Рассмотрим ситуацию подробно. Работодатель принял сотрудника в апреле и хочет подготовить отчет по трудовой деятельности. Возникает вопрос: нужно ли делать отчет СЗВ-ТД за апрель, выбирать сотрудника из справочника сотрудников или оформлять его как нового сотрудника, и какие действия выполнить в 1С.
Главный ответ: с 2023 года отчет СЗВ-ТД отменен. Вместо него сведения о трудовой деятельности передаются в составе формы ЕФС-1, а именно в подразделе 1.1 раздела 1. Поэтому по сотруднику, принятому в апреле текущего года, нужно формировать не СЗВ-ТД, а ЕФС-1 с подразделом 1.1.
Разберем по шагам, что именно нужно сделать в 1С, какой документ является основанием, где выбирается сотрудник, какие сроки сдачи применяются и как не перепутать старую форму СЗВ-ТД с новой формой ЕФС-1.
Сначала выясним причину путаницы. Раньше сведения о кадровых мероприятиях, связанных с электронной трудовой книжкой, работодатели передавали по форме СЗВ-ТД. В этой форме отражались приемы, увольнения, переводы, переименования работодателя, заявления работников о способе ведения трудовой книжки и другие кадровые события.
С 2023 года после объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд России прежние формы отчетности были объединены в единую форму ЕФС-1. В результате отдельный отчет СЗВ-ТД для текущих кадровых мероприятий больше не применяется. Его место занял подраздел 1.1 формы ЕФС-1, который называется сведениями о трудовой или иной деятельности.
Поэтому если сотрудник принят в апреле после 1 января 2023 года, то формируем именно ЕФС-1, а не СЗВ-ТД. Старое название «СЗВ-ТД» часто продолжают использовать по привычке, но в программе и в отчетности нужно ориентироваться на новую форму.
Важно: если кадровое мероприятие оформлено приказом после 1 января 2023 года, сведения сдаем по форме ЕФС-1. Если нужно исправить или отменить старое мероприятие, оформленное до 2023 года, тогда может возникнуть работа со старой логикой СЗВ-ТД или с корректировками, но для нового приема в апреле текущего года это не применяется.
Теперь разберем, какой именно блок формы ЕФС-1 нужен. Форма ЕФС-1 состоит из разных разделов и подразделов. Для приема на работу нужен не весь отчет целиком, а раздел 1, подраздел 1.1. Именно там отражаются сведения о трудовой деятельности работника.
Для кадрового мероприятия «прием» в подразделе 1.1 указываются сведения о работодателе, работнике и самом кадровом событии. В 1С эти данные обычно подтягиваются автоматически из документов кадрового учета и карточек физических лиц, сотрудников, организаций, подразделений и должностей.
При приеме работника в подраздел 1.1 попадает мероприятие с видом «ПРИЕМ». В сведениях должны быть корректно заполнены дата приема, должность, подразделение, вид трудового договора или признак совместительства, реквизиты приказа или трудового договора, а также данные работника.
Разберем простую логику: вы не создаете в отчете «нового сотрудника» вручную как отдельный объект. Сначала оформляете кадровый документ приема в 1С, а затем на его основании формируете сведения для СФР. То есть отчет заполняется не из пустой строки, а из уже зарегистрированного кадрового мероприятия.
Посмотрим на срок. По приему на работу сведения о трудовой деятельности нужно передать в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме или заключения трудового договора, в зависимости от того, какой документ является основанием в вашей организации.
Это важный момент. Не нужно ждать окончания апреля и сдавать отчет «за апрель» до 25 мая, если речь идет именно о приеме. Для приема и увольнения срок более короткий: следующий рабочий день после оформления кадрового мероприятия.
Разберем пример. Сотрудника приняли 15 апреля, приказ о приеме издан 15 апреля. Значит, сведения по мероприятию «ПРИЕМ» нужно отправить в СФР не позднее следующего рабочего дня. Если следующий день является выходным или праздником, ориентируемся на ближайший рабочий день.
Поэтому фраза «сделать отчет за апрель» здесь не совсем точная. Для приема на работу формируется ЕФС-1 по конкретному кадровому мероприятию, а не обычный месячный отчет, который можно спокойно подготовить в конце месяца. В 1С период может быть указан апрельский, но сдавать сведения нужно по сроку кадрового события.
Теперь ответим на основной практический вопрос автора: выбирать сведения о трудовой деятельности из справочника сотрудника или как нового сотрудника.
Рассмотрим правильный порядок. Если человек действительно принят на работу в вашу организацию, его нужно завести в базе как физическое лицо и сотрудника, а затем оформить документ приема. После этого отчет ЕФС-1 сформируется по этому сотруднику.
В типовой 1С есть разные объекты, которые важно не путать:
Физические лица — это справочник с персональными данными человека: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные и другие сведения.
Сотрудники — это справочник работников конкретной организации. Один и тот же человек может иметь несколько записей сотрудников, например при повторном приеме, совместительстве или работе в разных организациях внутри одной информационной базы.
Прием на работу — это кадровый документ, который регистрирует факт приема сотрудника в организацию.
Сведения о трудовой деятельности или ЕФС-1 — это отчетный документ, который передает кадровое мероприятие в СФР.
Если человек ранее никогда не работал у вас и его нет в базе, создаем новое физическое лицо и нового сотрудника. Если физическое лицо уже есть в базе, например он раньше работал, был уволен и теперь принят снова, не создавайте дубликат физического лица. Используйте существующее физическое лицо и создайте новую запись сотрудника или новый прием в зависимости от конфигурации и ситуации.
Ключевой принцип: в отчет ЕФС-1 должен попасть сотрудник из кадрового документа Прием на работу. Не нужно вручную выбирать человека в отчете без оформленного приема, если речь идет о штатном сотруднике по трудовому договору.
Разберем по шагам стандартный порядок в 1С:ЗУП или другой типовой конфигурации 1С, где ведется кадровый учет.
Проверьте, есть ли человек в справочнике Физические лица. Если нет, создайте физическое лицо и заполните персональные данные.
Создайте или выберите элемент справочника Сотрудники, связанный с этим физическим лицом.
Оформите кадровый документ Прием на работу.
Укажите дату приема, организацию, подразделение, должность, график работы, вид занятости, условия приема и реквизиты документа-основания.
Проведите документ Прием на работу.
Сформируйте сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1, подраздел 1.1.
Проверьте, что в отчет попало мероприятие «ПРИЕМ».
Проверьте СНИЛС, ФИО, дату рождения, должность, подразделение, дату приема и реквизиты приказа или трудового договора.
Проверьте отчет встроенной проверкой 1С.
Отправьте отчет через 1С-Отчетность или выгрузите файл для отправки через оператора ЭДО.
Если в программе есть раздел Кадры, сведения о трудовой деятельности часто можно сформировать из блока Электронные трудовые книжки, Документы персучета, Отчетность, справки или 1С-Отчетность. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от конфигурации: 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения.
Рассмотрим подробнее типовой порядок для 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1. Обычно сведения можно сформировать несколькими способами.
Первый способ — через кадровый документ. После оформления и проведения документа Прием на работу в программе можно перейти к сведениям для электронной трудовой книжки или создать отчет по мероприятию. Этот способ удобен, потому что отчет сразу связан с конкретным приемом.
Второй способ — через раздел отчетности. Перейдите в раздел Отчетность, справки, затем откройте 1С-Отчетность или блок отчетов по физическим лицам, создайте форму ЕФС-1 и выберите подраздел 1.1. После заполнения программа должна подобрать кадровые мероприятия, которые еще не были переданы в СФР.
Третий способ — через раздел кадрового учета. В некоторых базах используется раздел Кадры и команда Электронные трудовые книжки или Сведения о трудовой деятельности. Там создается документ, который собирает мероприятия по сотрудникам и затем формирует отправку в СФР.
Посмотрим, какие объекты 1С участвуют в процессе:
Справочник.ФизическиеЛица — хранит данные человека.
Справочник.Сотрудники — хранит данные работника организации.
Документ.ПриемНаРаботу — регистрирует кадровое мероприятие приема.
Документ.СведенияОТрудовойДеятельности — может использоваться для регистрации и передачи сведений о мероприятиях электронной трудовой книжки.
Документ.ЕФС1 или отчетная форма ЕФС-1 — используется для подготовки и отправки сведений в СФР.
РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников или аналогичные регистры кадрового учета — используются программой для хранения кадровых событий.
В обычной пользовательской работе код 1С писать не нужно. Достаточно правильно оформить документ приема и сформировать отчет из типового интерфейса.
Перед отправкой сведений в СФР разберем, какие данные обязательно проверьте. Ошибки в персональных данных часто приводят к отказам, предупреждениям или необходимости корректировки отчета.
ФИО сотрудника. Сверьте написание с документом, удостоверяющим личность, и СНИЛС.
СНИЛС. Это один из ключевых идентификаторов работника. Без корректного СНИЛС сведения могут не пройти контроль.
Дата рождения. Проверьте, что она совпадает с документами работника.
ИНН. Не всегда является критичным для подраздела 1.1, но лучше заполнить корректно.
Должность. Укажите должность так, как она оформлена в трудовом договоре и приказе.
Подразделение. Проверьте, что выбрано правильное подразделение, если оно используется в кадровом учете.
Дата приема. Дата приема должна соответствовать трудовому договору и приказу.
Документ-основание. Проверьте номер и дату приказа или трудового договора, в зависимости от настроек кадрового учета.
Вид занятости. Уточните, основное место работы это или совместительство.
Код трудовой функции. Если для должности применяется код по ОКЗ или другой классификатор, проверьте его заполнение в соответствии с требованиями программы и отчета.
Важно: если в 1С не заполнены обязательные реквизиты сотрудника или кадрового документа, отчет может не заполниться автоматически. В этом случае не спешите вводить данные вручную в отчете. Сначала исправьте карточку физического лица, сотрудника, должности или документ Прием на работу, затем перезаполните ЕФС-1.
Теперь разберем практический вопрос: что именно выбирать при заполнении отчета. В большинстве случаев в отчет попадает не просто «сотрудник из справочника», а кадровое мероприятие по сотруднику. Для приема это мероприятие формируется документом Прием на работу.
Если в форме ЕФС-1 есть команда заполнения, используйте автоматическое заполнение. Программа должна сама подобрать кадровые события, которые подлежат отправке. Если автоматическое заполнение не добавляет принятого работника, проверьте:
Проведен ли документ Прием на работу.
Верно ли указана дата приема.
Не был ли отчет по этому мероприятию уже сформирован и отправлен ранее.
Не стоит ли в кадровом документе признак, из-за которого мероприятие не регистрируется для электронной трудовой книжки.
Корректно ли заполнена организация в документе приема и в отчете.
Правильно ли выбран период или дата документа сведений.
Актуальна ли конфигурация 1С и регламентированная отчетность.
Если автоматическое заполнение не сработало, можно добавить строку вручную, но делать это лучше только после проверки причины. Ручное заполнение удобно для редких корректировок, но для обычного приема правильнее, чтобы сведения шли из кадрового документа. Так меньше риск расхождения между кадровым учетом и отправленной отчетностью.
Формулировка «отчет за апрель» требует уточнения. Для подраздела 1.1 ЕФС-1 по приему сотрудника отчетность привязана не просто к месяцу, а к дате кадрового мероприятия и дате приказа или трудового договора. Поэтому не ждите закрытия месяца.
Рассмотрим пример:
Сотрудник принят 8 апреля.
Приказ о приеме оформлен 8 апреля.
Документ Прием на работу в 1С проведен 8 апреля.
ЕФС-1 подраздел 1.1 нужно отправить не позднее следующего рабочего дня.
Если бухгалтер или кадровик обнаружил прием позже, например в конце апреля, отчет все равно нужно сформировать и отправить как можно быстрее. При этом в сведениях указываем фактическую дату приема и реквизиты фактического документа-основания, а не дату обнаружения ошибки.
Не формируйте СЗВ-ТД за апрель. Формируйте ЕФС-1, подраздел 1.1, с мероприятием «ПРИЕМ» по принятому сотруднику.
В некоторых базах пользователи видят старые пункты меню, архивные документы или привычные названия. Разберем, почему это бывает. Конфигурация могла сохранять старые формы для корректировок прошлых периодов, для просмотра архива или из-за устаревшего релиза. Но это не означает, что для нового приема нужно сдавать СЗВ-ТД.
Если в программе доступна старая форма, проверьте:
Дата кадрового мероприятия. Если прием после 1 января 2023 года, используем ЕФС-1.
Релиз конфигурации. Для корректной отчетности база должна быть обновлена.
Версия регламентированной отчетности. Устаревшие комплекты отчетов могут показывать старые формы или некорректно формировать новые.
Раздел отправки. В новой логике ищите ЕФС-1, а не отдельный СЗВ-ТД.
Если база давно не обновлялась, сначала обновите конфигурацию и регламентированную отчетность. После обновления сформируйте ЕФС-1 заново. Не отправляйте старую форму только потому, что она отображается в меню.
Рассмотрим отдельную ситуацию. Человек раньше работал в организации, был уволен, а в апреле снова принят. Нужно ли создавать нового сотрудника или использовать старого?
В 1С есть важное различие между физическим лицом и сотрудником. Физическое лицо должно быть одно — это конкретный человек. А вот запись сотрудника может быть новой, если человек принимается повторно, особенно если в вашей конфигурации повторный прием оформляется через новую запись справочника Сотрудники.
Разберем правильный подход:
Не создавайте дубликат в справочнике Физические лица, если человек уже есть в базе.
Проверьте старую карточку физического лица и актуализируйте персональные данные.
Оформите новый кадровый документ Прием на работу.
Если программа требует новую запись сотрудника, создайте ее на основании существующего физического лица.
Сформируйте ЕФС-1 по новому мероприятию «ПРИЕМ».
В отчете СФР увидит новое кадровое мероприятие по тому же человеку. Это нормально: повторный прием отражается как новый прием, если ранее был увольнение и трудовые отношения были прекращены.
Посмотрим еще один распространенный вариант. Сотрудник принят в апреле не на основное место работы, а по внешнему или внутреннему совместительству. В этом случае сведения о трудовой деятельности также нужно подавать, если оформлен трудовой договор и есть кадровое мероприятие приема.
В 1С обязательно проверьте вид занятости: Основное место работы, Внешнее совместительство или Внутреннее совместительство. Этот признак влияет на заполнение сведений и кадровую историю.
Если сотрудник уже работает в организации на основной должности и его принимают внутренним совместителем, в базе может появиться отдельная запись сотрудника для совместительства. Это нормально, потому что кадровая история по основному месту работы и по совместительству ведется отдельно.
Разберем порядок:
Найдите существующее физическое лицо.
Создайте сотрудника или оформите прием по внутреннему совместительству в зависимости от конфигурации.
В документе Прием на работу укажите вид занятости «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство».
Проведите документ.
Сформируйте ЕФС-1 подраздел 1.1.
Проверьте, что сведения отражают именно прием по совместительству.
Сейчас у работодателей может использоваться оформление приема на основании трудового договора без отдельного приказа о приеме. В 1С:ЗУП для этого могут быть специальные настройки кадрового учета. Если включена настройка приема без приказа, в сведениях ЕФС-1 в качестве документа-основания могут фиксироваться реквизиты трудового договора, а не приказа.
Разберем, что нужно проверить:
Откройте настройки кадрового учета.
Проверьте, используется ли прием на работу без приказа.
В документе Прием на работу заполните реквизиты трудового договора.
Сформируйте ЕФС-1 и проверьте документ-основание.
Важно: в отчете должны быть реквизиты того документа, который действительно является основанием кадрового мероприятия в вашей организации. Если у вас прием оформляется приказом, указываем приказ. Если используется оформление на основании трудового договора, указываем трудовой договор.
Теперь разберем проблему, которая часто возникает на практике: сотрудника приняли, документ провели, но при заполнении ЕФС-1 он не появляется.
Действуйте по шагам:
Откройте документ Прием на работу и убедитесь, что он проведен.
Проверьте дату приема. Если отчет создается за неправильный период или раньше даты приема, мероприятие может не попасть в заполнение.
Проверьте организацию в документе приема и в отчете ЕФС-1. Они должны совпадать.
Проверьте, не был ли уже создан и отправлен отчет по этому приему. В некоторых конфигурациях повторно отправленные мероприятия автоматически не подбираются.
Проверьте кадровую историю сотрудника. Мероприятие приема должно быть зарегистрировано.
Проверьте заполнение СНИЛС у физического лица.
Обновите программу и регламентированную отчетность, если форма ЕФС-1 работает некорректно.
Если причина не найдена, создайте документ регистрации трудовой деятельности вручную и заполните мероприятие «ПРИЕМ» по данным кадрового документа.
Не начинайте с ручного ввода, если не проверили первичные данные. Ручная строка в отчете может решить задачу отправки, но оставить ошибку в кадровом учете. В результате при следующей корректировке или увольнении появятся расхождения.
После заполнения отчета внимательно проанализируем строку мероприятия. Для приема должны быть заполнены ключевые поля.
Вид мероприятия: прием.
Дата мероприятия: дата приема сотрудника.
Должность: должность по трудовому договору.
Подразделение: подразделение, если оно указано в кадровых документах.
Трудовая функция: наименование функции или должности, если поле используется.
Код выполняемой функции: проверьте заполнение, если требуется по форме и настройкам.
Документ-основание: приказ или трудовой договор.
Дата документа-основания: дата приказа или договора.
Номер документа-основания: номер приказа или договора.
Признак совместительства: если прием по совместительству, он должен быть отражен корректно.
Если программа выдает предупреждения, не игнорируйте их. Часть предупреждений может быть информационной, но ошибки контроля обычно нужно исправить до отправки.
Рассмотрим ситуацию, когда пользователь по привычке подготовил СЗВ-ТД вместо ЕФС-1 или отправил некорректные сведения. Дальнейшие действия зависят от того, что именно было отправлено и принял ли отчет СФР.
Если отчет не принят, сформируйте правильный ЕФС-1 подраздел 1.1 и отправьте его. Если сведения приняты, но содержат ошибку, нужно подготовить корректирующие или отменяющие сведения по правилам ЕФС-1.
В 1С для исправления кадровых мероприятий обычно используются механизмы:
Исправление кадрового документа, если ошибка находится в самом документе приема.
Сведения о трудовой деятельности с корректировкой мероприятия.
Регистрация трудовой деятельности с отменой ошибочной записи, если требуется отменить ранее переданное мероприятие.
Новая отправка ЕФС-1 с корректными сведениями.
Если ошибка связана только с тем, что пользователь думал о СЗВ-ТД, но фактически отправил ЕФС-1, ничего исправлять не нужно. Главное — проверить квитанцию о приеме и содержимое отправленного файла.
Иногда пользователь пытается сформировать ЕФС-1, но кадрового документа приема в базе еще нет. В этом случае отчет не должен быть первым действием. Сначала оформляем прием.
Правильная последовательность такая:
Сначала создаем сотрудника.
Затем оформляем Прием на работу.
Проводим кадровый документ.
После этого формируем ЕФС-1.
Если начать с отчета, можно вручную создать сведения, которые не будут связаны с кадровой историей. Это опасно: в базе сотрудник может числиться не принятым, а в СФР сведения уже будут отправлены. Поэтому всегда идем от кадрового документа к отчетности, а не наоборот.
В этой ситуации код 1С не нужен. Задача решается через типовые документы и регламентированную отчетность. Не нужно писать обработку, запрос или программно создавать строки отчета, если речь идет об обычном приеме сотрудника.
Достаточно использовать типовые объекты 1С:
Справочник.ФизическиеЛица — для персональных данных.
Справочник.Сотрудники — для кадровой единицы работника.
Документ.ПриемНаРаботу — для регистрации приема.
Документ.СведенияОТрудовойДеятельности или форма ЕФС-1 — для передачи сведений в СФР.
1С-Отчетность — для проверки, подписания и отправки отчета.
Если база доработанная и сведения не формируются автоматически, сначала проверьте обновления и настройки. Только после этого имеет смысл обращаться к специалисту 1С для анализа регистров кадрового учета и механизмов формирования ЕФС-1.
Соберем решение в один понятный алгоритм. Если сотрудник принят в апреле, сделайте так:
Не создавайте отчет СЗВ-ТД за апрель, потому что эта форма отменена для текущих мероприятий.
Откройте карточку физического лица и проверьте ФИО, СНИЛС, дату рождения и другие персональные данные.
Создайте или выберите сотрудника в справочнике Сотрудники.
Оформите документ Прием на работу датой фактического приема.
Заполните должность, подразделение, график, вид занятости, реквизиты приказа или трудового договора.
Проведите документ приема.
Сформируйте ЕФС-1, раздел 1, подраздел 1.1.
Заполните отчет автоматически и проверьте, что добавилось мероприятие «ПРИЕМ».
Проверьте все реквизиты работника и кадрового мероприятия.
Выполните проверку отчета в 1С.
Отправьте отчет в СФР не позднее следующего рабочего дня после даты приказа или заключения трудового договора.
Можно использовать такую формулировку:
«По сотруднику, принятому в апреле, СЗВ-ТД уже не формируем, так как эта форма отменена с 2023 года. Нужно оформить прием сотрудника в 1С документом “Прием на работу”, затем сформировать ЕФС-1, подраздел 1.1, где будет отражено кадровое мероприятие “ПРИЕМ”. Сведения подаются не как обычный месячный отчет за апрель, а по факту кадрового события — не позднее следующего рабочего дня после приказа или трудового договора».
Эта формулировка помогает быстро снять путаницу. Мы не выбираем «СЗВ-ТД за апрель», а оформляем кадровое мероприятие и передаем его через новую форму ЕФС-1.
Разберем типичные ошибки, чтобы не возвращаться к исправлениям.
Создают СЗВ-ТД вместо ЕФС-1. Для мероприятий после 1 января 2023 года используем ЕФС-1 подраздел 1.1.
Ждут конца месяца. По приему сведения подаются не позднее следующего рабочего дня после кадрового события.
Не проводят документ приема. Непроведенный документ не формирует корректное кадровое мероприятие.
Создают дубль физического лица. Если человек уже есть в базе, используем существующую карточку физического лица.
Заполняют отчет вручную без кадрового документа. Это может привести к расхождениям между отчетностью и кадровым учетом.
Ошибаются в СНИЛС. Перед отправкой обязательно проверяем страховой номер.
Не указывают документ-основание. В сведениях должны быть реквизиты приказа или трудового договора.
Не обновляют 1С. Устаревшая конфигурация может некорректно формировать ЕФС-1.
Путают сотрудника и физическое лицо. Для отчетности важны оба объекта: физическое лицо хранит персональные данные, сотрудник связан с кадровым приемом.
Не проверяют квитанцию СФР. После отправки нужно убедиться, что отчет принят.
Если сотрудник принят в апреле, не формируйте старый отчет СЗВ-ТД. С 2023 года такие сведения передаются через ЕФС-1, подраздел 1.1 раздела 1. Сначала оформите сотрудника в справочниках 1С и проведите документ Прием на работу. Затем сформируйте ЕФС-1 по мероприятию «ПРИЕМ», проверьте данные и отправьте сведения в СФР.
Выбирайте сотрудника не как абстрактную строку отчета, а как работника, по которому уже оформлен кадровый документ приема. Если человек новый, создайте физическое лицо и сотрудника. Если человек уже был в базе, используйте существующее физическое лицо и оформите новый прием без создания дублей.
Главное правило: отчетность по трудовой деятельности должна идти от кадрового события. Для приема в апреле это документ Прием на работу и форма ЕФС-1, подраздел 1.1, а не устаревший отчет СЗВ-ТД.
Информация носит справочный характер