Рассмотрим ситуацию, когда индивидуальный предприниматель принимает работника в тепличное хозяйство по срочному трудовому договору на один год, заполняет подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и сталкивается сразу с несколькими вопросами: нужно ли указывать дату заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, какой код срочности договора поставить, как заполнить код выполняемой функции и требуется ли применять коды ОКУ или СЕЛО.
Разберем по шагам каждый реквизит и отделим сведения, которые относятся к подразделу 1.1 формы ЕФС-1, от сведений, которые могут потребоваться только в подразделе 1.2 «Сведения о страховом стаже».
Главный вывод: при приеме работника в подразделе 1.1 ЕФС-1 не нужно повторно сообщать дату заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, если работник не подавал такое заявление именно этому работодателю. Дата заявления, ранее поданного предыдущему работодателю, подтверждает обязанность нового работодателя продолжать вести бумажную трудовую книжку, но не является основанием для повторного отражения заявления в новой форме ЕФС-1.
Работник может представить новому работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-СФР. В таких сведениях может быть указана дата заявления о продолжении ведения трудовой книжки, которое работник подавал предыдущему работодателю.
Если в СТД-СФР указано заявление о продолжении ведения трудовой книжки, это означает, что работник ранее выбрал сохранение бумажной трудовой книжки. Новый работодатель должен продолжать вести бумажную трудовую книжку работника в обычном порядке.
Однако дата такого заявления не должна автоматически включаться в подраздел 1.1 ЕФС-1 нового работодателя.
Рассмотрим причину. В форме ЕФС-1 поле «Дата подачи» предназначено для отражения заявления, которое сотрудник подал конкретному страхователю. Работодатель направляет сведения о заявлении только тогда, когда заявление действительно поступило ему от работника.
Если заявление о продолжении ведения трудовой книжки было подано 26.11.2020 предыдущему работодателю, новый работодатель не получает новое заявление. Следовательно, в ЕФС-1 при приеме нового сотрудника не нужно повторно отражать дату 26.11.2020.
Необходимо различать два действия:
Обязанность вести бумажную трудовую книжку возникает на основании ранее выбранного работником способа ведения сведений о трудовой деятельности. Но сведения о заявлении в ЕФС-1 подаются только работодателем, которому работник подал это заявление.
Поэтому ситуация, когда дата заявления внесена в документ приема в программе, но не выводится в печатную форму ЕФС-1, может быть корректной. Программа не должна дублировать сведения о заявлении, поданном другому работодателю.
Не следует вручную добавлять в ЕФС-1 дату заявления, поданного предыдущему работодателю. Такое заполнение может привести к передаче недостоверных сведений о том, что работник подал заявление именно новому страхователю.
Рассмотрим подробнее случаи, когда работодатель должен заполнить дату подачи заявления в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.
Дата заявления отражается, если работник подал работодателю одно из следующих заявлений:
Например, сотрудник ранее не работал и впервые устраивается к работодателю. Он вправе подать заявление о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности. В таком случае работодатель должен отразить дату заявления в подразделе 1.1 ЕФС-1.
Другой пример: работник ранее не подавал заявление, а затем решил отказаться от бумажной трудовой книжки и выбрать электронный формат. После получения заявления работодатель отражает дату его подачи в ЕФС-1.
Если работник уже подавал заявление предыдущему работодателю и представил подтверждающий документ, повторное заявление не требуется. Новый работодатель только продолжает вести трудовую книжку или не ведет ее в зависимости от ранее выбранного работником варианта.
Разберем практический порядок действий нового работодателя. Если из СТД-СФР следует, что работник выбрал продолжение ведения бумажной трудовой книжки, необходимо принять трудовую книжку на хранение и внести запись о приеме на работу.
Запись в трудовой книжке должна соответствовать приказу о приеме и условиям трудового договора. В записи указываем дату приема, наименование работодателя, должность или профессию работника и реквизиты приказа о приеме.
Если работник был принят 04.05.2026 по срочному трудовому договору, в бумажной трудовой книжке обычно отражаем факт приема на работу. Сам срок договора, как правило, не указывается в тексте записи, если этого не требует конкретная кадровая ситуация. Сведения о срочности договора отражаются в кадровых документах и в подразделе 1.1 ЕФС-1 через специальный код вида трудового договора.
Не следует требовать от работника повторное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки только потому, что он устроился к новому работодателю. Ранее поданный выбор продолжает действовать.
При приеме работника подраздел 1.1 формы ЕФС-1 необходимо представить в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу.
Рассмотрим пример. Работник принят на работу 04.05.2026, а приказ о приеме оформлен 04.05.2026. В таком случае подраздел 1.1 ЕФС-1 необходимо направить не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Не следует ориентироваться только на дату начала работы по трудовому договору. Для определения срока представления подраздела 1.1 важна дата издания приказа или другого документа, которым оформлен прием.
Если приказ о приеме оформлен заранее, необходимо внимательно проверить срок сдачи, чтобы не пропустить отчетность. Для кадрового мероприятия «ПРИЕМ» действует сокращенный срок подачи сведений.
Рассмотрим порядок заполнения основной строки подраздела 1.1 ЕФС-1.
В графе 1 указываем порядковый номер записи. Если по работнику передается одна кадровая запись, обычно ставим номер 1.
В графе 2 указываем дату приема на работу. В рассматриваемой ситуации указываем 04.05.2026.
В графе 3 выбираем кадровое мероприятие ПРИЕМ.
В графе 5 указываем трудовую функцию: наименование должности, профессии или конкретного вида поручаемой работы. Если в трудовом договоре предусмотрено структурное подразделение, его также отражаем в этой графе.
Например, запись может быть сформирована следующим образом:
Работник тепличного хозяйства, тепличное хозяйство
или:
Работник тепличного хозяйства, производственный участок № 1
Конкретная формулировка должна соответствовать штатному расписанию, трудовому договору и приказу о приеме.
Не следует указывать в ЕФС-1 профессию, которой нет в штатном расписании, только ради подбора более удобного кода ОКЗ. Сначала необходимо определить фактическую трудовую функцию работника, а уже затем подобрать код выполняемой функции.
Рассмотрим код 0.2, который программа добавила к трудовой функции.
Код 0.2 означает срочный трудовой договор, заключенный на срок более шести месяцев. Он используется в подразделе 1.1 ЕФС-1 для отражения вида трудового договора.
В рассматриваемой ситуации договор заключен с 04.05.2026 по 03.05.2027. Его срок составляет один год, то есть больше шести месяцев. Поэтому код 0.2 выбран правильно.
Разберем, какие коды вида договора применяются при заполнении графы 5 подраздела 1.1 ЕФС-1.
0 — бессрочный трудовой договор.0.1 — срочный трудовой договор, заключенный на срок до шести месяцев.0.2 — срочный трудовой договор, заключенный на срок более шести месяцев.1 — бессрочный трудовой договор по совместительству.1.1 — срочный трудовой договор по совместительству на срок до шести месяцев.1.2 — срочный трудовой договор по совместительству на срок более шести месяцев.Поскольку работа является основной, а не совместительством, в рассматриваемой ситуации применяем именно код 0.2.
Код 0.2 не означает вредные условия труда, сезонную работу, работу в сельском хозяйстве или работу в особом климате. Этот код отражает исключительно срок трудового договора.
Рассмотрим вопрос о сроке договора. В подразделе 1.1 ЕФС-1 при приеме на работу не требуется указывать дату окончания срочного трудового договора отдельным кадровым мероприятием.
При приеме отражаем дату начала работы и код срочного договора 0.2. Когда срок действия договора закончится и трудовой договор будет прекращен, необходимо представить подраздел 1.1 с мероприятием УВОЛЬНЕНИЕ.
В день прекращения трудового договора необходимо оформить приказ или иной документ о прекращении трудовых отношений. В ЕФС-1 указываем дату увольнения, основание прекращения трудового договора и реквизиты документа.
Не следует представлять кадровое мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» заранее в момент приема только потому, что дата окончания договора уже известна.
Теперь разберем графу 6 «Код выполняемой функции». В ней указывается кодовое обозначение занятия по Общероссийскому классификатору занятий. Код состоит из четырех цифр кода группы занятий и контрольного числа после точки.
Для работника тепличного хозяйства программа предлагает код 9211.9 — «Неквалифицированные рабочие в растениеводстве».
Такой код может быть обоснован, если работник фактически выполняет простые работы по выращиванию, уходу, сбору, сортировке, упаковке или обслуживанию продукции растениеводства в тепличном хозяйстве.
К указанной группе могут относиться работы, связанные с выращиванием овощей, зелени, рассады, цветов и иной растениеводческой продукции, в том числе в условиях защищенного грунта.
Например, код 9211.9 может соответствовать трудовой функции, если работник:
Однако код ОКЗ выбираем не по названию организации, не по применяемой системе налогообложения и не только по коду ОКВЭД работодателя. Код должен соответствовать фактической трудовой функции работника.
Если работник тепличного хозяйства выполняет не простые работы, а, например, руководит технологическим процессом выращивания, контролирует агротехнические мероприятия, управляет специализированным оборудованием, отвечает за агрохимический анализ или организует работу бригады, код 9211.9 может не подойти.
В такой ситуации необходимо подобрать код ОКЗ по фактически выполняемой работе. Сначала проанализируем должностную инструкцию, трудовой договор, штатное расписание и реальные обязанности сотрудника. После этого определим подходящую группу занятий.
Если работник действительно является рабочим тепличного хозяйства и выполняет простые работы в растениеводстве, код 9211.9 выглядит обоснованным.
Рассмотрим режим работы. Работник трудится по обычному графику: пятидневная рабочая неделя, восемь часов в день, полная занятость.
При таком режиме в графе 6 подраздела 1.1 ЕФС-1 не нужно указывать специальные коды неполного рабочего времени.
Коды НЕПД и НЕПН применяются только в специальных случаях:
НЕПД — при работе на условиях неполного рабочего дня;НЕПН — при работе на условиях неполной рабочей недели.Если сотрудник работает пять дней в неделю по восемь часов и принят на полную ставку, эти коды не ставим.
Не следует путать неполное рабочее время с сокращенным рабочим временем. Например, установленная законом сокращенная продолжительность рабочего времени для отдельных категорий работников не всегда означает неполный рабочий день. Для целей заполнения ЕФС-1 важно именно условие о неполном рабочем времени, установленное в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
Разберем вопрос о коде ОКУ. Код ОКУ относится к территориальным условиям и означает работу в местностях с особыми климатическими условиями.
Но в подразделе 1.1 ЕФС-1 графа 4 имеет другое назначение. В графе 4 подраздела 1.1 указываются только коды:
РКС — работа в районах Крайнего Севера;МКС — работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.Следовательно, код ОКУ не применяется в графе 4 подраздела 1.1 ЕФС-1.
Если организация расположена в местности, где установлен районный коэффициент, но эта территория не относится к районам Крайнего Севера или местностям, приравненным к районам Крайнего Севера, код ОКУ в подразделе 1.1 не ставим.
Наличие районного коэффициента само по себе не означает, что в кадровом мероприятии «ПРИЕМ» нужно указать специальный территориальный код.
Например, если работа выполняется в Красноярском крае, необходимо отдельно определить статус конкретного населенного пункта. В некоторых территориях Красноярского края могут действовать районные коэффициенты, северные надбавки либо иные гарантии, но это не всегда означает наличие основания для кода РКС или МКС в подразделе 1.1.
Для подраздела 1.1 важен именно статус территории как района Крайнего Севера либо местности, приравненной к районам Крайнего Севера.
Код ОКУ может применяться в подразделе 1.2 формы ЕФС-1 в блоке «Территориальные условия». Этот подраздел предназначен для отражения страхового стажа отдельных категорий застрахованных лиц.
В подразделе 1.2 коды территориальных условий могут использоваться, в частности, для периодов работы:
Если в подразделе 1.2 применяется код ОКУ, одновременно указывается районный коэффициент в предусмотренном формате.
Но сначала необходимо определить, обязан ли работодатель вообще представлять подраздел 1.2 по данному работнику. Для обычного работника тепличного хозяйства, не занятого на работах с особыми условиями труда, не имеющего права на досрочную пенсию и не относящегося к специальным категориям, подраздел 1.2 в связи с одним только фактом приема на работу не представляется.
Не переносим коды из подраздела 1.2 в подраздел 1.1. Это разные разделы формы, у которых разные цели и правила заполнения.
Теперь рассмотрим код СЕЛО. Этот код также не относится к подразделу 1.1 ЕФС-1.
Код СЕЛО применяется в подразделе 1.2 формы ЕФС-1 в связи с подтверждением периодов работы, которые могут учитываться для повышения фиксированной выплаты к страховой пенсии работников сельского хозяйства.
Код СЕЛО нельзя ставить автоматически только потому, что:
Для применения кода СЕЛО необходимо, чтобы работа и профессия соответствовали специальному перечню работ, производств, профессий, должностей и специальностей, дающих право на повышение фиксированной выплаты к страховой пенсии.
Поэтому при заполнении подраздела 1.2 необходимо проверить не только ОКВЭД работодателя, но и фактический характер работы, наименование профессии, документы кадрового учета и соответствие профессии утвержденному перечню.
Условия работы в теплице — теплое помещение, защищенный грунт, отсутствие осадков, отсутствие воздействия удобрений или химикатов — сами по себе не определяют применение кода СЕЛО. Этот код не является кодом вредности и не зависит от микроклимата рабочего места.
Также код СЕЛО не зависит от того, выполняется ли работа в поле, в теплице, в складском помещении или в производственном помещении. Основное значение имеет соответствие работе, профессии и условиям, установленным для сельскохозяйственного стажа.
Отдельно разберем код ПОЛЕ, который иногда ошибочно связывают с сельскохозяйственной деятельностью.
Код ПОЛЕ не применяется ко всем сельскохозяйственным работникам. Он используется только в строго определенных случаях, когда работа выполняется непосредственно в полевых условиях и одновременно имеются основания для отражения специальных условий труда для досрочного пенсионного обеспечения.
Работа в теплице не является полевыми работами в таком значении. Поэтому из описанной ситуации не следует необходимость указывать код ПОЛЕ.
Не следует ставить код ПОЛЕ только потому, что работник занят в растениеводстве. Растениеводство может осуществляться как в открытом грунте, так и в тепличном хозяйстве, но это не делает работу основанием для применения специального кода.
Рассмотрим вопрос условий труда. Работник выполняет работу в теплом и сухом помещении, без влияния погодных условий, без использования удобрений и химикатов. Из этого можно предположить, что работа не относится к очевидно вредным или опасным условиям труда.
Но окончательный вывод о классе условий труда делаем не по описанию рабочего места, а по результатам специальной оценки условий труда.
Если по результатам специальной оценки условий труда рабочему месту присвоен допустимый или оптимальный класс условий труда, сведения о вредных и опасных условиях труда в подразделе 1.2 не отражаются как основания для досрочной пенсии.
Если же по результатам СОУТ рабочему месту присвоен вредный или опасный класс, необходимо отдельно проверить, дает ли конкретная работа право на досрочное пенсионное обеспечение. Не каждый вредный класс автоматически означает право на досрочную пенсию.
Для отражения сведений о досрочной пенсии должны одновременно выполняться необходимые условия: профессия или работа должна быть предусмотрена законодательством, должны быть подтверждены условия труда, должен быть соблюден порядок уплаты дополнительных страховых взносов, если он требуется.
В рассматриваемой ситуации из одного названия «работник тепличного хозяйства» нельзя сделать вывод о необходимости заполнения кодов особых условий труда.
Рассмотрим код категории страхователя ИП01. Такой код может использоваться в отчетности в зависимости от статуса страхователя и правил конкретного раздела формы.
Но кадровое мероприятие «ПРИЕМ» в подразделе 1.1 ЕФС-1 не заполняется исходя из ОКВЭД работодателя, применения ЕСХН или отраслевой специфики бизнеса. Основная задача подраздела 1.1 — передать сведения о трудовой деятельности работника.
При заполнении подраздела 1.1 необходимо сосредоточиться на следующих данных:
Система налогообложения ИП и код ОКВЭД 01.13.12 не определяют заполнение граф 4–6 подраздела 1.1.
Разберем графу 4 подробнее. В подразделе 1.1 графа 4 называется «Работа в районах Крайнего Севера/работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера».
В этой графе допускаются только два значения:
РКС — если работа выполняется в районе Крайнего Севера;МКС — если работа выполняется в местности, приравненной к району Крайнего Севера.Если место работы не относится к районам Крайнего Севера и приравненным местностям, графу 4 не заполняем.
Не ставим в этой графе:
ОКУ;СЕЛО;Таким образом, если работа выполняется в местности, где установлен районный коэффициент, но территория не является районом Крайнего Севера или приравненной местностью, в графе 4 подраздела 1.1 ничего не указываем.
Чтобы правильно заполнить графу 4, необходимо определить не регион в целом, а конкретное место работы сотрудника. В одном субъекте Российской Федерации могут быть территории с разным правовым статусом.
Разберем порядок проверки:
РКС;МКС.Не определяем код только по наличию районного коэффициента в заработной плате. Районный коэффициент может применяться в местностях, которые не требуют указания кода РКС или МКС в подразделе 1.1.
Рассмотрим общий порядок работы в 1С:Зарплата и управление персоналом. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от редакции программы и установленного релиза, поэтому сначала проверим актуальность конфигурации и регламентированных отчетов.
Для оформления приема обычно используем документ Прием на работу или документ Прием на работу списком.
В документе приема необходимо заполнить основные кадровые сведения:
После заполнения документа сформируем кадровый отчет или печатную форму приказа и сверим, чтобы должность, подразделение, срок договора и дата приема совпадали с условиями трудового договора.
При формировании ЕФС-1 программа должна определить код 0.2 как вид срочного трудового договора на срок более шести месяцев.
Если код 0.2 не появляется, необходимо проверить реквизиты срочного договора в документе приема: дату начала, дату окончания, признак срочности и вид занятости.
Если работник представил бумажную трудовую книжку и подтверждение ранее выбранного способа ее ведения, необходимо отразить в кадровом учете факт ведения бумажной трудовой книжки.
В программе могут использоваться реквизиты карточки сотрудника или кадровые сведения, связанные с трудовой книжкой. Конкретное наименование может отличаться по редакциям программы.
При этом важно разделить внутренний кадровый учет и передачу сведений в СФР.
Во внутреннем учете можно зафиксировать, что трудовая книжка ведется на бумаге и хранится у работодателя. Такая отметка необходима для правильного ведения кадровых документов и оформления записей.
Но в регламентированный отчет ЕФС-1 не нужно включать дату заявления предыдущего работодателя. Программа может не переносить ее в отчет, и это не является ошибкой.
Не следует исправлять форму вручную, если дата заявления не выводится в ЕФС-1, но заявление было подано не текущему работодателю.
Перед отправкой отчета проведем контроль по основным реквизитам.
ПРИЕМ.РКС или МКС только при наличии соответствующего статуса территории.0.2: он соответствует срочному договору на срок более шести месяцев.9211.9: он должен соответствовать фактическим обязанностям работника в растениеводстве.ОКУ или СЕЛО в подразделе 1.1.После формирования отчета выполним встроенную проверку в 1С и проверим протокол контроля перед отправкой в СФР. Если программа выдает предупреждение по коду выполняемой функции, необходимо сверить выбранный код ОКЗ с реальной трудовой функцией и штатным расписанием.
Если после отправки обнаружена ошибка, например неверно указан код ОКЗ, срок договора, дата приема или территориальный код, необходимо представить корректирующие сведения.
Для исправления ранее переданных сведений обычно сначала отменяем ошибочную запись, а затем указываем новую строку с правильными данными.
В отменяемой строке необходимо повторить сведения так, как они были представлены первоначально, и указать признак отмены записи. После отмены добавляем новую строку с корректными реквизитами.
Не следует просто менять ранее отправленный документ в программе без формирования корректирующей ЕФС-1. Сведения уже приняты СФР, поэтому исправление должно быть передано в установленном формате.
Рассмотрим отдельную ситуацию. Работник принят по договору с кодом 0.2 на срок более шести месяцев. Затем стороны решили продлить договор.
Если продление меняет условия ранее представленного срочного договора, необходимо проверить порядок корректировки сведений в подразделе 1.1. Как правило, при изменении вида или срока договора требуется отменить ранее отраженное кадровое мероприятие и представить новое мероприятие с корректными сведениями.
Например, если первоначально был отражен договор на срок до шести месяцев с кодом 0.1, а затем его срок продлен более чем на шесть месяцев, необходимо отменить исходную запись и представить новую запись о приеме с кодом 0.2.
В рассматриваемой ситуации договор изначально заключен на один год, поэтому сразу указываем код 0.2. Дополнительная корректировка не требуется.
Разберем ошибки, которые чаще всего возникают в похожих ситуациях.
ОКУ в графе 4 подраздела 1.1.СЕЛО в подразделе 1.1 только из-за сельскохозяйственного ОКВЭД.ПОЛЕ для любой работы в растениеводстве.0.2 при срочном трудовом договоре на один год.НЕПД или НЕПН при обычной полной занятости.РКС или МКС.При приеме работника тепличного хозяйства на основное место работы по срочному трудовому договору с 04.05.2026 по 03.05.2027 в подразделе 1.1 ЕФС-1 необходимо отразить кадровое мероприятие ПРИЕМ с датой 04.05.2026.
В графе 5 указываем должность или профессию в соответствии со штатным расписанием и трудовым договором. Код 0.2 указываем правильно, поскольку договор заключен на срок более шести месяцев.
В графе 6 код 9211.9 можно применять, если работник действительно выполняет простые работы в растениеводстве в тепличном хозяйстве. Окончательно код выбираем по реальным трудовым обязанностям, а не только по названию профессии.
В графе 4 подраздела 1.1 указываем только РКС или МКС, если место работы относится к соответствующей территории. Код ОКУ в этой графе не применяется.
Код СЕЛО также не относится к подразделу 1.1. Его можно рассматривать только при заполнении подраздела 1.2 ЕФС-1 и только после проверки права на учет сельскохозяйственного стажа по специальному перечню.
Дата 26.11.2020, указанная в СТД-СФР как дата заявления о продолжении ведения трудовой книжки, подтверждает, что бумажную трудовую книжку необходимо вести. Но в новую ЕФС-1 эту дату не переносим, поскольку работник не подавал заявление текущему работодателю.
Информация носит справочный характер