Проанализируем ситуацию: организация закупила светильники, ДСП, влагостойкие плиты, грунтовку, фанеру и другие материалы, оприходовала их на счет 10.01, а теперь хочет оформить расход материалов для стройки магазина. Основной вопрос — какой счет затрат указать при списании: 26, 44.01 или другой счет.
Главный вывод: если материалы используются не для обычного текущего ремонта уже работающего магазина, а для строительства, создания, достройки, реконструкции, подготовки нового объекта или существенного улучшения помещения, то списывать их сразу на расходы через счета 26 или 44.01 обычно не нужно. Такие затраты следует собирать на счете 08, чаще всего на субсчете 08.03 «Строительство объектов основных средств».
Разберем подробнее, почему именно так, чем отличаются счета 08, 26 и 44.01, как выбрать статью затрат и как оформить операцию в 1С:Бухгалтерии.
Рассмотрим логику бухгалтерского учета. Счета 26 и 44.01 предназначены для текущих расходов периода. То есть для таких затрат, которые организация несет в процессе обычной деятельности и которые не формируют новый долгосрочный актив.
Счет 26 «Общехозяйственные расходы» применяйте, когда затраты относятся к управлению организацией в целом: административные помещения, офис управленческого персонала, общехозяйственные нужды, расходы аппарата управления.
Счет 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность» применяйте, когда затраты связаны с продажей товаров: содержание торгового зала, расходы действующего магазина, текущий ремонт торгового помещения, упаковка, доставка покупателям, реклама, зарплата продавцов и другие коммерческие расходы.
Но строительство магазина — это другая экономическая ситуация. Здесь организация не просто несет текущий расход, а создает или улучшает объект, который будет использоваться длительное время. Такой объект может стать основным средством или частью основного средства. Поэтому затраты нужно сначала накопить как капитальные вложения.
Если строим объект недвижимости, помещение магазина, пристройку, торговый павильон, отдельное здание или выполняем работы, после которых появляется новый объект основных средств, используйте счет 08, а не 26 и не 44.01.
В типовой ситуации по строительству магазина материалы списывайте проводкой:
Дт 08.03 Кт 10.01 — материалы переданы на строительство объекта основных средств.
После завершения строительства и готовности магазина к использованию затраты, накопленные на счете 08.03, переносятся на счет учета основного средства:
Дт 01 Кт 08.03 — объект принят к учету в составе основных средств.
В отдельных случаях для недвижимости в программе может использоваться промежуточный счет 01.08, а затем объект переводится на соответствующий субсчет счета 01. Конкретный порядок зависит от настроек программы, вида объекта и учетной политики организации.
Перед тем как выбирать счет, проанализируем ситуацию по существу. Одного названия «стройка магазина» недостаточно. Нужно понять, что организация делает с помещением или объектом.
Строим собственный магазин как объект недвижимости. Например, возводим здание, торговый павильон, отдельное помещение, пристройку, склад-магазин или другой объект, который будет использоваться больше 12 месяцев. В этом случае собирайте затраты на счете 08.03.
Создаем объект основных средств из материалов и комплектующих. Например, собираем торговую конструкцию, встроенную систему освещения, стационарные перегородки, инженерные сети или иной объект, который будет учитываться как ОС. В этом случае также используйте счет 08, чаще всего 08.03 или иной субсчет счета 08, предусмотренный в вашей базе.
Делаем капитальные неотделимые улучшения арендованного помещения. Например, монтируем перегородки, инженерные сети, освещение, отделку, без которых помещение нельзя использовать как магазин, и эти улучшения нельзя отделить без вреда для помещения. В бухгалтерском учете такие затраты обычно не списывают сразу на 44.01. Их анализируют как капитальные вложения, отдельный объект ОС или увеличение стоимости права пользования активом, если применяется учет аренды по ФСБУ 25/2018.
Делаем текущий ремонт уже работающего магазина. Например, красим стены, заменяем отдельные поврежденные листы, устраняем дефекты, поддерживаем помещение в рабочем состоянии, не создаем новый объект и не улучшаем характеристики помещения существенно. Тогда материалы можно списывать на расходы периода. Для торгового магазина чаще выбирайте счет 44.01.
Делаем ремонт административного офиса, а не торгового зала. Тогда расходы могут относиться на счет 26, если помещение используется для управленческих нужд.
Поэтому в вопросе автора ключевая фраза — «для стройки магазина». Если речь действительно о строительстве или подготовке объекта к эксплуатации, правильный счет — 08.03. Если же слово «стройка» используется бытовым языком, а фактически это текущий ремонт действующего торгового зала, тогда можно рассматривать 44.01.
Посмотрим на материалы из вопроса: светильники, ДСП, влагостойкие плиты, грунтовка, фанера. Сами по себе эти позиции могут учитываться по-разному. Важно не название материала, а цель его использования.
Если ДСП, фанера, влагостойкие плиты и грунтовка используются при строительстве или отделке будущего магазина до его ввода в эксплуатацию, включайте их стоимость в капитальные вложения:
Дт 08.03 Кт 10.01.
Если светильники монтируются как часть системы освещения здания или помещения, их также можно включить в стоимость создаваемого объекта:
Дт 08.03 Кт 10.01.
Если светильники являются самостоятельными объектами, которые можно демонтировать и использовать отдельно, рассмотрим их отдельно. Если они отвечают признакам основного средства по сроку полезного использования, стоимости и учетной политике, их можно принять к учету как отдельные основные средства через счет 08.04 или другой предусмотренный субсчет. Если стоимость несущественная и учетная политика разрешает списание малоценных объектов в расходы, порядок будет другим.
Не выбирайте счет 26 только потому, что программа просит счет затрат. Не выбирайте счет 44.01 только потому, что магазин относится к торговле. Сначала определите экономический смысл операции.
В вопросе указана статья затрат «Ремонт, Техобслуживание техники и оборудования». Для строительства магазина такая статья, как правило, неудачна. Она больше подходит для текущего ремонта и обслуживания оборудования или техники, а не для формирования первоначальной стоимости объекта строительства.
Разберем по шагам, какую аналитику лучше использовать:
Если материалы списываются на строительство магазина, создайте или выберите статью затрат со смыслом «Материалы для строительства магазина», «Строительство магазина», «Капитальные вложения» или «Материальные расходы по строительству ОС».
В налоговом учете для такой статьи обычно выбирайте вид расхода, связанный с материальными расходами, если программа требует заполнить этот реквизит.
На счете 08.03 обязательно заполните аналитику по объекту строительства. Например: «Магазин по адресу ...», «Строительство магазина», «Торговое помещение».
Если в базе есть аналитика Способы строительства, заполните ее. Для работ собственными силами выбирайте хозяйственный способ, для работ подрядчика — подрядный способ, для смешанной ситуации — способ, соответствующий настройкам вашей базы и учетной политике.
Если оставить статью «Ремонт, Техобслуживание техники и оборудования», в дальнейшем будет сложнее объяснить, почему расходы по ремонту техники оказались в стоимости строительства магазина. Поэтому лучше сразу создать корректную статью затрат.
Рассмотрим практический порядок в 1С:Бухгалтерии. Автор уже оприходовал материалы на счет 10.01. Значит, при передаче материалов на строительство нужно оформить их списание с кредита счета 10.01 в дебет счета 08.03.
Используйте документ Расход материалов или Требование-накладная. Название зависит от версии и интерфейса программы. Обычно документ находится в разделе Склад или Производство.
Откройте раздел Склад.
Создайте документ Расход материалов или Требование-накладная.
Выберите вид операции Использование материалов, если программа предлагает такой вариант.
Укажите склад, с которого списываются материалы.
В табличной части добавьте материалы: светильники, ДСП, влагостойкие плиты, грунтовку, фанеру и другие позиции.
Проверьте счет учета материалов. Для уже оприходованных материалов это будет 10.01.
В качестве счета затрат укажите 08.03 «Строительство объектов основных средств».
В аналитике укажите объект строительства, например «Магазин».
Выберите статью затрат, связанную со строительством или капитальными вложениями, а не статью ремонта техники.
Заполните способ строительства, если такой реквизит есть в форме документа.
Проведите документ и проверьте проводки.
Ожидаемая проводка при списании материалов, которые числятся на счете 10.01:
Дт 08.03 Кт 10.01 — материалы переданы на строительство магазина.
Если в вашей версии 1С материалы для создания основного средства учитываются не на 10.01, а на счете 08.04.1 как компоненты основных средств, проводка может быть другой:
Дт 08.03 Кт 08.04.1 — компоненты переданы в стоимость строящегося объекта.
В вопросе материалы уже находятся на 10.01, поэтому базовый вариант — Дт 08.03 Кт 10.01.
В некоторых базах или старых релизах 1С:Бухгалтерии при списании материалов может быть неудобно указать счет 08.03 и всю аналитику по объекту строительства. Разберем возможные действия.
Проверьте версию программы. В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии 3.0 документ Расход материалов позволяет списывать материалы на разные счета затрат, в том числе на счет 08, с заполнением нужной аналитики.
Проверьте настройку счета затрат. В документе может быть вариант, при котором счет затрат указывается не в шапке, а в табличной части. Это удобно, если часть материалов идет на строительство, а часть — на текущие расходы.
Создайте объект строительства. Если справочник Объекты строительства не заполнен, программа может не дать корректно провести документ по счету 08.03.
Проверьте статью затрат. Для счета 08.03 нужна статья, которая подходит для капитальных вложений, а не только для обычных расходов периода.
Не заменяйте счет 08.03 на 26 или 44.01 только из-за технического затруднения. Лучше исправить аналитику и документ, чем сформировать неправильный учет.
Если программа совсем не позволяет оформить корректно стандартным документом, можно обсудить с бухгалтером или специалистом 1С вариант настройки функциональности, обновления релиза или аккуратного ввода операции вручную. Но ручная операция должна быть последним вариантом, потому что стандартный документ формирует не только бухгалтерские проводки, но и движения по регистрам учета материалов.
Теперь отдельно рассмотрим вариант, когда счет 44.01 действительно подходит. Для торговой организации счет 44.01 применяется для издержек обращения. Если магазин уже работает, помещение уже введено в эксплуатацию, а организация просто выполняет текущий ремонт торгового зала, материалы можно списывать на 44.01.
Примеры ситуаций для счета 44.01:
Покрасили стены действующего торгового зала.
Заменили поврежденную плиту, лист ДСП или небольшой участок отделки.
Купили грунтовку и краску для косметического ремонта магазина.
Заменили несколько обычных светильников в торговом помещении без модернизации системы освещения.
Выполнили мелкий ремонт, который поддерживает помещение в рабочем состоянии, но не создает новый актив и не улучшает существенно характеристики объекта.
В таком случае проводка может быть:
Дт 44.01 Кт 10.01 — материалы списаны на расходы торговой деятельности.
Статья затрат в этом случае может называться «Ремонт магазина», «Текущий ремонт торгового помещения», «Материалы для ремонта торгового зала». Здесь статья «Ремонт, Техобслуживание техники и оборудования» подойдет только тогда, когда речь действительно идет о ремонте техники или оборудования. Для ремонта помещения лучше использовать более точное наименование.
Счет 26 используйте не для строительства магазина, а для общехозяйственных расходов. Он может быть уместен, если материалы списываются на нужды административного офиса, кабинета руководителя, бухгалтерии, отдела управления или другого помещения, которое не является торговым залом и не связано напрямую с продажами.
Примеры ситуаций для счета 26:
Ремонт кабинета администрации.
Ремонт бухгалтерии или офиса управленческого персонала.
Материалы для общехозяйственного помещения, не относящегося напрямую к магазину.
Обслуживание административного оборудования.
Проводка будет:
Дт 26 Кт 10.01 — материалы списаны на общехозяйственные расходы.
Но если речь идет о строительстве будущего магазина, счет 26 не отражает экономический смысл операции. Расходы не должны сразу уменьшать финансовый результат периода, потому что они формируют объект, который будет использоваться длительное время.
Отдельно проанализируем распространенную ситуацию: организация арендует помещение и готовит его под магазин. Например, делает отделку, монтирует освещение, перегородки, влагостойкие плиты, фанеру, торговые зоны. В такой ситуации нельзя автоматически списывать все на 44.01.
Сначала выясним характер работ:
Текущий ремонт арендованного помещения. Если работы только поддерживают помещение в нормальном состоянии, не создают отдельный объект и не приводят к существенному улучшению, расходы можно учитывать как расходы по обычным видам деятельности. Для торгового помещения обычно используйте 44.01.
Работы до начала использования помещения. Если помещение еще не готово к использованию как магазин, а материалы нужны, чтобы привести его в состояние, пригодное для торговли, расходы могут формировать стоимость соответствующего актива, а не списываться сразу.
Неотделимые улучшения арендованного помещения. Если организация создает улучшения, которые нельзя отделить без вреда для помещения, такие затраты обычно рассматриваются как капитальные вложения. Их учет зависит от договора аренды, согласия арендодателя, условий компенсации и применения ФСБУ 25/2018.
Отделимые улучшения. Если объект можно демонтировать и использовать отдельно, например отдельное оборудование или съемные конструкции, рассмотрите учет как отдельного объекта ОС или малоценного имущества в зависимости от стоимости, срока использования и учетной политики.
Если арендованный магазин только готовится к открытию, не спешите списывать материалы на 44.01. Разберите, являются ли работы текущим ремонтом, капитальным ремонтом, неотделимыми улучшениями или созданием отдельного объекта.
Если помимо материалов есть подрядчик, который выполняет строительно-монтажные работы, его услуги также включайте в капитальные вложения. Для этого используйте документ Поступление, Поступление (акт, накладная, УПД) или аналогичный документ в вашей базе.
Типовая проводка по работам подрядчика:
Дт 08.03 Кт 60.01 — работы подрядчика включены в стоимость строящегося объекта.
Если поставщик предъявил НДС, дополнительно отражается входной НДС:
Дт 19 Кт 60.01 — отражен НДС по работам или материалам.
По материалам, приобретенным для строительства, входной НДС обычно принимается к вычету в общем порядке при выполнении условий для вычета. Если объект будет использоваться в деятельности, не облагаемой НДС, НДС может включаться в стоимость капитальных вложений. Этот вопрос нужно проверять отдельно по налоговому режиму и характеру деятельности организации.
Если строительство выполняется смешанным способом, то есть часть работ делает подрядчик, а часть организация выполняет собственными силами, все относящиеся к объекту затраты собирайте на счете 08.03, но аналитику по способу строительства заполняйте внимательно.
Счет 08.03 используется временно. На нем затраты собираются до момента, когда объект готов к использованию. После завершения строительства нужно принять объект к учету как основное средство.
Разберем порядок действий:
Проверьте, что все материалы, работы, услуги, доставка, монтаж и прочие затраты по объекту отражены на счете 08.03.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 08.03 с аналитикой по объекту строительства.
Убедитесь, что по объекту «Магазин» собрана полная фактическая стоимость.
Оформите документ Принятие к учету ОС.
В операции выберите вариант, связанный с объектами строительства или капитальными вложениями.
Укажите счет учета затрат 08.03 и объект строительства.
Заполните карточку основного средства: наименование, группу учета, срок полезного использования, способ начисления амортизации, материально ответственное лицо и другие реквизиты.
Проведите документ и проверьте проводку.
Итоговая проводка:
Дт 01 Кт 08.03 — магазин принят к учету как основное средство.
Если в программе используется счет 01.08 для объектов недвижимости до регистрации права собственности, проводка может быть:
Дт 01.08 Кт 08.03.
Затем, после выполнения необходимых условий, объект переводится на соответствующий субсчет счета 01. Проверяйте этот порядок по учетной политике и настройкам вашей информационной базы.
Чтобы списание материалов на строительство было обоснованным, соберите первичные документы. Разберем, что полезно иметь в учете.
Поступление материалов. Накладные, УПД, счета-фактуры, акты, товарные чеки, авансовые отчеты, если материалы покупались через подотчетное лицо.
Документ на передачу материалов в строительство. В 1С это Расход материалов или Требование-накладная.
Обоснование объекта строительства. Приказ руководителя, смета, проект, дефектная ведомость, техническое задание, договор подряда или внутренний план работ.
Документы по подрядчику. Договор, акты выполненных работ, справки, УПД, счета-фактуры, если работы выполняет сторонняя организация.
Документы по вводу объекта в эксплуатацию. Акт готовности, приказ о вводе, документ Принятие к учету ОС, инвентарная карточка основного средства.
Если материалы списаны на счет 08.03, важно, чтобы по документам было понятно, на какой объект они пошли. Не ограничивайтесь общей формулировкой «списание материалов». Лучше указывайте конкретный объект: «строительство магазина», «отделка торгового помещения», «монтаж системы освещения магазина».
Выясним причину ошибки из вопроса. Автор выбрал статью затрат «Ремонт, Техобслуживание техники и оборудования» и выбирает между 26 и 44.01. Это означает, что операция воспринимается как обычный расход. Но если материалы пошли на строительство магазина, логика должна быть другой.
Ошибка выглядит так:
Дт 44.01 Кт 10.01 — материалы списаны на коммерческие расходы, хотя фактически использованы для строительства.
Или так:
Дт 26 Кт 10.01 — материалы списаны на общехозяйственные расходы, хотя фактически формируют объект строительства.
Чем опасна такая ошибка:
Расходы периода будут завышены.
Стоимость будущего основного средства будет занижена.
Амортизация в дальнейшем будет рассчитана неправильно.
По объекту строительства не будет полной аналитики.
При проверке будет сложно подтвердить, почему капитальные затраты списаны как текущий ремонт.
Правильнее сформировать проводку:
Дт 08.03 Кт 10.01.
А затем, после готовности объекта:
Дт 01 Кт 08.03.
На практике бывает смешанная ситуация. Например, часть материалов используется для создания нового торгового помещения, а часть — для мелкого ремонта уже действующего магазина или офиса. Тогда не нужно списывать все одной суммой на один счет.
Разделите материалы по назначению:
Материалы для строительства нового объекта — на 08.03.
Материалы для текущего ремонта торгового зала — на 44.01.
Материалы для ремонта административного офиса — на 26.
Материалы для производственного помещения, если организация ведет производство, — на счета 20, 25 или другие производственные счета в зависимости от учетной политики.
В актуальных версиях 1С:Бухгалтерии можно использовать один документ Расход материалов и указать разные счета затрат по строкам, если программа позволяет заполнить счет затрат в списке. Но для аккуратного учета часто удобнее сделать отдельные документы: один на строительство, другой на текущий ремонт. Так проще проверить проводки и аналитику.
Если материал уже списан на 26 или 44.01, а позже выяснилось, что это строительство магазина, исправьте учет. Разберем безопасный порядок.
Откройте документ списания материалов.
Проверьте, какие материалы и суммы были списаны.
Если период не закрыт и отчетность не сдана, исправьте документ: замените счет затрат на 08.03, заполните объект строительства и правильную статью затрат.
Перепроведите документ.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10.01, 08.03, 26 и 44.01.
Проверьте, что материалы ушли с 10.01 на 08.03, а не в расходы периода.
Если период закрыт, согласуйте способ исправления с главным бухгалтером: исправление может зависеть от существенности ошибки, периода обнаружения и уже сданной отчетности.
Не исправляйте ошибку только ручной проводкой без анализа регистров. Если стандартный документ можно поправить, лучше исправить именно его, чтобы учет материалов и бухгалтерские проводки совпадали.
После проведения документа разберем контрольные действия. Они помогут понять, что операция отражена корректно.
Сформируйте отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10.01. Материалы, которые переданы в строительство, должны списаться со склада.
Сформируйте отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 08.03. Сумма материалов должна появиться по объекту строительства «Магазин».
Проверьте аналитику счета 08.03: объект строительства, статья затрат, способ строительства.
Проверьте, что материалы не попали на 26 или 44.01, если они относятся к строительству.
После ввода объекта в эксплуатацию проверьте, что сальдо по объекту на 08.03 закрыто на счет 01 или соответствующий субсчет.
Особое внимание уделите аналитике. Если на счете 08.03 нет объекта строительства, в дальнейшем программа может не включить затраты в первоначальную стоимость нужного основного средства или сформировать некорректные обороты.
Теперь сформулируем ответ применительно к исходной ситуации.
Если светильники, ДСП, влагостойкие плиты, грунтовка, фанера и другие материалы куплены именно для строительства магазина, не списывайте их на 26 и не списывайте на 44.01. Отразите их как капитальные вложения на счете 08.03.
В документе Расход материалов укажите:
Счет учета материалов: 10.01.
Счет затрат: 08.03.
Объект строительства: магазин или торговое помещение, по которому собираются затраты.
Статья затрат: не «Ремонт, Техобслуживание техники и оборудования», а статья, связанная со строительством, капитальными вложениями или материальными расходами по созданию ОС.
Способ строительства: хозяйственный, подрядный или иной вариант, который соответствует фактической ситуации и настройкам базы.
Проводка должна быть:
Дт 08.03 Кт 10.01.
После завершения строительства и готовности магазина к использованию оформите принятие объекта к учету:
Дт 01 Кт 08.03.
Если же это не строительство, а обычный текущий ремонт уже работающего торгового магазина, тогда используйте счет 44.01. Если ремонт относится к административному офису или общехозяйственным помещениям, используйте счет 26.
Строим магазин как объект ОС: используйте 08.03.
Делаем существенные улучшения помещения до открытия магазина: анализируйте как капитальные вложения, чаще всего используйте 08.
Ремонтируем действующий торговый зал: используйте 44.01.
Ремонтируем административный офис: используйте 26.
Покупаем отдельное оборудование или светильники как самостоятельные объекты: анализируйте возможность учета через счет 08.04 и последующее принятие к учету как ОС.
Для автора вопроса наиболее вероятное решение: счет затрат выбрать 08.03, объект строительства указать «Магазин», статью затрат заменить на статью по строительству или капитальным вложениям.
Информация носит справочный характер