← На главную

В практической работе бухгалтера и кадровика нередко возникает сложная ситуация: сотрудник находился на больничном и скончался до момента закрытия периода нетрудоспособности. Первичный больничный лист был рассчитан и выплачен в стандартном порядке с удержанием налога на доходы физических лиц, однако следом поступает листок-продолжение, начисленные суммы по которому причитаются уже наследникам умершего.

Согласно законодательству РФ (ст. 141 ТК РФ, п. 18 ст. 217 НК РФ), денежные средства, выплачиваемые членам семьи умершего работника, не подлежат обложению НДФЛ. Соответственно, эти суммы не должны отражаться в налоговой отчетности по форме 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Рассмотрим особенности программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом ред. 2.5 и разберем по шагам, как корректно оформить такое начисление.

Причины сложности и ограничения типовой конфигурации

Проанализируем, почему в 1С:ЗУП 2.5 нельзя просто создать отдельный вид начисления без НДФЛ и подставить его в документ:

1. Документ Начисление по больничному листу жестко привязан к предопределенным алгоритмам расчета и базовым видам начислений с кодом дохода 2300.
2. Если попытаться вручную заменить вид расчета в табличной части документа, типовой механизм расчета среднего заработка и суммы пособия перестает функционировать или полностью обнуляет результаты.
3. Если просто удалить сумму исчисленного налога в документе, в регистрах накопления НДФЛ расчеты с бюджетом и НДФЛ сведения о доходах могут остаться некорректные пустые или нулевые движения, которые впоследствии повлияют на регламентированные отчеты.

Разберем основные способы решения данной проблемы.

Способ 1. Временное отключение признака обложения НДФЛ в виде расчета

Этот способ является самым быстрым и позволяет автоматически рассчитать пособие по временной нетрудоспособности без формирования записей по налоговым регистрам.

Выполним следующие действия по шагам:

1. Перейдем в план видов расчета Основные начисления организации.
2. Откроем вид начисления Оплата больничного листа (а также Оплата больничного листа за счет работодателя, если он используется).
3. На закладке Налоги временно переключим параметр обложения НДФЛ в значение Не облагается (или очистим код дохода НДФЛ).
4. Сохраним изменения в виде начисления.
5. Создадим и заполним документ Начисление по больничному листу на период продолжения болезни до даты смерти сотрудника. Проведем расчет пособия. Поскольку вид расчета не облагается налогом, программа начислит сумму пособия, но не исчислит НДФЛ и не сделает записей в регистры налогового учета.
6. Проведем документ больничного листа.
7. Вернемся в план видов расчета и обязательно восстановим исходные параметры обложения НДФЛ (код дохода 2300).

Важное предупреждение: данный больничный лист больше нельзя перепроводить или повторно пересчитывать в штатном режиме, так как при наличии стандартных настроек налога программа при перепроведении снова начислит НДФЛ.

Способ 2. Корректировка движений через специализированный документ

Если на предприятии настроено регулярное групповое перепроведение документов, способ с временным изменением вида начисления несет риск случайного перерасчета. В таком случае надежнее использовать типовой документ сторнирования налоговых регистров.

Разберем порядок действий:

1. Рассчитаем и проведем документ Начисление по больничному листу в штатном режиме.
2. Создадим документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН.
3. На закладках НДФЛ сведения о доходах и НДФЛ расчеты с бюджетом введем сторнирующие строки с отрицательными суммами, полностью обнуляющими доход и исчисленный налог по данному больничному листу.
4. Проведем документ корректировки. Таким образом, даже при случайном перепроведении начисления налог будет закрыт корректировочным документом.

Способ 3. Ручное редактирование движений документа

Еще один вариант исключения записей из налогового учета — непосредственное редактирование проводок и регистров документа.

1. В рассчитанном документе Начисление по больничному листу включим режим Ручная корректировка (редактирование движений документа).
2. Перейдем на вкладки регистров НДФЛ расчеты с бюджетом и НДФЛ сведения о доходах.
3. Полностью удалим строки с записями по данному начислению и сохраним документ.

Кадровое оформление и закрытие взаиморасчетов

Выплата пособия умершему сотруднику требует обязательного правильного кадрового и бухгалтерского оформления:

1. Увольнение сотрудника: оформим документ Увольнение из организации. В качестве основания прекращения трудового договора выберем п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (в связи со смертью работника). Датой увольнения признается дата смерти.
2. Списание сальдо взаиморасчетов: так как расчетный счет умершего блокируется, прямая выплата по зарплатной ведомости на сотрудника не производится. Для закрытия долга по счету 70 создадим документ Разовые удержания из зарплаты. Настроим удержание в пользу родственников с проводкой в дебет счета 70 и кредит счета 76.49 (или 76.09).
3. Выплата родственникам: фактическая выдача причитающихся сумм члену семьи умершего оформляется в бухгалтерской базе расходным кассовым ордером или платежным поручением с дебета счета 76.

Проверка корректности учета

После проведения всех документов обязательно сформируем проверочные отчеты Реестр сведений по форме 2-НДФЛ и расчет по форме 6-НДФЛ. Убедимся, что сумма пособия умершему и налог с нее не фигурируют в отчетности, а сальдо расчетов по сотруднику закрыто в ноль.