Рассмотрим ситуацию, когда в ООО нет наемных работников, единственный участник одновременно является директором, зарплата в 2025 году не начислялась и не выплачивалась, а в 2026 году организация начала отражать директора в отчетности и начислять страховые взносы исходя из МРОТ. Налоговая прислала требование в рамках камеральной проверки расчета по страховым взносам за 3 месяца 2026 года и одновременно упомянула кассовые чеки за 2025 год, где директор указан как кассир.
Главная задача в такой ситуации — не писать лишнего, не признавать то, что инспекция пока не доказала, и ответить строго по предмету требования. Если камеральная проверка проводится по РСВ за 3 месяца 2026 года, то в пояснениях разбираем именно расчет страховых взносов за 1 квартал 2026 года. Упоминание чеков за 2025 год само по себе еще не означает, что нужно добровольно пересдавать 6-НДФЛ и РСВ за 2025 год, если выплат физическим лицам в 2025 году действительно не было.
В требовании налоговая обычно пишет, что при проверке РСВ выявлены ошибки, противоречия или несоответствия контрольным соотношениям. В рассматриваемой ситуации инспекция видит несколько обстоятельств:
В 2026 году организация подала сведения по директору как по застрахованному лицу.
В РСВ за 1 квартал 2026 года база по директору соответствует федеральному МРОТ — 27 093 рубля в месяц.
Такая база ниже средней зарплаты по региону или отрасли, поэтому контрольное соотношение может показать риск занижения базы по страховым взносам.
В кассовых чеках за 2025 год в качестве кассира указано ФИО директора.
За 2025 год организация не представляла 6-НДФЛ и не уплачивала НДФЛ.
Разберем по шагам. С 2026 года для руководителей коммерческих организаций действует специальное правило по страховым взносам: если выплаты руководителю за месяц меньше федерального МРОТ или выплат нет совсем, база по страховым взносам все равно принимается не ниже федерального МРОТ. Поэтому сам факт начисления взносов с 27 093 рублей в месяц за директора в 2026 году является не ошибкой, а применением специального правила.
Важно: налоговая может сравнивать начисления по директору со среднеотраслевой зарплатой, но это не означает автоматическую обязанность начислять директору зарплату именно в размере средней зарплаты по отрасли. Среднеотраслевая зарплата — это ориентир для налогового контроля, а не прямой минимальный размер оплаты труда для конкретного директора в малом ООО с небольшой деятельностью.
Рассмотрим подробнее главный практический момент. Если требование направлено в рамках камеральной проверки РСВ за 3 месяца 2026 года, предмет проверки — расчет страховых взносов за этот период. Поэтому в ответе не нужно подробно объяснять всю историю за 2025 год, если инспекция не выставила отдельное требование именно по 2025 году.
Упоминание кассовых чеков за 2025 год может быть шаблонной частью требования или дополнительным аргументом инспекции. Но если в 2025 году зарплата директору не начислялась, не выплачивалась, дивиденды не выплачивались, договоры ГПХ с физическими лицами не заключались и других выплат физлицам не было, организация не становилась налоговым агентом по НДФЛ. В этом случае обязанность сдавать 6-НДФЛ за 2025 год не возникала.
При этом не стоит писать в пояснениях слишком много про то, что директор «работал бесплатно», «пробивал чеки», «отпускал товар», «выполнял обязанности продавца» и так далее. Такие формулировки могут создать дополнительный риск, потому что налоговая и трудовая инспекция могут расценить эти действия как выполнение трудовой функции, за которую должна начисляться заработная плата.
Безопаснее сформулировать позицию нейтрально: директор является единственным участником и единоличным исполнительным органом общества, наемные работники отсутствуют, выплаты физическим лицам в 2025 году не производились, обязанности налогового агента по НДФЛ не возникали, а за 1 квартал 2026 года страховые взносы начислены в соответствии с правилами статьи 421 НК РФ исходя из минимальной базы, равной федеральному МРОТ.
Разберем по шагам. 6-НДФЛ сдают налоговые агенты, то есть организации и ИП, которые начисляют или выплачивают физическим лицам доходы, облагаемые НДФЛ. Если доходов физическим лицам не было, организация не удерживала НДФЛ и не перечисляла его в бюджет, потому что не было объекта для удержания.
В рассматриваемой ситуации за 2025 год возможны два разных варианта.
Выплат физическим лицам действительно не было. Тогда организация не представляла 6-НДФЛ правомерно. В пояснениях можно указать, что за 2025 год выплаты в пользу физических лиц не производились, зарплата директору не начислялась и не выплачивалась, дивиденды не выплачивались, договоры гражданско-правового характера с физическими лицами не заключались. Поэтому организация не являлась налоговым агентом по НДФЛ за указанный период.
Зарплата фактически должна была начисляться, но не начислялась. Это уже другая ситуация. Тогда нужно рассчитать зарплату за соответствующие месяцы, начислить НДФЛ и страховые взносы, сдать корректирующую отчетность, уплатить недоимку и пени. Такой путь лучше выбирать только после анализа документов и реального объема работы директора в 2025 году.
Практический вывод: если выплат за 2025 год не было и инспекция сейчас проверяет РСВ за 1 квартал 2026 года, не начинайте добровольно «исправлять» 2025 год только из-за того, что налоговая упомянула кассовые чеки. Сначала ответьте на требование по 2026 году. Если инспекция затем выставит отдельное требование по 2025 году, тогда подготовьте отдельные пояснения по этому периоду.
Посмотрим на суть претензии по 2026 году. Налоговая пишет, что база по директору соответствует МРОТ, но ниже средней зарплаты по региону и отрасли. Это может быть основанием для запроса пояснений, но не всегда означает ошибку в расчете.
В пояснениях укажите фактические причины низкой базы:
ООО относится к малому бизнесу или ведет деятельность в минимальном объеме.
Наемные работники в организации отсутствуют.
Директор является единственным участником общества.
В 1 квартале 2026 года заработная плата директору не начислялась и не выплачивалась либо начислялась в минимальном размере.
Страховые взносы за директора рассчитаны исходя из федерального МРОТ, установленного на 2026 год.
Занижения базы по страховым взносам нет, потому что организация применила минимальную базу, предусмотренную для руководителя коммерческой организации.
Если деятельность действительно небольшая, можно добавить, что объем операций общества не требует полной занятости руководителя. Но формулировать это нужно аккуратно. Лучше не писать, что директор «работает бесплатно». Используйте более нейтральные формулировки: «деятельность общества носит ограниченный характер», «хозяйственные операции единичны», «наемные работники отсутствуют», «выплаты физическим лицам не производились».
Разберем пример текста пояснений. Его можно адаптировать под конкретную организацию, номер требования, ИФНС и период проверки.
Пример пояснения:
В ответ на требование о представлении пояснений по расчету по страховым взносам за 3 месяца 2026 года сообщаем следующее.
ООО «_____» в проверяемом периоде осуществляло деятельность в незначительном объеме. Наемные работники в организации отсутствуют. Единственным участником общества и его руководителем является ФИО, действующий на основании решения единственного участника и сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ.
За 3 месяца 2026 года страховые взносы в отношении руководителя организации исчислены исходя из минимальной базы, равной федеральному МРОТ, установленному на 2026 год, в соответствии с пунктом 1 статьи 421 НК РФ. За каждый месяц 1 квартала 2026 года база для исчисления страховых взносов определена в размере 27 093 рубля.
Сумма страховых взносов рассчитана по применяемому организацией тарифу страховых взносов. Занижение базы для исчисления страховых взносов отсутствует. Расчет по страховым взносам за 3 месяца 2026 года представлен корректно, оснований для представления уточненного расчета не имеется.
Выплаты, облагаемые НДФЛ, в пользу физических лиц в проверяемом периоде не производились. В связи с отсутствием фактических выплат доходов физическим лицам показатели для отражения в расчете 6-НДФЛ отсутствуют.
Просим принять настоящие пояснения при проведении камеральной налоговой проверки.
Такой ответ закрывает основную претензию по 2026 году: страховые взносы начислены не произвольно, а исходя из специальной минимальной базы. При этом в тексте нет лишнего признания, что в 2025 году директор выполнял трудовые функции без зарплаты.
Рассмотрим подробнее риск с кассовыми чеками. В чеках онлайн-кассы действительно может быть указан кассир. Если в качестве кассира указано ФИО директора, налоговая может сделать вывод, что директор участвовал в деятельности организации. Но это не всегда автоматически доказывает выплату дохода или обязанность сдавать 6-НДФЛ.
Если инспекция прямо спрашивает, почему в чеках за 2025 год указан директор, можно ответить отдельно и аккуратно:
В 2025 году наемные работники в ООО «_____» отсутствовали. Руководитель общества являлся единственным участником и единоличным исполнительным органом организации. Отдельные кассовые операции осуществлялись руководителем организации. Выплаты в пользу физических лиц в 2025 году не начислялись и не производились, в связи с чем обязанности налогового агента по НДФЛ и обязанности по представлению расчета 6-НДФЛ за 2025 год у организации не возникало.
Обратите внимание: такую формулировку используйте только тогда, когда без ответа на вопрос о чеках не обойтись. Если требование касается только камеральной проверки РСВ за 1 квартал 2026 года, а упоминание 2025 года приведено в общей описательной части, лучше не раскрывайте тему 2025 года сверх необходимого.
Да, в пояснениях можно указать, что при отсутствии работников отдельные кассовые действия мог осуществлять руководитель. Но важно не смешивать две разные темы:
Кто вправе организационно обеспечить проведение кассовых операций.
Возникала ли обязанность начислять зарплату, НДФЛ и страховые взносы за прошлые периоды.
Формулировка должна быть осторожной. Не нужно подробно описывать, что директор стоял за кассой, продавал товар, отпускал товар покупателям, работал продавцом и выполнял смены. Лучше писать нейтрально: «отдельные кассовые операции осуществлялись руководителем в связи с отсутствием наемных работников и незначительным объемом деятельности».
Если налоговая будет настаивать на том, что указание директора в чеках подтверждает трудовую деятельность, тогда нужно отдельно оценивать периодичность чеков, количество операций, режим работы торговой точки, наличие аренды, закупок, выручки, товарных остатков и других признаков фактической регулярной деятельности.
Посмотрим на практический вариант дальнейших действий. Чтобы снизить риски будущих требований, целесообразно оформить директору зарплату с текущего периода. Если деятельность небольшая, можно установить неполное рабочее время: например, 0,25 ставки или 0,5 ставки. Размер ставки должен соответствовать реальному объему работы.
Разберем по шагам, что нужно сделать:
Оформите решение единственного участника об установлении условий оплаты труда директора или заключите трудовой договор с директором, если он еще не оформлен.
Установите режим неполного рабочего времени, если директор фактически занят не полный рабочий день.
Закрепите оклад пропорционально ставке. Например, если полный оклад равен МРОТ, при 0,25 ставки начисление может быть рассчитано пропорционально.
Ежемесячно начисляйте зарплату директору.
Удерживайте и перечисляйте НДФЛ при выплате дохода.
Начисляйте страховые взносы. При этом в 2026 году по директору коммерческой организации база для взносов все равно не должна быть ниже федерального МРОТ, даже если зарплата при неполной ставке меньше МРОТ.
Отражайте суммы в РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях.
Важный нюанс 2026 года: неполная ставка может уменьшить сумму зарплаты к выплате, но не всегда уменьшит базу по страховым взносам за директора. Для руководителя коммерческой организации действует минимальная база по взносам исходя из федерального МРОТ. Поэтому при зарплате ниже МРОТ страховые взносы все равно рассчитываются с МРОТ.
Теперь рассмотрим второй путь. Иногда организация понимает, что в 2025 году директор фактически регулярно работал, торговая точка действовала, чеки пробивались постоянно, а зарплата не начислялась только из-за ошибки. В этом случае можно добровольно исправить учет. Но такой путь увеличивает налоговую нагрузку и может повлечь пени и штрафы.
Разберем последовательность действий:
Определите месяцы 2025 года, в которых директор фактически выполнял трудовую функцию.
Определите размер зарплаты за каждый месяц. Если оформляете неполное рабочее время, подготовьте документы, подтверждающие ставку и режим работы.
Начислите зарплату в бухгалтерском учете.
Рассчитайте НДФЛ с начисленного и выплаченного дохода.
Рассчитайте страховые взносы за соответствующие месяцы 2025 года по правилам, действовавшим в 2025 году.
Подайте корректирующие РСВ за периоды 2025 года, если ранее они были сданы с нулевыми показателями.
Подайте 6-НДФЛ, если возникли начисления и выплаты дохода физическому лицу.
Уплатите недоимку и пени.
Проверьте, не нужно ли подать или скорректировать персонифицированные сведения и иные кадровые сведения.
Этот вариант нужно выбирать осознанно. Если за 2025 год было всего несколько разовых чеков, деятельность была минимальной, выплат директору не было и требование касается только РСВ за 1 квартал 2026 года, добровольное исправление 2025 года может оказаться избыточным.
Рассмотрим возможные последствия, если налоговая докажет, что в 2025 году директору должна была начисляться и выплачиваться зарплата, а организация занизила базу по страховым взносам и не исполнила обязанности налогового агента по НДФЛ.
Пени — начисляются за просрочку уплаты налогов и страховых взносов. Чем дольше просрочка, тем больше сумма пеней.
Штраф за неуплату или неполную уплату страховых взносов — обычно 20% от неуплаченной суммы, а при доказанной умышленности — 40%.
Штраф налоговому агенту по НДФЛ — если организация должна была удержать и перечислить НДФЛ, но не сделала этого, возможен штраф 20% от суммы, подлежащей удержанию или перечислению.
Штраф за непредставление отчетности — если организация должна была сдать 6-НДФЛ или РСВ, но не представила отчет в срок.
Штраф за недостоверные сведения — если в представленной отчетности указаны неверные данные.
Трудовые риски — если контролирующие органы увидят нарушение трудового законодательства, может возникнуть вопрос о неначислении заработной платы руководителю как работнику.
При добровольном исправлении до того, как налоговая сама доначислит суммы, риски штрафов могут быть ниже, но пени обычно все равно придется заплатить. Поэтому сначала оцените доказательственную базу: сколько было чеков, были ли регулярные продажи, была ли торговая точка открыта постоянно, были ли закупки, выручка, расходы на аренду, график работы и иные признаки постоянной деятельности.
Рассмотрим практическую часть для пользователей 1С. Конкретные названия документов могут немного отличаться в зависимости от конфигурации: 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия 8 или отраслевое решение. Но общий подход одинаковый.
Если с 2026 года вы начисляете директору зарплату, проверьте карточку физического лица и сотрудника. В 1С обычно используются справочники ФизическиеЛица и Сотрудники. В карточке должны быть корректно заполнены ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, статус налогоплательщика по НДФЛ и сведения для страховых взносов.
Далее оформите кадровое событие. В зависимости от конфигурации это может быть документ ПриемНаРаботу, КадровыйПеревод или изменение условий оплаты труда. Если директор уже числится в базе как руководитель, но зарплата не начислялась, проверьте, есть ли по нему действующее начисление.
Для начисления зарплаты используйте документ НачислениеЗарплаты или регламентную операцию начисления зарплаты за месяц. В начислениях проверьте вид начисления: оклад, оплата по окладу, оплата по часовому тарифу или иной вид, который соответствует оформленным документам.
Для НДФЛ проверьте, что программа рассчитывает налог при выплате дохода. В 1С это связано с документами выплаты зарплаты, например ВедомостьВБанк, ВедомостьВКассу, СписаниеСРасчетногоСчета или ВыдачаНаличных. После выплаты дохода проверьте формирование уведомления об исчисленных суммах налогов, если оно требуется для конкретного периода.
Для страховых взносов проверьте отчет РСВ. В разделе 3 должны быть отражены персональные данные директора и база по страховым взносам. Если в 2026 году зарплата директора меньше федерального МРОТ или зарплаты нет, но директор является единоличным исполнительным органом коммерческой организации, база по взносам должна быть не ниже МРОТ.
Также проверьте отчет ПерсонифицированныеСведенияОФизическихЛицах. В нем сведения по директору должны соответствовать данным, которые попадают в РСВ. Несоответствие между персонифицированными сведениями и расчетом по страховым взносам часто становится причиной требований налоговой.
Посмотрим, какие документы можно приложить к пояснениям или подготовить на случай дополнительных вопросов. Не всегда нужно прикладывать все сразу. Иногда достаточно текстового пояснения. Но внутри организации документы лучше иметь.
Решение единственного участника о назначении директора.
Выписку из ЕГРЮЛ или сведения о руководителе из ЕГРЮЛ.
Пояснение о том, что наемные работники отсутствуют.
Оборотно-сальдовые ведомости по счетам расчетов с персоналом, если нужно подтвердить отсутствие начислений и выплат.
Банковские выписки, если нужно подтвердить отсутствие выплат физическим лицам.
Карточку счета по НДФЛ и страховым взносам.
Расчет базы по страховым взносам за директора за 1 квартал 2026 года.
Приказы или решения об установлении неполного рабочего времени и зарплаты на будущее, если организация решила начать начислять зарплату директору.
Практический совет: не прикладывайте к ответу лишние документы, которые налоговая не запрашивала. Чем больше лишних материалов вы отправляете, тем больше дополнительных вопросов может возникнуть. Сначала дайте точное пояснение по сути контрольного соотношения.
В данной ситуации наиболее рациональный путь выглядит так:
Ответьте на требование как на требование по камеральной проверке РСВ за 3 месяца 2026 года.
Укажите, что база по страховым взносам за директора определена исходя из федерального МРОТ 27 093 рубля в месяц.
Укажите, что страховые взносы рассчитаны по статье 421 НК РФ, занижения базы нет.
Укажите, что работников нет, деятельность незначительная, поэтому зарплата не сопоставима со среднеотраслевой.
Не расписывайте подробно 2025 год, если отдельного вопроса по нему нет.
Если нужно кратко коснуться 6-НДФЛ, напишите, что при отсутствии выплат физическим лицам обязанности по представлению расчета не возникало.
С текущего периода оформите зарплату директору, если фактически он выполняет регулярные трудовые функции.
Такой подход позволяет не игнорировать требование, но и не расширять предмет проверки своими пояснениями. Налоговой нужно показать, что расчет за 1 квартал 2026 года сделан правильно, а низкая база объясняется не занижением выплат, а специальным правилом о минимальной базе по директору.
Рассмотрим итоговый вариант текста, который можно использовать как основу.
В ИФНС России № _____
от ООО «_____»
ИНН/КПП: _____
ОГРН: _____
Адрес: _____
Пояснения по требованию № _____ от _____
В ответ на требование о представлении пояснений, направленное в рамках камеральной налоговой проверки расчета по страховым взносам за 3 месяца 2026 года, ООО «_____» сообщает следующее.
В проверяемом периоде единоличным исполнительным органом ООО «_____» являлся ФИО, который также является единственным участником общества. Наемные работники в организации отсутствуют. Деятельность общества носит ограниченный характер, хозяйственные операции осуществляются в незначительном объеме.
При заполнении расчета по страховым взносам за 3 месяца 2026 года база для исчисления страховых взносов в отношении руководителя организации определена исходя из федерального МРОТ, установленного на 2026 год, в размере 27 093 рубля за каждый месяц проверяемого периода.
Страховые взносы исчислены в соответствии с пунктом 1 статьи 421 НК РФ. Занижение базы для исчисления страховых взносов отсутствует. Оснований для представления уточненного расчета по страховым взносам за 3 месяца 2026 года ООО «_____» не усматривает.
Выплаты в пользу физических лиц, подлежащие отражению в расчете 6-НДФЛ, в проверяемом периоде не производились. В связи с отсутствием фактически выплаченных доходов физическим лицам показатели для отражения в расчете 6-НДФЛ отсутствуют.
Просим принять настоящие пояснения при проведении камеральной налоговой проверки.
Генеральный директор ООО «_____» ____________ ФИО
Дата: _____
Если инспекция направит отдельное требование именно по 2025 году, используйте более адресный текст. В нем нужно подтвердить отсутствие выплат, но не расписывать лишние детали о выполнении трудовых функций.
Пример формулировки:
В 2025 году ООО «_____» не производило начислений и выплат в пользу физических лиц, в том числе в пользу руководителя организации. Заработная плата, вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, дивиденды и иные доходы физическим лицам не выплачивались. В связи с отсутствием выплат физическим лицам ООО «_____» не признавалось налоговым агентом по НДФЛ за указанный период, обязанность по представлению расчета 6-НДФЛ за 2025 год не возникала.
Наемные работники в организации отсутствовали. Руководителем организации являлся единственный участник общества. Отдельные организационные действия, связанные с деятельностью общества, осуществлялись руководителем как единоличным исполнительным органом.
Такая формулировка лучше, чем фраза «директор работал без зарплаты». Она не создает прямого признания неоплаченного труда, но объясняет, почему в отчетности не было НДФЛ и зарплатных начислений.
Проанализируем типичные ошибки в ответах на такие требования.
Не пишите: «Я работала за кассой бесплатно». Лучше: «Наемные работники отсутствовали, отдельные операции осуществлялись руководителем организации».
Не пишите: «Мы ошибочно не начисляли зарплату в 2025 году», если вы еще не приняли решение исправлять 2025 год и не рассчитали последствия.
Не прикладывайте добровольно все кассовые чеки за 2025 год, если налоговая их не запросила.
Не сдавайте уточненные расчеты только из-за общей формулировки требования, если расчет за 1 квартал 2026 года заполнен правильно.
Не спорьте со среднеотраслевой зарплатой эмоционально. Просто объясните экономические причины: отсутствие работников, малый объем деятельности, минимальная база по статье 421 НК РФ.
Не используйте противоречивые формулировки. Например, нельзя одновременно писать, что директор не работал, и что он регулярно продавал товар покупателям.
В рассматриваемой ситуации требование налоговой нужно читать буквально. Если камеральная проверка проводится по РСВ за 3 месяца 2026 года, отвечайте по РСВ за этот период. Объясните, что страховые взносы по директору начислены исходя из федерального МРОТ 27 093 рубля в месяц, как того требуют правила 2026 года. Укажите, что занижения базы нет, а уточненный расчет не требуется.
По 2025 году не давайте лишних пояснений, если отдельного требования нет. Если выплат физическим лицам действительно не было, обязанности сдавать 6-НДФЛ не возникало. Если же деятельность была регулярной и есть риск, что зарплата должна была начисляться, отдельно оцените вариант добровольного исправления 2025 года с подачей корректировок, уплатой НДФЛ, страховых взносов и пеней.
На будущее оформите директору зарплату и режим работы документально. Если занятость небольшая, рассмотрите неполное рабочее время — например, 0,25 или 0,5 ставки. Но помните, что в 2026 году страховые взносы за руководителя коммерческой организации все равно рассчитываются исходя из базы не ниже федерального МРОТ, если выплаты за месяц меньше МРОТ или отсутствуют.
Информация носит справочный характер