В бухгалтерской и кадровой практике нередко возникают ситуации, когда работодатель в качестве меры социальной поддержки или в соответствии с коллективным договором оплачивает отдых не только самому сотруднику, но и членам его семьи (например, супругу или детям). При этом супруг сотрудника не является работником организации. Перед бухгалтером сразу встает комплекс сложных вопросов: как правильно рассчитать налоги, нужно ли начислять страховые взносы и, самое главное, какими документами отразить эти операции в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 и синхронизировать данные с 1С:Бухгалтерией предприятия (БП) 3.0.
В рамках данной статьи мы подробно проанализируем законодательную базу, разберем влияние таких выплат на НДФЛ и страховые взносы, а также изучим детальные пошаговые сценарии отражения этих операций в программных продуктах 1С.
---
Прежде чем переходить к технической реализации в программе 1С:ЗУП 3.1, нам необходимо четко определить налоговый статус выплаты. Оплата отдыха члена семьи сотрудника за счет средств работодателя может квалифицироваться по-разному в зависимости от типа путевки и условий ее предоставления.
1. Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
Отношение к НДФЛ зависит от характера приобретаемой путевки:
2. Страховые взносы
В отношении страховых взносов (включая взносы на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование и взносы «на травматизм») действует простое и однозначное правило. Поскольку супруг сотрудника не состоит в трудовых отношениях с организацией и с ним не заключены гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг, любые выплаты и предоставления в его пользу не признаются объектом обложения страховыми взносами согласно пункту 1 статьи 420 НК РФ. Это правило действует абсолютно для всех видов путевок (как санаторно-курортных, так и туристических).
3. Налог на прибыль
Работодатель имеет право отнести расходы на оплату услуг по организации туризма, санаторно-курортного лечения и отдыха на территории РФ (в том числе для членов семей работников) к расходам на оплату труда согласно пункту 24.2 статьи 255 НК РФ. Установлен лимит: не более 50 000 рублей в год на каждого родственника, при этом общая сумма таких расходов в совокупности с расходами на ДМС и медицинские услуги не должна превышать 6% от общего фонда оплаты труда (ФОТ).
---
Рассмотрим наиболее распространенную ситуацию, когда работодатель приобретает для супруга сотрудника санаторно-курортную путевку в российский санаторий один раз в год. В этом случае доход полностью освобожден от НДФЛ и страховых взносов.
Выясним важную методологическую особенность программы: если доход физического лица полностью освобожден от налогообложения и не облагается страховыми взносами, его вообще не требуется отражать в программе 1С:ЗУП 3.1. Программа 1С:ЗУП предназначена для расчета заработной платы, исчисления налогов и взносов, а также формирования регламентированной отчетности (такой как 6-НДФЛ, ЕФС-1, РСВ). Поскольку данный доход не формирует облагаемую базу и не отражается в этих отчетах, вносить его в зарплатную базу нет необходимости.
Всю цепочку операций в этом случае мы рекомендуем проводить исключительно в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0:
Списание с расчетного счета с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» (Проводка: Дебет 76.09 — Кредит 51).Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции «Услуги». В качестве счета затрат указываем:
Таким образом, для необлагаемых путевок ЗУП остается полностью не задействованным, что существенно упрощает работу бухгалтера и исключает засорение базы лишними данными.
---
Теперь разберем более сложную ситуацию. Допустим, организация оплачивает супругу сотрудника туристическую поездку, стоимость которой в полном объеме подлежит обложению НДФЛ. Поскольку супруг не работает в компании, организация признается налоговым агентом в отношении этого физического лица.
Так как выплата производится в натуральной форме (оплата путевки напрямую туроператору), удержать исчисленный НДФЛ непосредственно из этой выплаты невозможно. В таком случае организация обязана исчислить налог, отразить его в отчетности и, если до конца года у физлица не будет денежных доходов в этой организации, сообщить в ИФНС о невозможности удержания налога. Для этого нам необходимо зафиксировать доход и исчисленный НДФЛ в программе 1С:ЗУП 3.1 для корректного заполнения формы 6-НДФЛ.
Выполним настройку и проведение операции по шагам.
Прежде всего убедимся, что в программе включена возможность регистрации выплат лицам, не являющимся сотрудниками организации. Для этого перейдем в раздел Настройка, выберем пункт Расчет зарплаты и проверим, установлен ли флаг «Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда». Если флаг отсутствует, установим его.
Для начисления дохода нам необходимо зафиксировать персональные данные получателя. Перейдем в раздел Кадры — См. также — Физические лица. Создадим новую карточку для супруга сотрудника.
Обратите внимание! Создавать карточку в справочнике Сотрудники категорически не требуется, так как трудовой договор с этим человеком не заключается.
В карточке физического лица обязательно заполним:
Теперь создадим специальный вид дохода для регистрации облагаемой путевки. Перейдем в раздел Настройка — Виды прочих доходов физлиц и нажмем кнопку Создать. Заполним форму настройки:
Для отражения суммы перейдем в раздел Выплаты — Прочие доходы (в зависимости от настроек интерфейса документ также может находиться в разделе Зарплата — Начисления прочих доходов) и создадим документ Начисление прочих доходов:
Проведем документ. Данный документ зафиксирует доход и исчисленный налог в регистрах налогового учета по НДФЛ. Обратите внимание, что этот документ не предназначен для выплаты денег через кассу или банк в ЗУП — расчеты с получателем закроются в бухгалтерской программе.
---
После проведения документа Начисление прочих доходов в 1С:ЗУП 3.1, эти данные необходимо передать в финансовую программу для формирования проводок. Передача осуществляется посредством стандартной синхронизации.
В результате синхронизации в 1С:Бухгалтерию предприятия 3.0 поступит документ Отражение зарплаты в бухучете. При его проведении в БП сформируются следующие записи:
Поскольку реальная оплата путевки туроператору была произведена с расчетного счета организации (Дебет 76.09 — Кредит 51), взаиморасчеты закрываются бухгалтерской справкой или корректировкой долга между счетами 76.09 (расчеты с туроператором) и 76.10 (расчеты по прочим доходам физлица).
Если у организации до конца календарного года не будет возможности удержать данный НДФЛ (так как денежные выплаты супругу сотрудника не планируются), программа 1С:ЗУП 3.1 при формировании годового отчета 6-НДФЛ автоматически заполнит Справку о доходах (бывшую 2-НДФЛ) с указанием суммы неудержанного налога в Разделе 4. На основании этого отчета налоговая инспекция самостоятельно направит физическому лицу уведомление на уплату налога.
Разобранные нами сценарии позволяют вести учет прозрачно, полностью соблюдая требования Налогового кодекса РФ и избегая методологических ошибок в программных продуктах фирмы 1С.