Рассмотрим ситуацию, когда заработная плата сотруднику уже была начислена и выплачена, период прошел, а позднее выяснилось, что за несколько предыдущих месяцев работнику нужно начислить дополнительную сумму. Например, оклад сотрудника повысили задним числом, обнаружили недоплату до установленного размера оплаты труда, не учли часть отработанного времени или забыли начислить предусмотренную трудовым договором выплату. В результате необходимо увеличить начисленную зарплату, пересчитать НДФЛ, страховые взносы и правильно отразить изменения в отчетности.
В рассматриваемом случае используется 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0. Важно сразу учитывать, что механизм расчета зарплаты в этой программе значительно проще, чем в специализированной конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом. Поэтому искать в 1С:Бухгалтерии отдельную кнопку с названием «Доначисление» или рабочее место автоматических перерасчетов, аналогичное 1С:ЗУП, не всегда имеет смысл.
Именно отсюда возникает основная путаница в обсуждаемой ситуации. Совет воспользоваться командой «Пересчитать сотрудника» характерен прежде всего для механизмов 1С:ЗУП. В 1С:ЗУП действительно существует развитая система перерасчетов прошлых периодов: программа отслеживает изменение исходных данных задним числом и умеет формировать перерасчеты. В 1С:Бухгалтерии 3.0 расчет зарплаты устроен иначе. Основным документом является Начисление зарплаты, а при сложных ручных корректировках дополнительно используются Операция, Операция учета НДФЛ, Операция учета взносов и в некоторых актуальных релизах Перерасчеты страховых взносов.
Перед тем как изменять данные в программе, проанализируем причину перерасчета. Это принципиально важно, потому что от причины зависит не только способ ввода документов в 1С, но и то, к какому периоду должны относиться страховые взносы и потребуется ли корректировать уже сданную отчетность.
Разделим возможные ситуации на несколько вариантов.
В первоначальном расчете была ошибка. Например, сотруднику установили оклад 60 000 рублей, но в апреле, мае и июне ошибочно начисляли по 50 000 рублей. В этом случае мы фактически исправляем неправильную базу предыдущих месяцев.
Не были учтены правильные данные о рабочем времени. Например, позже исправили табель, выяснили, что сотрудник отработал больше часов или дней. Это также является перерасчетом ранее начисленной зарплаты.
Забыли начислить премию, доплату, надбавку или другую выплату, которая уже полагалась работнику. Здесь также необходимо определить, к какому месяцу относилась выплата по первичным документам.
Работодатель сейчас принял решение увеличить оплату труда с более ранней даты. Например, в июле оформлено повышение оклада с 1 апреля. В этой ситуации необходимо внимательно посмотреть документы, которыми установлено повышение: дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ, локальный нормативный акт и дату возникновения обязательства работодателя.
Необходимо доплатить зарплату до МРОТ или другого обязательного минимума. В этом случае расчет обычно выполняем отдельно по каждому месяцу, поскольку размер доплаты зависит от начислений и отработанного времени конкретного месяца.
Не смешиваем эти ситуации. Если мы исправляем ошибочно заниженную зарплату прошлого периода, обычно требуется исправить данные именно того расчетного периода. Если же новая обязанность по выплате возникла только сейчас, порядок отражения может отличаться. Поэтому перед вводом документов определим, что именно произошло с точки зрения кадровых документов и учета.
На форуме предложен рабочий с точки зрения бухгалтерских проводок вариант: открыть раздел операций, введенных вручную, и отразить дополнительную зарплату, НДФЛ и взносы. Этот способ действительно можно использовать, однако рассмотрим подробнее важное ограничение.
1С:Бухгалтерия хранит информацию о зарплате не только на бухгалтерских счетах. Для НДФЛ и страховых взносов используются специальные регистры налогового учета. Именно данные этих регистров впоследствии используются при заполнении 6-НДФЛ, расчета по страховым взносам и различных отчетов программы.
Поэтому, если мы просто создадим Операция, введенная вручную и сделаем проводки по счетам 70, 68 и 69, бухгалтерский учет может выглядеть правильно, а зарплатная и налоговая отчетность останется неправильной.
Запомним главное правило: если есть возможность провести доначисление штатным зарплатным документом Начисление зарплаты, обычно выбираем этот вариант. К полностью ручным операциям переходим тогда, когда стандартным документом нужную ситуацию корректно отразить не получается.
Разберем по шагам расчет на простом примере. Допустим, сотруднику первоначально был установлен оклад 50 000 рублей. Позднее принято решение, что с 1 апреля его оклад должен составлять 60 000 рублей. Апрель, май и июнь сотрудник отработал полностью.
Получаем следующую разницу:
За апрель необходимо добавить 10 000 рублей.
За май необходимо добавить 10 000 рублей.
За июнь необходимо добавить 10 000 рублей.
Общая сумма доначисления составляет 30 000 рублей.
Если сотрудник отработал месяцы не полностью, не начисляем механически разницу между старым и новым окладом. Рассчитаем сумму отдельно за каждый месяц с учетом нормы времени и фактически отработанных дней или часов.
Например, если новый оклад составляет 60 000 рублей, старый — 50 000 рублей, а сотрудник в конкретном месяце отработал 15 дней при норме 20 рабочих дней, разницу определим пропорционально:
10 000 / 20 × 15 = 7 500 рублей.
Аналогично отдельно рассчитаем районный коэффициент, северную надбавку и другие начисления, если они зависят от размера основного заработка.
Не рассчитываем НДФЛ просто по формуле «доплата × 13 %» без проверки. В современных налоговых периодах действует прогрессивная шкала НДФЛ, поэтому ставка зависит от размера соответствующей налоговой базы сотрудника с начала года. 1С должна рассчитывать налог с учетом уже зарегистрированных доходов работника. Для основной части доходов в виде оплаты труда с 2025 года применяется пятиступенчатая прогрессивная шкала.
Рассмотрим сначала наиболее предпочтительный вариант. Он подходит, если необходимую дополнительную выплату можно зарегистрировать стандартным зарплатным механизмом 1С:Бухгалтерии.
В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии документ Начисление зарплаты является основным документом, которым регистрируются начисления работникам, НДФЛ и страховые взносы. Через него можно не только автоматически рассчитывать оклад, но и добавлять сотруднику отдельные начисления с указанной вручную суммой. Официальные материалы 1С также показывают использование дополнительного вида начисления через команду «Начислить» непосредственно в документе Начисление зарплаты.
Разберем по шагам.
Откроем раздел Зарплата и кадры.
Перейдем в Все начисления.
Создадим документ Начисление зарплаты.
Укажем организацию и расчетный период.
Добавим сотрудника, которому требуется выполнить доначисление.
Откроем состав начислений сотрудника и добавим нужный вид начисления.
Укажем рассчитанную сумму доплаты.
Проверим дату предполагаемой выплаты.
Проверим рассчитанный НДФЛ.
Проверим страховые взносы.
Проведем документ и проанализируем его движения.
В простом интерфейсе названия разделов могут отличаться. Например, документ может быть доступен через Сотрудники — Начисления. В полном интерфейсе обычно используем путь Зарплата и кадры — Зарплата — Все начисления.
Если доплата является разовой и нам важно, чтобы в расчетном листке было видно ее назначение, удобнее создать отдельный вид начисления. Например:
«Доплата по окладу за прошлый период».
Создадим его в настройках зарплаты. В зависимости от интерфейса откроем Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Начисления.
При создании начисления обязательно проверим несколько параметров.
Укажем понятное наименование, например «Доплата по окладу за прошлый период».
Укажем уникальный код начисления.
Для обычной доплаты за труд установим обложение НДФЛ.
Выберем соответствующий код дохода по НДФЛ. Для обычной оплаты труда обычно используется код дохода 2000, но конкретный код проверим исходя из экономической сущности выплаты.
Укажем категорию дохода «Оплата труда» с соответствующей налоговой базой.
В разделе страховых взносов укажем вариант «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами», если доплата является обычной заработной платой.
Настроим отражение в бухгалтерском учете.
Проверим включение начисления в расходы по налогу на прибыль, если организация применяет общий режим налогообложения.
После этого в документе Начисление зарплаты выделим нужного сотрудника, воспользуемся командой «Начислить», выберем созданный вид начисления и введем сумму.
Такой подход удобнее простого увеличения общей суммы зарплаты вручную: из данных программы будет понятно, какая часть относится к обычному начислению, а какая является дополнительным перерасчетом.
Теперь рассмотрим важный вопрос: если зарплату увеличили сразу за второй квартал, можно ли просто начислить работнику одной строкой 30 000 рублей?
Ответ зависит от причины доначисления.
Если мы исправляем ошибочную зарплатную базу апреля, мая и июня, безопаснее вести расчет по каждому месяцу отдельно. Это позволяет правильно определить базу страховых взносов соответствующего месяца, правильно сформировать регистры и понять, за какой период требуется корректирующая отчетность.
Например, подготовим расчет:
апрель — доначисление 10 000 рублей;
май — доначисление 10 000 рублей;
июнь — доначисление 10 000 рублей.
Если отчетность за второй квартал еще не сдана и период можно корректировать, зарегистрируем дополнительные начисления в соответствующих месяцах и затем заново проверим зарплатные документы, закрытие месяцев и отчетность.
Если же второй квартал уже полностью закрыт, отчетность сдана и изменение связано с новым решением работодателя, принятым позднее, сначала определим учетный период возникновения дополнительного обязательства. Не следует автоматически переписывать прошлые месяцы только потому, что в назначении выплаты присутствуют слова «за апрель — июнь».
Если апрель, май и июнь уже закрыты, проанализируем последствия изменения документов задним числом.
Изменение зарплаты прошлого месяца влияет не только на счет 70. Могут измениться:
расходы по счетам 20, 23, 25, 26 или 44;
себестоимость продукции, работ или услуг;
страховые взносы;
расчеты с сотрудником;
налог на прибыль или расходы при УСН;
данные регламентированной отчетности;
результаты закрытия счетов затрат;
остатки и обороты по ЕНС.
Поэтому после внесения изменений в закрытый месяц необходимо последовательно перепровести зависимые документы и повторить Закрытие месяца от самого раннего измененного периода до текущего.
Например, если исправляем зарплату апреля, порядок проверки будет следующим:
скорректируем начисления апреля;
перепроведем документы, зависящие от зарплаты апреля;
повторно выполним закрытие апреля;
повторно выполним закрытие мая;
повторно выполним закрытие июня;
последовательно перепроведем последующие месяцы до текущего периода;
проверим оборотно-сальдовые ведомости и регламентированную отчетность.
Перед изменением уже закрытых периодов обязательно создадим резервную копию информационной базы. Особенно это важно, если уже сдавались РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1, декларация по налогу на прибыль или другая отчетность, показатели которой могут зависеть от корректировки.
Отдельно разберем НДФЛ, поскольку здесь часто допускают ошибку: относят дополнительный налог к тому же месяцу, за который выполняется перерасчет зарплаты.
Для выплат начиная с 2023 года дата фактического получения дохода в денежной форме, в том числе заработной платы, определяется по дате фактической выплаты дохода. Старое правило, по которому датой получения зарплаты считался последний день месяца, за который она начислена, с 1 января 2023 года отменено. Это прямо разъясняет ФНС России.
Поэтому посмотрим на пример.
Допустим, в августе мы доначисляем 30 000 рублей заработной платы за апрель, май и июнь, а фактически выплачиваем эту сумму сотруднику 28 августа.
Для НДФЛ в общем случае именно 28 августа будет датой фактического получения этого дополнительного денежного дохода. Следовательно, НДФЛ должен попасть в налоговый учет периода фактической выплаты, а не автоматически переноситься в апрель, май и июнь только из-за того, что доплата рассчитана за эти месяцы.
Поэтому при работе с документом Начисление зарплаты обязательно проверим дату выплаты. В современных релизах 1С:Бухгалтерии она непосредственно участвует в расчете НДФЛ; в программе предусмотрена как общая дата выплаты, так и возможность указания даты по отдельным сотрудникам.
Не ставим старую дату выплаты только для того, чтобы сумма «попала во второй квартал». Указываем реальную планируемую или фактическую дату выплаты в соответствии с механизмом документа.
Проанализируем еще один практический вопрос. Допустим, доначисление относится к зарплате второго квартала, но выявлено и выплачено в третьем квартале. Нужно ли автоматически сдавать уточненный 6-НДФЛ за полугодие?
Не обязательно. Если в полугодии налоговый учет был сформирован правильно на основании фактически выплаченных тогда доходов, а дополнительная зарплата фактически выплачивается только сейчас, доход для целей НДФЛ возникает по дате нынешней выплаты. Поэтому такое доначисление обычно отражается в 6-НДФЛ периода фактической выплаты.
Уточненный расчет потребуется в другой ситуации: если выяснится, что в уже сданном 6-НДФЛ ранее были отражены неправильные суммы дохода, исчисленного или удержанного налога и мы исправляем именно эти данные.
Таким образом, не смешиваем понятия «месяц, за который рассчитывается доплата» и «дата получения дохода для НДФЛ».
После проведения документов сформируем несколько отчетов и убедимся, что налог зарегистрирован правильно.
Откроем отчеты по зарплате и проверим расчетный листок сотрудника.
Сформируем отчет по начисленной зарплате.
Сформируем отчет по НДФЛ за период фактической выплаты.
Проверим доход сотрудника, налоговую базу, исчисленный НДФЛ и удержанный НДФЛ.
Проверим, что дополнительный налог появляется в данных для уведомления об исчисленных суммах налогов.
Перед отправкой 6-НДФЛ сформируем его и расшифруем показатели по сотруднику.
Особенно внимательно проверим НДФЛ, если доход сотрудника приближается к границе следующей ступени прогрессивной шкалы. В такой ситуации налог с дополнительных 30 000 рублей не обязательно будет равен 3 900 рублям.
Со страховыми взносами порядок отличается от НДФЛ. Здесь особенно важно выяснить причину доначисления.
Если обнаружена ошибка в облагаемой базе прошлого отчетного периода, например работнику еще в апреле полагалась зарплата 60 000 рублей, но из-за ошибки ему начислили только 50 000 рублей, исправляется база прошлого периода. Если отчетность за этот период уже представлена, может потребоваться уточненный расчет по страховым взносам.
ФНС указывает, что при корректировке базы для исчисления страховых взносов за предшествующие отчетные периоды представляется уточненный расчет за соответствующий период, а перерасчет прошлой базы не переносится произвольно в показатели текущего отчетного периода.
Если же обязанность начислить дополнительную выплату возникла только в текущем периоде на основании нового документа работодателя, сначала определим текущий расчетный период исходя из даты начисления и основания выплаты. Не будем автоматически исправлять РСВ прошлого квартала без анализа первичных документов.
Не устанавливаем сумму страховых взносов по универсальной формуле. В организации могут применяться общий тариф, пониженные тарифы, специальные правила для отдельных категорий плательщиков, предельные базы и другие особенности.
Поэтому предпочтительно дать 1С самостоятельно рассчитать страховые взносы по зарегистрированной дополнительной облагаемой базе.
После проведения Начисление зарплаты посмотрим движения документа и отчет по страховым взносам. Проверим:
облагаемый доход сотрудника;
базу по единому тарифу;
сумму страховых взносов;
взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
месяц, в котором зарегистрирована база;
отражение данных в РСВ.
Теперь рассмотрим подход, который предложен в обсуждении на форуме: не перепроводить несколько давно закрытых месяцев, а зарегистрировать дополнительную сумму текущим периодом и оформить бухгалтерскую справку с пояснением, за что сделано доначисление.
Этот вариант может быть удобен, если обязательство по дополнительной выплате возникло именно сейчас или если учетная ситуация позволяет признать начисление текущего периода.
Например, подготовим бухгалтерскую справку примерно следующего содержания: «Произведено начисление доплаты сотруднику за апрель — июнь на основании дополнительного соглашения к трудовому договору и приказа об изменении оплаты труда».
В 1С при этом создадим документ Начисление зарплаты текущего месяца и добавим отдельное начисление «Доплата по окладу за прошлый период» в сумме 30 000 рублей.
Преимущества этого способа:
не изменяем уже закрытые документы прошлых месяцев;
не требуется массовое перепроведение закрытия периода только из-за бухгалтерской техники;
1С автоматически рассчитывает НДФЛ с учетом текущей даты выплаты;
1С автоматически рассчитывает страховые взносы текущего начисления;
в расчетном листке сотрудника сохраняется понятная дополнительная выплата.
Однако не используем этот вариант как универсальный способ исправления любой ошибки прошлого периода. Если в прошлом квартале была именно занижена база страховых взносов, перенос корректировки в текущий месяц может привести к неправильному РСВ. Сначала определим природу доначисления, после этого выберем период.
Рассмотрим подробнее вариант из сообщения на форуме. Он полезен в ситуациях, когда типовой зарплатный документ не позволяет зарегистрировать специфическую корректировку или когда нужно отдельно исправить бухгалтерские проводки.
Откроем Операции — Операции, введенные вручную и создадим документ Операция.
Если нам нужно только увеличить ранее начисленную сумму и первоначальные проводки были правильными, нет необходимости обязательно сторнировать всю старую зарплату. Можно зарегистрировать только разницу.
Например, дополнительная зарплата сотруднику составляет 30 000 рублей. В зависимости от того, куда относится его зарплата, начисление может отражаться записью по дебету соответствующего счета затрат и кредиту счета 70.
В качестве счета затрат могут использоваться:
20 — если зарплата относится на основное производство;
23 — вспомогательное производство;
25 — общепроизводственные расходы;
26 — общехозяйственные расходы;
44 — расходы на продажу;
другой счет, предусмотренный учетной политикой организации.
Типовая логика бухгалтерской записи будет следующей: дебет счета затрат — кредит 70.
Страховые взносы отражаем по дебету того же или предусмотренного учетной политикой счета затрат и соответствующим субсчетам счета 69. В современных релизах 1С для взносов по единому тарифу применяется соответствующий субсчет расчетов по страховым взносам, а взносы от несчастных случаев учитываются отдельно.
НДФЛ отражаем с учетом момента его фактического удержания. Не следует создавать искусственное удержание НДФЛ старой датой, если дополнительную зарплату сотруднику тогда не выплачивали.
В сообщении форума предложено два варианта: сторнировать прежние проводки и создать правильные либо записать только разницу. Рассмотрим, когда использовать каждый подход.
Отражаем только разницу, если:
старое начисление само по себе было проведено корректно;
нужно только увеличить сумму;
счет затрат и аналитика не меняются;
нет необходимости полностью заменять старую запись.
Например, было правильно начислено 50 000 рублей, а требуется добавить еще 10 000 рублей. Тогда проще зарегистрировать дополнительное начисление 10 000 рублей.
Используем сторно старого документа и ввод правильных данных, если:
исходный расчет в целом неверен;
ошибочен не только размер зарплаты, но и счет затрат;
ошибочна аналитика подразделения или статьи затрат;
неверно определен вид начисления;
проще полностью заменить ошибочный результат, чем корректировать несколько его частей.
В 1С:Бухгалтерии имеется штатный механизм Сторно документа в разделе операций, введенных вручную. Его используем вместо самостоятельного создания большого количества отрицательных проводок, если необходимо полностью сторнировать движения конкретного документа.
Это один из самых важных этапов всего решения.
Предположим, мы создали ручную бухгалтерскую операцию:
начислили сотруднику дополнительные 30 000 рублей и отразили соответствующую задолженность на счете 70.
Этого недостаточно для правильного формирования 6-НДФЛ. Бухгалтерская проводка сама по себе не заменяет сведения налогового регистра НДФЛ.
Поэтому при полностью ручном варианте используем документ Операция учета НДФЛ. Он предусмотрен в 1С:Бухгалтерии именно для регистрации необходимых налоговых данных в случаях, когда они не сформированы типовым зарплатным документом. В актуальных релизах документ доступен через раздел Зарплата и кадры — НДФЛ — Все документы НДФЛ, а в простом интерфейсе — через Сотрудники — НДФЛ.
Разберем заполнение.
Создадим Операция учета НДФЛ.
Выберем организацию.
Выберем физическое лицо.
В сведениях о доходах укажем сумму дополнительной зарплаты.
Укажем соответствующий код дохода, для обычной зарплаты — код, применяемый для оплаты труда.
Укажем правильную налоговую базу.
Укажем дату фактического получения дохода.
Отразим исчисленный НДФЛ.
Когда налог фактически удержан при выплате, зарегистрируем удержание с соответствующей датой.
Проведем документ.
Особое внимание уделим дате дохода. Если дополнительная зарплата за второй квартал выплачивается работнику в августе, для НДФЛ не переносим дату дохода искусственно в апрель, май или июнь. Используем фактическую дату выплаты в соответствии с действующими правилами.
Аналогичная проблема возникает со страховыми взносами. Если мы просто сделали проводку по счету 69, это еще не означает, что дополнительная облагаемая база появится в регистрах страховых взносов и корректно попадет в РСВ.
Поэтому для полностью ручного учета используем специализированные документы программы.
В 1С:Бухгалтерии для ручной регистрации данных страховых взносов применяется Операция учета взносов. В актуальных версиях также существует документ Перерасчеты страховых взносов для предусмотренных программой ситуаций перерасчета. Конкретный набор команд зависит от релиза и включенной функциональности.
Официальные материалы 1С показывают, что при ручном отражении начисления через Операция необходимо отдельно регистрировать страховые доходы и исчисленные взносы документом Операция учета взносов. В нем указывается сотрудник, месяц расчетного периода, сведения о доходе и суммы исчисленных взносов.
Разберем последовательность.
Откроем раздел Зарплата и кадры.
Найдем Операция учета взносов либо предусмотренный релизом документ перерасчета.
Выберем сотрудника.
Укажем правильный месяц расчетного периода.
В сведениях о доходах укажем дополнительную облагаемую сумму.
Выберем вид дохода, облагаемый страховыми взносами.
На соответствующей вкладке укажем исчисленные страховые взносы.
Проверим сумму взносов от несчастных случаев, если они также корректируются.
Проведем документ.
Сформируем РСВ и проверим данные конкретного работника.
Обратим внимание на распространенную ошибку. Если мы уже зарегистрировали доплату штатным документом Начисление зарплаты и он сформировал облагаемый доход, НДФЛ и страховые взносы, не нужно дополнительно создавать те же самые суммы через ручные операции учета НДФЛ и взносов.
Иначе доход сотрудника может задвоиться.
Используем две разные схемы:
Штатная схема: Начисление зарплаты автоматически формирует необходимые данные.
Ручная схема: Операция формирует бухгалтерские проводки, а Операция учета НДФЛ и Операция учета взносов формируют налоговые регистры.
Не объединяем обе схемы без понимания движений документов.
После изменения НДФЛ или страховых взносов проверим состояние Единого налогового счета.
Не ограничиваемся проводкой по счету 68 или 69. Необходимо проверить, какая обязанность уже была передана в ФНС и какие документы сформированы в 1С.
Откроем Задачи организации, календарь отчетности или список уведомлений об исчисленных суммах налогов.
По НДФЛ ориентируемся на фактический период удержания дополнительного налога. Если зарплата и НДФЛ выплачены и удержаны сейчас, проверим уведомление текущего периода.
Если корректируется уже переданная сумма уведомления, создадим корректирующее уведомление по правилам текущего периода. В 1С имеется механизм исправления суммы уведомления. При корректировке важно определить, требуется указать новую общую сумму обязанности за соответствующий период, а не механически передать только разницу. Для конкретной ситуации используем правила заполнения уведомлений, действующие в соответствующем году. Официальные материалы 1С отдельно предусматривают исправление ранее переданной суммы уведомления.
Рассмотрим два примера.
Пример 1. В июле нашли ошибку апреля.
По трудовому договору оклад сотрудника с 1 апреля уже составлял 60 000 рублей, однако бухгалтер по ошибке начислил только 50 000 рублей. Следовательно, облагаемая страховыми взносами база апреля была занижена на 10 000 рублей.
Если РСВ за полугодие уже сдан, проверим необходимость подачи уточненного РСВ. При исправлении базы прошлых отчетных периодов ФНС предусматривает представление уточненного расчета за соответствующий период.
Пример 2. В августе заключили дополнительное соглашение о новой выплате.
До августа первоначальные начисления соответствовали действовавшим документам, а дополнительная обязанность работодателя появилась только на основании нового соглашения. В таком случае не делаем автоматический вывод, что база РСВ апреля была ошибочной. Определим расчетный период дополнительной выплаты по основанию ее начисления.
Таким образом, само выражение «доплата за второй квартал» еще не определяет период страховых взносов.
Если исправляется база страховых взносов от несчастных случаев за уже представленный отчетный период, дополнительно проверим соответствующий раздел отчетности, представляемой в Социальный фонд России.
Не ограничиваем проверку только РСВ, поскольку взносы по единому тарифу и взносы от несчастных случаев относятся к разным направлениям учета.
Если же кадровое изменение задним числом затрагивает сведения, которые должны отражаться в кадровых подразделах ЕФС-1, отдельно проверим необходимость корректировки кадровой отчетности. Само увеличение суммы зарплаты далеко не всегда означает возникновение кадрового мероприятия для ЕФС-1, поэтому анализируем конкретный документ, а не создаем корректировку автоматически.
Если повышение является постоянным, одного разового доначисления недостаточно. Иначе в следующем месяце 1С снова рассчитает сотруднику старый оклад.
После оформления кадрового основания зарегистрируем изменение оплаты труда в кадровых данных программы.
В зависимости от включенной функциональности 1С:Бухгалтерии используем кадровый документ изменения условий работы, например Кадровый перевод, либо предусмотренный в карточке сотрудника механизм изменения начислений.
Укажем:
дату начала действия нового размера оплаты;
новый оклад;
другие изменившиеся начисления;
подразделение или должность, если они также изменяются.
После этого проверим следующий обычный документ Начисление зарплаты. Он должен рассчитываться уже исходя из нового постоянного размера оплаты.
Здесь и проявляется основное отличие 1С:Бухгалтерии от 1С:ЗУП.
В 1С:ЗУП развит механизм регистрации необходимости перерасчета: если изменить влияющие на зарплату сведения задним числом, программа может обнаружить необходимость перерасчета и выполнить его в последующем документе. Официальные материалы по 1С:ЗУП прямо описывают автоматические перерасчеты и отдельное рабочее место управления ими.
В 1С:Бухгалтерии не следует ожидать такого же поведения. Если мы изменили оклад сотрудника датой 1 апреля уже после того, как апрель — июнь рассчитаны, программа не обязательно автоматически сформирует отдельную понятную сумму «доначисление за прошлые месяцы».
Поэтому в Бухгалтерии сумму перерасчета нередко рассчитываем самостоятельно и регистрируем одним из рассмотренных способов.
Именно поэтому отсутствие кнопки «Пересчитать сотрудника» в описанной пользователем ситуации не означает ошибку конфигурации.
Если причиной рекомендации ИФНС является недостаточный размер начисленной зарплаты, отдельно выясним, идет ли речь о необходимости соблюдения МРОТ.
Не сравниваем с МРОТ только оклад в кадровом документе. Для правильного расчета учитываем правила определения заработной платы, которая сравнивается с минимальным размером оплаты труда, фактически отработанное время, районные коэффициенты и особенности конкретной территории.
Расчет выполним отдельно за каждый месяц.
Например:
определим установленный минимум для апреля;
определим заработок сотрудника, участвующий в сравнении;
учтем долю отработанного времени;
рассчитаем необходимую доплату;
повторим расчет за май;
повторим расчет за июнь.
После этого зарегистрируем в 1С не произвольное увеличение оклада, а конкретную сумму необходимой доплаты за каждый период.
Если доплата связана с МРОТ, особенно важно не применять автоматически один и тот же размер для всех трех месяцев без анализа отработанного времени.
Посмотрим на пример целиком.
Предположим, сотрудник полностью отработал апрель, май и июнь. Первоначально каждый месяц ему начисляли 50 000 рублей. После оформления необходимых документов выяснилось, что расчет следует выполнить исходя из 60 000 рублей.
Сначала определим сумму:
апрель: 60 000 − 50 000 = 10 000 рублей;
май: 60 000 − 50 000 = 10 000 рублей;
июнь: 60 000 − 50 000 = 10 000 рублей;
всего: 30 000 рублей.
Затем выясним, исправляем ли мы ошибочные начисления прошлых месяцев или регистрируем обязательство, возникшее сейчас.
Если исправляем прошлый период, зарегистрируем дополнительную базу в соответствующих расчетных месяцах, пересчитаем страховые взносы и проверим необходимость уточненного РСВ.
Если доплата является начислением текущего периода, введем в текущем Начисление зарплаты отдельное начисление на 30 000 рублей с понятным назначением.
Укажем реальную дату выплаты.
После расчета проверим НДФЛ с учетом общей годовой налоговой базы сотрудника. Не вводим 3 900 рублей вручную, пока не убедимся, что вся дополнительная сумма действительно попадает в ступень со ставкой 13 %.
Затем проверим страховые взносы по тарифу конкретной организации.
После проведения документа создадим ведомость на выплату дополнительной зарплаты и выплатим работнику сумму за вычетом удерживаемого налога.
После начисления необходимо зарегистрировать фактическую выплату работнику.
Используем обычный механизм выплаты зарплаты:
создадим Ведомость в банк, если зарплата перечисляется на банковские счета;
либо создадим Ведомость в кассу, если сумма выдается наличными;
заполним ведомость по сотруднику;
проверим сумму к выплате;
проверим удерживаемый НДФЛ;
зарегистрируем фактическое списание с расчетного счета или выдачу наличных.
Это особенно важно для НДФЛ, потому что фактическая выплата влияет на регистрацию удержанного налога. В 1С:Бухгалтерии движения по удержанию НДФЛ тесно связаны с документами фактической выплаты. Поэтому недостаточно только увеличить кредит счета 70.
После начисления и выплаты сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 70.
Установим отбор по сотруднику и проверим последовательность:
первоначально начисленная зарплата;
дополнительное начисление;
удержание НДФЛ;
фактическая выплата;
конечное сальдо по сотруднику.
Если вся сумма выплачена, необъяснимой задолженности по дополнительному начислению оставаться не должно.
Затем сформируем анализ соответствующих субсчетов счета 69.
Сравним:
дополнительную облагаемую базу;
начисленные взносы по единому тарифу;
взносы от несчастных случаев;
данные зарплатного отчета;
данные РСВ;
данные обязательств на ЕНС.
Если бухгалтерские проводки содержат дополнительную сумму взносов, а РСВ ее не показывает, это почти всегда сигнал, что ручной бухгалтерской операцией мы исправили счет 69, но не зарегистрировали данные в специализированном регистре страховых взносов.
После всех исправлений не отправляем отчеты сразу. Выполним контрольную проверку.
Сформируем расчетный листок сотрудника.
Сформируем свод начисленной зарплаты.
Проверим счет 70.
Проверим счета затрат.
Проверим счета страховых взносов.
Проверим отчет по НДФЛ.
Проверим отчет по страховым взносам.
Сформируем 6-НДФЛ и расшифруем показатели сотрудника.
Сформируем РСВ и проверим раздел с данными сотрудника.
Если меняется прошлый отчетный период, сравним первоначальный и уточненный расчеты.
Проверим уведомления по ЕНС.
При необходимости проверим ЕФС-1.
Вернемся непосредственно к вопросу из обсуждения: сотруднику задним числом увеличили зарплату за второй квартал, поэтому необходимо увеличить зарплату, НДФЛ и страховые взносы, но в 1С:Бухгалтерии нет кнопки «Доначисление».
Рекомендуем действовать в следующем порядке.
Сначала оформим основание увеличения зарплаты. Зафиксируем, с какой даты действует новый размер оплаты и почему необходимо пересчитать предыдущие месяцы.
Рассчитаем разницу отдельно по каждому месяцу второго квартала. Учтем отработанные дни, часы, зависимые доплаты и другие показатели.
Если это исправление ошибочных начислений прошлого периода, зарегистрируем корректировку в соответствующих расчетных периодах и проверим необходимость корректирующего РСВ и другой отчетности.
Если дополнительное обязательство возникло текущей датой, рассмотрим начисление дополнительной суммы текущим месяцем через Начисление зарплаты, указав отдельный вид начисления и оформив бухгалтерскую справку с пояснением.
По возможности используем Начисление зарплаты, а не ручную проводку. Так программа сама сформирует необходимые данные зарплатного учета.
Если используем Операция, введенная вручную, не ограничиваемся бухгалтерскими проводками. Отдельно регистрируем НДФЛ через Операция учета НДФЛ и страховые взносы через Операция учета взносов либо предусмотренный релизом документ перерасчета.
По НДФЛ указываем реальную дату выплаты дополнительного дохода. Не переносим НДФЛ в прошлый квартал только потому, что доплата относится к работе, выполненной тогда.
По страховым взносам определяем правильный расчетный период исходя из причины корректировки. Если исправляется заниженная база прошлого периода, проверяем уточненный РСВ.
После внесения изменений проверяем ЕНС и уведомления.
Если менялись документы закрытого месяца, повторяем закрытие начиная с самого раннего измененного периода.
Полное сторнирование всех зарплатных проводок прошлого квартала технически возможно, но при простом увеличении оплаты это обычно избыточно.
Предположим, сотруднику уже правильно начислили 150 000 рублей за апрель — июнь, но нужно добавить еще 30 000 рублей. Если аналитика и остальные начисления были правильными, достаточно отразить разницу 30 000 рублей.
Полное сторно приведет к большему количеству движений и усложнит проверку:
появятся отрицательные обороты по зарплате;
придется восстанавливать правильные суммы каждого месяца;
возрастет риск ошибиться в НДФЛ;
возрастет риск ошибиться в страховых взносах;
могут измениться результаты закрытия месяца;
будет сложнее объяснить движения при последующей проверке.
Поэтому при обычном увеличении начисления предпочитаем дополнительную положительную сумму.
Несмотря на перечисленные ограничения, не будем полностью отказываться от ручной операции. Она остается полезным инструментом 1С:Бухгалтерии.
Используем ее, например, когда:
нужно исправить только бухгалтерскую аналитику;
начисление имеет нетипичную корреспонденцию счетов;
типовой зарплатный документ не формирует необходимый счет расчетов;
требуется отразить специальную операцию, не поддержанную автоматическим расчетом;
нужно выполнить сторно конкретного ошибочного документа.
Но при этом всегда отдельно зададим вопрос: должна ли эта сумма попасть в НДФЛ, РСВ или другую зарплатную отчетность? Если должна, зарегистрируем соответствующие движения не только по бухгалтерским счетам, но и в налоговых регистрах.
Подведем промежуточный итог и разберем наиболее распространенные ошибки.
Ищут кнопку «Доначисление», как в 1С:ЗУП. В 1С:Бухгалтерии механизмы расчета проще, поэтому перерасчет часто регистрируется обычным документом Начисление зарплаты или вручную.
Просто изменяют старый документ начисления зарплаты. В результате исчезает возможность понять, какая сумма была первоначальной и сколько фактически доначислено.
Создают только проводку Дт затрат Кт 70. Налоговые регистры при этом могут остаться без изменений.
Создают проводку по счету 69, но забывают зарегистрировать базу страховых взносов. В результате РСВ не совпадает с бухгалтерским учетом.
Переносят НДФЛ в прошлый квартал по месяцу работы. Для современных периодов необходимо учитывать дату фактической выплаты дохода.
Считают дополнительный НДФЛ всегда по ставке 13 %. Это может быть неверно из-за прогрессивной шкалы.
Считают страховые взносы всегда по условной ставке 30 %. Конкретный тариф зависит от организации, категории плательщика и законодательства соответствующего периода.
Исправляют старый месяц, но не перепроводят закрытие последующих месяцев.
После корректировки не проверяют уже сданный РСВ.
Задваивают доход. Сначала вводят штатное Начисление зарплаты, а потом повторно вводят ту же сумму через Операция учета НДФЛ и Операция учета взносов.
В результате можем использовать следующий универсальный алгоритм.
Определим юридическое и расчетное основание доначисления.
Определим дату, с которой сотруднику полагается увеличенная зарплата.
Рассчитаем доплату отдельно по каждому затронутому месяцу.
Определим, является ли ситуация исправлением ошибки прошлого периода или новым начислением текущего периода.
Зарегистрируем постоянное изменение оклада в кадровых данных, если повышение действует и дальше.
Создадим отдельный вид начисления «Доплата по окладу за прошлый период», если хотим видеть перерасчет отдельно.
По возможности введем дополнительную сумму через Начисление зарплаты.
Укажем правильную дату выплаты.
Проверим автоматический расчет НДФЛ.
Проверим автоматический расчет страховых взносов.
Если используем полностью ручную бухгалтерскую операцию, отдельно введем Операция учета НДФЛ и Операция учета взносов.
Если корректируем предыдущую базу страховых взносов, проверим необходимость уточненного РСВ.
Проверим взносы от несчастных случаев и связанную отчетность.
Сформируем ведомость и выплатим сотруднику дополнительную сумму.
Проверим удержание НДФЛ на фактическую дату выплаты.
Проверим уведомления об исчисленных суммах налогов и состояние ЕНС.
Если изменяли прошлые закрытые месяцы, последовательно перепроведем закрытие периода.
Сформируем контрольные отчеты по счетам 70, 68 и 69.
Проверим 6-НДФЛ и РСВ до их отправки.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 отсутствие отдельной кнопки «Доначисление» является нормальной ситуацией. Не будем искать механизм 1С:ЗУП там, где расчет зарплаты построен проще.
Для обычного увеличения заработной платы сначала рассчитаем сумму разницы и постараемся зарегистрировать ее документом Начисление зарплаты. При необходимости создадим отдельный вид начисления «Доплата по окладу за прошлый период». Такой вариант предпочтительнее ручных проводок, поскольку позволяет программе сформировать связанные данные по зарплате, НДФЛ и страховым взносам.
Если период уже закрыт, определим характер корректировки. При исправлении действительно ошибочной базы прошлого периода внесем данные в соответствующий расчетный период, перепроведем зависимые операции и проверим необходимость уточненного РСВ. Если дополнительное обязательство возникло в текущем периоде, рассмотрим начисление текущим месяцем и оформим бухгалтерскую справку с указанием основания перерасчета.
Если воспользоваться предложенным на форуме способом через Операция, введенная вручную, не ограничиваемся проводками. Дополнительно отразим данные в Операция учета НДФЛ и Операция учета взносов либо используем доступный в конкретном релизе документ перерасчета страховых взносов. Иначе бухгалтерские счета могут быть правильными, а 6-НДФЛ и РСВ — нет.
По НДФЛ обязательно учитываем фактическую дату выплаты дополнительной зарплаты. По страховым взносам отдельно определяем расчетный период исходя из того, исправляется ли ошибка прошлой базы или начисляется новая выплата. Именно такое разделение позволяет правильно решить задачу и не получить расхождения между зарплатой, бухгалтерским учетом, налоговыми регистрами и регламентированной отчетностью.
Информация носит справочный характер