← На главную

При закрытии месяца в программах 1С пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда общехозяйственные затраты по 26 счету успешно закрываются в бухгалтерском учете (БУ), но зависают в налоговом учете (НУ). Если изменить вид расходов в налоговом учете со значения Представительские расходы на Прочие, списание происходит штатно. Однако такое «решение» является налоговой ошибкой, так как искажает учет затрат.

Рассмотрим подробно причины возникновения такой проблемы, нормативы законодательства и пошаговый порядок закрытия представительских расходов в 1С.

Причина поведения программы: нормирование расходов по НК РФ

Проанализируем правовую и техническую сторону вопроса. Согласно п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ представительские расходы относятся к нормируемым затратам. Для целей налогообложения прибыли они принимаются в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда (ФОТ) за отчетный (налоговый) период.

Когда в настройках статьи затрат указан вид расходов НУ Представительские расходы, программа автоматически включает механизм нормирования. Типовой документ Расчет себестоимости не может списывать такие расходы «вслепую» — предварительно должен быть выполнен расчет доступного лимита от базы ФОТ.

Если в учете не зарегистрирована регламентная операция нормирования или в базе отсутствует корректно сформированный ФОТ по НУ, представительские расходы признаются непринимаемыми (или останутся на счетах учета затрат) и не перейдут на финансовый результат.

Шаг 1. Проверяем настройки статьи затрат и первичных документов

Проверим правильность создания статьи затрат. В справочнике Статьи затрат должны быть установлены следующие реквизиты:

1. Характер затрат: Общехозяйственные расходы.
2. Вид расходов НУ: Представительские расходы.
3. Вид затрат: Прочие (или иной соответствующий аналитический признак).

При первичной регистрации затрат (документами Поступление товаров и услуг, Авансовый отчет) суммы распределяются на счета регламентированного учета. В некоторых конфигурациях (например, 1С:УПП) представительские расходы изначально фиксируются в НУ на субсчете 26.02 («Расходы, не принимаемые для целей налогообложения»). Это необходимо для того, чтобы не списать лишние суммы до расчета норматива.

Шаг 2. Проверяем базу расходов на оплату труда (ФОТ в НУ)

Так как норматив рассчитывается нарастающим итогом как 4% от ФОТ с начала года, проанализируем формирование базы налогового учета. Списания не произойдет, если система «не видит» расходов на оплату труда.

Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счетам учета затрат на оплату труда (20, 23, 25, 26, 44) в разрезе аналитики НУ и убедимся в следующем:

1. В документах Отражение зарплаты в регламентированном учете у используемых статей затрат реквизит Вид расходов НУ зафиксирован строго как Расходы на оплату труда.
2. Начисления зарплаты проведены за текущий период до момента выполнения закрывающих регламентных операций.

Шаг 3. Правильная последовательность проведения документов закрытия месяца

Выясним правильный порядок выполнения регламентных процедур. Нормирование представительских расходов должно выполняться строго до проведения расчета себестоимости.

Рассмотрим пошаговую последовательность закрытия периода:

1. Проведение документов начисления зарплаты: вводим и провоцируем документ Отражение зарплаты в регламентированном учете. Это формирует базу ФОТ для налогового учета.
2. Формирование документа регламентных операций НУ: создаем документ Регламентные операции налогового учета (по налогу на прибыль) (или Определение финансового результата по НУ в зависимости от конфигурации).
3. Настройка флагов нормирования: в созданном документе обязательно устанавливаем флаги нормирования расходов (включая нормирование представительских расходов, рекламы и добровольного страхования).
4. Расчет себестоимости: проводим документ Расчет себестоимости выпуска (или общий документ закрытия месяца).

Документ нормирования налогового учета рассчитывает сумму лимита, записывает ее в регистр сведений Расчет нормирования расходов и формирует проводки по НУ (например, переносит сумму в пределах 4% ФОТ с субсчета 26.02 на принимаемый субсчет 26.01 или напрямую списывает принимаемую часть).

Как проверить корректность расчетов

Для контроля правильности расчета нормируемых расходов воспользуемся встроенными отчетами:

1. Откроем справку-расчет Нормирование расходов. В ней наглядно отражаются начисленный ФОТ за налоговый период, рассчитанная сумма 4% лимита, фактические представительские расходы и принимаемая к НУ сумма.
2. Если сумма представительских расходов превышает лимит, оставшаяся часть обоснованно остается непринимаемой и формирует постоянные разницы (ПР) согласно ПБУ 18/02.
3. Для удобства работы и исключения нарушений последовательности рекомендуется использовать пошаговый обработчик и бизнес-процесс Закрытие месяца.