Рассмотрим ситуацию: организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы». При подготовке или уточнении декларации за 2025 год в СБИС появились расходы, не принятые за 2025 год. Среди них обнаружились страховые взносы с сотрудников за 2023 год. Возникает вопрос: можно ли сейчас включить эти взносы в расходы 2025 года, какой операцией это сделать в 1С и достаточно ли оформить бухгалтерскую справку.
Разберем проблему по шагам. Здесь важно отделить три разных вопроса: можно ли вообще учесть страховые взносы в расходах при УСН, в каком налоговом периоде можно исправить ошибку прошлых лет и как технически отразить исправление в 1С.
Краткий вывод такой: страховые взносы за сотрудников могут уменьшать налоговую базу при УСН «доходы минус расходы», но расходы 2023 года нельзя автоматически включить именно в 2025 год только потому, что сейчас уточняется декларация за 2025 год. Если ошибка выявлена уже в 2026 году, то при выполнении условий пункта 1 статьи 54 НК РФ такие расходы безопаснее учитывать в текущем периоде выявления ошибки, то есть в 2026 году. В 1С для этого обычно используйте документ Запись книги доходов и расходов УСН, а бухгалтерскую справку оформите как основание и пояснение к исправлению.
При УСН с объектом «доходы минус расходы» налогоплательщик уменьшает доходы не на любые затраты, а только на расходы из закрытого перечня статьи 346.16 НК РФ. Страховые взносы за работников относятся к расходам, которые можно учитывать при расчете налога по УСН.
Рассмотрим подробнее. Если организация начисляет выплаты сотрудникам, она обязана начислять и уплачивать страховые взносы. Для УСН 15% такие суммы могут уменьшать налоговую базу при соблюдении общих условий признания расходов:
расход должен быть экономически обоснован;
расход должен быть документально подтвержден;
расход должен быть связан с деятельностью, направленной на получение дохода;
расход должен быть фактически оплачен, потому что при УСН применяется кассовый метод;
расход должен входить в перечень расходов, разрешенных для УСН.
Важно: для УСН одного начисления страховых взносов недостаточно. Обычно расход признается после фактической уплаты взносов. Поэтому сначала проверьте не только период, за который начислены взносы, но и дату их фактической оплаты.
Посмотрим на пример. Взносы начислены за декабрь 2023 года, но уплачены в январе 2024 года. Для УСН расход обычно возникает не в декабре 2023 года, а в момент оплаты — в январе 2024 года. Если же взносы были и начислены, и уплачены в 2023 году, но не попали в КУДиР, тогда речь идет об ошибке именно 2023 года.
Перед исправлением разберем важное различие. В программе или сервисе может появиться формулировка «расходы не приняты», но причина может быть разной.
Проанализируйте ситуацию по документам:
Взносы начислены, но не уплачены. Тогда расход при УСН не признается, потому что нет оплаты. В этом случае принимать их в КУДиР нельзя до момента фактической уплаты.
Взносы уплачены, но платеж не связан с начислением. Тогда в 1С может не сформироваться запись в КУДиР. Нужно проверить аналитику платежа, вид операции, КБК, налог, период и регистры УСН.
Взносы уплачены в 2023 году, но не были включены в расходы 2023 года. Тогда это ошибка прошлых лет.
Взносы относятся к 2023 году, но фактически уплачены в 2025 году. Тогда при УСН они могут быть расходом 2025 года, потому что для УСН важна оплата. В этом случае это не обязательно ошибка прошлых лет.
Взносы относятся к 2023 году, уплачены в 2023 году, а обнаружены только при камеральной проверке декларации за 2025 год. Тогда нужно решать вопрос через правила исправления ошибок прошлых налоговых периодов.
Главный первый шаг: не начинайте сразу делать проводку. Сначала определите дату фактической уплаты страховых взносов. Именно она часто определяет, в каком году расход мог быть признан при УСН.
Теперь рассмотрим ключевой вопрос. Если страховые взносы относятся к 2023 году и должны были быть учтены в 2023 году, но не были учтены, это ошибка прошлого налогового периода. По общему правилу ошибки исправляются в том периоде, к которому они относятся. То есть ошибку 2023 года нужно исправлять через 2023 год.
Но пункт 1 статьи 54 НК РФ дает налогоплательщику возможность исправить ошибку прошлых лет в периоде ее выявления, если такая ошибка привела к излишней уплате налога. Занижение расходов обычно приводит к завышению налоговой базы и, соответственно, к излишней уплате налога. Поэтому в некоторых случаях можно не сдавать уточненную декларацию за прошлый год, а учесть расход в текущем периоде выявления ошибки.
Однако здесь есть важный нюанс: текущий период — это период, в котором ошибка выявлена, а не любой удобный год. Если ошибка по взносам 2023 года выявлена уже в 2026 году во время подготовки уточнения или проверки декларации за 2025 год, то текущим периодом выявления ошибки будет 2026 год, а не 2025 год.
Поэтому ответ зависит от фактических обстоятельств:
Если ошибку выявили в 2025 году и на дату выявления еще формировали учет 2025 года, можно рассматривать вариант включения расходов в 2025 год при соблюдении условий статьи 54 НК РФ.
Если ошибку выявили уже в 2026 году, когда декларация за 2025 год уже сдана или находится на камеральной проверке, корректнее учитывать такие расходы в 2026 году, если выполняются условия для исправления ошибки в текущем периоде.
Если условия для исправления в текущем периоде не выполняются, тогда нужно исправлять период ошибки, то есть подавать уточненную декларацию за тот год, в котором расход должен был быть учтен.
Практический вывод: не принимайте расходы 2023 года в декларацию за 2025 год автоматически. Сначала определите, когда выявлена ошибка. Если выявление произошло в 2026 году, то вариант из обсуждения — отразить расход в текущем периоде 2026 года через Запись книги доходов и расходов УСН.
Рассмотрим подробнее условия, при которых расходы прошлых лет можно учесть в текущем периоде. Это возможно, если ошибка привела к излишней уплате налога. В ситуации с неучтенными расходами такое условие обычно выполняется: расходы были занижены, налоговая база была завышена, налог был уплачен больше, чем мог бы быть уплачен при правильном учете.
Но дополнительно проанализируйте несколько ограничений:
Период ошибки должен быть понятен. Если точно известно, что взносы относятся к 2023 году и должны были быть признаны в 2023 году, формально период ошибки определен.
Ошибка должна приводить именно к излишней уплате налога. Если в 2023 году организация и так платила минимальный налог, включение дополнительных расходов могло не уменьшить налог к уплате. Тогда вывод будет сложнее.
Нужно проверить, не возник бы убыток. Если учет расходов в 2023 году привел бы к убытку или изменил бы порядок расчета минимального налога, безопаснее исправлять сам 2023 год, а не текущий период.
Нужно проверить объект налогообложения. Если организация меняла объект УСН, например с «доходы минус расходы» на «доходы», учесть такие расходы в текущем периоде может быть нельзя или рискованно.
Нужно учитывать срок возврата или зачета переплаты. Если исправление фактически связано с возвратом переплаты, учитывайте общий трехлетний срок.
Нужно проверить налоговую ставку. С 2026 года появились дополнительные ограничения для исправления ошибок прошлых периодов в текущем периоде, если ставка налога в текущем периоде выше ставки периода ошибки.
Безопасный подход: если неучтенные взносы за 2023 год не привели бы к убытку, не затрагивают минимальный налог, объект налогообложения не менялся, а ошибка привела к переплате налога, можно рассмотреть учет расхода в периоде выявления ошибки. Если ошибка выявлена в 2026 году — отражайте ее в 2026 году, а не в 2025 году.
Разберем альтернативное решение. Иногда расходы прошлых лет нельзя или небезопасно учитывать в текущем периоде. Тогда нужно исправлять тот год, к которому относится ошибка.
Уточненную декларацию за 2023 год лучше рассмотреть, если:
включение взносов в расходы 2023 года привело бы к убытку;
в 2023 году был минимальный налог, и дополнительные расходы не уменьшили бы налог обычным способом;
организация меняла объект налогообложения после 2023 года;
невозможно уверенно доказать, что ошибка привела к излишней уплате налога;
сумма существенная и организация хочет минимизировать спор с налоговой инспекцией;
ошибка влияет не только на налог по УСН, но и на другие показатели учета или отчетности.
В таком случае действуйте по классической схеме:
Пересчитайте налоговую базу за 2023 год.
Сформируйте исправленную КУДиР за 2023 год.
Подготовьте уточненную декларацию по УСН за 2023 год.
Проверьте, возникает ли переплата по налогу.
Оформите бухгалтерскую справку с расчетом и пояснением причины исправления.
Важно: уточненная декларация за прошлый период — это не всегда обязанность, если ошибка привела к переплате. Но иногда это более аккуратный и доказуемый вариант, особенно когда текущий период для исправления выбран спорно.
Проанализируем ситуацию из вопроса: декларация за 2025 год находится на камеральной проверке и, возможно, на уточнении. Пользователь видит расходы, не принятые за 2025 год, среди которых появились страховые взносы за сотрудников за 2023 год.
Здесь важно не смешивать техническую проверку декларации за 2025 год и налоговый период выявления ошибки. Если сервис показывает непринятые расходы при подготовке отчета за 2025 год, это еще не означает, что их можно включить в 2025 год. Нужно понять, почему они появились:
возможно, взносы были фактически уплачены в 2025 году, тогда они действительно могут относиться к расходам 2025 года;
возможно, они были уплачены в 2023 году, но не попали в КУДиР, тогда это ошибка 2023 года;
возможно, в 1С или СБИС нарушена связь между начислением, оплатой и регистром УСН;
возможно, расход уже учтен ранее, а сейчас задвоился в проверке;
возможно, отчетный сервис показывает предупреждение, а не готовое решение для налогового учета.
Вывод: не ориентируйтесь только на сообщение сервиса. Сверьте данные с КУДиР, платежными поручениями, уведомлениями, выпиской банка и регистрами 1С.
Разберем практический алгоритм. Чтобы понять, в какой год относить страховые взносы, последовательно ответьте на несколько вопросов.
За какой период начислены взносы? Например, за 2023 год, за декабрь 2023 года или за конкретный месяц.
Когда взносы фактически уплачены? Для УСН это ключевой вопрос. Проверьте банковскую выписку и платежные документы.
Были ли взносы уже отражены в КУДиР? Сформируйте КУДиР за 2023, 2024 и 2025 годы и проверьте раздел расходов.
Если взносы не отражены, в каком году они должны были попасть в КУДиР? Обычно в году оплаты.
Когда вы обнаружили ошибку? Если обнаружили в 2026 году, текущим периодом исправления будет 2026 год.
Привела ли ошибка к переплате налога? Пересчитайте налог за год, в котором расход должен был быть признан.
Не было ли минимального налога или убытка? Это важное ограничение для учета в текущем периоде.
Посмотрим на пример. Страховые взносы за декабрь 2023 года уплачены 15 января 2024 года. В КУДиР 2024 года они не попали. Ошибка обнаружена в мае 2026 года. В этом случае расход относится не к 2023 году, а к 2024 году, потому что оплата была в 2024 году. Если ошибка привела к переплате налога и остальные условия выполнены, можно рассмотреть учет в 2026 году как в периоде выявления ошибки.
Другой пример. Страховые взносы за октябрь 2023 года уплачены 28 ноября 2023 года, но в КУДиР 2023 года не попали. Ошибка обнаружена в 2026 году. Тогда это ошибка 2023 года. В 2025 год ее включать нельзя только потому, что уточняется декларация за 2025 год. Нужно либо исправлять 2023 год, либо учитывать в 2026 году по правилам статьи 54 НК РФ, если условия выполняются.
Теперь посмотрим, как технически отразить ситуацию в 1С. Конкретный путь зависит от конфигурации, но для 1С:Бухгалтерия предприятия часто используется документ Запись книги доходов и расходов УСН. Именно он позволяет вручную внести запись в КУДиР, если автоматические документы не сформировали расход.
Используйте такой порядок:
Сформируйте отчет Книга доходов и расходов УСН за тот год, который проверяете.
Сравните данные КУДиР с платежными документами по страховым взносам.
Определите, не были ли расходы уже учтены ранее.
Если расход действительно не был учтен, подготовьте бухгалтерскую справку с расчетом.
Создайте документ Запись книги доходов и расходов УСН.
Укажите дату текущего периода выявления ошибки, если применяете исправление через текущий период.
Заполните сумму расхода, содержание операции и основание.
Переформируйте КУДиР и декларацию по УСН.
Проверьте, что сумма попала в нужный раздел КУДиР и не задублировалась.
Важно: обычная бухгалтерская проводка сама по себе не всегда формирует расход в налоговом учете УСН. Для попадания суммы в КУДиР нужны движения по регистрам УСН. Поэтому в 1С используйте не только Операция, введенная вручную, а именно инструмент для записи КУДиР, если задача состоит в налоговом учете по УСН.
Бухгалтерская справка нужна, но ее обычно недостаточно как единственного действия. Рассмотрим подробнее.
Бухгалтерская справка — это документ-обоснование. В ней зафиксируйте, какую ошибку обнаружили, к какому периоду она относится, почему она привела к переплате налога, как рассчитали сумму и каким способом исправляете учет. Но сама справка не всегда создает запись в КУДиР и не всегда влияет на декларацию.
Поэтому применяйте связку:
Бухгалтерская справка — для документального обоснования исправления.
Запись книги доходов и расходов УСН — для отражения суммы в налоговом учете УСН.
Книга доходов и расходов УСН — для проверки результата.
Декларация по УСН — для итогового отражения в налоговой отчетности.
В бухгалтерской справке укажите примерно такую информацию:
дату выявления ошибки;
описание ошибки: не учтены страховые взносы за сотрудников;
период, к которому относится расход;
дату фактической уплаты взносов;
сумму неучтенного расхода;
расчет влияния на налог по УСН;
обоснование применения пункта 1 статьи 54 НК РФ, если расход учитывается в текущем периоде;
вывод: исправить ошибку через КУДиР текущего периода или через уточненную декларацию за прошлый период.
Теперь разберем вопрос о проводке. Для налогового учета УСН важна не столько бухгалтерская проводка, сколько запись в КУДиР. Если страховые взносы уже были начислены и уплачены в бухгалтерском учете, но не попали именно в расходы УСН, новая бухгалтерская проводка может вообще не требоваться.
Рассмотрим варианты.
Взносы в бухгалтерском учете были отражены правильно, но не попали в КУДиР. В этом случае не делайте повторное начисление взносов и не создавайте повторную оплату. Оформите бухгалтерскую справку и внесите запись налогового учета через Запись книги доходов и расходов УСН.
Взносы вообще не были начислены в бухгалтерском учете. Тогда сначала исправьте бухгалтерский учет. Проводки будут зависеть от периода, существенности ошибки, учетной политики и того, закрыта ли отчетность. После этого отдельно проверьте налоговый учет УСН.
Взносы были начислены, но оплата не отражена или отражена неверно. Тогда исправьте платежные документы, аналитику расчетов с бюджетом и регистры. После исправления проверьте автоматическое попадание суммы в КУДиР.
Взносы были учтены в расходах ранее, но сервис снова показывает их как непринятые. Тогда не создавайте новую запись. Сначала устраните причину расхождения, чтобы не задвоить расходы.
Практический вывод: если вопрос только в признании расхода для УСН, основным инструментом будет не проводка, а документ Запись книги доходов и расходов УСН. Бухгалтерскую справку приложите как основание.
Рассмотрим подробнее заполнение документа Запись книги доходов и расходов УСН. В разных версиях 1С интерфейс может отличаться, но логика одинаковая: нужно внести сумму расхода в налоговый регистр УСН.
Действуйте так:
Откройте раздел, где находится документ Записи книги доходов и расходов УСН. В некоторых конфигурациях он находится в разделе Операции, УСН или Бухгалтерия.
Создайте новый документ.
Укажите дату документа. Если ошибка выявлена в 2026 году и вы применяете текущий период, ставьте дату 2026 года.
Выберите раздел КУДиР, в который должна попасть сумма. Для страховых взносов обычно используется раздел расходов.
Укажите содержание операции, например: «Исправление ошибки прошлых лет: страховые взносы за работников, не учтенные в расходах УСН».
Укажите сумму расхода.
В комментарии или основании укажите бухгалтерскую справку.
Проведите документ.
Сформируйте Книга доходов и расходов УСН за период и проверьте результат.
Важно: после ручной записи обязательно проверьте декларацию по УСН. Расход должен уменьшить налоговую базу только один раз. Если после исправления сумма появилась дважды, отмените ручную запись и найдите автоматический документ, который уже сформировал движение.
Если СБИС показывает непринятые расходы, не спешите сразу включать их в уточненную декларацию. Сначала проведите сверку.
Разберем по шагам:
Сформируйте расшифровку непринятых расходов.
Определите, какие суммы относятся к страховым взносам, а какие — к другим расходам.
По каждой сумме проверьте дату начисления и дату оплаты.
Сверьте суммы с платежными поручениями и выпиской банка.
Проверьте, не учтены ли эти суммы в КУДиР за 2023, 2024 или 2025 год.
Проверьте, не создаст ли включение расходов в 2025 год искусственное искажение налоговой базы.
Определите правильный способ исправления: текущий период, уточнение прошлого года или исправление технической ошибки в 1С.
Важно: камеральная проверка декларации за 2025 год не дает автоматического права включать в 2025 год любые найденные расходы прошлых лет. Налоговая инспекция будет смотреть, соблюдены ли правила признания расходов и исправления ошибок.
Рассмотрим отдельный вариант. Иногда пользователь говорит «взносы за 2023 год», имея в виду период начисления, но фактическая оплата могла пройти позже — например, в 2025 году. Для УСН это принципиально.
Если страховые взносы за 2023 год были фактически уплачены в 2025 году, то при соблюдении условий они могут быть расходом 2025 года. В этом случае это не обязательно исправление ошибки прошлых лет. Это может быть обычное признание расхода по кассовому методу.
Тогда проверьте:
есть ли документ оплаты взносов в 2025 году;
корректно ли указан налог или взнос в платежном документе;
правильно ли заполнены реквизиты платежа;
есть ли движения по регистрам УСН;
попала ли сумма в КУДиР 2025 года;
нет ли задвоения с прошлым периодом.
Если оплата действительно была в 2025 году, то можно исправлять 2025 год. Но если оплата была в 2023 году, а в 2025 году вы только обнаружили ошибку, это уже другая ситуация.
Теперь рассмотрим классический случай ошибки прошлых лет. Взносы были уплачены в 2023 году, но не попали в расходы по УСН. Ошибку обнаружили сейчас, уже после окончания 2025 года.
В такой ситуации есть два основных решения:
Исправить 2023 год. Сформируйте исправленную КУДиР за 2023 год и подайте уточненную декларацию за 2023 год, если выбираете такой способ.
Учесть расход в периоде выявления ошибки. Если ошибка привела к излишней уплате налога, не было убытка, не было проблемы с минимальным налогом, объект УСН не менялся и выполняются прочие условия, отразите расход в 2026 году через Запись книги доходов и расходов УСН.
Почему не 2025 год? Потому что если ошибка выявлена в 2026 году, именно 2026 год является текущим периодом выявления ошибки. Декларация за 2025 год, находящаяся на камеральной проверке, не превращается в период выявления ошибки автоматически.
Отдельно разберем минимальный налог. При УСН «доходы минус расходы» организация платит минимальный налог, если рассчитанный обычный налог меньше 1% от доходов. В такой ситуации неучтенные расходы могли не привести к излишней уплате налога обычным способом.
Например, если в 2023 году организация и так платила минимальный налог, дополнительные расходы могли увеличить убыток или разницу между минимальным и обычным налогом, но не уменьшить сумму налога к уплате за этот год. Тогда учет таких расходов в текущем периоде по статье 54 НК РФ может быть спорным.
В такой ситуации действуйте осторожно:
Пересчитайте налог за 2023 год с учетом найденных взносов.
Проверьте, изменяется ли сумма налога к уплате.
Проверьте, возникает ли убыток или увеличивается уже существующий убыток.
Оцените, можно ли доказать излишнюю уплату налога.
При необходимости исправляйте именно 2023 год, а не текущий период.
Важно: если учет расходов в прошлом периоде не уменьшил бы налог из-за минимального налога, текущий учет таких расходов может вызвать вопросы у инспекции.
Рассмотрим еще одно ограничение. Если в 2023 году организация применяла УСН «доходы минус расходы», а в 2026 году применяет УСН «доходы», учесть расход в текущем периоде уже нельзя, потому что при объекте «доходы» расходы не уменьшают налоговую базу.
Также осторожно действуйте, если менялась ставка, региональная льгота или условия применения спецрежима. При исправлении ошибок прошлых лет нужно сопоставить условия периода ошибки и текущего периода.
Разберем по шагам:
Проверьте объект налогообложения в 2023 году.
Проверьте объект налогообложения в году выявления ошибки.
Проверьте ставку налога по УСН в обоих периодах.
Проверьте, не применялись ли льготные ставки.
Сделайте вывод, можно ли применять исправление через текущий период.
Практический вывод: если объект УСН менялся, не используйте механически вариант с текущим периодом. В такой ситуации чаще требуется индивидуальный анализ и, возможно, уточнение прошлого периода.
Перед ручной записью в КУДиР обязательно убедитесь, что расход не был учтен ранее. Это особенно важно, когда данные выгружаются из 1С в СБИС или наоборот.
Проверьте:
Книга доходов и расходов УСН за 2023 год;
Книга доходов и расходов УСН за 2024 год;
Книга доходов и расходов УСН за 2025 год;
банковские выписки по уплате взносов;
документы Списание с расчетного счета;
документы Сведения об уплате налогов, если они используются в вашей базе;
документы начисления зарплаты и страховых взносов;
регистры налогового учета УСН.
Важно: если расход уже есть в КУДиР за один из периодов, повторно учитывать его нельзя. Даже если СБИС показывает предупреждение, сначала найдите причину расхождения.
Рассмотрим содержание бухгалтерской справки. Она должна быть понятной для бухгалтера, руководителя и налоговой инспекции, если позже потребуется объяснение.
В справке укажите:
наименование организации;
дату составления справки;
описание выявленной ошибки;
период, к которому относятся страховые взносы;
дату фактической уплаты страховых взносов;
сумму расходов, не отраженных в КУДиР;
расчет влияния на налоговую базу по УСН;
обоснование выбранного способа исправления;
перечень подтверждающих документов;
подпись ответственного лица.
Пример формулировки для справки:
«В ходе проверки налогового учета по УСН выявлено, что страховые взносы за работников за 2023 год в сумме ______ руб., фактически уплаченные ________, не были отражены в составе расходов при формировании Книги учета доходов и расходов. Ошибка привела к завышению налоговой базы по УСН и излишней уплате налога. На основании пункта 1 статьи 54 НК РФ принято решение отразить расходы в периоде выявления ошибки — ________ год. Запись в налоговом учете выполнить документом Запись книги доходов и расходов УСН».
Если выбираете уточненную декларацию, формулировка будет другой:
«Принято решение исправить ошибку в периоде ее совершения путем корректировки Книги учета доходов и расходов за 2023 год и представления уточненной налоговой декларации по УСН за 2023 год».
В 1С используйте и проверяйте следующие объекты:
Книга доходов и расходов УСН — основной отчет для проверки, попали ли расходы в налоговый учет.
Запись книги доходов и расходов УСН — документ для ручного отражения доходов или расходов в КУДиР.
Списание с расчетного счета — документ, которым обычно отражается уплата страховых взносов.
Начисление зарплаты и взносов — документ, в котором формируется начисление страховых взносов с выплат сотрудникам.
Операция, введенная вручную — используйте для бухгалтерских корректировок, но не заменяйте ею запись КУДиР, если нужно именно налоговое признание расходов по УСН.
Регламентная операция — проверьте закрытие месяца и формирование движений по налоговому учету.
Декларация по УСН — итоговая форма, в которой проверяйте влияние исправления на налоговую базу.
Важно: в 1С бухгалтерский учет и налоговый учет УСН могут формироваться разными движениями. Поэтому сумма может быть видна в оборотно-сальдовой ведомости, но отсутствовать в КУДиР. В таком случае проводка есть, а налогового расхода по УСН нет.
Теперь соберем практическое решение именно для описанной ситуации.
Проверьте дату уплаты страховых взносов. Если взносы за 2023 год фактически уплачены в 2025 году, их можно рассматривать как расходы 2025 года при выполнении условий УСН.
Если взносы уплачены в 2023 году, определите дату выявления ошибки. Если ошибка выявлена сейчас, в 2026 году, не включайте ее автоматически в 2025 год.
Пересчитайте налог за период, в котором расход должен был быть признан. Проверьте, привела ли ошибка к излишней уплате налога.
Проверьте минимальный налог и убыток. Если учет расхода в прошлом периоде привел бы к убытку или не изменил бы налог из-за минимального налога, текущий учет может быть спорным.
Проверьте, не менялся ли объект УСН. Если объект менялся, не применяйте текущий период без дополнительного анализа.
Выберите способ исправления. Если условия выполнены, отразите расход в периоде выявления ошибки. Если нет — исправляйте прошлый период через уточненную декларацию.
Оформите бухгалтерскую справку. Укажите расчет, основание и выбранный способ исправления.
В 1С используйте Запись книги доходов и расходов УСН. Это правильный инструмент для ручного внесения расхода в КУДиР.
Сформируйте КУДиР и декларацию. Проверьте, что сумма попала в нужный период и не задублировалась.
Разберем выбор периода в виде практической логики.
Принимайте в 2025 году, если страховые взносы фактически уплачены в 2025 году или ошибка была выявлена в 2025 году и все условия для исправления в текущем периоде выполнены.
Принимайте в 2026 году, если взносы должны были быть учтены ранее, но ошибка выявлена уже в 2026 году, и при этом ошибка привела к излишней уплате налога, не было убытка, не было проблемы с минимальным налогом и объект налогообложения не менялся.
Уточняйте 2023 год, если расходы должны были быть учтены именно в 2023 году, но условия для исправления в текущем периоде не выполняются или организация выбирает самый формально аккуратный вариант.
Главный ответ на вопрос автора: да, такие расходы в принципе можно учесть, но не всегда именно в 2025 году. Если ошибка обнаружена сейчас, уже после окончания 2025 года, то по логике пункта 1 статьи 54 НК РФ текущим периодом будет 2026 год. В 1С используйте Запись книги доходов и расходов УСН, а бухгалтерскую справку оформите как подтверждающий документ и расчет основания.
Проанализируем ошибки, которых лучше избежать.
Ошибка 1: включают расход в удобный год. Нельзя выбрать 2025 год только потому, что сейчас уточняется декларация за 2025 год. Нужен налоговый период, в котором расход признается по правилам УСН или в котором выявлена ошибка.
Ошибка 2: делают только бухгалтерскую проводку. Проводка может не сформировать запись в КУДиР. Для УСН проверьте налоговые регистры.
Ошибка 3: не проверяют дату оплаты. При УСН расход признается по кассовому методу, поэтому дата уплаты взносов критична.
Ошибка 4: не проверяют минимальный налог. Если в прошлом периоде был минимальный налог, учет расхода в текущем периоде может быть спорным.
Ошибка 5: не оформляют бухгалтерскую справку. Без справки сложнее объяснить, почему расходы прошлых лет отражены в текущем периоде.
Ошибка 6: задваивают расход. Перед ручной записью убедитесь, что сумма не была учтена в КУДиР ранее.
Ошибка 7: путают начисление и оплату. Для страховых взносов важно проверить оба события, но для УСН расход обычно признается после оплаты.
Сформулируем итог. Страховые взносы с сотрудников за 2023 год можно учитывать в расходах при УСН «доходы минус расходы», если они соответствуют требованиям налогового учета и были фактически уплачены. Но включение их именно в 2025 год зависит от даты оплаты и даты выявления ошибки.
Если взносы фактически уплачены в 2025 году, их можно рассматривать как расходы 2025 года. Если же они были уплачены и должны были быть учтены еще в 2023 году, но ошибка обнаружена только сейчас, то в 2025 год включать их обычно неправильно. В таком случае выберите один из вариантов: исправьте 2023 год через уточненную декларацию или, если выполняются условия статьи 54 НК РФ, учтите расходы в периоде выявления ошибки — например, в 2026 году.
В 1С для налогового учета используйте Запись книги доходов и расходов УСН. Бухгалтерскую справку обязательно оформите, но воспринимайте ее как документ-основание, а не как единственный технический способ отражения расхода. После исправления сформируйте Книга доходов и расходов УСН и проверьте декларацию по УСН, чтобы сумма попала в расходы один раз и в правильном периоде.
Информация носит справочный характер