← На главную

В кадровой практике бухгалтера и специалиста по кадрам периодически возникают нестандартные ситуации. Одна из них — когда сотрудник официально принят на работу, но фактически не отработал ни одного дня (например, совершил прогул с первого же рабочего дня и впоследствии был уволен). При подготовке отчетности по стажу (ранее — СЗВ-СТАЖ, сейчас — подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1) пользователи программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (1С:ЗУП 3.1) часто сталкиваются с тем, что программа отказывается автоматически заполнять сведения по такому сотруднику, выдавая ошибку об отсутствии данных о стаже.

В данной статье мы подробно разберем правовую сторону этого вопроса, выясним причины такого поведения программы и рассмотрим два практических способа решения этой проблемы в 1С:ЗУП 3.1.

Правовая сторона вопроса: нужно ли сдавать отчет?

Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения законодательства. Если трудовой договор с сотрудником был заключен, то с даты начала договора до даты его прекращения (увольнения) гражданин официально считается застрахованным лицом. Период действия трудового договора признается периодом работы, даже если в нем полностью отсутствуют рабочие часы и начисления.

Работодатель обязан зафиксировать этот период в отчетности по следующим причинам:

1. Синхронизация сведений. Сведения о приеме и увольнении передаются в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР). Кроме того, данные о сотруднике подаются в ежемесячных (персонифицированных) отчетах. Если исключить сотрудника из годового отчета по стажу, возникнет расхождение в базе фонда, что приведет к требованию о предоставлении пояснений.
2. Отражение стажа без начислений. Для периодов, когда трудовые отношения продолжались, но взносы не начислялись (в данном случае — из-за прогула), законодательством предусмотрен специальный код НЕОПЛ. Он показывает фонду, что трудовой договор действовал, но данный период не засчитывается в страховой стаж для назначения пенсии.
3. Статус дня увольнения. Согласно Трудовому кодексу РФ, день увольнения всегда является последним рабочим днем. Даже если сотрудник в этот день отсутствовал на рабочем месте, в кадровых документах и отчете по стажу этот день должен быть включен в общий период действия договора с кодом НЕОПЛ.

Таким образом, подавать сведения на такого сотрудника обязательно.

Выясним, почему же программа 1С:ЗУП 3.1 игнорирует этого сотрудника при автоматическом заполнении отчета, и как это исправить.

Причина поведения программы 1С:ЗУП 3.1

В отличие от старой редакции 2.5, которая могла автоматически «догадываться» и подтягивать пустые периоды со статусом «НЕОПЛ», современная версия 1С:ЗУП 3.1 работает строго по регистрам учета времени.

Если в программе зарегистрированы только документы Прием на работу и Увольнение, но между ними нет никаких документов, фиксирующих явку или неявку, программа считает этот период «пустым» и не находит оснований для автоматического исчисления стажа. Для формирования стажа программе требуются зарегистрированные «состояния» сотрудника в специальном регистре сведений.

Рассмотрим два варианта решения этой задачи.

Способ 1. Регистрация отсутствия в программе (Рекомендуемый)

Это наиболее корректный и методологически правильный способ ведения учета в 1С:ЗУП 3.1. Чтобы программа автоматически заполнила отчет и присвоила периоду код «НЕОПЛ», необходимо зарегистрировать прогулы специальным документом.

Разберем этот процесс по шагам:

1. Перейдем в раздел Кадры и выберем пункт Все кадровые документы (или зайдем в раздел Зарплата -> Все начисления).
2. Создадим новый документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).
3. В поле «Сотрудник» выберем нашего сотрудника.
4. На вкладке «Главное» укажем период отсутствия: с первого дня приема по дату увольнения включительно.
5. В качестве причины отсутствия обязательно выберем Прогул или Отсутствие по невыясненным причинам.
6. Проведем документ.

После проведения этого документа в системе создаются необходимые записи в регистре параметров стажа ПФР. Теперь при заполнении отчета СЗВ-СТАЖ (или подраздела 1.2 ЕФС-1) программа автоматически включит сотрудника в список, а период его «работы» будет отмечен кодом НЕОПЛ.

Способ 2. Ручное добавление записи в отчет (Быстрый вариант)

Если по каким-то причинам вы не хотите плодить лишние документы отклонений в базе или отчет нужно сдать срочно, в 1С:ЗУП 3.1 предусмотрена возможность ручной корректировки отчетов персонифицированного учета.

Рассмотрим подробнее, как добавить сведения вручную:

1. Откроем созданный документ Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ) или соответствующий подраздел ЕФС-1.
2. В табличной части документа нажмем кнопку Добавить или Подбор и выберем нашего сотрудника из списка. Если программа выдаст предупреждение, проигнорируем его.
3. Дважды кликнем по строке сотрудника, чтобы открыть детальную форму редактирования его индивидуальных сведений и периодов стажа.
4. В открывшемся окне в таблице периодов работы вручную добавим строку.
5. Укажем дату начала (дата приема на работу) и дату окончания (дата увольнения).
6. В колонке «Параметры исчисления стажа» (или «Территориальные условия / Особые обстоятельства») в поле «Параметр» выберем код НЕОПЛ.
7. Сохраним изменения, нажав кнопку ОК, и запишем документ отчетности.

Этот способ позволяет оперативно закрыть вопрос с отчетностью без изменения кадрового баланса времени в системе, однако первый способ является более предпочтительным, так как исключает расхождения между кадровым учетом и регламентированной отчетностью в будущем.