← На главную

При переходе на 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 из сторонних программ пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда данные о сотрудниках перенесены не в полном объеме или без соблюдения кадровой логики системы. Особенно остро эта проблема проявляется при попытке начислить выплаты тем, кто в данный момент не работает: пенсионерам (бывшим сотрудникам) и сотрудницам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком. Разберем детально, как настроить программу и оформить документы, чтобы эти категории лиц корректно отражались в учете.

Анализируем причину проблемы: почему программа «не видит» людей

В системе 1С:ЗУП 3.1 существует четкое разделение между объектами Физические лица и Сотрудники. Физическое лицо — это просто запись в справочнике с персональными данными. Сотрудник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор ГПХ. При переносе данных из программ, не принадлежащих семейству 1С, часто создаются только записи в справочнике Физические лица или «пустые» карточки сотрудников без привязки к кадровым приказам.

Для программы «невидимость» пенсионеров объясняется тем, что они уже не являются сотрудниками (уволены), а декретницы могут не отображаться из-за отсутствия документа Начальная штатная расстановка или Прием на работу, который подтверждает их статус в новой базе.

Решение для пенсионеров: работа с бывшими сотрудниками

Пенсионеры, уволившиеся из организации, больше не числятся в штате. Для выплаты им материальной помощи мы не должны принимать их обратно на работу. Вместо этого в 1С:ЗУП 3.1 предусмотрен специальный механизм регистрации выплат бывшим работникам. Рассмотрим пошагово, как его задействовать.

Шаг 1. Активация функционала

Прежде всего выясним, включена ли в вашей базе возможность выплат бывшим сотрудникам. Проанализируем настройки программы:

1. Перейдем в раздел Настройка, далее выберем пункт Расчет зарплаты.
2. Найдем в списке настроек флажок Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия.
3. Если галочка не стоит — установим ее. Это действие добавит в интерфейс раздела Выплаты необходимый нам документ.

Шаг 2. Оформление документа «Выплата бывшим сотрудникам»

Для начисления материальной помощи пенсионерам не подходит стандартный документ Материальная помощь, так как он предназначен для действующих сотрудников. Нам необходимо использовать специализированный инструмент:

1. Перейдем в раздел Выплаты — Выплаты бывшим сотрудникам.
2. Создадим новый документ. В поле Вид дохода выберем подходящее значение, например, «Материальная помощь бывшим сотрудникам».
3. При подборе получателей в табличную часть программа откроет справочник бывших сотрудников. Если он пуст (что часто бывает после переноса), нажмем кнопку Создать и выберем человека из общего справочника Физические лица.
4. Укажем сумму выплаты. Обратим внимание, что программа автоматически должна применить вычет по НДФЛ (код вычета 503), если он предусмотрен для данного вида дохода.

Важный нюанс по налогам: Материальная помощь пенсионерам в пределах 4000 рублей в год не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Поскольку трудового договора с пенсионером нет, такие выплаты вообще не признаются объектом обложения страховыми взносами согласно законодательству.

Решение для декретниц: восстановление кадрового статуса

Сотрудницы в декрете (в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком) — это действующие сотрудники организации. Проблема в том, что при переносе данных программа могла не получить информацию о том, что они «в штате».

Шаг 1. Проверка штатной расстановки

Выясним, зафиксированы ли трудовые отношения. Для этого проанализируем карточку сотрудника в справочнике Сотрудники. Если в поле «Состояние» не указано, что сотрудник работает или находится в отпуске, значит, кадровые данные отсутствуют.

Рассмотрим, как исправить это через ввод начальных данных:

1. Перейдем в раздел Главное — Данные на начало эксплуатации.
2. Создадим документ Начальная штатная расстановка.
3. Добавим в него декретницу, указав дату ее реального приема на работу (до переноса в новую базу), ее подразделение, должность и плановые начисления (даже если они сейчас не выплачиваются).
4. Убедимся, что дата документа соответствует дате начала работы в новой базе (например, 01.01.2024).

Шаг 2. Оформление отпуска по уходу за ребенком

Чтобы программа корректно понимала текущий статус сотрудницы, необходимо зафиксировать ее отсутствие. Если данные не перенеслись автоматически, создадим документ Отпуск по уходу за ребенком (раздел Зарплата или Кадры — Отпуска по уходу за ребенком). После этого сотрудница станет полноценным объектом учета для всех документов начисления.

Шаг 3. Начисление материальной помощи

Теперь мы можем использовать стандартный документ Материальная помощь:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Материальная помощь.
2. Создадим документ и выберем вид материальной помощи (например, «Материальная помощь к отпуску» или «Материальная помощь в связи с рождением ребенка»).
3. При нажатии кнопки Подбор сотрудница теперь будет доступна в списке, так как система видит ее в штате организации.

Сравнительный анализ видов доходов и налогообложения

Рассмотрим подробнее настройки начислений, которые мы используем. Проанализируем справочник Виды выплат бывшим сотрудникам и Начисления:

Для действующих сотрудников (декретниц):

• Используется код дохода НДФЛ 2760.
• Применяется вычет 4000 рублей (код вычета 503).
• Сумма сверх 4000 рублей облагается страховыми взносами в обычном порядке.

Для бывших сотрудников (пенсионеров):

• Может использоваться код дохода 2710 (прочие доходы) или специализированные коды для матпомощи бывшим работникам.
• Вычет также составляет 4000 рублей.
• Страховые взносы не начисляются, так как отсутствует предмет договора (трудового или ГПХ).

Техническая проверка регистров (для продвинутых пользователей)

Если после всех манипуляций программа по-прежнему выдает ошибки, проанализируем ситуацию на уровне регистров. При переносе данных из сторонних систем основная информация записывается в документ Перенос данных. Посмотрим на регистр сведений Кадровая история сотрудников. Если записи по конкретному человеку там отсутствуют, никакие документы начислений работать не будут. В этом случае проще всего «допровести» сотрудника через Начальную штатную расстановку, как мы рассмотрели выше.

Отражение в отчетности

Важно помнить, как наши действия повлияют на регламентированные отчеты:

1. 6-НДФЛ: Выплаты пенсионерам попадут в отчет только в том случае, если сумма превысит 4000 рублей или если вычет не применяется. Выплаты декретницам попадают в отчет в общем порядке.
2. РСВ (Расчет по страховым взносам): Выплаты декретницам включаются в объект обложения и в суммы, не подлежащие налогообложению. Выплаты пенсионерам (бывшим сотрудникам) в РСВ не включаются вовсе, так как они не являются застрахованными лицами в рамках данных отношений.
3. ЕФС-1: На пенсионеров данные о материальной помощи не подаются, так как кадровых мероприятий (приема/увольнения) не происходит.

Таким образом, мы выяснили, что ключ к решению проблемы после переноса данных — это правильное определение статуса человека в системе. Для пенсионеров мы используем функционал Выплат бывшим сотрудникам, а для декретниц восстанавливаем кадровый статус в штате организации.