельно камеральную и выездную проверки.
Обычная выездная налоговая проверка ограничена глубиной проверки. По общему правилу проверяется период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году принятия решения о проведении проверки, с учетом действующей редакции статьи 89 НК РФ и предусмотренных ею особенностей. Поэтому при обычном назначении выездной проверки в 2025 или 2026 году 2017 год действительно находится далеко за пределами стандартной трехлетней глубины.
Но не делайте из этого вывод, что отчетность становится юридически «замороженной» и исправить ее невозможно.
Уточненный расчет за старый период можно представить. После его представления возникает камеральная проверка самой уточненки. Кроме того, НК РФ содержит специальные положения о проверке уточненных деклараций и исключения из обычных правил выездного контроля.
Поэтому правильнее сформулировать так: истечение стандартной глубины выездной проверки серьезно ограничивает возможность начать обычную выездную проверку 2017 года сегодня, но не запрещает организации представить уточненный РСВ и не превращает сведения старого расчета в неисправляемые.
Теперь разберем санкции непосредственно за страховые взносы.
Статья 122 НК РФ предусматривает ответственность за неуплату или неполную уплату налога, сбора или страховых взносов вследствие занижения базы, неправильного исчисления либо иных неправомерных действий.
В рассматриваемой ситуации исходим из условия автора: работнику ничего не начислялось, база по страховым взносам равна нулю, сумма страховых взносов также равна нулю.
Если после включения работника в РСВ:
база по страховым взносам не увеличивается;
страховые взносы не доначисляются;
недоимки не возникает,
то оснований для штрафа за неуплату страховых взносов по статье 122 НК РФ именно из-за этой корректировки не возникает. Состав правонарушения, связанный с неуплатой взносов, отсутствует.
Рассмотрим еще одно опасение. Допустим, первоначальный РСВ был своевременно представлен в 2018 году, а уточненный расчет подается только сейчас.
Не приравнивайте такую ситуацию автоматически к несвоевременной сдаче первоначального РСВ.
Статья 119 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговой декларации или расчета в установленный срок. Но если первоначальный расчет был принят своевременно, а сейчас исправляются его сведения, речь идет об уточненном расчете.
Само по себе представление уточненной декларации после первоначального срока ее подачи не означает, что уточненка считается просроченной. Статья 81 НК РФ специально регулирует исправление ранее представленной отчетности.
Поэтому при неизменной сумме страховых взносов не ожидайте автоматически ни штрафа по статье 122 НК РФ, ни нового штрафа по статье 119 НК РФ только потому, что корректировка относится к 2017 году.
При этом всегда проверяйте, был ли первоначальный расчет действительно принят ФНС. Если расчет когда-то официально признавался непредставленным из-за критических ошибок, правовая ситуация будет другой.
Это один из ключевых практических вопросов.
Предположим, первоначальный РСВ был своевременно принят, сумма взносов рассчитана правильно, а единственная ошибка заключается в отсутствии человека с нулевыми начислениями.
Самостоятельного универсального штрафа по принципу «5000 рублей за непредставление уточненного РСВ» НК РФ не устанавливает.
Но разделим две ситуации.
Первая ситуация: организация просто обнаружила старую ошибку и решает вопрос о добровольной корректировке.
При отсутствии занижения взносов основной риск состоит не в статье 122 НК РФ, а в сохранении противоречивых сведений между ФНС и СФР.
Вторая ситуация: организация получает от налогового органа законное требование в рамках налогового контроля.
Тогда не игнорируйте сам документ только потому, что не хотите подавать уточненку. Требование может предусматривать представление пояснений, документов или исправлений. Ответственность за неисполнение конкретного законного требования оценивается отдельно в зависимости от его основания.
Поэтому если ИФНС действительно направит документ, сначала проанализируйте:
на какую статью НК РФ ссылается инспекция;
в рамках какого мероприятия налогового контроля направлено требование;
какая декларация или расчет сейчас камерально проверяется;
просит инспекция представить пояснения, документы или именно уточненный расчет;
какой срок исполнения указан в требовании.
Не считайте любое письмо ФНС равнозначным требованию пункта 3 статьи 88 НК РФ.
Разберем подробнее сообщение из темы форума.
Действительно, пункт 3 статьи 88 НК РФ устанавливает пятидневный срок для представления необходимых пояснений при обнаружении во время камеральной проверки ошибок или противоречий. Налогоплательщик также может внести соответствующие исправления.
Но из этого не следует универсальное правило:
«Если ФНС когда-нибудь узнает об ошибке в любой старой декларации, она может в любое время открыть старую камеральную проверку и дать пять дней на исправление».
Камеральная проверка первоначального РСВ за 2017 год уже окончена. Поэтому сначала необходимо установить правовое основание конкретного нынешнего действия инспекции.
Если же организация сама сейчас представит уточненный РСВ, тогда начнется камеральная проверка именно этого уточненного расчета, и в ее рамках механизм статьи 88 НК РФ уже может применяться.
Да. Не рассчитывайте на то, что две информационные системы существуют независимо друг от друга.
Между налоговыми органами и СФР предусмотрен информационный обмен. ФНС передает сведения, необходимые для индивидуального персонифицированного учета, а СФР располагает данными страхователей о стаже и застрахованных лицах.
Именно поэтому расхождение вида «есть СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М — нет физлица в РСВ» может быть обнаружено автоматически или в ходе контрольных мероприятий.
Однако факт информационного обмена опять же не меняет компетенцию органов: СФР контролирует персонифицированный учет, а РСВ за период начиная с I квартала 2017 года принимается и администрируется ФНС.
Разберем практический алгоритм.
Изучите уведомление СФР. Определите, требует ли Фонд исправить конкретные сведения персонифицированного учета или только сообщает о расхождении с РСВ.
Проверьте документы за 2017 год. Найдите трудовой договор, кадровые приказы, табель, документы об отпуске без сохранения заработной платы, документы о приеме и увольнении.
Проверьте начисления. Убедитесь, что утверждение «начислений действительно не было» подтверждается расчетными регистрами и первичными документами.
Определите периоды, в которых человек являлся застрахованным лицом. Не ограничивайтесь автоматически годовым РСВ.
Сопоставьте СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и квартальные РСВ. Определите, в каких именно РСВ отсутствует человек.
Если ошибка подтверждается, рассмотрите подачу уточненных РСВ в ИФНС. Это наиболее надежный способ привести сведения двух ведомств в соответствие.
После приема уточненок сообщите СФР об устранении расхождения, если это требуется в ответ на полученное уведомление.
Не спешите создавать одну уточненку за год.
РСВ в 2017 году представлялся за I квартал, полугодие, девять месяцев и календарный год. При этом раздел 3 содержал сведения о застрахованных лицах за последние три месяца соответствующего расчетного или отчетного периода.
Поэтому сначала выясним, в какие именно месяцы работник числился в организации.
Посмотрим на пример. Работник был принят 10 февраля 2017 года и уволен 15 августа 2017 года, при этом определенные периоды не оплачивались.
В таком случае проверьте как минимум:
РСВ за I квартал 2017 года;
РСВ за полугодие 2017 года;
РСВ за девять месяцев 2017 года.
Не создавайте корректировку за отчетный период, в разделе 3 которого по правилам формы человек уже не должен был отражаться.
И наоборот, если трудовые отношения продолжались весь 2017 год, расхождение потенциально затрагивает раздел 3 нескольких расчетов.
Таким образом, количество уточненных РСВ определяйте по фактическим периодам трудовых отношений и правилам заполнения формы 2017 года, а не только по тому, что СЗВ-СТАЖ является годовой формой.
Если принимаем решение корректировать расчет, используйте форму, действовавшую за соответствующий период. Для 2017 года это форма, утвержденная приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@. Нельзя просто взять действующую форму РСВ 2026 года и указать в ней период 2017. Статья 81 НК РФ требует использовать форму соответствующего старого периода.
ФНС отдельно разъясняла порядок ситуации, когда застрахованное лицо вообще не было включено в первоначальный расчет.
Сформируйте уточненный РСВ за соответствующий отчетный период.
Укажите очередной номер корректировки.
Включите раздел 3 на ранее пропущенное застрахованное лицо.
Укажите корректные персональные сведения: Ф.И.О., СНИЛС и другие предусмотренные старой формой реквизиты.
Если выплат и базы не было, не создавайте искусственные начисления только для того, чтобы сотрудник появился в расчете.
Проверьте показатели раздела 1 и соответствующих приложений, в том числе показатели количества застрахованных лиц.
Убедитесь, что суммовые показатели взносов до и после исправления действительно совпадают, если начислений не было.
ФНС в разъяснениях по РСВ прямо указывала: когда какое-либо застрахованное физическое лицо не отражено в первоначальном расчете, в уточненный расчет включается раздел 3 с данными этого лица и одновременно корректируются необходимые показатели раздела 1.
Нет. Не путайте обязанность отразить застрахованное лицо и обязанность исчислить взносы.
Если работник находился, например, в отпуске без сохранения заработной платы и никаких облагаемых выплат ему действительно не начисляли, добавление человека в раздел 3 само по себе не создает базу по страховым взносам.
Сначала исправьте информационные данные о застрахованном лице, а суммы рассчитывайте только исходя из реально существовавшего объекта обложения.
Не делайте фиктивное начисление в размере одного рубля или другой условной суммы ради прохождения контрольных соотношений. Если программа требует ненулевого начисления при ситуации, в которой по правилам 2017 года оно не требуется, сначала проверьте правильность заполнения старой формы и настройки программы.
Отдельно проанализируем слово «НЕОПЛ» в сведениях о стаже.
Сам код неоплачиваемого периода еще не отвечает на вопрос о РСВ. Он описывает особенности периода стажа, но нам дополнительно необходимо установить:
действовал ли в этот период трудовой договор;
были ли начислены какие-либо выплаты;
относилось ли лицо к застрахованным лицам;
в каких кварталах 2017 года человек должен был присутствовать в разделе 3;
правильно ли указаны даты в СЗВ-СТАЖ.
Например, отпуск без сохранения заработной платы не прекращает трудовые отношения. Поэтому нулевые начисления и наличие трудового договора вполне могут одновременно означать: взносы равны нулю, но сведения о человеке в разделе 3 РСВ необходимы.
Теперь рассмотрим работу в 1С. Специальный программный код для решения этой задачи не требуется. Используйте механизм регламентированной отчетности типовой конфигурации.
В 1С:ЗУП, 1С:ЗКГУ и других соответствующих типовых решениях форма РСВ начиная с 2017 года была реализована в рабочем месте 1С-Отчетность в разделе Отчетность, справки. Фирма «1С» подтверждала наличие новой формы РСВ 2017 года в рабочем месте регламентированной отчетности.
Разберем общий порядок:
Откройте 1С-Отчетность или рабочее место Регламентированные отчеты используемой конфигурации.
Найдите первоначальный Расчет по страховым взносам за нужный период 2017 года.
Создайте корректирующий экземпляр отчета.
Укажите номер корректировки, следующий за последним ранее представленным вариантом.
Проверьте раздел 3.
Добавьте ранее отсутствовавшего сотрудника.
Проверьте отсутствие ошибочных начислений и правильность персональных данных.
Проверьте сводные показатели раздела 1 и приложений.
Выполните встроенную проверку отчета.
Выгрузите или отправьте уточненный расчет в ИФНС через 1С-Отчетность.
Учтите особенность старых версий 1С. В ранней реализации корректирующего РСВ 2017 года раздел 3 корректировки автоматически не заполнялся полностью: в него должны были попадать только сотрудники, сведения по которым исправлялись, и на определенном этапе заполнение выполнялось вручную. Такая логика обсуждалась и в материалах поддержки 1С. Поэтому при работе со старой информационной базой не удивляйтесь, если раздел 3 потребуется проверить особенно внимательно.
Не пытайтесь программно переписывать движения регистров или изменять данные универсальными обработками только ради формирования уточненного РСВ. Сначала используйте стандартный механизм РегламентированныеОтчеты и ручную корректировку самого отчета в тех случаях, где она предусмотрена программой.
При исправлении отчетности девятилетней давности возможна техническая проблема: в текущей базе часть исторических данных или старых форм уже недоступна для автоматического заполнения.
В этом случае разберем задачу по шагам:
Проверьте наличие первоначального отчета 2017 года в архиве 1С-Отчетность.
Проверьте сохраненную копию информационной базы за соответствующий период.
Сверьте первоначально отправленный XML-файл РСВ, если он сохранился.
Используйте именно формат и форму, предназначенные для отчетности 2017 года.
Не переносите строки из современной формы РСВ механически: структура отчета за прошедшие годы менялась.
Перед отправкой проверьте файл средствами, поддерживающими контроль формата старой отчетности.
Главная задача — получить корректную уточненную форму именно того периода, а не перестроить учет 2017 года современными документами 1С без необходимости.
Теперь рассмотрим вариант, предложенный на форуме: не исправлять РСВ до тех пор, пока налоговый орган самостоятельно ничего не потребует.
Технически организация может выбрать такую позицию, особенно если:
сумма страховых взносов не занижена;
недоимки нет;
первоначальный РСВ был своевременно принят;
камеральная проверка первоначального расчета давно завершена;
2017 год находится за пределами обычной глубины современной выездной проверки.
Однако назовем эту стратегию не «ошибки нет и ничего делать не обязаны», а «сознательно не исправляем подтвержденное информационное расхождение до появления формального требования».
Это принципиально разные позиции.
Если человек действительно должен был находиться в разделе 3 РСВ, первоначальный отчет содержит неполные сведения. Поэтому с точки зрения качества учета и согласованности баз лучше исправить ошибку.
Ожидание требования может быть оправдано, например, если:
архив 2017 года утрачен и восстановление корректировки технически крайне сложно;
неясно, в каком именно расчете возникло расхождение;
СФР сформулировал уведомление неоднозначно;
есть сомнения, что работник вообще должен был отражаться в конкретном квартальном разделе 3;
необходимо сначала получить от СФР детализацию расхождения.
В такой ситуации сначала направьте мотивированное пояснение и попросите конкретизировать период и показатели, которые не совпадают. Но если документы однозначно подтверждают пропуск работника, добровольная корректировка выглядит более последовательным решением.
Этот вопрос тоже рассмотрим отдельно.
Представление уточненного РСВ действительно означает, что ИФНС сможет провести камеральную проверку нового уточненного расчета. Поэтому фраза «старый период полностью закрыт» после добровольной уточненки уже не отражает ситуацию точно.
Но оценим масштаб риска применительно к нашему примеру.
Если корректировка:
не меняет базу;
не меняет суммы страховых взносов;
не заявляет уменьшение обязательств;
добавляет исключительно отсутствовавшее застрахованное лицо с нулевыми выплатами,
то предмет корректировки существенно уже, чем при уточненке, в которой налогоплательщик пытается уменьшить ранее исчисленные обязательства.
Тем не менее перед отправкой проведите внутреннюю сверку всего расчета. Не подавайте уточненку механически, не убедившись, что она не создаст новых расхождений.
Посмотрим на практический вариант ответа по существу ситуации.
Если решили корректировать РСВ, действуйте следующим образом:
Укажите, что расхождение связано с ранее не отраженным застрахованным лицом за 2017 год.
Подтвердите, что сведения СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ были дополнены.
Поясните, что начисления и база по страховым взносам у данного лица отсутствовали.
Сообщите, что корректировка РСВ за соответствующий период представляется в налоговый орган.
После приема корректировки при необходимости передайте СФР сведения, подтверждающие устранение расхождения.
Если пока решили РСВ не подавать, не оставляйте уведомление без ответа. Поясните отсутствие начислений, предоставьте подтверждающие сведения в пределах требований Фонда и отдельно укажите, что РСВ начиная с отчетности за I квартал 2017 года администрируется налоговыми органами.
Перед тем как окончательно решить, что сумма взносов не меняется, обязательно перепроверьте учет.
Иногда бухгалтер видит код неоплачиваемого периода в СЗВ-СТАЖ и автоматически делает вывод, что дохода не было. Но могут существовать отдельные выплаты, например:
премия за предыдущий период;
компенсация;
иная выплата работнику;
выплата по отдельному гражданско-правовому договору;
начисление, отраженное в бухгалтерии, но отсутствующее в зарплатной базе.
Поэтому выясним причину до подачи уточненки. Сверьте расчетные листки, ведомости, регистры страховых взносов, бухгалтерские счета расчетов с персоналом и банковские документы.
Если обнаружится хотя бы одна выплата, вопрос уже перестанет быть чисто информационной корректировкой. Придется проверить объект обложения, базу и страховые взносы, а при возникновении недоимки отдельно применять правила статьи 81 НК РФ о корректировке с увеличением обязательств.
В форумном обсуждении высказана мысль, что для работника проблемы нет, поскольку стаж уже исправлен, а начислений не было.
В рассматриваемых исходных условиях риск действительно значительно меньше, чем если бы работнику начислялась заработная плата и страховые взносы, но информация о них отсутствовала.
Если СЗВ-СТАЖ исправлен, период трудовых отношений отражен, а начислений и взносов объективно не существовало, отсутствует задача разнести по лицевому счету ненулевую сумму страховых взносов.
Однако это не означает, что расхождение между информационными системами следует считать нормальным. Персонифицированные данные должны быть согласованы, поэтому СФР и сообщает страхователю о несоответствии.
Разберем распространенный бухгалтерский термин. В учете часто говорят: «2017 год закрыт, поэтому ничего менять нельзя».
Для бухгалтерской программы это может означать запрет редактирования документов прошлых лет. Для налогового законодательства это не означает абсолютного запрета на уточнение отчетности.
Разделим:
Закрытие периода в 1С — техническое или учетное ограничение редактирования документов.
Окончание камеральной проверки — окончание установленного срока проверки ранее представленного расчета.
Глубина выездной проверки — ограничение периодов, которые обычно могут быть охвачены новой выездной проверкой.
Представление уточненной декларации — самостоятельный механизм исправления ранее представленной налоговой отчетности по статье 81 НК РФ.
Эти понятия не заменяют друг друга.
Поэтому не снимайте технический запрет изменения данных 2017 года в 1С без необходимости. Для исправления РСВ может быть достаточно сформировать корректирующий регламентированный отчет, не перепроводя всю первичную документацию периода, если учетные суммы изначально правильные.
Теперь сравним два возможных подхода.
Вариант 1 — представить уточненный РСВ.
Используйте его, если документы однозначно подтверждают, что работник являлся застрахованным лицом, должен был находиться в разделе 3, но по ошибке отсутствовал.
Преимущества этого варианта:
данные ФНС и СФР приводятся в соответствие;
устраняется подтвержденный факт неотражения работника;
при нулевых начислениях сумма взносов не увеличивается;
исчезает причина для повторных уведомлений о том же расхождении;
позиция соответствует разъяснениям ФНС о порядке исправления раздела 3.
Недостаток заключается в необходимости восстановить старую форму и корректно подготовить отчетность 2017 года. Кроме того, представленная сейчас уточненка становится объектом новой камеральной проверки.
Вариант 2 — пока не подавать уточненку и представить пояснения.
Рассмотрите его, если уведомление пришло только от СФР, а обстоятельства расхождения еще не установлены или восстановить старые данные невозможно без дополнительной проверки.
В этом случае не утверждайте, что «по закону РСВ точно исправлять не нужно». Лучше зафиксируйте, что сумма страховых взносов не занижена, первоначальный расчет был принят, а вопрос о корректировке требует определения конкретных отчетных периодов.
Если позднее ИФНС направит официальный документ, отдельно проверьте его правовое основание и исполните законные требования в установленный срок.
Подведем промежуточный итог именно по спору из сообщений форума.
Фраза «любая ошибка без занижения налога исправляется исключительно по желанию налогоплательщика» слишком широкая.
Статья 81 НК РФ прямо разделяет неотражение или неполноту отражения сведений и недостоверные сведения. Когда человек отсутствует в расчете полностью, имеется серьезное основание квалифицировать ситуацию именно как неотражение сведений.
Кроме того, специальное разъяснение ФНС по корректировке РСВ говорит непосредственно о нашем случае: если застрахованное лицо не отражено в первоначальном расчете, его необходимо включить в раздел 3 уточненного расчета.
Поэтому для практической работы примем следующий подход:
не доказывайте, что ошибка становится допустимой только из-за нулевой суммы;
подтвердите отсутствие начислений;
определите кварталы, в которых лицо следовало показывать;
подготовьте уточненные РСВ по старой форме;
не начисляйте несуществующие взносы;
отдельно от РСВ урегулируйте требования СФР по персонифицированной отчетности.
Сформулируем окончательный алгоритм для ситуации, когда в 2025 году СФР обнаружил сотрудника, не включенного в СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и РСВ за 2017 год, после чего СЗВ-М и сведения о стаже были дополнены, а начислений у работника не было.
Не считайте отсутствие начислений основанием не показывать работника в РСВ. Если трудовые отношения существовали и человек являлся застрахованным лицом, его следовало отражать в разделе 3 соответствующего РСВ даже при отсутствии выплат в случаях, предусмотренных порядком заполнения формы.
Определите конкретные кварталы 2017 года. Возможно, исправлять потребуется не один годовой расчет, а несколько РСВ за те отчетные периоды, в которых человек должен был присутствовать в разделе 3.
Исходите из того, что полное отсутствие работника является неотражением сведений. Поэтому позиция о полностью добровольной корректировке только потому, что сумма взносов не изменилась, является спорной.
При подтвержденной ошибке безопаснее представить уточненный РСВ. ФНС специально разъясняла порядок включения в уточненный расчет застрахованного лица, отсутствовавшего в первоначальном разделе 3.
Представляйте уточненку в ФНС, а не в СФР. Начиная с РСВ за I квартал 2017 года прием расчетов и налоговый контроль осуществляет налоговая служба.
Используйте форму 2017 года. Для отчетности за 2017 год применяйте форму, утвержденную приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@, а не современную форму РСВ.
Не создавайте искусственную базу и взносы. Если начислений действительно не было, добавление работника в раздел 3 само по себе не означает возникновения страховых взносов.
Не ожидайте штрафа по статье 122 НК РФ при отсутствии недоимки. Если сумма страховых взносов после исправления не увеличивается, отсутствует неуплата взносов, с которой связана эта санкция.
Не приравнивайте старую уточненку к несвоевременной первичной отчетности. Если первоначальный РСВ был своевременно принят, сам факт подачи корректировки спустя много лет не означает автоматического штрафа за несдачу первичного расчета.
Не соглашайтесь автоматически с утверждением, что ИФНС сегодня может просто продолжить камеральную проверку первоначального РСВ 2017 года. Срок той камеральной проверки давно завершился. Пятидневный механизм пункта 3 статьи 88 НК РФ применяется в рамках проводимой камеральной проверки.
Помните, что добровольная уточненка становится новым объектом камерального контроля. Поэтому перед отправкой полностью проверьте старый расчет, даже если меняется только один раздел 3.
Отдельно разберитесь с уведомлением СФР. Ответственность за ошибки СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ регулируется законодательством о персонифицированном учете и не является ответственностью за РСВ.
В 1С используйте механизм регламентированной отчетности. Работайте через 1С-Отчетность и Регламентированные отчеты, создайте корректирующий РСВ за нужный период и особенно внимательно проверьте раздел 3. Программный код для такой корректировки не требуется.
Итог: если работник действительно состоял в трудовых отношениях в 2017 году и должен был присутствовать в разделе 3 РСВ, но был полностью пропущен, ошибка существует даже при нулевых начислениях. Наиболее надежное решение — определить затронутые отчетные периоды и представить в ИФНС уточненные РСВ по форме 2017 года, добавив сведения о работнике без искусственного увеличения базы и страховых взносов.
При этом корректно разделяйте полномочия ведомств. СФР вправе выявлять расхождения в персонифицированных сведениях и применять предусмотренные законодательством меры в рамках персонифицированного учета, но РСВ за 2017 год администрирует ФНС. Само наличие письма СФР не превращается в налоговый штраф за непредставление уточненного РСВ.
Если организация решит пока не корректировать расчет, не основывайте позицию только на тезисе «взносы не изменились, значит уточненка не нужна». При полном отсутствии застрахованного лица такая позиция спорна с учетом текста статьи 81 НК РФ и специальных разъяснений ФНС. Вместо этого изучите содержание уведомления, установите конкретные периоды расхождений и при необходимости представьте мотивированные пояснения.
Информация носит справочный характер