Проанализируем ситуацию по шагам: в НКО председателя (часто это руководитель/единоличный исполнительный орган) действительно могут избрать решением общего собрания. Но обязанность сдавать в СФР отчет ЕФС-1 (раздел со сведениями о трудовой деятельности) возникает не из факта избрания сам по себе, а из того, оформили ли вы трудовые отношения (или иные отношения, которые требуют кадрового события, отражаемого в трудовой деятельности).
Разберем логику максимально практично: сначала выясним, какой документ и какой вид отношений оформлен с председателем, затем поймем, нужно ли кадровое мероприятие, и только после этого решим, формировать ли ЕФС-1 и как это сделать в 1С.
Посмотрим на типовые варианты, которые встречаются в НКО. Важно: одинаковая фраза «председатель избран» может означать разные юридические конструкции, и именно от этого зависит отчетность.
Вариант А: трудового договора нет (председатель действует на общественных началах, без оформления как сотрудник, только на основании протокола/решения).
В таком варианте у вас обычно есть: протокол (решение) общего собрания, приказ/распоряжение о вступлении в должность может отсутствовать или оформляется как внутренний управленческий документ, но трудовой договор не заключают, а в штатное расписание должность может не включаться.
Вариант B: заключен трудовой договор (председатель — сотрудник организации, оформлен прием, есть кадровый документ «Прием на работу», должность в штатке).
Даже если вы установили 0 рублей или «без оплаты» (что на практике нужно оформлять осторожно), сам факт трудового договора означает кадровое мероприятие «прием», а значит и отражение трудовой деятельности.
Вариант C: договор гражданско-правового характера (ГПХ) или возмещение расходов по поручению, когда председатель не «работает по трудовому договору», но получает вознаграждение/выплаты по договору.
Этот вариант чаще применяют не для председателя как руководителя, а для отдельных работ/услуг. Однако на практике встречается. Тут важно отличить вознаграждение от возмещения расходов.
Теперь свяжем это с отчетом: ЕФС-1 со сведениями о трудовой деятельности обычно подают, когда есть события трудовой деятельности (например, прием/перевод/увольнение) у застрахованного лица в рамках трудовых отношений, отражаемых работодателем.
Давайте не перепутаем два разных смысла слова «компенсация»:
Возмещение расходов — это когда человек потратил личные средства в интересах организации (например, бензин для поездки по делам НКО) и представил подтверждающие документы, а вы возмещаете ему расходы.
Ключевая мысль: само по себе возмещение расходов не делает человека сотрудником и не превращает избрание в прием на работу.
Компенсация как выплата за труд — это когда под видом «компенсации бензина» фактически выплачивают регулярные суммы без подтверждения расходов, и это начинает походить на оплату работы/вознаграждение.
В таком случае возрастает риск, что выплаты будут трактоваться как вознаграждение, а отношения — как трудовые или ГПХ с оплатой, но даже тогда вопрос ЕФС-1 решается через наличие кадрового события (трудовой договор) и корректное оформление.
То есть мы делаем промежуточный вывод: компенсация бензина сама по себе не отвечает на вопрос про ЕФС-1. Она важна для учета и налогов/взносов, но ЕФС-1 по трудовой деятельности завязан на кадровые события и оформленные отношения.
Рассмотрим подробнее логику этого решения. Если председатель:
избран протоколом (решением) общего собрания;
не принят в штат (нет документа «Прием на работу»);
не заключал трудовой договор;
не оформлялся как «сотрудник» для кадрового учета;
то у работодателя, как правило, нет кадрового мероприятия «прием», которое нужно отражать в сведениях о трудовой деятельности. Значит, и основания сдавать раздел ЕФС-1 именно как «кадровое событие» обычно нет.
Важно: это решение применимо именно тогда, когда вы реально не оформляли трудовые отношения. Если в 1С вы создадите «Сотрудника», оформите «Прием на работу», а потом поставите нулевую оплату — вы уже сами создадите кадровое событие, которое система будет ожидать в отчетности.
Посмотрим, как правильно организовать учет компенсации бензина в этом варианте, чтобы не «случайно» превратить председателя в сотрудника.
Разберем по шагам организационную часть (без привязки к конкретной конфигурации):
Оформите основание поездок: приказ/распоряжение/поручение на использование личного автомобиля (или решение/поручение председателю).
Соберите подтверждающие документы: чеки, путевые листы (если применимо), отчет о поездках, маршрут, цель поездки.
Возмещайте расходы документом учета расчетов (например, через подотчет и авансовый отчет, либо через документ расчетов с физлицом), чтобы в учете это было именно возмещение, а не «регулярная выплата как зарплата».
Если вы ведете учет в 1С:Бухгалтерии, чаще всего используют подотчетные механизмы и документ вида АвансовыйОтчет (или аналогичный), чтобы отразить подтвержденные расходы и их компенсацию. Важно, чтобы выплаты были привязаны к документам и экономическому смыслу расходов организации.
Теперь проанализируем ситуацию, когда председателя все-таки принимают на работу (что часто бывает в НКО, когда нужен полноценный статус руководителя как работника, определенные полномочия, режим, ответственность и т.п.).
Если вы:
заключили трудовой договор;
оформили приказ/распоряжение о приеме;
завели в 1С карточку «Сотрудник»;
создали кадровый документ «Прием на работу»;
то появляется кадровое событие, которое относится к трудовой деятельности. Следовательно, сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1 по установленным правилам и срокам.
Ключевая мысль: даже если зарплата не начисляется или минимальна, сам факт трудовых отношений делает событие «прием» значимым для трудовой деятельности.
Давайте аккуратно разберем этот тонкий момент. С точки зрения практики учета в 1С и минимизации рисков:
Не смешивайте возмещение расходов и оплату труда. Возмещение бензина оформляйте как компенсацию затрат (по подтверждающим документам), а не как регулярную «надбавку».
Определите условие оплаты труда в трудовом договоре. В реальности трудовой договор предполагает оплату, а «нулевая зарплата» может быть спорной. На практике применяют неполное рабочее время, минимальный оклад, либо иной допустимый режим — это уже организационно-кадровое решение.
Компенсацию бензина проводите отдельным видом начисления/расхода (если ведете ЗУП) или через учет расчетов/подотчета (если ведете Бухгалтерию) — главное, чтобы экономический смысл оставался «возмещение».
Сейчас нас интересует отчетность: если трудовые отношения оформлены — ЕФС-1 сдаем.
Дальше действуем совместно: посмотрим, какие настройки и документы должны быть в 1С, чтобы отчет собрался корректно. Ниже — общий алгоритм, который подходит для типовых кадровых/зарплатных конфигураций (ЗУП, зарплатные блоки в ERP/КА, а также связка с бухгалтерией).
Проверьте карточку физлица. Убедимся, что заполнены ФИО, дата рождения, СНИЛС, паспортные данные (в зависимости от требований вашей конфигурации), чтобы отчетность формировалась без ошибок.
На стороне метаданных это обычно сущности вроде Справочник.ФизическиеЛица и связанные реквизиты.
Создайте сотрудника (если еще не создан). Во многих конфигурациях сотрудник — это отдельная сущность от физлица.
Обычно это Справочник.Сотрудники, который связан с физлицом.
Оформите кадровый документ «Прием». Это принципиально: именно кадровый документ формирует событие трудовой деятельности для отчета.
В зависимости от конфигурации это может быть документ вида Документ.ПриемНаРаботу или аналогичный кадровый документ.
Проверьте кадровые реквизиты приема: дата приема, должность, подразделение, вид занятости, условия труда, основание (приказ/протокол), ставка, режим времени (если применимо).
Если есть особенность «председатель избран», обычно в основании вы фиксируете протокол, а прием оформляете как кадровое событие с этой датой.
Сформируйте регламентированный отчет ЕФС-1. В типовых решениях это делается в разделе регламентированной отчетности. Внутри 1С это часто реализовано объектом отчета, например, РегламентированныйОтчет с выбором формы ЕФС-1.
Заполните отчет автоматически и проверьте расшифровки. Важно убедиться, что событие «прием» попало в раздел сведений о трудовой деятельности, а данные по сотруднику соответствуют документу приема.
Выполните проверку встроенными проверками отчетности (форматно-логический контроль, контроль заполнения), исправьте замечания.
Типовая причина ошибок: в документе приема не заполнена должность/подразделение, некорректная дата, отсутствует СНИЛС у физлица, либо сотрудник создан «в обход» кадрового документа. Поэтому мы всегда идем от кадрового события.
Теперь посмотрим на пограничный вариант. Если председатель не принят по трудовому договору, но вы оформили с ним:
договор ГПХ на услуги/работы,
или регулярные выплаты «за деятельность»,
или смешанный формат (часть — возмещение расходов, часть — вознаграждение),
то вопрос ЕФС-1 именно по трудовой деятельности нужно решать через призму: есть ли кадровое событие трудовой деятельности. ГПХ сам по себе обычно не равен «приему на работу».
Но тут есть важный практический момент: не подменяйте трудовые отношения договором ГПХ. Если по факту есть признаки трудовых отношений, проверяющие могут трактовать это иначе. Мы здесь не будем уходить в спорные трактовки, а сосредоточимся на том, как не допустить ошибок в 1С и отчетности.
Разберем по шагам, как нам самим не запутаться:
Возмещение расходов отражаем только при наличии подтверждения: цель, маршрут, чеки, первичка.
Вознаграждение отражаем отдельной выплатой по договору (если оно есть) и не называем его «компенсацией бензина».
В 1С используем разные статьи/виды начислений, чтобы аналитика разделяла эти суммы.
Если у вас зарплатная конфигурация, полезно завести отдельный вид начисления «Возмещение расходов» с настройкой налогообложения/взносов по вашей учетной политике и законодательным условиям. Если это бухгалтерская конфигурация — разделяем статьи затрат и расчеты с физлицами.
Сделаем совместную мини-диагностику. Ответьте (для себя) на вопросы — и решение станет очевидным:
Есть ли трудовой договор с председателем?
Если да — почти наверняка есть «прием», значит сведения о трудовой деятельности отражаем через ЕФС-1.
Создан ли в 1С документ «Прием на работу»?
Если да — система сформирует кадровое событие и будет ожидать отражения в отчетности.
Есть ли приказ о приеме, должность в штатном расписании, табель, график?
Если да — это признаки трудового формата, и отчетность по трудовой деятельности становится актуальной.
Компенсация бензина подтверждается документами и оформлена как возмещение расходов?
Если да — это не «зарплата», и сама по себе такая выплата не создает обязанности сдавать трудовую деятельность, если трудовых отношений нет.
Итоговое правило: ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) сдаем тогда, когда у нас есть события трудовой деятельности (прежде всего прием/увольнение/перевод), оформленные как кадровые документы работодателя. Если председатель действует только по решению собрания без трудового договора — кадрового события «прием» нет, значит и сдавать раздел по трудовой деятельности обычно не нужно.
Давайте заранее предотвратим типовые проблемы, которые чаще всего «всплывают» у бухгалтеров и кадровиков:
Ошибка 1: завели председателя как сотрудника “на всякий случай”
В результате появляются кадровые документы, стаж, мероприятия, а потом приходится сдавать отчетность и объяснять расхождения. Если трудовых отношений нет — не создаем кадровые документы.
Ошибка 2: выплачиваем «компенсацию бензина» регулярно без первички
Такая схема выглядит как вознаграждение. Правильнее привязывать выплаты к документам, маршрутам и подтвержденным затратам.
Ошибка 3: смешали выплаты в одном начислении
Если часть суммы — возмещение расходов, а часть — вознаграждение, разделяем это в учете разными видами начислений/статьями, чтобы отчетность и налоги считались корректно.
Ошибка 4: в документе приема не заполнены ключевые реквизиты
Тогда ЕФС-1 может не заполняться автоматически или заполнится некорректно. Проверяем должность, подразделение, дату мероприятия, данные физлица (особенно СНИЛС).
Соберем все в понятную развилку, чтобы можно было сразу применить:
Если председатель избран и трудовой договор не заключали, а компенсация бензина — это подтвержденное возмещение расходов, то ЕФС-1 со сведениями о трудовой деятельности обычно не подаем, потому что нет кадрового события «прием».
Если председатель принят по трудовому договору (оформлен кадровый прием), то ЕФС-1 по трудовой деятельности подаем по факту кадрового мероприятия.
Если трудового договора нет, но есть договор ГПХ/вознаграждение, то сам по себе факт выплат не равен «приему», однако учет нужно разделить на возмещение расходов и вознаграждение и внимательно проверить, какие отчеты и разделы применимы в вашей ситуации.
Практический совет для 1С: чтобы не ошибиться, начните с ответа на вопрос «Есть ли в базе кадровый документ приема председателя?». Если его нет и вы не собираетесь оформлять трудовые отношения — не создавайте его ради отчетности. Если же приняли по трудовому договору — оформляйте прием корректно, и тогда ЕФС-1 заполнится логично и без “ручных костылей”.
Если хотим довести решение до идеала, можем вместе сделать контрольный проход: проверим, как оформлен председатель (протокол/договор), как отражается компенсация бензина (возмещение или выплата), и какие документы заведены в 1С (есть ли Документ.ПриемНаРаботу). Тогда вопрос «нужно ли сдавать ЕФС-1» решится однозначно и без лишних рисков.