Разберем, на какую дату отражать в расходах по УСН страховые взносы и НДФЛ, связанные с выплатой заработной платы работникам в 2023 году. Сразу разделим эти платежи, поскольку для них действуют разные правила признания расходов.
НДФЛ не учитывайте как самостоятельный налоговый расход организации. Рассматривайте его как часть начисленной работнику заработной платы. Полную сумму оплаченного труда, включая удержанный НДФЛ, признавайте в расходах на дату выплаты соответствующей части зарплаты.
Страховые взносы учитывайте отдельно. Взносы, перечисляемые через единый налоговый платеж, признавайте расходом после того, как конкретная обязанность по взносам будет погашена за счет средств на едином налоговом счете. Простое перечисление денег в составе ЕНП еще не всегда означает, что страховые взносы оплачены.
Поэтому ответ из обсуждения о том, что и НДФЛ, и страховые взносы необходимо всегда учитывать на дату списания с ЕНС, является слишком общим. Для страховых взносов такой подход в целом применим, хотя фактической датой не обязательно будет 28-е число. Для НДФЛ подход другой: ориентируйтесь прежде всего на дату выплаты зарплаты, а не на дату распределения ЕНП.
Рассмотрим правовую основу решения.
Расходы на оплату труда предусмотрены подпунктом 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Их состав определяйте по правилам статьи 255 НК РФ.
Страховые взносы предусмотрены подпунктом 7 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
Расходы на оплату труда признавайте после погашения задолженности перед работником. Такое правило установлено подпунктом 1 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ.
Налоги, сборы и страховые взносы признавайте в размере фактически уплаченных сумм. Для них применяйте подпункт 3 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ.
Учитывайте только обоснованные и документально подтвержденные расходы, которые относятся к деятельности, направленной на получение дохода. Это следует из пункта 2 статьи 346.16 и статьи 252 НК РФ.
Таким образом, для зарплаты используйте правило погашения задолженности перед работником, а для страховых взносов — правило фактической уплаты соответствующего обязательства.
Разберем подробнее ключевую особенность НДФЛ. Работодатель не уплачивает зарплатный НДФЛ за счет собственных средств, а удерживает его из дохода работника. Поэтому сумму удержанного НДФЛ нельзя рассматривать как самостоятельный расход работодателя по подпункту 22 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
Одновременно НДФЛ является частью начисленного работнику дохода. Например, если работнику начислено 100 000 рублей, а после удержания НДФЛ перечислено 87 000 рублей, расходом на оплату труда остается 100 000 рублей. Из этой суммы 87 000 рублей работник получает на банковский счет, а 13 000 рублей работодатель как налоговый агент перечисляет в бюджет.
Такой подход подтверждался Минфином России, в частности в письме от 01.06.2018 № 03-11-06/2/37590. Позднее он был дополнительно подтвержден письмами Минфина России от 23.09.2024 № 03-11-06/2/91209 и от 18.10.2024 № 03-11-11/101104. Эти разъяснения основаны на давно действующих положениях статей 255, 346.16 и 346.17 НК РФ, поэтому используйте изложенную логику и при проверке учета за 2023 год.
Включайте удержанный НДФЛ в состав расходов на оплату труда на дату выплаты зарплаты, из которой он удержан. Не ожидайте отдельно даты уплаты НДФЛ через ЕНС и не включайте налог второй раз после его распределения налоговым органом.
С 2023 года НДФЛ удерживался при каждой выплате заработной платы, в том числе при выплате зарплаты за первую половину месяца. Поэтому и расходы на оплату труда признавайте по каждой фактической выплате.
Посмотрим на пример. Работнику начислена зарплата за март 2023 года в размере 100 000 рублей. За первую половину месяца 20 марта выплачено 40 000 рублей до удержания НДФЛ. Окончательный расчет в размере 60 000 рублей до удержания НДФЛ произведен 5 апреля.
На 20 марта отразите в расходах 40 000 рублей. В эту сумму уже входит НДФЛ, удержанный при выплате аванса.
На 5 апреля отразите в расходах оставшиеся 60 000 рублей. В эту сумму также входит удержанный НДФЛ.
При перечислении ЕНП и последующем зачете НДФЛ на ЕНС отдельный расход не формируйте.
В результате в расходах будет учтено 100 000 рублей, но не одной строкой на дату начисления зарплаты, а частями на даты ее фактической выплаты.
Не включайте в КУДиР только сумму, фактически зачисленную на банковские карты работников. Иначе расход окажется занижен на удержанный НДФЛ. Одновременно не отражайте сначала полную зарплату, а затем еще раз НДФЛ: это приведет к двойному расходу.
Расходы отражайте в разделе I КУДиР. В графе 2 укажите дату и реквизиты документа, подтверждающего выплату. В графе 3 опишите содержание операции. В графе 5 укажите сумму расхода, уменьшающего налоговую базу.
Содержание операции можно сформулировать так: «Выплачена заработная плата за первую половину марта 2023 года, включая удержанный НДФЛ» или «Выплачена заработная плата за март 2023 года, включая удержанный НДФЛ».
В качестве подтверждающих документов используйте ведомость на выплату зарплаты, банковскую выписку, платежное поручение, расходный кассовый ордер и расчетные документы по зарплате.
Проанализируем ситуацию, из-за которой возникает вопрос. В 2023 году НДФЛ перечислялся через ЕНП. Работодатель сначала удерживал налог, затем представлял уведомление об исчисленной сумме и обеспечивал достаточное положительное сальдо ЕНС. Налоговая инспекция распределяла средства в счет НДФЛ.
Однако перечисление НДФЛ является исполнением обязанности налогового агента перед бюджетом. Расход по УСН возникает не потому, что налог перечислен в бюджет, а потому, что работодатель погасил задолженность по оплате труда перед работником.
При выплате работнику суммы за минусом НДФЛ работодатель одновременно:
погашает задолженность перед работником в части суммы, перечисленной работнику;
удерживает из дохода работника НДФЛ;
формирует обязанность налогового агента перечислить удержанный налог в бюджет.
Поэтому полную сумму выплачиваемого дохода, включая удержание, рассматривайте как погашенную задолженность по оплате труда. Дату последующего движения денег на ЕНС для этого расхода не используйте.
Приведенный ниже календарь используйте для контроля обязанностей налогового агента, но не как календарь признания зарплатных расходов в КУДиР.
НДФЛ, удержанный с 1 по 22 января 2023 года, требовалось уплатить не позднее 30 января 2023 года.
НДФЛ, удержанный с 23 января по 22 февраля, — не позднее 28 февраля.
НДФЛ, удержанный с 23 февраля по 22 марта, — не позднее 28 марта.
НДФЛ, удержанный с 23 марта по 22 апреля, — не позднее 28 апреля.
НДФЛ, удержанный с 23 апреля по 22 мая, — не позднее 29 мая.
НДФЛ, удержанный с 23 мая по 22 июня, — не позднее 28 июня.
НДФЛ, удержанный с 23 июня по 22 июля, — не позднее 28 июля.
НДФЛ, удержанный с 23 июля по 22 августа, — не позднее 28 августа.
НДФЛ, удержанный с 23 августа по 22 сентября, — не позднее 28 сентября.
НДФЛ, удержанный с 23 сентября по 22 октября, — не позднее 30 октября.
НДФЛ, удержанный с 23 октября по 22 ноября, — не позднее 28 ноября.
НДФЛ, удержанный с 23 ноября по 22 декабря, — не позднее 28 декабря.
НДФЛ, удержанный с 23 по 31 декабря, — не позднее 29 декабря 2023 года.
С конца июня 2023 года при наличии положительного сальдо ЕНС налоговая инспекция могла автоматически зачесть деньги в счет предстоящей обязанности по НДФЛ не позднее следующего дня после получения уведомления. Поэтому даже для расчетов с бюджетом дата фактического зачета могла не совпадать с 28-м числом.
Для КУДиР это различие не должно менять дату зарплатного расхода: используйте даты фактических выплат работникам.
Теперь разберем страховые взносы, начисленные на выплаты работникам. В отличие от НДФЛ, такие взносы являются собственным расходом работодателя. Учитывайте их отдельно от заработной платы на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
Для признания расхода должны одновременно выполняться следующие условия:
взносы начислены с выплат, относящихся к деятельности на УСН;
сумма обязательства определена и отражена в уведомлении или расчете по страховым взносам;
на ЕНС имеются денежные средства, достаточные для погашения обязательства;
средства распределены или зачтены именно в счет соответствующих страховых взносов;
расход подтвержден документами и данными учета.
Не признавайте расход только на основании платежного поручения на перечисление ЕНП. При перечислении ЕНП деньги поступают на единый налоговый счет без окончательной привязки к конкретному обязательству. Они могут быть направлены на недоимку, НДФЛ, другие налоги, пени или страховые взносы в зависимости от состава совокупной обязанности и установленной очередности.
Поэтому для страховых взносов ориентируйтесь на дату, когда обязанность фактически погашена по данным ЕНС. Если на эту дату обязательство было погашено только частично, учитывайте в расходах только погашенную часть.
В 2023 году срок уплаты страховых взносов по единому тарифу был установлен не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем начисления. Если эта дата приходилась на выходной или праздничный день, срок переносился на ближайший рабочий день.
При стандартной ситуации до осени 2023 года взносы обычно признавались уплаченными на установленную дату платежа, если к этому моменту налоговая инспекция располагала сведениями об обязательстве и на ЕНС было достаточно денег.
Однако 28-е число нельзя использовать автоматически в любой ситуации. Рассмотрим причины:
Если на ЕНС не хватало денег, обязанность могла быть погашена позднее.
Если уведомление или расчет содержали ошибку, средства могли быть распределены не на тот налог или не в той сумме.
Если существовала более ранняя недоимка, перечисленный ЕНП мог быть направлен на ее погашение.
С 1 октября 2023 года страховые взносы могли автоматически зачитываться до наступления установленного срока уплаты.
При досрочном уведомлении и достаточном положительном сальдо дата расхода могла наступить раньше 28-го числа.
Следовательно, общий календарь помогает определить предельный срок уплаты, но фактическую дату расхода проверяйте по операциям ЕНС.
Рассмотрим нормативные сроки уплаты взносов по единому тарифу. Используйте их как контрольные даты, а не как безусловные даты записей в КУДиР.
Взносы за январь 2023 года — срок уплаты 28 февраля 2023 года.
Взносы за февраль — 28 марта 2023 года.
Взносы за март — 28 апреля 2023 года.
Взносы за апрель — 29 мая 2023 года, поскольку 28 мая приходилось на воскресенье.
Взносы за май — 28 июня 2023 года.
Взносы за июнь — 28 июля 2023 года.
Взносы за июль — 28 августа 2023 года.
Взносы за август — 28 сентября 2023 года.
Взносы за сентябрь — 30 октября 2023 года, поскольку 28 октября приходилось на субботу.
Взносы за октябрь — 28 ноября 2023 года.
Взносы за ноябрь — 28 декабря 2023 года.
Взносы за декабрь — 29 января 2024 года, поскольку 28 января 2024 года приходилось на воскресенье.
Для взносов за январь — август при обычном своевременном документообороте и достаточном сальдо ЕНС дата признания расхода чаще всего совпадала с приведенным сроком уплаты.
Для взносов за сентябрь — декабрь обязательно проверяйте фактические операции. С 1 октября 2023 года начал действовать автоматический зачет положительного сальдо ЕНС в счет предстоящей обязанности по страховым взносам. Зачет производился не позднее дня, следующего за днем поступления уведомления или расчета по страховым взносам.
Например, если уведомление по взносам за октябрь было принято налоговой инспекцией 20 ноября, а положительного сальдо ЕНС было достаточно, страховые взносы могли быть зачтены 21 ноября. В такой ситуации расход отражайте 21 ноября, а не 28 ноября.
В 2023 году уведомление подавалось, когда срок уплаты наступал раньше, чем налоговая инспекция получала сведения из расчета по страховым взносам.
За третий месяц каждого квартала отдельное уведомление обычно не подавалось, поскольку сведения поступали из РСВ до наступления срока уплаты. Это относилось к взносам:
за март — сведения содержались в РСВ за I квартал;
за июнь — в РСВ за полугодие;
за сентябрь — в РСВ за девять месяцев;
за декабрь — в РСВ за 2023 год.
По остальным месяцам 2023 года сведения о начисленных взносах обычно передавались через уведомление об исчисленных суммах налогов и страховых взносов.
Если уведомление было представлено досрочно, а на ЕНС имелось положительное сальдо, после 1 октября 2023 года взносы могли быть зачтены до нормативного срока уплаты. Поэтому не подменяйте дату фактического зачета датой представления уведомления: налоговая инспекция должна была принять документ и выполнить распределение средств.
Общего календаря, который во всех случаях определяет фактическую дату расхода, не существует. Календарь содержит сроки уплаты, но не отражает индивидуальное состояние ЕНС организации.
Разберем по шагам, где проверять фактическое исполнение обязанности.
Откройте личный кабинет юридического лица или индивидуального предпринимателя на сайте ФНС.
Перейдите к сведениям о едином налоговом счете.
Проверьте историю операций, состав совокупной обязанности и распределение ЕНП.
Найдите операцию по конкретному виду страховых взносов, КБК, отчетному периоду и сроку уплаты.
Сопоставьте дату возникновения обязанности, дату поступления денег на ЕНС и дату их зачета.
Проверьте, полностью ли погашена сумма взносов. При частичном погашении разделите расход по датам фактической оплаты.
При необходимости запросите справку о принадлежности сумм денежных средств, перечисленных в качестве ЕНП, справку об исполнении обязанности или акт сверки принадлежности сумм.
Проверяйте не только итоговое положительное или отрицательное сальдо. Положительное сальдо само по себе не подтверждает, что определенные страховые взносы уже погашены. Необходимо увидеть принадлежность денег конкретному обязательству.
Если данные учетной программы расходятся с данными ФНС, для подтверждения налогового расхода используйте сведения налогового органа, а затем корректируйте учет в 1С.
Посмотрим на пример. Организация начислила страховые взносы за август в размере 60 000 рублей. Срок уплаты наступил 28 сентября. На эту дату на ЕНС имелось только 20 000 рублей, которые были направлены на погашение взносов. Оставшиеся 40 000 рублей поступили на ЕНС 3 октября и были зачтены в счет задолженности.
В такой ситуации отразите:
20 000 рублей расходов на 28 сентября;
40 000 рублей расходов на 3 октября либо на иную дату фактического погашения этой части обязательства по данным ФНС.
Не включайте все 60 000 рублей в расходы на 28 сентября, поскольку на эту дату обязательство было погашено только частично.
Аналогично поступайте, если ЕНП был распределен между несколькими обязательствами. Определите, какая часть средств фактически относится к страховым взносам, и учитывайте только ее.
Отдельно рассмотрим страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В 2023 году они не входили в единый налоговый платеж и не распределялись через ЕНС.
Такие взносы перечислялись непосредственно в Социальный фонд России. Поэтому признавайте их расходом на дату списания денег с расчетного счета организации либо на дату иного фактического исполнения платежа.
Например, взносы на травматизм за март перечислены 14 апреля. Отразите расход 14 апреля на основании банковской выписки и платежного поручения. Не ожидайте 28 апреля и не ищите этот платеж в операциях ЕНС.
Не объединяйте в одной проверке взносы по единому тарифу и взносы на травматизм. У них разные получатели, разные сроки, разные платежные механизмы и разные документы, подтверждающие оплату.
Теперь рассмотрим практический порядок работы в 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0. Учитывайте, что в 2023 году программа применяла специальную методику учета ЕНС. С 2024 года методика была изменена, поэтому не переносите автоматически инструкции для 2024 года на учет 2023 года.
Для учета операций 2023 года используйте следующие объекты и механизмы:
Начисление зарплаты — для начисления зарплаты, НДФЛ и страховых взносов.
Ведомость в банк, Ведомость в кассу или другой документ выплаты — для регистрации суммы, подлежащей выплате работникам.
Списание с расчетного счета или Выдача наличных — для подтверждения фактической выплаты.
Уведомление об исчисленных суммах налогов — для передачи сведений в ФНС и отражения совокупной обязанности.
Операция по ЕНС — для начислений и корректировок, которые не формируются уведомлением автоматически.
Закрытие месяца — для выполнения регламентной операции Зачет аванса по единому налоговому счету.
Книга учета доходов и расходов УСН — для проверки окончательных записей налогового учета.
Анализ учета по УСН — для расшифровки принятых и непринятых расходов.
Запись книги доходов и расходов УСН — для обоснованной ручной корректировки, если автоматический алгоритм 2023 года не сформировал требуемую запись.
Перед исправлением КУДиР создайте резервную копию информационной базы и установите актуальный релиз конфигурации, в котором поддержан окончательный порядок учета ЕНС за 2023 год.
Затем разберем проверки по шагам.
Убедитесь, что в учетной политике установлен объект налогообложения «Доходы минус расходы».
Проверьте способы отражения зарплаты в бухгалтерском и налоговом учете.
Убедитесь, что выплаты относятся к деятельности, учитываемой при УСН.
Проверьте даты выплаты в зарплатных документах. Ошибочная дата выплаты приводит к неправильному периоду удержания НДФЛ и неправильной дате признания зарплатного расхода.
Проверьте проведение банковских документов. Одной ведомости недостаточно, если программа ожидает подтверждающее списание с расчетного счета.
Проверьте уведомления по НДФЛ и страховым взносам, их периоды, КБК, суммы и сроки уплаты.
Сопоставьте задолженность по счетам учета налогов и взносов со счетом 68.90 «Единый налоговый счет».
Проверьте отсутствие дублирующих ручных операций.
После исправления первичных документов выполняйте закрытие месяцев последовательно, начиная с января 2023 года. Не закрывайте сначала декабрь, если операции предыдущих месяцев были изменены: распределение ЕНП зависит от хронологии обязательств и платежей.
В методике 2023 года перечисление ЕНП документом Списание с расчетного счета само по себе не всегда формировало запись о конкретном расходе по УСН. На момент перечисления единой суммы программа могла не знать, на какой именно налог или взнос она будет направлена.
Распределение выполняла регламентная операция Зачет аванса по единому налоговому счету, входившая в обработку Закрытие месяца. Операция анализировала:
перечисленные суммы ЕНП;
начисленные обязательства;
сроки их уплаты;
установленную очередность распределения;
остаток средств на ЕНС.
После зачета программа воспринимала страховые взносы как уплаченные и формировала расход для УСН. Если операция была сформирована неправильно или не выполнена, взносы могли не попасть в КУДиР.
Проверьте движения регламентной операции по регистрам Расчеты по единому налоговому счету, Расчеты по налогам на едином налоговом счете и Расходы при УСН. Названия отдельных регистров и команд могут отличаться в зависимости от релиза, но принцип проверки остается одинаковым.
Не редактируйте движения регистров напрямую. Сначала исправьте уведомление, операцию по ЕНС, банковский документ или настройки налогового учета. Ручную запись КУДиР используйте только тогда, когда автоматическое формирование невозможно или исторический алгоритм программы расходится с обоснованной методикой учета.
В ряде релизов 1С:Бухгалтерии 8, применявшихся для учета 2023 года, сумма, перечисленная работнику, и удержанный НДФЛ могли попадать в расходы в разные даты:
чистая сумма зарплаты — на дату выплаты работнику;
удержанный НДФЛ — после выполнения операции Зачет аванса по единому налоговому счету.
Такой программный алгоритм был связан с технической моделью ЕНС. НДФЛ воспринимался программой как отдельная сумма, которая должна быть распределена из ЕНП. В результате программа могла переносить часть зарплатного расхода на более поздний месяц или квартал.
Например, зарплата до удержания НДФЛ в размере 100 000 рублей выплачена 31 марта. Работникам перечислено 87 000 рублей, а НДФЛ в размере 13 000 рублей был распределен на ЕНС в апреле. Исторический алгоритм мог показать:
87 000 рублей расходов в марте;
13 000 рублей расходов в апреле.
Налоговая логика учета расходов на оплату труда позволяет признать все 100 000 рублей 31 марта. Поэтому различайте методику налогового учета и техническое поведение конкретного релиза программы.
Сначала сформируйте Анализ учета по УСН и КУДиР помесячно. Определите, как именно программа отразила зарплату и НДФЛ.
Возможны следующие ситуации.
Программа включила полную сумму зарплаты на дату выплаты. Дополнительных записей по НДФЛ не создавайте. Проверьте, чтобы после зачета ЕНП налог не попал в расходы повторно.
Программа включила чистую зарплату на дату выплаты, а НДФЛ — позднее. Определите влияние на авансовые платежи и годовой налог. Для приведения учета к методике признания полной зарплаты перенесите часть расхода на дату выплаты и исключите ее повторное отражение на дату зачета НДФЛ.
НДФЛ не попал в расходы вообще. Проверьте зарплатные документы, способ отражения зарплаты, факт выплаты, регистры УСН и ранее введенные ручные корректировки.
НДФЛ попал в расходы дважды. Найдите запись в составе полной зарплаты и отдельную запись после распределения ЕНП. Исключите отдельный повторный расход.
Для ручной корректировки используйте документ Запись книги доходов и расходов УСН. Укажите дату выплаты зарплаты, содержание операции и сумму корректировки. Одновременно обеспечьте отсутствие этой же суммы в расходах на дату распределения НДФЛ.
Перед ручным исправлением подготовьте бухгалтерскую справку. Опишите в ней:
состав начисленной и выплаченной зарплаты;
сумму удержанного НДФЛ;
дату выплаты дохода;
причину расхождения автоматического учета и принятой методики;
ссылки на статьи 255, 346.16 и 346.17 НК РФ;
реквизиты подтверждающих писем Минфина;
расчет корректируемой суммы.
Если декларация по УСН за 2023 год уже представлена, сначала выясните, изменилась ли годовая налоговая база. Если изменились только даты внутри одного календарного года, годовой налог может остаться прежним, но могут измениться авансовые платежи и расчет пеней. Если часть расхода была перенесена из 2023 года в 2024 год, может измениться и годовая декларация.
Разберем последовательность проверки для каждого месяца.
Откройте документ Начисление зарплаты и проверьте сумму взносов.
Сверьте ее с уведомлением или РСВ за соответствующий период.
Проверьте перенос обязательства на счет 68.90.
Откройте документы перечисления ЕНП и определите общую сумму поступивших на ЕНС средств.
Выполните Закрытие месяца.
Откройте результат операции Зачет аванса по единому налоговому счету.
Проверьте, какая сумма зачтена в счет страховых взносов и какой документ ЕНП использован.
Сформируйте КУДиР за этот месяц и найдите соответствующий расход.
Сопоставьте дату и сумму с данными личного кабинета ФНС.
При расхождении исправьте первичный документ или оформите обоснованную Операцию по ЕНС.
Если программа не учитывает страховые взносы, проверьте не только наличие платежа. Частой причиной является отсутствие корректного уведомления, неверный срок уплаты, неправильный отчетный период, недостаточное сальдо или использование ЕНП для погашения более ранней задолженности.
Особое внимание уделите декабрьским страховым взносам. Обычный срок их уплаты наступил 29 января 2024 года. РСВ за 2023 год представлялся не позднее 25 января 2024 года.
Если организация действовала в обычном порядке, страховые взносы за декабрь были погашены в январе 2024 года. Следовательно, при УСН «доходы минус расходы» они относились к расходам 2024 года, а не 2023 года.
Однако после 1 октября 2023 года существовала возможность досрочного автоматического зачета страховых взносов. Чтобы учесть декабрьские взносы в 2023 году, требовалось:
начислить взносы за декабрь;
представить рекомендованное ФНС уведомление с кодом периода 34/03, несмотря на последующее представление РСВ;
обеспечить достаточное положительное сальдо ЕНС;
дождаться фактического зачета средств в счет декабрьских взносов до окончания 2023 года;
подтвердить зачет сведениями ФНС.
Одного перечисления ЕНП 29 декабря было недостаточно, если средства остались свободным положительным сальдо и не были зачтены в счет декабрьских взносов.
В 1С:Бухгалтерии 8 уведомление по досрочно уплачиваемым декабрьским взносам могло не появляться автоматически в Едином помощнике по ЕНС, поскольку установленный срок уплаты относился к январю 2024 года. В таком случае уведомление создавалось вручную через список Уведомления об исчисленных суммах налогов.
Для отражения зачета использовалась Операция по ЕНС с видом Налоги (уплата). В ней указывались страховые взносы по единому тарифу, документ перечисления ЕНП, срок уплаты 29 января 2024 года и фактически зачтенная сумма.
В расходы 2023 года включайте только ту сумму, по которой ФНС действительно выполнила зачет до 31 декабря. Если зачет произошел в январе, признавайте расход в 2024 году.
Проанализируем комплексный пример. Организация применяет УСН «доходы минус расходы». За март 2023 года работнику начислено 120 000 рублей. Зарплата выплачена 31 марта. Удержан НДФЛ 15 600 рублей, работнику перечислено 104 400 рублей. Страховые взносы по единому тарифу составили 36 000 рублей. Взносы на травматизм составили 240 рублей.
Расходы отражайте следующим образом.
31 марта — 120 000 рублей. Признайте полную сумму выплаченной зарплаты, включая удержанный НДФЛ. Не ограничивайте расход суммой 104 400 рублей.
Дата распределения НДФЛ на ЕНС — без отдельного расхода. НДФЛ уже учтен в составе зарплаты.
14 апреля — 240 рублей. Признайте взносы на травматизм на дату их отдельного перечисления в СФР.
28 апреля — 36 000 рублей. Признайте взносы по единому тарифу, если на эту дату обязательство было полностью погашено за счет средств ЕНС.
Общая сумма расходов составит 156 240 рублей:
120 000 рублей — зарплата с учетом удержанного НДФЛ;
36 000 рублей — страховые взносы по единому тарифу;
240 рублей — взносы на травматизм.
Отдельно прибавлять 15 600 рублей НДФЛ нельзя, поскольку эта сумма уже содержится в расходе 120 000 рублей.
Рассмотрим типичные ошибки, которые приводят к неправильной КУДиР.
Отражение зарплаты только в сумме, перечисленной работникам. В результате не учитывается удержанный НДФЛ.
Повторное включение НДФЛ после зачета ЕНП. В результате одна часть зарплаты учитывается дважды.
Признание страховых взносов на дату перечисления любого ЕНП. При этом не проверяется, куда налоговая инспекция распределила платеж.
Автоматическое использование 28-го числа. Не учитывается недостаточное сальдо, досрочный зачет или перенос срока на рабочий день.
Смешение взносов по единому тарифу и взносов на травматизм. Взносы на травматизм не проходят через ЕНС.
Неверный период в уведомлении. Деньги могут быть распределены на другое обязательство или остаться свободным сальдо.
Отсутствие последовательного закрытия месяцев. Перепроведение одного декабря не исправляет распределение ЕНП за предыдущие месяцы.
Применение методики 2024 года к операциям 2023 года. В 2023 году использовалась регламентная операция Зачет аванса по единому налоговому счету, а позднее механизм учета был изменен.
Ручная корректировка без удаления автоматической записи. После повторного закрытия месяца возникает двойной расход.
Ориентация только на обороты счета 68.90. Для налогового учета дополнительно проверяйте регистры УСН и фактическую принадлежность сумм по данным ФНС.
Проведем итоговую проверку по каждому работнику и каждому месяцу.
Сопоставьте начисленную зарплату с фактическими выплатами.
Определите полную сумму каждой выплаты до удержания НДФЛ.
Сверьте ее с расходами КУДиР на дату выплаты.
Найдите отдельные строки НДФЛ, сформированные после зачета ЕНП.
Убедитесь, что общая сумма зарплаты не занижена и не завышена.
По страховым взносам сопоставьте начисления, уведомления, РСВ, платежи ЕНП и данные о зачете ФНС.
Отдельно проверьте взносы на травматизм по банковским выпискам.
Особенно внимательно проанализируйте операции на границах кварталов и года.
Пересчитайте авансовые платежи по УСН за I квартал, полугодие и девять месяцев.
При изменении годовой налоговой базы определите необходимость корректировки декларации за 2023 год.
Если исторический алгоритм 1С отнес НДФЛ к более поздней дате, но вся сумма осталась внутри 2023 года, годовой налог может не измениться. При этом могут измениться квартальные авансовые платежи. Если НДФЛ или взносы были перенесены из декабря 2023 года в январь 2024 года, проверьте уже годовую налоговую базу обоих периодов.
Сведем решение к короткому алгоритму.
Зарплату учитывайте на дату фактической выплаты.
В сумму зарплатного расхода включайте удержанный НДФЛ.
Не отражайте зарплатный НДФЛ повторно на дату его списания или зачета с ЕНС.
Страховые взносы по единому тарифу учитывайте на дату фактического погашения соответствующего обязательства за счет ЕНС.
Не считайте перечисление ЕНП безусловной оплатой конкретных взносов.
До 1 октября 2023 года дата расхода по взносам при стандартной ситуации чаще совпадала с установленным сроком уплаты.
После 1 октября 2023 года проверяйте возможность досрочного автоматического зачета после уведомления или РСВ.
Взносы на травматизм учитывайте на дату отдельного платежа в СФР.
В 1С за 2023 год проверяйте регламентную операцию Зачет аванса по единому налоговому счету.
Фактические даты и суммы сверяйте с операциями ЕНС в личном кабинете ФНС.
Таким образом, правило «ежемесячно 28-го числа» используйте только как ориентир по нормативному сроку уплаты. Оно не определяет дату зарплатного расхода по НДФЛ и не учитывает индивидуальное распределение средств на ЕНС. Для правильной КУДиР разделяйте оплату труда, страховые взносы по единому тарифу и взносы на травматизм, а затем применяйте к каждому виду расхода собственное правило признания.
При проверке учета используйте статьи 45, 58, 78, 226, 255, 346.16, 346.17 и 431 НК РФ в редакции, действовавшей в соответствующий период 2023 года.
Учитывайте изменения, внесенные федеральными законами от 14.07.2022 № 263-ФЗ, от 29.05.2023 № 196-ФЗ и от 31.07.2023 № 389-ФЗ, а также разъяснения Минфина России от 01.06.2018 № 03-11-06/2/37590, от 23.09.2024 № 03-11-06/2/91209 и от 18.10.2024 № 03-11-11/101104.
Для технической проверки операций 2023 года используйте методические материалы 1С по единому налоговому платежу, уведомлениям, операции Зачет аванса по единому налоговому счету и досрочной уплате страховых взносов за декабрь 2023 года.
Информация носит справочный характер