Разделение единой отчетности в Пенсионный фонд, произошедшее в 2017 году, породило затяжной конфликт между бухгалтерской и кадровой службами во многих компаниях. До этого момента расчет по страховым взносам (РСВ-1) содержал в себе как финансовые показатели (начисления, взносы), так и персональные сведения о стаже сотрудников. Отчет традиционно формировали и сдавали бухгалтеры-расчетчики, так как все данные находились в одном файле выгрузки.
После разделения отчета на две самостоятельные формы — финансовый РСВ (ушедший в ФНС) и персонифицированный СЗВ-СТАЖ (оставшийся в ведении ПФР, а ныне СФР) — возник логичный вопрос: кто именно в организации должен выполнять эту работу? Кадровики кивают на расчетчиков, аргументируя это тем, что «исторически это всегда делала бухгалтерия». Расчетчики же логично возражают: отчет содержит исключительно кадровые периоды (отпуска, больничные, декреты, прогулы), следовательно, это прямая обязанность отдела кадров.
В этой статье мы подробно проанализируем ситуацию с правовой, организационной и технической точек зрения, разберем настройки прав в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП 3.0), а также рассмотрим современные реалии сдачи этой отчетности в составе единой формы ЕФС-1.
Прежде чем перейти к спорам о зонах ответственности, зафиксируем важнейшее изменение в законодательстве. С 1 января 2023 года Пенсионный фонд (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) прекратили свое существование в качестве отдельных ведомств и объединились в единый Социальный фонд России (СФР).
Вместе с этим объединением прекратилось и действие формы СЗВ-СТАЖ как отдельного документа. Ей на смену пришел новый отчет — ЕФС-1 (Единая форма сведений). Бывший отчет СЗВ-СТАЖ трансформировался в Подраздел 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1.
Несмотря на изменение названия формы, суть отчета осталась прежней: государство требует от работодателей детализированную информацию о страховом стаже застрахованных лиц. Соответственно, и споры между кадрами и бухгалтерией никуда не исчезли — они просто переместились в плоскость заполнения конкретных подразделов ЕФС-1.
Ни в одном федеральном законе или постановлении СФР вы не найдете прямого указания на то, какой именно отдел внутри компании обязан нажимать кнопку «Сформировать» и отправлять отчет. Законодательство регулирует отношения между государством и страхователем (юридическим лицом). Ответственность за несдачу отчета перед СФР несет организация и ее единоличный исполнительный орган (генеральный директор).
Однако распределить обязанности внутри компании помогает Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 октября 2015 г. № 691н «Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по управлению персоналом"». Проанализируем требования этого документа:
Таким образом, на законодательном уровне ведение учета периодов работы, определение стажа (включая льготный и специальный) и подготовка соответствующих справок/отчетов отнесены к трудовым функциям специалистов по управлению персоналом (кадровиков), а не бухгалтеров по расчету заработной платы.
Очень часто в спорах между отделами решающим аргументом становится программное обеспечение. Кадровики могут утверждать, что у них физически нет прав в программе на создание подобных документов. Давайте выясним, так ли это на самом деле в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.0.
В типовом решении 1С разработчики заложили вполне однозначную логику:
Добавление изменение анкет перс учета.Рассмотрим структуру метаданных программы, которая отвечает за сбор этих сведений. Для формирования отчета по стажу система обращается не к регистрам расчета (где хранятся начисленные суммы), а к кадровым регистрам сведений, фиксирующим периоды работы и кадровые состояния сотрудников:
// Пример упрощенной логики запроса 1С для получения периодов стажа
ВЫБРАТЬ
ПараметрыПериодов.Сотрудник КАК Сотрудник,
ПараметрыПериодов.ДатаНачала КАК ДатаНачала,
ПараметрыПериодов.ДатаОкончания КАК ДатаОкончания,
ПараметрыПериодов.ВидСтажаПФР КАК ВидСтажаПФР,
ПараметрыПериодов.ТерриториальныеУсловия КАК ТерриториальныеУсловия
ИЗ
РегистрСведений.ПараметрыПериодовСтажаПФР КАК ПараметрыПериодов
ГДЕ
ПараметрыПериодов.Период МЕЖДУ &НачалоГода И &КонецГода
Поскольку кадровик является владельцем этих данных (именно он вносит приказы о приеме, переводах, увольнениях, отпусках за свой счет, отпусках по уходу за ребенком), логично, что он и должен контролировать корректность их отражения в отчете.
Основное сопротивление со стороны отдела кадров обычно вызвано двумя моментами, где кадровые данные тесно переплетаются с расчетами. Рассмотрим их подробнее.
Кадровики часто заявляют: «Мы не ведем учет договорников ГПХ, все договоры проходят через бухгалтерию, мы о них ничего не знаем, поэтому отчет заполнить не сможем!»
Это весомый аргумент. Действительно, во многих компаниях договоры подряда оформляются непосредственно в бухгалтерии или юридическом отделе. Однако современные правила ведения учета (начиная с 2023 года) требуют сдавать сведения о начале и прекращении договоров ГПХ не позже следующего рабочего дня после их подписания или расторжения (в составе Подраздела 1.1 формы ЕФС-1).
Решение проблемы: В 1С:ЗУП 3.0 необходимо настроить сквозной процесс. Бухгалтер, оформляющий документ Договор (работы, услуги), сразу проводит его в базе. В результате эти периоды автоматически попадают в общий пул данных персонифицированного учета. Кадровику при заполнении итогового годового отчета ЕФС-1 (СЗВ-СТАЖ) не нужно вручную вносить эти сведения — программа соберет их автоматически по нажатию кнопки «Заполнить».
Еще один камень преткновения — отражение периодов ежегодных оплачиваемых отпусков. Существует техническое правило формирования файлов для СФР: код ДЛОТПУСК заполняется в отчете только в том случае, если у сотрудника в этом месяце не было никаких начислений (например, отпускные выплачены в предыдущем месяце, а сам отпуск целиком пришелся на следующий месяц, в котором отработано 0 дней), либо если сотрудник работает в особых (территориальных или вредных) условиях труда.
Если условия труда обычные, выделять ежегодный отпуск кодом ДЛОТПУСК в отчете нет необходимости — этот период просто поглощается обычным стажем работы. Проанализируем это правило:
ДЛОТПУСК, на них, как правило, не стоит обращать внимания. Контролирующие органы принимают такие отчеты без проблем, поскольку предупреждение не является критической ошибкой (в отличие от статуса «Ошибка»).Цена ошибки при сдаче отчета по стажу крайне высока. Согласно действующему законодательству:
В случае получения уведомления об ошибках от СФР у организации есть ровно 5 рабочих дней на предоставление корректирующих сведений без применения штрафных санкций. Если вы самостоятельно обнаружили ошибку до того, как ее выявил фонд, и отправили корректировку, штрафа также не будет.
Что касается корректировок за старые периоды (например, с 2004 по 2019 годы), когда отчетность СЗВ-СТАЖ еще не существовала или сдавалась исключительно бухгалтерами в составе РСВ-1. В таких случаях часто возникает «война» между отделами. Корректировка за старые периоды сдается по формам СЗВ-КОРР или СЗВ-ИСХ.
Рекомендация по разделению труда: Если корректировка требует изменения финансовых показателей (сумм начисленных взносов, которые напрямую влияют на стаж тех лет), работу должен выполнять расчетчик. Если же корректировка касается исключительно кадровых дат приема/увольнения или льготного стажа (без изменения денежных сумм), подготовкой занимается отдел кадров на основе архивных карточек Т-2 и приказов по личному составу.
Чтобы избежать споров и взаимных обвинений при сдаче отчетности по стажу, руководителю предприятия целесообразно выпустить локальный нормативный акт (приказ), четко разграничивающий зоны ответственности между отделами:
Задачи отдела кадров:
Задачи бухгалтерии (расчетчиков):
Помните: успешная сдача любого комплексного отчета в 1С — это результат слаженной командной работы, где каждый отдел отвечает за свой участок первичных документов.