Рассмотрим ситуацию подробно. Организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы» и получила субсидию на возмещение уже понесенных затрат, связанных с оплатой труда работников. Возникает логичный вопрос: если зарплата фактически компенсирована бюджетной субсидией, нужно ли исключать эту зарплату из расходов по УСН или ее можно учитывать в обычном порядке?
Разберем проблему по шагам. В общем случае ответ такой: если субсидия получена на возмещение расходов на оплату труда, а расходы на оплату труда учитываются при УСН, то сумму субсидии включайте в доходы, а зарплату учитывайте в расходах в общем порядке. То есть сама по себе компенсация зарплатных расходов из бюджета не означает, что зарплату нужно убрать из расходов.
Но сразу выделим важную оговорку: порядок учета зависит от вида субсидии, формулировок соглашения о предоставлении субсидии, основания ее выдачи и назначения расходов. Особенно внимательно проверьте, не предоставлена ли субсидия в рамках Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации». Для таких средств действует специальный порядок признания доходов при УСН.
Сформулируем основной вывод простыми словами. Если организация на УСН «доходы минус расходы» получила обычную субсидию на возмещение затрат по оплате труда, то:
сумму субсидии включайте в доходы при УСН, если она не относится к доходам, которые не учитываются при налогообложении;
зарплату работникам учитывайте в расходах, если она начислена и выплачена в рамках трудовых отношений, экономически обоснована, документально подтверждена и соответствует правилам главы 26.2 НК РФ;
страховые взносы с зарплаты также учитывайте в расходах после их фактической уплаты, если они связаны с выплатами работникам;
не исключайте зарплату из расходов только потому, что затем получили субсидию на ее возмещение;
проверьте особый порядок, если субсидия выдана как мера поддержки малого и среднего предпринимательства по Закону № 209-ФЗ или относится к целевому финансированию, которое не включается в доходы.
Иными словами, при обычной компенсационной субсидии работает симметричная логика: получили экономическую выгоду в виде бюджетного возмещения — отразите доход; понесли зарплатные расходы — отразите расходы по общим правилам. Нельзя одновременно не включить субсидию в доходы и учесть расходы, если для этого нет прямого основания.
Проанализируем причину. При УСН с объектом «доходы минус расходы» налоговая база определяется как разница между учитываемыми доходами и учитываемыми расходами. Расходы на оплату труда прямо относятся к расходам, которые могут уменьшать налоговую базу при УСН. Для зарплаты важно не то, из какого источника организация получила деньги, а то, выполнены ли условия признания расхода.
Рассмотрим подробнее. Организация выплачивает зарплату работникам по трудовым договорам. Эти выплаты связаны с деятельностью организации, направленной на получение дохода. Расходы подтверждаются кадровыми документами, расчетными ведомостями, платежными документами, регистрами зарплатного учета и бухгалтерскими документами. Поэтому они являются обычными расходами на оплату труда.
Если затем государственный орган компенсирует часть таких затрат субсидией, это не отменяет сам факт того, что организация понесла зарплатные расходы. Работники трудились, зарплата была начислена и выплачена, обязательства работодателя перед персоналом были исполнены. Поэтому оснований автоматически исключать зарплату из расходов нет.
Но при этом организация получает денежные средства из бюджета. Если эти средства не относятся к необлагаемым доходам, их нужно включить в доходы при УСН. Так достигается налоговая нейтральность: расход уменьшает базу, а субсидия увеличивает базу.
Главное правило: если субсидия компенсирует расход, который можно учитывать при УСН, то обычно субсидию включайте в доходы, а сам расход учитывайте в расходах. Не убирайте зарплату из расходов только потому, что она возмещена субсидией.
Разберем по шагам общий порядок. При УСН доходы определяются по правилам статьи 346.15 НК РФ. В состав доходов включаются доходы от реализации и внереализационные доходы. Бюджетная субсидия, если она не подпадает под специальные исключения, обычно рассматривается как доход организации.
При УСН применяется кассовый метод. Это означает, что доход признавайте на дату поступления денежных средств на расчетный счет, в кассу или на дату погашения задолженности иным способом. Поэтому обычную субсидию на возмещение затрат отражайте в доходах на дату поступления денег на расчетный счет организации.
Посмотрим на пример. Организация на УСН «доходы минус расходы» в марте выплатила зарплату работникам за февраль в сумме 500 000 рублей. В июне организация получила субсидию на возмещение части затрат на оплату труда в размере 300 000 рублей. Если субсидия не относится к необлагаемым доходам и не подпадает под особый порядок признания, то в июне включите 300 000 рублей в доходы по УСН. Зарплату, выплаченную в марте, учитывайте в расходах по общим правилам.
Такой порядок не приводит к двойному налогообложению. Организация отражает и доход, и расход. Если сумма субсидии полностью компенсирует зарплатные расходы, налоговый эффект может быть нейтральным. Если субсидия компенсирует только часть затрат, то в расходах останется вся допустимая сумма зарплаты, а в доходах — только фактически полученная сумма субсидии.
Рассмотрим подробнее условия признания зарплаты в расходах. Для УСН «доходы минус расходы» расходы на оплату труда учитываются по правилам главы 26.2 НК РФ с учетом порядка, установленного для расходов на оплату труда в статье 255 НК РФ.
Чтобы зарплата попала в расходы, проверьте несколько условий:
Выплата должна быть связана с трудовыми отношениями. У организации должны быть трудовые договоры, штатное расписание, приказы, табели учета рабочего времени и расчетные документы.
Расход должен быть экономически обоснован. Работники должны выполнять функции, связанные с деятельностью организации.
Расход должен быть документально подтвержден. Подтверждайте зарплату расчетными ведомостями, платежными поручениями, реестрами выплат, банковскими выписками, табелями, кадровыми приказами и регистрами зарплатного учета.
Расход должен быть фактически оплачен. При УСН зарплата признается после погашения задолженности перед работниками, то есть после выплаты из кассы или списания денег с расчетного счета.
Расход не должен относиться к выплатам, которые запрещено учитывать. Проверьте компенсации, премии, материальную помощь и иные выплаты на соответствие трудовым договорам, локальным актам и налоговым правилам.
Если эти условия выполнены, зарплату учитывайте в расходах. Источник финансирования — собственная выручка, заемные средства или последующая бюджетная компенсация — сам по себе не отменяет право на расход. Важно, чтобы субсидия не относилась к специальным средствам, по которым установлен иной порядок.
Выясним причину путаницы. Фраза «субсидия на возмещение понесенных затрат» означает, что организация сначала понесла расходы, а затем получила компенсацию. Например, сначала начислила и выплатила зарплату, уплатила страховые взносы, представила отчетность в орган, предоставляющий субсидию, а затем получила бюджетные средства.
Для налогового учета при УСН это важно, но не всегда меняет общий подход. Если речь идет об обычной компенсационной субсидии, то:
расходы на зарплату учитывайте на дату их фактической выплаты;
страховые взносы учитывайте на дату их фактической уплаты;
субсидию включайте в доходы на дату поступления денег;
не сторнируйте ранее учтенные расходы только из-за получения компенсации.
Посмотрим на пример. В апреле организация выплатила зарплату 800 000 рублей. В мае уплатила страховые взносы 240 000 рублей. В августе получила субсидию 600 000 рублей на возмещение части расходов на оплату труда. При обычном порядке в апреле в расходах отражается зарплата, в мае — страховые взносы, в августе — доход в виде субсидии. Зарплатные расходы из КУДиР не исключаются.
Теперь разберем важное исключение. Если субсидия предоставлена в соответствии с Федеральным законом № 209-ФЗ о развитии малого и среднего предпринимательства, то для УСН действует специальный порядок. Такие средства финансовой поддержки отражаются в доходах не обязательно сразу всей суммой на дату поступления, а пропорционально расходам, фактически осуществленным за счет этого источника. При этом срок такого особого учета ограничен двумя налоговыми периодами с даты получения средств.
Рассмотрим подробнее. Если организация получила субсидию по программе поддержки малого и среднего бизнеса и затем тратит ее на зарплату, то доход по субсидии признавайте по мере признания соответствующих расходов, но не дольше установленного периода. Это позволяет не создавать искусственный налоговый перекос, когда вся субсидия попала бы в доходы сразу, а расходы возникали бы постепенно.
Однако в вопросе речь идет о возмещении уже понесенных затрат. Для субсидий по Закону № 209-ФЗ специальный порядок может применяться и к ситуации, когда расходы произведены до получения субсидии в том же налоговом периоде. Поэтому проверьте, за какой период компенсируются зарплатные расходы и в каком году поступила субсидия.
Разберем пример. Организация в 2026 году выплатила зарплату работникам на сумму 1 000 000 рублей. В этом же 2026 году получила субсидию 400 000 рублей по программе поддержки МСП на возмещение части зарплатных расходов. Если документы подтверждают, что субсидия предоставлена именно в рамках Закона № 209-ФЗ, то доход можно признавать с учетом специального порядка, то есть пропорционально расходам, фактически произведенным за счет этого источника. Если расходы уже произведены в этом же налоговом периоде, на дату получения субсидии может возникнуть доход в сумме, соответствующей компенсированным расходам.
Практический вывод: не ограничивайтесь названием «субсидия». Откройте соглашение, постановление, приказ или иной документ о предоставлении средств и проверьте правовое основание. Если там прямо указано, что субсидия предоставляется в рамках поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства по Закону № 209-ФЗ, применяйте особый порядок статьи 346.17 НК РФ.
Рассмотрим второй важный вариант. Минфин в разъяснениях указывает, что если субсидия получена на возмещение расходов, которые не учитываются при налогообложении, то порядок может быть иным. Например, если компенсируются расходы, указанные в статье 270 НК РФ, кроме отдельных исключений, такие суммы могут не включаться в доходы при определении налоговой базы. Но тогда и сами расходы не должны уменьшать налоговую базу.
Для зарплаты это обычно не основной случай, потому что расходы на оплату труда при УСН «доходы минус расходы» учитываются. Но нужно внимательно смотреть состав выплат. Не всякая выплата работнику автоматически становится налоговым расходом. Например, отдельные выплаты социального характера, подарки, материальная помощь сверх допустимых правил или расходы, не связанные с производственной деятельностью, могут не уменьшать налоговую базу.
Разберем логику. Если субсидия компенсирует расход, который нельзя учесть при УСН, то у организации не должно возникать двойной налоговой выгоды. Нельзя одновременно не признать субсидию доходом и включить компенсированный расход в налоговые расходы. Поэтому применяйте связку:
если расход учитывается при УСН — субсидия на его возмещение обычно включается в доходы;
если расход не учитывается при УСН и субсидия компенсирует именно такой расход — проверьте возможность не включать субсидию в доходы;
если субсидия не включается в доходы по специальному основанию — соответствующие расходы не должны уменьшать налоговую базу, если они не соответствуют правилам учета расходов.
В ситуации с обычной зарплатой работников, начисленной по трудовым договорам и выплаченной в рамках деятельности организации, чаще всего применяется первый вариант: субсидия включается в доходы, зарплата включается в расходы.
Разберем по шагам, как бухгалтеру определить правильный порядок учета. Не начинайте с проводок и КУДиР. Сначала изучите документы на субсидию.
Соглашение о предоставлении субсидии. Найдите предмет субсидии, основание предоставления, условия использования, порядок отчетности и требование о возврате.
Нормативный акт или программа поддержки. Проверьте, предоставлена ли субсидия по Закону № 209-ФЗ, по региональной программе поддержки, по программе занятости, по отраслевой программе или как обычная компенсация затрат.
Назначение субсидии. Убедитесь, что средства предоставлены именно на возмещение расходов на оплату труда, а не на компенсацию ущерба, простоя, социальных выплат или иных затрат.
Период расходов. Определите, какие расходы компенсируются: текущего года, прошлого года, конкретного квартала или периода действия программы.
Состав компенсируемых затрат. Разделите собственно зарплату, страховые взносы, компенсации, премии, выплаты социального характера и прочие начисления.
Условия возврата. Проверьте, что будет при нарушении условий: нужно ли вернуть средства, возникает ли обязанность признать всю сумму доходом, требуется ли восстановление показателей.
Требование раздельного учета. Если субсидия целевая или предоставлена в рамках специального порядка, организуйте раздельный учет поступления и использования средств.
Только после такой проверки выбирайте налоговый порядок. Формулировка «субсидия на возмещение затрат» сама по себе недостаточна. Для учета важны основание предоставления и вид компенсируемых расходов.
Посмотрим на практический порядок для обычной компенсационной субсидии, которая включается в доходы на дату поступления. В Книге учета доходов и расходов при УСН отражайте две самостоятельные группы операций.
Доход в виде субсидии. Отразите сумму поступившей субсидии в доходах на дату зачисления денег на расчетный счет. Основанием будет банковская выписка, платежное поручение, соглашение о предоставлении субсидии и уведомление или решение органа, предоставившего средства.
Расходы на оплату труда. Отразите зарплату в расходах после фактической выплаты работникам. Основанием будут расчетные ведомости, платежные поручения, реестры на выплату зарплаты, банковские выписки, табели и кадровые документы.
Страховые взносы. Отразите страховые взносы после их фактической уплаты. Основанием будут уведомления, платежные документы, регистры учета страховых взносов и выписки банка.
Не делайте отдельную отрицательную запись по расходам на зарплату только потому, что поступила субсидия. Если субсидия облагается в доходах, расходы учитываются в обычном порядке.
Рассмотрим пример. Организация получила субсидию 250 000 рублей 15 июля. Зарплата за июнь была выплачена 5 июля в сумме 400 000 рублей. Страховые взносы уплачены 28 июля в сумме 120 000 рублей. В КУДиР отразите зарплату 5 июля, субсидию 15 июля, страховые взносы 28 июля. Не исключайте зарплату из расходов.
Теперь рассмотрим особый порядок. Если субсидия предоставлена как финансовая поддержка субъекту малого или среднего предпринимательства по Закону № 209-ФЗ, доход признавайте пропорционально расходам, фактически осуществленным за счет этого источника, но не более двух налоговых периодов с даты получения.
Разберем практическую механику:
Определите сумму полученной субсидии.
Определите расходы, которые по условиям субсидии можно оплатить или возместить за счет этих средств.
Организуйте раздельный учет таких расходов.
Включайте субсидию в доходы по мере отражения соответствующих расходов.
Если по окончании второго налогового периода часть субсидии не соотнесена с расходами, включите остаток в доходы.
Если условия получения субсидии нарушены, проверьте, не нужно ли включить всю сумму в доходы периода нарушения.
Посмотрим на пример. Организация получила 600 000 рублей субсидии по Закону № 209-ФЗ. За счет субсидии компенсируются расходы на оплату труда. В текущем налоговом периоде фактически произведены и подтверждены зарплатные расходы на 450 000 рублей. В доходы включите 450 000 рублей, если эта сумма соответствует расходам, осуществленным за счет источника субсидии. Оставшиеся 150 000 рублей будут отражаться по мере появления соответствующих расходов, но с учетом ограничения по двум налоговым периодам.
Если же организация уже понесла зарплатные расходы в том же налоговом периоде до получения субсидии, а затем получила компенсацию по Закону № 209-ФЗ, проанализируйте возможность признать доход в размере расходов, уже фактически осуществленных и подтвержденных. Главное — не потерять связь между субсидией и конкретными расходами.
Разберем отдельную сложную ситуацию. Субсидия может поступить в одном налоговом периоде, а компенсируемые расходы могли быть понесены в другом. Здесь порядок зависит от вида субсидии.
Если это обычная субсидия, включаемая в доходы на дату поступления, то год зарплатных расходов не меняет дату признания дохода. Доход признавайте в периоде получения денег. Зарплату учитывайте в расходах в том периоде, когда она фактически выплачена. Если зарплата выплачена в прошлом году, она уже могла быть учтена в расходах прошлого года. Субсидия, поступившая в текущем году, станет доходом текущего года.
Если это субсидия по Закону № 209-ФЗ, внимательно проверьте специальное правило и период расходов. Особый порядок прямо привязан к расходам, фактически осуществленным за счет источника, и может применяться к возмещению расходов, произведенных до получения субсидии в том же налоговом периоде. Если компенсируются расходы прошлых лет, безопаснее отдельно оценить налоговую позицию и документы по программе поддержки.
Практически действуйте так:
сопоставьте дату выплаты зарплаты и дату поступления субсидии;
проверьте, относится ли субсидия к обычным доходам или к специальным средствам поддержки;
посмотрите, допускает ли соглашение возмещение расходов прошлых периодов;
проверьте, не были ли эти расходы уже учтены в прошлой декларации по УСН;
не корректируйте прошлый период автоматически, если получение субсидии в текущем году само по себе формирует доход текущего периода.
Рассмотрим подробнее раздельный учет. Он особенно важен, если субсидия имеет целевой характер, предоставлена по специальной программе или требует отчета о расходовании средств. Даже если для налогового учета субсидия включается в доходы, для подтверждения права на субсидию и для защиты налоговой позиции полезно показать, какие именно расходы были компенсированы.
Организуйте раздельный учет так:
создайте отдельную аналитическую таблицу по каждой субсидии;
укажите дату поступления, сумму, основание и орган, предоставивший средства;
перечислите расходы, которые компенсируются субсидией;
по зарплате укажите месяц начисления, дату выплаты, сумму, работников или подразделение;
отдельно покажите страховые взносы, если они входят в состав компенсируемых затрат;
сохраните платежные документы, расчетные ведомости, табели, трудовые договоры, штатное расписание и отчеты для органа, предоставившего субсидию;
отразите налоговый статус субсидии: включается в доходы сразу, признается пропорционально расходам или не учитывается в доходах по специальному основанию.
Такой учет поможет ответить на главный вопрос при проверке: почему субсидия включена или не включена в доходы, почему зарплата учтена в расходах и какими документами подтверждена связь между субсидией и затратами.
Теперь посмотрим на учет в 1С. Конкретный порядок зависит от конфигурации и настроек базы, но в типовой 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 используйте общую логику: поступление субсидии отражайте отдельно от зарплатных расходов. Не пытайтесь «привязать» право на расход к источнику поступления денег, если речь идет об обычной компенсационной субсидии.
Для отражения поступления субсидии обычно используйте документ Поступление на расчетный счет. Вид операции может быть выбран как Прочее поступление или иной подходящий вариант в зависимости от настроек учета. Важно проверить, попадает ли сумма в налоговые доходы по УСН. Если субсидия должна учитываться в доходах, убедитесь, что запись отражается в Книга учета доходов и расходов УСН.
Если организация ведет бухгалтерский учет целевого финансирования через счет 86, поступление может отражаться с использованием счета 86 и последующим признанием доходов в бухгалтерском учете по мере выполнения условий. Но налоговый учет при УСН нужно проверять отдельно. Бухгалтерская проводка сама по себе не всегда означает правильное заполнение КУДиР.
Расходы на оплату труда отражайте через зарплатный блок. Используйте документы Начисление зарплаты, Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Списание с расчетного счета и при необходимости Отражение зарплаты в бухучете. Для УСН важно, чтобы расходы попали в КУДиР после фактической выплаты зарплаты и уплаты соответствующих платежей.
После отражения операций обязательно проверьте результат отчетами и регистрами:
Книга учета доходов и расходов УСН — проверьте, попала ли субсидия в доходы и попала ли зарплата в расходы;
Анализ учета по УСН — используйте для проверки признания доходов и расходов, если отчет доступен в вашей базе;
Оборотно-сальдовая ведомость — проверьте бухгалтерское отражение поступления субсидии, расчетов с персоналом и расчетов по страховым взносам;
Карточка счета — посмотрите детализацию по счетам 51, 70, 69, 86, 91 или счетам затрат;
Закрытие месяца — выполните регламентные операции и убедитесь, что налоговый учет сформирован корректно.
Если субсидия должна признаваться в особом порядке, например пропорционально расходам по Закону № 209-ФЗ, типовой автоматический учет может потребовать ручной корректировки. В такой ситуации используйте документ Операция, введенная вручную или специализированный документ Запись книги доходов и расходов УСН, если он доступен в вашей конфигурации. Перед ручной корректировкой сохраните расчет, показывающий, почему именно такая сумма включена в доходы текущего периода.
Разберем два распространенных подхода в бухгалтерском учете. Они не заменяют налоговый анализ, но помогают понять логику отражения операции.
Первый подход — обычное прочее поступление. Если субсидия не требует сложного целевого учета в бухгалтерском учете и признается доходом, ее можно отразить как прочий доход. В 1С это часто оформляется через Поступление на расчетный счет с соответствующим счетом учета доходов. При этом для УСН проверьте, чтобы сумма попала в доходы КУДиР.
Второй подход — учет через целевое финансирование. Если субсидия имеет выраженный целевой характер, организация может использовать счет 86. Поступление отражается как целевое финансирование, а признание дохода в бухгалтерском учете происходит по мере выполнения условий. Но для УСН все равно отдельно определите, когда и в какой сумме субсидия включается в налоговые доходы.
Не смешивайте бухгалтерский и налоговый порядок. В бухгалтерском учете субсидия может признаваться по правилам учета государственной помощи и целевого финансирования, а в налоговом учете при УСН действуют специальные нормы главы 26.2 НК РФ.
Рассмотрим практическую проверку. Если зарплата не попала в расходы по УСН или, наоборот, бухгалтер сомневается, нужно ли ее исключить из-за субсидии, выполните следующий алгоритм.
Откройте документ Начисление зарплаты за нужный месяц и проверьте суммы начислений.
Проверьте, что работники оформлены по трудовым договорам, а начисления относятся к оплате труда.
Откройте Ведомость в банк или Ведомость в кассу и убедитесь, что зарплата подготовлена к выплате.
Откройте Списание с расчетного счета и проверьте фактическую дату списания денег.
Сформируйте Книга учета доходов и расходов УСН за период выплаты зарплаты.
Проверьте, попала ли сумма в раздел расходов.
Отдельно проверьте страховые взносы: они должны признаваться после фактической уплаты.
Сверьте суммы с отчетом по субсидии, чтобы не было расхождений между налоговым учетом и отчетностью перед органом, предоставившим средства.
Если зарплата не попала в КУДиР, выясним причину. Возможные причины: зарплата начислена, но не выплачена; платежный документ не связан с ведомостью; неверно выбран вид операции; не выполнены регламентные операции; не заполнена аналитика; в настройках учета неверно отражается порядок признания расходов при УСН. Исправляйте именно причину, а не делайте произвольные ручные записи без расчета.
Теперь разберем проверку дохода. Откройте банковскую выписку и документ Поступление на расчетный счет, которым отражена субсидия. Проверьте дату поступления, сумму, счет учета и настройки отражения в УСН.
Если субсидия обычная и должна включаться в доходы, она должна попасть в КУДиР на дату поступления денег. Если она не попала в доходы, проверьте:
не выбран ли счет или вид операции, который не отражается в налоговом учете УСН;
не снят ли признак отражения в налоговом учете;
не отнесена ли сумма ошибочно к целевому финансированию, которое не включается в доходы;
не требуется ли ручная запись в Запись книги доходов и расходов УСН;
не применяете ли вы специальный порядок по субсидии МСП, где доход признается не сразу всей суммой.
Если субсидия попала в доходы, но по документам она должна признаваться пропорционально расходам, подготовьте расчет корректировки. Не удаляйте доход без документального основания. Сначала подтвердите, что субсидия действительно относится к средствам, для которых предусмотрен особый порядок.
Ответим прямо: при обычной субсидии на возмещение зарплатных расходов не уменьшайте расходы на сумму субсидии. Уменьшение расходов вместо признания дохода приведет к искажению КУДиР и может создать проблемы при сверке с документами.
Правильнее отражать операции раздельно:
зарплата — расход;
страховые взносы — расход;
субсидия — доход;
возврат субсидии при нарушении условий — отдельная операция с анализом периода и причин возврата.
Такой порядок прозрачнее. Налоговая видит, что организация получила бюджетные деньги и включила их в доходы, а также видит реальные зарплатные расходы, подтвержденные выплатами работникам.
Рассмотрим распространенную ошибку. Организация получила субсидию на возмещение зарплатных расходов, но не включила ее в доходы, потому что решила: «это компенсация, значит дохода нет». Если субсидия не относится к необлагаемым доходам и не подпадает под специальный порядок, такой подход рискован.
Действуйте по шагам:
Откройте документы о предоставлении субсидии и подтвердите ее налоговый статус.
Если субсидия должна была включаться в доходы, определите дату поступления денег.
Пересчитайте налоговую базу за соответствующий отчетный или налоговый период.
Проверьте, возникла ли недоимка по авансовому платежу или налогу при УСН.
Если налог был занижен, подготовьте уточненную декларацию и доплату с пенями при необходимости.
Исправьте данные в 1С и сформируйте корректную КУДиР.
Если сумма существенная, дополнительно подготовьте бухгалтерскую справку. В ней зафиксируйте основание субсидии, ошибку, период исправления, расчет налоговой базы и порядок отражения в КУДиР.
Рассмотрим обратную ситуацию. Организация получила субсидию и решила, что зарплата, компенсированная бюджетом, не должна попадать в расходы. В результате налоговая база могла быть завышена, а налог при УСН — переплачен.
Проверьте, действительно ли зарплата соответствует условиям признания расходов. Если это обычная зарплата по трудовым договорам, выплаченная работникам и связанная с деятельностью организации, ее можно учесть в расходах. В этом случае:
восстановите расходы на оплату труда в налоговом учете;
проверьте, включена ли субсидия в доходы;
пересчитайте налоговую базу;
если налог был переплачен, рассмотрите подачу уточненной декларации или зачет переплаты;
сформируйте корректную КУДиР и сохраните пояснительную справку.
Не забывайте: ошибка может быть не в том, что зарплата попала в расходы, а в том, что субсидия не попала в доходы. Поэтому проверяйте обе стороны операции.
Посмотрим отдельно на страховые взносы. Если условия субсидии предусматривают возмещение расходов, связанных с оплатой труда, туда могут входить только выплаты работникам или также страховые взносы. Это зависит от программы и соглашения.
Для налогового учета при УСН страховые взносы учитывайте в расходах после их фактической уплаты. Если субсидия компенсирует взносы и сама включается в доходы, то взносы не исключайте из расходов. Если же субсидия относится к специальному порядку, включайте доход с учетом фактически произведенных расходов за счет этого источника.
Обязательно разделяйте:
зарплату, выплаченную работникам;
НДФЛ, удержанный с доходов работников;
страховые взносы, начисленные и уплаченные организацией;
иные выплаты персоналу, которые могут иметь отдельный налоговый режим.
В 1С проверьте документы Начисление зарплаты, Списание с расчетного счета, документы по уплате страховых взносов и отчет Книга учета доходов и расходов УСН. Не допускайте задвоения расходов: одна и та же сумма не должна попасть в расходы дважды — как зарплата и как отдельный платеж без основания.
Проанализируем типовые ошибки, которые возникают при учете субсидий на зарплату при УСН.
Не включают обычную субсидию в доходы. Организация считает, что возмещение расходов не является доходом. Это неверно, если нет специального основания для исключения.
Исключают зарплату из расходов. Организация полагает, что компенсированная зарплата не должна уменьшать налоговую базу. При обычной облагаемой субсидии это неверно.
Не проверяют основание субсидии. Без анализа соглашения невозможно понять, применять общий или особый порядок.
Не ведут раздельный учет. В результате сложно доказать, какие расходы компенсированы и как рассчитан доход.
Путают бухгалтерский учет и налоговый учет УСН. Проводки по счету 86 не заменяют правильное заполнение КУДиР.
Не проверяют КУДиР после отражения операций в 1С. Документ в базе может быть проведен, но сумма может не попасть в налоговые доходы или расходы.
Признают всю субсидию сразу, хотя она выдана по Закону № 209-ФЗ. Для таких субсидий может действовать пропорциональное признание доходов.
Не корректируют учет при возврате субсидии. Если условия нарушены и деньги возвращаются, нужно отдельно анализировать налоговые последствия.
Соберем решение в один рабочий алгоритм. Используйте его, когда организация получила субсидию на возмещение затрат по оплате труда.
Определите вид субсидии. Откройте соглашение и нормативное основание. Проверьте, является ли субсидия обычной компенсацией, поддержкой МСП по Закону № 209-ФЗ, целевым финансированием или компенсацией расходов, которые не учитываются в налоговой базе.
Определите состав компенсируемых расходов. Разделите зарплату, страховые взносы, компенсации, премии, социальные выплаты и прочие суммы.
Проверьте, учитываются ли эти расходы при УСН. Обычная зарплата по трудовым договорам учитывается в расходах при выполнении условий оплаты и документального подтверждения.
Определите порядок признания субсидии в доходах. Обычную субсидию включайте в доходы на дату поступления. Субсидию по Закону № 209-ФЗ признавайте по специальному порядку.
Отразите зарплату в расходах. Делайте это после фактической выплаты работникам, если расходы подтверждены и связаны с деятельностью организации.
Отразите страховые взносы в расходах. Делайте это после их фактической уплаты.
Проверьте КУДиР. Сформируйте Книга учета доходов и расходов УСН и убедитесь, что доходы и расходы отражены в правильных датах и суммах.
Подготовьте расчет по субсидии. Сохраните таблицу, в которой видно, какие расходы компенсированы и как сумма субсидии отражена в налоговом учете.
Исправьте ошибки при необходимости. Если субсидия не включена в доходы или зарплата ошибочно исключена из расходов, пересчитайте налоговую базу и оцените необходимость уточненной декларации.
Пример 1. Обычная субсидия на возмещение зарплаты. Организация на УСН «доходы минус расходы» выплатила работникам зарплату 700 000 рублей в апреле. В июле получила субсидию 300 000 рублей на возмещение части зарплатных расходов. Субсидия не относится к поддержке МСП по Закону № 209-ФЗ и не является необлагаемым целевым финансированием. В апреле учитывайте зарплату в расходах, в июле включайте 300 000 рублей в доходы. Зарплату из расходов не исключайте.
Пример 2. Субсидия по программе поддержки МСП. Организация получила 500 000 рублей по программе поддержки субъектов МСП. Условия предусматривают компенсацию расходов на оплату труда. Если документы подтверждают применение специального порядка, включайте субсидию в доходы пропорционально расходам, фактически осуществленным за счет этого источника, но с учетом ограничения по двум налоговым периодам. Зарплату учитывайте в расходах после выплаты.
Пример 3. Компенсация расходов, не учитываемых при УСН. Организация получила субсидию на возмещение выплат, которые не уменьшают налоговую базу при УСН. В таком случае отдельно проверьте возможность не включать субсидию в доходы. Но сами расходы, если они не соответствуют правилам главы 26.2 НК РФ, в расходах не отражайте.
Пример 4. Субсидия получена в следующем году. Зарплата выплачена и учтена в расходах в 2025 году. Субсидия на ее возмещение поступила в 2026 году. Если это обычная облагаемая субсидия, включайте ее в доходы 2026 года на дату поступления. Расходы 2025 года автоматически не сторнируйте.
Подведем итог. Если организация на УСН «доходы минус расходы» получила субсидию на возмещение понесенных затрат по оплате труда, то в обычной ситуации субсидию включайте в доходы, а зарплату учитывайте в расходах. Зарплата, выплаченная за счет субсидии или впоследствии компенсированная субсидией, не исключается из расходов только по этой причине.
Но обязательно проверьте документы на субсидию. Если средства предоставлены по Закону № 209-ФЗ как поддержка малого и среднего предпринимательства, применяйте особый порядок признания доходов: отражайте их пропорционально расходам, фактически осуществленным за счет субсидии, с учетом ограничения по двум налоговым периодам. Если субсидия компенсирует расходы, которые не учитываются при УСН, анализируйте отдельное правило: такая субсидия может не включаться в доходы, но и соответствующие расходы не должны уменьшать налоговую базу.
В 1С отражайте поступление субсидии отдельно от зарплатных операций. Используйте Поступление на расчетный счет для получения средств, зарплатные документы Начисление зарплаты, Ведомость в банк, Списание с расчетного счета для выплаты зарплаты и обязательно проверяйте результат через Книга учета доходов и расходов УСН. Если применяется особый порядок, подготовьте расчет и при необходимости используйте Запись книги доходов и расходов УСН или Операция, введенная вручную.
Главная логика такая: не убирайте зарплату из расходов только потому, что она возмещена субсидией; сначала определите налоговый статус субсидии, затем отдельно проверьте право на расход. Для обычной субсидии на возмещение зарплатных затрат отражайте доход и расход параллельно, каждый по своим правилам признания.
Информация носит справочный характер